- CROSSWAY 2016 BUCARAMANGA PAQUETE DE APLICACIÓN OC
1. Informaciรณn General del Proceso 2. Estructura OC Crossway 3. Conference Team 4. Manual de Funciones 5. Contenido Aplicaciรณn 6. Preguntas Generales 7. Preguntas Especificas 8. Contacto
Lanzamiento Aplicaciones – Martes 13 de Septiembre.
Cierre de Aplicaciones – Sábado 17 de Septiembre 8:00 pm Presentación OC- Domingo 18 de Septiembre. Primera Reunión – Lunes 19 de Septiembre OC Time – 19 Septiembre / 31 Diciembre OC in situ – 1 de Diciembre VPM/PM – 13- 14 de Diciembre
Youth Speak Forum – Fecha, por definir Crossway Bucaramanga 2016 – 15-19 Diciembre
No existirá OC YSF aparte, este estará integrado dentro del OC Crossway, así como la logística del VPM/PM. ¡¡¡¡Por ello la estructura es tan amplia!!! [IMP] Las personas fuera de Bucaramanga deben llegar a la ciudad el 1 de Diciembre 2016. Alojamiento y Alimentación cubiertos por el OC. Tiquetes Ciudad de origen-Bucaramanga-Ciudad de Origen deben ser cubiertos por el aplicante.
Se debe enviar un PDF de máximo 10 hojas con la forma:
Nombre_Cargo_Crossway2016 al los siguientes correos:
daniel.corzoa@aiesec.net fernanda1.lopez@aiesec.net antes de la hora del cierre de aplicaciones.
OCP
OCVP Finances
OCVP External Relations
ER Manager
OCVP DX&COMM
PR Director
OCVP Special Events
Youth Speak Forum Director
OCVP Delegate Service
DS Manager
OCVP Logistics
Logistics Manager
ER Manager
Preferiblemente vivir en Bucaramanga Preferiblemente vivir en MedellĂn / BogotĂĄ Sin preferencia
Horas por semana: 15
CONFERENCE TEAM
Camilo Baldovino AGENDA MANAGER
Fernanda Lรณpez Daniel Corzo
CONFERENCE MANAGER
OCP
Rol: OCVP
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Encargado de manejar y controlar los recursos financieros, ingresos y gastos del evento con el fin de garantizar y realizar un evento sostenible.
Reporta a: OCP Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre Horas necesarias : 15 por semana
Responsable de verificar los acuerdos con los
RESPONSABILIDADES
patrocinadores y el creador de un plan de riesgos.
Antes
• Crear el presupuesto de tres posibles escenarios (Pesimista – normal –optimista) • Verificar y dar seguimiento al presupuesto de cada OCVP • Manejar el dinero en efectivo en todo lo relacionado con las compras o materiales necesarios. • Comprobar y guardar todas las cotizaciones y facturas. • Presentar informe financiero por semana. • Responsable de mantener la contabilidad del Congreso. • Apoyar actividades ER
Durante
• •
Después
• Informa final de actividades • Cierre financiero de la conferencia
PRE-REQUISITOS • Conocimientos financieros • Experiencia EB/OC • Organización, Proactivo
• Pensamiento Estratégico • Orientado a Soluciones
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo
• Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional • Fee Free
Seguimiento del presupuesto: ejecutado / planeado Manejar el dinero en efectivo en todo lo relacionado con la compra de los materiales necesarios. • Comprobar y guardar todas las cotizaciones y facturas. • Apoyar la logística del evento
Rol: OCVP
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Encargado de establecer alianzas y patrocinios
Reporta a: OCP
para garantizar la sostenibilidad del evento, así
Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre
como el manejo de un equipo (2 managers) para
Horas necesarias : 15 por semana
hacer mas masivo la consecución de recursos.
PRE-REQUISITOS • Habilidades en Ventas
RESPONSABILIDADES Antes
• Crear una estructura efectiva del equipo de ER. • Trabajar en sinergia con DS, SE, Logística • Creación de una segmentación estratégica de nuevas empresas y patrocinadores potenciales.. • La realización de reuniones de empresa con el fin de establecer patrocinios. • Asegúrese de que las relaciones establecidas con empresas o patrocinadores tienen los documentos solicitados por el MC en orden.
Durante
• Asegurar el mejor evento para los delegados • Asegurar la mejor experiencia para los patrocinadores • Apoyar Logística
Después
• Cierre o seguir cada relación establecida con una empresa o patrocinador. • Informe final de actividades.
• Experiencia EB/OC • Experiencia ER • Persistencia • Manejo de equipo
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo • Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional
• Fee Free
Rol: CST (Conference Sopport Team)
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Encargado de establecer alianzas y patrocinios
Reporta a: OCVP ER
para garantizar la sostenibilidad del evento.
Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre Horas necesarias : 15 por semana
PRE-REQUISITOS • Habilidades en Ventas
RESPONSABILIDADES Antes
• Trabajar en sinergia con DS, SE, Logística • Creación de una segmentación estratégica de nuevas empresas y patrocinadores potenciales.. • La realización de reuniones de empresa con el fin de establecer patrocinios. • Asegúrese de que las relaciones establecidas con empresas o patrocinadores tienen los documentos solicitados por el MC en orden.
Durante
• Asegurar el mejor evento para los delegados • Asegurar la mejor experiencia para los patrocinadores • Apoyar Logística
Después
• Cierre o seguir cada relación establecida con una empresa o patrocinador. • Informe final de actividades.
• Experiencia ER • Persistencia • Habilidades comunicativas • Orientado a Resultados
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo • Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional
• Fee Free
Rol: OCVP
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Reporta a: OCP
Principal responsable de dar una imagen al
Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre
Congreso, así como la generación de su difusión
Horas necesarias : 15 por semana
en toda la red de AIESEC y externa.
PRE-REQUISITOS
RESPONSABILIDADES Antes
• Generación y difusión de material promocional (hashtag, redes sociales, wix) • Promover la conferencia a todos los comités locales. • Trabajando en sinergia con ER para generar material de ventas. • Trabajando en sinergia con la DS para la producción y difusión de materiales a los delegados. • Promoción del Youth Speak Forum. • Responsable de la tienda oficial de la Conferencia.
Durante
• Generar un "boletín" diario o vídeo para informar a los delegados y a la red de AIESEC sobre cada día del Congreso. • Organizar la fotografía oficial del Congreso con todos los delegados. • Generar una comunicación dinámica durante la conferencia para los delegados. • Logística del evento
Después
• Informa final de actividades • Al final de Crossway generar un álbum de fotografías
• Conocimientos de diseño • Organización, Proactivo • Social Media
• Administración de la información • Pensamiento Creativo
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo
• Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional • Fee Free
Rol: CST (Conference Sopport Team)
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Principal responsable de la estrategia de medios
Reporta a: OCVP DX & COMM Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre
para hacer visible CROSSWAY 2016 ante externos y aliados, así como garantizar alianzas
Horas necesarias : 15 por semana
estratégicas con medios de comunicación.
RESPONSABILIDADES PRE-REQUISITOS
Antes
• Generación y difusión de noticias y comunicados de prensa • Promover la conferencia a nivel nacional en medios de comunicación • Trabajando en sinergia con ER para generar alianzas con Medios de Comunicación. • Soportar agenda de medios para Youth Speak Forum
Durante
• • • •
Después
• Informa final de actividades • Al final de Crossway generar una noticia para medios.
• Organización, Proactivo • Social Media • Pensamiento Creativo • Orientado a Soluciones
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo
• Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional • Fee Free
Apoyar logística del evento Apoyar labores DX & COMM. Llevar a cabo agenda de medios Logística del evento
Rol: OCVP
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Reporta a: OCP
Responsable de la organización de los eventos
Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre
de la agenda diaria del congreso. Creación de
Horas necesarias : 15 por semana
un fiesta de calidad cada día, así como de la sostenibilidad financiera del Youth Speak Forum y la Gala de Premiación. Además será el
Antes
• Crear una estructura efectiva del equipo SE. • Crear un presupuesto sostenible. • Llevar a cabo estrategias para la venta y sostenibilidad de los eventos. • Junto con el OCP, proceso de permisos para eventos especiales (si es necesario). • Trabajar en sinergia con FNZ y ER para lograr la sostenibilidad en todos los eventos. • Desarrollar, junto con logística, el plan de transporte en el periodo más corto de tiempo. • Creación de plan de contingencia y seguridad para los delegados en cada evento.
Durante
• Wow moments a los delegados durante los eventos. • Planificar la acción para evitar desorden para después de las fiestas en el hotel. • Estrategia Wake Up. • Garantizar los mejores eventos especiales
Después
• Informa final de actividades • Manejo de patrocinadores y cierre de experiencia
responsable de la ejecución de VPM/PM
PRE-REQUISITOS • Experiencia EB/OC • Organización, Proactivo • Manejo de equipo
• Habilidades de ventas y negociación
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo
• Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional • Fee Free
RESPONSABILIDADES
Rol: CST (Conference Sopport Team)
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Responsable de la organización y sostenibilidad
Reporta a: OCVP SE
del Foro.
Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre Horas necesarias : 15 por semana
PRE-REQUISITOS RESPONSABILIDADES
• Experiencia OC • Organización, Proactivo
Antes
• Crear un presupuesto sostenible. • Llevar a cabo estrategias para la venta y sostenibilidad del evento. • Gestionar espacios para el Foro. • Masificar asistencia al foro con externos. • Garantizar un excelente Welcome Package • Garantizar un excelente almuerzo y refrigerio. • Creación de plan de contingencia y seguridad para los delegados.
Durante
• Logística del Foro, inscripción de asistentes AIESECos y Externos. • Apoyo Logística durante Crossway.
Después
• Informa final de actividades • Manejo de patrocinadores y cierre de experiencia
• Manejo de equipo • Habilidades de ventas y negociación
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo
• Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional • Fee Free
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Responde para proporcionar alojamiento para cada uno de los delegados, responsable de
Rol: OCVP Reporta a: OCP Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre
garantizar el plan de riesgos y condiciones a delegados especiales, manejo de registro a la
Horas necesarias : 15 por semana
RESPONSABILIDADES
Conferencia, tener toda la información de cada delegado y asegurar su mejor experiencia.
Antes
• • • • •
Buscar alojamiento para los delegados Garantizar un plan de riesgos. Comunicación con los JDD y delegados Inscripción delegados sinergia con DX&COMM ER para Welcome Package
Durante
• • • • • • • •
Estrategia Pick up Wow momentos a los delegados durante la conferencia Estrategia Wake Up. Apoyo Logística Sugar Cubes Estrategia perdido y encontrado Condiciones VIP Comunicación JDD
Después
• Informa final de actividades
PRE-REQUISITOS • Experiencia EB/OC • Organización, Proactivo • Manejo de equipo
• Habilidades de ventas y negociación
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo
• Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional • Fee Free
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Rol: CST (Conference Sopport Team)
Responde para proporcionar alojamiento para
Reporta a: OCVP DS
cada uno de los delegados, responsable de
Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre
garantizar el plan de riesgos y condiciones a
Horas necesarias : 15 por semana
delegados especiales, tener toda la información
RESPONSABILIDADES
de cada delegado y asegurar su mejor experiencia.
Antes
• • • • •
Buscar alojamiento para los delegados Garantizar un plan de riesgos. Comunicación con los JDD y delegados Inscripción delegados sinergia con DX&COMM ER para Welcome Package
Durante
• • • • • • • •
Estrategia Pick up Wow momentos a los delegados durante la conferencia Estrategia Wake Up. Apoyo Logística Sugar Cubes Estrategia perdido y encontrado Condiciones VIP Comunicación JDD
Después
• Informa final de actividades
PRE-REQUISITOS • Organización, Proactivo • Manejo de equipo • Habilidades de ventas y
negociación
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo
• Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional • Fee Free
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Rol: OCVP
Responder a todas las necesidades logísticas para el
Reporta a: OCP
evento, que principalmente incluye el equipaje,
Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre
transporte, comidas, materiales, audiovisuales,
Horas necesarias : 15 por semana
aperitivos y diferentes necesidades de sesiones. Asimismo, será responsable de garantizar el flujo de
RESPONSABILIDADES
sesiones y la satisfacción logístico; Durante el evento, dar respuesta eficaz a las necesidades logísticas
Antes
• Crear una estructura efectiva del equipo de logística. • Crear un presupuesto sostenible para las necesidades logísticas. • Buscar los mejores espacios para el Congreso. • Garantizar Plan de riesgos. • La coordinación de todas las necesidades logísticas para el evento (video beam, micrófonos, sistema de sonido, regalos, materiales, transporte eficaz, buenas comidas para los delegados, etc.). • Actividades ER para materiales
Durante
• Asegurar buen sistema de transporte y el método de entrega de las comidas. • Estrategia Pick Up • Ejecución de cada detalle logístico durante el evento. • Manejar al OC como soporte Logístico
Después
• Informa final de actividades
PRE-REQUISITOS • Experiencia EB/OC • Organización, Proactivo • Manejo de equipo
• Habilidades de ventas y negociación
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo
• Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional • Fee Free
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Rol: CST (Conference Sopport Team)
Responder a todas las necesidades logísticas para el
Reporta a: OCVP Logistics
evento, que principalmente incluye el equipaje,
Tiempo Parcial: 19 de septiembre – 31 de diciembre
transporte, comidas, materiales, audiovisuales,
Horas necesarias : 15 por semana
aperitivos y diferentes necesidades de sesiones. Asimismo, será responsable de garantizar el flujo de
RESPONSABILIDADES
sesiones y la satisfacción logístico; Durante el evento, dar respuesta eficaz a las necesidades logísticas
Antes
• Crear un presupuesto sostenible para las necesidades logísticas. • Buscar los mejores espacios para el Congreso. • Garantizar Plan de riesgos. • La coordinación de todas las necesidades logísticas para el evento (video beam, micrófonos, sistema de sonido, regalos, materiales, transporte eficaz, buenas comidas para los delegados, etc.). • Actividades ER para materiales
Durante
• Asegurar buen sistema de transporte y el método de las comidas. • Estrategia Pick Up • Ejecución de cada detalle logístico durante el evento.
Después
• Informa final de actividades
PRE-REQUISITOS • Organización, Proactivo • Manejo de equipo • Habilidades de ventas y
negociación • Trabajo bajo presión
BENEFICIOS • Desarrollo de liderazgo
• Posicionamiento Local y Nacional • Crecimiento personal y profesional • Fee Free
Perfil (1 Pagina) Información Personal
Celular, correo electrónico, Skype, Redes Sociales, Tu mejor Fotografía , Comité.
Estudios y Experiencia
Detalle su experiencia académica, estudios completados y habilidades que quiera resaltar Detalle cronológicamente su experiencia profesional (Si aplica)
Experiencia AIESECa
Lista de roles asumidos durante tu experiencia dentro de la organización, logros y aprendizajes por cada rol. Lista de Conferencias Locales, Nacionales e internacionales como delegado Su mayor logro dentro de AIESEC
Información Adicional
Rol: Por favor escriba el rol al que esta aplicando y mencione una segunda opción de su interés Link de video en YouTube (Publico) máximo 3 minutos ¿Por qué soy el mejor candidato al cargo al que aplico?
Preguntas Generales (3 Paginas Máximo) Preguntas Especificas (4 Paginas Máximo)
Cartas de Apoyo (2 Paginas) Endorsement LCP 2016 de su Comité Local Endorsement Externo
1. Escriba en una página cómo se imagina Crossway 2016 desde su rol. 2. Por qué decidió aplicar a este OC y como se alinea esta decisión con su vida personal y AIESECa?. 3. Qué ventajas trae para usted ser parte del OC Crossway 2016?. 4. Después de leer la descripción del trabajo al rol al que desea aplicar, desarrolle un TimeLine de tres meses como OC member (especifique las
tareas que desarrollaría semana a semana). 5. Quiere ser recordado en el OC Crossway por …. (complete como bien le parezca).
Finances • Elabora un presupuesto aproximado del evento con tres escenarios: Pesimista –Normal –Optimista. • Cómo garantizaras que el evento no deje perdidas? Enumera tus estrategias.
External Relations (Maganer /OCVP) • ¿Cómo sería tu trabajo con un equipo de dos miembros que se encuentran en ciudades diferentes?. • ¿Qué factor diferenciador tendrá el equipo ER para garantizar que el evento no tenga perdidas?. • ¿Cuál sería tu plan (desde la formulación hasta el cierre del convenio) para conseguir patrocinios?. • ¿Que empresas de tu ciudad creerías que pueden apoyar la ejecución del evento?, ¿como llegarías a ellas?. • ¿Que harías en caso de que un patrocinador gestionado por ti, cancela un día antes del evento?.
Logistics (Manager/OCVP) • Elabora dos estrategias para apoyar el patrocinio de materiales. • Elabora dos estrategias para reducir el costo del transporte.
• Crea un calendario con los requerimientos logísticos que necesita el evento.
OCVP DX & COMM • Escribe mínimo tres estrategias para que los delegados interactúen con el evento antes de su desarrollo. • Presenta algunas piezas graficas de cómo sería una campaña de expectativa para el evento. • ¿Cómo garantizaras que el evento sea tendencia en redes sociales?. • ¿Cuál sería tu mayor sueño dentro del OC Crossway?.
PR MANAGER • ¿Cómo garantizaras que el evento sea cubierto por medios nacionales? • Crea un plan de medios durante tres meses. • Escribe mínimo tres estrategias que utilizaras para que el evento sea reconocido a nivel externo.
Delegate Service (Manager /OCVP) • ¿Cómo garantizaras la participación de 500 delegados? • ¿Como garantizaras una efectiva y eficiente comunicación con los delegados y sus jefes de delegación? Crea una estrategia de comunicación interna • ¿Qué harás o que propones para que todos los delegados te reconozcan como el mejor OCVP/MGR DS de la historia? • Escribe 5 diferencias que tendrá un delegado VIP comparado con un delegado normal • ¿Qué esperas contenga el welcome package entregado el primer día de la conferencia a los delegados y como garantizaras que suceda?
OCVP Special Events • Escribe mínimo tres estrategias por cada evento para garantizar que serán sostenibles (VPM/PM, YSF, GN, PARTIES) • Escribe el sueño como OCVP mas grande que tienes en la entrega de cada evento especial, y como
garantizaras que ocurra.
Youth Speak Forum (Director / Member) • Escribe mínimo tres estrategias para garantizar que el evento serán sostenible. • ¿Que harías si un día antes del evento te cancelan el lugar del foro? • ¿Cómo te imaginar el mejor YSF y qué estrategias implementaras para que esto pase?.
• Gala Nigth Director • Escribe mínimo tres estrategias para garantizar que el evento serán sostenible. • ¿Que harías si un día antes del evento te cancelan la cena del evento? • ¿Cómo te imaginar la mejor Gala de Premiación de AIESEC en Colombia y qué estrategias implementaras
para que esto pase?
INFORMACIร N DE CONTACTO
Fernanda Lรณpez
CONFERENCE MANAGER (+52) 15519394399 fernanda1.lopez@aiesec.net
Daniel Corzo OCP
(+57) 3185208206 daniel.corzoa@aiesec.net
#NuncaNuncaAntesVisto #CrosswayEnBucaramanga