Project-Based Structures AIESEC en Uruguay 14.15
Por qué una estructura con base en proyectos? Equipos alineados con los timelines de los programas.
Equipos enfocados en entregables específicos.
Áreas caracterizadas como proyectos.
Qu茅 es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporario que busca crear un producto/servicio/resultado exclusivo (Project Management Book of Knowledge, 2008). Proyectos son S.M.A.R.T! SPECIFIC Tiene un objetivo claro y definido para lograr resultados claros y definidos.
MEASURABLE Es planificado y dividido en fases identificables y cada una contiene metas medibles.
ATTAINABLE Sus objetivos deben ser alcanzables, o sea, deben tener en cuenta la necesidad y los recursos disponibles.
TIME-BOUND Deben tener fechas claras de inicio y final. RELEVANT Surgen a partir de nuevas ideas. Ofrecen una respuesta/soluci贸n a una necesidad/ problema.
Beneficios • Impulsar Performance – con entregables específicos y dentro de un timeline, los miembros se vuelven más orientados a resultados y eso influye en la performance de las áreas y en el logro de los MoS. • Flexibilizar @XPs – trabajar en proyectos de corto-plazo permite que los miembros vivan diferentes AIESEC XPs y así conozcan más y mejor la organización. Ofreciendo más experiencias, llevamos nuestra capacidad de desarrollar liderazgo a más personas y así lograr miembros multi-task y conectados con los valores de AIESEC. • Remarkable Experiences – la estructura de proyectos permite que los miembros tengan sus expectativas alineadas con el trabajo que van a hacer, empezando por JDs claras y específicas. Con expectativas alienadas, la calidad de nuestras experiencias y la satisfacción de nuestros stakeholders solo va a crecer.
• Tasa de retención – con metas claras y timeline definido, garantizamos el interés del miembro por quedarse en la organización y aprovechar todas las oportunidades que AIESEC ofrece.
Tipos de proyectos • Operacional – proyectos enfocados en entregar ELD (TMP|TLP|GCDP|GIP). Son generalmente de corto-plazo (3 meses) y en cantidad relativa al foco del LC. Ej: oGCDP Project en Universidad X. • Funcional – proyectos enfocados en soportar los Proyectos Operacionales. Son generalmente de corto-plazo (3 meses) y en cantidad relativa al foco y planning del LC. Ej: OC Reclutamiento. • Estratégicos – proyectos multi-funcionales enfocados en el desarrollo organizacional. Son generalmente de largo-plazo. Ej: Alumni Relationship Project. IMPORTANTE! Al lado de los proyectos, algunos procesos se mantienen. Los procesos son entregables que no tienen fechas especificas de inicio y fin porque necesitan ser hechos de forma continua. Ej: RAMARE; NPS; Team Minimus Tracking – Esos procesos son entregados por los miembros junto a las actividades de los proyectos.
Tipos de proyectos • YM – el corner YM trabaja con proyectos de cortoplazo (3 meses) y algunos procesos. • ICX – ICX trabaja con proyectos de corto-plazo (3 meses) y algunos procesos. • F&L y TM – las dos áreas trabajan generalmente con procesos y proyectos de corto-plazo esporádicos durante el año.
Estructuras y JDs
oGCDP + MKT
oGCDP TMP oGCDP TLP
oGCDP TMP oGCDP TMP
VP oGCDP
MKT TMP oGCDP TMP oGCDP TLP
oGCDP TMP oGCDP TMP MKT TMP oGCDP TMP
oGCDP TLP
oGCDP TMP oGCDP TMP MKT TMP
VP MKT
YM • 3-4 proyectos con duración de 3 meses en las universidades de la segmentación. • Cada proyecto cuenta con 3 miembros oGCDP y 1 miembro MKT, que debe trabajar en conjunto con los demás para todo lo relacionado a promoción y logro de inscriptos. Los cuatro deben participar de las reuniones y actividades del proyecto. • Los miembros oGCDP se reportan a su VP, mientras el miembro MKT se reporta a los dos VP YM. • JDs: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=1 0307963
TM + F&L
GCDP Manager HR Manager
VP F&L
VP TM
GCDP Manager
GCDP manager
TM • Aunque el VP sea el responsable final por el manejo de Talent Capacity en el LC, los miembros del área dividen entre si las responsabilidades de trackear Team Minimus y necesidades de L&D en las operaciones (GCDP Manager) y la selección & inducción de miembros y TLPs (HR Manager). • JDs: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=1 0307965
F&L • En entidades Begginer (20-40 X RE, según AI), no es recomendando tener miembros específicos para F&L más allá del VP. En esos casos, el VP puede manejar las operaciones financieras solo porque la demanda de trabajo no es excesiva. Para entidades Intermediate (40-90 X RE), se puede agregar Managers responsables por el programa foco (GCDP Manager, en el caso de AIESEC en Uruguay) para apoyar el VP. • JDs: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?con tentid=10307965
ICX
VP iGCDP
iGCDP – julio a agosto 2014
TMP
TLP
TMP TMP
ICX – septiembre a diciembre 2014 iGIP Delivery Manager
VP ICX
iGIP Delivery Manager
iGIP Delivery Manager
iGIP Delivery Manager
iGCDP TMP
ICX • @Montevideo: foco en entregar los proyectos iGCDP en marcha y hacer ventas solo para realización en 2014. • En septiembre, el rol de la VP iGCDP de @Monte evoluciona para VP ICX y ella va a ser responsable por manejar el equipo nacional de Delivery al lado del MCVP BD. Los miembros de ese equipo serán TMPs de @Monte y @MVD. • Del equipo nacional deben salir los dos VPs iGIP, que en 2015 van a liderar el área a nivel local. JDs iGCDP: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=103 07967 JDs iGIP: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=103 08213
Dudas? regiane.folter@aiesec.net MCVP OD+TM AIESEC em Uruguay carolina.quiroga@aiesec.net MCP AIESEC em Uruguay