Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
Gestión de Procesos Ingeniería de la Calidad Mayela Pereda 0903_09_2079 Adriana Silva 0903_09_11760
2013
Ingeniería en Sistemas de Información
MAN-PRO-01
Gestión de Procesos
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................................. 2 OBJETIVOS ........................................................................................................................................................................ 3 GESTIÓN DE PROCESOS .................................................................................................................................................... 4 Proceso de Compra ................................................................................................................................................................ 4 Proceso de Realización de Cotizaciones ................................................................................................................................. 5 Proceso de Ventas.................................................................................................................................................................. 5 Proceso de Facturación .......................................................................................................................................................... 6 Proceso de Visita a Clientes Mayoristas ................................................................................................................................. 6 Proceso de Control de Créditos .............................................................................................................................................. 7 CONCLUSIÓN ..................................................................................................................................................................... 8 ANEXOS ............................................................................................................................................................................. 9 REVISIÓN DE MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS ............................................................................................................. 9
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INTRODUCCIÓN El presente documento especifica los principales procesos de negocios para Office Mart, en el cual se indican el nombre de cada uno, la descripción del mismo y los pasos secuenciales que los empleados deben realizar para poder concluirlo con éxito. Este documento es muy importante debido a que beneficiará a la empresa con la información que a continuación se presenta.
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OBJETIVOS Definir los procesos de negocios Conocer los pasos para la ejecución de cada uno de los procesos de negocios Estudiar y analizar la forma en la que los empleados deberían realizar los procesos de manera idónea Documentar de forma clara cada proceso de negocio
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GESTIÓN DE PROCESOS En esta sección se evaluaron los principales requerimientos de información y procesos de negocios de la empresa Office Mart y cómo a través de los procesos de captura de datos por parte de la empresa se pueden llevar a cabo las principales actividades de la empresa. Por consiguiente, empezaremos retomando las principales actividades de la empresa para poder partir de ahí a desglosar cada una de ellas para realizar una determinación eficiente de información. Los principales requerimientos de información por parte de la empresa vienen tanto del interior como del exterior de la empresa. Debido a la forma de operación de la empresa se ha determinado la importancia de poder contar con información detallada de la siguiente manera: Es indispensable por parte de la gerencia poder contar con información histórica del funcionamiento de la empresa, así mismo para poder estimar si los objetivos de la empresa se están obteniendo y hacer una medición cuantitativa en base a la cantidad total de ventas de la empresa. Esta información es la que ayudará a evaluar el verdadero desempeño de la empresa. Proceso de Compra Los empleados determinan la necesidad de adquirir nuevos productos. Cuando se tiene un listado aceptable de productos a solicitar se realiza la respectiva cotización a los proveedores para evaluar los mejores precios y la conveniencia para la empresa. Se realiza la comunicación con el proveedor seleccionado para realizar el pedido correspondiente de los productos necesarios. El proveedor indica el monto del pedido seleccionado y si es un proveedor nuevo, el número de cuenta para el depósito correspondiente. Uno de los encargados del pedido solicita a la gerencia de Office Mart el cheque correspondiente con el total del monto del pedido para realizar el depósito. Se realiza el depósito en el banco especificado por el proveedor. Se confirma el depósito con el proveedor, el cual procede a enviar los productos a embalaje y facturación y enviar el producto para la entrega dependiendo de la localización del proveedor. La empresa encargada del transporte realiza la entrega del producto en Office Mart. Se finaliza el proceso de solicitud de mercadería.
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Proceso de Realización de Cotizaciones El asesor principal de ventas atiende al cliente. Se escuchan los requerimientos del cliente y se le ofrecen los productos y/o servicios disponibles. En caso de no tener físicamente cierto producto, se pregunta al proveedor respectivo sobre la existencia del producto. Se le solicitan los datos pertinentes al cliente. Se extiende el documento de cotizaciones con la descripción de los productos y su costo. Es firmada por el Gerente de Ventas. Es entregada al cliente o en su defecto, enviada por correo electrónico. Proceso de Ventas El proceso inicia cuando un cliente se presenta a la oficina de Office Mart o se comunica por algún medio disponible (teléfono o correo electrónico) para solicitar el producto o productos que necesita. Los asesores en venta se encargan de atender al cliente. Se determina si se cuenta con la existencia suficiente para satisfacer el pedido del cliente. o Si se cuenta con la existencia del producto y el cliente indica que se finaliza el proceso de compra se procede a realizar la factura de la venta realizada del producto de manera manual. o Una vez terminado el proceso de venta se realiza el proceso de actualizar los valores de existencia del producto. Si no se cuenta con suficiente existencia del producto, se indica al cliente que se procederá a tomar sus datos personales y de los productos solicitados para poder realizar el pedido del producto faltante para satisfacer el pedido del cliente. Otro flujo de información importante tanto para la gerencia como para la parte operativa de la empresa específicamente para el departamento de ventas es poder contar con información clara y precisa de las cuentas de los clientes que pueden acceder a productos al crédito. Este es uno de los principales flujos de información que se realizan en la empresa debido a que la empresa cuenta con clientes que necesitan el producto y posteriormente realizar el pago correspondiente. Esta acción es consecuente de otro proceso.
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Proceso de Facturación Una vez efectuada la venta de productos y/o servicios se procede a elaborar una factura contable. Los datos pertinentes que se llenan son los datos del cliente y los datos que describen el producto adquirido, los cuales se repiten con cada uno de los productos que el cliente haya solicitado. Se realiza la suma total de los productos para verificar que el cobro es correcto. Se sella para comprobar que dicha venta ha sido cancelada. Se entrega la copia original al cliente. A la empresa le queda la copia de la factura, la cual será trasladada a la entidad encargada de llevar la contabilidad. Proceso de Visita a Clientes Mayoristas Este proceso comienza con evaluar la calendarización establecida por el gerente de ventas para dichas visitas. En una agenda se encuentran las fechas en las que se visitara a un cliente en específico. El gerente de ventas conociendo la ubicación de dichos clientes, llega con ellos y les muestra algún nuevo catálogo de productos (si existe) o para determinar si necesitan incrementar la existencia de productos ya adquiridos. El gerente de ventas toma el pedido. También puede apuntar nuevas sugerencias de productos y/o servicios. Cuando estos clientes han hecho una compra al crédito, el gerente de ventas, se encarga de realizar el cobro pertinente.
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Proceso de Control de Créditos Existen algunas compras realizadas al crédito, por lo que tienen una fecha de vencimiento para cancelar. El gerente de ventas lleva el control de dichas compras. Se revisa constantemente dicho documento para evaluar cuáles son las facturas cercanas a vencer para realizar el pago correspondiente y no perder el crédito con los clientes. El pago se realiza con depósito bancario, cheque o en efectivo, según sea requerido por el proveedor.
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CONCLUSIÓN La documentación de los procesos de negocios de Office Mart es un paso de suma importancia para la organización de la empresa, debido a que clarifica los principales negocios de la empresa. Así mismo, es una fuente de información importante para que los empleados puedan realizar una comparación sobre la forma en la que realizan sus actividades y la forma ideal en la que debería de realizarse. De nuevo la empresa no contaba con información documentada formalmente por lo cual fue parte de los encargados del proyecto llevar a cabo la respectiva documentación.
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Gestión de Procesos ANEXOS REVISIÓN DE MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS MAN-PRO-01
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MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN DE PROCESOS Elaborado por: Mayela Pereda Lima Adriana Silva Barreiro Estudiantes
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Revisado por: Camelia Roblero Díaz Asesor Principal de Ventas
Firma
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