Tuotetiedon hallinnan merkitys kasvaa

Tuotetiedon hallinnan merkitys kasvaa tulevaisuudessa

Myynnin ja markkinoinnin siirtyminen yhä enemmän verkkoon on herättänyt yritykset huomaamaan myös hyvän tuotetiedon hallinnan merkityksen.

TEKSTI Elina Matikainen

Jopa 84 % yrityksistä pitää keskitettyä tuotetiedonhallintaa kriittisenä tulevaisuuden menestystekijänä.

Toisaalta vain 11 % on erittäin tyytyväisiä yrityksensä tuotetiedon hallintaan ja lähes puolet on tyytymättömiä. Muun muassa tämä kävi ilmi Canter Oy:n teettämästä tutkimuksesta, jonka tuloksia käytiin läpi webinaarissa tammikuun lopussa. Vastauksia oli saatu 106 yritykseltä. Tutkimuksen toteutti Tutkimustoimisto Vastakaiku Oy.

Maailmalla tuotetiedon hallinnan järjestelmien kysyntä on ollut kasvussa jo vuosia, mutta Suomessa markkinat ovat lähteneet kasvuun etenkin vuodesta 2016 lähtien, kertoi Minna Andersson Canter Oy:n myynnistä ja markkinoinnista. Juuri nyt kasvua vauhdittaa verkkokaupan voimakas kasvu ja yli päänsä myynnin digitalisoituminen. Taustalla tärkeä tekijä on hyvälaatuinen data, johon puolestaan tuotetiedon hallinnan järjestelmät (product information management PIM) vastaavat.

Canterin teettämään tutkimukseen vastanneet 106 yritystä edustivat pääosin vähittäiskauppaa, tukkukauppaa ja valmistavaa teollisuutta. 7 % yrityksistä edusti jotakin muuta toimialaa. Hieman yli puolella näistä yrityksistä oli käytössä keskitetty tuotetiedon hallintajärjestelmä. Mielenkiintoista oli, että kautta linjan kaikki yritykset arvoivat digitaalisten kanavien myynnin tuplaantuvan lähimmän kahden vuoden aikana. Ns. kolmannen osapuolen markkinapaikkaa pitää kiinnostavana 35 % vastaajista, kun taas 36 % ei pidä sitä soveltuvana omalle liiketoiminnalleen.

Valtaosalla yrityksistä on myös selkeä käsitys siitä, miten suuri merkitys tuotetiedolla on asiakkaan ostopäätöksissä. 76 % pitää merkitystä suurena ja peräti 87 % pitää tuotetietojen rikastamista merkittävänä erottautumistekijänä digikanavissa.

Minna Anderssonin mukaan ehjä tuotekokemus on olennainen asia koko asiakaspolun ajan, sillä se vaikuttaa merkittävästi asiakaskokemukseen ja samalla ostopäätökseen. Yhtenäisyys syntyy helpommin, jos tuotetietoa hallinnoidaan yhdestä paikasta. Tällöin tuotteista on mahdollista kommunikoida yhdenmukaisesti yrityksen kaikissa eri kanavissa.

Mikäli tuotetiedot ovat yrityksessä pirstaleisina ja hajanaisina, on niiden hakeminen ja ylläpitäminen hankalaa ja sekavaa. Lisäksi se vaatii paljon manuaalista työtä. Jos tiedon hallinnointi yrityksessä on hajanaista ja epäyhtenäistä, vaatii työtä, että data saadaan järjestykseen yhteen ja samaan järjestelmään. Vaikka työ tuntuisi ylivoimaiselta, se onnistuu, jos liikkeelle lähdetään selvittämällä, missä yrityksessä mennään ja asetetaan kehittämistavoitteet asteittain. Pala palalta kokonaisuus alkaa rakentua valmiiksi ja samalla tiedostetaan yhä paremmin sen tarjoamat hyödyt. Toimiva järjestelmä tukee liiketoimintaa, lisää tiedon hyödyntämisen tehokkuutta, vähentää virheitä ja säästää työaikaa. Kun kaikki tärkeä tieto on yhdessä paikassa, on myös päivittäminen järjestelmällistä ja helppoa.

Tuotetiedon hallinnan järjestelmä linkittyy tyypillisesti yrityksen muihin järjestelmiin sekä usein myös yrityksen ulkopuolisiin järjestelmiin, esimerkiksi kauppakumppanien järjestelmiin. On siis tärkeää, että nämä järjestelmät keskustelevat keskenään. Siksi erilaisten integraatioiden merkitys tulee jatkossa vain kasvamaan.

Tuotetiedon hallinnassa korostuu siis jatkossa helppous kerätä tietoa eri lähteistä ja hyödyntää sitä eri tavoilla ja eri kanavissa, kuten vaikkapa verkkokaupassa, tarjouksissa, hinnastoissa, yrityksen kotisivuilla. Tämä kannattaa ottaa huomioon, jo siinä vaiheessa, kun tuotetiedon hallinnan mallia aletaan suunnitella ja rakentaa yrityksessä. Kun tieto on yhden kerran tallennettu oikealla tavalla, se on hyvin laajasti hyödynnettävissä.

Tuotetiedon hallinnan järjestelmiä on tarjolla erilaisia. Kun hankintaa lähetään miettimään, tarvitaan selkeä käsitys yrityksen nykytilasta. Tulee ymmärtää, missä mennään ja myös se, mitä halutaan saada aikaiseksi. Tietoa erilaisista järjestelmistä saa esimerkiksi järjestelmätoimittajilta. Ellei ole varma niiden neutraaliudesta, voi käyttää puolueetonta konsulttia, joka tekee määrittelyt yrityksen tarpeiden pohjalta ja kilpailuttaa järjestelmät.

On hyvä valita omalle yritykselle kulttuurisesti sopiva järjestelmätoimittaja. Pienelle asiakkaalle iso toimittaja voi olla ”liian” iso, jolloin yhteistyö ja keskusteluyhteys ei toimi. Asiakaan pitää olla houkutteleva myös toimittajan näkökulmasta, neuvoo Canter Oy:n toimitusjohtaja Patrik Palaz. Lisäksi kannattaa selvittää, onko toimittajalla näyttöä oman toimialan järjestelmätoimituksista ja siitä, miten ne ovat onnistuneet.

Canter on tuotetiedonhallintaan ja julkaisuautomaation ratkaisuihin erikoistunut teknologiayritys, joka Taitounited Oy:n kanssa on rakentanut myös Leipuriliiton jäsenpalvelunaan tarjoaman Leiko-järjestelmän. Myös Leikossa oikeiden ja ajantasaisten tuotetietojen tarjoaminen leipomo- ja konditoriayrityksille on keskeistä. Nämä tiedot vievät Leikoon yhteistyöyritykset eli raaka-ainetoimittajat, joita ilman palvelu ei olisi mahdollinen.