BUKU MANUAL
Integrated Online Data System Badan Pelaksana Otorita Danau Toba oleh metaidriyani
i
Daftar Isi........................................................................................................................................................i Pendahuluan...............................................................................................................................................1 Ruang Lingkup IODS.................................................................................................................................3 Jenis Folder Data......................................................................................................................................4 Desain Sistem IODS..................................................................................................................................6 Manfaat IODS..............................................................................................................................................6 Modul Penggunaan IODS........................................................................................................................7 Modul Penggunaan IODS PENGGUNA................................................................................................8 Membuka Aplikasi....................................................................................................................................9 Tampilan Umum IODS BPODT..............................................................................................................10 Pembagian Folder..................................................................................................................................12 Membuat Folder......................................................................................................................................12 Menguggah Data.....................................................................................................................................12 Mengunduh Data.....................................................................................................................................13 Membagikan Data...................................................................................................................................14 Modul Penggunaan IODS ADMIN........................................................................................................15 Login IODS BPODT...................................................................................................................................16 Mengundang Pengguna........................................................................................................................16 Inventarisir Data.....................................................................................................................................16 QR Code OneDrive IODS BPODT..........................................................................................................18 QR Code Business Page IODS BPODT...............................................................................................18
1
Dalam pelaksanaan perencanaan Pariwisata Kawasan Danau Toba, pemerintah melalui PP 49 tahun 2016 membentuk Badan Otorita Pengelola Kawasan Pariwisata Danau Toba yang memiliki amanah untuk menjadikan Kawasan Danau Toba sebagai destinasi pariwisata berkelas internasional. Badan Pelaksana Otorita Danau Toba (BPODT) memiliki dua kelompok tugas yang disebut tugas koordinatif dan tugas otoritatif. Tugas koordinatif yaitu melakukan pemantauan dan mensinergikan program-program yang berasal dari berbagai Kementerian/Lembaga, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten, dan pemangku kepentingan lainnya termasuk pengembangan destinasi (atraksi, aksesibilitas, amenitas), pengembangan sumber daya manusia, serta juga promosi dan pemasaran serta investasi. Tugas otoritatif yaitu melakukan pengembangan Lahan Zona Otorita untuk menunjang pengembangan pariwisata di Kawasan Danau Toba. Di dalam Lahan Zona Otorita, BPODT melakukan perencanaan, pembangunan, dan pengelolaan sebuah Kawasan Pariwisata Terintegrasi (Integrated Tourism Resort). Pemantauan, sinergisasi program – program dan pengembangan Kawasan Pariwisata Danau Toba tidak terlepas dari data – data yang dibutuhkan dan diintegrasikan sehingga semua stakeholder terkait dapat mengakses. Kebutuhan dalam menghimpun dan menyebarkan data tersebut diwadahi dalam IODS (Integrated Online Data System). IODS adalah wadah online yang mencoba menginventarisasi data BPODT menggunakan OneDrive (Microsoft Cloud). IODS akan digunakan sebagai platform database yang berkelanjutan membantu tugas dan fungsi BPODT dalam mengelola Kawasan Pariwisata Danau Toba. IODS mempunya sistem database online yang baik sehingga memudahkan untuk diseminasi informasi pengembangan Pariwisata Danau Toba ke masyarakat, dan stakeholder lainya. Ketersediaan data yang lengkap, berkala dan terorganisi memberi kemudahan setiap direktorat untuk mengakses data dari manapun dan kapanpun sehingga meningkatkan produktivitas kinerja untuk membuat analisis data, paparan, ataupun segala pekerjaan yang membutuhkan data
2
3
Ruang Lingkup IODS
“Ruang lingkup yaitu operator pengguna dan penggunggah data dan Jenis folder data – data yang terdapat di IODS.” Operator Pengguna dan Pengunggah Internal BPODT No
Nama
Jabatan
1
Arie Prasetyo
arieprasetyo@yahoo.com
2
John Maurid Situngkir
johntungkir@yahoo.com
3
M. Rommy Fauzi
rommyfauzi@yahoo.com
Direktur DIPKK
4
M. Tata S Ridwanullah
tata_syafaat@yahoo.com
Direktur DDP
5
Basar Simanjuntak
bjuntak44@gmail.com
Direktur DPP
6
Nunur Rahadian, M.AP
Nunurrahadian@yahoo.co.id
Kadiv Keuangan
7
Raditya
83radit@gmail.com
8
Antonius Karyanto Budy Yuwono
Anthon.indonesia@gmail.com
9
Wahyudito Galih Indharto
wahyuditogalih@gmail.com
Kadiv Umum Kadiv Aksesibilitas dan Infrastruktur Kadiv Pemasaran Mancanegara
10
Sucipto S.Kom
riasci7@gmail.com
DKUKP
11
Ondo Ria Agustina Simatupang
ondoras@gmail.com
DKUKP
12
Christina Anggreani
anggreani.christina@gmail.com
DKUKP
13
Muhammad Khadry
Chodry91@gmail.com
DKUKP
14
Nizam Ulfa Sari
nizam.ulfasari@gmail.com
DKUKP
15
Siti Hartati Murdaya Malau
sitihartati.malau@gmail.com
DKUKP
16
Aisyah Maya Santi
aisyahmaya05@gmail.com
DKUKP
17
Heraldo Laurent
rizqiaditya64@yahoo.com
DKUKP
18
M. Aditya Rizki Romadon
rizqiaditya64@yahoo.com
DKUKP
19
Dewi Isnaini
dewi.isnaini@yahoo.com
DKUKP
20
Indi Andira Butar Butar
dewi.isnaini@yahoo.com
DIPKK
21
Yudha Nugraha Wibisana
yudhanugrahawibisana@gmail.com
DIPKK
22
Wahyu Syahputra
wahyufkg@gmail.com
DPP
23
Marlyn Theresya Tobing
melodykantata87@gmail.com
DPP
24
Herman Setiawan Zalukhu
hermansetiawan754@yahoo.co.id
DDP
25
Devi Sabrina Azmi
devisabrinaazmi@gmail.com
DDP
26
Meta Indriyani Kurniasari
metaindriyani@gmail.com
DDP
27
Putri Nur Hasanah
putrinurhasanah@yahoo.co.id
DDP
28
Meinard
meinard.arbie@gmail.com
Tenaga Ahli DIPKK
29
Wahju M Nugroho
wahju.m.noegroho@gmail.com
Tenaga Ahli DDP
Direktur Utama Direktur Keuangan, Umum dan Komunikasi Publik
4
Jenis Folder Data Jenis Folder Data yang Dihimpun
DKUKP
DIPKK
(Direktorat Keuangan, Umum dan Komunikasi Publik)
(Direktorat Investasi Pariwisata dan Kelembagaan Kepariwisataan)
a. b. c. d. e. f.
Kebijakan/Peraturan Persuratan Kepegawaian Komunikasi Publik LPJ Online Lainnya
a. b. c. d. e. f.
Kebijakan/Peraturan Paparan Update Kegiatan Hasil Review/Analisis LPJ Online Data Kepariwisataan (Investasi dan Kelembagaan) g. Lainnya
DDP
DPP
(Direktorat Destinasi Pariwisata)
a. b. c. d. e. f. g. h.
Kebijakan/Peraturan Peta (SHP dan JPEG) Paparan Update Kegiatan Hasil Review/Analisis Data Kepariwisataan (Destinasi) LPJ Online Lainnya
(Direktorat Pemasaran Pariwisata)
a. b. c. d. e. f. g. h.
Kebijakan/Peraturan Peta Promosi Wisata Paparan Update Kegiatan Hasil Review Analisis LPJ Online Data Kepariwisataan (Pemasaran) Lainnya
6
Desain Sistem I O D S “Integrated
Online Data System (IODS) adalah nama penyimpanan data terintegrasi dari BPODT. IODS menggunakan layanan penyimpanan data dari Microsoft, yaitu OneDrive. IODS sangat mudah digunakan, pengguna dapat mengunggah dan mengunduh da take dalam ruang penyimpanan IODS serta membagian data kepada orang lain.�
Manfaat IODS Akses data secara langsung dan dimanapun
Meningkatkan gairah untuk analisis sehingga produktivitas meningkat
Platform integrasi data sehingga mudah di share
Meningkatkan kompetensi SDM dalam bidang IT (professional)
Transparansi internal data antar staf, kepala divisi dan direksi
Berpartisipasi untuk mengunggah menggunakan & memaintenance data
7
PENGGUNA ADMIN
8
PENGGUNA Modul Penggunaan IODS untuk “Pengguna” atau “User” terkhusus untuk pengguna yang telah terdaftar pada system IODS-BPODT di “Halaman 3”. Pada bagian ini akan dibahas mengenai Membuka Aplikasi, Tampilan Umum, Membuka Folder, Mengunggah File, Mengunduh Data, dan Berbagi File.
9 1. Membuka Aplikasi 1. Kunjungi laman http://bit.do/IODS_BPODT
3. Periksa inbox email masing – masing dari OneDrive untuk mendapat kode verifikasi
2. Masukan alamat email yang sudah terdaftar di IODS BPODT dan klik “Next”
3. Masukan kode verifikasi dan klik “Verify”. Centang “Keep me signed in”
10 2. Tampilan Umum IODS BPODT
1
2
3
6
4
7
8
5
9 10
15 11
12
13
14
Keterangan: 1. Menu “New Folder” befungsi untuk menambahkan folder
4. Menu “Copy Link” befungsi untuk membagikan “link” file yang hendak disebarkan
2. Menu “Upload” berfungsi untuk mengunggah data berupa file atau folder 5. Menu “Download” befungsi untuk mengunduh file yang diinginkan 3. Menu “Share” berfungsi untuk mengunggah data berupa file atau folder
6 Menu “?” befungsi untuk mencari informasi penggunaan OneDrive dan informasi lainnya
7. Menu “email” befungsi untuk keluar dari IODS BPODT
12. Menu “Modified” berungsi untuk mengurutkan tampilan folder berdasarkan waktu
8. Menu “All” befungsi untuk mengubah tampilan menjadi daftar list atau berkolom
13. Menu “Sharing” berfungsi untuk membuat link berbagi
9. Menu “Saring” berungsi untuk menyaring tampilan data berdasarkan waktu update terkini atau terlampau
10. Menu “ ” befungsi untuk melihat siapa saja yang memiliki akses pada IODS BPODT
11. Menu “Name” befungsi mengurutkan nama folder A ke Z atau Z ke A.
14. Menu “Modified by” berfungsi untuk mengetahui siapa pengakses data/file 15. Menu “Feedback” berfungsi untuk memberikan masukan atau saran
12 3. Pembagian Folder IODS BPODT memiliki 5 folder Utama seperti gambar di bawah. Adapun sub folder yang terdapat di dalamnya yaitu:
1 2 3 4 5 Sub folder utama yang terdapat di setiap folder yaitu:
1 2 35 4
Data 8 Kabupaten Danau Toba, dan Provinsi Sumatera Utara Kebijakan dan Peraturan, Persuratan , Buku Agenda, Kepegawaian, Komunikasi Publik, LPJ Online, Lainnya Kebijakan dan Peraturan, Persuratan , Buku Agenda, Kepegawaian, Komunikasi Publik, LPJ Online, Lainnya
2. Membuat Folder 1. Anda dapat menambahkan folder dalam tampilan File, atau dalam folder lain di OneDrive. Dalam tampilan atau folder yang diinginkan untuk folder baru, klik “New Folder” logo BPODT)
di kiri atas (dibawah
2. Ketikkan nama untuk folder tersebut, lalu ketuk OK.
3. Mengunggah Data 1. Di aplikasi OneDrive, dalam folder yang ingin digunakan untuk menambahkan file, klik “Upload”. Anda dapat mengunggah File atau Folder.
2. Pilih sumber file yang ingin diunggah, lalu klik “Open”
13 4. Mengunduh Data Anda dapat mengunduh file dan folder dari OneDrive atau SharePoint Online ke komputer cukup dengan beberapa klik. 1. Pada situs web OneDrive, pilih file atau folder yang ingin Anda unduh.
5. Pilih Unduh.
2. Pilih file atau folder yang ingin diunduh dengan menunjuk ke setiap item dan mengklik kotak centang lingkaran yang muncul.
3. Untuk memilih semua file, klik lingkaran di sebelah kiri baris header, atau tekan CTRL + A di keyboard Anda..
4. Untuk memilih folder, Anda mungkin harus masuk atau kembali satu tingkat untuk memilih seluruh folder, bukan hanya kontennya.
5. Jika browser meminta, pilih Simpan atau Simpan Sebagai dan telusuri lokasi tempat Anda ingin menyimpan unduhan. Beberapa browser akan langsung menyimpan ke folder Unduhan di komputer Anda
14 5. Membagikan Data Setelah masuk dengan akun di situs web OneDrive, berikut cara berbagi file atau folder: 1. Pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan, kemudian pilih “Share� .
2. Masukkan nama orang-orang yang ingin Anda bagikan dan kirim pesan, jika menginginkannya
3. Pilih siapapun dengan tautan ini dapat mengedit item lalu atur izin: a. Pilih perbolehkan pengeditan, jika Anda ingin orang lain dapat mengedit file. b. Hapus centang perbolehkan pengeditan, jika Anda ingin orang lain hanya dapat menampilkan file.
4. Pilih cara Anda berbagi: a. Mendapatkan tautan - Pilih Salin lalu tempelkan tautan ke dalam pesan, file, halaman web atau lokasi lain b. Email – masukan email orang – orang yang ingin Anda bagikan, tambahkan pesan (opsional) lalu pilih Bagikan
15
ADMIN Modul Penggunaan IODS untuk “Admin” merupakan panduan khusus mengelola IODS-BPODT yang berisi Login Masuk IODS BPODT (Admin), Mengundang Pengguna ke Sistem IODS-BPODT dan Inventarisir data dalam bentuk kalalog.
16 1. Login IODS BPODT 1. Kunjungi laman www.onedrive.live.com 2. Masukan Username: BPODT@vip365oooacnz.onmicrosoft.com kemudian klik “Next”
2. Masukan Password: danautoba2016!! kemudian klik “Sign in”
2. Klik tab “Berikan Akses”, lalu isikan email yang hendak diundang pada kolom email. Setelah itu klik .
3. Selesai
3. Inventarisir Data 1. Buka folder utama IODS BPODT 2. Buka Excel Sheet Online “Kalaog Data IODS BPODT”
3. Selamat Anda berhasil masuk ke IODS-BPODT 3. Pilih Tab folder data yang akan diinventarisir Misal “DDP”
2. Mengundang Pengguna 1. Pilih folder IODS-BPODT lalu klik membuka perizinan akses folder
2. Pada gambar di atas, klik
untuk
4. Pilihlah folder data yang hendak diiventarisir dan masukan sub – sub folder ke dalam kolom excel
17 3. Inventarisir Data 5. Pilih Folder data yang ingin diinventarisir lalu klik “Salin Tautan”
6. Buka https://bitly.com/ lalu paste di kolom shorten link
7. Copy link yang terdapat di kolom shorten link ke Excel Sheet Online
8. Buka isi folder yang hendak diinventarisir, lalu masukan nama – nama file ke dalam Excel Sheet Online
9. Selesai
18
QR Code OneDrive IODS BPODT memudahkan pengguna yang sudah terdaftar untuk dapat login ke system OneDrive. Pengguna dapat melakukan scan secara langsung atau mengunjungi bit.do/IODS-BOPDT untuk mengakses data.
19
QR Code Business Page ini dibuat sebagai profile IODS BPODT. Laman ini berfungsi memberikan informasi sederhana mengenai IODS, kontak Admin IODS, Email yang dapat dihubungi, dan pengguna dapat mengunduh modul IODS BPODT.
IODS BPODT
Integrated Online Data System Badan Pelaksana Otorita Danau Toba
2018
Meta Indriyani Kurniasari
