Télétravail : fiscalement avantageux pour l’employeur et l’employé

QUICK-CATCH

• L'allocation de logement est de max 144,31 euros/mois. • Elle est exonérée d'impôts et de cotisations. • Un employé a droit à l'allocation de travail à domicile s'il travaille au moins l'équivalent d'1 jour ouvrable par semaine à la maison. • L'employé peut soit acheter lui-même son mobilier et ses fournitures de bureau et se faire rembourser par son employeur.

Ou l'employeur peut les mettre à sa disposition.

Fiscalité Télétravail : fiscalement avantageux pour l'employeur et l'employé

Dans le cadre de leurs plans de mobilité adaptée, les employeurs peuvent accorder une indemnité forfaitaire de travail à domicile d'un montant maximum de 144,31 euros non imposable, à leurs salariés qui passent structurellement et régulièrement une partie de leur temps de travail en télétravail. Cette indemnité peut être versée en plus d'une voiture de société sans aucune conséquence fiscale. Examinons ces règles en détail.

par Michel Willems (Mobilitas)

1 » L'employeur peut verser un maximum de 129,48 €/mois sous forme d'indemnités forfaitaires de bureau non imposable pour couvrir les frais liés au télétravail. » Augmentation de l'allocation de logement jusqu'à la fin septembre 2021

Depuis le 1er avril 2020, l'allocation forfaitaire de logement est de 129,48 euros par mois. Ce montant maximal a été augmenté entre avril et juin 2021 pour atteindre 144,31 euros par mois. Le gouvernement a récemment décidé de prolonger cette augmentation jusqu'en septembre 2021. Toutefois, l'employeur peut décider de faire une distinction dans le montant de l'allocation de logement en fonction des catégories de personnel ou des circonstances du télétravail.

Exonéré d’impôts et de cotisations sociales

L’allocation de logement forfaitaire est exonérée d’impôts et de cotisation de sécurité sociale.

Télétravail structurel et régulier

Un employé doit travailler à domicile au moins l’équivalent d’un jour ouvrable par semaine durant les heures habituelles de travail. Le travail en soirée ou durant le week-end n’est pas pris en compte. Il peut s’agir d’une journée de travail complète, de deux demi-journées ou plusieurs heures réparties sur différents jours de la semaine. Le tout est évalué sur base mensuelle. Ces règles s’appliquent indépendamment des périodes corona. Par exemple : • Un employé travaille quotidiennement les deux premières heures de la journée à domicile pour éviter les files du matin. • Un employé travaille depuis la maison une semaine par mois. Si un employé travaille moins d'un jour par semaine à domicile, l'indemnité forfaitaire de bureau n'est pas applicable. Dans les deux exemples, un employé à temps partiel ne relève pas du régime. Il/elle n'atteint pas les 8 heures par semaine requises. Il en va de même pour un employé à temps plein qui s'absente pendant deux semaines au cours d'un mois pour cause de maladie. Les directeurs d'entreprise, y compris ceux qui ont un emploi rémunéré, ne remplissent pas les conditions requises. Pour les employés à

temps partiel ayant suffisamment d'heures de travail à domicile, cette indemnité ne doit pas être calculée au prorata. Les employeurs qui souhaitent obtenir des éclaircissements quant à leur situation spécifique peuvent toujours demander une décision fiscale au Service de décision anticipée.

Indemnités complémentaires à l'indemnité de travail à domicile.

En principe, l'employeur peut verser un maximum de 129,48 euros par mois sous forme d'indemnités forfaitaires de bureau non imposables pour couvrir les frais liés au travail à domicile. L'indemnité forfaitaire de bureau (temporairement portée à 144,31 euros) couvre tous les frais qu'un employé doit engager pour pouvoir travailler à domicile de manière normale et comprend le matériel informatique, l'encre, le papier, les stylos, les chemises, les services nécessaires, l'entretien des clés USB, les assurances, le café et les boissons fraîches, etc. Auparavant, il était supposé que l'achat d'une chaise de bureau ergonomique, d'une lampe de bureau et d'un second écran était inclus dans ces indemnités forfaitaires de bureau. Mais une récente circulaire de l'administration fiscale(1) précise que ces frais peuvent être remboursés en plus par l'employeur.

L'employeur peut augmenter ce montant maximal : • maximum 20,00 euros par mois pour l’usage professionnel de votre propre connexion internet ; • maximum 20,00 euros par mois pour l’usage professionnel de votre propre ordinateur (desktop, laptop, tablette), de vos équipements périphériques et vos logiciels. Ces deux indemnités ne sont pas liées aux règles minimales du travail à domicile régulier ; • maximum 10 euros par mois pour l’usage professionnel d’un second écran, d’une imprimante, de papier ou d’un scanner (5 euros par appareil, sans l’usage de votre propre ordinateur, durant maximum 3 ans) si l’employé ne dispose pas d’un ordinateur mis à disposition par son employeur. • le remboursement (selon la durée normale d’usage) du mobilier de bureau nécessaire et/ou du matériel informatique que l’employé achète lui-même ou la mise à disposition du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique nécessaire à l'employé. Le mobilier de bureau et le matériel informatique pris en considération pour le remboursement ou la mise à disposition comprennent un meuble bureau, une chaise, une armoire (1 fois tous les 10 ans) et une lampe de bureau fonctionnelle (1 fois tous les 5 ans) ;

(1) Source : Circulaire fiscale 2021/C/20 du 26.02.2021 sur les contributions des employeurs pour le travail à domicile et son addendum Circulaire 2021/C/62, 1er juillet 2021. ainsi qu’un second écran d’ordinateur, un clavier, une imprimante/scanner, une souris, un téléphone (1 jour tous les 3 ans). Le fisc prévoit dans sa circulaire(1) que les remboursements doivent être effectués dans un cadre raisonnable. Par exemple, les autorités fiscales n'acceptent pas que le coût total d'une chaise de bureau soit remboursé en un an, alors que sa durée de vie normale est de dix ans. De même, les grands écrans d'ordinateur qui sont plutôt destinés aux jeux et les lampes de bureau design coûteuses ne sont pas acceptés. Il est donc conseillé à l'employeur, dans sa politique de remboursement de l'informatique et du mobilier de bureau, de prévoir certains plafonds et d'exclure les marques onéreuses afin d'éviter que le fisc puisse par la suite imputer un avantage quelconque au salarié concerné. Si le salarié conserve les biens lors de son départ ou à la fin de la période de travail à domicile, un avantage en nature est dû sur la valeur résiduelle réelle du marché. Toutefois, la valeur de cet avantage peut être déduite du salaire net de l'employé pour éviter un impôt supplémentaire.

Fourniture de mobilier de bureau et de matériel informatique

Au lieu de rembourser les frais que l’employé effectue pour l’achat, l’employeur peut tout aussi bien acheter le matériel directement et le mettre à la disposition de son travailleur. Cela ne fait aucune différence sur le plan fiscal. L’employé n’est pas imposé sur un avantage de toute nature en ce qui concerne par exemple une chaise de bureau. Les mêmes conditions et restrictions que pour les remboursements s'appliquent.

Aucune obligation de payer une allocation forfaitaire de logement

L'allocation forfaitaire de logement n'est pas une obligation. Un employeur peut également choisir de verser une contribution unique au prix d'achat du mobilier de bureau ou du matériel informatique nécessaire, ou de mettre ce mobilier ou ce matériel à la disposition des employés.

Mention de l'indemnité pour travail à domicile sur la feuille d'impôt annuelle

À partir de l'année de revenus 2022, le montant total de ces indemnités pour travail à domicile devra être déclaré dans la déclaration d'impôt annuelle. n