Velika odgovornost vodstva pri komuniciranju

Spomladi 2020, ko je bila v Sloveniji razglašena epidemija Covid-19, so se izzivi vodenja nizali en za drugim – kako ustrezno informirati zaposlene, kako na novo oblikovati delovno okolje, kako delegirati na daljavo in tudi kako vse to komunicirati z zaposlenimi. Odgovor nam ponuja raziskava o kakovosti komuniciranja v tem obdobju: odkrito, pravočasno, pogosto in s posluhom za ljudi.

dr. Eva Boštjančič, Alja Vižintin in mag. Edita Krajnović

Iz nove situacijo smo se veliko naučili, nekatere priložnosti za izboljšanje pa je pokazala tudi raziskava o kakovosti komuniciranja med kriznim obdobjem. Izkušnje pretekle krize namreč kažejo, do so jo uspešneje in hitreje prebrodile organizacije z visoko kakovostjo odnosov in čvrsto, na zaupanju in spoštovanju zgrajeno organizacijsko kulturo. K sodelovanju v raziskavi, ki so jo izvedli v podjetju Mediade in je potekala od 6. do 31. maja, so bili poleg širše javnosti povabljeni tudi člani Združenja Manager, Združenja članov svetov delavcev Slovenije, Slovenske kadrovske zveze, Slovenskega društva za odnose z javnostmi, KSS Pergam ter najboljši zaposlovalci v izboru Zlata nit. Večina (59 %) od 704 sodelujočih v raziskavi prihaja iz velikih organizaciji (nad 250 zaposlenih), skoraj tretjina (29 %) iz srednje velikih organizacij, preostali pa iz majhnih ali mikro organizacij. V raziskavi so bila zastopana pretežno podjetja v zasebni lasti (71 %), sledita javna uprava (šolstvo, zdravstvo idr.; 23 %) ter državna podjetja (6 %). Odgovarjalo je 49,8 % žensk in 50,2 % moških.

Največ šteje posluh vodje za osebne okoliščine

Več kot tri četrtine sodelujočih je izkazalo, da so zadovoljni s komunikacijo vodstva v krizi. Preko 40 % jih je vodstvu za komunikacijo v krizi podalo odlično oceno, vrsta anketirancev je s pohvalo izpostavila konkretne ljudi ali

Vodje imajo veliko odgovornost: kar dve tretjini anketiranih je formalne vire (vodstvo in strokovne službe) podjetja umestilo med tri najbolj zaupanja vredne glede informacij o prihodnosti.

organizacije. Zaposleni so po ugotovitvah raziskave hitro dobili vse potrebne informacije od svojega vodje kot tudi informacije o podjetju. Visoko oceno so podali pogostosti komuniciranja. Malo manj kot tretjina vodij (30 %) je s sodelavci komunicirala enkrat tedensko, dobri petini (21 %) dnevno ali na 2–3 dni (19 %), preostali na manj kot dva tedna. Med vrsto pohval konkretnim ljudem in organizacijam, med njimi javnemu zavodu RTV Slovenija, so izpostavili tudi svet delavcev in sindikat.

V raziskavi so sodelujoči najvišjo povprečno oceno (4,0 na lestvici od 1 do 5) pripisali prav posluhu vodje (šefa) za osebne okoliščine posameznika. Posebnost obdobja je bilo delo na domu ob hkratnem domačem šolanju otrok, kar je vplivalo na povečan stres ljudi.

Vitalen pomen internega komuniciranja

Raziskava je pokazala velik pomen internega komuniciranja za ustvarjanje zaupanja. Kar dve tretjini sodelujočih (66 %) je formalne vire (vodstvo in strokovne službe) podjetja umestilo med tri najbolj zaupanja vredne glede informacij o prihodnosti. Ta podatek pomeni veliko odgovornost najvišjega vodstva za komunikacijo: v preobilju informacij ljudje namenjajo pozornost vsebini, ki je prepričljiva (verodostojna), vredna zaupanja in transparentna ter izboljšuje njihovo sposobnost sprejemanja pomembnih odločitev v poklicnem in zasebnem življenju.

Odstopanje pri podjetjih v lasti države

Analiza rezultatov pokaže, da zaposleni kljub splošnemu visokemu zadovoljstvu s komuniciranjem v krizi nekoliko nižjo oceno pripisujejo možnosti vključevanja zaposlenih. Menijo, da bi bili lahko predlogi posameznikov, sindikata ali sveta delavcev v času epidemije bolj slišani in upoštevani. Ob tem pa so se pokazale tudi pomembne razlike pri upoštevanju predlogov zaposlenih – podjetja z do 10 zaposlenimi so bolj upoštevala predloge zaposlenih kot podjetja z več zaposlenimi.

Statistika, ki pokaže, kateri podatki oz. razlike so res pomembne, je s prstom pokazala le na omembe vredne razlike med zaposlenimi v državnih, zasebnih podjetjih in javni upravi. Izkazalo se je, da so prav pri vseh vprašanjih statistično pomembno nižje rezultate o kakovosti komuniciranja prepoznali v državnih podjetjih, sledi javna uprava, najvišje ocene pa so podali v zasebnih podjetjih.

Pustimo, da zaposleni spregovorijo

Ob koncu vprašalnika so udeležencem ponudili tudi možnost, da sami pove-

do, kaj se jim je v ocenjevanem obdobju zdelo dobro in kaj slabo. Odgovorilo je kar 14,2 % vseh udeležencev. 61 odgovorov je pozitivnih: izžarevali so zahvalo, zaupanje, ponos, da lahko delajo v tem podjetju, kot npr.: »Pohvale direktorju, ki je v teh časih tedensko komuniciral z nami in poskrbel, da je naše podjetje tudi v teh časih pojem odličnosti«. 14 odgovorov pa negativnih, npr.: »Komunikacija v podjetju je v redu, vendar če je neposredni vodja paničen in nevrotičen, s svojim obnašanjem vpliva na sodelavce, kljub temu da z vrha dobivamo ustrezne pozitivne informacije«. Ob tem so sodelujoči predlagali tudi svoje ideje, npr.: “Bodimo zgled drug drugemu,” ter zaznane potrebe, ki pa jih nismo uvrstili v prej omenjeni kategoriji.

Kaj zaposleni pričakujejo in potrebujejo?

Čeprav so odzivi na različne nepredvidljive poslovne situacije različni, psihološke študije enotno kažejo, da so najuspešnejši vodje, ki se učijo iz lastnih napak in učinkovito komunicirajo. Nesodelovanje in oklevanje lahko pripelje do katastrofe.

Ključ v vsaki krizi je jasna in zaupanja vredna komunikacija. Komunicirajmo transparentno, iskreno in empatično. In: pravočasno. Če preveč časa porabimo za razmišljanje, odločanje, pripravo komunikacijskih materialov, obstaja velika verjetnost, da se bodo razvile govorice, ki so najpogosteje negativne in delovnemu okolju škodljive.

Na začetku se moramo vprašati, kaj zaposleni pričakujejo in kaj potrebujejo. Skladno s tem pripravimo komunikacijski načrt. Vsako sporočilo naj bo jasno, enoznačno, da zaposlenih ne bomo zavajali in zmedli. Čeprav se v krizi vodje vsakodnevno srečujejo z vrsto negativnih informacij (npr. podaljšanje dela od doma, možnost zmanjševanja delovnih obremenitev, odpuščanje), je iskrenost edina možna pot. Tudi v situacijah, ko ne vemo, kaj pravi odgovor pravzaprav je, odgovorimo, da odgovora še ne poznamo, ga nimamo.

RAZISKAVA O KAKOVOSTI KOMUNICIRANJA V KRIZI

Sodelovalo je več kot 700 zaposlenih.

66 %

Zaposlenih je komunikacijo vodstva in interno komunikacijo postavilo med zaupanja vredne vire informacij v krizi.

40 %

Zaposlenih je vodstvu dalo odlično oceno za komunikacijo.

30 % vodij je z zaposlenimi komuniciralo 1-krat na teden. 21 % vodij je z zaposlenimi komuniciralo vsak dan. 19 % vodij je z zaposlenimi komuniciralo 2 – 3-krat na teden.

Najvišje so sodelujoči ocenili posluh vodij za osebne potrebe zaposlenih.

Najnižjo oceno so dali vprašanju, ali me vodja kontaktira tudi samo, da me vpraša, kako sem.

Vir: Mediade, raziskava o kakovosti komuniciranja v krizi, maj 2020. Vir: Mediade, raziskava o kakovosti komuniciranja v krizi, maj 2020.

Z empatijo do psihološke varnosti

V času kriz in negotovosti so tesnobnost, pomanjkanje energije ter večja potreba po varnosti nekaj normalnega in pričakovanega. Z empatično komunikacijo, v kateri vodja prepoznava in komunicira posameznikove stiske (npr. “Razumem, da vam je težko …” ali “Ja, tudi meni se pogostokrat zgodi ...” ali “Opažam, da ste izčrpani, morda lahko predlagam ...”), že lahko oblikuje osnovno psihološko varnost, ki jo posameznik potrebuje za uspešno opravljanje dela.

Ta odnos lepo opiše udeleženec raziskave: “Moj vtis glede vodja oddelka, v katerem delam, je boljši od pričakovanega. Dnevno sprašuje, če je vse OK, ali delo poteka nemoteno, brez njegove podpore bi bilo vse veliko težje.” A pri tem naj vodja ne pozabi nase – kako ostati prizemljen, reagirati skladno z etičnimi in moralnimi vrednotami ter tudi v takšnih situacijah jasno sporočati ključne in v razvoj usmerjene informacije.

Ne govorite le o številkah in ne stavite le na ankete

Čeprav vodje številke obožujejo, ima komunikacija s pomočjo številk vedno dve

Nižja kakovost komunikacije v krizi je značilna za podjetja v državni lasti.

plati. Po eni strani z navidezno objektivnostjo sogovorniku vliva zaupanje, po drugi pa preveč ali premalo podatkov lahko pripelje do neinformiranosti, zmedenosti ali pa prezrtja ključnega sporočila. Kot kritično ocenjuje eden od anketirancev: “Za kolegij direktorjev in kadrovsko službo bi bilo bolje, da gredo med sodelavce in se pogovarjajo z njimi, kot pa da izvajajo ankete preko tretje osebe. Vodstvo podjetja je izgubilo realen stik z zaposlenimi v podjetju.”

“Nisem imela časa, da bi se pripravila.” ali “Presenetilo nas je.” sta pogosto slišana izgovora najstnikov, a tudi vodij. Ali ni naloga vodje, da je pripravljen, da pozna svoje stranke in zaposlene ter da pozna možne načine ukrepanja? Osnovni recept za dobro počutje zaposlenih je zelo preprost – komunikacija na 1001 način. T

Dr. Eva Boštjančič je vodja katedre za psihologijo dela in organizacije na Filozofski fakulteti Univerze v Ljubljani. Alja Vižintin je študentka magistrskega študija psihologije na Filozofski fakulteti v Ljubljani. Mag. Edita Krajnović je direktorica podjetja Mediade.

VAŠI ZAPOSLENI POTREBUJEJO SPODBUDO BOLJ KOT KADAR KOLI PREJ

Po dveh mesecih dela od doma, v katerega nas je pahnila karantena, smo vsi na lastni koži občutili, kaj pomenita socialna distanca in odrezanost od okolja, ki smo mu v naših življenjih, poleg družine, posvečali največ časa. Ure, dnevi, celo leta, preživeta s sodelavci v podjetjih, so se nenadoma prekinila.

Izgubili smo vse tiste drobne trenutke dnevnih socialnih interakcij, ki poleg osnovne dejavnosti doprinesejo k uspešnosti podjetja in zadovoljstvu zaposlenih. Nam gre dobro ali imamo morda kakšne težave, za katere ne vemo? Kakšna je motivacija? Kakšno počutje?

Prav zaradi stresnih pomladnih dogodkov in tesnobe, ki še vedno traja, so odnosi med zaposlenimi še pomembnejši kot kadar koli prej. Za vas smo pripravili nekaj idej, kako nadomestiti izgubljene trenutke in okrepiti ekipni duh ter motivacijo za delo dvigniti na najvišji možni nivo.

Pri vseh doživetjih bomo dosledno upoštevali in izvajali vsa navodila ter priporočila Nacionalnega inštituta za javno zdravje. Udeležba bo omogočena samo osebam brez simptomov ali znakov okužbe. Dosledno bomo upoštevali varnostno razdaljo, razkuževanje rok, uporabo zaščitnih mask itd. Še vedno pa velja, da lahko za svoje zdravje največ storimo sami z odgovornim ravnanjem.

IGRA, ZABAVA, BOLJŠE POČUTJE … ZA VSAKOGAR NEKAJ.

Igrivo in zabavno doživetje, pri katerem z lastnimi rokami in z nekoliko pomoči mojstra izdelate leseno igračo. Hitra izdelava šteje, saj boste na koncu vaše izdelke podarili dobrodelni ustanovi po vaši izbiri in razveselili najmlajše.

Jesen za nekatere predstavlja slovo od poletja, za nas pa je čas, ko se narava odene v svoje najlepše barve in se počasi prične pripravljati na zimski počitek, ki mu bo sledil nov razcvet … Prav tako moramo omeniti zapeljiv vonj po kostanjih.

Z vašimi zaposlenimi in/ali vašimi poslovnimi partnerji se zberite ob ognjišču na prostem, se pomerite v peki kostanja in vse skupaj začinite z intimnim akustičnim koncertom priznanega glasbenika. »Strokovna komisija« bo najboljši pečeni kostanj nagradila s priložnostno nagrado.

V času dela od doma, ko smo vsi obdani s prenosnimi računalniki, tablicami in pametnimi telefoni ter je naša prisotnost v virtualnem svetu postala nekaj običajnega oz. celo pričakovanega, je napočil čas, da se za trenutek ustavimo.

Vabimo vas, da stopite v »neznano« in vaše zaposlene oz. poslovne partnerje povabite na posebno doživetje v naravo, kjer bomo polovico ali morda cel dan preživeli stran od »ponorelega« sveta ter se odpravili »off-line« doživetjem naproti.

Roast (slovensko: na žaru) je priljubljen format komedije, ki so ga leta 1949 prvič uradno priredili v klubu »New York Friars Club«. Gre za žanr, v katerem osebe iz sveta znanih in slavnih na zbadljiv, provokativen in hudomušen način počastijo drugo slavno osebo z namenom zabavati občinstvo.

V sodelovanju s priznanim stand-up komikom bomo pripravili tematiko in program, ki bo povezan z vašim podjetjem ter zaposlenimi. Salve smeha in zabave so zagotovljene.