UD. 1. LOS RRHH DE LA EMPRESA. EJERCICIOS Identificar las distintas áreas en que se organiza una empresa, sus finalidades y funciones respectivas.
Ejercicio 6-23-mhe Tradicionalmente, las actividades de las empresas se realizan en cinco departamentos, encargándose cada uno de ellos de funciones diferentes: a)
Enumera estos cinco departamentos
b)
Indica las funciones que se desarrollan en cada departamento
c)
Indica en que departamento se realiza cada una de las actividades que se indican:
Distribución comercial Contabilidad Facturación Gestión de créditos Estudios de mercado Gestión de almacén Ventas Compras Selección de personal Pagos a proveedores Montaje de productos Campañas publicitarias Investigación de nuevos materiales Formación de personal
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Función comercial Función administrativa Función administrativa Función financiera Función comercial Función comercial Función comercial Función comercial Función social Función administrativa Función técnica Función comercial Función técnica Función social
Principios de organizacion funcional. Para llevar a cabo sus funciones, las empreseas se organizan en departamentos, cada uno de los cuales se encarga de llevar a cabo una de las funciones de la empresa:
Función técnica-departamento técnico: actividades relacionadas con la fabricación de los productos y su transformación. Función administrativa-departamento administrativo: son las actividades relacionadas con la actividad de la empresa como pueden ser, la contabilidad, la correspondencia,el archivo,etc. Función financiera-departamento financiero: comprende todas las actividades encaminadas a la búsqueda de capital, así como de estudio de inversiones y su rentabilidad. Función comercial-departamento comercial: comprenden las actividades relacionadas con los estudios de mercado, las compras y las ventas, tanto de materias primas como de productos terminados. Función social-departamento de RRHH: aspectos relacionados con el personal de la empresa tales como contratos, nóminas, seguros sociales,etc. Los departamentos deben de estar coordinados entre si por los Directivos.
Los mencionados anteriormente, son los departamentos habituales de muchas empresas, aunque no todas se organizan de esa forma. Vamos a analizar detalladamente cada uno de las funciones que realiza cada departamento. DEPARTAMENTO TÉCNICO.- Realiza la función técnica. Consiste en llevar a cabo todas las actividades relacionadas con la elaboración, fabricación de productos, I+D+i, etc. El sistema técnico se definiría como el «conjunto de procesos, métodos, tecnologías e instrumentos que permiten desarrollar la producción económica de bienes y servicios», que resulta de la observación de los procesos de transformación del valor dentro de la organización utilizando para ello una tecnología y un conjunto de operaciones (circulación física y financiera). Concepto y características del sistema técnico
Concepto
Objetivo Aspecto dominante
Conjunto de procesos, métodos y tecnologías e instrumentos que permiten desarrollar la producción económica de bienes y servicios. Eficiencia técnico-económica (relaciones entradas/salidas). Tecnología y operaciones de transformación de valor (en términos reales y monetarios).
Enfoque de análisis
Técnicas aplicadas
Papel de los datos y juicios de valor
Programas de investigación
Interdiciplinar. Cuantitativo (modelos). Estudios de tiempos y movimientos. Diseño y programación de tareas. Modelos económicos y métodos cuantitativos. Datos cuantitativos (de carácter técnicoeconómico y financieros). Menor confianza en los factores subjetivos y cualitativos. Programa económico-normativo. Programa decisional. Programa sistémico.
Por tanto, el propósito que pretende este sistema es la consecución de una eficiencia técnico-económica maximizada, cuyo resultado puede ser medido en términos de productividad o ratios de eficiencia (entradas de factores y salidas de productos), relaciones input-output, a través de indicadores basados en unidades físicas o monetarias, es decir, obteniendo tasas de rentabilidad donde identificar el retorno generado en un horizonte temporal concreto respecto de la inversión realizada.
Figura 1. Estructura del sistema técnico de la empresa
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-CONTABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO.- El ámbito de actuación dentro de la empresa ha evolucionado y cambiado mucho a lo largo de la historia empresarial. Determinadas funciones que en un momento fueron específicas de este departamento se han independizado y han constituido otro departamento (o división con nombre propio), bien por su complejidad o por su volumen de trabajo. Teniendo en cuenta la salvedad anterior, el departamento administrativo recoge las relaciones oficiales de la empresa con el mundo interior (departamentos, divisiones, trabajadores, etc.) y con el mundo exterior (proveedores, clientes, administraciones públicas, instituciones financieras, etc.). De este abanico de funciones tan variado se pueden destacar:
Contratos de trabajo, libro de matrícula, etc.
Altas y bajas en los organismos de la Seguridad Social, calendario de vacaciones, etc. Confección de nóminas, seguros sociales. Registro de documentos, expedientes, clasificación de archivos, etc. Facturación. Correspondencia mercantil. Gestión del correo. Elaboración de estadísticas, informes, etc. Tareas burocráticas, complementarias y de apoyo a otros departamentos.
DEPARTAMENTO CONTABLE.- Tiene por finalidad proporcionar información (en las denominadas cuentas anuales) del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Utiliza una técnica de registro, de control y de análisis (de los hechos económicofinancieros) que se denomina contabilidad. Las funciones más destacadas son:
Movimiento y control de tesorería (expedición recibos, talones, letras de cambio, etc.). Anotaciones en los libros de contabilidad (diario y mayor). Registro y control de las compras, las facturaciones por ventas, los salarios del personal, los impuestos, (IBI, IRPF, IVA, otros,), etc. Control y registro de los movimientos de tesorería: control de las cuentas de caja y bancarias, de los pagos y los ingresos, los presupuestos y las previsiones de entradas y salidas semanales, mensuales, trimestrales, etc. Control de los inventarios. Control y registro de los costes de producción. Elaboración de las cuentas anuales. Análisis de la cuenta de pérdidas y ganancias. Análisis de la estructura patrimonial y financiera, etcétera.
DEPARTAMENTO FINANCIERO.- Es función del departamento financiero:
Diseñar el plan de inversiones a medio y largo plazo. Confeccionar el plan de financiación a largo plazo para obtener los recursos monetarios o los créditos que permitan mantener, renovar y ampliar, en su caso, la estructura productiva de la empresa (terrenos, construcciones, maquinaria, mobiliario elementos de transporte, talleres, equipos informáticos, etc.).
Relaciones con el sistema bancario por la suscripción de créditos u otros sistemas de financiación, como pueden ser reasing, renting, factoring, etc. Diseño de la política de amortizaciones.
En concreto, tal y como aparece en la figura 2, en general se considera que las secciones que componen el departamento financiero son: auditoría interna, control financiero, fiscal, tesorería y servicios auxiliares. 1. Auditoría interna: Su función principal es proporcionar información y elementos de juicio al comité de auditoría de la empresa con una finalidad: * Mejorar el funcionamiento de la organización consiguiendo mejoras incrementales en los beneficios * Complementa la labor de los auditores externos. 2. Control Las funciones típicas que dependen del controller están relacionadas con la gestión y control de los activos de la empresa. Estas se dividen en: Figura 2. Organización básica del departamento financiero de la empresa
* Análisis económico-financiero: - Nuevas inversiones. - Rentabilidad por centros de beneficio o unidades de negocio. - Análisis de adquisiciones. - Aplicaciones de investigación operativa. * Presupuestos y planificación: - Formalización de presupuestos. - Integración de presupuestos. - Previsiones de beneficios y caja. - Asignación y reparto de gastos generales. - Análisis de desviaciones.
* Contabilidad y costes: - Interna. - Externa. * Proceso de datos: - Aplicaciones. - Análisis y programación (parametrización). - Operación. - Edición e informe informáticos. Resulta imprescindible llamar la atención sobre la sección o el departamento de proceso de datos, ya que este corresponde concretamente a los datos financieros, aunque estos pueden abarcar otras áreas. Ahora bien, existen herramientas afectas o relacionadas con otros departamentos como el comercial, producción y recursos humanos que pueden tener datos de una gran sensibilidad y que se puede asignar al departamento financiero por dos razones fundamentales:
Porque las finanzas estén implicadas en todas las áreas de la organización. Porque una gran parte de las aplicaciones informáticas requieren, además de su interconexión, grandes análisis de inversión.
La responsabilidad del controller es evaluar el riesgo económico del negocio, es decir, la posibilidad de que las inversiones no generen el excedente esperado. El riesgo económico se asocia con la composición de los activos. 3. Fiscal Esta sección no siempre está en el seno de la empresa, porque se puede cubrir con asesores expertos en la materia; solo a partir de una cierta dimensión se justifica la existencia de una o varias personas que presten atención específica al tema fiscal. Las funciones van desde el cálculo de los impuestos a pagar, hasta la elaboración de un plan fiscal que aproveche de forma proactiva las oportunidades que la legislación ofrece. 4. Tesorería El departamento de tesorería es una de las funciones financieras más diferenciadas y fáciles de entender que se encuentran dentro del área financiera. La funciones del tesorero se pueden clasificar en: * Relaciones financieras: - Previsión de fondos. - Mantenimiento de relaciones con fuentes de fondos. - Política con bancos y otras entidades de crédito y gestión de préstamos. * Operaciones financieras: - Inversión de fondos de caja o pagos diferidos. - Gestión de carteras.
* Análisis de créditos: - Política de créditos. - Autorizaciones de créditos especiales. * Seguros: - Contratación de seguros. * Caja: - Recepción y custodia de activos líquidos. La responsabilidad específica del tesorero puede expresarse de la forma siguiente: control del riesgo financiero de la empresa, entendiendo por riesgo financiero la posible incapacidad de hacer frente a las obligaciones que tiene contraídas debido al endeudamiento que mantiene en su pasivo. El riesgo financiero se relaciona, pues, con la estructura de financiación. 5. Servicios auxiliares y generales Dentro del área financiera se suele incluir todo el abanico de funciones complementarias a las anteriores y, dependiendo del tipo de empresa, puede dar lugar a más extensión o no del departamento. Las responsabilidades de carácter administrativo y de servicios generales suelen ser las de mantenimiento de instalaciones, servicios generales, gestión de inmuebles, que han estado vinculadas históricamente al departamento financiero o también denominado de administración y finanzas. DEPARTAMENTO COMERCIAL Y ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA DEPARTAMENTO COMERCIAL.- Realiza la función comercial. Comprende todas las actividades relacionadas con los estudios de mercado, compras, ventas, almacenamiento y comercialización. En la figura 3 se expone este planteamiento de intercambio que alberga la labor comercial. Así, se configura el esquema del sistema de comercialización, definido como «sistema total de actividades empresariales encaminado a planificar, fijar precios, promover y distribuir productos y servicios que satisfacen necesidades de los consumidores actuales o potenciales. Sistema que pretende como objetivos fundamentales incrementar la cuota de mercado, la rentabilidad y el crecimiento de la cifra de ventas». Figura 3 Estructura del sistema de comercialización de la empresa
En definitiva, la estructura de este sistema viene generalmente interpretada por los siguientes componentes:
Información sobre las necesidades del mercado. Estudio del mercado y de su demanda. Adquisición y almacenamiento de productos. Relación de intercambio con el sistema de producción. Promoción comercial y publicidad. Función de creación y de mantenimiento de la demanda. Distribución. Conjunto de tareas de mantenimiento, transporte y entrega física de los productos a los mayoristas o a los detallistas. Anteriormente fue definida como logística externa. Fijación de precios. Política de precios y de descuentos según los intermediarios y agentes intervinientes en el proceso de comercialización. Ventas. Función tradicional o básica en la que se soporta toda la «fuerza» del sistema. Por ello, los agentes y técnicas de la misma son conocidos por la «fuerza de ventas». Servicios posventa. Conjunto de acciones de ayuda, de asistencia y de información al cliente para fidelizar su relación futura.
En el último de los pasos de esta secuencia se encuentra la gestión del cobro, teniendo en cuenta la tipología de transmisión, plazos, etc., lo que se enlaza con el sistema de financiación de la empresa. En todo caso, el manejo de la función comercial o labor directiva de marketing se basa en tres ámbitos principales, a saber: Análisis del entorno del sistema de comercialización. Estructura y comportamiento del mercado, competidores, administradores, canales de distribución, agentes públicos y sociales y factores del entorno genérico. Variables externas que influyen en la demanda global. Formulación de decisiones y estrategias comerciales. Estrategias de marketing-mix o (definiéndose como «el conjunto de actividades humanas dirigidas a facilitar y realizar intercambios» o bien «la actividad humana dirigida a satisfacer necesidades y deseos a través del proceso de intercambio»), que combinan las variables comerciales conocidas: producto, precio, distribución y promoción. Variables internas que permitirán cumplir los objetivos pretendidos. Planificación, organización y control de la actividad comercial: conjunto de funciones, técnicas, procedimientos y acciones conocidas del sistema de dirección. El esquema de actuación alrededor del marketing es fundamental en el control y seguimiento de las relaciones existentes entre las variables externas no controlables (mercado, competencia,…) y las internas asociadas al planteamiento «marketing-mix» con el propósito de concretar los objetivos de rentabilidad, cuota de mercado, aumento de las ventas, etc. ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN LOGÍSTICA.- La función logística cuenta con autonomía en el organigrama de las empresas modernas, encontrándose entre las áreas funcionales más determinantes. Su carácter multilateral hace que se requiera la integración de técnicas de trabajo diversas, es decir, equipos multidisciplinares, interfuncionales, etc. Es más, sus requerimientos de respuesta hacen necesaria una configuración plana, próxima a la posible fuente de incidencias.
En el marco de la logística las empresas tratan de apalancarse en la especialización que suponen los proveedores externos, desarrollando un amplio espectro de outsourcing donde surgen importantes retos de coordinación y garantías, todo ello aderezado con el requerimiento del mantenimiento de los estándares de calidad, aspecto que ejercita un plano de certificaciones básico para el negocio. De esta manera, existe normativa al respecto para las actividades dentro del ámbito de la logística que persigue el aval de la aplicación de las mejores soluciones en los procesos. Este es el caso de por ejemplo el uso de la Norma ISO-9000, lo cual permite mostrar a los clientes la seguridad de una calidad suministrada establemente y a su vez poder acceder a los mercados de países desarrollados en forma competitiva. En el plano de los recursos humanos o de las personas, las tareas de logística exigen la necesidad de contar con especialistas, en calidad y cantidad según el alcance y dimensión de la actividad; así, todo este grupo humano debe conocer, dominar y hacer suyos: la misión, objetivos, políticas y normas del sistema logístico de la empresa y a su vez dominar las funciones y la contribución que se espera de su trabajo para el éxito del sistema en sí. De esta forma, el sistema logístico debe atender a la configuración de esquemas de actuación que pueden centrarse en el ámbito de las compras, la producción y las ventas. La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, su atención y satisfacción, profundizando en el desarrollo de las fases de análisis del mercado y distribución, bajo un perfil de dimensionamiento de los costes. Así, entre otras actividades, la dirección logística en una empresa se puede caracterizar por las siguientes líneas de trabajo o de responsabilidad, a saber:
El desarrollo de capacidad en líneas de producción. La alta eficiencia en la producción. La política de reducción de stocks o inventarios. El desarrollo de sistemas de información que permita una gestión exhaustiva.
Todo ello en aras de obtener beneficios tales como:
La mejora o incremento de la competitividad y rentabilidad. La optimización de la labor directiva y técnica en el contexto global. La adecuada integración y coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de compra, a saber, calidad, precio, empaquetado, mantenimiento, etc.
De esta forma, se centra su actividad en la coordinación de las actividades para asegurar un flujo que garantice un alto nivel de servicio al cliente y de optimización de recursos. Las principales áreas implicadas en esta temática son:
Almacén. Recepción de suministros. Aprovisionamiento y compras.
Transporte externo. Transporte interno. Transporte interempresa. Distribución. Tratamiento y atención de los pedidos. Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente. Planificación de la producción. Control de producción. Información y comunicaciones. Control de calidad. Mantenimiento. Ventas.
El sistema logístico de la empresa suele contar con las opciones de un marco de oferta externo, pudiendo utilizar el servicio de determinados agentes del entorno a través de alianzas y subcontratación (outsourcing), siempre buscando mejores niveles de especialización que retornen en la consecución de economías. En este sentido, el citado sistema logístico trata de equilibrar dinámicamente un esquema de coordinación permanente con todos los elementos de la arquitectura de funcionamiento. El entorno competitivo y su perfil globalizado ponen de manifiesto la relevancia del oportuno manejo de la logística de distribución. La facilidad de acceso a nuevos mercados obliga a rediseñar las redes de distribución y, cada vez con mayor frecuencia, a relocalizar las capacidades productivas y a definir un modelo global de gestión de compras. Todo ello confluye en un aumento de la presión competitiva, derivando en una base de clientes cada vez más exigentes respecto a la propuesta de valor que les ofrece la empresa. Por tanto, el plano de la distribución se convierte en protagonista dentro del claro requerimiento de orientación al cliente. No obstante, las estrategias y operaciones de las empresas suelen estar más orientadas a cuestiones de tipo tecnológico y poco hacia estos nuevos enfoques. Este planteamiento se encuentra en plena concordancia con la visión externa de mercado en logística, es decir, mejora de las variables competitivas de innovación, flexibilidad, calidad, servicio y coste. El esquema de actuación desde el plano logístico lleva a la consideración del vector correspondiente a los factores coste, servicio y plazo, donde se posicionan tres perspectivas de trabajo diversas, a saber:
La perspectiva logística en virtud del ciclo de vida del producto. La perspectiva logística asociada a la cadena de suministro. La perspectiva logística de operación ajustada versus ágil.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.- Realiza la función social. Desarrollan todas las actividades de planificación, adquisición, mantenimiento y desarrollo de los RRHH. La empresa requiere la puesta en práctica de una función directiva de sus recursos humanos, que se encargará de formular una política de personal que permita llevar a cabo la gestión de aquellos con el fin de analizar, desarrollar y potenciar las actitudes, aptitudes y habilidades de las personas que constituyen el sistema humano de la organización. Esta función de dirección de personas está integrada normalmente por las siguientes áreas o aspectos funcionales:
Definición de la estrategia de los recursos humanos. Planificación de los recursos humanos. Organización y diseño de los puestos de trabajo. Implantación y desarrollo de las políticas de recursos humanos. Relaciones laborales. Gestión administrativa de personal.- Esta área incluye los temas relacionados con nóminas, incentivos, control de horarios, productividad, costes laborales, movilidad geográfica, vacaciones, auditoría de recursos humanos, servicio médico, servicios sociales y, en general, la información estadística sobre la plantilla.
Ejercicio 8-24-mhe Dibuja un organigrama misxto (al menos con 3 criterios: funcional, geográfico, pro productos, por clientes) que represente la estructura de una empresa que se dedica a la fabricación de prendas de vestir.
La empresa tiene en Pontevedra la dirección y la fabricación de ropa de niño, mujer y hombre. Vende sus productos en tiendas propias en la UE, Japón y EEUU. Las tiendas están especializadas en ropa de mujer, hombre y niño.
DIRECCIÓN GENERAL
Dpto. Técnico
Dpto. Financiero
Dpto. Administrativo
Gestión Créditos
I+D+i
Financiación
DISEÑO ROPA DE NIÑO
CONFECCIÓN
UNIÓN EUROPEA
EE.UU
ROPA MUJER Y HOMBRE
UNIÓN EUROPEA
JAPÓN
COMERCIAL
COMERCIAL
COMERCIAL
COMERCIAL
RRHH
RRHH
RRHH
RRHH
ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
LOGISTICA
LOGÍSTICA
ADMINISTRACIÓN
LOGÍSTICA
ADMINISTRACIÓN
LOGÍSTICA
Dpto. Comercial
Secretaría
Marketing
Contabilidad
Publicidad
LOGÍSTICA
EE.UU
COMERCIAL
RRHH
ADMINISTRACIÓN
LOGÍSTICA