¿CÓMO PRESUPUESTAR?
ANAMARÍA RODRÍGUEZ
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TENGO 20 AÑOS
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EGRESADA DE ECONOMÍA & FINANZAS INT
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NFT COACH / CEEDER EL S AVAL D O R
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FOREVER A DISNEY GIRL
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ESCUCHO MÚSICA RARA
POR QUÉ PRESUPUESTAR?
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QUÉ ES EL PRESUPUESTO? • El presupuesto es la expresión financiera del plan operativo de una organización por un periodo de tiempo determinado, generalmente un año
BENEFICIOS Ayuda a cumplir los objetivos empresariales
Plan de acción tanto a corto como a largo plazo.
Identificar señales de advertencia a tiempo
SOLO SI LO USAN DE UNA MANERA EFICIENTE
C Ó M O H A C ER U N P R ES UP UE S T O ?
CONTAR CON UN PLAN ESTRATÉGICO Y METAS DEFINIDAS • TEN META FINANCIERA: ¿Cuál va ser tu pipeline para la siguiente generación ? • ANALIZA TENDENCIAS DE AÑOS ANTERIORES: Qué pasó el año pasado, donde se gasto más, donde menos, principales ingresos. • DETERMINA MONTOS LIMITES ANTES DE EMPEZAR
ROL ESTRATEGA DEL FINANCIERO • Durante la planeación, Finanzas debe sentarse con cada área y definir las actividades y estrategias que van a utilizar para alcanzar las metas y que impliquen recursos financieros, con el fin de ubicarlos en una “línea de tiempo” y verificar que sean oportunos para los picos de ventas, approved y realized; también para evaluar su viabilidad en cuanto a pertinencia y cocrear con el VP alternativas de optimización de dichas estrategias.
PRONÓSTICA VENTAS (INGRESOS) • Cual es la meta de intercambios (mensual, semanal) por programa
OGX : SALARIO MINIMO
SMMLV * FEE* 0,65 * #XP * 0,8 OGET: 1,26
IGET CUA:
%LC
SEMANAL/ MESUAL
% DE RIESGO
SMMLV * 0,6 * #XP * 0,8
SALARIO MINIMO
%LC
SEMANAL/ MESUAL
IGV XPRO 100% LC
% DE RIESGO
PRESUPUESTAR GASTOS • GASTOS NO OPERACIONALES: Papelería, Team Building, Eventos, Team Days, EBM, ciclos educacionales. • GATOS OPERACIONALES: Llamadas, citas, OPS, IPS, PickUps, ETC.. • GASTOS DE PROYECTOS ESPECIFICOS: PP OGX • IMPREVISTOS: Fondo de reservas, % en especial para iGV
EJEMPLO DE ACTIVIDADES QUE SE DEBEN TENER PLANEADAS • UR para OGX: qué estrategias utilizará MKT y cuándo las implementará? • Estrategias para direccionamiento del LC como: afiches y/o volantes para reclutamiento, material POP, material de sostenimiento para TM (eventos con el LC, ciclos de educación, etc). • Estrategias de material promocional para OGX como: posters informativos, portafolios impresos, Info Session (MRB), citas con las ORIs y comunicaciones de las universidades, stands material ALT para OGX y TXP, inversiones para posicionamiento de marca, materiales para stands (folletos, manillas, pendones…), etc. Nota: no solo basta con definir las estrategias sino que es necesario el momento en que se van a implementar ya que el tiempo es clave para lograr con éxito los picos de reclutamiento (para TM) y los picos de IP, MA, Y RE (para OGX)
• TXP: ¿qué estrategias utilizará TXP y cuándo las implementará? Actividades como ciclos de educación, establecer y definir un sistema de incentivos para invertir en membresía (con retorno a la inversión claro), graduaciones de miembros, IXP (Returnee Day), reclutamiento (materiales proceso de selección, llamadas aplicantes, papalito de miembros), etc. • LCP: Team days, inversiones para la EB a eventos (LDC, NPM, NATCO), inversiones para miembros para eventos (zonalitos, NPM, NATCO), inversiones para LCP a eventos (IC, IGN). • IGV: Cantidad de proyectos a ejecutar, número de trainees a traer, condiciones en las que se van a traer los trainees (qué se les dará?), Cómo financiarán los proyectos?, Cómo harán el delivery de los proyectos?, Etc
ESTRUCTURAR EL PRESUPUESTO CADA UNA DE LAS ÁREAS Es esencial que cada una de las áreas operativas cuente con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez va a colaborar al cumplimiento del presupuesto organizacional. • a) Motivación y reto al tener que cumplir con metas específicas y alcanzar los objetivos del presupuesto para aportar valor y colaborar en la obtención de la meta global del LC. • b) Brinda la responsabilidad a cada persona asignada en cuanto al manejo más eficiente de los recursos. • c) Ayuda a la toma de decisiones autónomas de cada encargado de área. • d) Evita que los objetivos operacionales sean manipulados. • e) Consolida la estructura organizacional delimitando autoridad y responsabilidad. • f) Fomenta la planeación y anticipación a las situaciones que puedan presentarse. • g) Arroja importantes indicadores como: eficiencia en ventas, productividad, eficiencia por departamento, uso de los recursos, cumplimiento de metas, gastos innecesarios, etc.
PRONOSTICAR EL FLUJO DE EFECTIVO • El flujo de efectivo proyectado es una herramienta básica para la gestión financiera, con ella se planifica el uso más eficiente del efectivo con que cuenta tu LC. • Cuando es positivo indica que la empresa tiene financiamiento suficiente para la operación, en caso contrario requeriría contar con financiamiento adicional.
PROGRAMAR REVISIONES PERIÓDICAS • Cabe mencionar que las revisiones de presupuesto no son una actividad puntual o única en un periodo de tiempo, para que tu entidad esté bien gestionado deben de realizarse continuamente las revisiones en un ciclo de mejora continua buscando siempre la mayor rentabilidad sin disminuir la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa.
TOMAR ACCIONES RESPECTO A LAS VARIACIONES DE RESULTADOS VS • Conforme se realizan las revisiones del PRESUPUESTO presupuesto se hace frente a la situación y desempeño real de acuerdo a los recursos asignados en el mismo, cuando se detecta alguna desviación es importante que se lleven a cabo las acciones pertinentes para corregirlo e identificar las áreas de la empresa que no están siendo eficientes en el manejo de los recursos asignados, determinar prioridades y realizar los ajustes que sean necesarios para que se cumplan en tiempo y forma. • Es crítico que durante este proceso analices con detalle si las desviaciones presentadas se deben a un mal manejo, a un evento extraordinario que se presentó durante el periodo o incluso si es válido que se evalúen de nuevo las políticas de gastos o las estimaciones de ventas para corroborar que se está presupuestando de la manera correcta en base a objetivos específicos, realistas, medibles y alcanzables en el periodo de tiempo determinado. • La planeación financiera a través de un presupuesto dará a la organización un funcionamiento más ordenado al aprovechar las oportunidades y recursos financieros, prever las necesidades de dinero con anterioridad y priorizar su aplicación buscando la mayor rentabilidad.
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