Più agilità, più velocità: scopri tutte le novità sui sistemi di fatturazione LeasePlan
It’s easier to leaseplan
PIÙ FLESSIBILITÀ, MASSIMA TEMPESTIVITÀ: L’ELABORAZIONE DELLE FATTURE DIVENTA PIÙ SEMPLICE CON LEASEPLAN! Leader Mondiale nel noleggio a lungo termine e nella gestione di flotte aziendali, LeasePlan con oltre quarant’anni di esperienza nel settore e una consolidata presenza in trenta paesi nel mondo, rappresenta l’interlocutore ideale per le aziende di ogni dimensione che desiderano affidare il proprio parco auto ad un partner efficiente e propositivo. Grazie al suo ampio portafoglio prodotti, è infatti in grado di soddisfare ogni esigenza di mobilità, offrendo al contempo soluzioni innovative che facilitano le attività amministrative e operative legate alla flotta. In questi ultimi
anni, in particolare, LeasePlan ha investito molto per la realizzazione di un sistema informativo che rendesse più agile e dinamico il processo di fatturazione derivante dalla molteplicità dei servizi che ruotano intorno ad ogni veicolo (fatturazione canoni mensili, gestione multe, Fuel card, veicoli in preassegnazione, conguagli di fine contratto…). Il lavoro svolto ha condotto LeasePlan a realizzare due importi obiettivi: flessibilità di elaborazione delle fatture e tempestività dell’inoltro del documento. Ma vediamo, di seguito, tutte le novità al riguardo.
FLESSIBILITÀ DI ELABORAZIONE DELLE FATTURE. La fatturazione dei canoni mensili è prodotta con un documento che unirà per tutta la durata del contratto le amministrazioni con LeasePlan. Per questo è stato realizzato un layout semplice, ma nel contempo esausti-
vo che soddisfa le richieste più ar ticolate del buyer. Nella tabella seguente sono riepilogate le informazioni f ruibili immediatamente dal corpo fattura per l’intera f lotta in noleggio. Fatture dei canoni mensili.
ELENCO DEI CAMPI PRESENTI IN FATTURA CANONI STANDARD CAMPO SU RICHIESTA nr ordine o targa o modello o utilizzatore riferimento cliente descrizione servizio o durata contratto o periodo addebitato o canone unitario o importo o modalità pagamento o Ns/Vs Banca o data scadenza o note in fattura o
o o
COSA ESPRIME?
nr univoco commerciale targa del veicolo in noleggio descrizione del modello in noleggio nome e cognome dell’utilizzatore del veicolo (se indicato) campo alfanumerico per riportare codici interni del buyer descrizione del servizio addebitato (es. canone noleggio) data inizio e data fine contratto di ogni singolo veicolo data della competenza addebitata canone mensile contrattualizzato importo addebitato (es. diverso da canone mensile in presenza di ratei) descrizione della modalità di pagamento riferimento della banca di appoggio e relativo codice IBAN data scadenza pagamento eventuali comunicazioni da parte di LeasePlan
PRINCIPALI VANTAGGI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA: i vantaggi derivanti dalla fatturazione elettronica possono essere riassunti in:
- elimina il tempo per chiedere informazioni telefoniche sul contenuto delle fatture e copie di fatture;
1) vantaggi economici:
- maggiore celerità nella contabilizzazione del credito iva derivante dall’operazione di acquisto
- elimina il tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche; - elimina i ritardi ed i disguidi dall’inoltro cartaceo delle fatture; - riduce il tempo di trattamento della posta; - riduce le eccezioni, le dispute e il contenzioso derivanti da errori di fatturazione; - elimina il costo di distruzione delle fatture;
2) vantaggi commerciali: - la maggiore e migliore qualità nelle informazioni migliora la relazione cliente-fornitore; 3) vantaggi logistici: - riduzione dei costi per spazi destinati agli archivi.
Come funziona il servizio di Fatturazione elettronica? • Il cliente deve richiedere il servizio al nostro ufficio commerciale; entro 24 ore dalla richiesta saranno fornite via e-mail le credenziali di accesso (user ID e password provvisoria) • Il cliente, registrandosi, fornirà consenso • Scegliere TRA I SEGUENTI SERVIZI offerti opzionabili: INVIO TELEMATICO: con questa scelta IL CLIENTE POTRA’ EFFETTUARE IL DOWLOAD DEI DOCUMENTI IN FORMATO PDF FATTURAZIONE ELETTRONICA: IL CLIENTE EFFETTUERA’ IL DOWLOAD DEI DOCUMENTI IN FORMATO P7M (Solo se nel ciclo passivo è stata implementata l’archiviazione sostitutiva elettronica) I files P7M hanno
la caratteristica di avere la marca temporale e firma digitale. Da questo momento: A) Il servizio è attivo e le FATTURE ELABORATE DAL GIORNO SUCCESSIVO RISPETTO ALLA DATA DI REGISTRAZIONE SARANNO PUBBLICATE ON LINE; la pubblicazione sarà a regime effettuata ad ogni decade del mese. Una courtesy email sarà inviata per notificare l’avvenuta pubblicazione dei documenti. B) SARà SOSPESO L’INVIO POSTALE DEI DOCUMENTI CARTACEI
• Tutti i documenti ed eventuali allegati saranno disponibili on line per un periodo massimo di 120 giorni dalla data di pubblicazione • Per eventuali domande sul servizio nel sito www.leaseplan.it entrando nell’area dedicata alla fatturazione elettronica sono presenti le FAQ per dipanare i dubbi ancora presenti sull’argomento. • Possibilità di download Manuale d’uso • Possibilità di gestire “Super Account” per accedere con unica password ai documenti di più aziende appartenenti allo stesso gruppo societario. • Help desk tecnico con numero dedicato
MODALITÀ DI AGGREGAZIONE: Nella tabella seguente è mostrata la nostra fatturazione elettronica: STANDARD FATTURE CANONI AGGREGAZIONE VEICOLI SU UNICA FATTURA SUDDIVISIONE EVIDENZIATO DEL CANONE (Split) NELLA STESSA FATTURA FREQUENZA MENSILE ELABORAZIONI CANONI FATTURAZIONE ANTICIPATA NR MESI ANTICIPO 2 RISPETTO DATA FATTURA
La garanzie di tempestività nell’inoltro del documento Grazie a Fleet Invoicing, un esclusivo servizio di Fatturazione elettronica fornito da LeasePlan Italia, sarà possibile “dematerializzare” l’intero ciclo di vita di una fattura, dalla sua emissione alla sua conservazione digitale. Attraverso questo sofisticato sistema i lunghi tempi di postalizzazione diventeranno un vecchio ricordo.
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LeasePlan Italia S.p.A. Viale Alessandro Marchetti, 105 00148 Roma Tel. 06 967071 www.leaseplan.it