Team minimums booklet by MCEB Beat

Team Minimums AIESEC en Uruguay

Team Minimums • La experiencia de un equipo se traduce en las necesidades individuales de cada uno de sus miembros + las demandas de la organización donde este grupo está situado. • En AIESEC, nos desarrollamos a nosotros mismos mientras desarrollamos la organización. Y para desarrollar la organización nos organizamos en equipos, que entregan proyectos y brindan resultados concretos de impacto real por medio de intercambios y roles de membresía.

“Que quiero desarrollar en mi?”

“Que quiero desarrollar en la organización?”

“Que vamos a hacer como equipo?”

INDIVIDUAL NEEDS

ORGANIZATIONAL NEEDS

TEAM XP

Los Minimums • Para que un equipo sea considerado un verdadero TEAM en AIESEC, debe contener más que personas trabajando juntas. Un TEAM es un equipo que posee una razón de ser, tiene una identidad, objetivos y siguen una misma dirección para lograrlos. • Dentro de este TEAM hay individuos distintos que contribuyen cada uno a su manera. Todos tienen acceso a las herramientas y a los conocimientos necesarios para desempeñar sus roles. • Para saber si está teniendo éxito o no, el TEAM evalúa su performance continuamente, siguiendo siempre criterios de calidad y satisfacción para garantizar que sus stakeholders, o sea, todos los que están involucrados en sus procesos y productos, tengan la mejor experiencia posible.

Los Minimums Razรณn de ser, identidad

TEAM

Objetivo, direcciรณn

PLAN

Contribuciรณn individual

Herramientas, conocimientos

TRAINING

Evaluaciรณn de la performance

TRACKING & COACHING

Calidad y satisfacciรณn

EVALUATION & REFLECTION

Team Un equipo es formado idealmente por 4 miembros: 1 TLP + 3 TMPs Características: -Tiene una identidad (nombre, valores, stand, ambición), es decir, los elementos que lo diferencian de otros equipos y que unen a todos los componentes del equipo, más allá de las diferencias individuales. -Definen reglas y definen el ritmo de trabajo y la comunicación en conjunto.

Team Actividades: -Team Building: actividad de construcci贸n de la identidad, generalmente hecha al principio de la experiencia de equipo y revisada peri贸dicamente. En ese momento, el equipo define cual es el legado que quieren dejar, los comportamientos que los van a caracterizar y la marca 煤nica del equipo. Modelos de Team Building: http://www.mindtools.com/pages/searchresults/?words=team+building

Team Actividades: -Team Meeting: reunión donde el equipo revisa el plan y las últimas acciones. Preferentemente hecho semanalmente, es la oportunidad en que todos los miembros del equipo se enteran de lo que está pasando en todos los procesos del proyecto y definen next steps. ¿Qué debe contener?: una agenda con los temas que serán tratados; periodicidad (los miembros necesitan saber cuando tienen la Meeting con anterioridad para su propia organización); el líder debe preparar un output después de la reunión, resumiendo los puntos hablados y enviando la información a todos los miembros.

Team Actividades: -Team Days: oportunidad de reunir a todo el equipo para hacer una revisión de las acciones realizadas, para fortalecer la identidad y las conexiones entre los miembros del grupo y planificar next steps individuales y en grupo. La periodicidad puede variar de 1 vez cada 3 meses a una vez por semestre. ¿Qué debe contener?: una agenda con los temas que serán tratados; periodicidad (los miembros necesitan saber cuando tienen la Meeting con anterioridad para su propia organización); el líder debe preparar un report después de la reunión, resumiendo los puntos hablados y enviando la información a todos los miembros.

Team Actividades: -Monthly Review: momento en que el equipo se reúne para evaluar el mes que pasó, los resultados que alcanzaron y los gaps que quedan para el mes que viene. Es interesante revisar el plan del equipo y crear un plan de acción efectivo y claro para las semanas que siguen. También se aconseja que haya un espacio para feedback, donde el equipo pueda trabajar en conjunto para superar desafíos. Puede ser hecho en una Team Meeting o en un Team Days.

Plan Un plan contiene metas y estrategias generales, que involucran todo el equipo, y también planes de acciones individuales, en que cada miembro contribuye para alcanzar los objetivos finales. Para garantizar la efectividad del plan, es necesario que éste tenga, más allá de las estrategias, también deadlines, timeline y la participación específica de cada miembro en cada fase de los procesos. Modelo de planificación: http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10308425

Plan Características: Todo plan debe contener los niveles estratégico, táctico y operacional. De esa manera, involucran a todos los miembros del proyecto de manera clara y organizada.

LCVP

TLP TMP

Strategic Planning Tactical Planning Operational Planning

Definir calendario, timeline, DDLs y responsables finales por cada parte del proyecto. Garantizar que cada fase operacional pase dentro de una timeline y así lograr los resultados. Acciones operacionales: RAMARE, reclutamiento, promoción, etc

Plan Actividades:

-Planning/Re-Planning: reunión en que el plan es construido o revisado con la participación de todo el equipo. Ocurren generalmente dos veces en el año. El Plan es hecho en base a la situación actual y aquello que el equipo debe hacer para salir de donde están y alcanzar sus objetivos. ¿Qué debe contener?: una herramienta que debe reunir toda la información y las acciones dentro de un timeline y que después va a ser usada por los Managers del proyecto para trackear si las acciones están pasando o no. Modelo de herramienta de Plan: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10308373

Plan Actividades: -Quarter Review: momento en el que el equipo se reúne para evaluar el quarter (tres meses) que pasó, los resultados que alcanzaron y los gaps que quedan para el mes que viene. Es interesante revisar el plan del equipo y crear un plan de acción efectivo y claro para los meses que siguen. También se aconseja que haya un espacio para feedback, donde el equipo pueda trabajar en conjunto para superar desafíos. Puede hacerse en una Team Meeting o en un Team Days.

JD Una Job Description es un documento que contiene los derechos y deberes de una posici贸n TMP o TLP. En la JD, el miembro encuentra las tareas que debe desempe帽ar en el rol al que fue asignado, sus responsabilidades con el equipo, el tiempo que va a durar el rol, cuales son sus objetivos individuales, que competencias necesita tener para realizar las actividades y que competencias y skills va a desarrollar en el trabajo.

JD JDs recomendadas por la MCEB: YM(OGCDP+MKT): http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10307963

Back Office (TM, FIN & LCP): http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10307965

IGIP: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10308213

IGCDP: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10307967

JD Actividades: -Reclutamiento: proceso de selección de nuevos miembros, que debe ser planeado en base a las JDs que necesitan y en busca de los perfiles que todavía no hay en la organización. Flow de reclutamiento y materiales: TM Resource Center -Quarter Review: cuando el equipo se reúne para revisar las acciones y estrategias del proyecto, una buena idea es también rever las JDs y averiguar si necesitan cambiar algún aspecto para que se adecuen mejor a las nuevas demandas. En AIESEC, nada es estático! La evolución es siempre bienvenida.

Training Para realizar una tarea, el miembro necesita saber como hacerlo: que herramientas usar, que conocimientos debe buscar, como manejar con seguridad el proceso o actividad que le fue designada. Así, en AIESEC también trabajamos la educación, con el objetivo de capacitar nuestra membresía para el trabajo. La educación aporta en tres diferentes y complementarios aspectos: KNOWLEDGE

SKILLS

ATTITUDE

Training KNOWLEDGE

SKILLS

ATTITUDE

Knowledge: conocimiento acerca de la organización interna, la estructura y de los procesos del área. Ej: como hacer un RA. Skills: conocimiento específico para realizar determinada tarea. Ej: como hacer una imagen de promoción en Illustrator. Attitude: motivación y engagement con los valores de AIESEC.

Training Actividades: -NEW: La National Educational Week es una estrategia nacional de educación que reúne los dos comités en capacitaciones según los diferentes roles (TMP, TLP, LCVP, LCP, etc). -Conferences and summits: Reuniones de dos días o más en que la MCEB baja direccionamientos de AIESEC International y capacita los miembros y líderes de la organización. -Inducción: primer contacto de un newbie con la cultura organizacional de AIESEC. Es la última etapa del proceso de reclutamiento, donde el miembro que recién entra en la organización va a entender mejor como nos organizamos, que hace cada rol y área y también conectarse a nuestra visión y valores.

Training Actividades: -Virtuales: capacitaciones virtuales que se realizan herramientas online, como Skype, Hangout o WizIQ.

-Mentoring: sistema mediante el cual miembros que llevan más tiempo en la organización se hacen responsables por otros que todavía no entienden totalmente AIESEC. Ej: padrinos para newbies, buddies para trainees, etc. -Transition: sistema en que un TMP o TLP que va a terminar su rol traspasa el conocimiento adquirido a quien va a ocupar su puesto. La idea es que quien ya trabajo pueda enseñar a quien todavía no empezó para que la curva de aprendizaje no sea tan acentuada.

Training Actividades: -Local trainings: capacitaciones presenciales organizadas por las entidades locales para suplir determinado gap de conocimiento entre los miembros. -Outsource: canales de comunicación que contienen presentaciones, planillas, herramientas y todo tipo de documentos para que uno adquiera más información proactivamente. Ej: MyAIESEC.net, sites, etc. -Team XP: en AIESEC aprendemos haciendo. Así que no hay manera más efectiva de profundizar el conocimiento que viviendo la experiencia y a partir de eso construir un repertorio propio.

Tracking & Coaching Tracking

Características

Relacionado a la implementación de las estrategias, el tracking es el follow up que el líder hace con sus miembros para asegurarse que el plan está pasando. No hay un formato único de tracking: puede realizarse en una reunión, en herramientas online o hasta por email. Lo importante es garantizar que la comunicación entre líder y miembro ocurra para que los dos sepan si están logrando sus objetivos o no. Y si no, qué es necesario cambiar.

Enfocado en resultados concretos, que se pueden medir. Semanal – contacto entre los miembros del equipo precisa ser constante. Hecho en base al plan del equipo y a la JD individual de cada miembro.

Tracking & Coaching Actividades

Que debe contener

Team Meeting

Registro – una planilla, un output, un espacio en Podio. El tracking necesita realizarse más allá de una conversación porque la información debe ser almacenada para el control del equipo y también como legado a las próximas generaciones que van a manejar el proyecto en el futuro.

Individual Meeting Canales virtuales El líder puede elegir con sus miembros la manera más efectiva de hacer el tracking. Lo importante es que la comunicación ocurra y que los dos, líder y miembro, tengan conciencia de sus acciones.

Tracking & Coaching

EJ: Tracking Tool sugerida http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10310941

Llenar con el nombre del proyecto/área

Actualizar semanalmente las Jobs y tareas que el miembro debería cumplir en la semana.

Llenar con el nombre del TLP que hace el tracking y del TMP trackeado.

Al fin de la semana, marcar si el miembro cumplió las Jobs y si participo de las reuniones del LC de acuerdo con las referencias.

Tracking & Coaching Coaching

Características

Relacionado al desarrollo de la performance del miembro y de su experiencia. En ese momento, el líder debe escuchar a sus miembros y evaluar con cada uno puntos de aprendizaje, objetivos logrados y gaps a superar. El coaching puede realizarse cada más tiempo: desde una vez por mes hasta una vez por quarter.

Enfocado en el desempeño y calidad de la experiencia. Mensual/por quarter – contacto más profundo entre líder (coach) y miembro (coachee). Hecho en base al ICP del miembro.

Tracking & Coaching Actividades

¿Qué debe contener?

Individual Meeting

Registro – una planilla, un output, un espacio en Podio. El coaching necesita realizarse más allá de una conversación porque la información debe ser almacenada para el control de las personas involucradas, especialmente del coachee, para que pueda evaluar su desarrollo.

El líder y el miembro pueden agendar reuniones presenciales para hacer el coaching. La idea es que los dos salgan de la reunión con metas relacionadas al desempeño del rol del miembro. Esas metas deben ser cumplidas hasta el próximo coaching.

Tracking & Coaching

EJ: Coaching Tool sugerida http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10310941

Llenar la primer carpeta con la información del coachee.

En el primer coaching, definir que competencias el coachee quiere desarrollar hasta la próxima instancia. Las competencias de la herramienta están en base a las cinco competencias del GCM.

En el próximo coaching, evaluar con el coachee que competencias logró desarrollar y cómo, cuáles todavía quedan y porqué y cuáles están en proceso de evolución. Settear next steps.

Evaluation & Reflection Evaluar la contribuci贸n individual de cada miembro del equipo para el logro de los MoS y reflexionar sobre la performance del equipo como un todo son fases muy importantes en la experiencia de equipo porque es a partir de esas respuestas que se puede desarrollar las acciones, las estrategias y tambi茅n a las propias personas. Lo que propone ese minimum es que el grupo comparta momentos de reflexi贸n para aprender del pasado y definir necesidades para el futuro.

Evaluation & Reflection Actividades: -Tracking & Coaching -Feedback Modelos: http://www.mindtools.com/pages/searchresults/?words=feedback

-Team Days -Reward & Recognition: Sistemas de reconocimiento a personas y acciones que se destacaron entre los demรกs en el trabajo cotidiano.