Es la primera conferencia del año, y vamos a comenzar este 2022 con la mejor actitud. Vamos a llegar a cada miembro y cada líder de la entidad nacional, para que se reconecten con el propósito de la organización iniciando la próxima gestión 22.23.
objetivo
objetivo Bajar el Replanning del MC a la red y conocer a los líderes de las entidades locales. Preparar a toda nuestra membresía para planear su primer semestre. Elección del próximo MCP de AIESEC en Colombia. Awards nacional.
fechas del evento EST ACADEMY 25 y 26 de Enero
VPM PM
27 y 28 de Enero
MCP ELECTION 29 de Enero
NPM
30 de Enero a 1 de Febrero
TIMELINE DE elecciоes de oc launch Noviembre 8
ddl
Noviembre 14
entrevistas Noviembre 15 a 18
anuncio Noviembre 19
estructura del oc OCP
OCVP F&LM
OCVP LOG LOG MNGR LOG MNGR
OCVP er er MNGR
OCVP DE de MNGR de MNGR
OCVP Dx dx MNGR dx MNGR
REQUERIMIENTOS para aplicar
�No haber renunciado a un rol en los últimos 6 meses �Tener endorsement de la entidad local de la que haces o hiciste parte �Experiencia de OC (preferible) �Tener disponibilidad 100% durante los días del evento (del 25 de Enero al 1 de Febrero) �Tener disponibilidad de estar en Bogotá durante los días del evento (preferible, no indispensable)
PROCESO DE aplicación
El formulario de aplicación lo encontrarás en el siguiente link
bit.ly/AppOCNPM Consiste de una página principal donde subirás el endorsement de tu entidad local y tu mejor foto. Luego viene un cuestionario general, donde seleccionarás el rol al que estás aplicando, y te llevará al cuestionario específico de ese rol que quieres. Ten en cuenta que para el rol de DX deberás presentar una propuesta de línea gráfica a través de una pieza para historias y una para el feed, para que las tengas listas antes de llenar el link.
OCP job descriptiо Responsable de liderar y trackear el equipo del OC, asegurar una gran conferencia para OC, delegados y Conference Team. También debe asegurar una conferencia sostenible, y trabajar con ER para asegurar aliados del evento. Reporta a: CM Background: -Manejo de equipo -Experiencia de OC -Experiencia de TL o EB
KPI Pre
During Post
�Crear la estructura del OC junto con CM. �Tener reuniones semanales con el equipo del OC definido. �Liderar a todo el equipo del OC y entregar team standards a OCVPs. �Crear mensajes semanales para mantener sintonizados a OC, LCVPs y LCPs. �Reportar periódicamente al Conference Manager el estado de cada coordinación del OC.
�Asegurar la calidad de la conferencia. �Ser parte de check in y check out junto al Conference Team. �Crear y entregar el reporte final y reporte financiero. �Transición al próximo OCP.
f&lm job descriptiо A cargo de manejar y controlar los recursos financieros, ingresos y gastos del evento, de manera que se garantice y entregue un evento sostenible. También es responsable de verificar acuerdos con aliados y crear un plan de riesgos financieros. Reporta a: OCP y CM Background: -Conocimiento financiero. -Organización y proactividad. -Pensamiento estratégico. -Orientado a soluciones.
KPI
Pre
During
Post
�Crear presupuesto para el evento. �Entrenar al OC en procesos de gastos y pagos a proveedores. �Verificar y llevar seguimiento del presupuesto de OCVPs. �Gestionar el efectivo en todo lo relacionado con compras y materiales necesarios. �Verificar y mantener a salvo todos los recibos. �Presentar un reporte financiero semanal. �Responsable de mantener la contabilidad del evento. �Soportar actividades de ER. �Hacer seguimiento del presupuesto: ejecutado vs. planeado. �Gestionar el efectivo en todo lo relacionado con compra de materiales necesarios. �Verificar y mantener a salvo todos los recibos. �Apoyar la logística del evento. �Entregar productos y hacer el cierre financiero de la tienda. �Reporte final �Cierre financiero de la conferencia. �Transición al próximo OCVP F&LM.
LOG job descriptiо Responsable de responder por todas las necesidades logísticas del evento, que principalmente incluyen el transporte, comida, audiovisuales, aperitivos y las diferentes necesidades para cada sesión. Responsable de garantizar el flujo de cada sesión y la satisfacción de la logística. También será responsable de la entrega de los eventos especiales (EST,PM) a tiempo.
Reporta a: OCP y CM Background: -Habilidades de ventas -Experiencia de OC -Experiencia de ER -Manejo de equipo
KPI
Pre
During Post
�Crear una estructura de equipo logístico efectivo �Crear una herramienta para solicitar los materiales y mantener seguimiento de los mismos. �Garantizar un plan de riesgos. �Coordinar todas las necesidades logísticas para el evento (video beam, sistema de sonido, regalos, materiales, buenas comidas para los delegados, etc.) �Actividades de ER para los materiales. �Garantizar los espacios para el desarrollo de los eventos especiales. �Ejecutar cada detalle logístico durante el evento �Manejar y administrar el OC como soporte logístico
�Reporte final �Inventario de materiales �Transición para el próximo OC LOG
er job descriptiо Encargado de establecer alianzas y patrocinios para garantizar la sostenibilidad del evento; mientras tanto deberá manejar un equipo para hacer más masiva la consecución de los recursos en diferentes ciudades. Reporta a: OCP y CM Background: -Habilidades de ventas -Experiencia de OC -Experiencia de ER -Manejo de equipo
KPI Pre
During Post
�Crear una estructura de equipo efectivo �Trabajar en sinergia con DE & LOG �Crear una nueva segmentación estratégica de nuevas compañías y patrocinadores potenciales �Ejecutar y tener reuniones con compañías con el propósito de establecer patrocinios. �Asegurar que todas las ventas cerradas tienen toda la documentación legal requerida por el MC. �Asegurar la mejor conferencia para los delegados �Asegurar la mejor experiencia para los patrocinadores �Soportar a logística
�Reporte final �Cerrar o continuar cada relación establecida con compañías o patrocinadores �Transición para el próximo OC ER.
de job descriptiо Encargado del registro, atención y comunicación con los delegados. La persona debe proponer soluciones rápidas y efectivas a cada delegado, garantizar un plan de riesgos y entregar la mejor experiencia. Reporta a: OCP y CM Background: -Organización y proactividad -Manejo de equipo. -Habilidades de venta y negociación. -Actitud de servicio
KPI
Pre
During Post
�Garantizar las mejores condiciones de acomodación y experiencia a los delegados. �Garantizar un plan de riesgos para los delegados. �Gestionar la red de Experience Promoters y la correcta comunicación con los delegados. �En sinergia con DX, asegurar las metas de inscritos de los delegados. �Crear una herramienta para solicitar cartas o permisos para los asistentes. �Trabajar con ER para la gestión del welcome package. �Wow moments para los delegados durante la conferencia. �Soporte a logística. �Condiciones VIP �Manejar una buena experiencia virtual para los delegados virtuales. �Comunicación con los Experience Promoters, envío de links e información relevante al evento, para que llegue a todos los comités.
�Reporte final. �Transición al próximo OC DE
dx job descriptiо Principal responsable de la imagen de la conferencia, la generación de contenido, estrategias digitales y de difusión en todo AIESEC y redes externas.
KPI
Pre
Reporta a: OCP and CM Background: -Conocimientos de diseño y edición de vídeo. -Organización y proactividad. -Manejo de Redes sociales. -Administración de la información. - Pensamiento creativo.
During
Post
�Generación de línea gráfica e imagen del evento. �Generación y difusión de material promocional (hashtags, redes sociales) �Promover la conferencia a todos los comités locales. �Trabajar en sinergia con ER para generar materiales de venta. �Trabajar en sinergia con DE para hacer toda la producción y difusión de materiales a todos los delegados. �Responsable de material audiovisual (imágenes, GIFs, videos) �Generar boletín diario o video para informar a los delegados y la red de AIESEC sobre cada día del congreso. �Organizar la foto oficial del congreso con todos los delegados. �Generar una comunicación dinámica durante la conferencia con todos los delegados. �Participar en la parte logística del evento.
�Reporte final. �Generar un álbum de fotos y el video final. �Transición al próximo OC DX.
INFORMACIÓN de cоtacto
Santi Hernández Conference Manager 21.2 conferencias@aieseccolombia.org +57 324 634 0975
Dani Saavedra
MCVP PM talentohumano@aieseccolombia.org +57 350 7857085