UNIDADE
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GESTÃO DO TEMPO E A EAD CENÁRIOS E MODALIDADES DE EAD
EXCELÊNCIA EM EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA
GESTÃO DO TEMPO E A EAD A Gestão do Tempo é um dos grandes desafios nos dias de hoje, principalmente, porque estamos cercados de estímulos tecnológicos e de comunicação como os smartphones, as smart TV e as redes sociais. Mas, gerenciar nossa própria produtividade é essencial para obtermos resultados mais rápidos e eficazes, tanto pessoais como profissionais. Vamos conhecer um pouco mais sobre o assunto. Atualmente, a administração do tempo não é mais vista como um preciosismo de apenas alguns profissionais, mas, sim, uma ferramenta de trabalho essencial para o gerenciamento pessoal e profissional. Primeiramente, devemos analisar que não é o tempo que pode e deve ser administrado, mas a forma como lidamos com ele. A resposta está dentro de nós, pois a administração do tempo requer autopercepção e desejo de melhorar a rotina de trabalho. Hoje, se percebe que as empresas exigem dos seus colaboradores respostas mais rápidas diante de conflitos e negociações. A globalização transformou as formas de comunicação em uma emersão de informações instantâneas e simultâneas, em que tudo pode mudar rapidamente e isso faz com que o perfil do novo profissional exija foco nos resultados e nas prioridades. Quando o profissional consegue focar suas prioridades e administrar seu tempo, ele será, inevitavelmente, mais eficaz e seus resultados terão mais qualidade. A administração do tempo não deve ser algo imposto, ou seja, de fora para dentro, mas deve surgir a partir do desejo do profissional em utilizar essa ferramenta. Pode-se notar facilmente as causas no dia a dia de quem não administra bem o seu tempo, por exemplo: • a falta de tempo para realizar qualquer tarefa, mesmo as compatíveis ao seu cargo; • o não reconhecimento de prioridades, ou seja, o profissional não distingue dentre todos os seus compromissos, quais são mais
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importantes e emergenciais a serem realizados; • comportamentos que dispersam o tempo, como telefonemas longos, reuniões sem pauta pré-estabelecida, leitura de e-mails particulares, leitura de revistas, etc. O QUE É IMPORTANTE FAZER? • Perceber e planejar como você utiliza seu tempo, preferencialmente, desenvolvendo uma agenda diária ou uma planilha de atividades, com as seguintes perguntas: quem fará, como será feito, quanto tempo levará para fazer, por que deverá ser feito e onde será realizada a tarefa. • Eliminar comportamentos que vão de encontro à administração do tempo. •
Estabelecer horários para ler e-mails, tirar fotocópias, etc.
•
Marcar reuniões quando extremamente necessário.
•
Utilizar o telefone de forma objetiva.
• Utilizar formas de comunicação pela web, com objetividade e apenas para assuntos profissionais. • Saber dizer não, ou seja, conhecer seus limites de tempo e tarefas e recusar-se a fazer atividades que não agregarão valor ao trabalho. •
Ser proativo e se prevenir de problemas e conflitos.
•
Ser organizado.
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COMO OS LÍDERES PODEM COLABORAR? •
Dar ordens claras e constantes.
•
Esclarecer as prioridades da organização.
•
Não atribuir muitas tarefas para o mesmo colaborador.
• Estipular espaços de tempo razoáveis para o cumprimento das tarefas e metas. •
Capacitar adequadamente seus colaboradores.
•
Delegar tarefas e decisões adequadamente.
•
Comunicar-se de forma clara, concisa e constante.
•
Estipular metas claras e constantes.
•
Utilizar-se de padronizações no processo de gestão.
VANTAGENS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO A administração do tempo é importante para que a qualidade de vida esteja sempre presente na vida do profissional. Administrando o tempo, controla-se também o estresse, pois cada atividade deve ser realizada no seu tempo certo. Temos que ter, por exemplo, tempo para almoçar bem, com calma e dormir bem, sem preocupações. Iniciar o dia planejando seu tempo, de maneira que o profissional controle o seu dia segura e tranquilamente. Desta forma, a produtividade do profissional torna-se elevada pela otimização do tempo e das tarefas. Um exemplo da importância da Gestão do Tempo em nossa vida é quando percebe-se que está “exagerando” em um dos aspectos da sua existência, como trabalhar demasiadamente e não ter tempo para cuidar, muitas vezes, de sua saúde ou conviver com sua família e amigos.
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Na figura a seguir, você conhecerá uma ferramenta muito im-
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portante para a Gestão do Tempo. Nela, você irá perceber o quanto é essencial você realizar mais planejamento em suas atividades.
QUADRANTES DA GESTÃO DO TEMPO + IMPORTANTE
PLANEJANDO E EXECUTANDO
RESOLVENDO PROBLEMAS
AGENDA BEM ESTRUTURADA
SEM AGENDA
- URGENTE
+ URGENTE PLANEJANDO E EXECUTANDO
RESOLVENDO PROBLEMAS
AGENDA SEM FOCO
SEM AGENDA E SEM FOCO
- IMPORTANTE
Disponível em: <http://www.gestaoindustrial.com/index.php/administrativa/gestaodo-tempo>. Acesso em: 16 dez. 2015.
A seguir, a tabela sugere quatro classificações para as atividades: não importantes, mas urgentes; importantes e urgentes; não importantes e não urgentes; importantes e não urgentes. Perceba que o quadrante II é o melhor de se aplicar diariamente, pois você resolve suas atividades importantes e não as deixa se tornar urgente e, com isso, você a deixa com mais qualidade.
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Não importante
Importante
URGENTE
NÃO URGENTE
I
II - Prevenção, treinamento - Desenvolvimento de relacionamentos - Identificação de novas oportunidades - Planejamento, recreação
- Crises - Problemas urgentes - Projetos com data marcada III
IV
- Interrupções, questões urgentes - Correspondência, telefone, relatórios - Reuniões - Atividades comunitárias
- Pequenas tarefas, detalhes - Perda de tempo - Atividades agradáveis
Disponível em: <https://ww2.itau.com.br/hotsites/itau/carreira/revista/pra-render-mais/revista-pra-render-mais-223.html>. Acesso em: 16 dez. 2016.
Você conseguirá perceber no gráfico a seguir que nem sempre os gestores conseguem administrar bem seu tempo. Analisando o gráfico, você não acha que os gestores deveriam dispensar menos tempo resolvendo problemas e realizando atividades que não agregam valor? COMO OS GESTORES GASTAM SEU TEMPO DIÁRIO TREINAMENTO TRABALHO MANUAL SUPERVISÃO ATIVA ATIVIDADE SEM VALOR AGREGADO RESOLVENDO PROBLEMAS/SUPERVISÃO PASSIVA ADMINISTRATIVO
1% 7% 16% 17% 29% 30%
Dados baseados em pesquisa realizada Consultoria empresarial ProGeps.
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Busque na internet a Técnica do Pomodoro e aplique na próxima vez que for estudar em EaD. Você irá perceber como sua atenção e foco irão melhorar muito!
A Gestão do Tempo é uma das formas de você adquirir mais qualidade na sua vida. Você conseguirá fazer mais coisas durante seu dia com maior excelência. Estude sobre as várias ferramentas que existem para você conseguir administrar bem o seu tempo. Isso começa a partir de você!
GLOSSÁRIO 1. Proatividade: é sinônimo de iniciativa, de superar as expectativas iniciais. Disponível em: <http://caputconsultoria.com.br/artigos49-seja-proativo/>. Acesso em: fev. 2016. 2. Otimização: é a ação de produzir condições apropriadas para o melhor desenvolvimento de alguma coisa: otimização de um produto. Disponível em: <http://www.dicio.com.br/otimizacao/>. Acesso em: 16 dez. 2015.
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REFERÊNCIAS Exame.com. Disponível em: <http://exame.abril.com.br/topicos/administracao-do-tempo>. Acesso em: 16 dez. 2015. Gestão do tempo. Disponível em: <http://www.gestaoindustrial. com/index.php/administrativa/gestao-do-tempo>. Acesso em: 16 dez. 2015. Para render mais. Disponível em: <https://ww2.itau.com.br/hotsites/ itau/carreira/revista/pra-render-mais/revista-pra-render-mais-223. html>. Acesso em: 16 dez. 2015. <http://carreiras.empregos.com.br/ noticias/>. Gestão.<http://carreiras.empregos.com.br/comunidades>. em: 16 dez. 2015.
Acesso
Gestão na hora certa. Disponível em:<http://www.blogdofabossi. com.br/2010/03/gestao-na-hora-certa-adm-do-tempo/>. Acesso em: 23 fev. 2016. Otimização. Disponível em: <http://www.dicio.com.br/otimizacao/>. Acesso em: 16 dez. 2015. Proatividade. Disponível em: <http://caputconsultoria.com.br/artigos49-seja-proativo/>. Acesso em: 16 dez. 2015.
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