MIXpro's Automatisering-special

Special Automatisering

Selectie en implementatie Do’s & don’ts bij de keuze van een nieuw

pakket

Artikeldatabases Uniformiteit noodzakelijker dan ooit?

Close-Ups Aanbod in beeld

Automatisering: motor van de bouwgroothandel

So ware voor ERP, CRM, PIM en Voorraadop malisa e is een cruciale tool voor iedere bouwgroothandel. En waar zou je zijn zonder een goede database van ar keldata?

Vandaar deze MIXpro-special. We ze en do’s en don’ts bij de keuze en implementa e van nieuwe so ware voor je op een rij e, ontrafelen de wereld van de ar keldata en tonen het aanbod van diverse relevante par jen.

Om je een indruk te geven van de inhoud van deze Special Automatisering geef ik je hieronder al een aantal quotes:

• Wouter Zeeman: “Je koopt geen software, je koopt een relatie.”

• Ludo Hof: “Als iemand bij mij polst of ze goede begeleiders hebben, is mijn eerste vraag altijd of zij veiligheidsschoenen aanhebben.”

Hedy van Opzeeland, Hibin: “Ik ben een groot voorstander van het standaardiseren van data.”

• Richard Badenhop, In2CRM: “Iedereen die het heeft, wil niet meer zonder”

• Sanne Sengers, Acadon: “Veel ondernemers voelen de behoefte tot automatisering nog niet zo, al zien we dat de laatste tijd wel veranderen.”

• Carlo de Nijs, Compano: “Goede informatie over producten is voor onze klanten nu vaak belangrijker dan prijs”

• Rebecca Giljam, dge: “Wij worden niet zo snel zenuwachtig.”

• Mark Kahlmann, HSO: “Het verwachtingspatroon verandert mee met de mogelijkheden van particuliere webwinkels.”

• Willem Koopman, Kerridge: “De meeste ERP’s zijn te generiek, daar lopen veel groothandels tegenaan.”

• Jorgos Thravalos, Logic4: “De inkoper van overdag shopt ’s avonds bij Coolblue.”

• Jan Kraaijeveld, Slimstock: “Automatisering kan nooit een doel op zich zijn. Eerst moeten de processen, de data en de mensen op orde zijn.”

We wensen je goede zaken, een slimme keuze uit het aanbod en een soepele implementatie.

Marc Nelissen Hoofdredactie MIXpro

Marc Nelissen Hoofdredacteur

MIXpro - Special Automatisering

Bijlage bij MIXpro 2023-2

Hoofdredactie

Marc Nelissen

Aan deze Special werkten mee

Marit Nelissen (eindredactie)

Arjan van Oosterhout

Jeroen Rietvelt

Fotografie

Marjolein Ansink en shutterstock.com

Redactieadres

MIXpress

Postbus 11

5258 ZG Berlicum

T: 073.503.43.47

E: mixpro@mixpress.nl

W: www.mixpro.nl

Advertenties/Close-Up’s

Molijn Sales Support

Edgar Molijn

Brugstraat 12, NL-5258 HT Berlicum +31 (0)73.503.35.44 mix@molijnsalessupport.nl

Close Ups

Advertorials

Vormgeving

Inpladi bv, bureau voor idee en creatie

Abonnementen

los nummer: € 19,50 (ex 6% btw) per jaar: € 64,95 (ex 6% btw)

Abonnementsvoorwaarden

check www.mixpress.nl/abo

Abonnementenadministratie

Abonnementenland

Postbus 20, 1910 AA Uitgeest

Tel.: 0900 - ABOLAND

(0900-226 52 63 - € 0,10 per minuut)

Internet: www.aboland.nl

Stopzetten abonnement

Opzeggingen (uitsluitend schriftelijk) dienen 8 weken voor afloop van de abonnementsperiode in ons bezit te zijn.

Algemene voorwaarden

Alle advertentieopdrachten en plaatsingsvoorkeuren worden schriftelijk vastgelegd, afgesloten en uitgevoerd conform de Regelen voor het Advertentiewezen, gedeponeerd ter griffier van de Arrondissementsrechtbanken en bij de Kamers van Koophandel. Een exemplaar wordt op verzoek toegezonden of zie www. stichtingrota.nl

Copyrights

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd op welke wijze dan ook,worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar worden gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

28

CLOSE UP – DATA GROUP EUROPE

“De combinatie met de artikeldatabase maakt ons ERP uniek”

CLOSE UP – HSO

“Automatisering schept ruimte voor kwalitatief klantcontact”

22 24 26

CLOSE UP – IB THE DATA COMPANY

“In onze database zitten honderden manjaren”

“EZ-Pim is eerder een brancheconcept dan een softwarepakket”

30

CLOSE UP

“K8 is de basis voor de toekomst van Morssink”

CLOSE UP – LOGIC4

Combi van ERP en webshop ontzorgt handelsbedrijven

CLOSE UP – SLIMSTOCK

32 34

“Mensen kun je niet automatiseren”

Een nieuwe ERP-oplossing: hoe pak je dat aan?

In deze special zijn veel aanbieders van ERPso ware te vinden, allemaal met hun eigen unique selling points. Hoe bepaal je welk pakket voor Enterprise Resource Planning voor jouw organisa e de meeste meerwaarde biedt? En hoe zorg je ervoor dat je zo’n pakket zo soepel mogelijk in gebruik kunt nemen? MIXpro besprak de do’s & don’ts met deskundigen die barsten van de kennis over selec e- en implementa eprocessen. “Een ERP-partner is als een bedpartner. Je koopt geen so ware, je koopt een rela e.”

Voor een ruime meerderheid van de bouwgroothandels (57%) is het een digitaliseringsthema dit jaar, afgaande op de laatste conjunctuurmeting van Hibin: enterprise resource planning, kortweg ERP. Korte definitie: een informatie- en managementsysteem waarin uiteenlopende bedrijfsprocessen worden afgehandeld, zoals voor inkoop, verkoop, logistiek en administratie. Meestal bestaat het uit kleine deelprogramma’s annex modules, die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Voor deze geïntegreerde automatiseringsoplossing worden de termen ERP-software, ERP-pakket en ERP-systeem door elkaar gebruikt. “Niet alleen de grote bedrijven in de branche zijn bezig met ERP, ook de kleinere”, aldus Hibin-directeur Hedy van Opzeeland eerder tegen MIXpro. “Ze willen processen stroomlijnen en automatiseren, waaronder hun digitale verkoop. Je ziet dat veel bedrijven die slag nu aan het maken zijn.” Waarvan akte: deze special staat er vol van. In dit artikel gaan we achtereenvolgens in op selectie- en implementatieprocessen rondom ERP’s.

Tijd voor een nieuw pakket

‘Gids in ERP-softwareselectie en implementatie’, staat onder de naam van Wouter Zeeman op LinkedIn. Hij helpt organisaties onafhankelijk om de juiste software te kiezen, te kopen en in te richten. Dat doet hij onder de vlag van bedrijfskundig adviesbureau Logiqol, waar hij mede-eigenaar van is. Wanneer komen bedrijven op zijn pad? Wanneer, met andere woorden, bestaat de behoefte aan een nieuw ERP-pakket? Er zijn verschillende aanleidingen, aldus Zeeman: “Het komt regelmatig voor dat bedrijven zich melden omdat hun bestaande ERP-pakket op termijn ophoudt te bestaan en de ondersteuning ervan stopt.

Het kan ook gebeuren dat bedrijven vastzitten in hun relatie met de leverancier van de software. Zij willen uitbreken. Daarnaast kan het zijn dat businessbehoeftes veranderen, en dat bedrijven een pakket zoeken dat daar beter op aansluit. Ten slotte zijn er bedrijven die misschien nog geen gebruik maken van een volwaardig ERP en die behoefte hebben aan automatisering en een integraal beeld op hun business, om de volgende groeifase in te kunnen gaan.”

Soorten pakketten

Wat valt er zoal te kiezen? Zeeman onderscheidt grofweg drie verschillende soorten ERP-pakketten. “Allereerst heb je de grote internationale jongens, die werken met geselecteerde externe implementatiepartners. Dan heb je een waaier aan mid-rangepakketten, die eigen consultants hebben voor de implementatie. Ten slotte zijn er zogenoemde low-code oplossingen op de markt, die vaak visueler zijn en waarbij het midden- en kleinbedrijf zelf aan de knoppen kan zitten. Denk daarbij aan open source-oplossingen met drag and drop-functionaliteit die in beginsel vaak gratis beschikbaar zijn. “Dit type aanbieders kom ik steeds meer tegen in de groothandel”, aldus Zeeman, ”maar nog niet bij technische of bouwgroothandels. Dat is over vijf jaar wel anders verwacht ik.”

Bedpartner

Volgens Zeeman valt er echt iets te kiezen. “Er zijn honderden ERP-aanbieders in Nederland. Slechts een fractie daarvan wordt in de bouwgroothandel gebruikt op dit moment. Natuurlijk zijn er marktspecifieke eisen en zijn niet alle pakketten zomaar geschikt; toch denk ik dat er veel ERP’s zijn die wel degelijk uitkomst zouden kunnen bieden.”

Zeeman vergelijkt ERP-selectie met het aangaan van een relatie; die start je ook niet met de eerste de beste. Op een ERP-partner ben je niet even, maar langdurig aangewezen, benadrukt hij: “Bedrijfsprocessen veranderen continu, en dus heb je steeds met die partner te maken. Bij de selectie van een pakket moet je goed kijken of het DNA van de aanbieder aansluit bij jouw bedrijf. Het moet bij wijze van spreken je bedpartner kunnen zijn. Je koopt geen software, je koopt een relatie.”

De adviseur merkt echter dat veel groothandels de ‘DNA-match’ onvoldoende op waarde schatten. Bijvoorbeeld omdat ze meer bezig zijn met wat de concurrentie doet: “Ik heb het gevoel dat er iets te veel naar elkaar wordt gekeken, zeker ook in de bouwgroothandel. Je kunt echt verschil maken door net iets verder te kijken; niet naar wat anderen doen, maar wat het beste aansluit op de specifieke behoeften van jouw bedrijf.”

Bijna elk bedrijf is tegenwoordig een IT-bedrijf te noemen, vervolgt Zeeman. “Al realiseren de meeste ondernemingen zich dat misschien niet. Een groot deel van hun waardecreatie zit in automatisering: als je processen goed inricht en goed digitaal kunt communiceren, voeg je heel veel waarde toe voor klanten.”

Keuzeproces

Zeeman benoemde al wanneer bedrijven aankloppen voor ERP-selectie en wat er zoal te kiezen valt. De volgende vraag is hoe bedrijven tot een keuze kunnen komen. “Als bedrijfskundige

ben ik opgeleid om te bouwen aan gemeenschappelijke waarheden. Samen met de klant definiëren we eerst welke processen er lopen en welke automatiseringswensen er zijn. Als duidelijk is aan welke domeinen een ERP-pakket invulling moet geven, bijvoorbeeld inkoop, verkoop, administratie en productie, kijken we goed naar de eigen criteria die de klant stelt aan de implementatiepartner: denk aan de cultuur, het risicoprofiel en het trackrecord.”

De domeinen en de criteria vormen de basis voor een casebeschrijving. Aan de hand daarvan maakt Zeeman, na een aantal functionele checks, een eerste selectie van potentiële oplossingen. Die selectie wordt opgehaald bij het NederlandsKennisCentrum, dat de complete ERP-markt continu up-to-date houdt. Vervolgens wordt met de klant een gedetailleerde wensenlijst opgesteld. Zeeman: “Daarbij maken we vaak gebruik van de zogenoemde MoSCoW-methode, met must-haves, should-haves, could-haves en won’t haves.” Uit deze inventarisatie komt een programma van eisen. Na deze aanloopfase volgen drie andere fasen van het selectieproces: een fase waarin pakketten grondig met elkaar worden vergeleken, een fase waarin twee of drie overgebleven opties bij de klant worden gedemonstreerd en een afrondende contractuele fase. “Soms zit er nog een fase tussen voor een proof of concept, om de bewijsvoering nog beter te kunnen beoordelen.”

Do’s en don’ts

Op basis van zijn ervaringen met bouwgroothandels benoemt Zeeman ten slotte een aantal do’s en don’ts voor ERP-trajecten:

TABS Holland: “Een ERP moet stabiel en betrouwbaar zijn”

Bij TABS Holland, eigenaar van onder meer PontMeyer en Jongeneel, draait SAP. Gevraagd naar de meerwaarde van een ERP zegt Johan van Velzen, manager digitale innovatie en ontwikkeling: “Door gebruik te maken van zo’n systeem hebben we snel inzicht in alle financiële zaken binnen het bedrijf en in de actuele voorraadstanden.” Van Velzen geeft aan dat een ERP voor TABS Holland vooral “stabiel en betrouwbaar” moet zijn. “Verder is het uiteraard van belang dat een pakket aan de nieuwste standaarden voldoet op het gebied van cybersecurity. Daarnaast is het belangrijk dat een oplossing eenvoudig kan samenwerken met andere softwarepakketten.” Mocht hij op zoek moeten naar een nieuw ERP-pakket, dan zou Van Velzen behalve op het bovenstaande ook letten op de “uitbreidbaarheid” en de mate waarin een oplossing aansluit op bestaande processen. Ook de afhankelijkheid van derde partijen zou een rol spelen bij de selectie. “Ontwikkelingen in de cloud maken dat het belang van de relatie steeds groter wordt.” Wat implementatie betreft zegt Van Velzen dat “de impact op de business en de medewerkers zo klein mogelijk” moet zijn.

“Je koopt geen software, je koopt een relatie”

“Val niet voor de gladste praa es en/of de laagste prijs”, zegt hij, “maar bedenk dat je een langdurige relatie aangaat. Zoek een samenwerkingsvorm waarin je grip houdt.” Ten tweede is het volgens de adviseur essentieel dat vanaf de eerste fase key users worden betrokken, vertegenwoordigers van de afdelingen die met de software moeten werken. “Je ziet dit vaak misgaan, zeker bij de grotere organisaties, omdat ego-directeuren beslissingen er doorheen drukken. Dat kan hele schadelijke gevolgen hebben.”

Zeeman wijst vervolgens op het belang van dedicated projectleiding bij klanten, zowel in de selectie- als in de implementatiefase.

“Een ERP-traject kan en mag je er niet even bij doen, als hoofd IT bijvoorbeeld. Het is van groot belang voor organisaties, superspannend. Ze vervangen hun fundament, en dat voor heel veel geld. Behalve geld kost het ook veel tijd, en kwaliteit vergt expertise. De ervaring leert bovendien dat een ongekleurde externe projectleider ervoor zorgt dat input uit alle hoeken van het bedrijf onafhankelijk wordt meegenomen.”

Een laatste tip van Zeeman aan kopers van nieuwe ERP-software is niet vast te houden aan de zogenoemde ‘go-live’-datum. Je moet openstaan voor uitstel, zegt hij, anders heb je jezelf ermee: “Je ziet dat Arap-John Tigchelaar van Transferro (zie kader, red.) dit advies serieus heeft genomen, dat hij heeft durven varen op de key users die bij de ERP-wissel zijn betrokken. Terwijl hij Transferro zo’n bee e is. Delegeren kun je leren.”

Chief Confusing Officer

Net als Wouter Zeeman is Ludo Hof gepokt en gemazeld op het gebied van ERP-trajecten. Wat heet: MIXpro spreekt hem als hij net zijn 72e live-gang heeft afgerond. “Heel succesvol”, zegt hij.

‘Chief Confusing Officer’, noemt Hof zichzelf op LinkedIn, gevolgd door ‘international ERP project manager with broad experience in team and organization development’. De afgelopen jaren was hij betrokken bij verschillende ERP-implementaties in de bouwgroothandel. “Ik probeer te voorkomen dat dingen misgaan. En ik durf de olifant in de kamer te benoemen”, verklaart hij zijn hoofdopdracht en zijn zelfverkozen functietitel. Met zijn achtergrond in finance, IT, logistiek en communicatie en zijn uitgebreide ervaring als adviseur durft hij de knuppel in het hoenderhok te gooien. Dat is nodig, zegt hij: “Je ziet het soms zo fout gaan bij een implementatie, terwijl dat echt niet hoeft. Het is kapitaalvernietiging.”

Waar het misgaat: masterdata, koppelingen en planning

Hof benoemt drie punten waarop het vaak misgaat bij een ERP-implementatie. “De eerste is het beheer van de masterdata. Men denkt daarbij altijd aan artikeldata, maar het gaat ook over de data van leveranciers, prijsdata et cetera. ‘ERP-data is de lopende band voor de witte boorden’, zeg ik wel eens. Als de data op orde zijn en je de verkooporders goed vastlegt kun je je systeem automatiseren. Dan weet iedereen wat ‘ie moet doen.”

Tweede struikelblok volgens Hof: interfacing, waarmee hij doelt op de communicatie van een ERP met bijvoorbeeld een PIM, een

De lessen van Destil

Bekend zijn de problemen waar Destil mee te maken kreeg toen de onderneming nieuwe software in gebruik nam. “De tent ging in de fik”, zei algemeen directeur René Kars daar eerder over in MIXpro. De groothandel implementeerde tegelijk een nieuw ERP en WMS (warehouse management system). “Dat hadden we beter niet tegelijk moeten veranderen”, is een belangrijke les die Destil in 2021 heeft geleerd. Tunnelvisie droeg bij aan de problemen, benoemde Kars een tweede pijnpunt: het projectteam had in het begin keuzes gemaakt die na de vele software-updates eigenlijk bijgesteld hadden moeten worden. “Het bestaande team stelde keuzes niet meer ter discussie”. Een nieuwgevormd team deed dat wel. Nog een les die Destil heeft geleerd: testen is een vak apart. “Dat moet je echt door externe specialisten laten doen. Als je eigen team dat doet, testen ze vaak alleen de happy flow.” De algemeen directeur stak de hand ook in eigen boezem: “Als managementteam hadden we er vooraf zeker korter op kunnen zitten. De energie van na de implementatie hadden we er beter vooraf in kunnen stoppen.”

“Je hebt iemand nodig met softe IT-skills en kennis van de business, dat type is schaars”

WMS of webshopsoftware. “Iedereen denkt dat koppelen zo moeilijk niet is. Maar het is beremoeilijk. En dus moet je twee dingen doen: testen en monitoren. Dat testen moet je echt heel serieus doen, zeker ook de unhappy flows onder de loep nemen. Ook moet je testen met volume: er zit veel verschil tussen honderd en honderdduizend orderregels. Na de live-gang begint het monitoren. Belangrijke vraag daarbij is: wie gaat dat doen? Je hebt iemand nodig met softe IT-skills en kennis van de business, dat type is schaars.”

Een derde aandachtspunt is de kennis van de planners. Hof: “Oneerbiedig gezegd zijn planners in groothandels vaak boven komen drijven. Ze waren bijvoorbeeld jarenlang een goede heftruckchauffeur en mochten zich daarna met de planning gaan bemoeien. Dit fenomeen staat ook wel bekend als het Peter Principle (“elke werknemer in een hiërarchie stijgt tot diens onbekwaamheid”, Wikipedia). Het gevolg is niet zelden dat organisaties zitten opgescheept met een slechte planner en een goede heftruckchauffeur minder. Zulke planners hanteren vaak hun eigen werkmethoden, terwijl ze geen workarounds moeten creëren maar moeten doen wat het systeem vergt. De planning is de hartslag van een bedrijf. De data en de orderafhandeling vormen het hart van een bedrijf.”

Consultants met veiligheidsschoenen

Hof denkt dat groothandels veel problemen kunnen voorkomen door de juiste consultants in een ERP-traject aan te lijnen: “Ik kom zo vaak tegen dat consultants de taal van de handel niet spreken, dat ze geen praktijkervaring hebben. Als iemand bij mij polst of ze goede begeleiders hebben, is mijn eerste vraag is altijd of zij veiligheidsschoenen aanhebben.”

Een hele lekkere pizza

Realiteitszin is wat Hof organisaties graag bijbrengt. “Ze hebben dan bijvoorbeeld een goed belegde pizza voorgeschoteld gekregen van een softwarepartij, vol met lekkere dingen erop. Ik wijs hun erop dat de bodem van die pizza goed moet zijn. Nieuwe systemen lossen niets op als je organisatie verder geen stappen zet. Van een nieuw ERP-systeem krijg je geen betere retourlogistiek, bijvoorbeeld.”

Organisaties die verlekkerd naar die goed belegde pizza kijken zet Hof naar eigen zeggen meteen met beide benen op de grond. “Min is max, hangt boven mijn projectbureau. Het minimale wat je als organisatie nodig hebt, is het maximale wat je krijgt bij live-gang. Dat is echt het begin, daarna kunnen we verder kijken.”

1 dag consultancy is 3 dagen intern

Wat kan Hof kwijt over het tijdbeslag dat een ERP-traject legt op een organisatie? “Tegenover één dag aan consultancy zouden –over het hele project genomen – drie dagen aan intern werk moeten staan, is een vuistregel van mij. Anders wordt je project gerund door externen. Je ziet vaak dat organisaties interne mensen naar voren schuiven die min of meer over zijn, terwijl je er beter mensen op kunt zetten die je eigenlijk niet kunt missen.

Transferro’s geslaagde openhartoperatie

Transferro heeft zeer recentelijk een ERP-wissel achter de rug, een waar CEO Arap-John Tigchelaar nog steeds wel eens zorgen over heeft. Niet omdat het niet is goed gegaan, maar juist omdat de migratie min of meer probleemloos is verlopen. “Ik werd er argwanend van”, aldus de topman over de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business

Central. Aan de keuze voor die software ging volgens Tigchelaar een “zeer uitgebreid en gedegen onderzoek” vooraf. Tigchelaar erkent dat de keuze van andere marktspelers voor Microsoft een rol heeft gespeeld in het selectieproces van de inkooporganisatie. “Als zoveel partijen in de branche met een bepaald pakket werken, of gaan werken, dan moet je je dat natuurlijk sowieso serieus bekijken.” Transferro ging begin april over op de nieuwe software, nadat de live-gang twee keer was uitgesteld. Dat uitstellen gebeurde “niet vanuit een laffe, maar een luisterende houding” volgens Tigchelaar, al vond hij het jammer. “De key users hebben ons overtuigd van het belang van uitstel. Zij hebben het sowieso fantastisch gedaan allemaal, ze hebben iedereen in dit proces meegenomen. Dat zou trouwens ook mijn gouden tip aan andere directies zijn bij zo’n traject: ga er niet als ondeskundige bovenop zitten, vertrouw op je key users. Nog een tip: neem een externe begeleider in huis, die gedragsverandering teweeg kan brengen. Het gaat erom dat je samen opereert vanuit willen, in plaats van moeten.”

Over de uiteindelijke overgang naar het nieuwe systeem zegt de CEO: “We vroegen ons met de hele organisatie af wat er mis zou kunnen gaan. Maar er ging niks mis, het was eigenlijk te mooi om waar te zijn.” In de eerste week kwamen alleen een paar schoonheidsfou es aan het licht, dingen die snel konden worden verhopen. “Ik was bijna blij dat een mt-lid in week twee meldde dat er toch wat dingen niet goed gingen. Ook dat ging om relatief kleine dingen, afgezet tegen de openhartoperatie die we ondergaan hadden.”

Vergelijk het met een openhartoperatie. Dan zeg je als patiënt ook niet: ‘Doe mij maar de eerste de beste dokter.’ Dan wacht je liever drie maanden op een specialist. Je kunt overigens beter één iemand voor laten we zeggen 80% vrijmaken, die gefocust met het project aan de slag kan gaan en 20% tijd overhoudt voor ambassadeurschap in de organisatie, dan twee mensen 40% van hun tijd op een ERP-traject zetten. Die mensen moeten de hele tijd schakelen, die branden op.”

De wil om samen te werken

Net als Zeeman benoemt Hof ten slotte dat samenwerking tussen implementatiepartner en groothandel essentieel is om een ERP-traject te laten slagen. “Het succes van een ERP-wissel hangt voor 30% af van het systeem en voor nog eens 30% van de kennis van de implementatiepartner. De overige 40% hangt af van de wil om samen te werken.”

Uniforme artikeldatabase noodzakelijker dan ooit?

Al jaren sleept een discussie zich voort: moeten we niet naar één, uniforme ar keldatabase in de bouw(groothandel)? In het verleden zijn hiervoor verschillende ini a even geweest, maar die zijn om verschillende redenen nooit concreet geworden. Toch is de discussie actueler dan ooit, want het belang van ar keldata neemt snel toe. MIXpro vroeg een aantal par jen in de branche naar hun mening.

“Bij artikeldata gaan we ervan uit dat hier het formaat bedoeld wordt”, merkt Tim Schillemans van IB the data company allereerst op. Hij constateert dat de termen communicatiestandaard en artikelbestand vaak door elkaar worden gebruikt. Richard Vinke van Destil vult aan: “In de discussie over één artikelbestand moet je onderscheid maken tussen de technische data en de commerciële data. Bij deze discussie hebben we het over (product)technische data. Elk individueel bedrijf zal zich in zijn of haar markt moeten onderscheiden op basis van de eigen commerciële data.”

Ontbreken standaard

De oorzaken van het ontbreken van een uniforme artikeldatabase in de bouwsector zijn gecompliceerd en historisch zo gegroeid. In het kort komt het erop neer dat veel verschillende standaarden en datapools in de markt beschikbaar zijn voor artikeldata. “We zien dat al deze standaarden voor- en nadelen hebben, zegt Nick Vieberink van Bouwmaat. “Daarnaast is het goed om te beseffen dat in de bouw de producten diverser van aard zijn dan in andere sectoren, zoals bijvoorbeeld bij levensmiddelen. De consequentie hiervan is dat daardoor per definitie ook de datamodellen in de bouw altijd veel complexer zullen zijn dan in andere sectoren.”

Schillemans (IB the data company) constateert dat de commerciële belangen groot en verschillend zijn bij de diverse partners in de keten. “Dat hebben we gezien op het eind van de HIBIN Datapool, toen een grote speler de stekker eruit trok, nadat zij de

eigen oplossing gereed hadden. Uiteindelijk heeft het ook met transparantie in de keten te maken: meer data meegeven geeft meer inzicht voor de afnemer (positief) maar ook voor de concurrent (minder wenselijk). Daarnaast speelt ook mee dat een artikelbestand, als daarmee de eigen database onderhouden moeten worden, nooit afgestemd is op de inrichting van artikelen bij een afnemer. Afnemers ontvangen dezelfde eenhedeninrichting in een artikelbestand vanuit één leverancier, terwijl afnemers artikelen anders ingericht hebben (prijs-, voorraad, calculatie, besteleenheden bijvoorbeeld). Als een bouwbedrijf een artikelbestand verwerkt, staat na die update zijn hele receptenbibliotheek daardoor verkeerd bij eenheden en omrekenfactoren. Deze recepten zijn het geheim van de smid en die mogen niet door een data-update omgegooid worden uiteraard.”

Piet Breevaart van fischer wijst op verschillende oorzaken waardoor een uniforme artikeldatabase niet in de sector beschikbaar is. Hij constateert dat zowel bij leveranciers en fabrikanten als bij de groothandel nog te weinig overleg en samenwerking is. “Een andere reden is dat veel fabrikanten hun artikeldata nog niet op orde hebben. Zij zien dat als verantwoordelijkheid van de importeur of handelaar. Terwijl je als fabrikant juist de lead moet nemen omdat zij weten wat de belangrijkste (technische) kenmerken zijn van het product én weten wat van belang is voor de informatievoorziening richting de eindgebruiker.”

Datapools verschillen

Inmiddels zijn in de branche een aantal datapools beschikbaar, waarbij andere partijen deze databases uniform maken – door ze te vertalen. “Datapools hebben vaak hun eigen doelgroep en focus”, legt Petra Geerdink van GS1 uit. “Zo heeft GS1 een datapool waar fabrikanten data onderbrengen om (online) retail processen te ondersteunen. Andere datapools richten zich bijvoorbeeld meer op de ondersteuning van het bouwproces. Voor sommige fabrikanten betekent dit dat ze twee dataformats moeten beheren, maar wel voor twee soorten klanten met eigen databehoeften.” Zij verwacht dat het samenbrengen van deze twee databehoeften in één systeem zou betekenen dat dit systeem extra complex wordt. “De vraag is dan of het nieuwe systeem voldoende toegevoegde waarde brengt, blijkbaar is dat niet zo.”

Ook Ron van den Bosch van EZ-base constateert dat er verschillende belangen, doelgroepen en wensen zijn als het gaat om de uitwisseling van productinformatie. “Iedere datapool heeft een eigen werkwijze en geeft invulling aan de klantvragen. Daarnaast zijn er voldoende fabrikanten die nog niet alle gevraagde productinformatie digitaal beschikbaar hebben voor uitwisseling met haar klanten. Ook zijn de branche classificatiestandaarden nog niet compleet, omdat nog niet voor de verschillende producten in de branche een klasse bekend is met kenmerken, waardes en eenheden.”

Inefficiency zorgt voor onnodige hogere kosten

Dat er geen uniforme artikeldatabase in de branche voorhanden is, levert de nodige problemen op. Werkwijzen moeten hierdoor aangepast worden of er moet extra tijd besteed worden aan het up-to-date houden van artikeldata. Martin Kreijenbroek van 2BA spreekt over onnodig hogere kosten, omdat vrijwel iedereen tijd stopt in het actueel krijgen en houden van product en bestelgegevens.” Breevaart (fischer) valt ook de inefficiency op: “Door de leverancier/fabrikant moeten verschillende standaarden bijgehouden worden. De één gebruikt EZ-base, de ander ETIM en er zijn weer bedrijven die hun eigen standaard hanteren. Dat komt de kwaliteit van de data niet ten goede.”

“Omdat we als Bouwmaat een zeer breed assortiment voeren hebben we te maken met veel verschillende leveranciers die elk hun artikeldata op een andere manier in hun datamodel hebben geclassificeerd”, zegt Vieberink (Bouwmaat). “Zowel Bouwmaat als onze leveranciers moeten veel tijd besteden aan correcte data aanlevering. Het staat dan ook hoog op de agenda in onze gesprekken met leveranciers.” Jeroen van der Holst van ETIM ziet daarbij dat de prikkel voor fabrikanten ontbreekt. “Data die niet op

orde is, leidt tot extra kosten. Bijvoorbeeld wanneer iets structureel mis gaat bij een fabrikant of een merk.” Hij merkt op dat de bouwgroothandel in vijf sectoren actief is. “En overal zie je dezelfde problematiek bij data.” Ook Petra Geerdink (GS1) ziet de nodige uitdagingen bij leveranciers: “Zij moeten op verschillende plekken meerdere soorten data vastleggen en bijhouden en dat vraagt aandacht en discipline. Is die er niet, dan is het risico dat er niet voldoende correcte data beschikbaar is.”

Piet Breevaart, fischer

“Eén van de belangrijkste nadelen van de huidige situatie is de mogelijke interpretatieverschillen tussen fabrikant, handelaar en klant”, legt Vinke (DESTIL) uit. “Met name op het vlak van de detailinformatie speelt dit. Eenheden, maten en gewichten zijn essentiële stamgegevens die door verschillende wijzen van aanleveren en verwerking nogal eens tot misverstanden kunnen leiden. Ook bij aanbestedingen of ‘top-100 lijs es’ is het voor klanten vaak onmogelijk om een goede en eerlijke vergelijking te maken door zijn eigen gebrekkige vraagstelling. Deze vraagstelling wordt echter weer gevoed door niet-eenduidige artikelomschrijvingen”, constateert hij.

Initiatief bij fabrikanten

“Er zijn nu partijen die alle data kunnen verwerken en kunnen koppelen”, zegt Van der Holst (ETIM). Maar hij vindt dat het initiatief voor branchebrede data moet liggen bij fabrikanten. “Zij moeten hierbij de vraag stellen: what’s in it for me? Stel dat ze de organisatie voor artikeldata opstarten en gaan werken met classificaties. Wat gebeurt er dan? Wat gebeurt er als het bestelproces goed verloopt en de omzet stijgt? Wie krijgt dan de credits? Het draait om verantwoordelijkheid, waarbij iedereen ervan doordrongen moet zijn dat het managen van data net zo belangrijk is

“Datakwaliteit wordt steeds belangrijker. Met het beheer van standaarden als ETIM en DICO dragen we daaraan bij.”

Rien Wabeke, Ketenstandaard Bouw en Techniek

“De ene leverancier/fabrikant gebruikt EZ-base, de ander ETIM en er zijn weer bedrijven die hun eigen standaard hanteren. Dat komt de datakwaliteit niet ten goede.”

als marketing en inkoop. Het zorgt namelijk uiteindelijk voor extra omzet en rentabiliteit.” En er valt veel winst te behalen, zo schetst hij. “Kijk naar een BIM-model, waarbij je kunt zien hoeveel producten erin zitten. Het zou mooi zijn als je de achterkant kunt openklappen en de bestellijst eruit kunt uithalen. Hoeveel tijd zou je dan winnen? En dat niet alleen, want hoeveel bestellingen gaan nu verkeerd? Stel dat dit twee procent is van een paar miljoen euro. Als je dat voor de helft kan doen, dan dat is veel geld.”

Nut en noodzaak van data

“Zonder data geen sales”, zegt Van der Holst stellig. “Data is belangrijk om iets te kunnen verkopen. Het belang van artikeldata neemt nog steeds toe, waarbij data de smeerolie is voor veel bedrijfsprocessen, om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving, om een optimale buyer- of customer journey in te richten en om betrouwbare rapportages en inzichten op te stellen.” Geerdink verwacht ook dat het gebruik van data alleen maar gaat toenemen. “Denk maar aan de eisen die een circulaire economie gaat stellen aan het kunnen hergebruiken van producten, nieuwe businessmodellen (zoals leasing en verhuur), de herkomst van onderdelen of componenten, de mogelijkheid tot reparatie of hoe te recyclen. Allemaal zaken die informatie vragen die we nu nog niet beschikbaar hebben en delen. En dan hebben we het nog niet over het ondersteunen van AI-toepassingen die bijvoorbeeld de uitstoot of energiegebruik van een heel ecosysteem moeten gaan optimaliseren.”

Schillemans wijst op een rapport waarin staat dat de verwachting is dat circa 75% van de bouwbedrijven van plan is om de komende jaren extra te investeren in modernisering van het inkoop- en verkoopproces. De innovatie en investeringen in de bouw worden gedreven door problemen en stagnatie van processen van in-en verkoop. Door deze ontwikkelingen is de verwachting dat de bouwsector de komende jaren een inhaalslag gaat maken op het gebied van digitalisering. Schillemans: “Waar dat op datagebied toe leidt? Er is meer behoefte aan actuele levertijden, voorraadposities (beschikbaarheid) en de milieubelasting van materiaal, inclusief transport en montage. Prijzen zijn minder lang vast en daardoor merken we een behoefte aan meer interactie, waarbij levertijden in combinatie met snelheid van prijsvorming voor materiaal en transport weleens leidend zou kunnen gaan worden in de leverancierskeuze.”

“De noodzaak tot digitalisering is er al enige tijd”, merkt Vinke op. “Afnemers spreken steeds vaker de wens uit om systemen te koppelen om daarmee bestellingen, facturering en betalingen in verre mate te automatiseren. Vanuit DESTIL kunnen we deze informatieoverdracht faciliteren door de uit te wisselen data te synchroniseren.” Hij vindt het een rol van hun groothandel om systemen te koppelen en door eenduidige data te delen. “Hierdoor gaan processen sneller en zonder interpretatieverschillen. Daardoor worden kosten in zijn algemeenheid gereduceerd en faalkosten in het bijzonder verminderd. De aanschafprijs van verbruiksmiddelen? Dat is dan slechts een onderdeel van de totale kostprijs.”

Naar één standaard?

“Belangrijk is dat we naar een uniforme standaard van artikeldata gaan. Dat is een niveau hoger dan een branchebreed bestand”, vervolgt Vinke. Dit begint volgens hem bij de fabrikanten. Bij DESTIL merken ze dat veel fabrikanten en toeleveranciers de uitgebreide codering van hun volledige artikelbestand aardig onder controle hebben. “Maar wel allemaal op basis van de eigen logica. Iedereen is op zijn eigen manier de sterk stijgende behoefte aan uitgebreidere artikeldata aan het invullen. Hierdoor ontstaan er meerdere goede oplossingen, maar is er nog geen standaard. Daarnaast is er ook een enorme groep die het zeker niet onder controle heeft. Laat staan dat daar onderling uniformiteit in te ontdekken is.”

Bij fischer onderkennen ze de noodzaak van één datastandaard. Piet Breevaart spreekt zelfs over een must: “Als we allemaal dezelfde taal spreken verkort het de time-to-market aanzienlijk en kunnen wij met elkaar zorgen dat de eindgebruiker voorzien is van up-to-date en juiste artikeldata. Vergeet daarnaast niet dat de bouw in een versnelde transitiefase zit richting digitalisatie. Er komt ook steeds meer vraag vanuit de eindgebruiker, zoals grote bouwbedrijven voor één standaard, omdat artikelen ook ingelezen moeten kunnen worden in BIM-modellen.”

Toch is het volgens Rob Vleeshouwers van dge haast onbegonnen werk om alle data die ergens in de keten gewenst is in één standaard vast te leggen. “Verschillende toepassingen vragen namelijk verschillende soorten data op verschillende detailniveaus. Als één standaard alles omvat, dan wordt het voor de verstrekker en de afnemer van data lastig om de data goed toe te passen. De data bevat òf onvoldoende gedetailleerde data òf de data is te gedetailleerd – waardoor er extra bewerkingen nodig zijn. De diversiteit aan producten vraagt een brede standaard die alles omvat. De vraag is of de standaard dan niet te ingewikkeld wordt.” Volgens Schillemans zou het hebben van één uniforme opbouw van een artikelbestand/XML-/API-datastroom wel fijn zijn. “Maar het grote probleem hierbij is de individuele interpretatie door leveranciers van de vulling ervan. Wat bedoelt de leverancier met zijn ‘stuk’? Een losse schroef of een doos van 1.000 schroeven?

Daarnaast is er het probleem van versiebeheer, kijk maar naar INSBOU003, INSBOU004, INSBOU005 en ETIM 7, 8, en 9.”

“Bouwmaat juicht elk initiatief van samenwerking tussen de diverse standaarden toe”, zegt Vieberink. “Waar mogelijk

“Belangrijk is dat we naar een uniforme standaard van artikeldata gaan. Dat is een niveau hoger dan een branchebreed bestand.”

Richard Vinke, DESTIL

proberen we er ook op aan te sturen dat de diverse standaarden actief gaan samenwerken. Wij denken dat dit mogelijk is en dat dit uiteindelijk ook zal gaan gebeuren. Anderzijds zijn we realistisch. Op dit moment zijn er nog veel tegenstrijdige belangen tussen de standaarden en deelnemers onderling. We achten het daarom niet waarschijnlijk dat er op korte termijn één duidelijke standaard komt in de markt.”

Fischer heeft gekozen voor ETIM als datastandaard gekozen en ziet een ontwikkeling dat meer partijen hiervoor kiezen. “ETIM is voor fischer Europees gezien op dit moment de belangrijkste standaard. ETIM was altijd iets van de installatiebranche en industrie, maar wordt nu ook omarmt door de bouwmaterialen fabrikanten en hopelijk uiteindelijk ook door de ijzerwaren fabrikanten.” Breevaart merkt daarbij fijn es op dat de eindgebruiker niet altijd is voorzien van alle artikeldata die hij nodig heeft om tot een goede productkeuze te komen.

beschrijven”, zegt Ron van den Bosch van EZ-base. “Aangezien er diverse doelgroepen (consument, vakhandel, fabrikant, retailer, aannemer, installateur, werkvoorbereider, bestekschrijver etc. etc.) zijn in de branche, is de behoefte qua productinformatie per doelgroep verschillend. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen commerciële- en technische productinformatie om nog maar te zwijgen over recept, kleur-, veiligheids-, duurzaamheids- en milieu-informatie. Iedere doelgroep heeft andere productinformatie nodig voor uitwisseling met zijn of haar handelspartners en/of intern gebruik in verschillende softwaresystemen.” Hij merkt op dat er niet voor niets verschillende standaarden in de branche zijn die allemaal een eigen doelgroep voorzien van productinformatie. “De classificatiestandaarden (GS1, ETIM en EZ-base) beschrijven de producten om de doelgroep te ondersteunen in het gebruik van deze productinformatie. Ik weet dan ook niet of het realistisch is om één uniform artikelbestand op te bouwen die alle velden beschrijft die nodig zijn voor uitwisseling van productinformatie in de keten. Ik denk ook dat het geen doel op zich moet zijn om te streven naar één uniform artikelbestand.”

Voorwaarden database(s)

Aan welke voorwaarden moet een uniforme artikeldatabase eigenlijk voldoen? En wie zou hiervoor het initiatief moeten nemen? “Zo’n artikeldatabase kan vraag- en aanbodgestuurd worden ontwikkeld. Dat is afhankelijk van de behoefte”, zegt Wabeke van Ketenstandaard Bouw en Techniek. Hij vindt dat het initiatief hiervoor vooral bij de bouwmaterialenhandel ligt. “En minder bij de fabrikanten, zij werken namelijk vaak internationaal. De noodzaak hiervoor komt overigens steeds meer vanuit de vraagkant, waarbij de bouw steeds meer vraaggericht werkt. Een andere ontwikkeling is onderhoud, het zogenaamde assetmanagement. Daarvoor is steeds meer data nodig, bijvoorbeeld bij circulariteit en duurzaamheid. Die data moet uit de keten komen, door iedereen die iets toevoegt.”

Wabeke verwacht dat de kwaliteit van data steeds belangrijker gaat worden. “Daarbij verwacht ik dat er meer gezamenlijk aan databeheer wordt gewerkt. Dat hoeft overigens niet voor de hele bouwsector te zijn, dat kan ook op inkoopniveau zijn. Een andere gedachte is dat datapools misschien meer op functie moeten worden ingericht, bijvoorbeeld een milieudatabase.” Is dat wenselijk? “We leven in een vrije markt, er kunnen meerdere datapools ontstaan met meerdere behoeftes. Dat zie ik niet als probleem, zolang ze maar de DICO Standaard gebruiken bij het uitwisselen van data.”

“Om te komen tot één artikelbestand moet je eerst definiëren welke velden er nodig zijn om een artikel uitgebreid te

“Als je naar één artikelbestand wil groeien, dan heb je onderliggend een zeer uitgebreid datamodel nodig. Voor gebruikers van dit datamodel zal het heel lastig zijn om alle gevraagde informatie aan te leveren”, verwacht Van den Bosch (EZ-base). “Het kan namelijk zijn dat een fabrikant een relatief eenvoudig product heeft waarvoor het helemaal niet nodig is om deze uitgebreid te gaan beschrijven. Voor deze fabrikanten zal het dan ook niet meer werkbaar zijn om een zeer uitgebreid datamodel te gaan vullen. De verwachting is echter wel dat er in de komende jaren steeds meer productinformatie uitgewisseld zal worden welke per doelgroep verschillend zal zijn.” Vinke: “Toewerken naar een uniforme standaard is het belangrijkste. Dan is een branchebreed artikelbestand een logische uitkomst.” Als sleutels voor een branchebreed artikelbestand noemt Kreijenbroek (2BA) vertrouwen, het zien van de voordelen van samenwerken en lagere faalkosten. “Aan de andere kant zijn er ook obstakels. Die moet je benoemen en kunnen accepteren. Het gaat dan om zaken als grotere transparantie, meer ruimte voor kleinere spelers en dergelijke. Het is net als met carpoolen. Je hebt heel veel voordelen, maar je moet voorzichtiger zijn met je aftershave, te rauwe muziek en …”.

Is een compleet nieuwe standaard voor de branche ook nog een optie? Daar ziet Van der Holst niets in. “Dan krijg je het verhaal dat er al twaalf standaarden zijn en dan beginnen we een dertiende. Dan krijg je dertien verschillende standaarden. Je moet het wiel niet opnieuw uitvinden.” Hij ziet goede ontwikkelingen in de UK en in Duitsland, waar ETIM een dekking bereikt van 100% bij de bouwgroothandelaren. “Mijn droom? Dat is dat iedereen zijn verantwoordelijkheid pakt. Winnaars in de markt hebben hun datakwaliteit op orde. Ik hoop dat we in de bouw ook kunnen krijgen.”

“Het is haast onbegonnen werk om alle data die ergens in de keten gewenst is in één standaard vast te leggen.”

Rob Vleeshouwers, DGE

Met ETIM wordt de bouwsector een stuk efficiënter

Sinds april 2022 is Hedy van Opzeeland directeur van Koninklijke Hibin. Met haar ervaring bij verschillende groothandels weet Van Opzeeland hoe belangrijk digitalisering is om efficiënter te kunnen werken. Én ze weet hoe ze verandering kan bereiken in de bouwsector, onder meer via het ETIM-convenant.

Fijne woon- en werkomgeving

“Als directeur van Hibin kan ik invulling geven aan mijn ambitie om de bouwsector de goede kant op te krijgen als het gaat om maatschappelijke onderwerpen. Ik ben ooit begonnen als makelaar, dus ik weet vanuit de praktijk welke eisen mensen stellen aan een fijne woon- en werkomgeving. Fijn wonen betekent ook zorgen voor weinig overlast van bijvoorbeeld vrachtwagens met bouwmaterialen die de stad inrijden.”

Beter bouwen

“Bij Hibin is een van de maatschappelijke opgaven waar ik aan werk het stimuleren van duurzaam en circulair bouwen. Fabrikanten en groothandelaren willen hiermee aan de slag, maar er is de nodige discussie. Hoe meet je duurzaamheid eigenlijk? Er zijn verschillende manieren om het duurzaamheidsniveau van een product te berekenen. Daarover moeten we eerst overeenstemming bereiken met elkaar. Het is belangrijk dat we organisaties een basis bieden om mee aan de slag te gaan. Ook het zorgen voor goed werkgeverschap is een van de maatschappelijke opgaven waar ik me voor inzet. Als we arbeidszaken goed regelen in de sector, dan zijn mensen tevreden en dat is weer goed voor de maatschappij. En ten slotte is digitalisering een belangrijk aandachtspunt. Al onze activiteiten dragen uiteindelijk bij aan beter bouwen en een fijnere omgeving voor mensen, dat is waar ik het allemaal voor doe.”

ETIM-convenant

“Digitaliseren is niet de heilige graal, maar een middel om oplossingen te vinden voor maatschappelijke uitdagingen. Het zorgt voor efficiëntie en voor betrouwbaarheid in de gegevens die je met elkaar deelt. Wat betreft digitaliseren is het voor ons heel belangrijk dat meer organisaties gebruik gaan maken van de ETIM standaard. Daarom hebben we ook het ETIM-convenant opgesteld, dat inmiddels is ondertekend door 46 organisaties. Dat is mooi, maar we willen dat álle fabrikanten en groothandelaren gaan werken met de ETIM standaard.”

Groot voorstander

“De belangstelling voor ETIM is ontstaan doordat datamanagers bij groothandels ongelooflijk veel tijd kwijt zijn met het verkrijgen, beheren en verspreiden van productdata. De data worden via verschillende bestandstypen aangeleverd, ze bevatten typefouten en zijn vaak niet actueel. Dat vormt een bron van frustratie. ETIM biedt daar een oplossing voor. Ik ben een groot voorstander van het standaardiseren van data. Het gaat erom dat je alle gegevens op dezelfde manier beschikbaar stelt. Een groothandelaar kan vervolgens zelf prioriteit geven aan bepaalde data. De een wil sturen op stikstofdata, een ander op de ideale maatvoering van een product, weer een ander op merk.”

Duidelijke voordelen

“ETIM is een goede manier om specifieke productkenmerken vast te leggen en te standaardiseren. Om het echt tot een succes te maken is het belangrijk dat zoveel mogelijk organisaties ermee gaan werken. Vanuit Hibin zetten we ons daarvoor in door het bezoeken van fabrikanten en groothandelaren en ze op de voordelen te wijzen. Die voordelen worden steeds duidelijker. Het voorkomt een hoop discussie, tijd en geld wanneer inkopers en verkopers van bouwmaterialen het over exact dezelfde materialen hebben. En dat is mogelijk wanneer precies de juiste kenmerken van een product ergens vastliggen. Als iemand een rode deur besteld en de definitie rood is vaag vastgesteld, dan kan dat al discussies opleveren. De vraag is dan altijd, is er verkeerd besteld of is er verkeerd geleverd?”

Eerste stappen naar ETIM

“Fabrikanten en groothandelaren zien de voordelen van ETIM en ze willen de standaard graag gaan gebruiken. In de werkgroepen met Ketenstandaard hebben we voor een aantal productgroepen al flinke stappen gezet. Sommige fabrikanten weten alleen niet hoe ze moeten beginnen om met ETIM te gaan werken, of het ontbreekt aan capaciteit. Het zou mooi zijn als er een laagdrempelig en duidelijk stappenplan komt zodat ze makkelijk de eerste stappen kunnen zetten. Het stappenplan kan ook duidelijk maken hoe ETIM zich verhoudt tot DICO.”

Ambitie

“ETIM biedt volop mogelijkheden voor fabrikanten en groothandelaren om te verduurzamen. Productdata die nodig zijn vanuit duurzame en circulaire wet- en regelgeving kunnen erin verwerkt worden, denk aan Wkb vereisten en de Materiaalpaspoorten van Madaster. Ook om die reden roep ik iedereen uit de sector op zich in ETIM te verdiepen. Sluit je aan bij de werkgroepen die zich buigen over de vraag welke productkenmerken belangrijk zijn om te standaardiseren! Vooral voor de werkgroepen deuren, dakpannen, dakramen en ondervloeren zoeken we nog een aantal grote bedrijven die willen meedenken. Uiteindelijk is het mijn ambitie dat ook de aannemer de voordelen inziet van ETIM bij het bestellen van producten. Als aannemers nog meer vanuit BIM werken, gaat dat vast ook gebeuren. Dan maakt de bouwsector echt flinke slagen met efficiënt werken!”

Koninklijke Hibin

Hibin werd op 27 april 1905 opgericht in het Haagse Koffyhuis in Utrecht. Het is een dynamische organisatie voor de bouwtoelevering in Nederland. Net als de aangesloten bedrijven, blijft Hibin zich vernieuwen door te anticiperen op ontwikkelingen in de maatschappij en de bouwsector in het bijzonder. Koninklijke Hibin vertegenwoordigt met haar 140 leden ruim vierhonderd vestigingen in bouwmaterialengroothandel, die gezamenlijk een groot deel van de totale omzet voor hun rekening nemen. Behalve een belangrijke speler bij het afsluiten van cao’s, organiseert Hibin ook opleidingen en zet ze zich in voor brancheontwikkeling in brede zin. Met het convenant Bevorderen en versnellen van de ETIM-classificatie richt Hibin zich op alle bouwtoeleveraars. Door ondertekening van het convenant bevestigen fabrikanten, importeurs en de bouwmaterialenhandel dat ze zich actief inzetten om het gebruik van ETIM te stimuleren.

Het convenant is een samenwerking tussen Hibin en onder meer Ketenstandaard. Hibin organiseert de werkgroepen en het ondertekenen van de convenanten. Heb je daar vragen over? Neem dan contact op met Ad Blokker via a.blokker@hibin.nl.

Wat is ETIM?

Fabrikanten, groothandels, installateurs en bouwbedrijven gebruiken ETIM om producten te classificeren en technische kenmerken vast te leggen. ETIM International bewaakt deze standaard wereldwijd, Ketenstandaard is verantwoordelijk voor de Nederlandse vertaling. De voordelen van ETIM:

• Efficiënter beheer van productdata;

• Snel en foutloos productgegevens uitwisselen;

• Faalkosten verminderen;

• Beschikbaar in meer dan 20 talen.

Samen met Hibin organiseert Ketenstandaard werkgroepen om in overleg met fabrikanten en groothandelaren vast te stellen welke productkenmerken belangrijk zijn voor het zoeken en vinden van hun product op websites, digitale catalogi en andere productbestanden. De werkgroepen rond tegels, tegellijm, kalkzandsteen, isolatiemateriaal, gevelplaten, hout gebaseerd plaatmateriaal en gipsplaat hebben inmiddels wijzigingen laten doorvoeren in ETIM. De werkgroepen deuren, dakpannen, dakramen en ondervloeren moeten nog van start.

Ketenstandaard beheert en ontwikkelt de Nederlandse vertaling van ETIM. Heb je daar vragen over? Neem dan contact op met Ketenstandaard Bouw en Techniek via info@ketenstandaard.nl.

Dit artikel verscheen eerder in het magazine van Ketenstandaard van april 2023

“Ik ben een groot voorstander van het standaardiseren van data”

Acadon ontzorgt houtindustrie én bouwhandel met IB-koppeling

Acadon helpt de hou ndustrie bij het ze en van digitale stappen naar duurzaam succes. Het bedrijf levert en implementeert ERP-oplossingen voor de branche. Door een koppeling aan IB the data company kunnen gebruikers van de so ware tegenwoordig eenvoudig gegevens toevoegen uit andere categorieën. Andersom kunnen bedrijven uit die categorieën ook goed met de oplossingen van acadon uit de voeten. Sanne Sengers: “We hebben nu veel meer ar kelen, zeggen we hier wel eens. IB beschikt over een enorme database. Dankzij de koppeling kunnen we behalve de houthandel ook de bouwgroothandel ontzorgen.”

Acadon ademt hout. Het Duitse bedrijf, dat vanuit het Brabantse Bergeijk de Benelux-activiteiten aanstuurt, levert al ruim veertig jaar IT-oplossingen aan de houthandel, zagerijen, houtverpakkingsbedrijven en de houtverwerkende industrie. De bedrijfssoftware-oplossingen zijn gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central. “Je kunt zeggen dat we daar een schil omheen hebben gebouwd”, aldus Sanne Sengers, verantwoordelijk voor marketing en communicatie bij acadon. “De software is op maat gemaakt voor de houtindustrie. Met onze ERP-oplossingen kunnen klanten heel eenvoudig specifieke omrekeningen maken, van kubieke meters naar meters of stuks bijvoorbeeld.”

Ruim tien miljoen producten

Acadon werkte al een paar jaar samen met het Eindhovense IB the data company (hierna kortweg IB) toen besloten werd om de software erop aan te sluiten. “In 2021 hebben we een API-koppeling gemaakt tussen acadon en onze database”, vertelt algemeen directeur Jop Schillemans van IB. “Daarmee hebben klanten van acadon toegang tot artikel- en prijsgegevens van meer dan tien miljoen verschillende producten, feitelijk alles voor ruwbouw en afbouw.” Zijn broer Tim Schillemans, IB’s commerciële voorman, vult aan: “We proberen de hele bouwmaterialenmarkt, de ijzerwarenhandel en de installatiebranche in onze database te stoppen. We zijn aardig compleet aan het worden, dat zien we ook aan het type bedrijven dat onze database gebruikt. Er zitten hele grote ondernemingen tussen.” Op de klantenlijst staan inmiddels zo’n 350 bedrijven, aldus de broers. IB heeft 23 medewerkers, waarvan de meeste dagelijks bezig zijn met het invoeren, controleren, classificeren en verrijken van data.

Actuele informatie zonder handwerk

Wat levert de IB-koppeling op voor klanten van acadon? Sengers: “Het is heel gemakkelijk voor ze om producten op te halen uit de database. Ze kunnen die gegevens direct gebruiken en daarmee goede actuele informatie over producten aan hun klanten verstrekken, zonder handwerk.” Tim Schillemans neemt over:

“Eigenlijk voorkomen wij handwerk aan twee kanten: aan de handelskant, klanten van acadon bijvoorbeeld, maar ook aan de leverancierskant. Wij kunnen overweg met wel driehonderd dataformats. Fabrikanten kunnen hun gegevens gewoon bij ons aanleveren, wij verwerken en interpreteren die met onze analytische mensen, rekening houdend met handelseenheden en omrekenfactoren.”

Dataverrijking

Volgens Jop Schillemans ligt de focus bij IB met name op transactiedata. “Wij hebben ook affiniteit met verrijking van data, vanuit de bron. Daarvoor nemen we fabrikanten graag bij de hand.” Nog niet alle fabrikanten zien echter het belang in van dataverrijking, merken de broers, wat volgens hen ook te maken heeft met de vraag vanuit de handel. “De realiteit is dat we veel handelsbedrijven zien worstelen met een ERP”, aldus Jop Schillemans. “De basis is nog niet overal op orde. Ik zie ook heel veel pakketwisselingen de laatste tijd. Wij ontsluiten al sinds 2016 ETIM-data, maar toch is de vraag vanuit de markt lang beperkt gebleven.”

Digitalisering in de houtindustrie

Het klinkt Sengers bekend in de oren; de houtindustrie loopt niet per se voorop als het gaat om digitalisering. “Er wordt nog heel veel op papier gewerkt, en met Excel. Veel ondernemers voelen de behoefte tot automatisering nog niet zo, al zien we dat de laatste tijd wel veranderen.” De voordelen van een ERP-systeem zijn volgens haar legio: “Het helpt om een goed overzicht te krijgen in de verschillende aspecten van je business, denk aan offertes, facturen en voorraadbeheer. Een dashboard geeft continu bruikbare inzichten in de stand van zaken, bijvoorbeeld over waar er besparingen mogelijk zijn. Voor acadon geldt specifiek dat omrekeningen makkelijk te maken zijn. Een voordeel is verder dat onze oplossingen zijn gebaseerd op Microsoft-software, dus dat ze heel goed overweg kunnen met Excel en Word. Om dat allemaal te verduidelijken nemen we bedrijven uit de branche mee naar andere bedrijven die al met acadon werken, Foreco bijvoorbeeld. Dan kunnen ze met eigen ogen zien welk verschil het kan maken.”

Volledige data-integratie

De automatische koppeling aan de database van IB is een extra verkoopargument. Die koppeling wordt gelegd voor steeds meer van acadons 62 klanten in de Benelux. “Het gaat om gestructureerde informatie-uitwisseling op basis van volledige data-integratie”, benadrukt Jop Schillemans. “Acadon en IB kunnen met elkaar lezen en schrijven. Waarbij wij de data-aanlevering kunnen aanpassen aan de wensen en werkwijze van individuele afne-

mers. Geen twee bedrijven die met ons data-driven platform werken hebben dezelfde database, wel weten ze allemaal zeker dat hun gegevens automatisch geüpdatet worden.”

Zijn broer Tim laat weten dat IB wekelijks overleg voert met leden van inkoopvereniging Sakol, die klant zijn bij acadon én gekoppeld zijn aan de database: “Het is een soort werkgroep. Elke vrijdag hebben we het er samen over hoe zaken het beste kunnen worden geclassificeerd. Zoals de prijs van een bepaald product: hebben ze die het liefste per ton, per kilogram, of per zak? Samen komen we verder.”

Naar hartenlust putten uit de database

Bedrijven uit de houtindustrie die met acadon werken, hebben dankzij de IB-koppeling voortaan toegang tot de database met ruim tien miljoen producten. “Ze hebben geen andere koppeling nodig om alles wat ze willen aan te kunnen bieden”, aldus Sengers. Andersom is acadon ook beter inzetbaar geworden voor bedrijven buiten de houtbranche. Sengers: “IB heeft een enorme database. Ook bouwgroothandels die onze software gebruiken kunnen daar naar hartenlust uit putten. Onze potentiële klantenkring is een stuk groter geworden, maar we blijven allereerst dé houtspecialist. Wij zijn de experts op dat terrein, weten precies waar bedrijven in de industrie het over hebben.”

Ontzorging

Volgens de Schillemans-broers is ontzorging het woord dat de koppeling tussen acadon en IB het beste omschrijft. “Aan een ERP-systeem zonder data heb je niet veel, andersom is het net zo. In acadon liggen de werkprocessen verankerd, wij zorgen voor de data. Overigens kunnen wij ook uitstekend overweg met data van fabrikanten die werken met andere datapools.”

Doorontwikkeling

Zijn er nog nieuwe vruchten van de samenwerking tussen acadon en IB te verwachten? Jop Schillemans: “Er zijn integratiemogelijkheden op het gebied van bestellingen; dus dat orders vanuit acadon worden teruggekoppeld naar de leverancier. Dat is nog wel toekomstmuziek. Ondertussen zijn we bezig om afnemers beter duidelijk te maken welke wijzigingen er zijn na een update, zodat ze zo goed mogelijk de controleslag kunnen maken. Daar moeten we nog wat ontwerpbeslissingen in maken, maar dat komt eraan.”

Ook Sengers voorziet dat acadon-klanten alleen nog maar meer vruchten zullen plukken van de samenwerking. “Daarnaast blijft acadon natuurlijk bij de tijd doordat Microsoft ook door blijft ontwikkelen. Zo wordt het steeds beter mogelijk om met behulp van AI productbeschrijvingen te maken aan de hand van de data.”

acadon Bergeijk, 085.130.32.71, jwu@acadon.net, www.acadon.net

“Digitaal product net zo belangrijk als fysiek product”

Bouwbedrijven kopen steeds meer datagestuurd in: het is eenvoudiger en e ciënter, het helpt kosten te reduceren en rendementen te verhogen. Men vaart daarbij op digitale produc nforma e, maar die laat vaak nog te wensen over. Door meer relevante data beschikbaar te stellen, kunnen fabrikanten ketenpartners beter helpen. En daarmee hun eigen handel veiligstellen. “Als data niet op orde zijn, kiezen we eerder voor andere producten of leveranciers.”

Aan het woord is Eduard Baltussen van Vihamij, een technische groothandel met 37 filialen en drie eigen webshops. Het huidige Vihamij, dat hoofdkantoor houdt in Arnhem, is de vrucht van een fusie tussen drie bedrijven: “Samenwerken zit in ons bloed, we zijn aangesloten bij verschillende verbanden”, zegt Baltussen. Persoonlijke benadering van klanten, een hoog serviceniveau en eerlijke prijzen staan volgens hem voorop bij de onderneming.

Compano’s PIM-oplossing

Het bezitten, onderhouden en aanbieden van correcte en uitgebreide data is essentieel voor de bedrijfsvoering van Vihamij, aldus de databeheerder. “Vandaar dat we in 2021 zijn gaan samenwerken met Compano. We kenden het bedrijf al langer, omdat we zijn aangesloten op onze leveranciers via Artikelbeheer.nl. Veel collega-ondernemers uit inkoopverbanden deelden goede ervaringen over hun software.” Baltussen: “Compano’s oplossing voor PIM (product information management, red.) zorgt ervoor dat wij onze artikelbestanden optimaal kunnen beheren. We kunnen effectiever en efficiënter selecteren uit uitgebreide datasets van verschillende fabrikanten en daar onze eigen data aan toevoegen, om onze klanten snel de juiste informatie te verstrekken. Dat is wat zij willen, en daarmee cruciaal voor ons succes.”

Data in de bouwsector

Met een assortiment van ruim zestigduizend artikelen is Vihamij een vertrouwde partner van de installatiebranche. De laatste jaren is het bedrijf ook steeds meer gaan leveren aan de bouwsector. Baltussen ziet dat de ene branche de andere niet is, zeker waar het gaat over data: “Waar fabrikanten in de installatiebranche al heel erg bezig zijn met productdata, zien we dat in de bouw veel minder. Het leeft daar nog niet heel erg. Steenfabrikanten spreken bijvoorbeeld over waalformaat, maar daarmee zijn de afmetingen niet direct duidelijk. Zo’n steen is 21 bij 10 bij 5 centimeter. Die informatie is essentieel om de juiste hoeveelheden te kunnen kopen en vergissingen te voorkomen.”

De vertaalslag wordt nu verderop in de keten gemaakt, maar fabrikanten kunnen dat volgens Baltussen veel beter zelf doen om afnemers te helpen en faalkosten te voorkomen: “Het scheelt foute leveringen, negatieve recensies en corrigeerwerk. Niet alleen aan onze kant, maar ook aan de kant van de fabrikant zelf en de andere leveranciers. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor de kleur van een baksteen. Als je die productinformatie niet duidelijk de keten in brengt, kan het zomaar zijn dat complete pallets in de verkeerde kleur worden geleverd. Fabrikanten zouden veel meer eigenaarschap moeten tonen over hun data, daar zijn ze zelf ook bij gebaat.”

Installatiebranche als voorloper

Het klinkt Carlo de Nijs bekend in de oren. Hij is commercieel manager van Compano, aanbieder van online software voor de installatie- én de bouwbranche. “In de installatiebranche zijn ze al tien tot twintig jaar gefocust op digitalisering van de hele keten, daar is veel leergeld betaald en wordt de productdatakant beter op waarde geschat. De datakwaliteit is hoger, de beschikbaarheid groter, daar kan Vihamij over meepraten. Er is meer standaardisatie, meer automatisering in berichtenverkeer en er zijn meer dataplatforms, zoals de datapools die fungeren als draaischijf in de gegevensdistributie. Ook tussen fabrikanten en aannemers en installateurs onderling is de data-uitwisseling meer gestandaardiseerd, omdat systemen anders simpelweg niet goed met elkaar kunnen communiceren.”

“Fabrikanten hebben vaak generaties geïnvesteerd in de ontwikkeling en perfectionering van het product. Maar in het sterk automatiserende marktspel ontbreekt nu helaas nog vaak veel relevante productinformatie”

Veel te winnen

In de bouwbranche is dit nog anders. “Daar ligt de focus momenteel met name op automatisering van de flow van orders en facturen, dus op artikel- en handelsdata. Aan de aanleverkant van de productdata is daar echt nog veel te winnen”, aldus De Nijs. “Inkooporganisaties en groothandelaren waar we mee samenwerken, zoals Vihamij, kopen in op basis van ETIM-, DICO- of BMECAT-gestructureerde data, waar onze PIM-, MDM- en calculatiesoftware mee kan lezen en schrijven. Maar nog lang niet alle fabrikanten van bouwmaterialen werken volgens die branchestandaarden. Veel productdata zijn niet beschikbaar, incompleet of kwalitatief onvoldoende, waardoor relevante informatie ontbreekt om de juiste koopbeslissingen te nemen.”

Het digitale product

Voorlopers in de bouwhandel zetten de voorbeeldstappen uit de installatiebranche nu in rap tempo, ziet De Nijs, vaak gedreven vanuit de wens om hun catalogus te digitaliseren en/of online te gaan verkopen. “Fabrikanten kunnen daar op inspelen door meer relevante data beschikbaar te stellen. Zij kennen hun producten als geen ander, kunnen ook als de beste vertellen waar het onderscheid zit ten opzichte van de concurrentie. Ze zouden veel meer kwaliteit kunnen toevoegen aan hun digitale product, zoals ik dat noem. Dat is net zo belangrijk als hun fysieke product, anders raakt het verscholen in de massa. Het is bijzonder om te zien dat men zo sterk betrokken is bij de ontwikkeling en productie van het fysieke product, terwijl de digitale variant vaak stukken minder op orde is.”

Bij productdata gaat het om meer productspecifieke kenmerken dan basisartikelinfo en prijzen, vervolgt De Nijs: ”Denk aan allerhande technische features waarop afnemers kunnen selecteren, maar ook aan gedetailleerde afmetingen, afbeeldingen, 3D-tekeningen, informatie over accessoires en toebehoren, certificaten en handleidingen. Allemaal informatie die fabrikanten vaak al ergens beschikbaar hebben, en gestandaardiseerd en geautomatiseerd zouden kunnen delen. Daar kunnen klanten hun voordeel mee doen, in inkoop-, calculatie-, verkoop- en operationele processen.”

Verkeerde digitale werkelijkheid

Fabrikanten hebben vaak generaties lang geïnvesteerd in de ontwikkeling en perfectionering van het product waarmee ze hun relevante marktpositie hebben opgebouwd, weet de manager van

Wie is Compano?

Compano is al 25 jaar dé specialist op het gebied van online software voor de bouw- en installatiebranche. Onze klanten zijn actief als producent, handelaar, inkoopvereniging, aannemer of installateur.

Compano is erkend partner van Ketenstandaard voor de bouw- en installatiebranche, ETIM, DICO, BMECAT, FESAH en GS1. Wij zijn een bewezen dataverbinder naar o.a. Artikelbeheer.nl, Mepcontent, Stabicad, 2BA, Installdata, Dataselect. ch, en Arge Neue Medien.

Info: sales@compano.com of of www.compano.com/pim.

het nu 25-jarige Compano: “Maar in het sterk automatiserende commerciële marktspel gaat nu nog veel productinformatie verloren. Ze werken bijvoorbeeld met een prijslijst in Excel, een catalogus in PDF of een linkje naar de productpagina op hun website. Volgende schakels in de keten moeten het daarna allemaal maar bij elkaar scharrelen, of waar nodig zelf aanvullen. Daardoor gaat veel productspecifieke kennis verloren, of ontstaat zelfs een verkeerde digitale werkelijkheid.”

Baltussen beaamt dat: “Als je als fabrikant geen goede productdata aanlevert, maak je misschien geen fouten, maar ook geen omzet. Het is voor ons namelijk van het grootste belang om klanten goede informatie te bieden, kwalitatief en kwantitatief. De data moeten beschikbaar zijn, maar ook goed worden aangeleverd, dus niet in Excel-bestanden waarin je kolommen moet afstruinen. Wij kunnen eerder kiezen voor andere producten of leveranciers als dit niet op orde is, omdat het impact heeft op alle processen. Goede informatie over producten is voor onze klanten belangrijker dan de prijs. En omdat de klant bij ons centraal staat, zijn data leading binnen Vihamij.”

Baas over je digitale product

Veel fabrikanten denken dat ze al lekker digitaal bezig zijn, merkt De Nijs, “als ze een site hebben met een plaa e en wat basisinfo”. Maar er is volgens hem nog een wereld te winnen. “Vaak wordt productdata als een administratieve taak voor de commerciële afdeling beschouwd. Of men legt het bij gebrek aan kennis of capaciteit buiten de eigen organisatie neer, bij een webbureau of datadienstverlener bijvoorbeeld. Daarmee verliezen ze invloed op hun digitale product, en lopen ze het risico dat de digitale versie niet meer past bij de fysieke werkelijkheid. Wij bieden een laagdrempelige branchespecifieke cloudbased oplossing om regie te nemen over je digitale product. We maken het daarmee zo eenvoudig mogelijk om baas te zijn over je digitale product.”

Compano, Sneek, 088.266.72.66, sales@compano.com, www.compano.com

Kardex van Vihamij

“Goede informatie over producten is voor onze klanten nu vaak belangrijker dan prijs”

“Het eerste ERP-pakket met de vrijheden van CRM”

In2CRM is uitgegroeid tot een geves gde naam in de bouwgroothandel. De CRM-so ware is in ruim twin g jaar volop doorontwikkeld en uitgebreid. “Zo hebben we stukje bij bee e een volwaardig ERP-systeem gecreëerd. Onder de naam In2ERP gaan we dat nu ac ef onder de aandacht brengen. Het pakket is ontstaan vanuit de behoe es van de markt. Sales is volledig geïntegreerd, verkoop is leidend.

Aan het woord is Richard Badenhop van CRMCompany, het Twentse bedrijf achter In2CRM. Hij was zelf jarenlang werkzaam bij bouwmaterialenhandel Eshuis (later Raab Karcher), toen hij ondernemingskansen rook in automatisering. Met de oprichting van CRMCompany, in 2002, ging Badenhop het avontuur aan. Hij liet de bouwgroothandel niet los: daar komen nog altijd de meeste klanten vandaan, en veel van zijn collega’s. “Onze consultants hebben allemaal ook een achtergrond in de bouwtoelevering. Dus we spreken de taal en we weten wat er speelt in de markt. Onze oplossingen sluiten daarop aan. Denk bijvoorbeeld aan de koppeling van onze software met Bouwberichten van Cobouw, aan de koppeling met IB voor productinformatie en aan diverse uitwisselformaten van Ketenstandaard.

De meerwaarde van CRM

Al vroeg zag Badenhop de meerwaarde van een CRM-systeem, toen de term amper nog bestond: “We gingen databases bouwen voor geïnteresseerde bedrijven uit de sector, door gesprekken van de buitendienst te documenteren. Zeker in de begintijd kwam daar nog veel handwerk bij kijken. Steeds meer bedrijven begonnen in te zien dat zo’n database echt wel voordelen heeft: ze konden hun mensen beter geïnformeerd op pad sturen naar klanten, en natuurlijk kon ook de binnendienst de opgeslagen gegevens gebruiken. Belangrijker nog: klanten van onze klanten kregen een vertegenwoordiger op bezoek die wist waar hij het over had, dus direct een serieuze gesprekspartner. Dat helpt bij het krijgen van wat we tegenwoordig de gunfactor noemen.”

Grace Jones

Die gunfactor is heel belangrijk bij het zakendoen, leert de ervaring van Badenhop. Hij heeft er een ondernemersfilosofie over

ontwikkeld. “Kijk, 95% van de bedrijven wil niet de goedkoopste zijn. Maar het lukt hun ook niet om absoluut de beste te zijn – dat kan er natuurlijk ook maar één zijn. En dus gaat het erom dat je als bedrijf de beste bent voor jouw klant. Daarbij haal ik vaak een liedje aan van Grace Jones: ‘I’m not perfect, but I’m perfect for you’. Het is precies waar we onze klanten mee helpen: om de beste te zijn voor hun klanten.”

Urgentie

Hoewel CRM (Customer Relationship Management) de afgelopen decennia zo’n bee e gemeengoed is geworden, zijn er volgens Badenhop nog steeds bedrijven die zich afvragen wat het oplevert. “Die vraag krijg je zeker nog wel eens als je puur CRM verkoopt. ‘Het gaat bij ons toch al vijftig jaar goed zonder zo’n systeem?’, zeggen ze dan. De sense of urgency is lager dan bij een ERP-pakket (Enterprise Resource Planning, red.), omdat daar financiële componenten bij horen. Daarvan is voor bedrijven sneller duidelijk dat ze het nodig hebben.”

Commercieel dienstverlener

Het kan dus wat tijd kosten om bouwgroothandels of andere B2B-bedrijven van CRM te overtuigen. “Maar iedereen die het heeft, wil niet meer zonder”, weet Badenhop. “Omdat het snelheid, gemak en handigheid biedt voor organisaties en fouten helpt reduceren in alle fasen van de klantreis. We worden nog wel eens gezien als een IT-bedrijf, maar dat zijn we in wezen niet, hoewel we ontwikkelaars in dienst hebben. De consultants die voor ons op pad gaan, zijn géén IT’ers. CRMCompany is een commercieel dienstverlener, met hele lange klantrelaties van gemiddeld vijftien jaar. Wij maken niet alleen een verkoopplan voor bedrijven, we implementeren de software ook, én we garanderen dat het werkt.”

Klantbehoud

Behalve ontwikkelaars en consultants heeft het bedrijf uit Hengelo ook een eigen support-afdeling. “Dat is de belangrijkste afdeling”, volgens Badenhop. “Hoe beter die functioneert, hoe sterker de focus op klantbehoud.” Dat laatste is volgens hem een onderschoven kindje. “Veel bedrijven focussen op het werven van nieuwe klanten, op de voorkant zogezegd. Ik vind trouwens ook dat de meeste CRM-aanbieders te veel gericht zijn op sales. Dat is misschien niet vreemd – CRM is een Amerikaanse vinding – maar het is wel een beperkte kijk op zaken. Wij wijzen klanten in de bouwgroothandel juist op het belang van de achterkant: als je voor elkaar krijgt dat klanten bij jou willen blijven kopen, ook al ben je duurder dan anderen, dan ben je spekkoper. Kijk naar Coolblue, ook niet de goedkoopste. Dat bedrijf heeft goed begrepen dat mensen niet komen om iets te kopen, maar dat zij geholpen willen worden: klanten zoeken oplossingen. Als jij ze goed helpt, dan krijg je die gunfactor. In2CRM kan daar bij uitstek een rol in spelen.”

Commitment

Niet alleen wijst Badenhop bedrijven uit de sector dus graag op klantbehoud, ook wijst hij hen op het belang van interne commitment. Noem het een succesfactor. “CRM is zo sterk als de zwakste schakel. Als bijvoorbeeld alleen de salesafdeling enthousiast is, maar de IT-afdeling niet, dan haal je weinig uit een systeem. Datzelfde geldt als de top van een bedrijf niet weet welk probleem het met CRM wil oplossen. Dat is het belangrijkste wat ik in gesprekken met bedrijven naar boven wil halen: hun bedoeling.”

Niet alles tegelijk

Een andere valkuil waar Badenhop klanten voor wil behoeden is dat ze te veel tegelijk uit een systeem willen halen. Hij illustreert dat aan de hand van een snoeppot, die hij ook letterlijk wel eens aan klanten heeft overhandigd: “’Vergelijk dit maar met In2CRM, zeg ik dan. ‘Als je de deksel van de pot haalt, kun je je tegoed doen aan al die verschillende snoepjes. Maar als je er heel veel tegelijk neemt, dan is het niet lekker meer, krijg je er misschien wel hoofdpijn van.’ Op die manier pleit ik voor themagewijze implementatie, niet meteen bedrijfsbreed.” Hier komt het dienstverlenende karakter van CRMCompany weer naar voren. Badenhop: “Wij facturen weliswaar licenties, maar wij leveren advies.”

In2ERP

De snoeptrommel van zijn Twentse bedrijf is de afgelopen jaren flink gevuld. Badenhop vertelt hoe In2CRM stukje bij bee e is uitgebreid: “Waar wij vanaf dag één echt heel goed in zijn geweest, is het maken van offertes. In de bouwmaterialenhandel is dat met al die raamafspraken, inkoopcondities en dergelijke best iets bijzonders. Wij onderscheiden ons met gelikte offertes, met uiteraard de juiste prijzen, die goed opvolgbaar zijn in de organisatie. Klanten begonnen ons te vragen: ‘Als jullie zo goed offertes kunnen maken, kunnen jullie dan niet ook een opdrachtbevestiging maken?’ Vervolgens kwam de vraag of we misschien ook een

inkooporder konden maken, en toen of we ook een inkoopbestelling konden maken. Zo ging het verder, naar verkoopbestellingen, magazijnbonnen en facturen. Het heeft ertoe geleid dat In2CRM eigenlijk een volwaardig ERP-pakket is geworden.”

“Ik heb er geen onderzoek naar gedaan”, vervolgt Badenhop, “maar volgens mij is het ’t eerste ERP-pakket dat is ontstaan vanuit CRM. Of, anders gezegd: er is geen CRM-systeem met zoveel ERP-functionaliteit en er is zéker geen ERP-pakket met zoveel CRM-functionaliteit.”

ERP-pakket vanuit CRM-gedachte

De unieke ontstaansgeschiedenis levert gebruikers van In2ERP, zoals het pakket is gedoopt, verschillende voordelen op volgens Badenhop. “ERP-pakketten zitten doorgaans heel strak in elkaar. CRM-aanbieders kijken veel opportunistischer naar de wereld, die gedachte laten wij niet los. Dat biedt concreet als voordeel dat gebruikers van ons ERP-systeem heel makkelijk offertes kunnen maken voor prospects, dus zonder screening vooraf. Een ander voordeel is dat ons pakket veel coulanter is ten opzichte van artikelen die niet in het systeem staan. Zo bieden we een ERP-pakket met CRM-vrijheden en volledige salesintegratie. Alle afdelingen in de organisatie weten alles van elkaar en van klanten, ook bijvoorbeeld via welk mail e een klant is binnengekomen. We voorzien in integraties met Outlook en SharePoint, maar ook bijvoorbeeld met telefooncentrales.”

Van offerte tot factuur

Badenhop voegt toe dat CRMCompany complete processen voor klanten kan organiseren, van offerte tot factuur, mede dankzij de logistieke module van In2ERP. “We ondersteunen rechtstreekse leveringen, maar ook complexe magazijnleveringen inclusief voorraadbeheer met meerdere locaties. We kunnen zelfs overweg met tinten, batches en serienummers. Dankzij onze portal en webshop kunnen afnemers hun klanten direct laten aanhaken op producten en diensten, desgewenst op projectniveau. Met In2Portal, een juweel van een portalplatform wat mij betreft, maken we het onze klanten dus heel makkelijk om hun klanten te helpen én om aan hun klanten te verkopen, via de complete webshopfunctionaliteit die erin zit.”

Ambitie

De komende periode zal Badenhop actief de boer op gaan met In2ERP. “Wij hebben nooit echt aan sales hoeven doen, de leads kwamen steeds vanuit het netwerk. Maar omdat we overtuigd zijn van onze unieke propositie hebben we nu een ambitieus doel voor onszelf gesteld: verdubbelen in vijf jaar.”

CRMCompany B.V., Hengelo (O), 085.273.89.00, r.badenhop@crmcompany.nl, www.crmcompany.nl

“De combinatie met de artikeldatabase maakt ons ERP uniek”

data group europe, kortweg dge, koppelde honderden leveranciers aan honderden ondernemers in de bouwgroothandel en dhz-retail. De ar keldatabase, met 28 miljoen verschillende prijzen, is voor veel van die bedrijven dé reden om een ERP-pakket van dge te gebruiken. “Het is een unieke combina e, waar ondernemers nu veel naar zoeken”, weet Jan Giljam van het Zeeuwse bedrijf.

Jan Giljam werkt al ruim 25 jaar bij dge. Dat is lang, maar minder lang dan zijn vrouw Rebecca Giljam-Vleeshouwers. Samen voeren zij de directie van het familiebedrijf. Begin jaren negentig begonnen zij met het digitaliseren van prijslijsten voor Nicovij, inkooporganisatie van ijzerwaren, gereedschappen en machines. “We zetten papieren prijslijsten over in DOS”, herinnert Rebecca zich. “Eerst voor Nicovij, en later ook voor leverancier Mennema. Andere fabrikanten en leveranciers gingen ook data aanleveren.” Door aan de productcatalogus modules voor inkoop, verkoop, voorraadbeheer en financiële administratie te koppelen, ontstond feitelijk een ERP avant la lettre: modulair opgezet in DOS, op abonnementsbasis.

DgeDetailhandel en dgeGroothandel

Na de omzetting van DOS naar Windows zette dge vanaf 2004 dgeDetailhandel in de markt. Een ERP-pakket dat specifiek voor de ijzerwaren- en gereedschappenbranche was ontwikkeld. Aangezien ook leden van Zevij-Necomij en Transferro de keuze voor dge maakten, werd besloten om daarnaast het ERP-pakket dgeGroothandel in de markt te zetten. De doelgroepen spreken uit de namen van de pakketten. Ze sloegen aan. De groothandels trokken leveranciers aan en vice versa, schetsen Jan en Rebecca Giljam de contouren van een klassiek kip-eiverhaal. De database groeide en groeide, de interesse in dgeDetailhandel en dgeGroothandel ook.

Marktkennis van twee kanten

Het koppelen van markten is het uitgangspunt van dge, dat zich sinds de start toelegt op ijzerwaren, gereedschappen, bouw en industrie. Ook leden van inkooporganisatie Uw Groene Vakwinkel maakten de keuze voor dgeDetailhandel, hierdoor groeide het aantal aangesloten winkeliers in dhz- tuin- en dierproducten ook razendsnel. “Wij kennen deze markten al tientallen jaren,” zegt Jan Giljam, “van twee kanten. Wij bewegen mee met de vraag van onze klanten, daar komt de innovatie in onze ERP-pakketten ook vandaan. Dankzij de honderden ondernemers die ermee werken, weten we goed wat hun wensen zijn en kunnen we snel schakelen. Ondertussen staan we ook in contact met honderden leveranciers, die branche- én klantspecifieke prijzen bij ons kunnen opgeven.”

Unieke

combinatie

De ERP-softwarepakketten dgeDetailhandel en dgeGroothandel vormen een unieke combinatie met artikeldatabase dgeDataretail. De laatste versie daarvan, intern DR3 genoemd, verwerkt en distribueert grote hoeveelheid prijslijsten volledig automatisch, 24 uur per dag, zeven dagen per week. Rebecca GiljamVleeshouwers: “DR3 is gemaakt om miljoenen records te verwerken. We kunnen de processen monitoren en daar waar nodig bijschalen.” Ter illustratie vult Rebecca aan: “Vorig jaar hebben we automatisch 76 miljoen mutaties verwerkt. Wij

worden niet zo snel zenuwachtig. Ook gebruikers die alleen artikeldata bij ons afnemen, hebben die via de API-koppeling direct beschikbaar. Op het moment dat een leverancier een spoedje heeft, kunnen wij de prijslijst direct controleren, verwerken en realtime beschikbaar stellen aan al onze gebruikers. In het ERP-programma hebben ze een soort van wachtrij, waar de artikeldata via een API realtime binnen komt.”

Powertool

De artikeldatabase is een belangrijk verkoopargument voor de ERP-pakketten, schetsten Jan en Rebecca Giljam. Gebruikers van dgeDetailhandel en dgeGroothandel hebben de beschikking over diverse modules, zoals voor inkoop, prijsbeheer, verkoop, voorraad, kortingen, offertes, backorders, reparaties en werkopdrachten, CRM, statistiek, elektronisch berichtenverkeer, administratie-oplossingen, de webshop et cetera. Het zijn modules die andere ERP-systemen ook wel bieden. Met de eigen productcatalogus, ‘een powertool die zijn weerga niet kent’ volgens dge, onderscheidt het bedrijf zich van de concurrentie op de ERP-markt. Jan Giljam: “Voor het EDI-verkeer met leveranciers en inkooporganisaties proberen we zoveel mogelijk koppelingen te realiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan orders, pakbonnen en facturen. Gebruikers die niet zijn aangesloten bij een organisatie kunnen gebruik maken van dgeEDI, ons eigen elektronisch berichtenplatform. Verder zijn onze oplossingen hybride: we werken met servers op locatie en met diverse applicaties in de cloud, waardoor een technische groothandel bijvoorbeeld altijd lokaal door kan draaien als de internetverbinding hapert. Ook bieden we altijd laagdrempelig support.”

‘Sta je er nog niet in?’

Aan marketing hoeft dge, dat veertien mensen aan het werk houdt, naar eigen zeggen niet of nauwelijks te doen. Negen van de tien klanten aan de verkoopkant komen binnen via de aangesloten inkooporganisaties. “Leden hebben het er met leveranciers over”, vertelt Rebecca Giljam-Vleeshouwers. “Ze wijzen elkaar op de meerwaarde van de artikeldatabase. ‘Sta je er nog niet in?’, zeggen ze dan tegen de ander. Leveranciers willen natuurlijk daar zijn waar hun potentiële afnemers zijn. Die weten ons dus ook goed te vinden, als ze al niet worden gestuurd door groothandels of winkeliers. Wat dat betreft hebben we best een luxepositie voor onszelf gecreëerd.”

Contact met groothandels en winkeliers

Het gevolg is dat dge op het moment van schrijven 28 miljoen prijzen in dgeArtikeldatabase heeft staan. Desgewenst kunnen klanten zelf ook Excel-data van hun leveranciers naar het bedrijf sturen. Die worden dan binnen de database (alleen) voor hen beschikbaar gesteld. De populariteit van de productcatalogus maakt dat dge met veel groothandels en winkeliers in contact staat. Jan Giljam: “Als ze bijvoorbeeld met een ander ERP werken, kunnen ze er natuurlijk voor kiezen om alleen de artikeldata van ons te betrekken. Maar dan zien ze doorgaans al snel de meer-

waarde van ons ERP. Dat spreekt zich binnen de markt natuurlijk ook door.”

API-koppeling

Gevraagd naar dé digitale uitdaging van bouwgroothandels anno 2023 wijst Jan Giljam op de explosief gestegen hoeveelheid data. “Sommige partijen hebben per klant een aparte prijs voor elk artikel. Er is dan ook een gigantische vraag naar de API-koppeling (application programme interface, red.), waardoor het bestelplatform direct communiceert met het ERP.”

Implementatieproces

Belangrijke aandachtspunten bij de ingebruikname van een ERP zijn de implementatie en de conversie, aldus Jan Giljam. “Het is niet niks om met zo’n systeem te gaan werken, niet te vergelijken bijvoorbeeld met de overstap van een sigarendoos naar DOS. Het is een ingrijpend pakket. Bij de keuze daarvoor is het belangrijk dat je organisatie op orde is en weet waaraan ze begint, dat de belangrijkste gebruikers vroeg worden betrokken, maar ook dat je durft uit te stellen als het implementatieproces vertraging oploopt. Je ziet helaas vaak dat de kosten uit de hand lopen.” Voor we met een potentiële klant in zee gaan, vragen we een bedrijf eerst altijd om een export van hun data te sturen, om de kwaliteit te toetsen. Dan weten we waar we aan beginnen. Vervolgens maken we een analyse en stippelen we een traject uit. Het gebeurt heel vaak dat de export van de artikeldata veel oude data bevat, die inmiddels niet meer actueel zijn. Met onze ervaring hebben we daar een scherp oog voor ontwikkeld, waardoor we gericht advies kunnen geven.”

Kennis en benaderbaarheid

Jan en Rebecca Giljam benadrukken dat er een enorme hoeveelheid kennis aanwezig is binnen het familiebedrijf. “We zijn snel en vakkundig”, zegt Rebecca, “we koppelen innovatie aan een goede werksfeer. Het personeelsverloop is laag, waardoor de kennis ook behouden blijft.” Haar man vult ten slotte aan: “Een belangrijk aspect voor onze klanten is de benaderbaarheid van ons supportteam: ze weten dat ze altijd makkelijk bij ons terecht kunnen voor het snel afhandelen van vragen en eventuele problemen.”

data group europe bv, De Weel 12 4306 NW Nieuwerkerk, 0111.41.80.00, info@dgebv.nl, https://www.dgebv.nl

“Automatisering schept ruimte voor kwalitatief klantcontact”

De bouwgroothandel is groot geworden met persoonlijke vakkennis en klantadvies. Door een waaier aan factoren neemt het persoonlijke contact af, maar dat hoe helemaal niet erg te zijn.

Integendeel: naast digitale bestelmogelijkheid verwachten klanten steeds vaker advies en service te kunnen vinden online. HSO’s Mark Kahlmann vertelt hoe intelligente automa sering klanten (en daarmee klanten van klanten) ontzorgt, waardoor ruimte ontstaat voor kwalita eve contactmomenten. “Organisa es kunnen zich concentreren op toegevoegde waarde.”

Voordat Mark Kahlmann zo’n twee jaar geleden aan de slag ging als senior managing consultant bij HSO, zat hij onder meer negen jaar in de directie van een grote ijzerwarengroothandel. Aan ‘de andere kant van de tafel’ leerde hij HSO kennen als een kundige ervaren voorloper op de groothandelsmarkt. “We zijn de grootste door Microsoft erkende speler op de Nederlandse markt”, zegt hij over zijn huidige werkgever. “Als Microsoft Business Transformation Partner kunnen we de volledige stack bieden, van ERP- tot AI-software en van low code-oplossingen tot Azure en Modern Workplace. Wat HSO bijzonder maakt is dat we niet alleen de techniek, maar ook de uitdagingen en processen van onze klanten heel goed kennen. Ik ben daar zelf een levend bewijs van. Om de stap naar de cloud te zetten is standaardisering nodig, en daarmee vaak ook proces- of zelfs organisatorische aanpassingen. Daar kunnen wij klanten goed bij helpen. We nemen de klant mee aan de hand, wij kunnen zijn processen koppelen aan systemen.”

De digitale groothandel

Kahlmann constateert dat steeds meer bouwgroothandels een digitale groothandel willen worden. “Een ambitie om 98% van de orders geautomatiseerd te ontvangen is geen uitzondering”, zegt hij. “Maar ook los van de orderverwerking zien we dat steeds meer partijen een complete digital first-strategie hebben ontwikkeld.” Ondertussen zijn ook klanten van bouwgroothandels steeds digitaler geworden, weet de consultant; zij verwachten bijvoorbeeld ook buiten kantoortijden advies en service te

kunnen krijgen. Hun verwachtingspatroon verandert mee met de mogelijkheden die zij als particuliere klant bij webwinkels krijgen. “Wat een paar jaar geleden nog voldeed, is nu niet goed genoeg meer”, zegt Kahlmann over de dynamiek. Klanten gebruiken andere kanalen: “We zien een significante verschuiving van bellen en mailen naar selfservice-oplossingen en chat. Chatbots nemen steeds meer van de interacties voor hun rekening, bijvoorbeeld vragen over productbeschikbaarheid en levertijden. De informatie die ze geven moet goed zijn – het waarmaken van beloftes is essentieel voor de handel – maar als ze putten uit de juiste bron kan dit bij uitstek.”

Van offline naar online klantcontact

Zowel bouwgroothandels als hun klanten zoeken dus steeds meer digitaal contact. De huidige schaarste aan gekwalificeerd personeel geeft een extra impuls aan de verschuiving van offline naar online klantonderhoud. Kahlmann ziet bouwgroothandels nog wel eens worstelen met deze deels noodgedwongen veranderingen: “Decennialang ging alles op de persoonlijke relatie, maar die tijd is voorbij. Groothandels zien wel dat ze met nieuwe technologie steeds efficiënter kunnen werken, klanten beter kunnen bedienen en kosten uit de keten kunnen halen, maar toch: het valt niet mee om de manier waarop je jarenlang je geld hebt verdiend los te laten. Aan de andere kant zijn er bouwgroothandels die online zijn geboren. Zij zijn inmiddels groot en volwassen geworden zónder vertegenwoordigers. ”

Kahlmann voegt eraan toe dat digitaal klantcontact geen doel op zich is: “Het is en-en. Voor veel bouwgroothandels is het juist aanvullend, ter versterking van het persoonlijke contact. Als je makkelijke vragen adequaat laat beantwoorden door chatbots bijvoorbeeld, creëer je meer tijd voor hoogwaardig klantadvies. Met hetzelfde aantal mensen kun je dan meer toegevoegde waarde leveren, zeker als je de expertise bundelt in een centrum dat kennis en service biedt voor klanten van meerdere vestigingen. Zo kun je de schaarse en kostbare persoonlijke vakkennis efficiënt inzetten. Ik zie steeds meer bouwgroothandels die beweging naar regionalisering of centralisering nu maken.”

Veel hangt af de contactstrategie die je als groothandel volgt, vervolgt Kahlmann: “Waar en hoe besteed je energie aan klanten? En hoe organiseer je automatisering zonder je identiteit of personal touch kwijt te raken? Kort gezegd kan dat door alle klanten geoptimaliseerde en gepersonaliseerde customer journeys te bieden en bij het hoogwaardige contact op de juiste klanten en momenten te focussen.”

Vier behoeftes

Steeds meer groothandels beseffen dat automatisering van klantcontact in verschillende behoeftes kan voorzien. Kahlmann benoemt er vier: “Ze willen graag selfservice bieden via online kanalen en portals, dus alles digitaal beschikbaar en raadpleegbaar maken. Ook willen ze een uniforme ervaring bieden aan klanten, over alle kanalen heen, waarvoor dezelfde informatie overal aanwezig moet zijn. Daarnaast begrijpen ze dat klanten graag proactief worden geïnformeerd, bijvoorbeeld als een order vertraagd is, in plaats van reactief. Ten slotte willen ze hun schaarse vakkennis optimaal inzetten, zoals al gezegd, en streven ze naar verhoging van de productiviteit van verkopers en adviseurs. Intelligente automatisering kan hier allemaal bij helpen, ook medewerkers zullen er blij van worden als ze meer waarde kunnen toevoegen.”

Randvoorwaarde: één databron

Dé randvoorwaarde voor succes is volgens Kahlmann dat vestigingsmedewerkers, chatbots, accountmanagers, selfservice IVR-oplossingen, maar bijvoorbeeld ook chauffeurs allemaal putten uit dezelfde informatie, in Microsoft-termen de Dataverse waar verschillende informatiebronnen samenkomen. “In de praktijk zien we nog vaak dat groothandels werken met een losse toepassing voor telefonie, een apart crm-systeem, een online omgeving, eventueel een social media tool, een ticket- of casemanagementsysteem, een ERP-systeem, een chatbotoplossing et cetera.”

Als gevolg daarvan moet een medewerker vaak in verschillende systemen kijken om de juiste informatie boven water te krijgen. Inzicht in de meest actuele data ontbreekt, net als een idee van wat er eerder met een bepaalde klant is besproken. Kahlmann: “Denk aan een prijsopgave die via chat is gedaan, maar die niet bekend is bij de accountmanager.” Het leidt in de praktijk tot een mindere klantervaring. “Meestal loopt de binnendienst dit soort

gaten wel dicht, maar dat is op termijn niet houdbaar. Het belang van een centrale databron is groter geworden nu niet alleen vertegenwoordigers en verkopers contact met klanten hebben, maar interacties overal en altijd plaatsvinden. Ook de chauffeur van een bezorgende groothandel is een visitekaar e.” Het draait erom dat groothandels klanten op elk moment kunnen bedienen vanuit een gemeenschappelijke waarheid, aldus Kahlmann. “Niet de order, maar de klant hoort centraal te staan.”

Microsoft Digital Contact Center Platform

HSO helpt bouwgroothandels vaak bij het optimaliseren van een contactstrategie. Bijvoorbeeld door het inzetten van Microsoft Digital Contact Center Platform (DCCP), een vorig jaar geïntroduceerde oplossing die inspeelt op de genoemde behoeften. Alle relevante gegevens worden samengebracht en via alle denkbare technologieën ontsloten, waar nodig proactief, altijd uniform. Zo krijgen medewerkers ondersteuning en klanten snelle en deskundige hulp.

“Het Digital Contact Center Platform brengt klantgegevens, interacties en tools bij elkaar”, resumeert Kahlmann. “De oplossing wordt ondersteund door intelligente tooling en AI, denk aan CoPilot, Nuance en Smart Assistant, maar ook aan portals, chatbots en speech to text. Het zit allemaal in één platform, dus weg met de spaghetti. Het maakt klantcontact overzichtelijker, beter en goedkoper.”

Praktijkvoorbeelden

Kahlmann en zijn HSO-collega’s zien dat geautomatiseerd klantcontact steeds meer wordt omarmd door bouwgroothandels. Ze zetten chatbots in om veelvoorkomende en eenvoudige vragen te beantwoorden, maar er zijn ook andere toepassingen in de praktijk. “Bouwplaatsmedewerkers kunnen een foto van een product maken en toesturen om realtime voorraden in de buurt en beschikbare levertijden in te zien. Ander voorbeeld: ingesproken gespreksnotities van accountmanagers, bijvoorbeeld op de terugweg van een klantbezoek, worden omgezet in gestructureerde gespreksverslagen, compleet met vervolgacties die worden toegewezen. Slimme technologie kan gewoon goed werken. En er komen steeds nieuwe mogelijkheden bij. Dat is het mooie van cloud-technologie: je kunt gebruikmaken van de laatste versie en bijbehorende mogelijkheden, zonder noodzaak tot grote upgrade.”

HSO, Veenendaal, 0318.509.400, info-nl@hso.com, www.hso.com

“Wij kennen de techniek. Maar ook de uitdagingen en de processen in de bouwgroothandel heel goed”

“In onze database zitten honderden manjaren”

Al bijna twin g jaar lost Jop Schillemans dataproblemen van bouwbedrijven op. Samen met zijn broer Tim gee hij leiding aan IB the data company. Het monnikenwerk betaalt zich uit: het bedrijf uit Eindhoven bedient zeker 70% van de handelsbedrijven met zijn uniforme ar keldatabase. “Maar we zijn er voor iedereen met een databehoe e in deze branche.”

Jop Schillemans startte in 2004 met IB the data company (hierna IB). “Ik zag met een studiemaa e dat bouwbedrijven zoveel moeite hadden met hun calculatiepakketten. We kwamen erachter dat ze werkten met hopeloos verouderde databases. Daar hebben we iets op bedacht, en van daaruit zijn we verder gaan bouwen.”

Zijn broer Tim hielp al geregeld, voordat hij in 2011 bij zijn broer in het bedrijf stapte. “Inmiddels zitten er vele honderden manjaren in onze database”, vertelt hij over IB, waar momenteel 23 mensen werken. “Er is heel veel handwerk bij komen kijken om de markt zover te brengen. We zijn steeds verder gegaan waar anderen stopten, dat typeert dit bedrijf.”

“Wij leggen de markt geen standaard op”

Anno 2023 zitten er ongeveer driehonderd fabrikanten in IB’s datapool, uit de bouwmaterialenmarkt, de ijzerwarenhandel en de installatiebranche. Zij kunnen hun data aanleveren hoe ze willen. “Wij kunnen overweg met welk formaat dan ook”, aldus commercieel directeur Tim Schillemans. “Wij leggen de markt geen enkele standaard op, verplichte invuloefeningen van modellen kunnen alleen maar tot vertaalfouten leiden. Interpreteren en standaardiseren is precies waar wij goed in zijn.”

Transactiedata en verrijkingsbestanden

Fabrikanten sturen IB in de praktijk meestal een ERP-uitdraai met transactiedata en daarnaast een verrijkingsbestand dat ze op alle denkbare manieren kunnen aanleveren, vervolgt Tim. “Dat kan vanuit een PIM-systeem komen, maar het kan ook een WeTransfer zijn met daarin de afbeeldingen, met of zonder koppeltabel. Soms worden we in contact gebracht met websitebouwers voor een datadump. Aan de andere kant geven ook afnemers ons een ERP-uitdraai of koppeling. Vervolgens matchen wij artikelnummers van leveranciers met handelsartikelnummers, en kunnen we geautomatiseerd updates aanleveren. Dat is de kern van wat wij doen.”

Leeuwendeel van de markt

IB heeft een datateam van zestien analytische specialisten die de aangeleverde data verwerken en interpreteren, om overzicht en vergelijkbaarheid te creëren voor afnemers in de bouwbranche. Gedurende de nacht zet IB een team van robots aan het werk, aldus Tim Schillemans. “Monster 1 tot en met 4 heten ze. Maar het gros van het werk wordt door onze specialisten verricht. De geüniformeerde data van die honderden fabrikanten leveren wij uit aan heel veel handelsbedrijven. We dekken het leeuwendeel van de markt in Nederland en België.”

Zijn broer Jop benadrukt dat IB behalve met fabrikanten en handelsbedrijven ook in contact staat met (tussen)leveranciers, bouwbedrijven en bijvoorbeeld inkooporganisaties:

“Welke rol een bedrijf vervult in de keten maakt voor ons niet uit. Wij werken met gevalideerde datarelaties tussen leveranciers en afnemers van gegevens, om te kunnen voldoen aan hun databehoeften.”

Robuuste koppelingen

Volgens de broers opereert IB in relatieve stilte. “Wij groeien organisch”, zegt Tim. “We hebben bijvoorbeeld contact met inkoopverenigingen, waarvan de meeste leveranciers al wel met ons werken, maar sommige nog niet. Met die laatste groep gaan we dan in gesprek. Andersom zien we dat leveranciers met ons in zee gaan om juist in beeld te komen bij die handelshuizen waar ze misschien nog geen relatie mee hebben. Ook werken we veel met aanbieders van ERP- en PIM-software, waardoor we bij afnemers in beeld komen.” Hij omschrijft IB als een “onestopshop voor data”, die lijn es en robuuste koppelingen legt tussen branchepartijen. “De aanlevering van de data is technisch gezien identiek voor alle afnemers, de inhoud kan verschillen op basis van hun individuele wensen.”

Vertaalhub

Toch zijn er nog bedrijven die geholpen zouden zijn met de datapool van IB, zonder dat ze weten dat er zo’n oplossing bestaat. Volgens algemeen directeur Jop Schillemans kunnen zij veel tijd en daarmee kosten besparen, en bovendien fouten voorkomen: “Wij proberen centraal te doen wat al die afnemers anders ieder voor zich zouden moeten doen, maar dan tegen een fractie van de kosten. Wij integreren ketenpartners, we zijn feitelijk een vertaalhub.”

Webshops en calculatiesoftware

In de database van IB staan artikel- en prijsgegevens van meer dan tien miljoen verschillende producten. “Alles voor de bouwprofessional” is de scope van de broers. Voor handelaren kunnen ze naast de data voor webshops bijvoorbeeld ook professionele webshops leveren. De oplossingen van het Brabantse bedrijf worden bovendien binnen de gehele keten gebruikt voor integratie tussen leveranciers en afnemers. Zo heeft IB in samenwerking met Brink Software een digitaal ecosysteem ontwikkeld, waarbij complete fabrikantenassortimenten direct zijn gekoppeld aan prijs- en levercondities van handelsrelaties. Dat is uniek, maar het gaat zelfs een stap verder volgens Jop: “Deze online bouwmaterialendatabase biedt leveranciers namelijk ook direct toegang tot een significante markt van bouwbedrijven. Ongeveer 25.000 calculatoren die gebruik maken van Ibis Calculeren voor Bouw software kunnen deze artikelen raadplegen en direct koppelen aan de calculatie van hun projecten.”

Onafhankelijkheid

De Schillemans-broers benadrukken dat IB onafhankelijk is, dus niet wordt aangestuurd door of eigendom is van bepaalde belanghebbenden in de keten. “Zowel leveranciers als afnemers dragen bij aan onze oplossing”, zegt Jop. “Wij maken ook een heel strikt onderscheid in de kosten: hebben die betrekking op de data,

dan zijn ze voor de leveranciers, gaat het om het maatwerk dat we leveren, dan zijn ze voor de afnemers.”

Maatwerk

Dat maatwerk bestaat in de manier waarop afnemers (handelsbedrijven, maar ook bouwbedrijven) de data opgediend willen krijgen, vervolgt de oprichter. “De ene afnemer kan bijvoorbeeld werken met een prijs per ton voor een bepaald artikel, de andere met een prijs per kilo, of per zak, per pallet... Als er een update is, zorgen wij ervoor dat die automatisch doorkomt in hun eigen eenheden.” Broer Tim neemt over: “En, niet onbelangrijk, óók met hun eigen artikelnummers. Uiteraard ontvangen ze keurig een controlerapport, waarin staat wat er is gewijzigd aan omschrijvingen, prijzen of coderingen. We werken eraan om zulke rapportages nog beter te maken. Onze maatwerkcomponent is een belangrijke onderscheidende factor, net als het beheer van de nettoprijzen en de onafhankelijkheid die Jop net al noemde.”

Datavolwassenheid

Welke groeimogelijkheden zien de broers nog voor de datavolwassenheid van de branche en voor IB in het bijzonder? Jop Schillemans: “Fabrikanten kunnen meer doen aan verrijking van hun data, om in te spelen op de groeiende behoeften van eindgebruikers. Wij vullen in wat we in kunnen vullen, maar we zijn natuurlijk wel afhankelijk van die aanleverkant. We blijven wijzen op de genoemde behoeften en maken duidelijk dat wij fabrikanten vanuit de bron kunnen helpen met verrijken.’

Bestelinformatie naar leveranciers

Een belangrijke doorontwikkeling van IB zit ‘m volgens de oprichter in de automatische terugkoppeling van bestellingen aan leveranciers, om de cirkel zogezegd rond te maken. “Feitelijk leggen we dezelfde vertaalroute af, maar dan terug naar de fabrikant. We zijn aan het kijken hoe we dit technisch optimaal kunnen inrichten, schaalbaar kunnen maken en kunnen uitrollen, bijvoorbeeld met behulp van een inkooporganisatie.”

Marc Kling, directeur van inkooporganisatie Sakol, over IB the data company

“Sakol en haar leden maken naar tevredenheid uitgebreid gebruik van IB’s datapool. IB zorgt voor een hogere datakwaliteit dankzij het structureren van data uit verschillende bronnen. Daarnaast zorgt het bedrijf voor data cleaning, wat resulteert in betrouwbare en consistente data. Ook besparen wij kosten door dubbel werk te voorkomen. Onze leden hebben met verschillende afdelingen en teams toegang tot dezelfde data. Dit maakt het gemakkelijker om data te vinden, te delen en te gebruiken, en het voorkomt dat verschillende afdelingen dezelfde data op verschillende locaties opslaan. Kortom: IB is een waardevolle strategische partner voor ons.”

IB the data company, Eindhoven, 040.304.14.20, info@ib.nl, www.ib.nl

IB’s netwerk van datarelaties tussen leveranciers en afnemers

“EZ-Pim is eerder een brancheconcept dan een softwarepakket”

Met EZ-Pim krijgen leveranciers en vakhandels een PIM-oplossing die is gemaakt voor en door de markt. Voor de ontwikkeling sloeg Intermix de handen ineen met EZ-base en de aangesloten inkoopverenigingen. “EZ-Pim is speci ek ontstaan als antwoord op de concrete uitdagingen waar de branche mee worstelt”, aldus Intermixdirecteur Perez Pijnenburg.

De branchebrede uitrol van EZ-Pim is begin dit jaar gestart, maar het idee voor het PIM-systeem ontstond al zeker vier jaar geleden. Over de ontstaansgeschiedenis zegt EZ-basedirecteur Ron van den Bosch, ook aangeschoven voor het interview met MIXpro: “EZ-base is sinds 2006 de datapool voor de ijzerwaren-, gereedschappen- en verfbranche, opgezet door de inkoopverenigingen. In de loop van de tijd heeft Intermix software ontwikkeld die aansluit bij EZ-base, zoals marketingcommunicatieplatform IJzersterk en later EZ-Mix: een e-commercepakket met een volledige integratie van EZ-base-productdata. We kwamen samen tot de conclusie, op basis van geluiden in de markt, dat we een PIM misten: dat zo’n oplossing gestoeld op unieke databasekennis veel waarde zou kunnen toevoegen voor de branche. Die oplossing is er nu.”

Nieuwe standaard

Pijnenburg spreekt liever van een brancheconcept dan van een softwarepakket. Gevraagd naar het onderscheidende vermogen zegt hij over EZ-Pim: “Er zijn allerlei PIM-systemen met hele mooie features, maar er was nog geen oplossing die in alles rekening houdt met de specifieke problemen en uitdagingen van deze markt. Bij

EZ-Pim, een initiatief van Intermix en EZ-base, is dat het vertrekpunt geweest. Het biedt uitkomst aan de hele bedrijfskolom, waardoor er als het ware een community ontstaat: alles wat de branche nodig heeft zit erin, en anders komt het erin. Door deze synergie kunnen datastromen ook veel beter worden ingericht door de gehele branche, zonder ingewikkelde en foutgevoelige koppelingen te ontwikkelen. Op het gebied van connecti-

viteit, flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid hebben we een nieuwe standaard gezet.”

Dashboard voor leveranciers

Intermix heeft decennialange ervaring met de ontwikkeling van PIM-software, maar voor EZ-Pim werd een blanco vel op de tekentafel gelegd. “We zijn opnieuw gaan bouwen om te kunnen voldoen aan de eisen van nu”, zegt Pijnenburg. “Een verfgrossier heeft andere behoeften dan een groothandel in ijzerwaren of tuinproducten. EZ-Pim biedt de mogelijkheid om alle data direct te classificeren en normaliseren naar de verschillende branchestandaarden zoals ETIM, EZ-base, GS1 etcetera. In een overzichtelijk dashboard zien leveranciers meteen wat ze moeten doen om de slag te maken van de eigen productinformatie naar de wens van de klant.”

Vliegende start voor de vakhandel

Vakhandels die EZ-Pim in gebruik nemen, beschikken direct over een productinformatiesysteem met een continue flow van verrijkte data vanuit EZ-base. “Hierdoor maken ze een vliegende start”, aldus Pijnenburg. “Voor de vakhandel is het ook belangrijk om controle te hebben en houden. In EZ-Pim kunnen ze productdata aanvullen en aanpassen, naar believen assortimenten toevoegen en eigen classificaties aanmaken voor hun webshop bijvoorbeeld. Zo beschikken ze continu over verrijkte en genormaliseerde data, waar ze allerlei aanvullingen op kunnen doen, terwijl de wijzigingen op de achtergrond automatisch worden gesynchroniseerd. Die multi-bronnensystematiek maakt EZ-Pim zo gebruiksvriendelijk en uniek.”

Voorsorteren op de toekomst

Intermix ziet dat EZ-Pim goed wordt ontvangen door leveranciers, vakhandels en inkoopverenigingen. Het bedrijf verwacht dat eind dit jaar zo’n tweehonderd bedrijven gebruik zullen maken van de oplossing. De inkoopverenigingen dragen bij aan de adoptie onder hun leden. “Met EZ-Pim kunnen vakhandels hun eigen sausje over de gegevens uit de datapool gieten en zo onderscheidend vermogen creëren, terwijl ze zeker weten dat alle informatie altijd kloppend blijft. Met EZ-Pim laten inkoopverenigingen hun leden voorsorteren op de toekomst.”

Reacties uit het veld

Wat vinden de partners achter EZ-base van de introductie van EZ-Pim?

“Lang gekoesterde wens”

“Met EZ-Pim gaat een langer gekoesterde wens in vervulling. Data, en vooral productdata, staat steeds meer centraal in de onderneming. Een PIM-systeem heb je dan ook minimaal nodig om de diversiteit aan afzetkanalen goed te kunnen bedienen. Het overgrote deel van de aangesloten groothandels hebben momenteel geen eigen PIM-systeem. EZ-Pim komt dan ook op het juiste moment. Door het concept gezamenlijk te omarmen zijn we nu in staat om tegen een aantrekkelijk tarief de groothandels een kwalitatief hoogwaardig en professioneel PIM-systeem aan te bieden. Maar ook voor onze leveranciers gaat het veel betekenen. Zij krijgen met EZ-Pim de mogelijkheid om verschillende kanalen te bedienen. Ieder kanaal met zijn eigen standaard: EZ-base, ETIM of GS1 bijvoorbeeld.”

Marc de Dobbelaere, algemeen directeur Zevij-Necomij

“Baanbrekend softwarepakket”

Ferney verwacht dat ieder bedrijf in onze branche binnen een aantal jaren een PIM-systeem nodig heeft om de uitgebreide productinformatie van handelsrelaties te kunnen beheren. Omdat een artikel binnen een organisatie steeds belangrijker wordt en er steeds meer informatie beschikbaar komt, is het noodzakelijk om deze informatie gestructureerd op te kunnen slaan. De datadistributie tussen leveranciers, Ferney, leden en EZ-base zal dan ook steeds verder uitbreiden. Door in te zetten op EZ-Pim wil Ferney haar leden op de toekomst voorbereiden.

Toegevoegde waarde EZ-Pim voor Ferney en haar leden: Ferney leden krijgen de beschikking over een met rijke data gevuld PIM systeem en kunnen meteen aan de slag

• Voor de eigen merken van Ferney, Kelfort, Ironside & Oxloc, die allen een hoge rating in EZ-base hebben, een prima middel om de productdata bij de leden te krijgen Ferney leden kunnen zelf makkelijker productdata toevoegen, uitbreiden en waar zij dat nodig achten aanpassen en voor hun eigen bedrijf uniek maken

• In de nabije toekomst zal EZ-Pim een goed middel worden om logistieke data en de prijzen door de keten heen te communiceren

• Kortom EZ-Pim zal voor Ferney en de leden een middel worden dat in de keten voor efficiency zorgt en veel tijd bespaart

• De Conversiehub van EZ-Pim maakt het mogelijk om de verrijkte data van EZ-base te exporteren naar externe

PIM-systemen

Het automatiseren van prijslijsten is voor elke vakhandel een grote efficiëntie slag

Gert Rademaker, algemeen directeur Ferney

“Copagro wil zich met zijn ledengroep uit de verfbranche richten op belangrijke pijlers als logistieke-, prijs- en rijke productinformatie. Om deze informatie gestructureerd door de keten te distribueren, vinden Copagro en zijn leden het noodzakelijk om PIM-software aan te schaffen. Als investering hebben wij daarom voor alle leden een licentie aangeschaft op EZ-Pim om zo binnen de verfbranche voor te sorteren op de toekomst. Op korte termijn willen we samen met EZ-base alle leveranciers via deze software aansluiten, zodat de distributie van de verschillende soorten productinformatie tussen Copagro, de leden en leveranciers zo efficiënt mogelijk kan verlopen. Wij willen leveranciers dan ook oproepen om óók gebruik te gaan maken van het baanbrekende softwarepakket EZ-Pim, dat in de komende jaren zal uitgroeien tot een onmisbare link tussen de verschillende bedrijven in de branche. Met EZ-Pim krijgen onze leden een gevulde PIM-oplossing, met alle gegevens – logistieke, commerciële en rijke data – van de assortimenten die Copagro aanbiedt.”

Gaétan Le Fevre, managing director Copagro

“Grote slagen maken met elkaar”

“Productdata beheren is voor velen ingewikkeld, foutgevoelig en het neemt veel tijd in beslag. En dat is niet wat onze Transferro-leden willen. Sommige leden werken al langer met PIM, andere beheren productinformatie vaak in diverse databases en systemen. Een totaaloverzicht ontbreekt, productdata is incorrect, niet up-to-date of incompleet. Tot nu toe zijn PIM-systemen best wel complex gebleken, en erg kostbaar. Dankzij de krachtenbundeling van de inkooporganisaties is het nu mogelijk om op een betrekkelijk eenvoudige, maar ook voordelige wijze een PIM te faciliteren. Als met EZ-Pim data kunnen worden geïmporteerd vanuit verschillende bronnen en dat gecentraliseerd kan worden in één systeem, dan maken we grote slagen met elkaar. Het meest ideaal is dat op basis van data vanuit EZ-base te doen. Leden kunnen dan ontbrekende leveranciers betrekkelijk eenvoudig aanvullen of in een eigen PIM-omgeving verrijken. De vraag is niet meer óf een bedrijf een PIM gaat inrichten, maar vooral wanneer.”

Arap-John Tigchelaar, directeur Transferro

EZ-Pim, Sliedrecht, 0184.433.017, info@ez-pim.nl, www.ez-pim.nl

mij

“Leden op toekomst voorbereiden”

“K8 is de basis voor de toekomst van Morssink”

Morssink Bouwmaterialen zocht lang naar geschikte nieuwe bedrijfsso ware. Het Twentse bedrijf vond die uiteindelijk in K8 van Kerridge Commercial Systems, maar eerst werden met minder succes andere ERP-pakke en verkend.

Peter Alblas, nancieel en opera oneel manager bij Morssink, deelt lessen die hij hee geleerd in het selec e- en implementa eproces. “Belangrijk is dat een ERP-pakket voldoet aan de speci eke vereisten van de bouwmaterialenhandel. En dat de consultant waar je mee optrekt de handel door en door kent. KCS snapt wat er nodig is.”

De geschiedenis van Morssink Bouwmaterialen voert terug tot meer dan honderd jaar geleden. Tot 1917 om precies te zijn, toen onder de familienaam een houtzagerij werd opgericht. Inmiddels presenteert Morssink zich als een totaalleverancier voor de bouw. Met ongeveer veertig mensen worden vanuit Delden zowel zakelijke klanten als particulieren bediend.

Automatisering

Morssink werd in de jaren negentig klant bij Unit4, destijds aanbieder van Dibis: een praktisch softwarepakket voor de bouwhandel om bedrijfsprocessen te automatiseren. De software heeft decennia goed gefunctioneerd, aldus Alblas, tot het tijd werd om naar een nieuwe oplossing te zoeken: “Wij leveren complexe logistiek voor de aannemerij en we wilden een kwalitatieve stap zetten. Dat betekent

allereerst onze processen verbeteren, om in te kunnen spelen op de groeiende behoefte aan snelheid in de markt. Snel offertes maken en toetsen, onder andere. Daarnaast wilden we investeren in master data management (kortweg MDM, red.), het centraal beheren van specifieke gegevens. Ten slotte zochten we een pakket waaraan we online verkoopoplossingen kunnen koppelen en waarmee we onze processen verder kunnen ondersteunen”.

Twee pakketten, geen oplossing

Alblas begon aan twee achtereenvolgende ERP-trajecten zonder de gewenste uitkomst. “We hebben kort met het eerste pakket gewerkt, maar het bleek voor ons toch niet geschikt in de praktijk. Het tweede pakket hebben we niet in gebruik genomen, omdat de opties te beperkt waren en de betrokken consultant onvoldoende kennis had van onze handel. We waren vooral afgegaan op de mogelijkheden voor een webshop, maar de backoffice was niet flexibel genoeg om ermee door te gaan.”

Vertrouwde partner met branchekennis

Van een koude kermis thuisgekomen besloot Alblas in gesprek te gaan met Kerridge Commercial Systems. Die multinational was medio 2020 eigenaar geworden van de Nederlandse groothandelstak van Unit4, waar Morssink lang zulke goede ervaringen mee had. De bouwmaterialenhandel had in de Dibis-jaren veel te maken gehad met Willem Koopman.

Koopman, meeverhuisd van Unit4 Wholesale BV naar Kerridge Commercial Systems, heeft naar eigen zeggen steeds een vinger aan de pols gehouden bij de ERP-stappen van Morssink: “De meeste ERP’s zijn te generiek, daar lopen veel groothandels tegenaan.” Het verbaasde de integratiemanager dan ook niet zozeer dat Alblas tot nieuwe zaken wilde komen. “Morssink wist dankzij Dibis al dat wij specifieke meerwaarde voor de bouw-

groothandel kunnen leveren. Met K8 had KCS daar een toekomstbestendige opvolger voor in huis.”

Unieke aspecten

Morssink besloot met KCS in zee te gaan en cloudoplossing K8 te implementeren, overtuigd van de gewenste ondersteuning op het gebied van bouwhandelsprocessen en MDM. Alblas: “Deze branche heeft een aantal unieke aspecten, denk aan volumes, afmetingen en afrekenmethoden. De inkoopvoorwaarden verschillen van de verkoopvoorwaarden, er zijn prijsverschillen, kortingsconstructies, complexe transportbewegingen, transito’s en ga zo maar door.” Dat een ERP-pakket daarmee overweg kan leek misschien vanzelfsprekend, maar Alblas weet inmiddels beter: “Aansluiting op de specifieke vereisten van de bouwgroothandel is essentieel, dat is dé les die ik heb geleerd.”

Alblas leerde ook dat de ene consultant de andere niet is: “De consultants die ons vanuit KCS hebben begeleid kennen de bouwhandel door en door. Ze werken met passie en dezelfde betrokkenheid als de mensen bij Morssink, we hebben echt als team gewerkt (zie foto, red.). Dat is heel fijn, omdat de mensen bij ons intern zo’n uitgebreid ERP-implementatietraject nog nooit hadden meegemaakt. Je moet de hele tijd keuzes maken, daar kun je deskundig advies goed bij gebruiken.”

zijn van de toegevoegde waarde. Alblas: “Een ERP-implementatie heeft zoveel impact, dat doe je er niet zomaar even bij. We hebben bijvoorbeeld iemand drie dagen in de week vrijgemaakt voor MDM. Wij zien dit echt als een investering in de kwaliteit van onze data en procesoptimalisatie, en hebben dit ook zo benaderd. Het was trouwens fijn dat we de kans kregen om bij een andere klant van Kerridge te kijken naar hun gebruik van K8. Heel verhelderend. De wetenschap dat het echt werkt in de praktijk gaf ons rust.”

Na de live-gang

De mensen van Morssink kunnen nog steeds laagdrempelig vragen stellen aan de vaste consultant bij KCS: “We zijn gestructureerd met hem bezig om issues aan te pakken die nu eenmaal komen kijken bij zo’n grote implementatie”, zegt Alblas. “Maar over het algemeen zijn de eerste maanden na de live-gang begin dit jaar goed verlopen.” Hectisch is het niet geweest volgens ervaringsdeskundige Koopman, Alblas beaamt dat: “Natuurlijk moeten medewerkers wennen aan een nieuwe werkwijze, maar daar hebben we goede voorbereidingen voor getroffen. We hebben alle processen dummy proof uitgeschreven, met printscreens. Die boekwerkjes zijn de basis voor intern draagvlak en inburgering van de nieuwe software, zo dragen ze bij aan het succes.”

Doorontwikkeling

De projectteamleden van Morssink stellen niet alleen vragen aan de consultant van KCS, ook doen ze hem suggesties om K8 verder te verbeteren. “We merken dat dat heel serieus wordt genomen”, zegt Alblas, “zo leren we van elkaar”. Koopman: “Die feedback van onze klanten is heel waardevol. Elke paar weken zitten onze consultants bij elkaar om ervaringen uit te wisselen en verbeteringen aan te dragen. De software wordt continu doorontwikkeld, we bieden steeds nieuwe mogelijkheden aan onze klanten om hún klanten optimaal te bedienen.”

Pakket -en branchekennis

Koopman noemt het aandragen van zowel pakket- als branchekennis een van de kritische succesvoorwaarden voor een ERP-implementatie. “Bij bouwgroothandels zien we vaak dat een meewerkend voorman met een bee e IT-kennis naar voren wordt geschoven om zo’n traject aan de klantkant te begeleiden. Voor hem of haar is een consultant met ruime kennis van de branche van grote waarde.” Koopman geeft overigens aan dat Morssink ook zelf flink heeft geïnvesteerd en hard heeft gewerkt om het project strak te houden en er een succes van te maken.”

Ambassadeurs van K8

De bouwhandel zette een projectteam op, met toegewijde vertegenwoordigers uit alle delen van de organisatie. Ondersteund door de directie treden zij op als ambassadeurs van K8, overtuigd als ze

Met K8 heeft het 106-jarige Morssink Bouwmaterialen een basis gelegd voor de toekomst, vult Alblas aan: “We hebben nu betere informatie tot onze beschikking, waar we met MDM nog slagen in gaan maken. K8 biedt nog allerlei mogelijkheden om onze klanten sneller te bedienen en om sneller met hen te communiceren. Zo broeden we op uitbreiding met e-commerce-oplossingen, waaronder een klantenportaal of een webshop – denk aan een app voor op de bouwplaats – om klanten overal en altijd gemak te bieden. Want dat is wat ze willen. KCS is bezig met het ontwikkelen van Konnect Online, een integratieplatform voor precies voor dit soort vragen, dus wij kijken uit naar wat deze oplossing ons kan bieden. We weten dat we op de lange termijn met K8 doorkunnen, omdat KCS steeds investeert in de software, naast de bestaande mobiele apps en integraties. Zo kunnen we meekomen zonder grote investeringen te hoeven doen.”

Kerridge Commercial Systems, Gouda, 088.854.35.43, info@kerridgecs.nl, www.kerridgecs.nl

Combi van ERP en webshop ontzorgt handelsbedrijven

Veel groothandels zijn in de loop der jaren verschillende so warepakke en gaan gebruiken: bijvoorbeeld één voor factura e, één voor voorraadbeheer, één voor de kassa en één voor de webshop. Foutgevoelig, ine ciënt en kwetsbaar, aldus Logic4. Het bedrijf uit Twente onderscheidt zich met een bewezen combina e van webshop- en ERP-so ware, geschikt voor zowel b2b als b2c. “Wij bieden een alles-in-één e-commerce- en bedrijfsso wareoplossing voor handelsbedrijven met complexe processen. Denk daarbij aan meerdere verkoopkanalen, verschillende voorraadlocaes en of gedetailleerde produc nforma e.”

Dat zegt Jorgos Thravalos, als expert in ERP en e-commerce expert verbonden aan Logic4. Hij was elf jaar geleden de derde medewerker van het bedrijf, waarvan de geschiedenis terugvoert tot 1998. De oprichter, een pionier in de online verkoop van computers en computeronderdelen, ontwikkelde vanaf toen stukje bij bee e zijn eigen bedrijfssoftware om processen te automatiseren en de groei van zijn webwinkel beheersbaar te houden. Thravalos over die tijd: “We waren de eerste die software voor een webshop, bedrijfsprocessen en de boekhouding integreerde in één systeem. Dit bleek een gouden vondst, zagen ook collegawebshops die dankbaar gebruik maakten van de software. Uit dit succes is Logic4 ontstaan. De combinatie van webshop- en bedrijfssoftware is nog steeds uniek voor handelsbedrijven.”

Omslag in denken over software

Inmiddels werken er 35 mensen bij Logic4, dat kantoor houdt in Enschede, maar inmiddels klanten door heel Nederland en België bedient. Business developer Thravalos heeft de software in het verleden bij verschillende klanten van Logic4 geïmplementeerd, in zijn eerdere rol als consultant. “Daardoor weet ik goed wat klanten wel en niet willen, en ook welke struikelblokken ze tegen kunnen komen.” Hij heeft de markt sinds zijn entree in 2012 zien veranderen: hij hoeft minder uit te leggen. Thravalos: “Er heeft een omslag plaatsgevonden in het denken over software. Toen ik hier begon stonden veel handelsbedrijven bijvoorbeeld nog sceptisch tegen-

over cloudoplossingen. ‘Moet ik dat wel doen?’, bleven ze vragen, ‘is het wel veilig?’. Die koudwatervrees is verdwenen, hoewel er nog steeds bedrijven zijn die een eigen server hebben staan.”

Bestelinformatie overtypen

In de loop van de tijd gingen meer bedrijven de voordelen inzien van een totaalpakket. Thravalos maakt een situatieschets: “Typische klanten van ons hadden bijvoorbeeld verschillende softwarepakketten op elkaar gestapeld. Een boekhoudpakket, een kassasysteem, een oplossing voor voorraadbeheer, een online bestelportaal, een pakket voor orderadministratie, een CRM-tool en ga zo maar door. Ze kregen ermee te maken dat ze wijzigingen in assortimenten en prijzen in allerlei verschillende systemen moesten doorvoeren. Of ze waren bestelinformatie aan het overtypen. Dat ging tegenstaan.”

Er kwamen koppelingen om de verschillende oplossingen met elkaar te laten ‘praten’, maar die zijn ook niet ideaal: “Feit blijft dat je te maken hebt met meerdere systemen, die niet naadloos op elkaar aansluiten. Er komt onnodig veel handwerk bij kijken. Het is foutgevoeliger dan een centraal systeem, door ontbrekende of juist dubbele data. En onveiliger omdat de risico’s nu eenmaal toenemen met meerdere pakketten en al dat aan elkaar knopen. Updates van het ene systeem kunnen problemen geven bij het andere systeem, bovendien is het lastig om het overzicht te behouden met een wirwar aan systemen. En dan heb ik het nog niet over de hoeveelheid contactpersonen bij de verschillende softwareaanbieders die je dan hebt.”

Thravalos vervolgt: “Ik vraag handelsbedrijven vaak om eens goed na te denken over de processen waar hun mensen dagelijks tijd aan besteden. En of dat misschien niet anders kan. Er zijn zoveel werkzaamheden die zinvoller zijn om medewerkers voor in te zetten dan voor het overtypen van invoervelden. Zeker in deze tijd met de grote schaarste aan personeel.”

Zakelijke bestellers zijn ook consumenten

Thravalos wijst erop dat zakelijke bestellers ook voor zichzelf aankopen doen, dat het feitelijk dus ook altijd consumenten zijn: “De inkoper van overdag shopt ’s avonds bij Coolblue. Zijn ervaringen daar zijn grotendeels bepalend voor zijn verwachtingspatroon wanneer hij professioneel bestelt. In de basis verwacht hij toch een soortgelijk proces, en hetzelfde gemak. Logic4 combineert alle belangrijke functionaliteiten voor een optimale fronten backoffice. Elke twee weken verschijnt er een nieuwe release van de software, waardoor de software altijd up-to-date is. Dat geeft een hoop rust voor handelsbedrijven. Wat ook rust geeft is het overzicht dat een totaalpakket biedt en het feit dat je één centraal aanspreekpunt hebt voor al je vragen. Hoe vaak zie je niet dat je bij verschillende aanbieders van het spreekwoordelijke kas e naar de muur gestuurd wordt.”

“Ik wil een PIM-systeem!”

Thravalos ontmoet geregeld handelsbedrijven die al precies denken te weten wat ze nodig hebben. “’Ik wil een PIM-systeem!’, zeggen ze dan bijvoorbeeld resoluut. Met zo’n systeem voor productinformatie denken ze dan een brug te slaan tussen de webshop en hun bedrijfssoftware, met als resultaat dat ze niet minder maar méér pakketten krijgen. Ik moedig zulke bedrijven aan om breder te kijken, dat levert leuke gesprekken op.”

databases ontwikkelen zich voortdurend, waardoor het handig is om met een softwarepartner als Logic4 te werken, die hierin flexibel en schaalbaar is.”

Goede voorbereiding = soepele implementatie

Logic4 bedient momenteel zo’n tweehonderd bedrijven en dat aantal groeit gestaag. Vooral ook door de toegenomen belangstelling vanuit de bouwgroothandel en technische groothandel. Kanten betalen een eenmalig bedrag voor de implementatie –Logic4 doet dat altijd zelf – en vervolgens een vaste maandelijkse fee voor gebruik van de software. Over de start van zo’n samenwerking zegt ervaringsdeskundige Thravalos: “Wij beginnen het onboardingsproces door klanten al ruim voor de onboardingsdag een lijst met vragen te sturen. We willen precies weten wat het bedrijf doet en wat ze willen, zodat we vroegtijdig met alle facetten rekening kunnen houden en goed voorbereid van start kunnen. Tijdens de onboardingsdag op ons kantoor nemen we dan ruim de tijd om nader kennis te maken en de projectplanning door te lopen, met een hapje en een drankje. Dan gaan we samen aan de slag, in de wetenschap dat we soms toch nog wat moeten bijsturen tijdens het proces. Maar dat is helemaal niet erg. Ik vergelijk het wel eens met het bouwen van een huis. Na negen stappen vooruit moet je soms even een pas op de plaats maken, of zelfs even een stap achteruitzetten, om uiteindelijk samen tot het beste resultaat te komen. Creating success together is niet voor niets onze kernwaarde.”

Groei van het aantal verkoopkanalen

Hoe ziet Thravalos de markt zich de komende jaren ontwikkelen?

“Handelsbedrijven hebben altijd veel orders per telefoon aangenomen, soms zelfs nog met de fax, daarnaast hadden ze bijvoorbeeld een afhaalbalie. De laatste jaren zijn daar steeds meer verkoopkanalen bijgekomen. Denk aan online bestelportalen, maar bijvoorbeeld ook aan webshops voor consumenten, ook wel D2C genoemd, en aan marketplaces. Niet alleen het aantal kanalen is gegroeid, ook het aantal fluctuaties in assortimenten en prijzen. Er is veel turbulentie. Mede door de coronapandemie is de wereld veel complexer geworden voor handelsbedrijven.”

De PIM-functionaliteit in Logic4 biedt klanten onder meer de mogelijkheid om gedetailleerde artikelinformatie te beheren, afbeeldingen en staffelprijzen toe te voegen, voorraadinformatie te bekijken en prijsafspraken met leveranciers bij te houden. Thravalos: “Klanten beheren alle productinformatie in hetzelfde centrale systeem. Ze kunnen verrijkte artikelinformatie importeren en up-to-date houden dankzij de integraties die Logic4 heeft met de verschillende centrale artikeldatabases, zoals 2BA en EZ-base.”

Integraties met centrale artikeldatabases

De bouwgroothandel en technische groothandel hebben veelal te maken met brede en diepe assortimenten en gedetailleerde productinformatie, weet Thravalos. “Goede digitale uitwisseling van productgegevens tussen centrale artikelbestanden als 2BA en EZ-Base is daarom ontzettend belangrijk. Ook deze artikel-

Juist in die dynamiek is een stabiele basis essentieel, besluit de business developer. “Het aantal verkoopkanalen zal eerder toenemen dan afnemen de komende jaren, en bedrijven moeten kunnen meebewegen met klanten. Daar worden ze sterker van. Om grip te houden op al die kanalen moeten je brondata op orde zijn. Logic4 voorkomt dat bedrijven gegevens dubbel in moeten voeren, of dat ze moeten wachten tot wijzigingen in alle systemen zijn bijgewerkt. Met Logic4 worden bedrijven niet belemmerd in hun verdere groei. Wij helpen complexe handelsbedrijven te werken met dezelfde informatie, altijd, overal.”

Logic4, Enschede, 053.436.14.08, info@logic4.nl, www.logic4.nl

“Mensen kun je niet automatiseren”

Jan Kraaijeveld werkt al ruim 13 jaar bij Slimstock, aanbieder van so ware voor voorraadop malisa e. Als geen ander weet de sales director hoeveel baat bedrijven kunnen hebben bij automa sering. Door de actuele marktontwikkelingen is de vraag naar automa sering groter dan ooit, ook vanuit de bouwgroothandel. Goed voor Slimstock, maar Kraaijeveld plaatst direct een belangrijke kan ekening: “Automa sering kan nooit een doel op zich zijn. Eerst moeten de processen, de data en de mensen op orde zijn, anders kun je er beter niet aan beginnen.”

Bedrijven gingen er decennialang vanuit dat spullen ‘gewoon’ op tijd geleverd werden, om hun voorraden aan te kunnen vullen. Een enkele uitzondering daargelaten. Gebeurtenissen die niemand had kunnen voorzien – een pandemie, een gestrand containerschip in het Suezkanaal – maakten duidelijk dat ketens wél vast kunnen lopen. De vanzelfsprekendheid dat het altijd maar goed gaat verdween, versterkt door tekorten aan grondstoffen en personeel. De prijzen voor containers gingen verschillende keren over de kop, magazijnen kwamen leeg te staan.

Van kostenpost naar enabler

“Het belang van voorraad is door die ontwikkelingen veel duidelijker geworden”, aldus Kraaijeveld. “Het is ook strategisch op de kaart komen te staan binnen organisaties. Zagen zij voorraad voorheen toch vooral als kostenpost, door de coronacrisis gingen ze het zien als een enabler. Voorraad kan het verschil maken in de bedrijfsvoering.”

De coronacrisis heeft niet alleen voorraadbeheer, maar ook de automatisering daarvan urgenter gemaakt, aldus Kraaijeveld:

“Mensen kwamen thuis te werken, ze kwamen collega’s van andere afdelingen niet zomaar meer tegen en ze hadden ook gewoon letterlijk minder zicht op de voorraadposities binnen het bedrijf. Die anderhalve meter en andere maatregelen uit de coronatijd hebben ook in ons vakgebied tot digitale versnelling geleid. Dat is voor Slimstock natuurlijk niet verkeerd.”

Nieuwe kentering

Tot enkele jaren geleden was de trend dat bedrijven gemiddeld minder voorraad gingen houden, maar corona veranderde die visie. Kraaijeveld zag hoe bedrijven in crisistijd grote hoeveelheden producten in huis probeerden te halen, om klanten leveringszekerheid te kunnen bieden. “Dit opslingereffect, zoals ik het noem, heeft ertoe geleid dat de pakhuizen vol zitten. En dus zie je nu opnieuw een kentering in het denken binnen organisaties: voorraad wordt te duur. In veel markten zijn de verkopen gestagneerd: de omloopsnelheid staat onder druk, terwijl de kosten doorlopen. Ondertussen heeft de inflatie ervoor gezorgd dat voorraadwaardes, uitgedrukt in euro’s, zijn gestegen, eigenlijk zonder dat je daar als verkoper iets aan kunt doen. Daardoor drukt voorraad zwaarder op het werkkapitaal van bedrijven, terwijl ze juist in deze tijd – met hoge rentes – goed op de portemonnee moeten letten.”

Beginnen met automatiseren

De huidige “uniek hoge voorraadhoogtes” zijn aanleiding tot zorg, merkt Kraaijeveld in zijn dagelijkse gesprekken met onder andere groothandels. “CFO’s hebben stress. Het magazijn staat vol, terwijl spullen nu gewoon weer snel binnenkomen, mochten ze voorraad nodig hebben. Het begint te wringen. Die druk op het werkkapitaal is voor veel bedrijven een reden om te gaan automatiseren. Tekort aan geschikt personeel kan ook een drijfveer zijn om daarmee te beginnen. Eigenlijk zit er altijd wel een business driver achter automatisering.”

Drie voorwaarden

Dat de meerwaarde van automatisering duidelijk is, wil nog niet zeggen dat bedrijven er zomaar aan moeten beginnen om hun voorraden te optimaliseren. Kraaijeveld wijst op een aantal belangrijke succes- of beter gezegd startvoorwaarden: “De processen, de data en de mensen moeten op orde zijn. Om met het eerste te beginnen: je kunt processen automatiseren, maar dan moeten ze wel strak zijn. Het heeft weinig meerwaarde om gebroken processen te automatiseren, en dus dringen wij er bij bedrijven op aan om die eerst te helen.” Hetzelfde geldt voor de vereiste data, vervolgt Kraaijeveld, die moeten beschikbaar en schoon zijn. Daarnaast moeten bedrijven zich volgens de verkoopdirecteur realiseren dat het mensen zijn die met software moeten kunnen werken. “Mensen kun je niet automatiseren, daar hameren we steeds op.” Kortom: automatisering moet de medewerkers in organisaties ten dienste staan, niet andersom.

dat hoofdkantoor houdt in Deventer, heeft traditioneel veel groothandels als klant. Gevraagd naar zijn ervaringen bij bouwgroothandels zegt Kraaijeveld: “Een belangrijk vraagstuk is daar altijd of ze een bepaald product zelf op voorraad houden, in een centraal magazijn en/of in de vestigingen, óf dat ze dat door een leverancier laten aanrukken als erom gevraagd wordt. In dat laatste geval heb je het over dropshipping, zoals bij bakstenen bijvoorbeeld vaak gebeurt. Om goede afwegingen te kunnen maken tussen voorraad- of vraaggestuurd, moet je natuurlijk wel weten op welke termijn een leverancier iets kan leveren en in welke hoeveelheden.”

Wie kiest?

Mensen maken het verschil

Volgens Kraaijeveld geldt ook voor Slimstock zelf dat mensen belangrijker zijn dan software. Slim4, het softwarepakket dat continu in eigen huis wordt doorontwikkeld, is een middel, stelt hij. “Onze mensen maken het verschil. Wij zijn geen IT’ers, wij nemen klanten bij de hand om inzicht te krijgen in hun voorraadstromen.” Dat wordt gezien, bijvoorbeeld door de vakjury van de Nederlandse Logistiek Prijs die Slimstock vorig jaar won. De focus op de vraagstukken van de klant, in plaats van op de eigen software, maakt van Slimstock “een voorbeeld voor de sector”, stelde het keurkorps. Met de winst van de prestigieuze prijs schaarde Slimstock zich in een rij met iconen uit het Nederlandse bedrijfsleven, waaronder Fokker, Stork, Heineken en Philips. Ook de wendbaarheid van de organisatie – sinds corona meer dan ooit gevraagd – werd bewierookt, net als de kennisontwikkelingen deling. Kraaijeveld: “Op dat laatste vlak is de Slimstock Academy heel belangrijk, met een uitgebreid aanbod aan opleidingen voor voorraadbeheer en -optimalisatie. Voor interne mensen, voor onze klanten, maar ook voor niet-klanten. Het is een manier om ons vakgebied te promoten.”

Voorraadoptimalisatie in de bouwgroothandel

Vanuit tientallen internationale kantoren bedient Slimstock verschillende typen ondernemingen in alle delen van de wereld. “We zijn er voor iedereen met een vraagstuk over voorraad”, aldus Kraaijeveld. “Het gaat altijd om het vinden van de juiste balans tussen voorraadhoogtes en beschikbaarheid. Wij helpen bedrijven om sneller gerichte keuzes te maken in onzekerheid.” Slimstock,

Dé vraag die bouwgroothandels volgens Kraaijeveld doorgaans niet snel eenduidig kunnen beantwoorden is: wie maakt die keuze (tussen voorraad- en vraaggestuurd), en daarmee samenhangend, op basis waarvan? “Ik geef veel workshops waarin ik vraag waarom bedrijven doen wat ze doen. Dan zie ik bijvoorbeeld een doos met zes artikelen in een hoek van een magazijn staan, de ‘ja-maar’-artikelen, noem ik ze. ‘Een klant wilde twee stuks bestellen, maar de leverancier verstuurt ze alleen per acht’, vertelt iemand dan bijvoorbeeld. Vervolgens staat de rest stof te happen, en ruimte in te nemen. Je staat er versteld van hoe weinig beeld veel groothandels nog hebben van levertijden en minimale ordervolumes. Er zit nogal een verschil tussen drie dagen, dertig dagen, of zestig dagen. Net zoals er veel verschil zit tussen een stuk, een doos of een pallet. Om te kunnen automatiseren moet je die data eerst goed in het systeem hebben staan, en je moet keuzes maken op basis van een set duidelijke regels. Idealiter worden die regels in de top van organisaties gemaakt, omdat het raakt aan zowel de inkoop als aan commercie. Heb je die regels, dan kun je die automatisch toepassen op je hele assortiment. Kijk, bij honderd artikelen kun je voorraadniveaus gevoelsmatig zelf nog wel in de peiling houden, bij duizend wordt dat een stuk lastiger, laat staan bij honderdduizend. We beschikken over steeds meer data en rekenkracht. Dankzij gerichte AI-toepassingen kunnen we klanten steeds beter helpen.”

ERP-koppelingen

Slimstock optimaliseert voorraden en voorspelt de vraag naar producten, steeds vaker ontzorgt het bedrijf de grotere klanten ook in sales & operations planning. Het zijn oplossingen die ook te vinden zijn in verschillende ERP-pakketten in de markt. Maar, zegt Kraaijeveld: “Een tienkamper is nooit de beste sprinter. Wij zijn dé specialist op ons vakgebied, hebben hier decennialang ervaring in opgebouwd. Dat wordt gelukkig ook breed gezien. Overigens zijn we te koppelen aan elk ERP-systeem. We kunnen bij wijze van spreken niet zonder.”

Slimstock, Deventer, 0570.63.84.00, j.kraaijeveld@slimstock.com, www.slimstock.com

“Vanzelfsprekendheid dat het altijd maar goed gaat, verdween. CFO’s hebben stress, het begint te wringen”