IT-MITTELSTAND 10/14

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Personalmanagement Recruiting-Prozesse verbessern CEM-Strategie Die Kundenloyalität stärken Fremdgehostete Services Was kostet die Cloud?

I T- B U S I N E S S

Fremdgehostete Services Was kostet die Cloud?

IM

M I T T E L S TA N D

IT-BUSINESS IM MITTELSTAND

Seite 28

CEM-Strategie Die Kundenloyalität stärken Seite 42

Personalmanagement Recruiting-Prozesse verbessern Seite 56

Fischmanufaktur Deutsche See

Ein guter

fang Im Interview Marc Neuschl, (li.) IT-Verantwortlicher bei Deutsche See, und IT-Projektleiter Thorsten Weber Seite 20 MEDIENHAUS VERLAG Postfach 300111 • 51411 Bergisch Gladbach Postvertriebsstück • »Entgelt bezahlt«

im interview Marc Neuschl und Thorsten Weber, Deutsche See

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Schweiz: 5,90 SFr DEUTSCHLAND: 3,00 EUR

Innovation durch Flexibilität

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vo r wo r t

Fischen im Talentepool In diesem Herbst fehlen in Deutschland rund 123.500 Fachkräfte aus dem MINT-Bereich (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik) – dies geht aus einer aktuellen Untersuchung des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) hervor.

60 Prozent der offenen Stellen entfallen dabei auf Facharbeiter, Meister oder Techniker – prädestinierte Stellen, die vor allem mittelständische Unternehmen händeringend suchen.

Die Auftragsmanager

Geht doch!

Märchenhafte Resultate

Um diese zukünftig für sich zu gewinnen, könnten Mittelständler ihre Mitarbeitergewinnung überPhil Binz, Redakteur denken. Denn sie verlassen sich in i.d.R. auf die IT-MITTELSTAND klassischen Möglichkeiten, neue Fachkräfte anzuwerben. Neben Online-Job-Portalen sind dies die eigene Webseite sowie klassische Printanzeigen in Tageszeitungen. Natürlich sind diese klassischen Wege nicht falsch, doch gerade in Zeiten von „Mobile“ und den oft zitierten „Digital Natives“ wäre eine Ausweitung und zugleich Modernisierung der Recruiting-Maßnahmen ein Ansatzpunkt.

Jobangebote in den sozialen Medien Da wären z.B. die sozialen Netzwerke. Im privaten Bereich weitestgehend fest verankert, spielen sie mittlerweile auch im Businessbereich etwa bei der Mitarbeitersuche eine tragende Rolle. Firmen nutzen verstärkt Facebook, Linkedin oder Xing, um neue Stellen auszuschreiben. Dabei setzen sie darauf, dass potentielle Bewerber beim privaten Gebrauch von Social Media eben auf genau diese Stellen aufmerksam werden. Auch wenn sich Mittelständler – oftmals aufgrund der fehlenden Zielgruppen – zurecht gegen einen SocialMedia-Auftritt entscheiden, sollten sie zumindest den mobilen Aspekt nicht vernachlässigen. So sollte das Jobangebot auf der eigenen Homepage endgerätegerecht auf Tablet und Smartphone dargestellt werden. Denn wer weiß – vielleicht sitzt der zukünftige Ingenieur gerade im ICE und sucht nach einer neuen Stelle per Smartphone? Mehr zum Thema Personalmanagement mit weiteren Ansatzpunkten finden Sie ab Seite 56.

Viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe,

Phil Binz

ams

Die ERP-Lösung

Prozesse verstehen. Transparenz gestalten.

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Markt

SEITE

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Trends 6

Twittern, oder nicht?

Social-Media-Checkliste für Mittelständler 8

Die passende Fibu

In acht Schritten zur richtigen Finanzsoftware

Anwender im Portrait 10 Eine Zentrale für alle Marken

Wie die Haba-Firmenfamilie von einem zentralen ProduktInformations-Management profitiert Organisation

Cloud Computing

Was kostet die Cloud?

Günstige und flexible Services aus der Cloud für standardisierte Prozesse sind verlockend. Mittelständler sollten allerdings genau kalkulieren und Preise der verschiedenen Cloud-Angebote vergleichen.

ERP 12 Release-Fähigkeit beachten

Auf der Anwenderkonferenz der Abas Software AG drehte sich alles um neue Trends hinsichtlich ERP-Software.

IT-Sicherheit 16 Unternehmen sind zu blauäugig

Im Kommentar erklärt Michael Heuer von Akamai, warum Mittelständler Hackerangriffe meist unterschätzen.

SEITE

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Finanzen 18 Effizienz im Finanzprozess

Geld sparen durch das Auslagern des Debitorenmanagements

SEITE

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Organisation

Titelinterview

Ein guter Fang Im Gespräch mit Marc Neuschl (r.), IT-Verantwortlicher bei Deutsche See, und IT-Projektleiter Thorsten Weber

Personality Strategie für das allgegenwärtige

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Internet

Standards

Olivier Dobberkau, Geschäftsführer bei der Dkd Internet Service GmbH sowie seit Februar 2014 Präsident der Typo3 Association

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Vorwort: Fischen im Talentepool Buchtipps zum Thema CRM Veranstaltungen Vorschau auf Heft 11/2014 Impressum

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I T - M I T T E L S TAND

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oktober 2014 SEITE

SEITE

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Software

Software

CRM-Systeme

Personalmanagement

Ein permanentes Kundenerlebnis

Unternehmen werden zu Bewerbern

Im Beziehungsgeflecht zwischen Unternehmen und ihren Kunden taucht verstärkt der Begriff „Customer Experience Management“ (CEM) auf. Auch Mittelständler scheinen das Thema bereits auf dem Schirm zu haben. Doch was verbirgt sich dahinter und in welchem Verhältnis steht CEM zum klassischen Customer Relationship Management (CRM)?

Mit welchen Herausforderungen kämpfen Personaler in mittelständischen Unternehmen mit Blick auf den Fachkräftemangel und neue Recruiting-Methoden?

Organisation

50 Standardisiert in einer Datenbank

Cloud Computing 34 Drei Fragen an ...

... Eric Nürnberger, Geschäftsführer der NCT GmbH, und Tim Schütte, Geschäftsführer Marketing und Vertrieb bei Cloudpartner.de

Eine cloud-basierte CRM-Lösung erleichtert bei der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. das Vorgangsmanagement.

52 Ganz persönliche

66 Ohne GroSSprojekt zur digitalen Personalakte

Im Anwenderinterview sprechen Nathalie Fröhlich, Anna Kandler und Markus Kilian von der Haftpflichtkasse Darmstadt über Beweg­gründe für die Einführung der digitalen Personalakte.

Fanerlebnisse

36 Tierschutz praktisch umgesetzt

Beim Tierschutz-Shop erleichtert eine Cloud-Lösung interne Bestellprozesse.

Der Deutsche Fußball-Bund (DFB) kann mit einer gehosteten CRM-Lösung jetzt noch genauer auf die Bedürfnisse der Fans eingehen.

Praxis IT-Projekte 68 Mit offenen Karten gespielt

54 Komfort in der Abwicklung

Im Interview erläutert Dr. Daniel Berndt vom Unternehmen Saving Global, das den Onlinemarktplatz „Weltsparen“ für euro­päische Festgelder betreibt, warum der Mittelständler seinen Kundenservice auslagerte.

Daniel Wedewardt, Director of Systems and IT bei der Native Instruments GmbH, berichtet über die Einführung einer ProjektManagement-Lösung.

38 United Cloud of Europe

Helmut Fallmann, Mitglied des Vorstandes der Fabasoft AG, bezieht im Interview Stellung zu der Idee einer europäischen Cloud.

Software

Software Personalmanagement 60 Grenzenlose Zeitwirtschaft

70 Traumküchen nach MaSS

Die Mitarbeiter des Allgäuer Küchen­ spezialisten Brauchle dokumentieren ihre Arbeitszeiten mit Smartphones.

Mit einer neuen Business-IntelligencePlattform kann der Möbelspezialist Jaka-BKL 15 Millionen Datensätzen aus dem ERP-System analysieren.

CRM-Systeme 48 „Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen“, ...

... meint Jörn Eggstein, Combit GmbH, wenn es um die Einführung einer Social-CRMLösung geht.

I T - Mitte l sta n d

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62 Hohe Ansprüche an den IT-Nachwuchs

Welche Fähigkeiten werden in der IT benötigt und wie schaffen es Mittelständler, Nachwuchs­kräfte mit ins Boot zu nehmen?

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m arkt | tre nds

ComplianceLeitfaden

Social-MediaCheckliste

Regulierung von Daten Mit der neuen Version des „Standard of Good Practice (SoGP)“ will das Information Security Forum (ISF) Unternehmen einen Leitfaden zum Compliance-konformen Umgang mit Daten an die Hand geben.

1. Stimmt die Unternehmensführung Tipps für Social Media

Twittern, oder nicht?

Wann lohnt es sich für Mittelständler, soziale Netzwerke wie Facebook und Xing in der eigenen Firma einzusetzen? Viele mittelständische Unternehmen wollen Social Media in ihre Kommunikation integrieren, wissen aber oft nicht wie oder sind sich der Kosten nicht bewusst. Dies weiß auch Prof.

Manfred Leisenberg: „Bei meinen Seminaren bemerke ich immer wieder, dass viele Mittelständler unsicher sind, ob sich Social Media integrieren lässt und ob sich der Aufwand lohnt“, sagt er. Sein Statement: „Nicht jede Firma muss zwingend eine Facebook-Seite haben oder twittern. Ob und welches soziale Netzwerk das richtige für ein Unternehmen ist, muss indi- Prof. Manfred viduell entschieden werden.“ Leisenberg arbeitet in Workshops mit Vor diesem Hintergrund trägt Mittel­ständlern, hier bei Manfred Leisenberg in einer der Decatus-Akademie.

Checkliste wichtige Fragen für den Mittelstand rund um die Entscheidung für oder gegen den Einsatz von Social Media zusammen.

zu, Social Media im Unternehmen einzusetzen?

2. Sind die Mitarbeiter Social Media gegenüber offen und würden sie das Vorhaben unterstützen?

3. Kann die Firma personelle Kapazitäten freimachen oder gegebenenfalls Personal einstellen, das sich um den Social-MediaAuftritt kümmert?

Weltweit gibt es zunehmend Bestrebungen, den Umgang mit Daten im Cyberspace zu regulieren. Unter anderem wird gerade in Deutschland das geplante IT-Sicherheitsgesetz diskutiert.

Das Information Security Forum will dieser Entwicklung mit dem neuen Leitfaden Rechnung tragen. Er richtet sich insbesondere an IT-Sicherheitsverantwortliche von Konzernen und Unternehmen jeder Größe.

www.leisenberg.info

Mithilfe des Werks können sie das Informationsrisikomanagement ihrer Organisation auf Basis weltweiter Best Practices und im Rahmen wichtiger internationaler Standards wie ISO/ IEC 27002, Cobit 5 und SANS Top 20 gestalten.

Zudem soll er auch das Cybersecurity Framework des US National Institute of Standards and Technology (NIST) abdecken. ISF-Mitgliedern steht der SoGP kostenlos zur Verfügung. Nichtmitglieder können den Report im Onlineshop des ISF erwerben.

Die umsatzstärksten Onlineshops in Deutschland sollten ihre Kunden in der Schlüsselphase der Kaufentscheidung besser unterstützen. Denn laut der aktuellen „E-Commerce-Analyse 2014“ von CSC bieten zwei Drittel der Webshops während des Einkaufs keine Möglichkeit an, Fragen zu stellen. Das ergab die Untersuchung der 50 umsatzstärksten Internetshops in Deutschland mit einem Umsatzvolumen von rund 16 Milliarden Euro. Dialogfunktionen wie etwa ein interaktiver Chat oder auch virtuelle Ankleideräume werden von 70 Prozent der Unternehmen noch nicht verwendet. Optimierungsbedarf entdeckten die CSC-Experten zudem bei der Anbindung der Shops an mobile Geräte. Mehr als jeder dritte Webshop wird auf Smartphones oder Tablets nicht passgenau dargestellt. Auch interessant: Nur Kaum Dialogjeder dritte Webhändler erfasst Lob und funktionen Kritik seiner Kunden. Hinsichtlich den Social-Media-Engagements zeichnen sich die Top-Platzierten laut Studie dadurch aus, dass sie alle relevanten Kanäle nutzen und ein breites Feld an Themen rund um die eigene Warenwelt besetzen.

Unternehmen

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zur Verfügung, um eine für das Unternehmen entwickelte SocialMedia-Strategie umzusetzen?

5. Wer sind die Zielgruppen?

Sind diese auf Social-MediaPlattformen präsent?

6. Welche sozialen Plattformen passen zum Unternehmen? Genügt ein Facebook- oder Xing-Profil?

7. Kann aus dem Unternehmen heraus transparent bei Facebook und Co. kommuniziert werden?

8. Gibt es regelmäßig Themen, die unterhalten oder einen Mehrwert für die Follower schaffen?

E-Commerce-Studie

Webshops reden zu wenig

www.securityforum.org

Kurzmeldungen

4. Steht ein ausreichendes Budget

Cloud-Projekte im Mittelstand ;; Die Telekom hat die Gewinner ihres Mittelstandswettbewerbs „Cloud Champions“ gekürt. Die Steuerberatung Gößmann-Schmitt, RUD Ketten Rieger & Dietz sowie die Firma Ensinger haben jeweils den ersten Platz belegt.

www.csc.com

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G-Data-Vorstand ergänzt ;; Walter Schumann ist seit 1. September 2014 Vertriebs- und Marketingvorstand der G-Data Software AG. Er folgt auf Frank Heisler, der den Bereich IT-Security-Dienstleistungen aufbauen wird.

I T - M I T T E L S TA N D

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m arkt | tre nds

August 2014

Sommerpause Vorbei Die wirtschaftliche Dynamik der mittelständischen Unternehmen befand sich im August erneut auf Talfahrt. Der Index der realisierten Umsätze sank um fünf Punkte und erreichte 104 Zähler. Dank der umsatzstarken Monate zuvor, überwogen trotz Abwärtstrend noch immer die Unternehmen mit gestiegenen Umsätzen.

Die wirtschaftlichen Pers-

pektiven für die kommenden drei Monate überzeugen durch einen kräftigen Aufwärtstrend. Mit einem Plus von zehn Punkten liegt der Indikator der wirtschaftlichen Perspektiven bei 131 Punkten.

Der Index der IT-/TK-Ausgaben hielt sein Level im August nicht; die Ausgabentätigkeit der mittelständischen Unternehmen in Informationstechnologie ließ gegenüber dem Vormonat nach. Der Index der zu erwartenden IT-/ TK-Ausgaben für die kommenden drei Monate hält sich konstant; er liegt mit 114 Punkten lediglich einen Punkt unter dem Wert des Vormonats. Für die nächsten drei Monate prognostizieren alle Branchen steigende IT-/TK-Budgets. www.techconsult.de

Kurzmeldungen Produkte

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Sage kauft „Exact Lohn“

Lohnabrechnung erworben Durch den Erwerb der deutschen Lohnabrechnungssparte von Exact erweitert der Software-Anbieter Sage sein strategisch wichtiges Geschäftsfeld der Lohnund Gehaltsabrechnungslösungen in Deutschland. Der Gesamtumsatz in diesem Bereich steigt auf nunmehr rund 30 Millionen Euro.

Exact Lohn“ bietet Lösungen zur Lohnund Gehaltsabrechnung, die von Softwareprogrammen bis hin zu kompletten Outsourcing-Dienstleistungen reichen. In 2013 betrug der Jahresumsatz 10,5 Millionen Euro.

Das Unternehmen betreut hierzulande eigenen Angaben zufolge rund 3.400 kleine und mittelständische Geschäftskunden und legt dabei den Fokus auf die Fertigungs-, Service- und Bauindus­ trie. Nach dem Abschluss der Akquisition wird das Exact-Geschäft Teil der deutschen Sage Software GmbH sein. Peter Dewald, Geschäftsführer der Sage Software GmbH in Deutschland, über die Akquisition: „Mit dem Zusammengehen zweier großer Anbieter im deutschen Lohnabrechnungsmarkt entsteht ein neues Schwergewicht in der Branche, das nunmehr 12.400 Kunden betreut.“ In Richtung der bestehenden Exact-Lohn-Kunden gewandt, sagt Dewald: „Nicht nur werden die existierenden Lösungen bestehen bleiben. Auch

Peter Dewald,

Geschäftsführer der Sage Software GmbH: „Mit dem Zusammengehen zweier großer Anbieter im deutschen Lohnabrechnungsmarkt entsteht ein neues Schwergewicht in der Branche.“

können die Kunden von einer breiteren Produktpalette profitieren, die ihr Geschäft auch im Bereich kaufmännischer Lösungen (ERP) und beim Kundenmanagement (CRM) voranbringen wird.“ Die Akquisition ist bereits von den Kartellbehärden genehmigt worden – die Übernahme ist damit abgeschlossen. www.sage.de

Acht wichtige Schritte

In acht Schritten zur richtigen Finanzsoftware verspricht ein neues Papier von Trovarit. Eine solche Abkürzung wäre hilfreich, denn selbst ausgewiesene Branchenkenner sind nur schwer in der Lage, die Anzahl der im deutschsprachigen Raum verfügbaren Finanzsoftware genau GroSSe Zahl an zu beziffern. Darüber hinaus gilt es, die AnbieterN unterschiedlichen Anbietertypen zu identifizieren (von Anbietern integrierter ERP-Software bis hin zu Konsolidierungs-, Planungs- und Reportingspezialisten), die verschiedenen Funktionsumfänge der Lösungen zu bedenken, Branchenkenntnis und Referenzen zu prüfen, moderne Trends zu berücksichtigen. Umso wichtiger sei es, bei der Auswahl von Anfang an strukturiert vorzugehen und das Projekt durch eine bewährte Vorgehensweise und effiziente Werkzeuge abzusichern. Die Ausarbeitung kann heruntergeladen werden unter:

Die passende

Fibu

www.trovarit.com/finance-controlling/finance-controlling-aktuelles.html

Enabler für den E-Commerce ;; Das E-Commerce Systemhaus SPH AG stellt im Oktober das Omnichannel-Toolset, einen Softwarebaukasten für die Realisierung von ECommerce- und Versandhandelslösungen, vor.

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Die Zukunft der Wissensarbeit ;; Mit der Delve-Applikation will Microsoft den persönlichen Assistenten zu jedem Wissensarbeiter bringen.

Die Applikation soll alle relevanten Informationen und Beziehungen aus Office 365 übersichtlich darstellen.

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www.wir-sprechen-kundisch.de

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anwender im po r t r ait | markt

Konsistente Produktdaten

Eine Zentrale für alle Marken

Seit kurzem setzen die Marken Haba, Jako-O und Co. auf ein zentrales Produkt-InformationsManagement (PIM).

D

er E-Business-Dienstleister Arithnea hat für die mittelständische Haba-Firmenfamilie ein unternehmensweites Produkt-Informations-Management- und Digital-AssetManagement-System (DAM) realisiert. Die Haba-Familie – bestehend aus den Firmen Haba, Wehrfritz und Jako-O – ist unter anderem einer der größten deutschen Hersteller und Händler für Spielwaren, Bekleidung für Kinder und junge Erwachsene sowie Kinderzimmermöbel und -Accessoires. Das von Arithnea in Zusammenarbeit mit dem Haba-internen Projektteam implementierte PIM- und DAM-System erlaubt nun eine zentrale Verwaltung der Produkt- und Mediendaten für alle Zielgruppen sowie Marken. Desweiteren stehen die Inhalte kanalübergreifend und konsistent zur Verfügung. Mit der Integration in die ERP-Systeme wurde kürzlich die letzte Phase des Projekts, das 2011 startete, erfolgreich abgeschlossen.

Persönliches Name: Dr. Volker Neundorf Alter: 38 Jahre Größtes Hobby: Perry Rhodan Ausbildung und Werdegang: Studium der Medientechnologie bei der TU Ilmenau; von 2002 bis 2011 wissenschaftlicher Mitarbeiter der TU Ilmenau im Fachgebiet Grundlagen der Elektrotechnik, Koordination von E-Learning-Projekten sowie Promotion Derzeitige Positionen: seit 2011 bis heute IT-Projektleiter bei der Habermaaß GmbH sowie seit Juli 2012 gleichzeitig Abteilungsleiter Prozess-/IT-Projektsteuerung

Unterschiedliche Zielgruppen bedienen Die neue PIM-Lösung ist die Basis dafür, dass die Firmenfamilie ihren Kunden qualitative Produktinformationen und -darstellungen anbieten kann. So ist der Mittelständler beispielsweise in der Lage, Produkte zielgruppengerecht in unterschiedlicher Weise zu präsentieren, etwa Hüpfmatratzen für Kindergärten oder Seniorenheime – einmal als Spielgerät, ein anderes Mal als therapeutisches Hilfsmittel. Dieser Aspekt ist wichtig für das Unternehmen, denn die drei Hauptvertriebsbereiche Jako-O (Business to Consumer), Haba (Business to Business) sowie Wehrfritz (Business to Government) haben komplett unterschiedliche Ausrichtungen.

Die HabaFirmenfamilie Organisation: Zur Firmenfamilie gehören die Habermaaß GmbH, Wehrfritz GmbH sowie Jako-O GmbH. Geschäftsfeld: Hersteller und Händler für Spielwaren, Bekleidung für Kinder und junge Erwachsene sowie Kinderzimmermöbel und -accessoires Gründung: 1938 Standort: Bad Rodach Mitarbeiter: über 1.900 Mitarbeiter

Intern bedeutet die neue Lösung eine Prozessvereinfachung: Die Produkt- bzw.

Mediendaten werden zentral verwaltet.

So entsteht eine Flexibilität hinsichtlich aller kanal- und vertriebsspezifischen Datenanreicherungsprozesse.

Der E-Business-Dienstleister betreut die Plattform der Firmenfamilie seit 2011.

Im Rahmen des aktuellen Projekts wurde zunächst die Ist-Situation analysiert und daraufhin eine Konzeption erstellt.

Auf Basis eines komplexen Datenmodells wurde das PIM- und DAM-System dann vom Anbieter implementiert und getestet. Das PIM kommuniziert derzeit mit zwei ERP-Systemen sowie der www.haba.de E-Commerce-Plattform für die fünf Webshops der Gruppe. Es bedient auch die Printprozesse mit Content, unterstützt also die Erstellung von herkömmlichen Printpublikationen.

Simone Diegelmann

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Kurz und Knapp …

In unserem Unternehmen ist die Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) … … nicht wegzudenken – alle Bereiche arbeiten IT-gestützt. Aus Sicht unserer Kunden sind sicherlich die Onlineshops sowie das Callcenter die wichtigsten Bereiche.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten in … … Lizenzkosten, Hardware als Basis für Virtualisierungslösungen und Infrastruktur sowie Personalkosten für exzellente interne und externe Mitarbeiter investiert werden.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt würde ich sofort … … ein Lieferantenportal sowie ein Translation-Management-System als weitere Komponenten unserer Produkt-InformationsManagement-Lösung (PIM) anstoßen.

Von ITK- und Consulting-Anbietern erwarte ich, … … dass sie gegenüber dem Mittelstand als Verteidiger von Standardsoftware bzw.

Standardprozessen auftreten. Hier ist Standhaftigkeit auf beiden Seiten gefordert, um sich nicht mit „Featureritis“ anstecken zu lassen.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass … … Service Level Agreements (SLA) eingehalten werden und die Ansprechpartner freundlich sowie beständig sind.

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Mobiles ERP

Verbesserter Draht zum Kunden Weniger als die Hälfte der deutschen Unternehmen können über mobile Geräte auf ihr ERP-System zugreifen, lediglich 13 Prozent besitzen die Möglichkeit, über mobile Geräte mit dem ERP zu arbeiten – so die Ergebnisse einer Studie von Epicor Software.

Mario Raatz, Chief Sales Officer bei Abas, berichtet, dass ein Release-Wechsel in drei bis vier Tagen möglich ist.

ERP-Studien

Release-Fähigkeit beachten Auf der diesjährigen Anwenderkonferenz der Abas Software AG wurden aktuelle Trends aus dem Bereich der betriebswirtschaftlichen Unternehmenssoftware für den Mittelstand vorgestellt.

ERP-Systeme sind für die Unternehmensführung unerlässlich: Auf einer Skala von 1 bis 5 vergeben 40 Prozent der Befragten eine 5, 27 Prozent eine 4. Zu den zentralen Anforderungen gehört eine flexible Nutzung unabhängig vom Ort. Auf die Frage, wie sie ein zukünftiges ERPSystem nutzen wollen, gaben 42 Prozent an, dass sie von unterwegs über ein Laptop darauf zugreifen möchten 28 Prozent erwarten Zugriffsmöglichkeiten über Smartphones bzw. 24 Prozent über Tablets.

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Wichtigster Aspekt der mobilen Verfügbarkeit ist mit 51 Prozent eine verbesserte Kommunikation mit Kunden, knapp dahinter mit 49 Prozent liegen beschleunigte Antwortzeiten auf Kundenanfragen. 44 Prozent geben eine verbesserte Kommunikation mit Zulieferern an.

„Im Funktionsumfang unterscheiden sich die verschiedenen ERP-Lösungen heute kaum noch voneinander“, so Mario Raatz, Chief Sales Officer bei Abas, während der Präsentation zweier unabhängig voneinander durchgeführter Studien zum „Praxiseinsatz von ERP-Systemen“ und dem „Total Cost of Changes“. Differenzierungsmerkmale sind daher vor allem die Anpassungsmöglichkeiten, die Flexibilität und die Release-Fähigkeit, bestätigt

Generell scheinen bestehende ERP-Lösungen in Deutschland wenig komfortabel: Knapp ein Drittel erachtet die Nutzung ihres ERP als komplex, auch wenn sie den Umgang damit gewohnt sind. www.epicor.com

Kurzmeldungen Anwendungen

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ährend der zweitägigen Veranstaltung konnten sich die rund 1.000 Teilnehmer im Karlsruher Kongresszentrum in Vorträgen über Best Practices, Branchenlösungen sowie Neuerungen im Abas-Portfolio und Zusatzlösungen von Partnern informieren. Eröffnet wurde die Konferenz von Werner Strub, CEO und Mitgründer, mit Informationen über Unternehmensentwicklungen und Herausforderungen der nächsten Jahre. Im Folgenden konnten sich die Fachverantwortlichen aus den Abteilungen Controlling, Buchhaltung, Fertigung und IT u.a. über den Web Client sowie Business und Mobile Apps erkundigen.

Karsten Sontow vom Beratungshaus Trovarit anhand der Ergebnisse der ERP-Studie 2014/15. Viel zu häufig denken Mitteständler bei der Einführung eines ERP-Projektes nicht weit genug in die Zukunft, der Kosten- und Zeitfaktor überrascht dann schnell negativ. Vor allem die Release-Fähigkeit ist ein wichtiger Faktor, da das ERP-System häufig an individuelle Anforderungen angepasst wird und den Umstieg auf eine neue Version erschwert. Die Abas-Lösung, die nicht auf einer standardisierten Datenbank aufsetzt, soll einen Wechsel in drei bis vier Tagen möglich machen, betont Raatz.

ERP-Projekte gut vorbereiten

Weiteren Vorteile gegenüber Konkurrenzlösungen hat das Marktforschungshaus Techconsult unter mittelständischen Unternehmen aus der Fertigungsindustrie erfragt.

Eines der Ergebnisse: Der Anwender ist bei der Administration nur auf wenig externe Unterstützung angewiesen, der Aufwand beträgt dafür im Schnitt 3,6 Leistungstage, während der Durchschnitt bei 6,4 liegt.

Abas-Anwender trafen sich zum Austausch über die ERP-Nutzung.

Während die Kosten ein wichtiger Entscheidungsfaktor sind, spielen Trendthemen eher eine Nebenrolle. So ist das Interesse an Cloud Computing rückläufig, was laut Raatz an der Sensibilität der Daten und dem eher konservativen Thema ERP liegt.

So lässt sich derzeit auch die Zurückhaltung in Sachen mobiler Anwendungen begründen, die aber bei den meisten Unternehmen in den nächsten Jahren zumindest in Planung sein sollen.

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Software in der Logistik

Importeur mit Stammdaten Management

;; Mössle Gastro Service setzt zur Optimierung der Prozesse im Lager auf eine voll integrierte Softwarelösung für das Warehouse-Management-System.

;; Der mittelständische Importeur Kreyenhop&Kluge (K+K) führt die Lösung Synfoxx/p, eine Stammdaten-ManagementSoftware aus der Cloud, ein, um der Lebensmittelkennzeichnung (LMIV) entspannt entgegenzusehen.

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m arkt | pe rs o na l i t y

„Meiner Erfahrung nach trifft der Mittelstand Entscheidungen schneller, aber er möchte auch schneller Erfolge sehen.“ Olivier Dobberkau, Geschäftsführer bei der Dkd Internet Service GmbH

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pe r s o nalit y | markt

IT-MITTELSTAND befragt die Verantwortlichen der großen IT-Anbieter. In dieser Ausgabe:

Olivier Dobberkau, Geschäftsführer bei der Dkd Internet Service GmbH sowie seit Februar 2014 Präsident der Typo3 Association

Strategie für das allgegenwärtige Internet Unter Mittelstand verstehe ich … … Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen. Die offiziellen Definitionen sind sehr unterschiedlich, sodass fast alle Firmen in Deutschland darunter fallen.

Doch Mittelstand ist eher eine Einstellung: Er weiß, was er will, sucht sich Dienstleister sehr gezielt aus, möchte einen ständigen persönlichen Kontakt – und seine Angestellten arbeiten aus Leidenschaft.

Der Mittelstand hebt sich von Großkonzernen dadurch ab, dass … … er kürzere Investitionszyklen hat. Meiner Erfahrung nach trifft der Mittelstand Entscheidungen schneller, aber er möchte auch schneller Erfolge sehen. Großkonzerne denken dagegen langfristiger, stellen spezifischere Anforderungen und deren Entscheidungsstrukturen sind weniger transparent. Zudem hört man von großen Unternehmen oft längere Zeit nichts, bis sie sich wieder melden.

Um als IT-Spezialist im Mittelstand Erfolg zu haben, bedarf es … … neben der initialen Geschäftsidee vor allem guter Mitarbeiter, die aus der Vision eines Einzelnen ein gemeinsames Ziel und aus einer Idee ein Produkt entwickeln. Dies gilt übrigens auch für Nicht-IT-Unternehmen. Wer dies mit kurzen Innovationszyklen verbinden kann, befindet sich auf dem richtigen Weg. Dabei ist es wichtig, immer nahe am Kunden und auf Augenhöhe mit ihm zu bleiben. Wir von Dkd treten etwa als Full-Service-Internetagentur auf, die neben Entwicklung auch Kommunikation und Design durchführt.

Was die IT anbelangt, ist der Mittelstand … … offen für Investitionen, wenn er von deren Sinnhaftigkeit und wirtschaftlicher Nachhaltigkeit überzeugt ist. Gerade mittelständische Unternehmen können vor diesem Hintergrund von den geringen I T - M ittelstand

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Kosten einer lizenzfreien Open-SourceTechnologie wie Typo3 profitieren.

Informationssysteme in ein gemeinsames System überführen.

Die durchschnittliche IT-Grundaus­ stattung im Mittelstand besteht aus …

Handlungsbedarf auf IT-Seite im Mittelstand sehe ich …

… oft über die Jahre entstandenen heterogenen Systemen und Technologien – mit allen Vor- und Nachteilen. Einerseits bieten sie oft maßgeschneiderte Lösungen für die spezifischen Bedürfnisse. Andererseits werden Management, Aktualisierung und Erweiterung immer komplexer. So haben viele Mittelständler gelernt, dass offene Standards langfristig meist reibungslosere Veränderungen ermöglichen. Jedoch beteiligen sie sich noch zu selten aktiv an entsprechenden Standardisierungsbemühungen, die durch Open Source Communities vorangetrieben werden.

Charakteristisch für IT-Investitions­­entscheidungen im Mittelstand ist … … meist deren Konzentration auf Kostendruck. Fast bei jedem Projekt steht inzwischen die Kosten-Nutzen-Rechnung im Vordergrund. Dabei wird zunehmend auch die Weichenstellung für künftige Anforderungen und Anpassungen berücksichtigt.

Die typischen IT-Probleme des Mittelstandes sind … … meist mittelbare Folgen der erwähnten heterogenen Systeme und Technologien.

Dadurch kämpfen sie häufig mit nicht kompatiblen Schnittstellen, unterschiedlichen Standards sowie einer aufwendigen Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen.

Als Lösung für diese Probleme favorisiere ich … … ein lizenzfreies Content-ManagementSystem wie Typo3 mit leistungsfähiger Suchtechnologie wie der Extension Solr.

Damit lassen sich ursprünglich getrennte

… in der Entwicklung einer Strategie für das ubiquitäre Internet. Es wird heute über Smartphones genutzt, morgen auch im Auto, auf Uhren oder mit Datenbrille.

Welche Chancen ergeben sich? Welche Inhalte sollen in welchem Kontext dargestellt werden? Welchen Zweck will ich erreichen und welchen Mehrwert erhält der Kunde? Diese Fragen sind mit einer flexiblen, erweiterbaren und standardbasierten Lösung zu beantworten.

Persönliche Daten Name: Olivier Dobberkau Alter: 46 Jahre Familienstand: ledig Größtes Hobby: Reisen

Karriere Ausbildung: Studium der Informatik, Politikwissenschaften und Jura an der Johann-Wolfgang-Goethe-Universität in Frankfurt am Main Beruflicher Werdegang: 1996 Gründung von Dkd und als geschäftsführender Gesellschafter verantwortlich für die Bereiche: Software/ IT-Development, IT/Infrastruktur und Services sowie IT-Consulting Derzeitige Position: Neben seiner geschäftsführenden Tätigkeit bei der Dkd Internet Service GmbH ist Olivier Dobberkau seit Februar 2014 Präsident der Typo3 Association. Hier ist es seine Aufgabe, die Organisation auf die kommenden Jahre vorzubereiten und die Chancen von Open Source stetig auszubauen.

Zusätzlich engagiert er sich im Forschungsprojekt der EU „Forget-IT“. Das Projekt versucht die Problemstellung der zunehmenden Digitalisierung aus diversen Sichtwinkeln zu betrachten und Lösungsansätze zu schaffen, sodass IT-Systeme vergessen lernen.

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kommentar

Absicherung unternehmenskritischer Datenbestände

Unternehmen sind zu blauäugig Neues Zertifikat

Im Kommentar erklärt Michael Heuer, Vice

Geprüfte IT-Sicherheit Viele Mittel­ ständler scheuen den Aufwand einer Zertifizierung gemäß ISO 27001 und verzichten so auf eine nachweisbare Überprüfung ihrer Sicherheitsmaßnahmen. Abhilfe schafft das IT-Beratungshaus Adiccon und führte auf Basis einer mit dem TÜV Hessen abgestimmten Standard-Checkliste eine Erhebung des Sicherheitsniveaus durch, identifiziert vorhandene Abweichungen und schlägt geeignete Maßnahmen zur Behebung der erkannten Lücken vor.

In einem zweiten Schritt kann nach Prüfung und Begutachtung des Ergebnisses durch den TÜV Hessen das offizielle TÜV-Zertifikat „Geprüfte IT-Sicherheit“ vergeben werden – also ohne den vollumfänglichen Zertifizierungsprozess. Das Zertifikat bestätigt laut Anbieter, dass der Inhaber Informationen und Daten – unabhängig von ihrer Darstellung oder Speicherung – nach strengen Maßstäben schützt.

Anwendungen

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atendiebstahl, Industriespionage und Sabotage zählen zu den wichtigsten Gründen für Cyberattacken. Immer öfter kapern Angreifer dazu die Webserver von Unternehmen und schleusen dort Schadsoftware ein. Diese werden dann als Ausgangspunkt für weitverzweigte Angriffe auf die mit den Webservern verknüpften Netze, Datenbanken und Applikationen genutzt. Während die Angreifer

gezielt und verstärkt mittelständische Unternehmen ins Visier nehmen, unterschätzen diese weiterhin die Gefahren. Belege dafür finden sich in der Studie „Wie steht es um die Informationssicherheit im deutschen Mittelstand?“ der Beratungsgesellschaft PWC vom Frühjahr dieses Jahres. Demnach war jedes fünfte Unternehmen schon einmal Opfer von Cyberangriffen. Ziel war dabei sehr häufig der Diebstahl von vertraulichem Know-how, sei es, um illegal an neue Technologien und Produkt-Know-how zu gelangen oder auch als Material für Sabotagezwecke.

Gefahren werden unterschätzt Zwar haben die Unternehmen beachtliche Investitionen in herkömmliche Sicherheitstechnologien wie

„Mittelständler verharmlosen auch heute noch die Gefahren durch Cyberangriffe.“ Michael Heuer, Akamai

www.adiccon.de

Kurzmeldungen

President & Country Manager Central Europe (DACH) bei Akamai, warum Mittelständler den Schutz vor Industriespionage effektiver gestalten sollten.

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Firewalls, Virenschutz und Verschlüsselung vorgenommen. Sie haben sich dabei aber weitgehend auf die internen Infrastruktur- und Personalressourcen verlassen und Maßnahmen im Eigenbau umgesetzt. In Anbetracht der verschärften Sicherheitslage reicht das aber nicht mehr aus. Durch eine Konzentration der bisherigen Maßnahmen auf Angriffsmuster aus der Vergangenheit entstehen Sicherheitslücken für neuartige Angriffswellen. Gerade langfristig angelegte, umfassende Attacken bedrohen die Sicherheit von Unternehmen. Untersuchungen von erfolgreichen IT-Angriffen zeigen, dass Hacker Web-Applikationen immer wieder von Neuem nach Schwachstellen und Sicherheitslücken absuchen. Einmal fündig geworden, können Cyberkriminelle oft unerkannt über längere Zeit sensible Daten stehlen.

Wenn im Mittelstand für die Informationssicherheit nicht genügend interne Ressourcen zur Verfügung stehen, sollten die Verantwortlichen so handeln, wie in anderen Situationen auch: auf die Unterstützung durch externe Dienstleister zugreifen. Gerade weil die Angriffe auf sensible Unternehmensdaten immer komplexer und vielschichtiger werden, sollten auch die Abwehrmaßnahmen in Form mehrstufiger, weit gefächerter Strukturen organisiert sein.

Kombination von Cloud-Services und internen Maßnahmen Da sich die Art, Form und Intensität von Bedrohungen und Risiken aus dem Internet ständig ändern, müssen Unternehmen wachsamer denn je beim Schutz ihrer Rechenzentren und digitalen Infrastrukturen sein. Eine effiziente IT-Sicherheit benötigt mehrstufige Schutzmechanismen, die traditionelle Maßnahmen mit cloud-basierten Services kombinieren. Ein solcher Ansatz überwindet die Schwächen herkömmlicher, ausschließlich interner Sicherheitsverfahren. Er nutzt die verteilte Architektur des Internets und damit dessen Skalierbarkeit und Flexibilität, um die Infrastruktur, Web-Applikationen sowie Daten von Mittelständlern zu schützen und IT-Ausfälle zu vermeiden.

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SAP-Dokumentenarchivierung

Umstieg auf digitales DMS

;; Mit SAP ERP Retail stiegen bei der Globetrotter Ausrüstung GmbH die Anforderungen an die Dokumentenarchivierung. Deshalb löste der Outdoor-Ausrüster sein ECM-System durch den KGS ContentServer4Storage ab.

;; Reha Assist Deutschland, ein Rehabilitationsdienstleister, führt mit dem EMC-System Enaio von Optimal Systems digitales Dokumentenmanagement und Archivierung ein.

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Das transtec Backup-Konzept Höchste Sicherheit mit Backup-as-a-Service

Datensicherung 1.0  Klassische Tapesicherung  Hoher Administrationsaufwand

Datensicherung 2.0  Sicherung auf Libraries  Kostenintensiv, mittlerer Administrationsaufwand

Datensicherung 3.0  Backup2Disk  Eingeschränkte LangzeitRecoveryfunktion

Datensicherung 4.0  Zusätzliche Auslagerung in die transtec German Cloud  Höchste Datensicherheit und -verfügbarkeit  transtec360 Service: Monitoring des Backups

Alle Informationen unter: www.transtec.de/go/backup

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Debitorenmanagement einfach auslagern

Effizienz

im Finanzprozess Mit der Zunahme der Kanäle, auf denen mittelständische Unternehmen ihre Waren verkaufen, werden auch die Finanzprozesse umfangreicher.

Angesichts dessen ist so mancher schnell überfordert. Wer einen erfahrenen Dienstleister damit beauftragt, schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe.

Zusätzlich zum buchhalterischen Fachwissen benötigen Händler im schnellen E-Commerce IT-Kompetenz.

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ür Unternehmen, die vom boomenden Onlinehandel profitieren möchten, gilt es, einen Spagat zu beherrschen. Auf der einen Seite müssen sie die Ansprüche der Kunden erfüllen, die es inzwischen gewohnt sind, mit diversen Kreditkarten, per Bankeinzug, Nachnahme oder Rechnung zu bezahlen und die Ware kurzfristig zu erhalten. Auf der anderen Seite dürfen die Unternehmen nicht vergessen, dafür zu sorgen, dass das Geld schnellstmöglich bei ihnen eingeht. Sie müssen Zahlungsausfällen vorbeugen und alles buchhalterisch vorschriftsmäßig abbilden. Unternehmen kommen nicht umhin, sich mit Themen wie Bonitätsprüfung, Integration verschiedener Zahlungsarten, Rechnungslegung und Inkasso zu beschäftigen – eben typischen Aufgaben des Debitorenmanagements.

IT-Kompetenz gefragt Mittelständische Unternehmen bietet sich die Möglichkeit, diese Aufgaben an einen Dienstleister, der über die nötige Kompetenz im Debitorenmanagement und die erforderlichen IT-Ressourcen verfügt, zu delegieren.

Für erfahrene Dienstleister gehört das Einrichten automatisierter Finanzprozesse zum Alltag. Sie verfügen im Idealfall über ein zertifiziertes Buchhaltungssystem, ausgebildete Buchhalter und IT-Spezialisten. So setzen sie das Risikomanagement mit einer Bonitätsprüfung im Handumdrehen um. Sie profitieren von etablierten Partnerschaften, sodass kein aufwändiges Auswahlverfahren für jeden einzelnen Kunden erforderlich ist. Nach der Einrichtung der Schnittstellen läuft die Bonitätsprüfung im Hintergrund. Während der Kunde im Zuge des Bestellprozesses Namen und Adresse angibt, erfolgt die Prüfung beim Dienstleister,

Kurzmeldungen Anwendungen

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der umgehend einen Score ausgibt. Dieser muss richtig interpretiert werden – eine Gratwanderung. Geht das Unternehmen zu sehr auf Nummer sicher und lehnt einen Kunden ab, generiert es weniger Umsätze.

Interpretiert es den Score nicht streng genug, erhöht es das Risiko eines Zahlungsausfalls. Erfahrene Dienstleister helfen dem Unternehmen, passende Regeln festzulegen. So erhält der Kunde je nach Einstufung automatisch die geeigneten Zahlarten zur Auswahl.

Zahlungen wie über Kreditkarte, Paypal oder eine sofortige Überweisung werden mithilfe von Payment-Service-Providern (PSP) abgewickelt. Dafür passen die Dienstleister die IT-Infrastruktur für eine automatisierte Weiterverarbeitung der Bestellung an. Bei Annahme des Warenkorbs werden die hinterlegten Prozesse im Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) und beim PSP angestoßen. So erhält der Kunde nicht nur schnellstmöglich die Ware und die Rechnung, sondern der PSP zieht gleichzeitig den Betrag ein. Er beauftragt dann eine Sammelüberweisung für mehrere Vorgänge an das Unternehmen und liefert einen Report. Dieser enthält Zahlungsreferenzen, sodass der Dienstleister die Vorgänge semi-automatisiert verbuchen kann.

Beim Kauf auf Rechnung, der als die beliebteste Zahlmethode gilt, bindet der Dienstleister sein Buchhaltungssystem an das ERP-System an, in dem die Rechnungsdaten vorliegen. Zudem werden in kur- ›

ERP-System für FachgroSShandel

FunktionsErweiterung des ERP-Systems

;; Der Haustechnik-Fachgroßhandel Elting nutzt die Branchenlösung Enventa SHK als neue Unternehmenssoftware. Implementiert wird die Lösung von der SHD Enventa GmbH & Co. KG.

;; Der im Schweizer Arbon ansässige Stickmaschinenhersteller Saurer Embroidery modernisiert seine ERPSoftware – die bisher genutzte ERP-Suite von Psipenta wird einem Upgrade unterzogen.

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fi n an z e n | markt

über eine Schnittstelle die Übergabe der offenen Forderung an ein Inkassounternehmen möglich.

Was ist Debitorenmanagement?

Schuldner oder Kunden werden in der Buchhaltung als Debitoren be­zeichnet. Das Debitorenmanagement umfasst die gesamte buchhalterische Zusammenarbeit mit ihnen inklusive des Kundenkontaktes. Mit dem Ziel, Außenstände zu vermeiden und verlässliche Kundenbeziehungen zu gestalten, beginnt das Debitorenmanagement bereits vor der Entstehung von Forderungen mit Maßnahmen wie der Feststellung der Ver-

tragsberechtigung der Debitoren, Bonitätsprüfungen und Neukunden-Scoring. Es begleitet die Zahlungsprozesse inklusive Anlage und Pflege der Debitorenkonten, dem Erstellen und Buchen von Rechnungen und Zahlungseingängen sowie der Verbuchung von Reklamationen und Gutschriften.

Offene Posten werden überwacht, Mahnungen erstellt und bei Zahlungsverzug Schritte wie die Inkassoübergabe eingeleitet.

Quelle: Portica GmbH Marketing Support

› zen Abständen Bankauszüge elektronisch eingelesen.

Durch Verwendung einer Referenz können Zahlungen automatisch den entsprechenden Debitorenkonten zugeordnet und verbucht werden. Gleichzeitig werden offene Posten ausgewiesen. So kann, wenn die Zahlungsfrist verstreicht, sofort die erste Mahnung versendet werden. Nach einer weiteren Mahnung ist

Bei der Auswahl eines geeigneten Inkassoanbieters sind Fingerspitzengefühl und Marktkenntnis gefragt. Wer hier ein allzu forsches Inkassounternehmen wählt, riskiert seine Reputation. Aus Angst davor bleiben nicht wenige Unternehmen inaktiv. Doch damit verschenken sie Geld. Wer ein seriöses Inkassounternehmen findet, kann zwischen 30 und 70 Prozent der Forderungen hereinholen, ohne seinem Ruf zu schaden. Und wer einen professionellen Dienstleister für Debitorenmanagement an seiner Seite hat, der auch in diesem Bereich über bewährte Partnerschaften verfügt, gewinnt obendrein Zeit.

Abrechnung auf Basis der Transaktionen Die durchgängig optimierten Prozesse halten den Gesamtaufwand gering. Dies wirkt sich positiv auf die Geschwindigkeit und auf die Kosten aus. Denn üblich ist eine Abrechnung auf Basis der Transaktionen. Somit gehen Unternehmen kein Investitionsrisiko ein. Zudem behalten sie stets den Überblick. Denn der Dienstleister kann die Saldenwerte im Sachkontenrahmen des Kunden ausgeben bzw. im Datev-Format exportieren, sodass das Unternehmen und dessen Steuerberater die Werte in ihre IT-Systeme importieren können. Somit liegen sie dort vor, wo sie benötigt werden. Das Unternehmen muss dafür keine eigenen Spezialisten und keine eigene Infrastruktur vorhalten, sondern kann sich ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren und flexibler agieren.

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Kritiker bemängeln den fehlenden Nervenkitzel.

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Markus Ramirez