Manuale Business Partner by Interlogica srl

PENSA IN GRANDE MANUALE PER IL BUSINESS PARTNER, DALLA QUOTAZIONE ALL’INVIO DELL’ORDINE AL FORNITORE.

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MANUALE PER IL BUSINESS PARTNER INDICE PREMESSA 1. LINEE GUIDA 1.1 Procedura Gestione del Territorio 1.2 Procedura Gestione delle Anagrafiche

2. FLUSSO OPERATIVO 2.1 La Quotazione: Manuale di Utilizzo Internet Quotation 2.1.1 Descrizione 2.1.2 Modalità di accesso a IQ e sviluppo della quotazione 2.1.3 Inserimento dell’anagrafica nuovo Cliente 2.1.4 Configurazione del veicolo contratto di fornitura 2.1.5 Configurazione optional costruttore 2.1.6 Guida all’utilizzo dei servizi da includere nell’offerta 2.1.7 Calcolo dell’offerta

2.2 La raccolta dei documenti e del Contratto Quadro 2.3 Valutazione affidabilità del cliente 2.4 Caricamento del Contratto e creazione del modulo d’ordine 2.5 La ricezione dell’ordine e l’invio al Fornitore

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PREMESSA

Business Partner è l'area di LeasePlan Italia specializzata nella soddisfazione delle esigenze di mobilità specifiche del segmento delle piccole e medie imprese, dei professionisti e di chiunque sia in possesso di una partita IVA attraverso la propria rete di Partner commerciali. La nostra Mission è quella di avere il cliente al centro dell’attenzione offrendo un servizio efficiente e professionale con la collaborazione dei nostri Partner, mantenendo costante l’orientamento all'offerta dei più elevati standard di servizio. Con la creazione di questo Manuale ci prefiggiamo lo scopo di guidare i nostri Partner attraverso il processo che va dalla quotazione all’ordine al fornitore. Abbiamo cercato di rendere più facile e intuitivo il processo, agevolando l’applicazione delle procedure necessarie allo svolgimento dell’attività dell attività commerciale. commerciale Nel 2011 LeasePlan ha introdotto un nuovo claim, che introduce e supporta la nostra Brand Promise It's easier to leaseplan: “Drive the future together”. Tutte le strategie si possono realizzare solo guidando "insieme" il futuro. Il concetto di team-working costituisce il cuore della nostra filosofia perché le nostre vittorie sono il risultato di uno sforzo comune: ecco la filosofia con la quale abbiamo creato questo manuale. LeasePlan Italia S.p.A.

PENSA IN GRANDE 4

1 LINEE GUIDA 1.1 GESTIONE DEL TERRITORIO (Aree di Competenza) Le aziende che formano il gruppo LeasePlan sono: LeasePlan Italia S.p.A. nolauto genova system ngs S.r.l. LeasePlan, brand con valenza e visibilità internazionale, opera su tutto il territorio italiano. Nel nord ovest (Liguria, Piemonte e Val D’Aosta) per ragioni di presenza storica e conoscenza del territorio, opera con il marchio ngs. Nel caso in cui nascano occasioni di contatto in un’area diversa da quella contrattualizzata (ad es. accordo LeasePlan e trattativa in Piemonte) dovrà essere preventivamente richiesta una verifica al proprio Funzionario commerciale di riferimento circa la possibilità o meno di proseguire la negoziazione; Ottenuto il via libera, si potrà proseguire nella trattativa presentando al Cliente potenziale le quotazioni richieste; In caso di buon esito, le quotazioni saranno riformulate riproducendo quelle fatte in precedenza con il profilo dell’azienda operante nella zona; Il sistema di calcolo delle commissioni rimarrà invariato; si dovrà provvedere solo all’emissione della fattura intestata all’azienda del Gruppo LeasePlan di competenza come segue: LeasePlan Italia S.p.A. Viale Alessandro Marchetti 105 00148 Roma, Roma Italia P.IVA 02615080963 nolauto genova system ngs s.r.l. Via Bombrini, 11 16149 Genova, Italia P.IVA 03286850106

1.2 GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE GIÀ PRESENTI NEL DATABASE LEASEPLAN Qualora in fase di inserimento dell’anagrafica il sistema segnalasse la presenza di un codice fiscale già censito sul database aziendale il Business Partner dovrà segnalarlo al proprio funzionario commerciale di riferimento (mettendo in cc il back office assegnato) riportando: Ragione Sociale, sede Legale, Legale Codice Fiscale e P. P IVA del cliente potenziale. potenziale In questo modo il funzionario commerciale potrà fare una verifica dell’anagrafica cliente sul data base interno e verificare se il cliente risulta essere effettivo (cliente già contrattualizzato da LeasePlan) oppure un semplice prospetto. Nel caso il cliente fosse già “effettivo”, il Business Partner non potrà in nessun modo procedere con la trattativa, salvo diversa indicazione del funzionario commerciale di riferimento. Nel caso l’anagrafica cliente risultasse semplicemente censita nel database aziendale, questa potrà essergli g abbinata solo se l'ultima q quotazione esistente sul q quotatore LeasePlan ((Internet Quotation IQ) risale ad almeno 2 mesi dal momento di tale richiesta.

2 FLUSSO OPERATIVO L’attività di acquisizione di un nuovo cliente, da parte del Business Partner si sviluppa a partire dalla formalizzazione della quotazione e si conclude con il caricamento dell’ordine a sistema.

2.1 LA QUOTAZIONE: MANUALE DI UTILIZZO INTERNET QUOTATION 2.1.1 DESCRIZIONE Internet Quotation (d’ora in poi definito IQ) è l’applicativo commerciale che LeasePlan mette a disposizione dei propri Business Partner per sviluppare quotazioni di noleggio. IQ permette di quotare la maggior parte dei veicoli e mezzi commerciali, che non risultino essere ancora immatricolati, presenti nel panorama automobilistico italiano, in base ai listini ufficiali attualmente in vigore

2.1.2 MODALITÀ DI ACCESSO A IQ E SVILUPPO DELLA QUOTAZIONE Si accede a IQ tramite l’home page aziendale www.leaseplan.it, come da figura di seguito, inserendo la password relativa al proprio profilo Partner.

La prima pagina di IQ si apre su Lista Quotazioni e permette di richiamare quotazioni fatte in precedenza per numero di quotazione, codice cliente, ragione sociale e per tutti i campi presenti. Se si deve sviluppare un nuovo preventivo sia su un cliente censito in precedenza che su un nuovo cliente è necessario cliccare sulla parte destra della schermata (NUOVA QUOTAZIONE).

Una volta eseguita questa operazione si aprirà la seconda pagina, denominata Cliente in cui si potrà: sviluppare un nuovo preventivo su un cliente già censito inserendone la RAGIONE SOCIALE/CODICE CLIENTE; sviluppare un preventivo su un nuovo cliente su cui si andrà a censire ll’anagrafica anagrafica cliccando la parte destra della schermata (NUOVO CLIENTE)

2.1.3 INSERIMENTO DELL’ANAGRAFICA NUOVO CLIENTE E’ necessario censire l’anagrafica cliente inserendo obbligatoriamente tutti i campi evidenziati dalla schermata di seguito con i dati che siano riconducibili all’azienda cliente. cliente Il sistema verificherà che il codice fiscale del cliente non sia già presente nelle anagrafiche clienti, per cui è necessario non confondere questo dato con la partita iva, con cui spesso non coincide.

Se il sistema non fa procedere al campo successivo, significa che il codice fiscale dell’azienda è già censito nel data base di LeasePlan. In questo caso è necessario verificare con il proprio referente commerciale che l’azienda non sia cliente LeasePlan o sia già in trattativa con altro commerciale.

2.1.4 CONFIGURAZIONE DEL VEICOLO E CONTRATTO DI FORNITURA

Sul quotatore si possono quotare, salvo eccezioni, i veicoli ordinabili con i listini attualmente in vigore. Ogni scheda modello il cui numero è visibile sulla parte destra dello schermo (nell’esempio è la 809 10003) corrisponde a un determinato modello, allestimento, cilindrata del listino in attualmente in vigore e accettato dai fornitori. Eccezioni: Nella Tendina denominata TIPO capita che siano presenti schede modello relative a veicoli denominati FP (fuori produzione). Tali schede modello possono essere quotate solo su nostra indicazione e previo reperimento di un veicolo in pronta consegna.

Veicoli in Pronta Consegna Nel caso si volesse quotare un veicolo in pronta consegna presente sul file, che periodicamente viene inoltrato, il partner dovrà inviare una mail al back office di riferimento per chiedere la disponibilità del veicolo riportando il numero di telaio e la tipologia di veicolo individuato. A opzione avvenuta verrà inviata mail di conferma al partner con l’indicazione della scheda modello su cui elaborare la quotazione. La durata dell’opzione è di 48 h.

Contratto di fornitura: in questo campo deve essere scelto esclusivamente, salvo diversa comunicazione da parte del funzionario commerciale di riferimento, la marca del veicolo quotato e il modello (es: VW Golf).

2.1.5 CONFIGURAZIONE OPTIONAL COSTRUTTORE Quando si è scelto il veicolo lo si può personalizzare con tutti gli accessori messi a disposizione dal costruttore e montati direttamente in fabbrica.

Una volta caricato un determinato accessorio, andando a selezionare i campi a destra della voce di costo, si può scegliere di imputare tale costo: mensilmente nel canone: colonna L; in un’unica soluzione al cliente: colonna C; in un’unica soluzione al Driver: colonna D. Optional After market: Tra gli allestimenti After market trovate le seguenti voci di costo: acquisto spot: da caricare nell’ipotesi di acquisto del veicolo presso una concessionaria diversa dai dealer tradizionali LeasePlan e solo previo caricamento delle condizioni di fornitura dedicate (MODULO ACQUISTO SPOT); consegna a domicilio: prevede la consegna direttamente presso il luogo di consegna espresso dal cliente anziché presso i delivery point normalmente utilizzati da LeasePlan; gli allestimenti Autocarro per veicoli N1. N1 L’offerta si può arricchire anche con eventuali optional montabili successivamente alla produzione di Fabbrica e che monta direttamente la concessionaria in base a un proprio prezzo di listino. E’ quindi necessario, per quotare optional in after market, già caricati a sistema, informare il funzionario commerciale di riferimento e chiederne l’autorizzazione. Servizi La schermata relativa ai servizi permette di personalizzare l’offerta inserendo o modificando i seguenti servizi: Pneumatici (illimitati o plafond); Veicolo sostitutivo; Carte Carburante; Assicurazione.

2.1.6 GUIDA ALL’UTILIZZO DEI SERVIZI DA INCLUDERE NELL’OFFERTA

Nel caso si scegliesse g il master free incluso delle carte carburanti sarà necessario scegliere g tra tre opzioni:

2.1.7 CALCOLO DELL’OFFERTA Nella schermata n°6 denominata Quotazione, si compilano i campi relativi alla durata e al chilometraggio annuo. annuo La durata minima dell’offerta è di 24 mesi e di un massimo di 60 Il chilometraggio massimo non è superiore ai 160.000 km Eventuali eccezioni saranno vagliate di volta in volta.

Cliccando su Calcola, si ottiene il canone di noleggio mensile che è possibile scontare (in base agli accordi stipulati) posizionandosi nella stringa “Final Discount” e inserendo l’importo mensile da scontare sul canone di noleggio. DOWNPAYMENT: esprime la quota a titolo di anticipo da inserire in proposta.

Una volta stampato il Preventivo lo si può inviare al cliente.

Tale preventivo non ha valenza di ordine del veicolo da parte del cliente, neanche se viene accettato e trasmesso da quest’ultimo. Il preventivo ha validità per un massimo di 30 giorni purché il listino prezzi, le opzioni, le tariffe di assicurazione, i tassi di interesse, gli sconti e le tasse o spese non varino ed è subordinato all'approvazione del merito creditizio da parte di LeasePlan Italia S.p.A.. Gli importi sono al netto di IVA.

2.2 LA RACCOLTA DEI DOCUMENTI E DEL CONTRATTO QUADRO Una volta ricevuta l’accettazione del preventivo da parte del cliente il partner avrà il compito di raccogliere i documenti richiesti da LeasePlan per lo studio finanziario unitamente al Contratto Quadro e al RID.

2.3 VALUTAZIONE AFFIDABILITÀ DEL CLIENTE L’invio dei documenti necessari alla valutazione di un nuovo cliente da parte del CAD dovrà essere fatto via mail al back office di riferimento con in copia il funzionario commerciale. La mail dovrà necessariamente essere completa di tutti i documenti richiesti e accompagnata dal file dati cliente compilato in ogni sua parte. Se il cliente avrà necessità di fare più ordini nei successivi 6 mesi, il partner dovrà indicarlo. Ai fini del processo di approvazione del credito, i clienti vengono considerati “small” o “corporate” in base ai seguenti parametri:

Clienti Small flotta fino a 20 veicoli con investimento totale massimo di € 600.000,00. Sono escluse da questa tipologia di valutazioni gli Enti Pubblici, le Banche, gli Istituti Finanziari e Assicurativi in genere. Clienti Corporate tutti quei clienti che hanno un flotta superiore ai 20 veicoli o che appartengono alla categoria Enti Pubblici, Banche, Istituti Finanziari e Assicurativi in genere. In caso di estensione/rinnovo del fido di un cliente già esistente, il Partner dovrà inviare il file denominato SmallBiz (solo per clienti con flotta potenziale fino a 20 veicoli) unitamente all’ultimo bilancio e relativa ricevuta di presentazione.

2.4 CARICAMENTO DEL CONTRATTO E CREAZIONE DEL MODULO D’ORDINE Dopo l’approvazione creditizia, il Business Partner chiederà al back office di riferimento di rendere reale il cliente. A conferma avvenuta il Business Partner dovrà rifare la quotazione, trasformarla in reale cliccando l’apposito tasto che comparirà nell’ultima schermata e stampare il modulo d’ordine.

Compilazione del Modulo d’Ordine Il Modulo d’Ordine che riceverà LeasePlan dovrà necessariamente riportare i seguenti campi compilati a cura del cliente:

colore interno/esterno; dati utilizzatore; luogo di consegna; data, timbro e firma.

Data Minima di Consegna: sul modulo d’ordine è presente un campo dove poter indicare una data minima di consegna se il cliente avesse l’esigenza di ricevere il veicolo non prima di una certa data.

Richiesta Auto in Preassegnazione: sul modulo d’ordine è presente il campo in cui è possibile inserire la richiesta di un’eventuale veicolo in preassegnazione in attesa che venga consegnato il veicolo ordinato, previa accettazione da parte del cliente delle tariffe di prelease concordate.

2.5 LA RICEZIONE DELL’ORDINE E L’INVIO AL FORNITORE Una volta ricevuto l’ordine debitamente sottoscritto dal cliente, e verificato l’accredito delle eventuali garanzie richieste al cliente, LeasePlan procederà a processare l’ordine, caricandolo a sistema e inviandolo al fornitore (Concessionaria / Casa Costruttrice). Versamento della Garanzia Il versamento della garanzia richiesta dall’ufficio credito deve essere fatto solo ed esclusivamente dal cliente tramite bonifico bancario sulle coordinate bancarie di LeasePlan. E’ compito del Business Partner verificare la coerenza tra l’importo richiesto da LeasePlan e quello versato dal cliente, e dell’invio della ricevuta bancaria di effettuazione dell’operazione a LeasePlan. Caricamento ordine a sistema: una volta caricato l’ordine a sistema ((se l’offerta è corretta e non deve essere nuovamente rielaborata) verrà abbinato un numero di ordine commerciale al numero di ordine sottoscritto dal cliente. Invio dell’ordine al fornitore: una volta caricato l’ordine a sistema, se la pratica del cliente risulta essere completa, l’ufficio flotta provvederà ad inviare l’ordine al fornitore. In questo caso, sul quotatore verrà abbinato anche un numero di ordine fornitore al numero di ordine sottoscritto dal cliente.

Il Business Partner sarà quindi in grado di verificare su IQ l’avvenuto caricamento dell’ordine inviato in precedenza e il relativo invio al fornitore. Il fornitore verificherà la coerenza dell’ordine ricevuto con i listini aggiornati e darà conferma a LeasePlan. Nel caso il fornitore riscontrasse eventuali difformità respingerà ll’ordine ordine dando comunicazione a LP. LP Il back office provvederà ad avvisare il Business Partner che provvederà a generare un nuovo ordine. Ottenuta la conferma da parte del fornitore, LeasePlan, provvederà a inviare direttamente al cliente tramite e-mail (se correttamente inserita in anagrafica cliente) comunicazione ed eventuale aggiornamento sulle tempistiche di consegna del veicolo. Monitoraggio dello stato di avanzamento dell’ordine: Il Business Partner potrà in qualsiasi momento chiedere a LeasePlan un aggiornamento sullo stato di avanzamento dell’ordine. Terminata la produzione in fabbrica, il veicolo viene trasportato in concessionaria e iniziano le procedure di immatricolazione, assicurazione e consegna. A partire da questo momento, il Business Partner potrà visualizzare autonomamente su IQ l’avanzamento dell’ordine e stimare la consegna finale al cliente. .

Consegna del veicolo: non appena il veicolo risulterà essere disponibile al ritiro presso il punto di consegna LeasePlan, il cliente riceverà via fax/mail (se correttamente inseriti in anagrafica cliente) la messa a disposizione (MAD).

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