Delajmo pametneje, ne pa več

Čas, ko smo delovne ure beležili v excelove tabele, ni pradavnina. V marsikaterih manjših ali mikro podjetjih so morda takšne evidence še vedno aktualne. S pospešeno digitalizacijo nastajajo veliko bolj napredne, nekomplicirane rešitve za spremljanje aktivnosti zaposlenih. Zakaj se s to temo ukvarjamo? Ker se dvig produktivnosti začne pri upravljanju delovnega časa.

Vanja Tekavec

Za poslovni uspeh danes ni pomembno le znanje, temveč tudi učinkovito upravljanje z delovnim časom. V dnevu imamo namreč na voljo le 24 ur časa in če želimo biti učinkoviti, moramo svoj čas vrednotiti vsaj tako visoko kot rezultate svojega dela, poudarja Tone Stanovnik, direktor Špice International.

To slovensko podjetje že dobra tri desetletja pomaga organizacijam pri iskanju prave formule, kako upravljati in bolje izkoristiti delovni čas zaposlenih. Med drugim so razvili tudi sistem za registracijo delovnega časa Time&Space, ki s pomočjo sodobne tehnologije beleži prisotnost in odsotnost zaposlenih na delovnem mestu in pomaga podjetjem pri merjenju delovnega časa, ki ga porabijo za določene aktivnosti in projekte.

Dvig produktivnosti se začne pri upravljanju časa

Ko so v Špici pred približno tremi desetletji začeli razvijati rešitve za bolj učinkovito upravljanje delovnega časa, so v podjetjih marsikatero evidenco še vodili ročno. Samo z usklajevanjem ur in izračunom plač, spomni Stanovnik, se je običajno ukvarjala polovica ekipe v kadrovskih oddelkih. Danes se hitro obrača na bolje. Digitalne rešitve, ki so se do nedavnega le počasi prebijale v ustaljene kadrovske procese, so čez noč postale nepogrešljivo orodje pri spremljanju prisotnosti in delovnega časa zaposlenih. V podjetjih se vedno bolj zavedajo tudi, da se najpomembnejši kapital skriva v zaposlenih ter da je upravljanje delovnega časa pomemben ključ do spodbujanja produktivnosti.

»Čas ni ključen dejavnik pri spodbujanju produktivnosti, je pa zelo pomemben, saj lahko z evidenco delovnega časa zaposlenih pridobimo podatke o doseženih rezultatih in času, ki ga je posameznik porabil za dosego teh rezultatov. Z merjenjem delovnega časa lahko podjetje torej ugotovi, katera področja lahko še izboljša, predvsem pa, kje se skrivajo rezerve delovnega časa ter koliko je še prostega teka, ki bi ga lahko še bolje izkoristila. Lahko bi rekel, da se dvig produktivnosti začne pri upravljanju de-

lovnega časa,« poudarja Stanovnik.

FOTO: SHUTTERSTOCK Za platformo Time&Space, ki je z migracijo na oblačno tehnologijo Microsoft Azure poenostavila avtomatizacijo ključnih procesov pri upravljanju in varovanju človeških virov, so v Špici International nedavno prejeli priznanje Microsoftov partner leta 2020. Skupno pa se lahko doslej pohvalijo že z več kot 3.000 implementacijami njihovega sistema doma in po svetu.

Kako so v Malinci 'našpičili' delovni čas zaposlenih

»Avtomatizacija evidence delovnega časa je ključna za zmanjšanje administrativnega dela v podjetju,« poudarja Nastja Kramer, direktorica in lastnica podjetja za prodajo zdrave prehrane in

kozmetike Malinca. V podjetju z desetimi zaposlenimi so rešitve Špice za beleženje prisotnosti zaposlenih začeli uporabljati letos. Rezultat? Prihranek časa, energije in usklajevanj.

»Preden smo začeli uporabljati Špicine rešitve, smo vsi zaposleni delovne ure vpisovali v Excel. S tem je bilo kar nekaj zmešnjave, saj so nekateri pozabili, kdaj so prišli na delo, pogosto se je zgodilo, da je kdo pozabil vpisati delovne ure, da so se podatki pomotoma »izgubili«, vsak je pisal zase. Vse skupaj je bila velika zmešnjava, zato smo ob vsakem koncu meseca porabili kar nekaj časa za odpravljanje napak pri beleženju delovnih ur,« razlaga Kramer.

Sedaj imajo vse podatke na enem mestu, zelo pregledno in pripravljeno za izvoz v računovodski sistem. »Ugotovili smo, da vsak mesec pri pripravi podatkov o delovnih urah zaposlenih prihranimo vsaj pet ur, kar je za nas kot majhno podjetje zelo pomembno,« poudarja Kramer. Zmanjšali so tudi komunikacijo med zaposlenimi in nadrejenimi ter pridobili na točnosti podatkov.

Kako si v Clenagradu z merjenjem časa pomagajo v pogajanjih s kupci

Sodobne digitalne rešitve za upravljanje delovnega časa pa niso le orodje za beleženje evidence prisotnosti zaposlenega in lajšanje obračuna plač, temveč pomagajo podjetjem tudi pri načrtovanju dela in aktivnosti pri posameznem projektu. »S spremljanjem delovnega časa lahko precej realno ocenimo, koliko časa in vloženega dela bo zahteval posamezen projekt,« poudarja Snežana Bokan Kuprivec, vodja kadrovske in pravne službe v Cleangradu. V ljutomerskem podjetju, ki proizvaja in opremlja čiste prostore, vsako leto za vodilne farmacevtske velikane naredijo več kot sto projektov. Čiste prostore tudi montirajo, kar v praksi pomeni, da morajo tako rekoč dnevno spremljati in načrtovati delo monterskih ekip v različnih državah.

Zato v Cleangradu beležijo delovni čas tudi po delovnih nalogih. »Z merjenjem delovnega časa po posameznih aktivnostih lahko pravilno izračunamo ure, ki jih bomo porabili za določen projekt ali posamezne aktivnosti znotraj projekta, kar je za nas pomemben pripomoček pri pripravi ponudb za naše kupce,« poudarja Bokan Kuprivec. Tako lahko tudi precej natančno načrtujejo, koliko ljudi bodo potrebovali za izvedbo posameznega projekta in kako organizirati delo na terenu, da so pri tem še bolj učinkoviti. »S tem, ko imamo v vsakem trenutku na voljo podatke o tem, kje se kopiči povečan obseg opravljenih ur in kdo dela bistveno več kot drugi, dobimo tudi vpogled, ali so delavci preobremenjeni in ali je treba delo organizirati drugače,« odgovarja sogovornica.

Avtomatizacija, ki razbremeni poslovodje

Evidentiranje delovnega časa je svojevrsten izziv tudi za trgovsko dejavnost. Z njim so se pred dvema letoma srečali v Big Bangu, slovenskem trgovcu z zabavno elektroniko in tehničnim blagom, ki ima preko 360 zaposlenih. Trgovska dejavnost je pri evidentiranju delovnega časa specifična, poudarja Robert Sraka, izvršni direktor za IT in podporo poslovanju v družbi. »Poslovalnice imajo različne delovne čase, zaposleni delajo v turnusih, nekateri tudi v več poslovalnicah. Zaradi učinkovitega razporejanja sodelavcev in upoštevanja zakonskih zahtev glede delovnega časa je uporaba naprednih orodij za upravljanje z delovnim časom nujna,« pravi sogovornik. Na vprašanje, kako upravljanje delovnega časa pomaga pri spodbujanju produktivnosti, Sraka odgovarja, da so tako poenostavili predvsem nekatere postopke v kadrovski službi ter pri poslovodjih, ki organizirajo delo sodelavcev po posameznih poslovalnicah. »Pri slednjem nameravamo vpeljati še naprednejše načrtovanje urnikov, s čimer želimo naše poslovodje še dodatno razbremeniti administrativnega dela. In katere cilje so zasledovali pri implementaciji rešitve Time&Space? »Iskali smo predvsem rešitev, ki bi bila preprosta za uporabo, hi-

Sodobne digitalne rešitve za upravljanje delovnega časa niso le orodje za beleženje evidence prisotnosti zaposlenega in lajšanje obračuna plač. Podjetjem pomagajo pri načrtovanju dela in aktivnosti na posameznem projektu ter pri pogajanjih s kupci.

tra in bi omogočala tudi nekatere dodatne možnosti. Evidentiranje delovnega časa je le eden od kamenčkov v mozaiku, saj mora biti rešitev hkrati tudi ustrezno integrirana s programom za upravljanje s kadri in programom za obračunavanje plač. Prav tako pa se mora dovolj hitro prilagajati spremembam v delovnih procesih, ki so neizbežne. Letos je denimo aktualno evidentiranje delovnega časa pri delu od doma,« razloži Sraka.

Spremljanje časa tudi pri delu na daljavo

Dobro organizirano delo na daljavo po zadnjih raziskavah prinaša ključne prednosti tako za zaposlene kot za podjetje, še poudarja Stanovnik. Poleg tega da se izognemo izgubljenemu času na poti in ga usmerimo v produktivno delo, nam delo na daljavo omogoča, da se posvetimo ključnim strateškim nalogam. »Zaradi pogostih prekinitev pri delu v podjetju mnogokrat niste mogli doseči globoke koncentracije, ki jo npr. potrebujete za ključne strateške naloge, delo od doma pa to omogoča. S sistematičnim in rednim načrtovanjem dela celotna ekipa usklajeno deluje na dogovorjenih prioritetnih nalogah in tako iz časa, ki je na voljo, iztisne največ. Kakovosten čas, posvečen družini in športu, je nenazadnje tisti, ki ga najbolj cenimo in nam napolni baterije za izzive naslednjega dne,« še pravi sogovornik. T

Vanja Tekavec je novinarka, zunanja sodelavka podjetja Mediade.