คู่มือ Google Drive by AjT Mayuree Srikulwong

Google Drive กรอบแนวคิด Google Drive เป็นการใ ้บริการพื้นที่ า รับการ ร้างและจัดการเอก ารของ Google ที่ทาใ ้ ามารถ ใช้ไฟล์ แบ่ งปัน ไฟล์และแก้ไขไฟล์ร่ ว มกัน ได้จากทุกที่ ที่มี ั ญญาณอินเทอร์เน็ตด้ว ยอุปกรณ์ ที่ ลาก ลาย ซึ่ง ามารถนามาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานของครู เช่น การจัดทา e-Portfolio ของนักเรียน การจัดเก็บไฟล์ข้อมูล ผลการเรียน การแบ่งปันไฟล์และเผยแพร่เอก ารประกอบการ อน รือแผนการ อน

วัตถุประ งค์ 1. เพื่อใ ผ้ ู้เข้ารับการอบรม รู้ และเข้าใจลัก ณะการทางานของ Google Drive 2. เพื่อใ ผ้ ู้เข้ารับการอบรม มัครและใช้งาน Google Drive ได้ 3. เพื่อใ ผ้ ู้เข้ารับการอบรม ามารถจัดการไฟล์ใน Google Drive ได้

เนื้อ า 1. การติดตั้ง Google Drive 2. การจัดการไฟล์ใน Google Drive 2.1 การเพิ่มไฟล์ 2.2 การอัปโ ลดไฟล์ 2.3 การ ร้างไฟล์ 2.4 การลบไฟล์ 2.5 การแบ่งปันไฟล์

ื่ออุปกรณ์ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

อินเทอร์เน็ตความเร็ว ูง เครื่องคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (PC) รือ Notebook เว็บไซต์ Google Drive เพื่อเข้าใช้งานที่ http://drive.google.com โปรแกรม Chrome Browser LCD Projector ใบงาน ใบความรู้

เวลา 1.30 ชั่วโมง

ใบความรู้ที่ 1 การติดตั้ง Google Drive 1. การติดตั้ง Google Drive เริ่มจากการเข้าเว็บไซต์ของ Google Drive ที่ http://drive.google.com โดย Login ด้วย email และ ร ั ผ่านที่ได้ มัครไว้กับ Gmail

1. คลิก ที่ Icon Apps

2. คลิกที่ Drive Login ด้วย email และ ร ั ผ่านที่ได้ มัครไว้กับ Gmail

2. การดาวน์โ ลดไดร์ฟเพื่อติดตั้ง า รับ PC

1. คลิก setting

2. คลิก Download Drive

3. เลือก Download Mac and PC

4. คลิก accept and Install

6. ดับเบิ้ลคลิ๊ก ไฟล์ที่ดาว โ ลดเพื่อ ติดตั้ง

5. เลือกที่จัดเก็บแล้ว Save

3. เริ่มใช้งาน Google Drive ด้วยการลงชื่อเข้าใช้งานโดยการกรอก อีเมล์ และร ั ผ่าน ที่ได้ มัครไว้ กับทาง Gmail ด้วยขั้นตอนตามข้อ 1 4. ตั้งค่าการใช้งาน (ไม่บังคับ จะเลือก รือไม่ก็ได้) ด้วยการเข้า ู่ น้าจอ My Drive เพื่อตั้งค่า ในการ ตั้งค่าข้อมูลทั่วไปและการจัด การ Apps ตามขั้นตอนดังนี้

1 เลือก Settings

2 เลือกเพื่อใ ้ Drive แปลงไฟล์เอก ารที่ uploads เป็น เอก ารรูปแบบของ Google

3 ตั้งค่าภา า

4 เลือกเพื่อใ ้ ามารถแก้ไขเอก ารแบบออฟไลน์ได้

ใบความรู้ที่ 2 การจัดการไฟล์ใน Google Drive 1. การเพิ่มไฟล์เข้า Google Drive 1.1 การเพิ่มไฟล์เข้า Google Drive ด้วยการ copy ไฟล์ รือโฟลเดอร์ไปวางไว้ใน Folder ของ Google Drive ไฟล์ รือโฟลเดอร์ทั้ง มดก็จะถูก Sync เข้ากับ Google Drive เองโดยอัตโนมัติ ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

2. คลิก copy

เลือกไฟล์ที่จะเพิ่ม 3. เปิดโฟลเดอร์ของ Google Drive จะเลือกจากที่ Favorites รือจาก Shortcut ที่ น้า Desktop ก็ได้

4. จากนั้นใ ้ Past เพื่อวางไฟล์ไว้ใน Google Drive ไฟล์ รือ โฟลเดอร์ที่อยู่ใน Google Drive จะถูกอัปโ ลดเข้าไปที่ Server ของ Google Drive ใ ้เองโดยอัตโนมัติ

1.2 การ Sync ข้อมูลกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทาการติดตั้ง Google Drive ไว้แล้ว การ Sync ข้อมูลกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ ทาการติดตั้ง Google Drive ไว้แล้ววิธีการ คือ ลาก ไฟล์ รือ โฟลเดอร์ใ ้ไปอยู่เ นือ My Drive ใ ้เกิด แถบ ี น้ าเงิน ขึ้ น แล้ ว ปล่ อยมื อ จะเป็ น การย้า ยไฟล์ รือ โฟลเดอร์ที่ถูกแบ่งปันใ ้ทางานร่วมกับ Google Drive และ Sync ข้อมูลกับเครื่องที่ติดตั้ง Google Drive ไว้ในเครื่องแล้ว ทาใ ้ไฟล์ รือ โฟลเดอร์จะ ถูกอัป เดตจากเจ้ าของตลอด ากมีการอัป เดต ไฟล์ รือ โฟลเดอร์นั้นก็จะถูกอัปเดตใ ้โดยอัตโนมัติ 2. การอัปโ ลดไฟล์เข้า Google Drive ในการใช้งานจริง ๆ นั้น จะมีบ้างที่บางครั้ง เราอาจจะไปใช้เครื่องอื่นที่ไม่ได้ติดตั้ง Google Drive รือ Google Drive ไม่ใช่ Account ของเรา ากจะต้องติดตั้ง Google Drive ในเครื่องคนอื่น คงไม่ ะดวกแน่ ทาง Google Drive จึงทาฟังก์ชั่น า รับใ ้อัปโ ลดไฟล์ รือโฟลเดอร์ โดยผ่าน น้าเว็บได้เลย วิธีการก็คือ เข้า ู่ น้าจอ My Drive แล้วปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้

1. ใ ้คลิกที่ NEW

3. เลือก File รือ Folder ใน ตัวอย่างเลือกไฟล์ ถานะ Internet

2. เลือกการ อัปโ ลดเป็น File รือ Folder เพียงเท่านี้ก็ ามารถอัปโ ลดไฟล์ รือ โฟลเดอร์เข้า Server ของ Google Drive ได้แล้ว ไฟล์ รือ โฟลเดอร์ที่อัปโ ลดขึ้นไป ก็จะไป Sync กับ เครื่องที่ติดตั้ง Google Drive ใ ้เองอัตโนมัติ

4. คลิกที่ปุ่ม Open

3. การ ร้างไฟล์ใน Google Drive Google Drive มีความ ามารถในการจัดการโฟลเดอร์ จัดการไฟล์ ร้างแบบ อบถาม งานเอก ารงาน นาเ นอ เปรดชีต ภาพประกอบ และอื่นๆ อีกมาก เริ่มต้นด้วยการ คลิกที่ปุ่ม NEW จะมีใ ้เลือกว่าจะ ร้างอะไร ดังนี้ Folder จะเป็นการ ร้างโฟลเดอร์ า รับเก็บไฟล์ File upload า รับอัปโ ลด File ต่างเข้า ู่ Drive Folder uploads า รับอัปโ ลด Folder เข้า ู่ Drive Google Docs เป็น Apps ร้างเอก ารคล้ายกับ Microsoft Word Google Sheets เป็น Apps ร้างตารางคานวณ คล้ายกับ Microsoft Excel Google Slides เป็น Apps ร้างเอก ารนาเ นอ คล้ายกับ Microsoft PowerPoint Google Forms เป็น Apps ร้างแบบฟอร์ม แบบ อบถาม Google Drawing เป็น Apps วาดภาพ ลัก ณะ คล้าย Paint Brush Google My Maps เป็น Apps ร้างแผนที่แบบ ปรับแต่งเองบน Google Maps Connect more apps เป็นการเชื่อมต่อ Apps อื่นๆกับ Drive ตามที่ผู้ใช้ต้องการ

การใช้งาน Apps ต่างๆ ใน Google Drive ามารถดูวิธีใช้ได้จาก Help ของเรื่องนั้นๆ ซึ่งจะอยู่ในเมนู Setting

4. การลบไฟล์ใน Google Drive การลบไฟล์ออกจาก Google Drive ก็ทาในลัก ณะคล้าย ๆ การอัปโ ลดไฟล์ ซึง่ ามารถลบจาก Folder ที่เก็บไฟล์ รือโฟลเดอร์ของ Google Drive ได้โดยตรง ไฟล์ที่ถูกลบไปนี้ ก็จะ Sync กับ Server ของ Google Drive และจะลบไฟล์นี้ใน Server ออกใ ้โดยอัตโนมัติ รืออีกวิธี นึ่ง ามารถลบไฟล์ รือโฟลเดอร์ได้ จาก น้าเว็บได้เลย วิธีการก็คือ เข้า ู่ น้า My Drive แล้วปฏิบัติดังนี้

2. คลิกที่ icon รูปถังขยะ 2. คลิกที่ icon รูปถังขยะ

คลิกที่ไฟล์ รือโฟลเดอร์ ที่ต้องการลบ 1. คลิกเลื1.อกไฟล์ รือโฟลเดอร์ ที่ต้องการลบ 3. ไฟล์ รือ โฟลเดอร์ก็จะถูกลบออกจาก Server ของ Google Drive แล้ว และไฟล์ รือ โฟลเดอร์ ใน Google Drive ที่จัดเก็บในเครื่องก็จะถูกลบออกไปโดยอัตโนมัติ 5. การแบ่งปันไฟล์ใน Google Drive การแบ่งปันไฟล์ รือโฟลเดอร์ของ Google Drive ามารถประยุกต์การแบ่งปันไฟล์ รือโฟลเดอร์ ไปกับ การ ่งอีเมล์ที่ต้องการแนบไฟล์ขนาดใ ญ่ ๆ ได้ รวมไปถึง ามารถอัปเดตไฟล์ รือโฟลเดอร์ ต่าง ๆ ที่ต้องการ แบ่งปันใ ้กับบุคคลอื่น ซึง่ ไฟล์ รือโฟลเดอร์ที่แบ่งปันนั้นจะถูกอัปเดตตลอดเวลา 5.1 การแบ่งปันไฟล์ รือโฟลเดอร์ โดยเข้าเว็บของ Google Drive แล้ว Login ด้วยอีเมล์ที่ได้ มัคร ไว้ซึ่ง มีขั้นตอน ดังนี้

2. คลิกรูป Icon ใช้งานร่วมกัน

1. เลือกไฟล์ รือ โฟลเดอร์ที่ต้องการจะแบ่งปัน

3. การแบ่งปันไฟล์ รือโฟลเดอร์ ใ ้กับบุคคลอื่นใ ้ระบุชื่อ รืออีเมล์ลง ในช่อง ป้อนชื่อ รือที่อยู่อีเมล์ 5. คลิก Done เพื่อ ยืนยันการตั้ง ค่า

4. ตั้งค่าการแบ่งปันว่า จะแบ่งปันแบบไ น จะใ ้ ามารถแก้ไขได้ (Can edit) รือว่า ามารถแ ดงความเ ็นได้ (Can comment) รือดูได้อย่าง เดียว (Can view)

5.2 กรณีต้องการนาลิงค์ไปแชร์ต่อผ่านทาง Gmail, Google +, Facebook ,Twitter รือเครือข่าย ังคมอื่น ามารถ ดาเนินการได้ ดังนี้

1. คลิกที่ Get shareable link เพื่อรับลิงค์

2. เลือก Advanced เพื่อ ตั้งค่าการแชร์

6. ามารถนาลิงค์ไปแชร์ในการแบ่งปัน

3. คลิก Change เพื่อตั้งค่า 4. ตั้งค่าการแบ่งปันไฟล์ รือ โฟลเดอร์ 5. เลือก Save เพื่อยืนยัน

การตั้งค่าการแบ่งปันไฟล์ รือ โฟลเดอร์ ตั้งค่าได้ดังนี้ On-Public on the web มายถึง ผู้ใช้งานทุกคนบนอินเตอร์เน็ต ามารถค้น าไฟล์ และโฟลเดอร์ที่ เราแบ่งปันนี้ได้ ามารถค้น าเจอจากระบบค้น าของ Google รือระบบค้น าจากทางอินเตอร์เน็ตได้ โดย ผู้ใช้งานไม่จาเป็นต้องมี Google Account ก็ ามารถใช้งานไฟล์ รือ โฟลเดอร์นั้นได้ ตัวเลือกนี้เ มาะ า รับ เอก ารที่ต้องการเผยแพร่ ู่ าธารณะ ไม่เป็นเอก ารปกปิด On-Anyone with the link มายถึง ผู้ใช้งาน ามารถเข้าถึงไฟล์ รือ โฟลเดอร์นี้ได้ โดยการได้รับลิงค์ จากเจ้าของไฟล์ รือ โฟลเดอร์ ่งใ ้เท่านั้น ่วนคนอื่นที่ไม่มีลิงค์ รือไม่ได้รับลิงค์ก็ไม่ ามารถเข้าถึงได้ ผู้เข้าใช้ งานไม่จาเป็นต้องมี Google Account ก็ ามารถเข้าใช้งานได้ เพียงแค่มีลิงค์ที่ถูกต้องก็ ามารถเข้าใช้ได้ ตัวเลือกนี้ จึงเ มาะ า รับการแชร์ไฟล์ รือ โฟลเดอร์ใ ้เฉพาะบุคคล เช่น การ ่งอีเมล์ พร้อมแนบลิงค์ของไฟล์ รือ โฟลเดอร์นี้ เป็นต้น Off-Specific people มายถึง ผู้ใช้ต้องมี Google Account และถูกระบุชื่อจากเจ้าของไฟล์เท่านั้น ถึงจะเข้าใช้ได้ ตัวเลือกนี้เ มาะ า รับเอก ารที่ต้องการแบ่งปันเฉพาะบุคคลเท่านั้น