ร NDICE: Introducciรณn .................................................. 3 1. La carta comercial ...................................... 4 2. Convocatoria de reuniรณn .............................. 6 3. Acta de reuniรณn .......................................... 8 4. Instancia o Solicitud.................................. 10 5. Certificado ............................................... 12 6. Saluda .................................................... 14 7. Tarjeta de la empresa ............................... 15 8. Nota de prensa......................................... 16 9. Correo electrรณnico .................................... 17
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INTRODUCCIÓN
En el día a día de las empresas nos encontramos con que tenemos que realizar una serie de documentos para que se lleve a cabo una buena comunicación, tanto interna como externa. Para tener en cuenta los formalismos de estos documentos y poder sacarles el máximo partido, confeccionaremos un manual en el que indicaremos los elementos más importantes de cada uno de ellos. Para ello hemos seleccionado los que, a nuestro parecer, resultan de mayor utilidad: la carta comercial, convocatoria de reunión, acta de reunión, saluda, instancia o solicitud, certificado, tarjeta de la empresa, nota de prensa y correo electrónico Para todos los ejemplos expuestos utilizaremos una plantilla con la imagen corporativa de la empresa confeccionada expresamente para este manual. Todos los documentos están confeccionados a mano, a excepción del saluda, la tarjeta de empresa, la nota de prensa y el correo electrónico por considerar más adecuado su presentación por medio de tratamiento de textos.
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1. LA CARTA COMERCIAL
Podemos considerar la carta comercial como un documento fundamental para la comunicación escrita entre empresas. Estructura:
Inicio, presentación o encabezamiento o Lugar y fecha o Datos del receptor o destinatario o Breve saludo o Breve resumen
Contenido o Desarrollo de la comunicación
Final o Despedida
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Músics i música, S.L. Avda. Aragó, 58 46000 València
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2. CONVOCATORIA DE REUNIÓN
Citación de forma oficial para asistir a una reunión. Documento interno. Estructura:
Especificación de convocatoria
Fecha, hora y lugar de la reunión
Orden del día o Resumen de los puntos a tratar en la reunión
Lectura y aprobación acta anterior
Puntos a tratar
Ruegos y preguntas
Firma de los cargos
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Músics i música, S.L.
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3. ACTA DE REUNIÓN
Documento donde se refleja lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. Estructura:
Número de acta
Denominación del acta
Nombre de los asistentes. Generalmente nombrados en el margen izquierdo del documento.
Lugar, fecha y hora de la reunión.
Orden del día: asuntos tratados en el orden del día de la convocatoria.
Resultados obtenidos en cada uno de los puntos.
Acuerdos alcanzados.
Intervenciones por los asistentes en el punto de ruegos y preguntas.
Hora de finalización de la reunión y firma de los asistentes.
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Músics i música, S.L.
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4. INSTANCIA O SOLICITUD
Se utiliza para solicitar algún servicio a un organismo determinado. Cada organismo suele tener su impreso para realizar este acto. Nosotros, como ejemplo, continuaremos con nuestro formato aunque en caso
de
existir
un
impreso
oficial,
tendremos
que
rellenarlo
dni),
domicilio,
adecuadamente. Estructura:
Encabezamiento o Datos
personales
(nombre,
apellidos
y
localidad, profesión y, opcionalmente, fecha de nacimiento, estado civil u otros datos que puedan ser de interés.
Cuerpo o Exposición de razones de la solicitud o petición. o Exposición que siempre va precedida de la palabra EXPONE. o Cada razón se expondrá en un párrafo distinto y empezará con la palabra QUE. o Expresiones utilizadas para finalizar este apartado: “por la que”, “por lo cual”, “por todo lo expuesto”…
Petición o Irá precedida de la palabra
SOLICITA
y
se
expondrá
la
solicitud breve.
Despedida o Lugar, fecha (generalmente en letra), firma e identidad del solicitante.
Pie o En mayúsculas y al final de la hoja pondremos el tratamiento y el cargo del destinatario. 10
Músics i música, S.L. Avda. Aragó, 58 46000 València
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5. CERTIFICADO
Lo expide una persona con autoridad y da fé de un determinado hecho o situación (servicios prestados, estudios realizados…) Estructura:
Encabezamiento o Membrete del organismo oficial o empresa que lo emite. o Nombre, apellidos y cargo de quien certifica.
Cuerpo o Precedido de la palabra CERTIFICO o CERTIFICA. o Datos personales del solicitante. o Hecho o circunstancia que se certifica.
Cierre o Lugar y fecha (en letra) o Firma
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Músics i música, S.L. Avda. Aragó, 58 46000 València
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6. SALUDA
Se utiliza para expresar agradecimientos, invitar a actos, cambios de domicilio social o cualquier otro acontecimiento formal del que se considere oportuno informar.
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7. TARJETA DE LA EMPRESA
Se utilizan para darse a conocer y facilitar los datos de contacto a los clientes.
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8. NOTA DE PRENSA
Se utiliza para enviar información a los medios de comunicación sobre un tema de la empresa para difusión pública. No se trata de un anuncio publicitario. Generalmente se refiere a algún acontecimiento que suponga noticia. Debe ser breve, claro y conciso. Estructura:
Titular
Lugar y fecha de edición
Cuerpo del comunicado
Información básica de la empresa
Datos de contacto
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9. CORREO ELECTRÓNICO
Se
emite
el
mensaje
por
medio de
Internet. Para realizar esta
comunicación se debe de utilizar la Red. Se puede utilizar por medio de clientes de correo o directamente a través de portales web de Internet. Es imprescindible poseer una dirección para poder enviar y recibir los correos. Siguiendo nuestro ejemplo, utilizaremos la dirección: info@musicsimusica.com
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