Editor de planilha 2015

Editor de Planilhas

Vitรณria 2015

Este trabalho é licenciado sob a licença Creative Commons Attribution NonCommercial-ShareAlike 2.5, Brazil . Todos estão autorizados a copiar, modificar e reproduzir em todo ou em parte seu conteúdo, desde que os trabalhos dele derivados garantam a todos os seus leitores esse mesmo direito e que as referências aos seus autores sejam mantidas. Para ver uma cópia dessa licença, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/br/ ou envie uma carta para Creative Commons, 543 Howard Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA. EDITORAÇÃO DE TEXTO E REVISÃO DE PROVAS: Leonardo Basoni, Jonas Mendes Fiorini NORMALIZAÇÃO BIBLIOGRÁFICA: Leonardo Basoni REVISÃO PEDAGÓGICA: Rafael Emerick Z. de Oliveira, Raquel Thomas REVISÃO DE TEXTO: Marcos Alves, Raquel Thomas, Jonas Mendes Fiorini PROJETO GRÁFICO E FORMATAÇÃO DE MIOLO: Leonardo Basoni CAPA: Leonardo Basoni IMPRESSÃO E ACABAMENTO: Gráfica Universitária UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO REITOR: Reinaldo Centoducatte VICE-REITOR: Ethel Leonor Noia Maciel NÚCLEO DE CIDADANIA DIGITAL DIRETOR-GESTOR: Alexandre Zon, Igor Pereira (atual) DIRETOR DE COMUNICAÇÃO: Laís Botelho Montenegro (atual) DIRETOR DE INTERAÇÃO COM A COMUNIDADE: Lutz Franthesco da Silva Rocha DIRETOR DE PUBLICIDADE: Leonardo Basoni DIRETOR DE ENSINO: Rafael Emerick Z. de Oliveira, Káio Simonassi (atual) DIRETOR DE RELAÇÕES PÚBLICAS: Marcos Alves DIRETOR DE TI: Paulo Roberto Vieira Brandão, Renan Freire Tavares (atual) INSTRUTORES: Carlos Henrique Broseguini, Eduardo Oliveira de Faria, Héglio Raines Silva Muniz, Izon Thomaz, Luis Augusto Lima, Moisés Ruschel Schorr, Pedro David Netto Silveira, Wancharle Sebastião Quirino MONITORES: Diego Ribon de Lima, Eduardo Godoy Pignaton, Glaice Kelly da Silva Quirino, Glauber Eller Martins, Marcus Vinícius Fernandes Leite, Sérgio Roberto Charpinel Junior SECRETARIOS ADMINISTRATIVOS: Danielle Cristino de Oliveira, James Almeida Alves, Lívia Dorsch Rocha, Rayza Macunã Paiva, Thalita dos Santos Covre, Zilda Rosana Pereira ZELADORA: Senita Martins CONSELHO EDITORIAL Alexandre Zon (diretor-gestor) Lutz Franthesco da Silva Rocha Leonardo Basoni Rafael Emerick Z. de Oliveira Marcos Alves Paulo Roberto Vieira Brandão Káio Simonassi (diretor de ensino) Willian Abreu Ferreira (coordenador de ensino) Ester Barreto Bento (coordenador de acompanhamento pedagógico) NÚCLEO DE CIDADANIA DIGITAL Av. Fernando Ferrari, 514, Goiabeiras Centro de Vivência 2o piso Campus Universitário Alaor de Queiroz Araújo CEP: 29060-900 Vitória - ES Telefax: (27) 4009-2048 www.ncd.ufes.br contato@ncd.ufes.br

Lista de Figuras FIGURA 1 - Logos do LibreOffice FIGURA 2 - Abrindo o Calc: a)Pelo menu b) Por um ícone na área de trabalho.

FIGURA 3 - Janela inicial do Calc.

FIGURA 4 - Menus do botão direito: a) Quando sobre uma célula b) Quando sobre um gráfico c) Quando sobre uma imagem.

FIGURA 5 - Menus: a) Arquivo b) Editar c) Exibir d) Inserir.

FIGURA 6 - Menus: a) Formatar b) Ferramentas c) Dados d) Janela.

FIGURA 7 - Barra de ferramentas de formatação.

FIGURA 8 - Barra de ferramentas de desenho.

FIGURA 9 - As barras de ferramentas que podem ser exibidas na tela.

FIGURA 10 - O menu exibir.

FIGURA 11 - Área de mover em uma barra de ferramentas.

FIGURA 12 - Zoom na barra de ferramentas padrão.

FIGURA 13 - Janela do Zoom.

FIGURA 14 - Planilhas: a) Zoom de 50% b) Zoom de 200%.

FIGURA 15 - O menu novo FIGURA 16 - O menu janela e os vários arquivos sendo editados FIGURA 17 - Célula B2 FIGURA 18 - Última célula possível do arquivo FIGURA 19 - Padrão de nomes em planilhas FIGURA 20 - Várias Células selecionadas separadamente.

FIGURA 21 - Excluindo conteúdo com a tecla [BackSpace] FIGURA 22 - Janela exibida ao salvar o arquivo pela primeira vez FIGURA 23 - Alguns formatos de arquivos disponíveis FIGURA 24 - Imprimindo FIGURA 25 - Visualização de página FIGURA 26 - Abrindo um arquivo pelo menu Arquivo > Abrir.

FIGURA 27 - Alça de preenchimento FIGURA 28 - Calendário FIGURA 29 - Opções de preenchimento FIGURA 30 - Colar especial FIGURA 31 - Localizar e substituir FIGURA 32 - Tabela com produtos e preços FIGURA 33 - Dados selecionados.

FIGURA 34 - Janela de Opções FIGURA 35 - Exemplo de Configurações de classificação.

FIGURA 36 - Resultado da classificação da Figura 32 por Preço em ordem Cresce e depois por ordem alfabética crescente.

FIGURA 37 - O corretor ortográfico.

FIGURA 38 - a) Altura da linha(Formatar > Linha > Altura) b) Largura da coluna (Formatar > Coluna > Largura).

FIGURA 39 - Inserindo Células.

FIGURA 40 - Excluindo células.

FIGURA 41 - Botão direito.

FIGURA 42 - Inserindo uma planilha FIGURA 43 - Exemplo de mesclagem de células FIGURA 44 - Definir nomes das células

FIGURA 45 - Renomear planilha FIGURA 46 - Barra de ferramentas de formatação.

FIGURA 47 - Aba Fontes FIGURA 48 - Aba efeitos de fonte FIGURA 49 - Exemplo de formatação de texto FIGURA 50 - Aba alinhamento FIGURA 51 - Exemplos de alinhamento FIGURA 52 - Aba plano de fundo FIGURA 53 - Aba bordas FIGURA 54 - Exemplo de bordas FIGURA 56 - Exemplo de sombras FIGURA 57 - Formatação Numérica FIGURA 58 - Exemplo formato data.

FIGURA 59 - Resultado da formataçao.

FIGURA 60- O Calc “adivinha” o formato, baseado em um padrão FIGURA 61 - Aba de Proteção.

FIGURA 62 - Proteger Planilha FIGURA 63 - Células editáveis em um documento protegido FIGURA 64 - Autoformatar células FIGURA 65 - Janela de Estilos e formatação FIGURA 66 - Modificar estilo e criar estilo.

FIGURA 67 - Exemplo de formatação condicional FIGURA 68 - A janela de formatação condicional FIGURA 69 - Formatando páginas FIGURA 70 - Configurando o cabeçalho FIGURA 71 - Alterando o cabeçalho FIGURA 72 - Como fica na prática.

FIGURA 73 - Opções de planilha em uma página FIGURA 74 - Configurando o intervalo de impressão FIGURA 75 - Contéudo que será repetido na impressão FIGURA 76 - Visualização de páginas com conteúdo repetido FIGURA 77 - Inserindo a fórmula na célula A3 FIGURA 78 - Fórmula que calcula o total de juros FIGURA 79 - Barra de ferramentas de fórmula FIGURA 80 - Usando a alça de preenchimento FIGURA 81 - Exemplos de erros.

FIGURA 82 - O menu detetive FIGURA 83 - Exemplo do uso de detetive FIGURA 84 - Exemplos de intervalos de seleção.

FIGURA 85 - Exemplo.

FIGURA 86 - Atalho do assistente de função na barra de função FIGURA 87 - Assistente de funções FIGURA 88 - Ilustração do Exemplo.

FIGURA 89 - Inserção de imagem em uma planilha FIGURA 90 - Menu do botão direito do mouse para figuras FIGURA 91 - Tabela desordenada de conclusão de uma obra FIGURA 92 - Gráfico correspondente à tabela FIGURA 93 - Exemplos de uso de gráficos a) Coluna b) Barra c) Pizza d) Linha FIGURA 94 - Inserindo um gráfico FIGURA 95 - Planilha relacionando pessoas e atividades

FIGURA 96 - Gráfico com intervalo de dados a) Intervalo por colunas b) Intervalo por linhas FIGURA 97 - Edição de gráficos FIGURA 98 - Alterando o plano de fundo de um gráfico FIGURA 99 - Gravar macro FIGURA 100 - Salvando a macro gravada FIGURA 101 - Executando uma macro

Sumário APRESENTAÇÃO

10

OBJETIVO DO CURSO

11

1 A APOSTILA

11

2 O CALC 2.1 INICIANDO 2.2 O AMBIENTE 2.3 O MENU 2.4 BARRAS DE FERRAMENTAS 2.5 ALTERANDO O AMBIENTE 2.6 ZOOM

11 12 13 15 18 20 21

3 CONCEITOS BÁSICOS 3.1 CÉLULAS E PLANILHAS 3.2 NOMES DE CÉLULAS E PLANILHAS 3.3 SELECIONANDO VÁRIAS CÉLULAS 3.4 APAGANDO O CONTEÚDO

22 22 25 27 28

4 SALVANDO ARQUIVOS

28

5 IMPRIMINDO

31

6 ABRINDO ARQUIVOS

33

7 FACILIDADES DO EDITOR 7.1 AUTO-PREENCHER CONTEÚDO 7.2 COPIANDO, RECORTANDO, COLANDO 7.3 LOCALIZAR E SUBSTITUIR TEXTO 7.4 CLASSIFICANDO DADOS 7.5 CORRETOR ORTOGRÁFICO

34 34 37 38 40 43

8 TRABALHANDO COM A DISPOSIÇÃO DE UMA PLANILHA 8.1 ALTERANDO A ALTURA E LARGURA DE CÉLULAS 8.2 REMOVER E INSERIR CÉLULAS E PLANILHAS. 8.3 MESCLAR E DIVIDIR. 8.4 RENOMEAR ELEMENTOS

44 44 45 48 49

9 FORMATANDO 9.1 ALTERANDO A APARÊNCIA DO TEXTO

50 51

9.2 ALINHAMENTO 9.3 ALTERANDO BORDAS E COR DE FUNDO 9.4 FORMATO NUMÉRICO 9.5 PROTEGER ELEMENTOS 9.6 AUTOFORMATAR 9.7 ESTILOS 9.8 FORMATAÇÃO CONDICIONAL

53 55 58 61 64 65 66

10 CONFIGURANDO IMPRESSÃO 10.1 PÁGINA 10.2 INTERVALO DE IMPRESSÃO

69 69 72

11 FÓRMULAS 11.1 O QUE SÃO FÓRMULAS 11.2 CONTEÚDO REAL X CONTEÚDO EXIBIDO 11.3 A ALÇA DE PREENCHIMENTO EM FÓRMULAS 11.4 ERROS 11.5 DETETIVE

75 75 78 78 79 80

12 FUNÇÕES 12.1 ASSISTENTE DE FUNÇÃO 12.2 CONHECENDO ALGUMAS FUNÇÕES 12.3 ERROS EM FUNÇÕES

82 84 86 87

13 INSERINDO OUTROS ELEMENTOS 13.1.1 INSERINDO UMA FIGURA DO ARQUIVO 13.1.2 FORMATANDO UMA IMAGEM 13.2 TRABALHANDO COM GRÁFICOS 13.2.1 INSERINDO UM GRÁFICO 13.2.2 EDITANDO GRÁFICOS

88 88 89 89 92 93

14 MACROS 14.1 GRAVANDO MACROS 14.2 EXECUTANDO MACROS

96 96 97

Editor de Planilha

APRESENTAÇÃO O Núcleo de Cidadania Digital é um Programa de Extensão da Universidade Federal do Espírito Santo. Foi inaugurado em 29 de agosto de 2005 graças a uma parceria firmada entre a Petrobras e a Ufes, tendo com o intuito principal promover a inclusão digital de maneira inovadora no estado do Espírito Santo. Além da Petrobras e da Ufes, em abril de 2007, o NCD fez uma parceria com a Prefeitura de Vitória, por meio da qual entrou para a rede de telecentros do programa Casa Vitória, aumentando assim a qualidade dos serviços prestados.

Hoje, o NCD tem como objetivo promover o que chama de cidadania digital, seja por meio do atendimento direto ao público que realiza, dos cursos que oferece, dos conteúdos que produz, do suporte dado aos projetos de inclusão digital no Espírito Santo, ou dos projetos que desenvolve, como o Tela Cidadã que surgiu em 2009 e o EAD que foi lançado em 2014.

Esta apostila, que aborda a edição de planilhas, faz parte do conjunto que compõe o curso de aplicativos para escritório. O objetivo do material não é focar em uma determinada ferramenta, mas sim apresentar conceitos e padrões que são úteis para a edição de planilhas, tabelas e cálculos elementares em qualquer aplicativo do mercado.

As ferramentas de cálculos e planilhas eletrônicas facilitaram muito a vida das pessoas no que se refere à criação de documentos, lista de compras, orçamentos, tabelas, entre outros, e acabaram “aposentando” as calculadoras e planilhas manuais. Assim, hoje é importante conhecer, dentre tantos outros aplicativos, o editor de planilhas. Acima de tudo, um requisito fundamental principalmente para quem quer ingressar no mercado de trabalho.

Qualquer crítica, dúvida ou sugestão, envie para: ensino@ncd.ufes.br

Equipe NCD

10

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

OBJETIVO DO CURSO O objetivo deste curso é ensinar os principais recursos de uma planilha eletrônica, para que o aluno, ao final, consiga criar os mais variados tipos de documentos. O Calc é o programa padrão de manipulação de planilha do pacote LibreOffice. Apesar de utilizarmos esse programa na apostila, nosso objetivo é passar os conceitos fundamentais dos principais editores existentes no mercado para que o aluno tenha capacidade de trabalhar de maneira dinâmica, sem ficar preso a nenhuma ferramenta.

1 A APOSTILA Esta apostila segue um estilo de tutorial, de modo que o aluno possa aprender sozinho (junto com a prática) a editar uma planilha eletrônica. Pode também servir de guia de referência, pois seu conteúdo apresenta o passo a passo da criação, edição, revisão e formatação.

Quanto ao sistema operacional, foi utilizado o Linux Mint, com a interface gráfica MATE(modificada para ficar de acordo com o NCD). Contudo, o LibreOffice para o sistema Windows e outras distribuições Linux está disponível na internet para download, podendo ser instalado em praticamente qualquer computador. Aconselhamos que veja a versão brasileira do LibreOffice em https://pt-br.libreoffice.org/, ou se preferir, busque no seu site de pesquisa favorito por outras referências.

Não é intenção desta apostila abordar todas as utilidades de cada um dos menus do programa, mas é importante que tenhamos em mente uma noção do que cada item pode fazer.

Por isso, faremos uma referência rápida aos principais menus e daremos ênfase aos conceitos comuns da maioria dos editores de texto.

2 O CALC O LibreOffice Calc é um software editor de planilhas eletrônicas, ou seja, é uma ferramenta para a criação de documentos em forma de planilha no computador. Com ele, podemos realizar desde tarefas simples, como criar uma lista de compras, até tarefas mais complexas como a criação de documentos mais sofisticados, por exemplo, um controle de estoque. Ele faz parte de um “pacote de softwares” denominado LibreOffice, no qual se destacam também o editor de texto denominado Writer e o editor de apresentações denominado Impress.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

11

Editor de Planilha

FIGURA 1 - Logos do LibreOffice

2.1 INICIANDO Antes de mais nada, é importante saber iniciar o programa Calc. No nosso caso, no laboratório do NCD, há duas maneiras de iniciarmos o Calc, a primeira por meio do Menu conforme mostrado na figura 2-a, presente abaixo. Já a segunda é por meio do ícone eventualmente presente na área de trabalho, conforme mostrado na Figura 2-b, também abaixo.

Normalmente, em outros sistemas, é comum a inicialização ser feita de maneira semelhante à do Menu.

FIGURA 2 - Abrindo o Calc: a) Pelo menu b) Por um ícone na área de trabalho.

12

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

2.2 O AMBIENTE Quando o Calc é aberto, a janela abaixo é exibida (Figura 3), com a respectiva organização de componentes. Esse estilo de organização do programa é comum na maioria dos editores de planilha, variando a posição de um ou outro componente. No entanto, o editor de planilha do Microsoft Office, o Excel, desde sua versão lançada em 2007 adotou um estilo de organização um tanto diferente em sua janela, embora as funcionalidades encontradas no programa sejam muito similares as que encontramos em outros editores de planilha.

Vale ressaltar que todo o pacote Microsoft Office adota esse estilo diferenciado desde 2007.

Aconselhamos que observe bem a imagem abaixo, pois iremos citar vários elementos contidos nela nas próximas sessões da apostila.

FIGURA 3 - Janela inicial do Calc.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

13

Editor de Planilha • Barra de Menu: contém os menus do programa, onde se encontram todos os comandos do Calc; • Barra de Título: mostra o título ou nome do arquivo aberto no aplicativo e os botões da janela. Há dois botões de fechar: o de baixo fecha o arquivo e o de cima fecha o programa; • Barra de Ferramentas Padrão: apresenta as principais funcionalidades do programa: como salvar, corretor ortográfico, etc; • Barra de Ferramentas de Fórmula: mostra e permite a alteração do conteúdo de uma célula; • Cabeçalho de Linhas e Colunas: indica a letra das linhas e o numero das colunas; • Célula Ativa: indica a célula que está sendo manipulada no momento; • Navegador de Planilhas: auxilia na navegação entre planilhas do mesmo documento; • Barra de Ferramentas de Formatação: apresenta os principais atalhos na formatação de texto; • Barra de Status: fornece informações atuais sobre a situação da planilha; • Barra de Rolagem: utilizadas para deslocamento vertical e horizontal da planilha, permitindo visualização do conteúdo do documento.

Geralmente, quando manuseamos um objeto, a barra de ferramentas com as opções desse objeto aparece no ambiente, iremos ver como isso funciona na pratica em breve.

Há também os menus do botão direito do mouse que aparecem quando você clica com o botão direito sobre determinado local. Eles apresentam as principais funcionalidades do conteúdo onde foi efetuado o clique. Temos alguns exemplos abaixo descritos na legenda da imagem.

14

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 4 - Menus do botão direito a) Quando sobre uma célula b) Quando sobre um gráfico c) Quando sobre uma imagem.

2.3 O MENU O menu é uma barra geralmente encontrada na parte superior da janela e nele encontramos a maioria das funcionalidades de um programa. No Calc, esse menu tenta ser o mais intuitivo possível e está dividido em: • Arquivo: encontramos as ações referentes ao arquivo, como abrir, salvar, imprimir etc; • Editar: opções de edição, como copiar, colar, desfazer etc; • Exibir: responsável pela visualização do documento, das ferramentas etc; • Inserir: inserção de outros elementos no documento, como imagens, gráficos etc.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

15

Editor de Planilha

FIGURA 5 - Menus a) Arquivo b) Editar c) Exibir d) Inserir

• Formatar: opções referentes à formatação de células, planilha, página e outros; • Ferramentas: ferramentas auxiliares à edição: corretor ortográfico, galeria de imagens etc; • Dados: manipulação de dados, por exemplo, ordenar; • Janela: auxilia na navegação entre vários documentos que estão sendo editados; • Ajuda: menu com opções de ajuda para o usuário (não mostrado da imagem).

16

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 6 - Meus a) Formatar b) Ferramentas c) Dados d) Janela.

Observe as figuras 5 e 6 atentamente, ou abra diretamente o Calc, e examine cada menu.

Veja que em alguns comandos aparece um atalho associado ao teclado, por exemplo, Desfazer: [Ctrl]+[Z]. Isso significa que podemos ir ao menu Editar > Desfazer ou usar o atalho do teclado [Ctrl]+[Z] para realizar a mesma tarefa. Observe também que existe um padrão na distribuição das funções nos menus. Quando desejamos fazer algo e não sabemos como, basta pensar um pouco, por exemplo: Onde devemos ir para inserir um gráfico? E para salvar um arquivo?

Quando desejamos inserir um gráfico basta ir ao menu Inserir > Gráfico. E, para salvar um arquivo, usamos o menu Arquivo > Salvar. Podemos verificar que essas opções realmente estão nesses menus.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

17

Editor de Planilha

2.4 BARRAS DE FERRAMENTAS As barras de ferramentas têm uma grande utilidade. Nelas encontramos os principais atalhos para comandos. Um exemplo é a barra de formatação (Figura 7). Com seu auxílio e alguns cliques, podemos mudar a aparência de um texto. Existem ainda barras com funções específicas, como a barra de desenho (Figura 8).

FIGURA 7 - Barra de ferramentas de formataçã

As barras não foram feitas para serem exibidas, todas de uma única vez, pois existem muitas delas e com muitos botões diferentes.

FIGURA 8 - Barra de ferramentas de desenho.

Como já citado, quando estamos editando um componente, a barra de ferramentas com as opções desse componente aparece na tela. Por exemplo, se você está trabalhando com uma imagem, a barra de ferramentas de imagem irá aparecer automaticamente. O mesmo vale para qualquer outro componente. Podemos ainda, por meio do menu Exibir > Barras de ferramentas (Figura 9), escolher quais barras de ferramentas devem ser mostradas na tela. Basta clicar sobre a barra desejada e essa aparecerá ou desaparecerá da tela (caso já esteja sendo exibida). O simbolo à esquerda do nome da barra indica quais barras já estão sendo exibidas na tela.

18

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 9 - As barras de ferramentas que podem ser exibidas na tela.

www.ncd.ufes.br | NĂşcleo de Cidadania Digital | NCD

19

Editor de Planilha

2.5 ALTERANDO O AMBIENTE Para alterarmos a disposição do ambiente de trabalho, exibindo, ocultando ou alterando componentes da tela, contamos com o auxilio do menu Exibir (Figura 10).

FIGURA 10 - O menu exibir.

Além de escolher quais elementos são exibidos na tela, podemos movê-los e escolher a melhor posição para eles. Também podemos escolher quais outras barras aparecerão. Isso pode ser feito no menu Exibir (Figura 10). Para mover uma barra de ferramentas, utilizamos uma área especial: a região com 3 traços no lado esquerdo da barra. Para mover a barra basta clicar e segurar em cima dos 3 traços e então arrastar o mouse.

20

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 11 - Área de mover em uma barra de ferramentas.

2.6 ZOOM É através do zoom que aproximamos ou afastamos a visualização da tela. Esse recurso é muito utilizado para a melhor visualização dos dados. Podemos escolher o tamanho que visualizaremos a página, através do menu Exibir > Zoom (Figura 13) ou pela barra de ferramentas padrão (Figura 12).

FIGURA 12 - O zoom na barra de ferramentas padrão.

FIGURA 13 - Janela do Zoom

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

21

Editor de Planilha O zoom não afeta o tamanho das células, somente altera o modo que a visualizamos na tela, o zoom é como se fosse uma lupa!

FIGURA 14 - Planilhas a) Zoom de 50% b) Zoom de 200%.

3 CONCEITOS BÁSICOS Existem alguns conceitos básicos que temos de conhecer antes de iniciarmos a edição de uma planilha. Nesta primeira parte apresentaremos alguns deles, e outros serão apresentados posteriormente, quando necessário.

3.1 CÉLULAS E PLANILHAS Assim que o Editor de Planilhas é aberto, aparece um espaço com vários “retângulos”, chamados de células, formando o que chamamos de planilha.

Em uma planilha, sempre existe uma célula (retângulo) em destaque, chamada de célula em foco ou celula ativa (Figura 3). É nela que o conteúdo digitado irá permanecer. Podemos escolher a célula ativa pelo clique esquerdo do mouse ou com o auxílio do teclado. A tabela abaixo mostra alguns atalhos para movimentarmos a célula ativa:

22

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Tecla(s)

Editor de Planilha Ação

Vai para a célula à esquerda Vai para a célula acima Vai para a célula à direita Vai para a célula abaixo [Home]

Vai para a primeira coluna da linha atual

[End]

Vai para a última coluna que possui dados

[Ctrl]+[Home]

Vai para a primeira célula da planilha (A1)

[Ctrl]+[End]

[Ctrl] + [PageDown]

Vai para a última célula contendo dados na planilha Desloca-se para a esquerda pelos extremos dos intervalos de dados Desloca-se para cima pelos extremos dos intervalos de dados Desloca-se para a direita pelos extremos dos intervalos de dados Desloca-se para baixo pelos extremos dos intervalos de dados Vai para a próxima planilha

[Ctrl] + [PageUp]

Vai para a planilha anterior

[Ctrl] + [Ctrl] + [Ctrl] + [Ctrl] +

QUADRO 1 - Alguns atalhos do teclado.

Em um documento, geralmente temos várias planilhas. Sendo assim, podemos concluir que: Uma célula está em uma planilha, que pertence a um documento e, de maneira equivalente, podemos dizer que em um documento, podemos ter várias planilhas, e estas, várias células.

Se você estiver editando um arquivo e quiser criar outro, basta ir em Arquivo > Novo e escolher Planilha.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

23

Editor de Planilha

FIGURA 15 - O menu novo

Editores avançados de planilha nos permitem trabalhar com vários documentos ao mesmo tempo. Para isso, contamos com o auxilio do menu Janela, com o qual podemos navegar entre os arquivos que estão sendo trabalhados. Também podemos navegar entre os diversos documentos abertos com o auxílio da barra de programas do seu sistema operacional, ou através das teclas [Alt]+[Tab].

FIGURA 16 - O menu janela e os vários arquivos sendo editados

24

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

3.2 NOMES DE CÉLULAS E PLANILHAS Cada célula de uma planilha tem uma especie de nome, que na realidade é um código que a identifica, o código é dado pela sua coluna (A, B, C...) e linha (1, 2, 3 ...). A célula localizada na segunda linha e segunda coluna, por exemplo, é identificada por B2.

FIGURA 17 - Célula B2

A célula ativa é a B2, pois está na coluna B e linha 2.

No Calc, as linhas vão de “1” a “1048576” e as colunas, de “A” até “AMJ” (após a coluna Z, existem as coluna AA, AB, AC...). Isso significa que podemos ter no máximo 1048576 linhas em uma planilha, o que geralmente é suficiente.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

25

Editor de Planilha

FIGURA 18 - Última célula possível do arquivo

Assim como as células, cada planilha do documento tem um nome para identificá-la (Figura 19).

FIGURA 18 - Última célula possível do FIGURA 19 - Padrão de nomes em planilhas arquivo

Observação: células com várias linhas:

26

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Quando digitamos algo em uma célula e pressionamos a tecla [Enter], não saltamos de linha dentro de uma mesma célula, mas vamos para célula inferior. O salto de linha em uma célula é feito por meio da combinação das teclas [Ctrl]+[Enter]. Toda vez que pressionarmos essas teclas estaremos criando uma nova linha dentro de uma mesma célula.

3.3 SELECIONANDO VÁRIAS CÉLULAS Muitas vezes, queremos trabalhar com um conjunto de células de uma única vez (para alterar a fonte de várias células, por exemplo). Para isso, precisamos selecioná-las.

Há várias formas de selecionarmos o conteúdo desejado, seja pelo mouse, teclado ou por facilidades do editor: • Mouse: basta clicar na célula inicial que desejamos selecionar e arrastar até a última e pronto! O conteúdo está selecionado; • Teclado: usamos a célula ativa como origem, pressionamos a tecla [Shift] e movimentamos a seleção com as teclas direcionais([ ] [ ] [ ] [ ]) pela planilha.

• Clicando sobre o nome de uma linha ou de uma coluna selecionamos todo seu conteúdo; Podemos selecionar toda uma planilha através do menu Editar > Selecionar tudo.

Observação: Com o auxilio da tecla [Ctrl], podemos selecionar vários blocos diferentes. Basta selecionar uma área mantendo essa tecla pressionada que a seleção anterior não será perdida.

FIGURA 20 - Várias Células selecionadas separadamente.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

27

Editor de Planilha

3.4 APAGANDO O CONTEÚDO Podemos apagar o conteúdo de uma célula, ou um conjunto de células, através da tecla [Delete], com a qual apagaremos apenas o texto contido na célula. Podemos ainda usar uma opção mais completa, com a tecla [BackSpace], que nos dá opções como “apagar separadamente algum tipo de conteúdo” ou “remover a formatação” (Figura 21).

FIGURA 21 - Excluindo conteúdo com a tecla [BackSpace]

4 SALVANDO ARQUIVOS Uma das coisas mais importantes relacionadas com arquivos, é a possibilidade de salválos após sua criação, tanto para armazenar o conteúdo produzido para futuras consultas quanto para voltar a editar esse arquivo sem perder nenhum trabalho já realizado. Imagine se a cada vez que você fechasse um arquivo que editou você perdesse tudo que fez! Para salvar um arquivo basta ir em Arquivo > Salvar ou em Arquivo > Salvar como.

Aparecerá a seguinte janela :

28

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 22 - Janela exibida ao salvar o arquivo pela primeira vez

Basta escolher o local onde salvar, o nome que será dado e o tipo de arquivo.

Por padrão, o Calc salva arquivos no formato “ods” (que não pode ser aberto pelo Microsoft Office), mas podemos escolher outros formatos como arquivos do Microsoft Excel e outros:

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

29

Editor de Planilha

FIGURA 23 - Alguns formatos de arquivos disponíveis

Existe uma pequena diferença entre salvar e salvar como: • Salvar: se o arquivo já foi salvo antes, quando você escolhe a opção salvar ele simplesmente será sobrescrito, ou seja, o arquivo “velho” será substituído pelo “novo” (que você alterou). Caso o arquivo não tenha sido salvo nenhuma vez, será exibida uma janela pedindo para que seja dado um nome para o arquivo e para que seja indicado o local onde você deseja salvá-lo.

• Salvar como: sempre aparecerá a janela pedindo para dar um nome e indicar onde será salvo o arquivo, pois essa opção não sobrescreve o seu arquivo original.

• Suponha que você precise fazer uma lista de compras todo mês, seria mais proveitoso que você criasse um modelo de lista de compra e que apenas o alterasse a cada mês, de acordo com a sua necessidade, certo? Nesta situação seria bastante indicado que você abrisse o modelo da lista de compras, fizesse as alterações e então utilizasse o Salvar como para que as alterações não mudem o seu arquivo modelo.

30

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

5 IMPRIMINDO Para imprimir um documento, basta acessar o menu Arquivo > Imprimir. Podemos escolher a impressora, o número de cópias e o intervalo de impressão. Para esse último, podemos escolher: • Tudo: imprime todas as páginas do documento; • Páginas: imprime somente as páginas que você indicar. Páginas são separadas por “,” e intervalos são definidos com “-”, abaixo temos alguns exemplos: • 30,32,54 indica que você quer imprimir as páginas 30 32 e 54.

• 50-55 indica que você quer imprimir todas as páginas entre 50 e 55.

• Por fim, para imprimir as páginas 1, 3, 7, 8, 9, 10, 11 e 12, bastaria digitarmos 1, 3, 7-12. Dessa forma, serão impressas as páginas 1, 3, e as páginas de 7 a 12.

• Note que essa opção pode ser muito útil, não é necessário, por exemplo, reimprimir 10 páginas de uma planilha caso você tenha alterado apenas a primeira e a terceira.

• Seleção: imprime tudo que estiver selecionado.

• Caso você selecione o texto todo, serão impressas todas as páginas.

• Caso você selecione apenas um parágrafo, apenas ele será impresso.

FIGURA 24 - Imprimindo

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

31

Editor de Planilha Diferentemente de um editor de texto, em um editor de planilhas não visualizamos (na hora da criação) como o conteúdo vai ficar após ser impresso. Por isso, antes de imprimir, temos a opção de visualizar as páginas.

Essa opção é encontrada no menu Arquivo > Visualizar página. É altamente recomendado que visualizemos a página antes de efetuarmos nossas impressões.

FIGURA 25 - Visualização de página

Para configurar a forma de impressão e que dados da planilha serão impressos, temos que fazer algumas configurações. Isso será tratado de forma completa no capítulo 10.

32

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

6 ABRINDO ARQUIVOS Para abrir um arquivo já existente em seu computador: 1.

Basta ir em Arquivo > Abrir; 2.

Navegue até a pasta do arquivo que você deseja abrir; 3.

Selecione o arquivo; 4.

Clique em abrir; • Isso fará o arquivo selecionado ser aberto, podendo ser visualizado e editado. Note que você também pode abrir arquivos pelo método convencional, abrindo a pasta onde você os salvou e dando duplo clique sobre eles.

FIGURA 26 - Abrindo um arquivo pelo menu Arquivo > Abrir.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

33

Editor de Planilha

7 FACILIDADES DO EDITOR Os Editores de planilha têm ferramentas para facilitar a criação e manipulação de conteúdo, essas ferramentas tem o intuito de deixar o seu trabalho mais fácil, rápido e prático. Neste capítulo, veremos algumas dessas facilidades, note que mesmo sem conhecer essas ferramentas é possível trabalhar de forma satisfatória, mas o domínio delas nos garante mais agilidade e profissionalismo ao lidar com planilhas.

7.1 AUTO-PREENCHER CONTEÚDO Um dos recursos mais importantes em editores de planilha é a alça de preenchimento. Com ela, podemos preencher o conteúdo de células com base no conteúdo de outras.

Podemos ver a alça de preenchimento na célula em foco. Ela é um pequeno quadrado, localizado no canto inferior direito da célula. Se clicarmos nesse quadrado, segurarmos e arrastarmos, as células para as quais você arastou terão seu conteúdo preenchido com base na célula inicial.

FIGURA 27 - Alça de preenchimento

34

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Um bom exemplo prático é o seguinte: Suponhamos que você queira criar um calendário para sua semana, como o que segue abaixo:

FIGURA 28 - Calendário

Não é necessário digitar todo o conteúdo mostrado. Basta preencher algumas células específicas e usar a alça de preenchimento. Para entendermos melhor vamos seguir os seguintes passos: • Na célula B1 digite Segunda-Feira, agora basta clicar na alça de preenchimento, segurar e arrastar para a direita até a célula F1.

• Note que as células foram preenchidas segundo a ordem “Segunda-Feira”, “Terça-Feira” e por ai vai. Isso acontece pois o editor de planilhas sabe que o próximo dia da semana, depois de “Segunda-Feira”, é “Terça-Feira” e que depois vem “Quarta-Feira” e por ai vai.

•Note ainda que se você continuar arrastando, ele continuará a sequência: “Sábado”, “Domingo”, depois novamente “Segunda-Feira” reiniciando assim o ciclo da semana.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

35

Editor de Planilha •Na célula B10 digite Almoço, novamente clique na alça de preenchimento, segure e arraste para a direita até a célula F10.

•Note que ele preencheu todas as células com “Almoço”, isso aconteceu pois ele não identificou nenhuma sequência para a palavra “Almoço”, diferentemente da palavra “Segunda-Feira” que ele identificou como tendo como sequência “Terça-Feira”.

•Na célula A2 digite 9:00 e repita o processo anterior, mas agora arrastando para baixo até a célula A18.

•Note que ele irá preencher todas as células com “9:00” pois neste caso ele também não encontrou uma sequência bem definida para “9:00”, você poderia estar querendo que ele auto-preenchesse para “9:01”, “9:02”, “9:03” ou ainda que pulasse de hora em hora “9:00”,”10:00”,”11:00”. Portanto para esses casos devemos preencher ao menos 2 células para que ele compreenda que sequência queremos seguir.

•Apague todo o conteúdo de A2 até A18, na célula A2 digite 9:00 e na célula A3 digite 9:30, agora selecione as duas células e repita o processo: Clique na alça de preenchimento, que agora estará no canto inferior direito da célula A3, segure e arraste para baixo até a célula A18.

•Note que esse ultimo passo é um pouco mais complicado do que os outros e requer um pouco mais de prática.

Deste pequeno tutorial tiramos os seguintes conceitos: Ao auto-preencher um conteúdo o programa tentará achar uma sequência para nós. Caso ache, ele irá auto-preencher com a sequência. Caso não ache, ele irá preencher tudo com a mesma palavra. Em alguns casos precisamos especificar a sequência, preenchendo mais do que apenas uma célula.

Para preencher automaticamente o conteúdo de células, contamos ainda com o menu Editar > preencher, porém ele traz menos vantagens em relação ao processo anteriormente ensinado “Clicar e segurar a alça de preenchimento e arrastar até a célula que deseja auto-preencher”.

36

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 29 - Opções de preenchimento

7.2 COPIANDO, RECORTANDO, COLANDO As opções copiar, recortar e colar do menu Editar são recursos muito úteis em editores de planilha. Elas nos permitem duplicar um conteúdo, pegar informações de outros documentos, etc. Abaixo, encontramos a descrição desses comandos. Vale lembrar que os atalhos citados são os mesmos na maioria dos programas.

• Copiar: copia o conteúdo selecionado para a área de transferência. Também executamos esse comando através do atalho [Ctrl]+[C]; • Recortar: copia o conteúdo selecionado para área de transferência e apaga a seleção.

Também executamos esse comando através do atalho [Ctrl]+[X].

• Colar: “escreve” o conteúdo da área de transferência no documento. Também executamos esse comando através do atalho [Ctrl]+[V].

• Colar especial: “escreve” o conteúdo da área de transferência no documento, filtrando o conteúdo (retirando a formatação, por exemplo). Também executamos esse comando através do atalho [Ctrl]+[Shift]+[V]. Ao colarmos especial, será exibida uma janela conforme a Figura 30, onde escolhemos que tipo de informação desejamos colar.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

37

Editor de Planilha

FIGURA 30 - Colar especial

Além de copiar e colar, algo muito útil é mover blocos (conjuntos) de células de um lugar para outro. Podemos fazer isso simplesmente selecionando as células desejadas, clicando sobre a seleção e arrastando-as para o lugar desejado. Uma outra forma de fazer isso é através do menu Editar > Recortar, cuja utilização é similar a de copiar, com uma pequena diferença: o recortar além de fazer uma cópia do conteúdo, também remove o conteúdo das células selecionadas.

7.3 LOCALIZAR E SUBSTITUIR TEXTO O recurso Localizar e Substituir está presente na maioria dos editores, não só os de planilha, mas também os de texto, apresentação, etc. Com ele, podemos procurar por um certo conteúdo e ainda substituí-lo por outro de nossa escolha.

Encontramos essa opção em Editar > Localizar e substituir, ao selecioná-la, uma janela como a da Figura 31 se abrirá.

38

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 31 - Localizar e substituir

A utilização do Localizar e Substituir é bem simples. Basta, no campo Procurar por, digitar o texto que você deseja encontrar e em seguida clicar no botão Localizar.

Caso queira substituir esse texto por outro, basta preencher o campo Substituir por e clicar em Substituir.

Por exemplo, considere que durante uma planilha muito longa você acabou cometendo um deslize e escreveu algo errado, como “Comesar” onde o correto é “Começar”, você não precisa revisar toda sua planilha e ir trocando manualmente “Comesar” por “Começar”.

Usando a opção de Localizar e Substituir você pode fazer isso tudo com poucos cliques, basta digitar “Comesar” em “Pesquisar por” e Começar em “Substituir por”, então localize onde se encontram as palavras “Comesar” clicando em “Localizar próximo” para ir de uma

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

39

Editor de Planilha em uma ou em “Localizar todos” para que encontre logo todos os locais onde você acabou escrevendo acidentalmente “Comesar”. Para substituir todos, uma vez que você clicou em “Localizar todos” basta clicar em “Substituir todos”.

7.4 CLASSIFICANDO DADOS Classificar dados, basicamente, significa colocar dados em ordem. Suponha que você tenha uma lista de produtos e preços, como na Figura 32, e queira ordená-los por preço:

FIGURA 32 - Tabela com produtos e preços

Para não precisarmos ordenar os valores um a um, existe um recurso chamado Classificar dados, que pode ser encontrado no menu Dados > Classificar. Vale lembrar que é preciso selecionar os dados antes de classificar, no nosso caso ilustrado na Figura 32 devemos selecionar de A1 até B9, ou na linguagem das planilhas A1:B9, como mostrado na Figura 33.

40

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 33 - Dados selecionados

Após selecionar os dados desejados, basta ir no menu Dados>Classificar e escolher os critérios de classificação. Podemos classificar seguindo o critério que desejarmos, no nosso caso poderíamos escolher classificar por critério de preço ou do nome do produto (por ordem alfabética), podemos ainda escolher se a ordem de classificação será crescente ou decrescente. Observamos essas opções na Figura 34.

FIGURA 34 - Janela de Opções

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

41

Editor de Planilha Podemos ainda escolher mais de um critério. Suponha que escolhemos classificar nossos dados por preço em ordem crescente e por coincidência dois produtos diferentes apresentam o mesmo preço. Nesse caso, como desempate, queremos classificá-los em ordem alfabética, isso é possível?

Sim, basta colocar Chave de classificação 1 como “Preço” e marcar a opção “Crescente” à sua direita, e então escolher o segundo critério em Chave de classificação 2 como Produto, pois foi o nome dado a coluna com o nome dos produtos, e então apertar OK. Essas configurações estão exemplificadas na Figura 35 e podemos ver o resultado dessa classificação na Figura 36

FIGURA 35 - Exemplo de Configurações de classificação

42

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 36 - Resultado da classificação da Figura 32 por Preço em ordem Cresce e depois por ordem alfabética crescente.

7.5 CORRETOR ORTOGRÁFICO O corretor ortográfico nos ajuda a encontrar e corrigir erros ao longo do texto presente em uma planilha. Encontramos esse recurso em Ferramentas > Ortografia. Essa opção é mostrada na Figura 37.

FIGURA 37 - O corretor ortográfico

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

43

Editor de Planilha Ao ser aberto, ele procura por toda a planilha pelas palavras que não estão presentes em seu dicionário e nos mostra sugestões de correção. É importante destacar que nem sempre a palavra que ele coloca como errada está de fato errada, ela pode ser um nome próprio(o nome de um restaurante diferente, por exemplo) ou algo que simplesmente não está no dicionário, para estes casos temos as opções de “Ignorar” e “Adicionar ao dicionário” para confirmar que esse erro ortográfico na realidade não existe.

Caso a palavra esteja de fato errada podemos trocar a palavra pela sugestão selecionando a palavra correta na lista de Sugestão e clicando em “Corrigir”. Sua utilização é a mesma do corretor ortográfico de um editor de texto.

8 TRABALHANDO COM A DISPOSIÇÃO DE UMA PLANILHA Podemos alterar a disposição padrão das células em uma planilha, mudando assim a aparência ou formato das células. A seguir, veremos opções como Incluir, Excluir, Mesclar e alterar o tamanho de células.

8.1 ALTERANDO A ALTURA E LARGURA DE CÉLULAS Para melhorar a visualização de certos dados na planilha, temos a opção de alterar o tamanho das células, podemos alterar o tamanho tanto em altura quanto em largura, ou em ambos se assim preferirmos. Para fazer isso, podemos ir em Formatar > Linha > Altura para alterar a altura de uma ou várias linhas que estejam selecionadas e ir em Formatar > Coluna > Largura para alterar a largura de uma ou várias colunas que estejam selecionadas.

FIGURA 38 - a) Altura da linha(Formatar > Linha > Altura) b) Largura da coluna (Formatar > Coluna > Largura).

44

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Notem que na Figura 38 temos uma opção chamada “Valor Padrão” caso essa opção seja marcada o tamanho da coluna e linha irão retornar ao valor inicial, marcar essa opção é uma boa escolha quando queremos reverter uma alteração que fizemos nas dimensões da nossa célula.

Também podemos alterar os tamanhos apenas arrastando as fronteiras das colunas e linhas até onde desejamos, porém essa opção não é muito precisa apesar de também poder ser aplicada a várias linhas e colunas.

8.2 REMOVER E INSERIR CÉLULAS E PLANILHAS. Muitas vezes, quando estamos editando uma planilha, precisamos inserir e remover algumas células.

Podemos inserir uma única célula, uma linha ou coluna inteira. Para inserir células, basta ir ao menu Inserir > Célula. Será perguntado o modo que você deseja inserir as células, de acordo com a Figura 39.

FIGURA 39 - Inserindo Células

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

45

Editor de Planilha É importante reparar que as opções são sempre em referencia a célula ativa, por exemplo, caso você escolha “Deslocar células para baixo” você deslocará todas as células em baixo da célula ativa para baixo e adicionará uma nova célula naquele espaço.

A remoção de células se dá de forma parecida. Basta ir ao menu Editar > Excluir células e escolher a forma que deseja excluir:

FIGURA 40 - Excluindo Células.

É importante lembrar que ambas as opções também encontram-se no menu do botão direito do mouse quando clicado sobre uma célula nas opções “Inserir” e “Excluir”.

FIGURA 41 - Botão Direito.

46

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Quando iniciamos um documento, por padrão, ele vem com 1 planilha. Geralmente, precisamos inserir novas planilhas em um documento. Suponha o seguinte exemplo: Você tem um documento que lista a venda da sua empresa ao longo de um mês. Se cada mês estiver em um documento diferente seria necessário vários documento para guardar as vendas ao longo de um ano.

A opção mais inteligente neste caso é manter todos os meses em um único documento, de forma mais organizada, para isso será necessário inserir várias planilhas no mesmo documento. Estas podem ser inseridas pelo menu Inserir > Planilha.

FIGURA 42 - Inserindo uma planilha

Podemos navegar entre as diversas planilhas presentes em um documento através do navegador de planilhas, indicado na Figura 3.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

47

Editor de Planilha 8.3 MESCLAR E DIVIDIR. Mesclar, no contexto das planilhas, significa unir duas ou mais células, criando uma outra no lugar. Esse recurso é utilizado para mudar a forma como as células aparecem na planilha (colocar uma única célula em várias colunas, por exemplo). Quando mesclamos células, estamos apenas dizendo que aquele conjunto deve ser interpretado como um único elemento.

Após mesclar, podemos dividir a célula (só podemos dividir células mescladas). Essa divisão apenas diz que aquele conjunto não está mais unido. Não podemos mesclar três células e dividi-las em duas (só se divide pelo número original).

Para mesclar, selecione as células desejadas e vá ao menu Formatar > Mesclar celulas > Mesclar células ou use o atalho na barra de ferramentas padrão.

Dividir as células é bem parecido. Basta selecionar a célula desejada e ir ao menu Formatar > Mesclar celulas > Dividir celulas.

Na Figura 43, vemos um exemplo de mesclagem de células.

FIGURA 43 - Exemplo de mesclagem de células

48

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

8.4 RENOMEAR ELEMENTOS Células (ou blocos de células) podem ganhar nomes além do padrão. Essa funcionalidade é muito útil para identificar células que são muito usadas, mas para que identificar células?

Veremos, no capítulo 11, que células podem acessar o conteúdo uma das outras e fazem isso pelo nome (ex: A2, B5, C7). Por isso, dar um nome diferente pode, em alguns casos, facilitar o processo.

Fazemos isso através do menu Inserir > Nomes > Definir.

FIGURA 44 - Definir nomes das células

Aqui definimos um nome que será dado a uma ou mais células no documento. Basta escolher o nome e a quem será aplicado esse nome (aconselhamos escolher previamente a célula ou intervalo de células antes de inserir o nome).

Podemos também renomear planilhas. Para isso, basta clicar duas vezes sobre o nome da planilha desejada no navegador de planilhas e escolher o novo nome.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

49

Editor de Planilha

FIGURA 45 - Renomear planilha

9 FORMATANDO Em uma planilha, além de “fazer contas” e “guardar dados”, podemos alterar a aparência dos elementos, mudar o estilo e tamanho de letra, as cores, configurar alguns outros aspectos como o formato de apresentação dos dados (moeda, data etc), entre outros.

Os comandos de formatação encontram-se no menu Formatar. Alguns desses comandos têm atalhos nas barras de ferramentas ou no clique com o botão direito do mouse.

A formatação será aplicada às células selecionadas na planilha. Note que, se não houver nenhuma célula selecionada, a formatação será aplicada à célula em foco.

Toda informação contida em uma planilha está dentro de células. Por isso, para formatar o texto que está dentro de uma célula, precisamos ir no menu Formatar > Células. Lá encontramos opções como alinhamento, proteção, efeitos etc. Nas sessões seguintes desse capítulo iremos falar sobre algumas abas presentes na janela que se abre ao acessar Formatar > Células.

Algumas das opções apresentadas a seguir podem ser encontradas na barra de ferramentas de formatação.

50

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 46 - Barra de ferramentas de formatação

9.1 ALTERANDO A APARÊNCIA DO TEXTO Podemos alterar nossa letra na aba Fonte e na aba Efeitos, encontramos nessas abas todas as opções de formatação de texto, como em um editor de texto.

Podemos alterar o tamanho, a fonte, o tipo da fonte (negrito, itálico), aplicar efeitos, mudar a cor.

FIGURA 47 - Aba Fontes

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

51

Editor de Planilha Opções de sublinhado, tachado e cor da fonte são encontrados na aba de Efeitos de Fonte.

Há também a opção de relevo, que dá “profundidade” ao texto. Observe que na parte inferior dessas janelas existe uma pré-visualização de como ficará o texto. Isso é muito útil, pois temos ideia do resultado final sem precisar aplicar as alterações.

FIGURA 48 - Aba efeitos de fonte

Para que essa parte seja bem entendida é aconselhável que utilize todas as opções uma a uma, observando quais alterações cada escolha trás para o seu texto.

Podemos formatar apenas um trecho do texto na célula. Para isso, temos que selecionar o texto desejado dentro da célula e ir ao menu Formatar > Caractere, onde encontramos todas as opções já citadas e outras que permitem, por exemplo, alterar a posição (sobrescrever, subscrever).

52

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 49 - Exemplo de formatação de texto

9.2 ALINHAMENTO Em uma célula encontramos opções de alinhamento diferente das que estamos acostumados em editores de texto. O conteúdo tem um alinhamento horizontal e outro vertical, além da orientação, que permite girar um texto.

Algo interessante é a quebra automática de texto. Com ela, quando um texto ultrapassa a largura da célula, ele automaticamente cria uma nova linha (esta linha é criada dentro da própria célula, não é criada uma nova linha de células na planilha!).

Na Figura 50, podemos visualizar a aba Alinhamento. Na parte superior vemos as opções de alinhamento horizontal e vertical e, em seguida, as de orientação e propriedades. Veja que uma pré-visualização da orientação do texto é mostrada nessa aba.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

53

Editor de Planilha

FIGURA 50 - Aba alinhamento

Na Figura 51, podemos observar alguns exemplos de alinhamento. Ela nos mostra os mais variados tipos de alinhamento que podemos ter, além de um exemplo de texto rotacionado e células com e sem quebra de linha. Uma dica é tentar reproduzir essa figura em seu editor de Planilhas.

54

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 51 - Exemplos de alinhamento

9.3 ALTERANDO BORDAS E COR DE FUNDO Mudar as cores de células apesar de não parecer muito útil é algo essencial para ter uma planilha organizada e bonita. Alterar a cor do fundo de uma célula é algo bem simples: basta ir à aba Plano de Fundo e escolher uma cor.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

55

Editor de Planilha

FIGURA 52 - Aba plano de fundo

Para formatar as bordas, basta ir à aba Bordas, onde encontramos várias opções, conforme a Figura 53.

FIGURA 53 - Aba bordas

56

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Essas opções estão separadas em quatro partes: • Disposição de linhas; • Linha; • Espaçamento; • Estilo de sombra.

Na Disposição de linhas, escolhemos quais “linhas” vão aparecer. Podemos escolher um dos padrões existentes ou definir manualmente clicando nas opções dentro da área “Definido pelo usuário” como pode ser observado na Figura 53. Observe que, além das bordas que contornam a célula, podemos escolher bordas diagonais. Na Figura 54, vemos alguns exemplos de disposição de linha.

FIGURA 54 - Exemplo de bordas

Note que a disposição que as bordas aparecem para ser customizadas na área de “Definido pelo usuário” depende da forma das células selecionadas:

FIGURA 55 - Padrões de borda

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

57

Editor de Planilha

a) Uma célula

b) Várias células

c) Uma coluna

d) Uma linha

Em Linha estão as opções do estilo da linha, sua cor e largura. Podemos ter uma borda contínua ou tracejada e da cor e tamanho que desejarmos.

Em Espaçamento, definimos o espaço do conteúdo em relação às bordas da célula. Isso é útil quando desejamos exibir um certo texto em uma posição específica de uma célula.

Em Estilo de sombra, definimos a posição da sombra (sem sombra, sombra para baixo, para cima etc), seu tamanho e cor. Na Figura 56, temos um exemplo de sombra em uma célula.

FIGURA 56 - Exemplo de sombras

9.4 FORMATO NUMÉRICO Em uma planilha eletrônica, há vários tipos de dados (informações), um número, uma data, um texto normal e todos os tipos presentes na Figura 57 na caixa de “Categorias” que existe na aba de formatação numérica.

58

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 57 - Formatação Numérica

Todos esses tipos de dados são encarados de maneiras diferentes. Podemos somar um número a outro, mas não faz sentido, por exemplo, somar uma data a outra.

Quando digitamos algum valor com um padrão conhecido, o Calc automaticamente muda o valor numérico da célula para o que está definido.

Na aba Números podemos fazer as configurações de como queremos que o Calc transforme o valor digitado. Por exemplo, para datas o código de formato padrão é DD/MM/AAAA ou seja, qualquer coisa parecida com “15/12/1978” será convertido para o formato que você escolher na caixa “Formato” podendo ser, por exemplo, “15 de dezembro de 1978”, podemos observar esse exemplo na Figura 58 e 59.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

59

Editor de Planilha

FIGURA 58 - Exemplo formato data.

FIGURA 59 - Resultado da formataçao.

60

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 60- O Calc “adivinha” o formato, baseado em um padrão

Caso você não queira que o Calc faça essas alterações no seu texto você pode escrever o que quiser com Aspas Simples, por exemplo, para moedas, se digitarmos R$14 o Calc irá mostrar R$ 14,00, porém se por algum motivo quisermos de fato R$14, basta digitar ‘R$14’.

9.5 PROTEGER ELEMENTOS Quando criamos uma planilha e queremos que o conteúdo de certas células não seja alterado, podemos proteger as células contra alteração. A proteção de células só é ativada a partir do momento que a planilha for protegida. Por padrão, todas as células já vem protegidas. Isso significa que, quando protegemos um documento, nenhuma célula poderá ser editada a não ser que façamos algumas alterações.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

61

Editor de Planilha

FIGURA 61 - Aba de Proteção

Na aba Proteção de célula encontramos opções de proteger uma célula contra edição, ocultar a fórmula por trás da célula, ocultar totalmente o conteúdo da célula (útil em caso de células auxiliares) e ocultar durante a impressão (impede a impressão do conteúdo).

Caso a opção “Proteger Célula” seja desmarcada será possível editar essa célula quando a planilha for protegida.

Para proteger uma planilha, vá em Ferramentas > Proteger documento > Planilha, ou em Ferramentas > Proteger documento > Documento para proteger todas as planilhas do documento. Quando isso é feito uma janela como a da Figura 62 aparece.

62

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 62 - Proteger Planilha

Note que podemos adicionar uma senha na proteção.

• Caso seja necessário proteger somente contra alterações acidentais, não é necessária a senha; • Caso seja necessário que somente pessoas autorizadas alterem o conteúdo, o uso de senha é essencial, pois sem ela qualquer um pode tirar a proteção da planilha e editá-la.

As vezes em um documento protegido, é interessante ter células editáveis, como por exemplo a planilha da Figura 63, nela podemos digitar e alterar o os valores das 3 notas, mas não podemos alterar nenhuma outra célula, nem a forma como a “Nota Final” é calculada.

FIGURA 63 - Células editáveis em um documento protegido

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

63

Editor de Planilha 9.6 AUTOFORMATAR Muitas planilhas em um documento seguem o mesmo padrão de formatação. Para evitar que fiquemos horas fazendo um mesmo serviço (só para mudar a aparência), foi criada a opção de AutoFormatar.

Com ela, fazemos com que um conjunto de células fique automaticamente formatado segundo um padrão. Encontramos essa ferramenta em Formatar > Autoformatar.

FIGURA 64 - Autoformatar células

Basta escolher um formato disponível na lista e apertar o botão OK para aplicar a formatação. Note que quando um formato é escolhido, uma pré-visualização é mostrada.

Além das formatações padrões disponíveis, podemos criar o nosso próprio padrão, para utilizarmos posteriormente, para isso devemos seguir os passos:

64

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

1.

Formate um conjunto de células de uma maneira a seguir um padrão que lhe agrada; 2.

Vá na opção de AutoFormatar e clique em Adicionar; 3.

Basta dar um nome e seu novo estilo será adicionado, podendo ser usado futuramente, quando você desejar.

Apesar do Autoformatar ser uma opção interessante e rápida é importante que não fiquemos presos a ela, pois muitas vezes ela nos deixa limitado. Temos sempre que saber fazer todas as alterações que desejarmos.

9.7 ESTILOS Sua principal funcionalidade é aplicar uma certa formatação as células, evitando que façamos a mesma formatação várias vezes.

Diferente do AutoFormatar, estilos podem ser aplicados a uma única célula (e também a páginas). Encontramos essa opção em Formatar > Estilo e formatação. Existe uma lista padrão de estilos que podemos escolher. Para aplicar um, basta selecionar as células nas quais deseja aplicar o estilo e dar um duplo clique sobre o estilo desejado.

FIGURA 65 - Janela de Estilos e formatação

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

65

Editor de Planilha Muitas vezes é muito interessante que tenhamos um estilo próprio em nossas formatações, em uma empresa, por exemplo, podem ser definidos padrões de formatações para que todos os documentos sejam parecidos. Para que não seja necessário fazer todas as formatações em todos os documentos que criarmos, podemos adicionar novos estilos da maneira que quisermos ou modificar aqueles já existentes, para isso, clicamos com o botão direito do mouse dentro da caixa de estilos, conforme a Figura 66.

FIGURA 66 - Modificar estilo e criar estilo.

Ao fazer isso, será exibida uma janela com opções de formatação onde podemos fazer todas alterações desejadas.

9.8 FORMATAÇÃO CONDICIONAL Muitas vezes é interessante que, dependendo do conteúdo de uma célula, ela tenha uma formatação diferente. Exemplo: Um professor tem a relação dos alunos e de suas notas finais. Para facilitar a visualização dos alunos aprovados, ele pode fazer com que as células com o valor acima e abaixo da média fiquem diferentes.

66

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 67 - Exemplo de formatação condicional

Encontramos a opção de Formatação condicional em Formatar > Formatação condicional.

Nela definimos até três condições de formatação, que resultarão em um estilo para as células selecionadas. Essas condições dizem respeito ao conteúdo (ou fórmula) da célula. Se, por exemplo, ela é maior, menor ou igual a um dado valor.

Na figura abaixo, vemos como ficou a formatação condicional do nosso exemplo: quando o conteúdo da célula é maior ou igual a 6, será aplicado um estilo chamado “Aprovado” (definido anteriormente), que no nosso caso deixa o texto verde. Definimos também uma segunda condição para, nos casos de valor menor que 6, ser aplicado um estilo que criamos, chamado “Reprovado”. Lembrando que os estilos utilizados para “Aprovado” e “Reprovado” foram criados conforme a sessão anterior.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

67

Editor de Planilha

FIGURA 68 - A janela de formatação condicional

Após escolher as condições e os estilos, basta apertar o botão OK. Com isso, a formatação da célula seguirá de acordo com o definido.

68

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

10 CONFIGURANDO IMPRESSÃO 10.1 PÁGINA Você deve estar se perguntando: “Para que serve uma página em uma planilha?” A resposta é simples: quando vamos imprimir, geralmente desejamos que apareçam outros dados além das tabelas.

Na formatação de página, podemos inserir cabeçalhos, rodapés, plano de fundo, bordas, o tipo de papel etc. Para formatar uma página, vá em Formatar > Página. Observe bem as imagens abaixo e as opções que encontramos nelas.

FIGURA 69 - Formatando páginas

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

69

Editor de Planilha Na aba Página, temos opções como configurar o tamanho do papel, tipo de orientação (retrato ou paisagem), espaçamento das margens, entre outros.

Nas abas Cabeçalho e Rodapé, definimos a disposição desses na página. O conteúdo exibido no Cabeçalho e no Rodapé pode ser alterado no botão Editar.

O conteúdo exibido é separado em três partes “esquerda, centro e direita” ou seja, temos 3 regiões onde podemos escrever. As Figuras 70, 71 e 72 ilustram bem isso, para o caso do Cabeçalho.

FIGURA 70 - Configurando o cabeçalho

70

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 71 - Alterando o cabeçalho

FIGURA 72 - Como fica na prática. www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

71

Editor de Planilha Na aba Planilha, configuramos opções de impressão, como ordem de impressão, elementos que serão ou não impressos, escala etc.

FIGURA 73 - Opções de planilha em uma página

Lembre-se que podemos visualizar como ficará a impressão. Basta ir ao menu Arquivo > Visualizar página, como mostrado no capítulo 5.

10.2 INTERVALO DE IMPRESSÃO Muitas vezes, usamos células auxiliares que não queremos que apareçam na impressão(por conter apenas fórmulas ou valores auxiliares) ou até mesmo podemos não querer imprimir uma planilha por inteiro.

Para isso, podemos definir um intervalo de impressão. Quando um intervalo de impressão estiver definido, somente ele será impresso.

72

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Para definir um intervalo de impressão, devemos selecionar a área que fará parte da impressão e ir em Formatar > Intervalo de impressão > Definir. Dessa maneira, a seleção será o intervalo de impressão.

A esse intervalo podemos adicionar novas partes através do menu Formatar > Intervalo de impressão > Adicionar. Para intervalos de impressão mais complexos, podemos editar manualmente através do menu Formatar > intervalo de impressão > Editar.

FIGURA 74 - Configurando o intervalo de impressão

Aqui podemos definir o intervalo manualmente. Em Intervalo de impressão, definimos que partes da planilha serão impressas. Podemos escolher entre planilha inteira, seleção ou definir um intervalo (A1:C5, por exemplo).

Em Linhas/Colunas a repetir, definimos linhas ou colunas que se repetirão ao longo das páginas. Isso é útil no caso de células que descrevem o que significa o conteúdo abaixo delas, como nas figuras abaixo onde temos “Nome” e “Idade” como células que são importantes em todas a páginas desse documento.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

73

Editor de Planilha

FIGURA 75 - Conteúdo que será repetido na impressão

FIGURA 76 - Visualização de páginas com conteúdo repetido

74

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

11 FÓRMULAS 11.1 O QUE SÃO FÓRMULAS Fórmulas são usadas para efetuar cálculos em uma célula. Elas são parte fundamental de um editor de planilhas eletrônico, graças a elas podemos realizar diversas operações e fazer relações entre o conteúdo das diferentes células. Isso é útil, por exemplo, para automatizar cálculos em grandes ou pequenas tabelas.

Podemos criar fórmulas que efetuem operações matemáticas (soma, multiplicação etc), comparem valores ou que utilizem funções (capítulo 12) para chegar a um resultado.

Por exemplo, podemos fazer a conta “(2+3)*5”, que resultará em 25, ou usar o conteúdo de outras células, como em: A3+B2, que teria como resultado a soma do conteúdo da célula A3 com o da célula B2. Isto é: para pegar o conteúdo de uma célula, basta usar o nome identificador dela. Já tratamos sobre esse identificador nos primeiros capítulos da apostila.

Quando trabalhamos com fórmulas, não ficamos limitados ao uso de células de uma mesma planilha. Para pegar uma célula de outra planilha, basta colocar o nome da planilha seguido de um ponto “.” e do nome da célula. Por exemplo, para pegar a célula A1 da Planilha2, digitamos: Planilha2.A1.

Para iniciar uma fórmula, basta iniciar o conteúdo de uma célula com o caractere ”=” e, depois dele, inserir a fórmula desejada, como mostrado na figura abaixo:

FIGURA 77 - Inserindo a fórmula na célula A3

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

75

Editor de Planilha O resultado é automaticamente calculado. É importante notar que, quando o conteúdo das células que a fórmula usa são alterados(no caso A1 e A2), o resultado automaticamente muda, por isso utilizar formulas é tão útil, podemos fazer algo como uma calculadora pessoal que calcula o que quisermos!

Podemos usar alguns operadores matemáticos que nos ajudam a definir boas fórmulas:

Operador

Operação

+

Adição

*

Subtração Multiplicação

/ ^

Divisão Exponenciação

Quadro 2: Operações matemáticas

Temos ainda operadores de comparação que retornam Verdadeiro ou Falso. Eles são usados para comparar valores, por exemplo, para saber se o lucro de uma empresa foi maior que em dado valor.

Operador

Operação

>

Maior

>= <

Maior ou Igual Menor

<= =

Menor ou Igual Igual Diferente

<>

Quadro 3: Comparadores

No Quadro 4, vemos alguns exemplos de fórmulas com os símbolos mostrados nos Quadros 1 e 2.

76

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Fórmula

Resultado

= 1+2*3

7

= (1+2)*3 = 4*5/2

9 10

= 2^3 = A1+C2 = 1=3

8 soma de A1 com C2 FALSO

= 3>=2

VERDADEIRO

= 1<>1

FALSO

Editor de Planilha

Quadro 4: Exemplos

Um exemplo simples de uso de fórmulas é uma planilha que calcula o juro total cobrado por uma loja em compra parcelada, se comparado ao valor à vista.

FIGURA 78 - Fórmula que calcula o total de juros

Observe atentamente a fórmula na figura acima. Ela pega o conteúdo de várias células, faz operações com eles e retorna um valor.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

77

Editor de Planilha 11.2 CONTEÚDO REAL X CONTEÚDO EXIBIDO Após ser inserida uma fórmula, percebemos que essa desaparece e, no lugar dela, fica somente o seu resultado. Em uma célula, podem existir diferenças entre o conteúdo real (uma fórmula, por exemplo) e o conteúdo exibido (um resultado). Para alterar o conteúdo real, devemos selecionar a célula e ir á barra de ferramentas de fórmula.

FIGURA 79 - Barra de ferramentas de fórmula

Nela podemos ver e editar o conteúdo real por traz da célula em foco.

Na Figura 78, vemos a diferença entre o conteúdo real (a fórmula na barra de fórmulas) e o conteúdo exibido (20,00%), na célula B5.

11.3 A ALÇA DE PREENCHIMENTO EM FÓRMULAS Algo que facilita muito o uso de fórmulas é a alça de preenchimento, lembre-se que já falamos dela no Capítulo 7 quando tratamos das facilidades do editor. Imagine que você deseja calcular o lucro de uma empresa durante um ano. Para cada mês, você tem o valor gasto e o valor arrecadado. O lucro, assim, vai ser o valor arrecadado subtraindo-se o valor gasto.

Fazer isso para um ano seria muito complicado, pois seria necessário digitar a mesma fórmula várias vezes. A alça de preenchimento facilita o trabalho. Basta criar a fórmula desejada em uma célula e usar a alça de preenchimento para completar as demais fórmulas.

Ela já “sabe” que desejamos continuar fazendo os mesmos cálculos nas próximas linhas ou colunas.

78

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Observe que os dados devem estar dispostos, de maneira semelhante, em linhas ou colunas, caso contrário as fórmulas não sairão da maneira desejada

FIGURA 80 - Usando a alça de preenchimento

Na figura acima, fizemos o cálculo do primeiro lucro B2-C2 (Total Arrecadado - Total Gasto) e colocamos na célula D2, usamos então a alça de preenchimento para completar os cálculos nas linhas restantes (D3, D4, D5 D6 e D7).

Para a célula D2 foram usadas B2 e C2, quando usarmos a alça de preenchimento ele vai automaticamente pegar as linhas de baixo, ou seja, para fazer o calculo da terceira linha (D3) ele vai pegar os dados de B3 e C3 e assim por diante.

11.4 ERROS Imagine a seguinte fórmula: “= abc+1”. O que isso calcula? Essa não é uma fórmula válida e, por isso, retornará um erro, nesse caso, um erro de nome, pois não definimos “abc”.

Existem vários tipos de erros, alguns de fórmula, outros por limitações matemáticas (divisão por zero resulta em um erro, pois matematicamente não existe)

Na Figura 81 podemos observar alguns tipos comuns de erros:

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

79

Editor de Planilha

FIGURA 81 - Exemplos de erros.

• Divisão por zero; • Nomes de elementos não encontrados; • Operações não permitidas (como raiz de número negativo); Na última linha, ”###” não caracteriza um erro, apenas indica que o conteúdo é muito grande para ser exibido naquela célula. No caso, o valor a ser exibido é VERDADEIRO.

11.5 DETETIVE Podemos visualizar quais células estão sendo usadas por uma dada célula ou quem essa célula usa em seus cálculos. Isso pode ser feito com o auxilio da ferramenta Detetive, encontrada no menu Ferramentas > Detetive. O Detetive nos ajuda a entender melhor como as células da nossa planilha estão relacionadas.

FIGURA 82 - O menu detetive

80

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 83 - Exemplo do uso de detetive

Esse recurso também é útil para descobrir como foi feita uma fórmula ou como os dados seguem na planilha. Na figura acima, vemos, por exemplo, que C3 é usada por E1 e E5 e que usa, de alguma forma, A1 e A5.

Para rastrear por quem uma dada célula é usada, contamos com a opção Rastrear Precedentes. Para descobrir quem uma célula usa, temos a opção Rastrear Dependentes.

Para remover os rastreadores, temos as opções Remover Precedentes, Remover Dependentes e Remover todos os rastros.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

81

Editor de Planilha

12 FUNÇÕES Funções têm a característica de receber um ou mais argumentos (informações) e retornar um valor. Em outras palavras, são passados valores para uma função, esses são processados e por meio de cálculos e lógica matemática é dado um resultado.

Funções podem servir para simplificar fórmulas (a função SOMA, por exemplo, calcula o somatório de um conjunto de células) ou para efetuar cálculos matemáticos (a função RAIZ calcula a raiz quadrada de um número), a utilização de funções é fundamental para qualquer um que quer dominar o recurso de planilha eletrônica em alto nível.

Abaixo, vemos as categorias de funções e o tipo de funções que ela contém:

Categoria

Resultado

Data e Hora

Cálculos com datas e horas

Financeiro

Cálculos matemáticos para a área financeira

Informações

Manipular informações sobre células

Lógico

Valores lógicos (verdadeiro ou falso)

Matemático

Funções matemáticas comuns

Estatístico

Cálculos matemáticos para a área estatística

Texto

Manipulação de textos Quadro 5: Principais Funções

Essas são as principais categorias. Existem ainda funções de: Banco de Dados, Matriz, Planilha e Suplemento.

Os valores passados para uma função são delimitadas por parênteses:

82

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Função

Resultado

= SOMA(A1:B5)

Soma o conteúdo das células de A1 a B5

= SOMA(A1:B5;C4:E6) = MÁXIMO(C1:C5)

Soma o conteúdo das células de A1 a B5 e das de C4 a E6 O maior valor entre C1 e C5

= RAIZ(9)

Valor 3 (raiz quadrada de 9)

Matemático

Funções matemáticas comuns

Estatístico

Cálculos matemáticos para a área estatística

Texto

Manipulação de textos

QUADRO 6: Exemplo de uso de algumas funções

Quando queremos passar um ou mais blocos (conjuntos) de células para uma função, seguimos a seguinte lógica: • Blocos de células são representados como: “INICIO : FIM”. Por exemplo, o bloco que vai de A1 até C5 é: “A1:C5”;

FIGURA 84 - Exemplos de intervalos de seleção.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

83

Editor de Planilha

• Vários blocos são separados por “;”.

Um exemplo simples de uso de vários blocos pode ser visto na tabela anterior: “=SOMA(A1:B5;C4:E6)”. Essa função irá efetuar a soma das células A1 até B5 e das células C4 até E6, conforme mostrado na Figura 84.

FIGURA 85 - Exemplo.

12.1 ASSISTENTE DE FUNÇÃO Um recurso muito útil na utilização de funções é o Assistente de Funções, que nos mostra uma lista de todas as funções disponíveis. Quando escolhemos uma função, ele nos mostra a descrição e um assistente para selecionar os argumentos (valores que a função irá utilizar para calcular).

Encontramos esse recurso no menu Inserir > Função ou no atalho na Barra de ferramentas de função (Figura 85).

FIGURA 86 - Atalho do assistente de função na barra de função

84

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 87 - Assistente de funções

Sua utilização é bem simples. Basta escolher a função desejada e, com um duplo clique, inseri-la e, a seguir, passar os argumentos.

Como exemplo, vamos calcular a média das células de B2 até B12 e colocar o resultado na célula B13: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Preencha todas as celulas de B2 até B12 com valores.

Coloque o foco na célula B13 (clicando sobre ela); Abra o Assistente de Funções; Escolha a função média (dando um duplo clique sobre o nome); Entre os parênteses, digite ”B2:B12”; Clique em OK.

Com isso, a célula B13 passará a conter a média de B2 à B12.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

85

Editor de Planilha

FIGURA 88 - Ilustração do Exemplo.

12.2 CONHECENDO ALGUMAS FUNÇÕES Existem algumas funções que são muito úteis e frequentemente utilizadas como SOMA, MÉDIA, MÁXIMO e MÍNIMO. Fica claro, olhando para essas funções, o que elas fazem.

Elas retornam, respectivamente, a soma, a média, o maior e o menor elemento de um conjunto de células.

Devido ao grande número de funções, não é possível fazer um comentário sobre cada uma delas. Você pode descobrir suas utilidades indo ao Assistente de Funções e escolhendo a função desejada. O assistente irá mostrar para você a descrição da função(como visto na Figura 86), geralmente a descrição já será suficiente para que você consiga utilizar a função.

86

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Observação: Podemos ver que o nome de uma função também descreve bem o que ela faz (a função RAIZ, por exemplo, calcula a raiz quadrada de um número).

12.3 ERROS EM FUNÇÕES Passar argumentos errados para funções pode causar um erro. Existem ainda funções que não podem ser calculadas para certos valores. Um exemplo é a função RAIZ, que só pode ser calculada para valores maiores ou iguais a zero.

Coisas desse tipo acabam gerando erros, e a única forma de resolvê-los é passar os argumentos(informações, valores) de maneira correta para cada função.

Para saber quais argumentos uma função recebe, basta ir ao Assistente de funções, onde encontramos uma descrição dos argumentos, da funcionalidade e do valor de retorno.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

87

Editor de Planilha

13 INSERINDO OUTROS ELEMENTOS Além de trabalharmos com o conteúdo de células, podemos também inserir outros elementos. Neste capítulo, veremos o uso de imagens e de gráficos.

13.1 TRABALHANDO COM IMAGENS Planilhas não servem apenas para fazer contas. É interessante termos imagens e outros elementos gráficos para melhorar a apresentação visual de uma planilha.

Imagens em um editor de planilhas são encaradas da mesma forma como em um editor de texto. Com isso, toda a parte de formatação e desenho seguem da mesma maneira.

Nesta seção, apenas comentaremos a inserção de figuras.

13.1.1 INSERINDO UMA FIGURA DO ARQUIVO Podemos inserir uma figura através do menu Inserir > Figura > do Arquivo. Basta escolher o arquivo desejado, e a figura será inserida do documento. Após inserir uma figura, podemos movê-la e alterar seu tamanho através do mouse.

FIGURA 89 - Inserção de imagem em uma planilha

88

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

13.1.2 FORMATANDO UMA IMAGEM Podemos formatar uma figura através do menu Formatar > Figura ou dando um clique com o botão direito do mouse. Encontramos opções para alterar o tamanho, posição, bordas e outros.

FIGURA 90 - Menu do botão direito do mouse para figuras

13.2 TRABALHANDO COM GRÁFICOS Um dos principais motivos de se utilizar gráficos é apresentar um resultado visual para um conteúdo numérico gerado, tentando passar de uma maneira mais clara os resultados obtidos ou a serem alcançados.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

89

Editor de Planilha Exemplo: Os dados da tabela abaixo representam o número de dias e sua relação com a porcentagem concluída de uma obra.

FIGURA 91 - Tabela desordenada de conclusão de uma obra

O que diz essa tabela? Olhando somente para os números fica complicado fazer uma análise rápida do que se passa ou de como as coisas andam nessa obra, será que conforme os dias passam a obra avança mais rapidamente ou mais devagar? Agora vamos observar o gráfico (do tipo de dispersão XY, classificado pelos valores de X):

FIGURA 92 - Gráfico correspondente à tabela

90

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

No gráfico fica muito mais fácil visualizar o que os dados querem dizer. Podemos ver, por exemplo, que, no início, a obra andou muito mais rápido que no fim.

Essa conclusão só pode ser tirada pois usamos o tipo certo de gráfico para representar os dados. Se o tipo de gráfico escolhido não for o adequado, ele não representará bem os dados. Por isso, é importante escolher o tipo certo de gráfico.

A escolha do tipo de gráfico varia com o tipo de problema. Aqui, podemos citar alguns deles: • Gráfico de Coluna ou Barra: usado para representar valores absolutos, por exemplo, o rendimento de uma empresa ao longo de um ano; • Gráfico de Pizza: usado para representar a distribuição de dados dentro de um total (porcentagens), por exemplo, a porcentagem da população do Brasil por região; • Gráfico de Linha: usado para verificar variações, como por exemplo, o valor de uma ação ao longo de um ano.

FIGURA 93 - Exemplos de uso de gráficos

a) Coluna

b) Barra

c) Pizza

d) Linha

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

91

Editor de Planilha 13.2.1 INSERINDO UM GRÁFICO Encontramos a opção de inserir um gráfico no menu Inserir > Gráfico.

A criação de um gráfico é dividida em 4 partes: 1.

2.

3.

4.

Tipo de gráfico: a escolha do tipo e da aparência; Intervalo de dados: a parte da planilha que se encontram os dados; Série de dados: os dados a serem apresentados no gráfico; Elementos do gráfico: títulos, legendas, grades etc.

FIGURA 94 - Inserindo um gráfico

Podemos criar um gráfico apenas escolhendo o tipo e o intervalo de dados, por exemplo:

FIGURA 95 - Planilha relacionando pessoas e atividades

92

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

Ao selecionarmos essa tabela e inserirmos um gráfico (Inserir>Gráfico), automaticamente o intervalo de dados será preenchido e será gerada a série de dados com base em linhas ou colunas. Assim, poderemos ter os seguintes gráficos:

FIGURA 96 - Gráfico com intervalo de dados

a) Intervalo por colunas

b) Intervalo por linhas

No primeiro gráfico, temos uma comparação entre atividades por pessoa (no qual, quem trabalha mais são os adultos). Já no segundo, temos uma comparação de pessoas por atividade. Nesse grafico podemos ver que as crianças passam a maior parte do tempo se divertindo.

13.2.2 EDITANDO GRÁFICOS Depois de criarmos um gráfico, podemos editar suas informações. Para isso, basta clicarmos duas vezes sobre ele e aparecerá uma janela própria para a edição dos gráficos. Nele encontraremos menus para formatação e inserção de partes. Também é possível acessar a formatação de gráficos clicando com o botão direito sobre o gráfico e indo em Editar.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

93

Editor de Planilha

FIGURA 97 - Edição de gráficos

Observe a imagem acima. As barras de ferramentas e menus não são do editor de planilhas, mas do editor de gráficos.

Ao clicarmos nas diversas partes de um gráfico (título, fundo, grade etc), vemos que aqui elas são tratadas de maneira independente. No menu Formatar > Propriedades do Objeto, encontramos opções próprias de cada parte da gráfico.

Devido ao grande número de opções, não há como explicar cada uma delas, mas podemos dizer que todas seguem uma lógica. Trocar o plano de fundo de um gráfico, por exemplo: basta irmos ao menu Formatar > plano de fundo de gráfico, escolher a aba Área e ajustar o plano de fundo como desejado.

94

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 98 - Alterando o plano de fundo de um gráfico

Experimente criar um gráfico qualquer e explore as várias opções de formatação. A melhor maneira de aprender é praticando. Podemos alterar cada elemento do gráfico separadamente.

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

95

Editor de Planilha

14 MACROS Macro é um recurso que nos permite automatizar tarefas, desde as mais simples até aquelas muito complexas. Existem algumas macros prontas para tarefas comuns, mas você pode adicionar suas próprias. Suponhamos que você sempre repita um procedimento em uma planilha (classificar os dados de várias planilhas, por exemplo). Basta criar uma macro que faça isso por você.

Uma macro é uma espécie de robô que repete o que você a ensinou fazer.

14.1 GRAVANDO MACROS A maneira que temos de criar uma macro é “Gravando”. Quando gravamos uma macro, armazenamos uma sequência de passos que ela deve seguir. Após a gravação, podemos executá-la para que repita os mesmo passos que gravamos.

Para gravar uma macro, vá em Ferramentas > Macro > Gravar macro. Aparecerá uma pequena janela:

FIGURA 99 - Gravar macro

Faça o “Passo a passo” que você deseja repetir e, ao final, clique no botão Parar Gravação.

Basta escolher onde salvar, dar um nome para a sua macro e pronto, ela está gravada.

96

www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

Editor de Planilha

FIGURA 100 - Salvando a macro gravada

14.2 EXECUTANDO MACROS Para executar uma Macro, basta ir ao menu Macro > Executar Macro, por exemplo, e escolha, entre as várias existentes, a que você deseja executar.

FIGURA 101 - Executando uma macro www.ncd.ufes.br | Núcleo de Cidadania Digital | NCD

97