การสื่อสารองค์กร Organizational Communication เรียบเรียงโดย กองประชาสัมพันธ์
การสื่อสารเป็นกลยุทธ์ที่มีความสาคัญต่อองค์กรซึ่งจะทาให้งานขององค์กรดาเนินต่อไปและช่วยใน การประสานงานของหน่ วยงาน ในแง่ ของการบริ หารองค์ กรการสื่ อสารท าให้เ กิด ความหมาย ท าให้ค น คาดคะเนความคิ ด ซึ่ ง กั น และกั น ได้ แ ละท าให้ มี ก ารแลกเปลี่ ย นข้ อ มู ล กั น ในฐานะที่ เ ป็ น เครื่ อ งมื อ ในการ ดาเนินงานขององค์กร การสื่อสารนาไปใช้ในกิจกรรมขององค์กรหลายอย่าง เช่น การตัดสินใจ การสร้างความ เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน การสร้างความเจริญและพัฒนาองค์กร การควบคุมและประสานงาน ดังนั้น การสื่อสาร จึง มีบทบาทสาคัญที่ทาให้หน้ าที่ต่าง ๆ ในองค์กรด าเนินการต่อเนื่องกันและเสริมสร้างความเข้าใจอัน ดี ระหว่างหน้าที่ต่าง ๆ ภายในองค์กร ทุกองค์กร องค์กรจึงจาเป็นต้องมีการสื่อสารและจะต้องมีวัฒนธรรมของ ตนเอง วัฒนธรรมประกอบด้วยบรรทัดฐาน ทัศนคติ ค่านิยม ความเชื่อ และปรัชญาขององค์กร วัฒนธรรมที่ แตกต่างกันย่อมมีการสื่อสารที่แตกต่างกันด้วย ตัวอย่างเช่นองค์กรที่มีวัฒนธรรมเน้นทางานหนักและลงทุน มาก ต้องการทางานเป็นทีมและหวังผลระยะสั้นให้ความสาคัญกับตัวบุคคลและลูกค้า การสื่อสารที่เกิดขึ้นใน องค์กรจะมีลักษณะที่ทุกคนมีความสัมพันธ์กัน ไม่มีใครเป็นผู้บังคับบัญชา ดัง นั้น การเลือกใช้การสื่อสารที่ เหมาะสมกับวัฒนธรรมของแต่ละองค์กรจึงมีความสาคัญและส่งผลต่อความสาเร็จขององค์กร การที่องค์กรมี ระดับและเป้าหมายขององค์กรที่แตกต่างกัน จึงจาเป็นจะต้องใช้การสื่อสารที่แตกต่างกัน ดังรูป ระดับขององค์กร
เป้าหมายขององค์กร
ระดับสูง
พัฒนา วิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก และจัดทากลยุทธ์
ระดับกลาง
นานโยบาย และคาสั่งของฝ่ายบริหารไปปฏิบัติ
ระดับปฏิบัติการ
ผลิตและการบริการ
เมื่อองค์กรมีขนาดเล็ก ผู้บริหารสามารถสื่อสารได้โดยตรงกับผู้อื่น ผู้ส่งและผู้รับข้อมูลข่าวสารสามารถ ใช้ช่องทางการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ แต่เมื่อองค์กรเจริญเติบโตขึ้น และผู้บริหารมีความต้องการข้อมูล ข่าวสารในการบริหารและการตัดสินใจมากขึ้นจาเป็นต้องใช้ช่องทางการสื่อสารอย่างเป็น ทางการเนื่องจาก ผู้บริหารมีภาระหน้าที่มาก จึงต้องใช้กฎเกณฑ์ นโยบาย และระเบียบปฏิบัติเป็นเครื่องมือของการติดต่อสื่อสาร อย่างเป็นทางการ กองประชาสัมพั นธ์ และกองกลาง มทร.ล้านนา ในฐานะที่ เ ป็นศูน ย์กลางการสื่อ สารภายใน มหาวิทยาลัย จาเป็นต้องสื่อสารภายในองค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับบริบทขององค์กร เพื่อนาพาองค์กรไปสู่เป้าหมายได้เป็นผลสาเร็จ
การสื่อสารภายในองค์กร การสื่อสารในองค์กรจะมีลักษณะเป็นกระบวนการ (process) อย่างหนึ่ง ซึ่งเป็นการผ่านข้อมูล ข่าวสารและความเข้าใจประกอบด้วย
1. 2. 3. 4.
ผู้ส่งข้อมูลข่าวสาร (sender) ผู้รับข้อมูลข่าวสาร (Audience/receiver) ช่องทางการสื่อสาร (communication channel) สัญลักษณ์ต่าง ๆ (symbols) สัญลักษณ์และช่องทางการสื่อสารที่ใช้ ข้อมูลข่าวสาร การแปลงความ
การถอดความ
ผู้สง่
ผู้รับ
ข้อมูลย้อนกลับ
ความเข้าใจ พฤติกรรมที่แสดงออก
เป็นข้อมูลย้อนกลับซึ่งจะช่วยให้ทราบถึงผลของการสื่อสาร
การสื่อสารในองค์กรในปัจจุบันนี้จาเป็นต้องหาข้อมูลข่าวสารให้ได้รวดเร็วกว่าในอดีต สาหรับการ แก้ไขปัญหาได้ทันท่วงทีและเพื่อใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ เส้นทางของการสื่อสารในองค์กรที่มี ประสิทธิภาพ มีเส้นทางการสื่อสารเกิดขึ้นได้หลายทิศทางสรุปได้ดังนี้ 1. การสื่อสารจากเบื้องบนลงสู่เบื้องล่าง การสื่อสารลักษณะนี้จะเป็นไปตามสายการบังคับ บัญชา เช่น จากอธิการบดีลงมาที่รองอธิการบดี คณบดี รองคณบดี หัวหน้าสาขาและหัวหน้าแผนก หรือจาก หัวหน้างาน ลงมาถึงพนักงาน/เจ้าหน้าที่ ลดหลั่นกันตามอานาจหน้าที่และความรับผิดชอบและสิ่งที่ผู้บริหาร ควรพิจารณาในการสื่อสารแบบนี้ คือ ข้อมูล ข่าวสารอะไรที่ควรส่งจากผู้บริหารลงมาถึง พนักงาน/เจ้าหน้าที่ และการส่งข้อมูลข่าวสารควรกระทาอย่างไรจึงจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุด 2. การสื่อสารจากเบื้องล่างขึ้นสู่เบื้องบน การสื่อสารลักษณะนี้มีความสาคัญต่อการบริหาร องค์กรเป็นอย่างมาก เพราะจะก่อให้เกิดสิ่งต่อไปนี้ คือ 2.1 พนักงาน/เจ้าหน้าที่ให้ข้อมูลที่มีคุณค่าต่อการตัดสินใจของผู้บริหารและควบคุมกิจกรรม ต่างๆ ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 2.2 ทาให้ผู้บริหารรู้ว่าเมื่อไรที่ บุคลากรพร้อมที่จะรับข้อมูลข่าวสาร และยอมรับสิ่ง ที่ฝ่าย บริหารได้บอกกล่าวมามากน้อยเพียงใด 2.3 ทาให้ผู้บริหารรู้ถึงสิ่งที่รบกวนบุคลากรที่อยู่ใกล้ชิดกับการปฏิบัติงานจริง ๆ และทาให้รู้ว่า บุคลากรเข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารได้มากน้อยเพียงใด
2.4 ทาให้เกิดความชื่นชมและความจงรักภักดีต่อองค์กรด้วยการให้ บุคลากรมีโอกาสถาม คาถาม และให้ข้อเสนอแนะทางด้านการดาเนินงานขององค์กรอันจะช่วยให้พนักงานแก้ปัญหาการทางานของ เขาได้ 3. การสื่อสารตามแนวนอน ประกอบด้วยการให้ข้อมูลข่าวสารระหว่างเพื่อนร่วมงานใน หน่วยงานเดียวกัน ซึ่งอยู่ในระดับอานาจหน้าที่เดียวกันภายในองค์กรและมีผู้บังคับบัญชาคนเดียวกัน ความมุ่ง หมายของการสื่อสารตามแนวนอนมีดังนี้ 3.1 การประสานงานและการมอบหมายงาน เช่น กองบริหารงานบุคคลจัดฝึกอบรมให้ พนักงานใหม่ของมหาวิทยาลัยฯเพื่อให้ได้รู้จักองค์กรและหน้าที่ของตนเอง 3.2 การให้ข้อมูลเกี่ยวกับแผนงานและกิจกรรม ความคิดเห็นจากบุคคลหลายคนย่อมดีกว่า ความคิดเห็นของบุคคลเพียงคนเดียว การสื่อสารในระดับเดียวกันจึงมีความสาคัญ เช่น ในการจัดฝึกอบรมหรือ การรณรงค์ประชาสัมพันธ์ สมาชิกของแต่ละแผนกอาจจะต้องส่ง ข้อมูลเกี่ยวกับแผนงานและสิ่งที่พวกเขา จะต้องทาร่วมกัน 3.3 การแก้ปัญหา บุคลากรอาจจะได้รับมอบหมายงานให้ทาร่วมกันในหน่วยงานเดียวกัน ซึ่งต้องมีการพบและเกี่ยวข้องกันในการติดต่อสื่อสารตามแนวนอนเพื่อแก้ปัญหาบางอย่างของหน่วยงาน 3.4 การสร้างความเข้าใจร่วมกัน เมื่อการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น องค์กรจะต้องร่วมกันสร้าง ความเข้าใจถึงสิ่งที่ควรจะเปลี่ยนแปลงร่วมกัน การประชุมและสนทนาระหว่างพนักงานระดับเดียวกันและ ภายในหน่วยงานเดียวกันเป็นสิ่งสาคัญต่อการบรรลุความเข้าใจร่วมกัน 4. การสื่อสารข้ามสายงาน ในองค์กรส่วนใหญ่ บุคลากรอาจจะต้องส่งข้อมูลข่าวสารให้กับบุคคล ที่ไม่ใช่ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชาของเขาเอง เช่น งานประกันคุณภาพการศึกษา ซึ่งมีหน้าที่ในการ รวบรวมข้อมูล รายงาน เตรียมแผนงาน ประสานกิจกรรม และให้คาแนะนาแก่ผู้บริหารในทุกส่วนขององค์กร ในลักษณะข้ามสายงานซึ่งพวกเขาไม่มีอานาจตามสายงานที่จะสั่งการกับบุคคลที่ต้องสื่อสารด้วย เพียงแต่เขา ต้องใช้การขายความคิดของเขาเท่านั้น การสื่อสารข้ามสายงานจะเป็นกรณีเฉพาะผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน และ ถือว่าเป็นความรับผิดชอบของพวกเขาที่จะแสดงผลงานให้ไปเกิดขึ้นกับแผนกอื่น ๆ และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน อาจจะมีการติดต่อสื่อสารอย่างใกล้ชิดกับผู้บริหารระดับสูงอยู่เสมอซึ่งส่งผลให้มีอานาจในการทางานมากขึ้น การสื่อสารข้ามสายงานมีความเหมาะสมและจาเป็นอย่างมากต่อ บุคลากรระดับล่างเพราะช่วยประหยัดเวลา ดังนั้น องค์กรควรจะมีนโยบายในการใช้เส้นทางของการสื่อสารข้ามสายงานไว้ด้วยเพื่อให้เกิดความคล่องตัวใน การปฏิบัติงาน ช่องทางการสื่อสารองค์กรของ มทร.ล้านนา
www.rmutl.ac.th (อยู่ระหว่างการปรับปรุงระบบและรูปแบบใหม่) E-mail นามสกุล .rmutl สถานีวิทยุ FM 97.25 MHz เทคโนเรดิโอ จอแสดงผล LED และ ป้ายอักษรไฟวิ่ง คอมพิวเตอร์ ด้านหน้ามหาวิทยาลัยฯ
วีดิทัศน์แนะนามหาวิทยาลัยฯ ประชาสัมพันธ์ผลงาน และกิจกรรม แผ่นพับแนะนามหาวิทยาลัย แนะนาโครงการหลัก 11 โครงการ และแนะนาหลักสูตรการจัดการ เรียนการสอนของมหาวิทยาลัยฯ วารสารราชมงคลล้านนา RMUTL Journal Press Release : Lanna Daily News Line กลุ่ม: RL อาสา ช่องทางการติดต่อประสานงานกองประชาสัมพันธ์ Facebook : http://facebook.com/prd.rmutl Facebook Fanpage : กองประชาสัมพันธ์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านนา E-mail : prd@rmutl.ac.th Tel. No : 053-921444 ต่อ 1030-33 Line กลุ่ม: PR RMUTL ประกาศเสียงตามสาย • เวลา 8.00 น. • เวลา 10.00 น. • เวลา 12.00 น. • เวลา 15.00 น. • เวลา 18.00 น. Six Keys to great relationship 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Friendship Freedom Honesty Trust Understanding Communication
บทสรุป การสื่อสารที่ดีจึงเป็นกลยุทธ์ที่จะสามารถกระตุ้น ให้เกิดการปฏิบัติที่มี ประสิทธิภาพและเกิดผล สาเร็จแก่องค์กร การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือ การสื่อสารที่เข้าใจง่าย ใช้วิสัยทัศน์ที่ชัดเจนในการ กระตุ้นพลังในการทางานและเพิ่มประสิทธิผลของบุคลากรในองค์กรเพื่อให้สามารถร่วมกันนาพาองค์กรไปสู่ ความสาเร็จตามเป้าหมายได้อย่างสูงสุด นอกจากนี้ การสื่อสารจาเป็นจะต้องเข้าใจถึงความแตกต่างระหว่าง บุคคล เมื่อบุคคลมีความแตกต่างกันการสื่อสารที่ดีจะต้องใช้ความมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีควบคู่กันไปจึงจะทาให้ การสื่อสารนั้นประสบความสาเร็จ