UNIVERSIDAD FERMÍN TORO VICERRECTORADO ACADÉMICO DIRECCIÓN GENERAL DEL SAIA MAESTRIA EN GERENCIA EMPRESARIAL GRUPO 17 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN LA PYME DE BOGOTÁ Orientación Al Futuro Y Evasión De La Incertidumbre
PARTICIPANTES GRUPO ARES Fidel Angulo
Nelsymar Millán
Mariana González
Neil Pierson
Neljemar Millán
Junio 2015
ÍNDICE
Portada Introducción Contenido: Parte I: Problema Situación Problema Presentado
Síntomas
Causas
Consecuencias
Pronóstico
Actores involucrados Señale los actores inmersos en la problemática plateada Describa el rol de cada actor en la problemática Parte II: Situación Estratégica Análisis Estratégico
Factor interno (detectar fortalezas y debilidades)
Factor externo (detectar oportunidades y amenazas)
Resultados Hallazgos más relevantes Prioridades encontradas Estrategias
Acciones
Responsables
Sistema de seguimiento y evaluación Una vez visto el Video “Planificación Estratégica” (cargado en el aula virtual) explique de acuerdo con el criterio del equipo si la situación actual presentada podrá ser solventada mediante las estrategias propuestas, es decir, lograr los objetivos trazados.
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Conclusi贸n Bibliograf铆a Anexos
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INTRODUCCION
Con una alta predominancia en el mercado y el comercio encontramos las pequeñas y medianas empresas, las cuales son entidades independientes, conocidas también por el acronomo PYME, estos son agentes con lógicas cultura, interés y un espíritu emprendedor específico. PYME queda practica excluida del mercado industrial por las grandes inversiones y limitaciones que impone la legislación en cuanto al volumen de negocios y del personal. Las pequeñas y medianas empresas cumplen un papel importante en la economía de todos los países, el avance tecnológico y desarrollo de los medios de comunicación traen consigo ventajas y oportunidades para la empresa sin embargo también traen amenazas. Una empresa puede crecer y prosperar con la utilización de avances tecnológicos si es que estos se encuentran a su alcance. Las PYME tienen grandes ventajas como su capacidad de adaptabilidad gracias a su estructura pequeña su posibilidad de especializarse en cada nicho de mercado ofrece un tipo de atención directa y finalmente capacidad comunicativa. En el siguiente trabajo se explica detalladamente como afecta la falta de planificación y organización de las estrategias a utilizar en las pequeñas y medianas empresas, y por ende como esta situación puede ser solventada y así lograr alcanzar los objetivos deseados.
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PARTE I
SITUACION PROBLEMA PRESENTADO
Analizar los procesos de PLANEACION ESTRATEGICA, como se comportan las empresas a nivel internacional y forma práctica para la toma de decisiones.
PLANEACION ESTRATEGICA, la evasión de la incertidumbre, orientación a largo plazo.
Buscar
explorar
variables
cuantitativas,
validar
herramientas
metodológicas.
Cultura de los países influye en su desarrollo económico y administrativo.
SINTOMAS Baja capacidad para realizar actividades rentables y con potencial de expansión.
Bajo niveles de asociatividad.
Estrechez del mercado, según su presentación de servicios.
Consumidores de bajos ingresos.
Bajos requisitos de calidad.
Bajo nivel tecnológico (maquinarias como el uso del internet).
Deficiencia en cuanto a la capacitación o adiestramiento del personal.
Limitación al sector financiero
Financiación por ahorros familiares.
Ingresos por trabajos anteriores.
CAUSAS Deficiencias en la directiva.
Falta de experiencia
Falta de capital 5
Falta de enfoque o recursos tanto humano como material
Mal manejo del producto
Fallas de planeación errores en la fijación de estrategias.
Fallas en los procesos internos y externos
Resistencia al cambio.
CONSECUENCIAS
La P.E. procesos costoso.
Requiere tiempo
Depende de las necesidades del mercado y PYME.
PRONÓSTICO Para la empresa que no presenta planeación muestra que se basada en el fortalecimiento de la red social del empresario y su familia, y no necesita ser documentada,
formalizada,
ni
formulada
a
través
de
procesos
administrativos. El futuro en estas condiciones está atado a la pertenencia a dicha red y debido a que la pertenencia se ha construido durante mucho tiempo no hay ansiedad con respecto al futuro. En este caso podemos ver la alta preponderancia de la figura y personalidad del emprendedor para la empresa,
pues
de
él
provienen
las
relaciones
comerciales
y su
mantenimiento. Para las empresas del caso contrario se evidencio que enfrentan nuevas situaciones de mercado, de ansiedad e incertidumbre, donde se observa la formalización de procesos de planeación estratégica. Esto muestra características como la utilización de un modelo de planeación estratégica de emprendimiento, con alta informalidad (aunque se elaboren documentos y registros), flexibilidad y adaptabilidad.
FACTORES INVOLUCRADOS PYME pequeñas y medianas empresas.
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SEÑALE LOS ACTORES INMERSOS EN LA PROBLEMÁTICA
Productos alimenticios el pilón (dueños una pareja, que se independiza y consolida).
MADECHEM LTDA: empresa familiar con negocio consolidado
Grupo ACLAB LTDA: empresa no familiar (varios años de trabajo, con intensión de crecimiento.
DESCRIBA EL ROL DE CADA ACTOR EN LA PROBLEMÁTICA PRODUCTOS ALIMENTICIOS EL PILON Este es una pequeña empresa, constituida por una pareja, donde su planeación estratégica se pone en evidencia cuando sus productos alimenticios tuvieron acceso al hipermercado CARREFOUR, de continuidad con una estrategia agresiva de competencia en el punto de venta, de esta manera sube sus niveles de producción, pero en varios meses el hipermercado les hizo amplias devoluciones.
Se busco otra estrategia
poniendo mercaderistas como impulsadoras en cada hipermercado para garantizar que su producto fuera exhibido y tuviera rotación. Su situación no cambio las ventas bajaron por estar pendientes de hipermercados descuidaron los mercados que ya tenían colonizados.
Varios meses
después toman la decisión de salir de los hipermercados, manifiesta que si no se hace se hubieran declarado en bancarrota la empresa. Esta situación de escoger una estrategia en CARREFOUR denota una alta emocionalidad en la planeación estratégica, que decide asumir una forma de distribución sin explorar de manera juiciosa las condiciones que implica esta nueva forma de distribución. REDES FAMILIARES MADECHEM La planeación estratégica en esta empresa familiar con un negocio ya consolidado esta dirigida por la pareja de emprendedores, quienes realizan este proceso de la manera descrita en procesos informales, la empresa
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MADECHEM es el resultado del trabajo de un hombre, quien durante años se dedico a visitador medico. Hace 25 años este hombre, decidió formar su empresa y se puso en la cabeza de una empresa de distribución de principios farmacéuticos activos provenientes de una multinacional llamada CHEMO. Como visitador y emprendedor consolidado estrecha relaciones con la industria farmacéutica en Bogotá. La cual aunadas a los eventos que hace CHEMO, genero la estrategia con la que el emprendedor a competido durante años de vida de su empresa, una estrategia fuerte anclada a la asistencia técnica y científica, alrededor de lazos sociales de amistad y camarería. Esta estrategia ha sido exitosa y no ha sido necesario cambiarla para adaptarse al mercado, lo que demuestra que planeación estratégica depende en gran medida de la personalidad del emprendedor.
En
consecuencia, no reporte realizar una planeación estratégica formalizada, ahora bien, las estrategias del mercado están basadas en las directrices y desarrollo de la multinacional, lo que denota una no multifuncionalidad del emprendedor. En el caso de las pequeñas empresa podemos concluir que las cargas laborales están mas repartidas y no se observa que uno de los socios tenga mas poder que otro, aun cuando alguien lidere los procesos administrativos por su formación educativa. Ellas tienen una estructura de poder mas vertical donde la concentración de las decisiones sobre el futuro PYME esta en manos de los miembros de la familia con poder de decisión.
EL GRUPO ACLAB Esta constituido por cinco mujeres profesionales que se han asociado. Todas en algún momento trabajaron en alguna empresa Colombiana de producción o distribución de alimentos, esas experiencias las llevaron a desarrollarse como capacitadoras en calidad y asociarse como ACLAB. Los procesos de planeación estratégica de esta compañía fueron claramente identificables al
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ser procesos completamente formalizados pues sostienen reuniones de planeación estratégica, las cuales implican altos niveles de verbalización y generando instrumentos escritos de control sobre las actividades no solamente de planeación, sino sobre la conformación de la empresa como tal. Se pudo observar que el insumo o herramienta principal para la realización de estrategia es la matriz FODA.
La disposición espacial de
trabajo del grupo es circular, garantizando la participación de todos los socios generando un sentido de igualdad y solidaridad alrededor de la construcción de procesos. En el caso de las medianas empresas notamos que sus cargas laborales están más repartidas y no se observa que uno de los socios tengan mas poder que otros, aun cuando alguien lidere los procesos administrativos por su formación educativa. Los espacios se abren a los socios a través de reuniones de planeación estratégica.
ANÁLISIS ESTRATÉGICO La importancia de la PYME radica en que esta es un elemento dinamizador de la economía, al propiciar el desarrollo Nacional, equilibrado que conlleva a una distribución más justa de las riquezas, y en consecuencia previendo el futuro se logra una mayor estabilidad social, lo que aumenta el índice de evasión de la incertidumbre y el control de ansiedad de los empresarios. De manera tal que un análisis de medición cuantitativa y cualitativa son vitales para conducir una pequeña empresa al éxito. FACTOR INTERNO (DETECTAR FORTALEZAS Y DEBILIDADES) Su fortaleza deriva del carácter emprendedor de los integrantes de las PYME ya que una persona o un equipo interesado y capaz de identifica, evaluar y desarrollar una idea hasta transformarla en un concepto de negocio operativo o en un producto, mediante la obtención de los recursos necesarios para su
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ejecución y posterior comercialización. Por el contrario sus debilidades generalmente vienen dadas por el carácter intuitivo de la planeación estratégica del negocio, lo que se convierte en un grave riesgo para el futuro de la empresa. FACTOR EXTERNO (DETECTAR OPORTUNIDADES Y AMENAZAS) Las oportunidades de la PYME en el ámbito externo tienen mucho que ver con las posibilidades de desenvolverse en un marco de incentivos que la coloquen en condicione más productivas y competitivas, así como las posibilidades
de
acceder
a
financiamientos,
asistencia
técnica,
adiestramiento, capacitación, administración, gerencia, desarrollo tecnológico e información, por medio de mecanismos idóneos, dinámicos y que se adapten a sus necesidades cambiantes, por el contrario, las amenazas resultan de una serie de condiciones que no son inherentes a la dinámica de la misma
RESULTADOS
HALLAZGOS MÁS RELEVANTES Un común denominador en los casos analizados y altamente preocupante resulta de la debilidad de una acertada planificación estratégica es la cuales se observa la presencia de un alto componente emocional e intuitivo producto de la poca información que se maneja y que en la mayoría de los casos obedecen a imaginarios culturales, en el caso de ACLAB específicamente se observa un patrón de comportamiento como resultado de su poca formación comercial, lo que limita su potencial de crecimiento. Por tanto la escasa planificación, información, administración, el desconocimiento del mercado y su evolución son factores q inciden en su eficiencia operativa y por tanto colocan en grave riesgo el futuro de dichas empresas.
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PRIORIDADES ENCONTRADAS. La importancia de la cultura en fenómenos económicos tiene influencia en el desempeño de su actividad tanto en el ámbito de la producción como en el de la distribución y servicios, de manera tal que la conclusión es que las diferencias en los valores culturales, más aun que las diferencias materiales y estructurales, son las que conducen a un país hacia un buen desempeño económico. El método de entrevistas cualitativa permitió reconstruir la historia empresarial y, a lo largo de esta entrevista se identificaron los procesos de formación de planeación estratégica. Por otra parte el método cuantitativo permitió calcular los índices de la evasión de la incertidumbre y orientación a largo plazo.
ESTRATEGIAS En consecuencia, la investigación presenta las acciones estratégicas tomadas para cada empresa las cuales señalaremos a continuación: ACCIONES TOMADAS POR PRODUCTOS ALIMENTICIOS EL PILÓN
Realizan un ejercicio de planeación estratégica cada año
Reúnen información interna y de comportamiento de los mercados para plantearse objetivos y metas para cada año.
Este procedimiento queda consignado en un documento final.
Dicha planeación varia frente a nuevas circunstancias.
ACCIONES TOMADAS POR MADECHEM LTDA
Alianzas consolidadas con miembros de la industria farmacéutica.
Aprovechamiento de los eventos patrocinados por la multinacional como medio de impulso y contacto con el mercado.
Estrategia anclada a la asistencia técnica y científica, alrededor de lazos sociales de amistad y camaradería.
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No reporta realizar una planeación estratégica formalizada.
Las estrategias de mercadeo están basadas en las directrices y desarrollos
de
la
multinacional,
lo
que
denota
una
no
multifuncionalidad del emprendedor.
ACCIONES TOMADAS POR EL GRUPO ACLAB (ASEGURAMIENTO DE CALIDAD EN LABORATORIOS)
El proceso de planeación es formalizado
Sostiene reuniones de planeación estratégica, las cuales implican altos niveles de verbalización
Emplean instrumentos escritos de control sobre las actividades.
La herramienta principal para la realización de estrategias es la matriz DOFA.
RESPONSABLES Consideramos que para las PYMES estudiadas, los responsables de fijar las estrategias,
o
hacer
la
planificación
estratégica,
son
los
mismos
emprendedores, dado que en la mayoría de los casos, los dueños son los mismos que dirigen a la empresa, por lo que tiene la capacidad y disposición de liderar sus lineamientos. El trabajo realizado demostró que, aunque se revisaron tres empresas con tres esquemas diferente de posesión de capital (dueños completos, dueños por sucesión de los fundadores y varios dueños compartidos), los mismos se mantienen en el rol de directores, dadas sus habilidades de negociación y relaciones con otras proveedores y clientes, multifuncionalidad y falta de estructura directiva horizontal que permita la segregación de las funciones de planificación y pensamiento estratégico. Además, aunque en algunos casos pudieran existir esos entes, diseñadores de las mencionadas estrategias, siempre pasarán por el rol aprobatorio del dueño o emprendedor, para idealizaras y mantenerlas como lineamientos a
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conseguir en el futuro. Adicionalmente, esa planificación estratégica es proyectada a un corto o mediano plazo, pero nunca largo, dado que en esencia, los emprendedores manejan la información de ambos extremos e sus procesos, o sea, proveedores y clientes, con lo que requieren agilidad en la toma de decisiones diarias y adaptación a los cambios y condiciones del mercado.
SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Las PYMES que realizan planificación estratégica utilizan indicadores de seguimiento como presupuestos y plan de inversiones, etc, pero al ser decisiones tomadas por
los
propios dueños,
tienden
a
separarse
frecuentemente de lo planificado, toda vez que se intentan reaccionar a las variables del mercado, entendiendo que al comparar el comportamiento del mercado contra lo planificado, no necesariamente se cumplen las variables estimadas.
SOLUCIÓN De acuerdo a lo planteado en el video del creador de postgrados y profesor de España y México, Francisco Javier Garrido, si se aplican las estrategias tanto de planificación, como de seguimiento y aplicación, es factible que el problema mostrado en el artículo, referente a la formulación de la planificación estratégica en las PYMES, por parte de los dueños de empresas o emprendedores, sea resuelto, en el sentido de aplicar técnicas de acción y seguimiento disgregadas en diferentes personas de la empresa, aplicando una correcta segregación de funciones, permitirá que se cumplan los objetivos planteados a mediano y largo plazo en la estructura de presupuesto, tanto de inversiones en activos, como de gastos y ejecución de los diferentes aspectos de la empresa.
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CONCLUSIÓN
Es preciso señalar la importancia del análisis destinado a la temática desarrollada, donde se le da prioridad a la aplicación de la planificación estratégica organizacional, la cual podemos definir según Kotler (1990), son herramientas que permite a las organizaciones prepararse para enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro, ayudando con ello a orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño. Bajo esa premisa se entiende que es vital a nivel empresarial emplear dichos recursos en pro del beneficio de las empresas. Ahora bien, no solo se abordaron términos de planificación estratégica, sino también dirigidas a las aplicación de las mismas por parte de las PyMES, término que según Koontz y Weihrich, (1994), es el acrónimo para hacer referencia a las pequeñas y medianas industrias, las cuales están compuestas por una cantidad limitada de personas o trabajadores, cuentan con un presupuesto mucho más reducido y por lo tanto reciben cierta ayuda o asistencia de los gobiernos correspondientes. Partiendo de lo anterior, el trabajo realizado a la investigación realizada en la Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano, por parte de Alejandro Castaño Ramírez, quien la tituló Planeación estratégica en la Pyme de Bogotá, Orientación al futuro y evasión de la incertidumbre, articulo que señala el estudio de casos de tres empresas, en el rango de las PYMES, como lo son Productos Alimenticios El Pilón, Madechem Ltda y el grupo ACLAB. Como resultado de dicha investigación, desde nuestra perspectiva la planificación estratégica en dichas empresas es empleada de forma circunstancial, unidireccional, se basan en los entornos de confianza, no existe una visión innovadora lo cual limita la aplicación de la misma y se vuelve rutinaria, sin embargo como lo menciona el video existen infinidades de formas de aplicar herramientas de planificación para consolidar metas. 14
ANEXOS
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BIBLIOGRAFÍA
Castaño, A. (2010), Planeación estratégica en la Pyme de Bogotá. Orientación al futuro y evasión de la incertidumbre. Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano. Colombia.
Sitios Web visitados: http://portal.grupoaclab.co/clientes/ Koontz y Weihrich, (1994), infoplanificacion. blogspot. http://infoplanificacion.blogspot.com/2006/09/definicion-deconceptos_13.html . Consultado 03/07/2015.
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Editorial a Cargo de: FIDEL ANGULO 17.334.633 Faag2040@gmail.com MARIANA GONZALEZ 19.327.277 Pfmgonzalez88@hotmail.com NELJEMAR MILLAN 14.902.712 Neljemar.millan@gmail.com NELSYMAR MILLAN 17.995.489 Mnelsy9@gmail.com NEIL PIERSON 10.249.863 neilpierson@gmail.com
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