Strukturierte Unternehmenskommunikation, Teil 2

Strukturierte Unternehmenskommunikation

Teil 2:

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Einstellung neuer Mitarbeiter

Mit Ihrer Vorarbeit zur strukturierten Unternehmenskommunikation wie in Teil 1 beschrieben und der Formulierung von Vision, Werten und Spielregeln fällt es Ihnen auch unmittelbar leichter, die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu finden. Insbesondere die Werte aus dem Leitbild sollten sich deshalb in der Mitarbeitersuche wiederfinden.

Spätestens beim Einstellungsgespräch sollte jeder Bewerber wissen, auf welche Unternehmensgrundsätze er sich „einlässt“ . Es empfiehlt sich, neben dem Arbeitsvertrag auch eine zusätzliche Vereinbarung mit den Spielregeln einzusetzen. Warum das sinnvoll ist? Der neue Mitarbeiter konnte den Prozess der Vision, Mission und Leitbilddefinition nicht mitbestimmen oder miterleben. Trotzdem muss er als zukünftiger Teil Ihres Teams danach und damit leben. Also ist es wichtig, ihn hierüber optimal aufzuklären, sodass er sich bestmöglich in die Unternehmensstruktur integrieren kann.

Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter

Die strukturierte Kommunikation hört beim Neuankömmling im Team nicht nach der Vertragsunterschrift auf. Natürlich kennt der Neue nun Ihre gemeinschaftlichen Werte sowie Spielregeln und Sie haben ihm gegebenenfalls schon die Unternehmensvision nahegebracht. Allerdings ist es gerade jetzt entscheidend, Ihren neuen Mitarbeiter schnellstmöglich in die Abläufe Ihrer Unternehmung zu integrieren.

Denn im Unterschied zu großen Firmen können Sie sich keine Einarbeitungszeit von mehreren Wochen leisten, in welcher der Neue sowohl die anderen Abteilungen kennenlernt als auch Stück für Stück in seinem Bereich angelernt wird. In Ihrer Therapieeinrichtung, in Ihrem FitnessStudio muss ein Mitarbeiter eigentlich schon nach Woche 1 einen fast genauso guten Job machen wie die anderen Teammitglieder. Doch wie können Sie strukturiert dafür sorgen?

Hierfür ist es wichtig, für jede Abteilung einen schriftlich dokumentierten Einarbeitungsprozess, ein sogenanntes

Onboarding, für Ihren Mitarbeiter vorliegen zu haben. Die Dokumentation kommuniziert deutlich, welche Aufgaben er wann, wie und von wem gezeigt bekommt oder wo bzw. wie er sich die relevanten Informationen einholen kann. Dieser Onboarding-Prozess sollte selbstverständlich schon vor dem ersten Arbeitstag beginnen. Exemplarisch möchte ich Ihnen drei Hilfsmittel für einen solchen Prozess kurz vorstellen.

eLearning: Der erste Schritt zur Unternehmenskenntnis

Nehmen wir als Erstes das eLearning. Via eLearning können Prozesse digitalisiert und standardisiert eingeführt bzw. angelernt werden. Sie kennen es bestimmt aus Erzählungen, als die großen amerikanischen Filialisten wie McDonalds oder Starbucks nach Deutschland kamen: Neuen Mitarbeitern wurde meist eine Videokassette mit den wichtigsten Abläufen gezeigt, um sie so auf die Arbeit und die geltenden Standards vorzubereiten. Das gehört zwar längst der Vergangenheit an, doch die Grundidee bleibt.

Sie sollten Ihrem Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag die für ihn essenziellen Grundlagen seiner Arbeit sowie Einblicke in den Arbeitsalltag der anderen Abteilungen vermitteln. Arbeitet Ihre neue Mitarbeiterin zum Beispiel an der Rezeption, dann wäre es am besten, dass sie die Prozesse und Informationen bereits vor dem ersten Arbeitstag schon einmal mitbekommen hat. Das sind beispielsweise Basiskenntnisse wie: ››› Grundlagen der Heilmittelrichtlinie ››› Anruf eines Neupatienten ››› Umgang mit der Praxissoftware ››› Umgangsformen in der Therapie ››› Datenschutz & Arbeitssicherheit

eLearning besitzt den Vorteil, dass dies spielerisch mit Videos oder Audiodateien vermittelt werden kann und die Prozesse über eine kurze Prüfung auch gefestigt bzw. durch Sie überprüft werden können. Außerdem kann es bequem von Zuhause aus geschehen und sie müssen erst einmal kein weiteres Personal von Ihnen beiseitestellen.

Organigramm zur Gesamtübersicht

Das nächste wichtige Instrument ist Ihr Organigramm. Ihr Organigramm bildet Ihre interne Struktur des Unternehmens grafisch und inhaltlich ab. Anhand eines übersichtlichen Schaubilds können Sie so Hierarchien, Positionen, Abteilungen sowie Aufgaben darstellen. Dies dient dem Mitarbeiter einerseits dazu, für die auftretenden Probleme/Fragen die richtigen Ansprechpartner zu identifizieren. Andererseits hilft es, den eigenen Aufgabenbereich abgedeckt zu wissen sowie zu verstehen, welche Angelegenheiten nicht mehr in der eigenen Zuständigkeit, sondern in einer anderen Abteilung liegen.

Sehen Sie ein Organigramm wie einen Parkplan von einem Freizeitpark: Es dient gerade neuen Besuchern zur erstmaligen Orientierung und vermeidet ungewolltes bzw. ineffizientes „Gesuche“ und „Rumgelaufe“ .

QM-Handbuch zur Qualitätssicherung

Der letzte Punkt, den ich Ihnen beispielhaft skizzieren möchte, ist Ihr Qualitätsmanagement-Handbuch. Dabei muss es sich aber nicht buchstäblich um ein physisches Handbuch handeln. Es meint vielmehr die Abbildung von Prozessen, ob analog oder digital, die für Sie als Unternehmen das Optimum darstellen. Diese Abfolgen dienen der Qualitätssicherung, sodass es nicht vom Mitarbeiter abhängt, wie gut oder wie schlecht ein Vorgang durchgeführt wird.

Beim QM-Handbuch geht es also darum, dass es leicht verständliche und umzusetzende Standards für die von Ihnen in der Praxis oder in der Gesundheitseinrichtung festgelegten Aktionen bzw. Aufgaben gibt. Brechen wir es noch mal herunter auf beispielhafte Prozesse für die neue Rezeptionistin:

››› Haben Sie einen klaren Leitfaden, der den Ablauf einer Rezeptannahme Schritt für Schritt abbildet?

››› Haben Sie einen definierten Umgang dafür, wie

Terminabsagen und Ausfallhonorare zu behandeln sind?

››› Gibt es schriftlich fixierte Vorgänge, um Patienten

Selbstzahlerleistungen zu empfehlen?

Diese Dinge machen es selbstverständlich nicht nur neuen Mitarbeitern einfacher, sich im Arbeitsalltag zurechtzufinden. Auch für bestehende Teammitglieder sind das eLearning, das Organigramm und das QM-Handbuch wichtige Werkzeuge für ihren beruflichen Alltag. Schließlich gibt es heutzutage in modernen Unternehmen zahlreiche Änderungen und Optimierungen, die kommuniziert und durchgeführt werden müssen.

Thomas Kämmerling

Autor Thomas Kämmerling ist Physiotherapeut, Sachverständiger für Gesundheitsanbieter des DSSV, Physio-Spezialist der Experten Allianz für Gesundheit e.V., internationaler Referent zum Thema Leistungskommunikation und Geschäftsführer der KWS GmbH. E-Mail: kontakt@kws-schwerte.de