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EN PRATIQUE SOMMAIRE

N°18 JUIN 2008

Dossier

eFinance Peut-on encore se passer d’un ERP? Quels en sont les avantages et les contraintes? A partir de quelle taille l’entreprise peut-elle songer à franchir le pas?

Quelles sont les conditions de succès? L'ère de l'efacturation est-elle venue? A quelles conditions?

Réponses dans notre dossier.

FINANCE MANAGEMENT - CFO MAGAZINE - N°18 - JUIN 2008

FISCALITÉ DOSSIER : eFINANCE TEXTE : LAURENT CORTVRINDT

ERP: mode d’emploi Peut-on encore se passer d’un ERP (pour « Enterprise Resource Planning » ou, dans la langue de Molière, « Progiciel de Gestion Intégré »)? Quels en sont les avantages et les contraintes? A partir de quelle taille l’entreprise peut-elle songer à franchir le pas? Quelles sont les conditions de succès?

Finance Management a mené l’enquête.

2

P

our accroître l’efficacité d’un département financier, faut-il nécessairement penser à l’implémentation d’un système ERP? La position de Raimondo Di Bono, administrateur délégué

d’Indium Industry, est très clair. Aujourd’hui, même dans une PME, pour autant que l’on atteigne un nombre de factures significatif, l’intérêt pour un ERP est bien réel: devis, commandes, statistiques liées, analyse des marges… se révèlent beaucoup plus aisés à gérer de la sorte. « Et puis, n’oublions pas le suivi des paiements clients et fournisseurs, leur historique, la traçabilité du flux de l’information, du devis jusqu’à la facturation et ses implications en termes d’analyse de travail du personnel, indique-t-il.

Concrètement, cela permet d’éviter – à tout le mofoiins de diminuer sensiblement – le coût opérationnel et les charges fixes par rapport aux ressources humaines nécessaires pour exécuter les mêmes tâches que l’ERP. » Car, selon Raimondo Di Bono, l’implémentation d’un ERP ne doit certainement pas être liée au nombre de personnes qui travaillent dans l’entreprise mais plutôt à l’importance du flux de données qui sortent et rentrent dans l’entreprise, quelle que soit sa taille. « Je dirais qu’à partir d’une centaine de factures traitées par mois, cela a un sens. En interne, les informations apportées par l’ERP permettront, à tout moment, de savoir où l’entreprise se situe, quelles sont ses marges d’exploitation par rapport aux coûts ou aux charges fixes… » En d’autres termes, maîtriser des indicateurs financiers qu’il vaut mieux posséder en temps presque réel!

ROI EN DEUX ANS La plupart des grandes sociétés ou des grands groupes industriels travaillent avec des solutions reconnues sur le marché et adaptées spécifiquement à leur business et à leurs besoins. « Leurs moyens financiers permettent de développer des outils à leur mesure. Ce que ne peuvent généralement pas se permettre les PME… » Pour ces dernières, il faut dès lors opter pour la solution qui se prêtera le mieux à leurs activités. « Une petite

FINANCE MANAGEMENT - CFO MAGAZINE - N°18 - JUIN 2008

Jan Smessaert: « N’implémenter qu’une solution financière coûtera davantage d’argent car il faudra ensuite l’intégrer manuellement, en créant des interfaces onéreuses avec d’autres applications – gestion des stocks, ressources humaines… »

PME se tournera préférentiellement vers des solutions software à

pourrait, par exemple, contenir uniquement le module destiné

des coûts accessibles. Elles permettent déjà de faciliter fortement

à la gestion des factures sans posséder l’outil de comptabilité.

la vie de l’entreprise au niveau de la gestion journalière. Implé-

D’autres sociétés, par contre, vont commencer avec l’outil comp-

menter un ERP complet n’aurait, à mes yeux, aucun sens ». Une

table et remontent la filière jusqu’à l’outil de gestion des devis et

dizaine de milliers d’euros injectés dans une solution de ges-

factures. Toutes les possibilités sont disponibles sur le marché.

tion administrative et un module comptable permettront, par

Certaines sociétés éditent même des solutions d’accès à dis-

exemple, de réduire au maximum les frais de fiduciaire. « Avec

tance: l’entreprise achète un accès à un ERP intégré à un serveur

ce seul gain, le ROI peut se chiffrer à deux ans ou trois ans. Assez

sécurisé. Elle s’acquittera simplement d’une redevance par poste

pour justifier l’investissement, à mon sens. »

et ne devra rien implémenter dans ses outils.

En règle générale, pour une PME ou une grande entreprise, Raimondo Di Bono conseille de toujours se diriger vers un ERP qui a fait ses

DU TEMPS AU DÉMARRAGE

preuves sur le marché, afin d’éviter les mauvais suivis de versions,

Si un module comptable permet de sortir un bilan, avec un ERP,

les bugs et autres problèmes. Aujourd’hui, des solutions toutes fai-

envisager des prédictions de trésorerie ou de bilan par rapport

tes, conçues pour les PME et qui ne nécessitent que peu ou prou

au budget ne sera pas chose simple. « Dans cette optique, ID-Soft

d’adaptations sont largement disponibles sur le marché. Car qui dit

a développé un outil très intéressant, le software Hannah com-

développement de solution interne, dit technicien ou informaticien

plémentaire au module comptable des ERP, commente Raimondo

pour entretenir le système. « Il vaut donc mieux acheter un logiciel,

Di Bono. Il permet de réaliser une projection sur la fin de l’année

avec un contrat de maintenance annuelle pour les mises à jour… Si le

fiscale suivante, par exemple en fonction du réalisé après deux ou

logiciel n’a pas été développé pour l’entreprise, il ne faut toutefois pas

trois mois. On encode les prévisions et chaque mois on réimporte

craindre une sous-utilisation… à partir du moment où la sélection des

le réalisé provenant de la comptabilité générale pour que l’outil

modules dont on a besoin a été bien opérée ».

extrapole jusqu’à la fin de l’année. Cela permet de voir rapidement

Car les exigences varient d’une entreprise à l’autre. Un ERP

où on se situe, quels sont les besoins en fonds de roulement, com-

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FISCALITÉ DOSSIER : eFINANCE

ment anticiper les besoins, planifier les investissements et imaginer précisément leur impact sur la trésorerie... » Pour lui, les ERP possèdent quand même un inconvénient: le temps qu’il faut y consacrer au démarrage. « Souvent pris par l’opérationnel, on ne se rend pas compte qu’implémenter un ERP demande beaucoup de temps. Non seulement à l’installation mais aussi à la prise en main de l’outil. Les fonctionnalités ne sont pas compliquées mais cela demande un petit temps d’adaptation et un peu d’entrainement ». Par contre, une fois pris en main, l’ERP

« Pris par l’opérationnel, on ne se rend pas compte qu’implémenter un ERP demande beaucoup de temps. Le gain réel n’intervient qu’après. »

permettra un gain de temps considérable dans l’opérationnel quotidien. Du temps que l’on finira de toute façon par perdre, par

management plus agréable ». A présent, après quelques

exemple quand la base de données de l’entreprise s’agrandira.

cycles d’investissement dans les ERP, Microsoft s’efforce

L’intérêt pour un ERP semble donc bien réel. Même si une PME

de fournir aux organisations un système suffisamment

n’y pense pas toujours dans les premières années de sa vie…

« intelligent » pour correspondre à leurs attentes, selon la

SYSTÈME « INTELLIGENT »

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nature de leur business.

Pour rencontrer au mieux ces exigences, Microsoft a mis

Chez Microsoft, on en est persuadé, les sociétés ont in-

sur pied de nombreux partenariats en Belgique. « Nous

térêt à s’offrir les services d’un système ERP. Au moins

pouvons ainsi compter sur une soixantaine de collaborateurs

en partie, car tout le monde n’aura pas nécessairement

pour nous aider à cerner les besoins, élaborer une stratégie et

besoin d’une solution complète, souligne Jan Smessaert,

réaliser l’implémentation. Et les solutions sont multiples. »

Marketing Manager chez Microsoft Dynamics Belgium

Soit le client opte pour un système intégré avec un pro-

& Luxembourg. D’ailleurs, Microsoft a essayé de tirer les

cessus incorporé à son infrastructure, soit il opte pour une

leçons et les conclusions de 15 ans d’expérience interna-

solution hébergée chez un de nos partenaires spécialisé

tionale en matière d’ERP. « S’il l’on remonte au début de

dans le secteur concerné. « Notre plate-forme Microsoft Dy-

l’histoire des ERP, on se souvient de systèmes complexes à

namics se décline en deux versions. Nous privilégierons l’une

implémenter. Et les utilisateurs possédaient vraiment un

ou l’autre selon la taille plus ou moins importante de l’entre-

profil particulier: ils effectuaient un nombre important

prise et du nombre et de la complexité de ses fonctionnalités

de transactions, avec comme objectif de rendre la vie du

internationales. »

VERS LA SOLUTION UNIQUE Concrètement, l’implémentation sera réalisée chez le client par un partenaire. Celui-ci s’occupera également du support a posteriori. Microsoft prendra, quant à lui, en charge le produit à proprement parler (upgrade, corrections…).

Avant cette phase, Jan Smessaert conseille de considérer plusieurs arguments au niveau de l’implémentation. Tout d’abord les coûts de la solution et de l’implémentation, bien entendu. Car si ceux-ci se révèlent trop élevés, il sera presque impossible de motiver un ROI positif. « Par expérience, un simple petit audit permet de rapidement cibler les bénéfices potentiels. Pour donner un exemple, en implémentant une solution intégrée, on peut limiter certaines erreurs de recensement: stocks, commandes… Cette amélioration aura déjà un effet positif immédiat sur le service après-vente. On peut aussi calculer une réduction moyenne des stocks ou réduire les processus de clôture de fin de mois… Par ailleurs, ne perdons pas de vue que notre solution s’intègre avec d’autres produits proposés par Microsoft. Investir dans une solution intégrée pourra notamment améliorer le suivi avancé de certains indicateurs de performance. »

Kenneth Stevens: « Pour se donner les meilleures chances de réussite, la mise en route d’un ERP doit être soutenue par le business et pas uniquement par l’IT. »

D’un point de vue strictement financier, si on se limite à regarder les demandes juridiques légales et les exigences des fournisseurs, investir dans une solution intégrée semble s’imposer. « Par exemple, pour les paiements effectués électronique-

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FISCALITÉ DOSSIER : eFINANCE

« Conseil: identifiez un porteur de projet! » Reconnu comme leader mondial dans la confection de textiles hospitaliers, industriels et de soins, Standard Textile est une société aux services intégrés. Les opérations de recherche et de développement menées en interne poursuivent un but unique: la confection et la distribution de produits de qualité, aux meilleurs prix. L’intégration d’un ERP a joué un rôle essentiel dans la poursuite de cet objectif.

Depuis plus de soixante-cinq ans, Standard Textile a prouvé sa capacité à relever le défi de la fourniture des meilleurs produits et services à l’industrie (chaînes d’hôtels, blanchisseries, hôpitaux…). Pour y arriver, l’entreprise a acheté, à tour de rôle, différentes sociétés – en France, en Allemagne, en Belgique… – afin de s’agrandir. Revers de la médaille, cellesci possédaient bien entendu chacune leurs propres systèmes de gestion et Standard Textile s’est rapidement vu confronté à des problèmes de compatibilités de données.

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Difficile dans ces conditions de procéder à un reporting précis, de comparer des chiffres de la comptabilité, etc. « Pour intégrer les sociétés européennes, nous avons pris la décision d’implémenter une plate-forme cohérente, c’est-à-dire un ERP, explique Martine Werck, CFO Europe. Ce système allait

Martine Werck: « Le CFO doit vraiment jouer un rôle actif lors de l’implémentation d’un ERP. Les bénéfices à retirer d’un tel projet revêtent, pour son business, une importance capitale. »

non seulement nous permettre de standardiser les données et comparer les chiffres en toute transparence mais nous allions

tout le monde à la cause, se doter d’un outil lus perfor-

également pouvoir obtenir de nouvelles données: le détail des

mant ne servira malheureusement à rien. » Les avantages

ventes, des informations sur les marges bénéficiaires, la gestion

semblent pourtant nombreux. Martine Werck souligne

centralisée des stocks… »

en premier lieu la transparence des données, leur simplicité d’accès grâce à une meilleure centralisation, l’amélio-

CFO ENGAGÉ

ration du suivi des flux à travers toute la société…

L’opération d’implémentation générale a commencé par

Avant de s’engager dans une implémentation, notre CFO

une première filiale, fin 2006. Elle est d’ailleurs actuel-

Europe préconise à ses collègues de déterminer avec pré-

lement toujours en cours. C’est pourquoi Standard Tex-

cision leurs objectifs. « Il faut matérialiser ses souhaits!

tile doit voir à long terme et conserver un seul modus

Que souhaitent-ils obtenir? Quels genres de reporting?

operandi. Les paramétrages se font donc en fonction des

Quels types de données? Car si vous laissez travailler les

futures étapes tout en tenant compte des contraintes

techniciens, le système sera certes bien mis en service mais

particulières déjà rencontrées. « Le choix de l’ERP fut,

il ne tiendra peut-être pas suffisamment compte de fac-

quant à lui, relativement aisé. La maison-mère aux États-

teurs essentiels à vos yeux. » En résumé, les CFO doivent

Unis faisait déjà confiance à un certain type de logiciel,

se demander concrètement ce qu’ils peuvent attendre du

World. Nous avons dès lors opté pour sa dernière évolu-

système dans le futur?

tion: Enterprise 1. »

De plus, pourquoi ne pas profiter de l’implémentation

Pour réussir avec succès l’implémentation d’un ERP, Mar-

d’un ERP pour procéder à certains changements structu-

tine Werck retient de son expérience un élément essen-

rels? « Il s’agit sans aucun doute d’un moment stratégique.

tiel. Elle conseille fortement d’identifier, en interne, un

Alors, n’hésitons pas à le mettre à profit: méthodologie de

« porteur » de projet. « Il faudra certainement consacrer

travail, contrôle interne… Le CFO doit vraiment jouer un

du temps pour convaincre les collaborateurs des bénéfices

rôle actif lors de l’implémentation d’un ERP. Les bénéfices

générés par l’utilisation d’un ERP. Car les gens craignent

à retirer d’un tel projet revêtent, pour son business, une

souvent le changement. Et si l’on ne parvient pas à rallier

importance capitale. »

FINANCE MANAGEMENT - CFO MAGAZINE - N°18 - JUIN 2008

ment par les établissements bancaires, avec Isabel, Certipost… En termes d’efficacité et de productivité du service comptable et financier, on peut réaliser de bénéfices importants ». D’ailleurs, en prenant un peu de recul pour évaluer l’évolution du marché durant la dernière décennie, on constate que, désormais, une entreprise de taille respectable implémente rarement une solution financière unique. « En effet, les livraisons, les stocks… exercent une implication immédiate sur les comptes. N’implémenter qu’une solution financière coûtera davantage d’argent

« L’enjeu consiste aussi à faire en sorte que les solutions s’implémentent plus rapidement et avec un coût d’investissement ou de consultance réduit. »

car il faudra ensuite l’intégrer manuellement, en créant des interfaces onéreuses avec d’autres applications (gestion des stocks,

le besoin de systèmes ERP croît également. Surtout lorsque

ressources humaines)… C’est pourquoi les solutions intégrées

celles-ci doivent souvent faire face à des problèmes structu-

sont aujourd’hui acceptées comme systèmes uniques. »

rels, causés par un manque de définitions communes et des

TRANSFORMER LES MODÈLES

systèmes différents soutenant les processus. Les systèmes ERP devraient résoudre ces complications en offrant une

Depuis quelques années, le monde se transforme fortement.

standardisation des meilleurs pratiques de processus, des

Notamment grâce à un accès sans précédent à des ressour-

coûts réduits, des règles et policies du business, de l’informa-

ces essentielles comme la recherche et le développement,

tion, des données, des fonctions…

la propriété intellectuelle et Internet. Cette nouvelle donne

Le département financier a donc tout à gagner à adopter une

modifie l’ordre mondial établi: une vague massive de chal-

solution intégrée: une gestion de l’accès et de l’identité de

lengers en provenance de pays à forte population (Chine,

l’utilisateur plus efficace et plus fiable, un partage des in-

Inde, Brésil, Russie…) viennent mener la vie dure aux entre-

formations des employés dans le but d’être approuvées, une

prises dominantes. Les marchés émergeants mènent à des

comptabilité de la charge plus sûre, une meilleure correspon-

changements majeurs (accélérés par des taux peu élevés de

dance des factures pouvant donner lieu à des rabais sur les

salaires, soutenus par de grandes forces de travail, favorisés

achats une fonctionnalité intégrée de contrôle de crédit, une

par un accès aux moyens de communication, au transport

information optimale du processus de management…

et au capital, conducteurs d’innovation) et, donc, la finance

Par le passé, les ERP ressemblaient davantage à d’importants

doit, elle aussi, évoluer.

systèmes pré-intégrés. Aujourd’hui, le client préfère avoir la

D’après Joost Maliepaard, Solutions Architect chez Oracle, les

liberté de choix et utiliser les meilleurs composants. « A cet

entreprises ont besoin de transformer leurs modèles de ma-

effet, Oracle possède une architecture ouverte qui aide le client

nagement financier. « Elles doivent intégrer leurs opérations

à réduire la complexité de l’infrastructure de son application.

financières pour tirer avantage de cette nouvelle perspective de

Oracle a développé une nouvelle approche: l’Architecture Ora-

globalisation. Des opérations intégrées peuvent adoucir les me-

cle d’Intégration de l’Application. Cette technologie permet des

naces rencontrées et améliorer la performance opérationnelle

intégrations viables basées sur des procédés business à travers

des organisations. L’utilisation efficace de services partagés,

Oracle, partie tierce et applications client. »

par exemple, peut permettre de réduire les coûts de la fonction

De par sa structure ouverte, l’Architecture Oracle d’Inté-

administrative d’au moins 25%. Les CFO devraient adopter ces

gration d’Application permet d’intégrer un large portfolio

stratégies pour aboutir à des économies bottom-line ».

d’applications pour une meilleure efficacité et réceptivité

Lorsque les organisations grandissent et se complexifient,

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FISCALITÉ DOSSIER : eFINANCE

ce of the CFO » chez SAP, cette évolution illustre en quoi les directeurs financiers, eux aussi, ont tout à gagner à utiliser un ERP. « Si on ‘découpe’ leur travail, on obtient quatre axes principaux. Premièrement, la finance opérationnelle (gestion des données) où, par le passé, on a assisté à une automatisation importante des tâches qui ne possèdent qu’une faible valeur ajoutée pour les organisations. Deuxièmement, le financial supply chain management (transactions avec les clients et investissements), témoin de l’importance de l’intégration de la trésorerie et de la comptabilité. Troisièmement, la governance, risk management and compliance (identification des coûts complets). Et, quatrièmement, ce que nous appelons le business support-performance management, la couche à la plus grande valeur ajoutée ». A travers ces quatre axes, SAP s’efforce de libérer du temps pour le management en minimiser les tâches opérationnelles. Ce temps économisé pourra être mis à profit pour analyser les données et les lier à des objectifs.

COMBATTRE LES STÉRÉOTYPES Kenneth Stevens estime qu’à partir de cinq personnes, une

Michel Haesendonckx: « Si on ‘découpe’ le travail des CFO, on obtient quatre axes principaux. C’est dans le quatrième, ce que nous appelons le business supportperformance management, que se situe la couche à la plus grande valeur ajoutée. »

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organisation peut avoir besoin d’un système de gestion pour soutenir ses transactions et son business quotidien. Et si SAP constate actuellement que les demandes proviennent plutôt des structures importantes, ses différentes solutions peuvent convenir aux entreprises de toutes les tailles, quels que soient leurs secteurs d’activités. « Plus particulièrement pour les petites organisations, qui possèdent rarement de grands

santes fournissent le fondement à la faculté d’adaptation

départements informatiques, investir dans des solutions sur

et incluent les outils essentiels dont le client aura besoin

mesure serait beaucoup plus coûteux. Car nos produits sur

pour créer des processus business à travers l’application.

mesure se basent sur l’expérience de plusieurs clients et parta-

Ceux-ci lui permettant d’apporter ses applications simul-

gent les meilleures pratiques. Bien entendu, ces solutions res-

tanément, de manière à récolter l’avantage le plus com-

tent flexibles. Car les organisations souhaitent se démarquer

pétitif pour le business, tout en maintenant des coûts les

sur le marché du travail, et cette démarche est bien naturelle.

plus bas possibles.

Nous devons pouvoir répondre à ce souhait. »

SOUTENU PAR LE BUSINESS

Implanter un ERP coûte bien entendu de l’argent et demande du temps. Mais il faut également considérer les

Kenneth Stevens, Solutions & Presales Manager chez SAP,

bénéfices. « Le travail des développeurs de logiciels consiste

a également constaté que l’usage des ERP s’est fortement

aussi à faire en sorte que les solutions s’implémentent plus

étendu au cours des dernières années. Au départ, l’objectif

rapidement et avec un coût d’investissement ou de consul-

consistait essentiellement à automatiser et optimiser un

tance réduit. Les méthodologies d’implémentation ont for-

certain nombre de processus au sein d’une organisation.

tement évolué, le produit aussi. Nous proposons davantage

Une intervention principalement d’ordre transactionnel:

de fonctionnalités pour un mesuré. Et si les stéréotypes ont

comptabilité, ventes, commandes, production… « Nous

parfois la peau dure, nous sommes aujourd’hui en mesure

nous adressions donc principalement à des utilisateurs

de les combattre ».

spécialisés. Aujourd’hui par contre, pratiquement tous les

La clientèle PME d’SAP n’est pas par hasard en constante

processus d’entreprises sont soutenus par des systèmes in-

augmentation Eux aussi ressentent un besoin d’automa-

formatiques. Dès lors, les applications ERP se destinent à un

tisation de leurs processus, de transparence au sein de

public beaucoup plus vaste. » En définitive, SAP s’adresse de

l’organisation… Au-delà de l’aspect exécution de proces-

plus en plus au business en offrant davantage de connecti-

sus, aujourd’hui, l’ERP sert le décisionnel et le stratégique.

vité entre les organisations. « Pour se donner les meilleures

« Une sorte de boucle: on part de l’exécution, on analyse les

chances de réussite, la mise en route d’un ERP doit d’ailleurs

données, en fonction de ces données on défini la stratégie

être soutenue par le business et pas uniquement par l’IT. »

et on effectue le suivi de la stratégie en comparant les pré-

Pour Michel Haesendonckx, Solution Advisor for the « Offi-

visions et la réalité. »

FINANCE MANAGEMENT - CFO MAGAZINE - N°18 - JUIN 2008

FISCALITÉ DOSSIER : eFINANCE TEXTE : LAURENT CORTVRINDT

Enfin

l’e-facturation?

Filiale de La Poste fondée en 2002, Certipost favorise, automatise et protège la facturation électronique et l’échange de documents via Internet.

L’entreprise a récemment vu le nombre de ses clients exploser. La raison: l’imminence, d’après elle, de la généralisation de la facturation électronique.

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C

ertipost fournit des solutions assurant la remise de factures et de documents électroniques à une personne, une organisation ou une entreprise. Ces procédés technologiques permettent

de limiter les frais, d’améliorer les services aux clients, de travailler de manière plus écologique et d’accroître l’efficacité. La plate-forme ouverte CertiONE, par exemple, relie rapidement de nombreux utilisateurs et sociétés, échange par voie électronique n’importe quel type de document professionnel et

« En moyenne, une facture coûte entre 10 € et 15 €. On peut aisément tabler sur une économie de 7 € à 10 € avec l’électronique. »

s’intègre dans un progiciel comptable ou un système ERP. L’entreprise vient de connaître une forte croissance, plus im-

électronique est pour ainsi dire atteint. Et plus le nombre

portante que prévue, et pense être à la veille d’une grande

d’organisations recourant au système est important, plus

percée. Certipost base cette hypothèse sur sa pénétration et

leurs économies seront sensibles.

sur l’effet d’accélération que connaît la facturation électronique ainsi que sur une enquête sur l’e-facturation réalisée en

FRAIS CACHÉS

Belgique auprès des moyennes entreprises. D’ici 2010, Certi-

Les avantages perçus dans la facturation électronique sont

post espère franchir le cap des 100.000 clients professionnels

les suivants: économies d’argent, rapidité d’envoi, caractère

actifs. La société entend réaliser ses ambitions en consolidant

écologique, facilité d’archivage et sécurité d’envoi. Des re-

sa position sur le marché international et en faisant évoluer

cherches de bureaux d’investigation comme Deloitte l’ont

les clients, en Belgique et à l’étranger, de la facturation élec-

d’ailleurs prouvé par des études précises: une facture électro-

tronique vers des services complémentaires.

nique permet de jouer sur de nombreux tableaux et de réa-

Par ailleurs, Certipost établit des partenariats supplé-

liser des gains considérables. « En moyenne, car cela dépend

mentaires et plus étendus avec des sociétés de services

beaucoup de la société, une facture coûte entre 10 € et 15 € »,

informatiques et des fournisseurs de logiciels comptables.

précise Michel De Maeyer, directeur sales and marketing.

Certipost estime en effet que le marché est mûr pour

« Je crois qu’on peut aisément tabler sur une économie de 7 € à

l’échange et la protection de documents électroniques

10 € avec l’électronique: moins de frais de manipulation – ou-

car le point critique de 10% d’utilisateurs de la facturation

verture, tri, dispatching aux secrétariats, validation, comptabi-

FINANCE MANAGEMENT - CFO MAGAZINE - N°18 - JUIN 2008

FISCALITÉ DOSSIER : eFINANCE

an, une solution non intégrée – donc non liée à la comptabilité – devient rentable. Pour un système totalement intégré, je placerais la limite vers 10.000 factures par an. » Et comme parfois tous les clients ou fournisseurs ne sont pas prêts en même temps à envoyer ou à recevoir les factures électroniquement, un système hybride peut être mis sur pied.

DE MISSIONNAIRE À PARTENAIRE Si Certipost a surtout connu un développement rapide ces trente derniers mois, le début de l’aventure a réellement débuté au milieu des années 90, lorsque les grands distributeurs ont commencé à digitaliser les documents de préfacture: offre, commande, livraison, acceptation… La facture électronique en tant que telle n’étant, à cette époque, pas

E-facturation : comment ça marche?

Ne confondons pas, car la différence est de taille, les factures électroniques de Certipost ne sont pas envoyés par « simple » mail. En B2B, un client récepteur avec un système de comptabilité intégrée recevra la

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facture immédiatement dans son système de comptabilité. Pour y arriver, Certipost a développé, en collaboration avec les fournisseurs de systèmes de comptabilité (SAP, Navision, Popsy, Oracle…), des connecteurs qui s’installent dans l’informatique du client. Certipost va donc « chercher » les factures chez l’expéditeur, les « poste » et les archive (pour des raisons de sécurité

Michel De Maeyer: « Une société commence rarement avec un ‘package’ complet. A partir de 500 factures par an, une solution non intégrée – donc non liée à la comptabilité – devient rentable. Pour un système totalement intégré, la limite se situe vers 10.000 factures par an. »

mais aussi de légalité) sur une plate forme et, bien entendu, les « livre » au destinataire. Tout est donc automatisé. Expéditeur et destinataire possèdent naturellement un accès à la plate-forme.

Pour les clients ne disposant pas d’un système de comptabilité, Certipost a développé une boîte mail

lité… un seul système gère tout –, pas de port, pas de papier,

spécifique pour ses documents (factures, fiches salai-

pas d’impression, pas de classeurs ni d’armoires de stockage…

res, bons de commande…). Une fois un document déli-

et, donc, surtout les mètres carrés économisés qu’on oublie

vré, l’expéditeur reçoit un message pour lui signaler le

souvent. On pense souvent au timbre épargné mais, en réalité,

succès de l’opération. Dans le même temps, le destina-

une facture est surtout victime de nombreux frais cachés. »

taire se voit notifier, par un message d’alerte dans sa

L’autre interrogation essentielle, outre les gains poten-

boîte mail traditionnelle, qu’il a reçu un nouveau docu-

tiels, sera de déterminer qui peut avoir intérêt à basculer

ment dans sa boîte Certipost. Un lien Internet lui per-

du mode « papier » au « virtuel ». Une première distinction

met d’ailleurs de se rediriger automatiquement vers la

peut s’opérer selon la nature des factures: entrantes ou

plate forme sécurisée (dans ce cas aussi la loi exige un

sortantes. Dans le premiers cas, un système automatisé

archivage général). Si le mail de notification n’est pas

permettra de standardiser la procédure. Dans le deuxiè-

ouvert, un second message sera envoyé au destina-

me cas, l’intérêt sera lié au nombre de factures émises,

taire. Et en cas de problème répété, l’expéditeur peut

un total quant à lui souvent lié au business (fournisseurs

être prévenu par le système. Précisons néanmoins que

d’énergie ou d’accès, téléphonie mobile…).

Certipost ne gère aucun litige, de paiement ou d’autre

« Soyons honnête, une société commence rarement avec un

nature, entre deux clients. Les autorités traditionnelles

‘package’ complet, indique-t-il. Et, s’il faut essayer de chiffrer

restent, pour ces tâches, compétentes.

le nombre de factures, je dirais qu’à partir de 500 factures par FINANCE MANAGEMENT - CFO MAGAZINE - N°18 - JUIN 2008

Un R.O.I. de moins d’un an!

Les solutions de Certipost sont également remarquées

une carte essence « Liberty Card ». Désormais, les clients

à l’étranger, notamment par le prix « Gouden Factu-

business, les sociétés ou les particuliers peuvent être

ren 2008 », remporté aux Pays-Bas avec Sanoma, édi-

facturés électroniquement. Les particuliers utiliseront

teur de magazines et entreprise de médias à la fois

MyCertipost (système résidentiel), les petites sociétés

moderne et pluridimensionnelle. Sanoma a décidé de

auront recours à Bizmail ONEWay (système sécurisé mais

recourir à un système de facturation électronique – la

non intégré) et les grosses sociétés/fleet owners se tour-

plate-forme CertiONE – pour ses 3.500 journalistes

neront vers leur système intégré. Si la Liberty Card est,

et photographes freelances. But de l’opération: éviter

à l’heure actuelle chez Q8, encore le seul produit s’ap-

3.500 types de factures différents et autant de cheveux

puyant sur la facturation électronique, d’autres vont sui-

blancs pour le service comptabilité. Désormais, une

vre très prochainement. En interne, la commission des

fois la commande de prestation passée et acceptée par

pompistes sur les quantités de carburants écoulés est

le freelance, Sanoma lui envoie une proposition de fac-

d’ailleurs déjà versée grâce à ce procédé. Car le retour

ture. Le freelance devra simplement la compléter et la

sur investissement d’une telle opération se révèle en

retourner à la plate-forme. Tout est automatisé. Plus

effet particulièrement attractif : moins d’un an selon

de frais de timbres, d’enveloppes… Ce cas précis, néan-

les calculs de Q8. Parmi les autres précieux avantages

moins remarquable, concerne les indépendants. Mais

identifiés, Q8 annonce de 60% à 80% de gains sur les

il peut parfaitement se voir décliné à d’autres secteurs,

coûts, la disparition des erreurs de traitement… et, de

comme par exemple celui de la distribution.

facto, une diminution sensible de dossiers à traiter par

Pour le B2B et le B2C au Benelux, Q8 met à disposition

le service clientèle.

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encore légalisée. Ce fut chose faite en 2004, par l’entremise d’une directive européenne. Depuis, Certipost a joué un rôle de missionnaire auprès des entreprises, pour porter sa bonne parole mais surtout mettre en avant les avantages financiers et en matière de contrôle (traçabilité, archivage…) de la facturation électronique.

Mais de son rôle de missionnaire, Certipost est vite passé à celui de partenaire. En B2B, au 1er janvier 2004 en Belgique, la société comptait 542 clients professionnels. En janvier 2006,

« Les mails ou les formats Word et PDF, utilisés pour leur facilité par nombre d’indépendants ou de petites structures, ne reposent sur aucune législation.. »

le chiffre avait doublé, montrant par là une croissance prudente de l’intérêt pour la facturation électronique. Mais au

de documents électroniques. La filiale de La Poste souhaite

1er janvier 2007, c’est l’explosion: 11.000 clients! Et la ten-

aussi protéger les documents de ses clients au moyen de certi-

dance se confirme un an plus tard puisque Certipost comp-

ficats numériques professionnels. Il s’agit ici d’un fichier infor-

te actuellement quelque 40.000 clients. « De quoi affirmer

matique qui prouve l’identité professionnelle du détenteur. Ce-

qu’aujourd’hui, le marché professionnel semble clairement

lui-ci peut aussi utiliser son certificat numérique pour rentrer

prêt pour la facturation électronique. »

sa déclaration de TVA, déposer ses comptes annuels, échanger

Et les chiffres en B2C vont dans la même direction. 1.900

des données avec les SPF Finances et la Sécurité sociale, ins-

clients consommateurs particuliers connectés sur la plate-

crire de nouveaux employés (déclaration Dimona), signer des

forme pour une facture (Belgacom, société des eaux…) en

courriels et protéger des sites Web. La conformité légale est

2004, 20.000 au 1er janvier 2006, 189.000 début 2007 et

donc assurée dans toutes les offres de services.

430.000 actuellement. Pour continuer à augmenter ces chif-

« Car en réalité, les mails ou les formats Word et PDF, utilisés

fres, en Belgique, Certipost va mettre davantage encore l’ac-

pour leur facilité par nombre d’indépendants ou de petites struc-

cent sur la conquête du marché des PME. Car la facturation

tures en Belgique, ne reposent sur aucune législation. » Enfin, la

électronique sert de tremplin vers l’échange d’un plus grand

Belgique étant un pays d’exportation, ses sociétés sont actives

nombre de documents comme les bons de commande, les

à l’échelle internationale. Certipost souhaite dès lors suivre ses

fiches salariales, les notes d’envoi et les contrats. Les écono-

clients dans leurs activités internationales et leur fournir éga-

mies peuvent alors se révéler encore plus conséquentes.

lement ses services à l’étranger, avec des solutions conformes

Mais Certipost ne veut pas seulement se charger de l’échange

aux législations de 30 pays européens.

FINANCE MANAGEMENT - CFO MAGAZINE - N°18 - JUIN 2008

FISCALITÉ DOSSIER : eFINANCE TEXTE : LAURENT CORTVRINDT

Comment facturer électroniquement

Avocat aux barreaux de Paris et de Bruxelles, associé au sein d’un cabinet spécialisé en droit des nouvelles technologies, de la propriété intellectuelle, des médias et du divertissement, Étienne Wéry est un expert reconnu de la législation des paiements électroniques. Il nous éclaire sur une situation encore complexe…

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C

omment émettre une facture électronique, l’en-

le cocontractant accepte le recours à la facture électronique.

voyer et la conserver? Peut-on déléguer la fac-

Si c’est le cas, la facture électronique peut être émise: (1) par

turation? Faut-il signer électroniquement une

l’assujetti ou (2) par un tiers (sous-traitance) ou (3) par son co-

facture? Il faut avant tout savoir que la législa-

contractant (autofacturation).

tion belge se divise en deux parties. La première concerne un

La véritable question porte néanmoins sur la garantie à appor-

ensemble de règles immuables et applicables à toutes les fac-

ter aux deux conditions de base. La directive européenne pré-

tures, sous forme papier ou électronique: quand facturer, à qui,

voit trois cas pour y procéder:

quel contenu, etc. Ensuite, une harmonisation européenne est

- une signature électronique avancée. Il s’agit d’une signature

intervenue pour harmoniser les conditions dans lesquelles les

électronique qui (1) est liée uniquement au signataire, (2) permet

États sont obligés d’accepter la facturation électronique. Le ca-

l’identification du signataire, (3) est créée par des moyens que le

ractère de la situation était, en effet, fort peu homogène: cer-

signataire puisse garder sous son contrôle exclusif, (4) est liée aux

tains pays autorisaient la facturation électronique sans aucune

données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute mo-

limite, d’autres en moyennant une déclaration préalable ou en

dification ultérieure des données soit détectée. « La Belgique n’a

exigeant une autorisation préalable… De quoi constituer un

donc pas retenu la faculté qui lui était offerte par le texte européen,

frein au développement du marché unique.

d’exiger que la signature électronique repose sur un certificat élec-

La directive européenne a été transposée en droit belge par la loi

tronique qualifié. Ce n’est, par exemple, pas le cas de la France. »

28 janvier 2004. Une différence fondamentale subsiste cependant

- un échange de données informatisées (EDI), à condition que

entre le droit belge et celui des autres pays: l’harmonisation euro-

l’échange de données soit conforme au standard EDI et que

péenne a laissé les États choisir le niveau qu’ils souhaitent posséder

l’accord entre les parties relatif à cet échange prévoit l’utilisa-

en matière de signature électronique. « Et, résultat: les États n’ont

tion de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et

pas choisi le même niveau d’exigence, explique Etienne Wéry. Cela

l’intégrité des données. Lorsque la transmission de factures

pose un énorme problème car, dès que l’on facture internationale-

électroniques relatives à des livraisons de biens ou des pres-

ment, même en intra-européen, le principe de fiabilité, fondamental

tations de services effectuées en Belgique, s’opère à partir

pour une facture électronique, sera différent. Les uns le lieront à une

d’un pays non membre de la Communauté, le ministre des

simple signature électronique tandis que les autres privilégieront une

finances ou son délégué peuvent prévoir d’autres conditions

signature électronique basée sur un certificat numérique. »

spécifiques applicables à la signature ou à l’EDI. - d’autres méthodes acceptées par le ministre des finances

TROIS CAS

ou son délégué. La Belgique qui a opté pour la voie de la sou-

En Belgique, l’arrêté royal « TVA » stipule que l’on peut trans-

plesse, en permettant au ministre d’agréer des prestataires

mettre des factures électroniques à condition de garantir

spécialisés qui proposeront d’autres méthodes de sécurisa-

l’authenticité de l’origine (traçabilité de l’émetteur) et l’inté-

tion, va donc plus loin que certains États.

grité du contenu (exactitude des montants). Par ailleurs, pour

D’après les études dont il a pris connaissance, Étienne Wéry rappel-

pouvoir émettre une facture par voie électronique, il faut que

le que le bilan des factures électroniques semble élogieux: mieux

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sécurisées (lutte contre les carrousels TVA, archivage…), plus faciles à émettre, plus rapides, des délais de traitement et de paiement inférieurs, un circuit d’approbation plus aisé, moins d’erreurs… « Les avantages paraissent énormes, surtout quand les entreprises peuvent les lier à un ERP et les automatiser. Sans parler des bénéfices financiers générés par l’abandon des coûteuses factures papier. »

QUID DE LA CONSERVATION? Les factures doivent être conservées par les personnes qui les ont tenues, dressées, délivrées ou reçues, pendant sept années à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur date d’émission.

Auparavant, la durée de conservation était de dix ans et que ce n’est que suite à la pression des entreprises que le gouvernement a finalement réduit cette durée. Cependant, le rôle de la facture est multiple et notamment probatoire. Dès lors, Étienne Wéry conseille de retenir la durée la plus longue parmi toutes celles qui sont susceptibles de correspondre à une des finalités pour lesquelles la facture a été émise. Ce qui correspondra le plus souvent au délai de prescription.

En principe, toutes les factures délivrées par ou pour le compte d’assujettis Belges ou reçues par eux, doivent être conservées sur le territoire belge. Toutefois, lorsqu’elles sont archivées par voie électronique garantissant en Belgique un accès complet et en ligne aux données concernées, elles peuvent être conservées dans un autre État membre de la Communauté. A condition cependant que l’administration qui possède la taxe sur la valeur ajoutée dans ses attributions en soit informée au préalable.

Etienne Wéry: « Depuis la loi de décembre 2005, les factures reçues par papier peuvent être conservées soit dans leur forme originale, soit de manière digitale. On ne peut donc que saluer l’assouplissement majeur qui a été opéré par cette loi. »

Avant la loi de 2005, le principe de la conservation « en l’état » s’imposait, les factures devant être conservées sous leur forme

Et la langue?

Nul n’ignore la complexité de la Belgique dès qu’on en vient au problème des langues. D’une part, il faut tenir compte de certaines dispositions des lois linguistiques

« La Belgique n’a pas retenu la faculté qui lui était offerte d’exiger que la signature électronique repose sur un certificat électronique qualifié. »

qui s’appliquent au secteur privé et, d’autre part, les législateurs fédéral, régionaux et communautaires ont

originale d’émission. « Heureusement, à nouveau, les revendica-

aussi imposé aux acteurs privés des obligations spéci-

tions des professionnels ont été entendues. Ainsi, depuis la loi de

fiques. Le principe veut que la facture soit rédigée dans

décembre 2005, les factures reçues par papier peuvent être conser-

la langue de la région de celui qui l’émet. Quatre cas

vées soit dans leur forme originale, soit de manière digitale. On ne

sont donc envisageables!

peut donc que saluer l’assouplissement majeur qui a été opéré par

Et lorsque le contractant est un consommateur, la

cette loi. » Les factures reçues par voie électronique doivent être

situation se complique davantage. Le loi de 1991 sur

conservées sous leur forme originale, y compris les données ga-

la protection des consommateurs impose en effet au

rantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de

vendeur de remettre certains documents, et pose com-

chaque facture. Enfin, pour assurer l’efficacité des contrôles de

me principe que les mentions faisant l’objet de l’éti-

l’administration, le code de la TVA exige que la documentation

quetage, les modes d’emploi et les bulletins de garan-

relative aux analyses, à la programmation et à l’exploitation de

tie doivent au moins être libellés dans la langue ou les

systèmes informatisés soit conservée.

langues de la région linguistique où les produits ou les services sont mis sur le marché. La plupart des auteurs

Plus d’informations:

s’accorde sur le fait que la facture suit ce régime.

« Facturer électroniquement. Droits européen, français et belge », Étienne Wéry, éditions Larcier.

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