O Síndico em Revista

EM MAIO, CAFÉ COM SÍNDICOS E CURSO DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO DE CONDOMÍNIOS

ANO 6 | Nº 31 | MAR/ABR 2019

Documentos do condomínio

Como, onde e por quanto tempo guardá-los Gerador de energia solução ou despesa desnecessária?

Enxame de abelhas Saiba como resolver o problema

ANTENAS COLETIVAS GARANTA A QUALIDADE DO SINAL DE TV

Maior rede de franquias de

segurança eletrônica do Brasil

Recentemente tivemos uma experiência em um condomínio que nos deixou muito tristes. Mesmo após anos de trabalho e de orientações a síndicos e administradores através dos nossos veículos de comunicação e eventos, ainda vemos gestores mal preparados para o cargo, que se utilizam de soberba e autoritarismo para se manterem na função.

O limite entre a teoria e a prática do uso de recursos democráticos para o exercício do cargo de síndico é outro assunto que também nos instiga. Ser democrático demais, escutar opiniões, trabalhar com comissões de moradores tem um lado positivo que se refere ao envolvimento dos condôminos com a comunidade e com aquilo que é de direito e de interesse seu, porém, a palavra final é a do síndico e quem vai responder por ela é ele e somente ele.

Por isso, é de suma importância conhecer bem as leis que regem o condomínio, para que o síndico tenha amparo legal em suas ações e sempre deliberar em assembleia os seus atos, respeitando os quóruns definidos. Até mesmo para colocar um assunto em votação é preciso saber se é de fato pertinente. Portanto, cuidado síndico, pois nem toda proposta e decisão da maioria é sábia.

O artigo do consultor de condomínios José Maria Braz Pereira traz, nesta edição, reflexões importantes sobre o papel do síndico e ilustra algumas situações como o seu dever de defender os interesses comuns do condomínio como pessoa jurídica e ainda a necessidade de se respeitar os quoruns para realização de obras.

Você também confere em nossas páginas, informações esclarecedoras sobre o arquivamento e guarda de documentos do condomínio - nossa matéria de capa. Ter um local adequado para armazenamento, seja no condomínio ou na administradora, manter tudo organizado e de fácil acesso são cuidados mais que fundamentais, e que depõem a favor ou contra o síndico e a administradora. Se você nunca parou para pensar nisso, é melhor se preparar, pois mais cedo ou mais tarde você terá problemas se não se organizar.

Organizar os cabos das antenas no condomínio é outro desafio para os síndicos que devem contratar técnicos para a realização de tais serviços. Confira na página 6, o que dizem os profissionais da área de forma que você possa dominar um pouco mais este assunto, afinal a tecnologia está avançando cada vez mais.

Para finalizar, fica aqui nosso convite para em maio nos encontrarmos em duas excelentes oportunidades de capacitação. Vem aí o Café com o Síndico da Universal Imóveis e o Curso Excelência em Gestão de Condomínios que estamos promovendo, com o presidente da Confederação Nacional dos Síndicos, professor Sérgio Craveiro, de São Paulo.

A todos uma boa leitura!

SUMÁRIO

ANDREA CASTILHO EDITORA

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Cuidados na remoção de colmeias

Saiba mais sobre antenas coletivas

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Por quanto tempo guardar os documentos do condomínio?

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Gerador de energia: analise o custobenefício

EDITORA Andrea Castilho DIRIGIDO A Condomínios residenciais, comerciais, associações, administradoras, construtoras e shoppings PERIODICIDADE Bimestral TIRAGEM 4.000 exemplares PÚBLICO LEITOR Síndicos, sub síndicos, conselheiros, zeladores, administradores e construtores CIRCULAÇÃO Juiz de Fora / Minas Gerais JORNALISTA RESPONSÁVEL Andrea Castilho 98887-6126 MTB 5892 logica@logicavirtual.com COLABORADORES Aline Furtado Joaquim A. de Castilho José Maria Braz Pereira Lena Sperandio Thiago Stephan CONTATO PUBLICITÁRIO (32) 98887-6125 contato2@logicavirtual.com contato@logicavirtual.com PRODUÇÃO

Rua Halfeld, 414 Sl. 710 Centro - Juiz de Fora, MG (32) 3212-3329 logica@logicavirtual.com www.sindicojf.com.br IMPRESSÃO OlpsGráfica A reprodução dos textos desta revista requer autorização prévia da editora, por escrito, estando os infratores sujeitos às penalidades legais.

As matérias assinadas são de inteira responsabilidade de seus autores e não expressam, necessariamente, a opinião da revista.

O SÍNDICO em revista não se responsabiliza pelos serviços e produtos oferecidos pelos anunciantes.

EXPEDIENTE

editorial

democracia x liderança

indicadores

PISO SALARIAL DOS EMPREGADOS EM CONSERVADORAS (válido até 31/12/2019) - Sindicato dos Trabalhadores em Empresas de Asseio e Conservação e Limpeza Urbana de Juiz de Fora – SINTEAC

> > > > >

Database – janeiro de cada ano

Faxineiro/Serviços gerais ......................................R$ 1.093,22 Ascensorista (6 horas) ..........................................R$1.275,28 Garagista...............................................................R$ 1.370,00 Porteiro / Vigia de condomínio..........R$1.300,00 / R$ 1.415,08* Zelador...................................................................R$ 1.287,32

*Conforme a Convenção Coletiva, o piso salarial para porteiro/vigia que presta serviços em condomínio será de R$1.300,30 ou aquela empresa que conseguiu realizar a equiparação salarial, praticará o piso de R$1.415,08.

- Adicional noturno: 20% (entre 22h e 5h com hora noturna computada em 52 minutos e 30 segundos) - Hora extra: 60% - Auxílio alimentação: R$ 14,69/dia trabalhado (jornada diária de 6 horas ou especial de 12x36 horas) Hora extra intrajornada: 50% Confira a CCT completa na página http://sindicojf.com.br/legislacao.php

PISO SALARIAL DOS EMPREGADOS EM condomínios

(válido até 31/12/2019) – Sindicato dos Empregados em Edifícios e Empregados em Empresas de Compra e Venda, Locação e Administração de Imóveis Comerciais e Residenciais de Juiz de Fora – SINDEDIF-JF Database – janeiro de cada ano

> Empregados em condomínios residenciais .....................R$ 1.114,51 > Empregados em condomínios comerciais........................R$ 1.180,35

25% (entre 22h e 05h) > Hora extra: 75% > Auxílio alimentação: R$ 130,00/mês ( Valor mínimo) > Auxílio odontológico: R$ 36,00/mês > Adicional noturno:

Confira a CCT completa na página http://sindicojf.com.br/legislacao.php

PISO SALARIAL DOS EMPREGADOS EM ADMInisTRADORAS (válido até 30/04/2019) - Sindicomércio JF / Sindedif - JF Database - maio de cada ano > Empregados em empresas EPP, ME, MEI sem adesão ao REPIS ..............................................................R$ 1.104,00 > Empregados em empresas EPP, ME, MEI com adesão ao REPIS.................................................................R$ 981,25 REPIS - Regime de Piso Simplificado

Horas extras 80%

errata Na matéria “eSocial – condomínios, administradoras e conservadoras devem ficar atentos às exigências de uso dos EPI’s”, publicada na página 12 da edição nº 30, não foi divulgado o nome da empresa da entrevistada Rosilea dos Santos, a Assetra Assessoria e Serviço em Segurança do Trabalho. Na mesma matéria, na página 14, foi divulgada a informação incorreta de que “são o PCMSO e o PPRA que determinam o prazo de uso dos EPI’s”. De acordo com Rosilea, não há essa relação.

2 EM MAIO, CAFÉ COM SÍNDICOS E CURSO EXCELÊNCIA EM GESTÃO DE CONDOMÍNIOS. PARTICIPE!

artigo

brazpereirajm@hotmail.com

José Maria Braz Pereira Consultor Condominial

Falando em condomínio Ecos do Dia do Síndico II

Conforme nosso artigo da Re- missão da gestão condominial,o artigo vista nº30, continuamos comentando citado acima define os tipos de obras e os diálogos mantidos com os síndicos seus respectivos quóruns que corresdurante o evento do 9º Dia do Síndico. pondem ao número mínimo de condôConstatamos alguns aspectos que va- minos que devem estar presentes na mos abordar nessa oportunidade. assembleia para que as deliberações teAs funções de síndico dizem respeito nham validade. O quorum caracteriza a ao condomínio como pessoa jurídica, o ideia da importância da participação de que implica na representação coletiva todos para garantir um correto investidos interesses do condomínio e não dos mento no patrimônio, onde se verifica interesses pessoais de cada condômino. a preocupação com a habitabilidade, Antônio Chaves, em seu livro “Lições valorização, manutenção ou modernide Direito Civil”,nos ensina: “É órgão zação do prédio. É importante ressaltar que o parádo condomínio como pessoas jurídicas, e não dos proprietários uti singuli, grafo 1º do art. 1.341, estabelece que dos quais eles não são representantes “as obras ou reparações necessárias e com os quais não têm relação jurídi- podem ser realizadas independenteca, daí resulta que o mente de autorização, pelo síndico, ou, síndico não pode agir em caso de omissão em nome dos coproprietários, principalou impedimento mente numa ação deste, por qualquer judicial, e que ao Obras necessárias condômino”. Lembramos ainda que o contrário, principalsão aquelas que art.96, parágrafo 3º mente numa ação judicial, ele pode têm por finalidade do próprio Código agir contra os coproCivil, complemenprietários”. a conservação do ta descrevendo as Isto acontece, obras necessárias prédio, evitando como sendo aquelas por exemplo, na cobrança das despesas têm por finalique se deteriore que dade a conservação condominiais inadimplidas, um dos do prédio, evitando deveres exigidos que se deteriore. pelo mandato outorgado ao síndico Fato controverso a respeito do quó(Código Civil, art. 1.348, II) que se re- rum nos foi relatado por síndicos prefere à “defesa dos interesses comuns” sentes ao evento, que perguntaram do condomínio. Lembre-se que, se se a coleta de assinaturas no livro de esse dever não for cumprido, poderá presença, posteriormente à assembleia, o síndico ser pessoalmente responsa- não seria uma solução para obtenção bilizado pelos prejuízos que cause ao de quórum. Informamos que não, pois, condomínio por sua omissão. além de ser contrária ao que determina Outro fato controverso se refere à re- a lei, esta atitude é imoral, e se algum alização de obras. Com o Código Civil condômino discordar da obra, o síndide 2002 (Lei 10.406), ficou regulamen- co terá que responder por fato ilegal. tado, no artigo 1.341, como o condo- Como já citado, repetimos que o quómínio (síndico) deve proceder quando rum é o número necessário de condôminos presentes na assembleia. tiver que fazer uma obra.

Até o próximo.

De forma inovadora para a complexa Edição 31 | Mar/Abr 2019

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meio ambiente

Enxame de abelhas Jamais tente fazer a remoção por conta própria No início de janeiro deste ano, um homem foi levado em estado grave – teve choque anafilático – para um hospital em Barbacena após ser picado várias por abelhas africanas (Apis mellifera scutellata).

Ao todo, dez pessoas acabaram feridas.

De acordo com matéria publicada no site do jornal O Estado de Minas, os ataques ocorreram quando a vítima tentou, sem sucesso, fazer a captura dos insetos em uma residência. Ruas foram interditadas e o comércio local precisou fechar as portas.

A situação vivenciada a cerca de 100km de Juiz de Fora mostra como é necessário

tomar as medidas certas quando o assunto é a presença de abelhas no condomínio. Elas são vizinhas que costumam ser bastante incômodas, portanto, ao perceber um enxame, a primeira medida a ser tomada é não mexer com os insetos, além de fechar as janelas para evitar que as abelhas entrem nas unidades. Para algumas pessoas, porém, a saída é lançar veneno ou nuvem de fumaça, mas tais atitudes podem aumentar – e muito – o risco de ataque aos moradores. Por isso, ao notar a presença de uma colmeia dentro do condomínio, é preciso tomar as providências certas. divulgação

Não jogue objetos na colmeia Um dos maiores erros que se pode cometer ao identificar a presença de abelhas dentro do condomínio é tentar mexer na colmeia.

Jogar água, pedra, cutucar com uma vara ou tentar espantar os insetos com fumaça tende a deixá-los mais agitados, aumentando o risco de ataques. De acordo com o empresário e síndico do condomínio do edifício Andradas, Luiz Roberto Gerrhim, que é bombeiro militar reformado, a primeira atitude a ser tomada é entrar em contato com o Corpo de Bombeiros pelo telefone 193.

Ele explica que, caso seja constatado que a presença das abelhas oferece risco grave para a população, “eles vão lá e fazem a retirada ou acionam um apicultor para fazer a re-

moção”. Entretanto, Gerrhim explica que, se os bombeiros avaliarem que os insetos não oferecem risco, “será o condomínio que deverá arcar com a remoção e contratar um apicultor, pois será uma situação particular”.

Outra dica importante dada pelo bombeiro militar reformado: “sempre procurem um profissional que saiba lidar com o inseto.

Ninguém deve se aventurar, já que a pessoa pode até vir a óbito em razão das picadas”.

O apicultor domina as técnicas especializadas para fazer a remoção, que permitem a retirada do enxame em caixas a fim de levá-lo ao seu habitat natural. Além disso, fazem uso de equipamentos como luvas, macacão, chapéu e máscara.

Ninguém deve se aventurar, já que a pessoa pode até vir a óbito em razão das picadas

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Os cuidados mencionados por Luiz Roberto Gerrhim vão ao encontro da postura adotada pelo advogado e administrador de condomínios da Estelar Imóveis, Jamil Zaiden. Há cerca de três anos, o morador de uma residência administrada pela imobiliária no Bairro Grama entrou em contato relatando a presença de uma colmeia em uma árvore. Jamil relata que a pessoa queria fazer a remoção por conta própria, mas “orientamos para isolar a área e não mexer nas abelhas”.

Jamil entrou em contato com o Corpo de Bombeiros, quando recebeu a orientação citada por Gerrhim. “Eles disseram que somente fariam a retirada se houvesse risco para a população. Também me orientaram a procurar um apicultor”, relembra Jamil, relatando os passos seguidos posteriormente: “Entrei em contato com um comércio de equipamentos para a apicultura, que me indicou um profissional que fazia esse serviço. Uma apicultora foi até a casa e fez a retirada do enxame. Foi muito tranquilo. Ela demonstrou muita destreza. Usando roupas e equipamentos espe-

meio ambiente

“Orientamos para isolar a área” cíficos, resolveu o problema em menos de meia hora. Isso porque contratamos uma pessoa que sabia o que estava fazendo”.

Situação recorrente

O gerente geral da Associação de Moradores do Condomínio Alphaville, Maurício Levy, relata que passa pela situação de aparecimento de enxames no condomínio pelo menos três vezes por ano.

“Como somos um condomínio muito grande, rodeado por área de preservação ambiental, é comum que as abelhas apareçam.

Por experiência, já constatamos que, quando os insetos formam uma espécie de manta na parede, eles estão ali de passagem e vão embora em poucos dias. Ao contrário, se formam uma espécie de casulo, é porque apareceram para ficar.”

Ele conta, ainda, que por se tratar de um condomínio grande, vários cenários já foram verificados. “O Corpo de Bombeiros atua em via pública e quando o risco é grande. Quando no clube ou em residências, é preciso acionar um apicultor.”

Quanto a isso, Levy acrescenta que encontrar esse profissional não é tarefa das mais fáceis.

divulgação

Quando os insetos formam uma espécie de manta na parede,eles estão ali de passagem

O gerente geral, Maurício Levy, relata que aparecem enxames no Condomínio Alphaville pelo menos três vezes por ano

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Garanta a qualidade do sinal de TV e evite gambiarras A comodidade de acesso a canais de TV com bom sinal chegando aos aparelhos pode começar na escolha de um bom profissional para realização da instalação de antenas, assim como sua manutenção. No caso do condomínio, a antena coletiva é um dos equipamentos que permitem o sistema de distribuição, ou seja, que todas as TVs recebam o sinal de canais abertos UHF (sinal digital) por meio de um cabo. O equipamento ganhou ainda mais importância após o desligamento do sinal analógico em Juiz de Fora e região.

Apesar de muitas pessoas preferirem a TV por assinatura, devido às opções de canais, um grande número de condomínios não dispensa as antenas coletivas de TV.

Canais de TV com bom sinal chegando aos aparelhos pode começar na escolha de um bom profissional para realização da instalação de antenas

divulgação

tecnologia

Antenas coletivas Segundo Ednilson, da Segmax, podese colocar as imagens do sistema de segurança através da antena coletiva para que o morador consiga ver também as imagens das câmeras do condomínio

tendo, é possível, passar pela tubulação de telefone.

Segundo os profissionais da TECSATJF, a maior vantagem da antena coletiva, que é o equipamento mais indicado para receber o sinal digital, além de permitir que seja levado para todo o condomínio, é a manutenção mais em conta para cada condômino, tendo em vista que os custos podem ser rateados.

A antena coletiva também apresenta a vantagem de reduzir o emaranhado de fios que pode ser verificado em edifícios onde há várias antenas no telhado. “Alguns telhados, inclusive, não têm espaço para abrigar uma antena por apartamento. Nesse caso, a antena coletiva para condomínio se torna essencial”, aponta Marlon.

O diretor técnico da Segmax, Ednilson Vieira, também acredita que a instalação do equipamento é relevante para o condomínio. “A antena coletiva é melhor também para evitar o famoso ‘varal’. Fica feio para o condomínio, parecendo gambiarra.

Com as antenas coletivas, fica tudo mais organizado”, comenta Ednilson.

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divulgação

“Normalmente, os profissionais calculam duas TVs para cada unidade, o que vai interferir na quantidade de saídas e na medição do sinal”, explica o técnico em sistemas Sistema de de antenas coletivas da TECSATJF Seguantena coletiva rança Eletrônica e Antena Coletiva, Rômulo com 7 canais Fernando da Silva. de parabólica, De acordo com o representante da TE1 canal da CSATJF, Marlon Augusto Parreira, a instacâmera da lação da antena é feita seguindo os dutos portaria e pré-instalados na estrutura do prédio ou sinal digital por meio dos shafts, ou seja, das aberturas terrestre com verticais para a passagem de tubulações.

15 canais São utilizados equipamentos como amplidigitais – ficadores, divisores e tomadas amplificadocondomínio ras, as TAPs. localizado O diretor técnico da Segmax Segurança na Avenida Eletrônica, Ednilson Vieira, comenta que Rio Branco, normalmente os edifícios já contam com a com 50 infraestrutura disponível para os cabos. Não apartamentos

Acesso à antena

possível. Também tem que ter visão para o Morro do Cristo para pegar o sinal digital”, explica, informando, ainda, que são 16 canais digitais de TV aberta disponíveis na cidade.

Ainda em relação ao local de instalação da antena, orienta que “somente pessoas especializadas, técnicos contratados, deverão ter acesso.

O curioso não deve mexer porque não vai funcionar, isso sem falar no risco”.

Ednilson destaca, ainda, que existem outras vantagens proporcionadas por uma antena coletiva, sendo que a segurança é um dos principais. “É possível colocar as imagens do sistema de segurança através da antena para que o morador consiga ver as imagens das câmeras do condomínio. Tudo é jogado no mesmo cabo. É muito mais prático e o próprio morador ajuda a tomar conta”, explica o diretor técnico.

A antena coletiva é melhor também para evitar o famoso ‘varal’. Fica feio para o condomínio, parecendo gambiarra

No caso da antena coletiva, é importante que o local de instalação não tenha livre acesso. A manutenção deve ser feita por profissionais e, se possível, pela mesma empresa que elaborou o projeto de instalação. A revisão torna-se importante porque os cabos se deterioram e o condomínio pode ficar sem sinal.

Para o diretor técnico Ednilson, outras questões referentes ao local onde a antena deverá ser instalada devem ser avaliadas: “Tem que ser na parte superior, o mais alto

divulgação

Segundo Rômulo, não há diferença de sinal entre prédios de pequeno, médio e grande portes. “As diferenças de porte são compensadas por meio da instalação de equipamentos como amplificadores e TAPs, o que varia de acordo com a estrutura do edifício.” Contudo, nos condomínios onde há mais de um bloco, ele recomenda a instalação de uma antena coletiva e um amplificador para cada um deles.

Sistema de antena coletiva 14 canais de parabólica e 5 canais digitais locais modulados – condomínio localizado na Zona Norte com 160 unidades

Sinal digital Com o desligamento da TV analógica no final do ano passado, foi necessária a preparação para receber o sinal digital. Caso o condomínio ainda não tenha efetuado a mudança, se ela for necessária será fundamental a análise de um antenista. É preciso verificar se a antena coletiva é UHF e se ela está preparada para receber e distribuir o sinal digital com a intensidade adequada para todos os andares e apartamentos. Se a antena não estiver preparada, pode ser necessário substituí-la por um modelo adequado. Se a distribuição do sinal não tiver a intensidade adequada, pode ser necessário instalar amplificadores em todos os andares. “Dependendo do caso, é possível complementar uma antena comum com amplificadores”, explica Rômulo.

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tecnologia

Prédios de diferentes portes

capa

Organização e transparência Gestão de documentos de condomínios exige atenção e cuidado Quem atua diretamente na gestão condominial sabe que a função envolve lidar com muitos documentos. A cada mês, novos papeis, entre eles, notas, prestações de contas, contratos etc.

Mas o assunto costuma ser motivo de dúvidas entre os síndicos. Por quanto tempo arquivar, como e onde guardar? O tempo varia com o tipo de documento, vários deles devem ser arquivados por muitos anos, alguns até para sempre, por isso, é de grande importância o senso de organização, a fim de que a gestão seja sinônimo de transparência. É importante que os documentos estejam sempre organizados, pois são eles que guardam todo o histórico do condomínio. A finalidade da guarda envolve vários motivos,

como verificação por meio de auditoria, consultas e fiscalizações por instituições como Receita Federal e Ministério do Trabalho, por exemplo. Quem não preserva a documentação está sujeito à incidência, inclusive, de multa durante fiscalizações, além de estar sujeito a responder judicialmente caso não tenha condições de comprovar questões trabalhistas ou fiscais.

Por se equipararem a empresas, condomínios legalmente constituídos devem ter seus documentos armazenados de forma adequada, a fim de que síndicos e futuros síndicos tenham acesso aos mesmos em perfeitas condições. É comum, portanto, que os documentos sejam arquivados no próprio condomínio, em administradoras e em empresas especializadas. divulgação

Apoliano, da Contato Administradora, orienta os síndicos a terem cuidado ainda maior com a guarda da documentação trabalhista

No condomínio Com relação ao espaço, não é recomendável que os documentos sejam guardados na residência do síndico. O ideal é que o condomínio tenha um local restrito, a fim de que os documentos sejam arquivados e preservados em segurança.

Cabe destacar, aqui, que qualquer condômino pode ter acesso à documentação que esteja em poder do síndico, da administradora ou do contador. O usual é que a verificação seja feita em data e hora marcadas, não sendo conveniente que o condômino leve os papeis para sua casa.

Caso seja feito empréstimo da documentação (melhor que seja uma cópia e que o original continue guardado), o indicado é que seja feito por meio de protocolo.

O local que vai abrigar os documentos deve ser arejado e protegido da chuva e umidade. É importante que os documentos estejam dentro de um arquivo separado por pastas facilmente identificáveis por qualquer pessoa e não de acordo com uma lógica individual. Foi justamente pensando dessa maneira que Filomena Ilharco concebeu um espaço para guardar os documentos do condomínio do Edifício Nahkle Youssef Mhanna em 2003, em seu primeiro mandato como síndica.

Ela aproveitou para instalar prateleiras em

um pequeno espaço que não era utilizado. O espaço também foi todo azulejado e recebeu portão com chave a fim de garantir a segurança da documentação. O senso de organização inato de Filomena, que atualmente é novamente síndica do condomínio, foi aprimorado pelos anos em que ela trabalhou como secretária em um multinacional.

“Coloquei a documentação em ordem cronológica, sendo que, em cada arquivo morto, tem 12 pastas com os balancetes mensais de cada ano.

Se em determinado ano houvesse muitos documentos, criávamos um segundo arquivo morto com assinaturas de protocolos, orçamentos, contratos e detalhamento de contas, por exemplo. Também criamos uma pasta específica com os documentos do condomínio, como a convenção condominial e o regulamento interno”, explica Filomena.

Ainda de acordo com a síndica, os documentos originais do ano presente, principalmente os trabalhistas, como comprovante de pagamento de salário, INSS e FGTS, ficam em poder da administradora, enquanto as cópias ficam no condomínio. Ao final do ano ocorre uma troca: os originais vão para o arquivo morto do condomínio e as cópias são destinadas à administradora.

No caso das pastas de contas, há a necessidade de guardá-las por cinco anos

8 Em maio, Café com Síndico e Curso Excelência em Gestão de Condomínios. PARTICIPE!

transparência. Apoliano explica que “no que diz respeito à documentação fiscal, no caso das pastas de contas, há a necessidade de guardá-las por cinco anos. Após esse período, as pastas podem ser incineradas.”

O mesmo não acontece em relação à documentação trabalhista. “Essa documentação tem período de guarda de até 30, 35 anos e exige um cuidado maior que a própria prestação de contas, pois essa é possível fazê-la com a microfilmagem dos extratos, solicitação de segundas vias. Já a documentação trabalhista deve estar disponível para pronta apresentação”, orienta, enfatizando que é desejável que o síndico tenha para o arquivamento no próprio condomínio.

Não é recomendável que os documentos sejam guardados na residência do síndico

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Esse procedimento adotado por Filomena vai ao encontro da orientação feita por Apoliano Lopes, supervisor geral da Contato Administração de Condomínio, empresa com 22 anos de atuação no mercado, principalmente em relação à documentação trabalhista.

Ele explica que os documentos atuais e do ano anterior ficam em posse da administradora.

Passado o período, são protocolados e passados à guarda do síndico. Segundo ele, contratos, convenção e alguns documentos mais importantes de cada condomínio são digitalizados e dispostos em área restrita no site da empresa.

Enquanto os documentos originais estão na administradora, o síndico tem livre acesso a eles. Se precisar da digitalização de algum deles, por exemplo, pode ser disponibilizado via site, facilitando a

divulgação

Na administradora

A síndica Filomena preparou espaço específico para a guarda de documentos no condomínio

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O sócio administrador da Alpha Administração de Condomínios e Assessoria Contábil, Rafael Filippo, explica que a empresa disponibiliza, digitalmente, acesso aos documentos dos condomínios administrados. “O balancete é guardado pelo síndico a fim de facilitar a consulta física. Enviamos, mensalmente, aos condôminos, os boletos, que trazem informações resumidas, até mesmo devido ao espaço. Mas tudo o que tem no balancete está disponível em nosso site, ou seja, de forma detalhada. É possível visualizar ou baixar o arquivo.”

Ele explica que é feito um contato com cada morador para que seja efetuado um cadastro, quando é disponibilizada a senha de acesso ao site. “Percebemos que os morado-

res cobram muito, mas não têm o hábito de verificar, de acompanhar as contas. Com a possibilidade de consulta on-line, de forma rápida, trabalha-se com transparência, além de trazermos o condômino para perto da administradora.”

Há também a opção de guardar documentos em empresas especializadas no armazenamento e na gestão de documentos e arquivos. Segundo o supervisor geral da Contato, Apoliano Lopes, essa é uma boa opção para os síndicos e administradoras que não contam com um bom espaço físico. Nesse caso, a grande aliada é a tecnologia, já que são utilizados softwares garantindo a segurança e o sigilo, se necessário, posto que o acesso é feita por meio de senha.

Tempo de guarda A fim de contribuir com a guarda de documentação por parte dos condomínios, a ConPlus Gestão Contábil elaorou um quadro com o tempo de guarda de diferentes tipos de documentos. divulgação

Tempo de guarda 2 anos 2 anos 2 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos após a vigência 5 anos 10 anos 10 anos 20 anos 30 anos 30 anos Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Indeterminado Indeterminado Indeterminado

Documento Comunicação do Aviso Prévio Pedido de demissão Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho Apólices de Seguro CAGED Controle de cobrança e de pagamentos das cotas DIRF Documentos relativos a manutenções Extratos Bancários Folhas de ponto GPS GR Contribuição Sindical / Assistencial Orçamentos, cotações Pastas de Prestação de Contas RAIS Recibo de Vale Transporte, Cesta básica, 13º, Férias Recibos de pagamento de salários DARF PIS Folha de pagamento Exames médicos (admissional, demissional, periódico) GFIP (FGTS - RE / GR) Recibo de pagamento de autônomo Documentos AVCB Dossiê (Convenção / Especificação / Regimento Interno Livro de Inspeção do Trabalho / Registro de Empregados Livros de Atas e de Presenças de Assembleia PCMSO / PPRA Plantas do Condomínio (hidráulica, elétrica, etc) Cadastro de condôminos Contratos de trabalho Perícias, análises, auditorias

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Fonte: ConPlus Gestão Contábil

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Arquivo digital e empresas especializadas

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ENTREVISTA

Gerador de energia: ter ou não ter?

Equipamento garante conforto, mas relação custo-benefício precisa ser analisada divulgação

Juiz de Fora e outras cidades da região ficaram às escuras no dia 25 de fevereiro após um raio atingir uma subestação da Cemig durante uma tempestade. Ao todo, estima-se que cerca de 700 mil pessoas ficaram sem energia. Situações como a vivida recentemente podem levar síndicos e condôminos a analisarem a possibilidade de adquirir ou locar um gerador.

Todavia, essa decisão deve ser tomada de maneira muito criteriosa, analisando vários detalhes. Os benefícios são vários, mas é preciso avaliá-los diante da real necessidade do investimento. Foi o que afirmou, em entrevista à equipe da revista O Síndico, o diretor da BeltLoc Geradores e Compressores, Diego Longhi.

Diego Longhi explica que a escolha do gerador se dá de acordo com as características do condomínio

O Síndico - Quais as vantagens de ter um gerador no condomínio?

Diego Longhi - Hoje, a vantagem de ter um gerador se deve ao fato de ele resguardar a falta de energia que porventura aconteça por parte da concessionária, no caso de Juiz de Fora, a Cemig.

Tendo um gerador, na falta da Cemig ele é acionado e restabelece a energia. Assim, o que é atendido pelo gerador volta a funcionar normalmente.

Em algumas situações, o gerador é colocado para alimentar apenas elevador e bomba de incêndio.

Em outras situações, e isso vai de acordo com a necessidade de cada condomínio, é dimensionado para atender tudo, incluindo a parte geral de áreas comuns. É personalíssimo. Cada condomínio, de acordo com os valores, aponta uma demanda.

domínio. Mas por quanto tempo o gerador pode ser usado continuamente no caso de um apagão maior?

O tempo de atuação do gerador está relacionado com o tanque de combustível dele, que é o que define a autonomia do equipamento. Tem máquinas que rodam por oito horas, 12 horas e 24 horas. Tudo varia de acordo com o abastecimento. Se for um equipamento de maior porte, terá tanque maior e, consequentemente, maior autonomia.

A vantagem de ter um gerador se deve ao fato de ele resguardar a falta de energia que porventura aconteça por parte da concessionária

Pelo que você expôs, o equipamento varia de acordo com a necessidade do con-

E o que levar em consideração para escolher o melhor gerador para o condomínio?

A escolha também e personalíssima. Cada instalação depende de uma visita técnica para análise da necessidade, do formato de instalação, das áreas comuns, do local de instalação... Em 99% dos casos, o ideal é fazer essa visita técnica para ver qual equipamento vai atender melhor de acordo com a necessidade do cliente.

12 Em maio, Café com Síndico e Curso Excelência em Gestão de Condomínios. PARTICIPE!

A escolha do local onde o equipamento será instalado também merece uma atenção especial?

Tradicionalmente, o equipamento é um grupo motor gerador, a diesel, que toca um alternador.

Energia mecânica. A partir do momento em que o gerador é acionado, ele emite poluente. Então é necessário definir por onde vão sair os gases, é necessário fazer a troca de ar para resfriar o equipamento, já que um motor confinado tem aquecimento. Tem que avaliar a logística para instalação, pois na maioria das vezes é necessário o uso de empilhadeiras ou caminhão munck, e também a questão de cabeamento, que envolve custos para essa instalação. Fazendo uma análise no local, a gente consegue definir a situação que fica com melhor custo-benefício para o condomínio.

Sempre ter um fornecedor com bom know-how. Não adianta ir somente pelo preço, pois nem sempre ele é garantia de funcionabilidade. Além disso, é importante que o fornecedor tenha feito serviços em outros locais para que você conheça o trabalho e tenha a garantia de eficiência no caso de falta de energia.

ENTREVISTA

Comprar ou alugar? Como o condomínio deve avaliar isso?

Varia muito. Fazendo a aquisição do equipamento, o condomínio estará adquirindo um patrimônio. A partir do momento da compra, é necessário ter a manutenção e todos os custos inerentes ao equipamento.

Quando se opta pela locação, não há necessidade de investir um capital maior e todo o processo conta com manutenção preventiva, manutenção corretiva e troca de equipamento, caso seja necessário, por conta do locador. Isso é algo que tem que ser avaliado. Hoje, nos Estados Unidos, o que mais se faz é o rental. O setor de locação é o que mais cresce, já que ninguém quer assumir a responsabilidade por não contar com técnicos preparados, especializados para manutenção. Quando você loca, não tem essa preocupação.

Como deve ser feita a manutenção e o abastecimento do equipamento?

Em relação à manutenção, como são equipamentos que vão ficar de stand-by, ou seja, funcionam somente na emergência, a manutenção é feita geralmente de seis em seis meses, com troca de todos os filtros, de combustível e de ar, troca do óleo lubrificante, conferência geral com reaperto, de aditivos, bateria... O abastecimento é feito sempre com diesel comum, o mais indicado atualmente para trabalhar com motores estacionários, caso dos geradores, pois tem menos enxofre. Além disso, estar sempre fazendo a troca do diesel para que ele não perca o ponto de explosão.

Esse tipo de equipamento tem que funcionar na hora de necessidade. É comum acontecer de o equipamento não funcionar na hora que o condomínio mais precisa?

Temos vários clientes em que isso, às vezes, acontece.

São geradores próprios que acabam não funcionando. Ligam-nos informando que o gerador deles não está funcionando e pedindo para levarmos um nosso. E não são poucos os casos, principalmente por falta de uma atenção com a manutenção.

Fazendo a aquisição do equipamento, o condomínio estará adquirindo um patrimônio

Os gases emitidos são prejudiciais à saúde? É gás carbônico, o mesmo que sai do escapamento de um caminhão. O motor é idêntico. Só mudam algumas peculiaridades com relação ao regime de rotação, por exemplo. É só você imaginar um caminhão em funcionamento próximo ao local onde ficará o gerador. Por isso que o espaço deve ser muito bem analisado para ver a possibilidade de uma extensão do escapamento a fim de que os gases não sejam levados à área comum do prédio.

Quais os principais cuidados devem ser tomados na hora de adquirir ou locar um gerador para o condomínio?

Por fim, qual a sua orientação final para os síndicos e condôminos em relação aos geradores?

O que tem que ser avaliado é o custo-benefício. Colocar na ponta do lápis quantas vezes acontecem esses apagões e se é uma área que tem mais frequência ou não. Esse que teve recentemente é um caso isolado.

Tem gente que vai querer empurrar o equipamento sabendo que determinado prédio não tem necessidade. Em bairros centrais, como o São Mateus, caso uma árvore caia sobre a fiação ou um carro bata em um poste, rapidamente a Cemig consegue resolver a situação. Vários condomínios têm geradores, principalmente os mais altos, que têm muito elevadores. Mas acho que tudo deve ser muito bem analisado.

Edição 31 | Mar/Abr 2019 13

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