Manual do Trainee de Comunicação NCD

Manual do trainee de Comunicação

Seja bem-vindx!

manual do trainee de comunicação Este manual foi desenvolvido para auxiliar novos Trainees de Comunicação do NCD. Ele contém informações sobre o funcionamento da equipe e ferramentas que utilizamos na realização de tarefas. É importante que este manual seja utilizado em conjunto com o Manual de Novo Membro do NCD, que possui informações gerais sobre o Núcleo não incluídas aqui.

Áreas de trabalho

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Como trabalhamos

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Espaço de Trabalho

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Ferramentas de trabalho

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Áreas de trabalho publicidade, MARKETING E DESIGN • Campanhas: Campanhas institucionais e de divulgação de produtos e serviços.

Ex.: Campanha para divulgação de cursos com cartazes circulando nas linhas do transcol.

• Produção de Material Gráfico: Materiais para a sala de produção, secretaria e laboratório que incluem cartazes, comunicados, crachás, etiquetas, perfurates, etc.

• Divulgação de processo seletivo: Acontece geralmente de duas a três vezes ao ano. Enviamos releases, fazemos cartazes, divulgamos nas redes sociais, site e pessoalmente visitando salas onde se encontram estudantes potenciais para determinada vaga.

• Eventos de divulgação: É feito todo o planejamento e realização. Ex.: Eventos como o Install Fest, onde as pessoas têm a oportunidade de instalar gratuitamente programas livres em seus computadores, ou lançamento do portal Tela Cidadã.

• Interface dos sites: Nossa equipe é responsável pela criação e manutenção da interface do site do NCD, do Tela Cidadã e do Moodle do NCD à Distância junto à Equipe de TI e do Tela Cidadã. Essa atividade inclui a criação a atualização de layouts, imagens, cores, usabilidade de navegação, etc.

2 • Gestão de mídias sociais: A Equipe de Comunicação é responsável por gerir as redes sociais do NCD, Tela Cidadã e NCD à Distância.

Mídias do NCD Facebook - Login: redessociais@ncd.ufes.br - Página: facebook.com/curtaNCD - Frequência: 3 Posts semanais - O horário é estabelecido com base na análise constante da taxa de alcance e envolvimento das publicações.

- Conteúdo: Gerenciamento de interação e produção de conteúdo próprio com objetivo de aproximar o seguidor e interagir com ele. Além disso, há divulgação do conteúdo do site do NCD e matérias relacionadas à inclusão sociodigital.

Instagram - Login: ncd_ufes - Página: instagram.com/ncd_ufes - Frequência: 2 a 3 Posts Semanais - Conteúdo: Fotos mostrando nosso dia a dia, reuniões, confraternizações, novidades e divulgações.

You Tube - Login: redessociais@ncd.ufes.br - Página: www.youtube.com/user/videosNCD - Frequência: Indefinida - Conteúdo: Armazenamento de vídeos do NCD e gerenciamento de interação.

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Linkedin

- Login: - Página: - Frequência: 1 Atualização Semanal - Conteúdo: Gerenciamento de interação e atualização de conteúdo, além de avaliação de membros do Núcleo.

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Mídias do TELA CIDADÃ Facebook - Página: facebook.com/telacidada - Frequência: 2 a 3 posts semanais - O horário é estabelecido com base na análise constante da taxa de alcance e envolvimento das publicações.

- Conteúdo:

Divulgação do portal e atualidades sobre política e

transparência pública.

Instagram - Login: tela@ncd.ufes.br - Página: instagram.com/telacidada - Frequência: Indefinido. Em análise.

- Conteúdo: Divulgação do conteúdo do portal, facebook e youtube.

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Twitter

- Login: @tela_cidada - Página: twitter.com/tela_cidada - Frequência: Divulgação do portal Tela Cidadã e atualidades sobre política e transparência política.

You Tube - Login: telacidada@gmail.com - Página: https://www.youtube.com/channel/UCu8KtmR0ljFJH5xhDztp16g - Frequência: Indefinida - Conteúdo: Armazenamento de vídeos do Tela Cidadã e gerenciamento de interação.

Mídias do ncd à distância You Tube - Login: ncdadistancia@gmail.com - Página: https://www.youtube.com/ncdadistancia - Frequência: Indefinida - Conteúdo:

Armazenamento de videoaulas produzidas para o Ensino à

Distância do NCD e gerenciamento de interação.

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Áreas de trabalho jornalismo • Conteúdo para o site: Nossa equipe é responsável pela atualização do site do NCD. Essa atividade inclui criação de conteúdo, atualização de informações das páginas, criação de enquetes, cobertura de eventos, etc. Cada semana uma equipe é responsável por criar um tutorial ou artigo para o site. Esse conteúdo deve ser passado para a equipe de comunicação.

Semana 1: Comunicação | Semana 2: TI | Semana 3: Gestão | Semana 4: Ensino Os novos conteúdos devem sempre conter tags correspondentes ao assunto e as tags fixas: Inclusão Digital e Inclusão Sociodigital para que nosso site fiquei em uma posição favorável no ranking de pesquisas do Google.

Site: ncd.ufes.br Login: Diretor de Comunicação • Releases Enviados de acordo com a meta, comunicando cursos, prêmios, divulgando material, etc. Sempre deve ser anexado e mandado no corpo do e-mail. A pasta de Comunicação no Drive NCD tem um compilado de mailings para onde os releases devem ser enviados.

• Cobertura de cursos Durante a realização dos cursos, uma pessoa da equipe é responsável por entrevistar alguns alunos e fotografá-los para gerar conteúdo para o site e redes sociais. Também fazemos uma cobertura dos fins dos cursos, com texto e fotos.

5 • Clipping Clipping é um processo que consiste no monitoramento constante de matérias jornalísticas em meios impressos e digitais, para que sejam coletadas aquelas que fazem menção a uma determinada empresa, no caso NCD, Tela Cidadã e NCD à Distância. Com essas informações devidamente organizadas, é possível elaborar relatórios que auxiliam a empresa a disseminar informações de forma mais planejada, além de serem fundamentais para toda a gestão da informação e armazenamento de histórico. Os dados são coletados e armazenados no site e no Drive NCD.

Áreas de trabalho rECURSOS hUMANOS • Comunicação Interna: Somos responsáveis por fazer comunicados, divulgações, avisos e mobilizações aos membros através do grupo de e-mail, whatsapp e também pelo grupo do Núcleo no Facebook, onde estão os membros antigos para integração. Além disso, somos responsáveis por comunicar a todos quando um novo membro chega no Núcleo e também coletar todas as informações para atualização das nossas listas de contatos e aniversariantes.

• Happy Hour: De tempos em tempos, mobilizamos os membros para uma confraternização no fim do expediente de trabalho, geralmente para celebrar alguma conquista em alguma lanchonete, barzinho ou similar. A equipe é responsável por divulgar a incentivar a participação dos membros nesses eventos.

• Quadro de aniversariantes: Todo o início de mês, o quadro de aniversariantes do núcleo é atualizado. A lista de membros de acordo com o aniversário se encontra no Drive NCD e deve ser modificada de acordo com a entrada e saída de membros.

6 • NCD News Como forma de agilizar o repasse de informações, criamos o NCD News. Ele é um modelo de envio de notícias rápidas no grupo “Geral” do Whatsapp.

Temos um layout fixo confeccionado que se encontra no Drive. Enviamos sempre que tiver alguma novidade no núcleo que seja do interesse de todos.

•Boletim NCD Quinzenalmente o diretor de comunicação recolhe informações e novidades de cada equipe e monta um boletim informativo que é enviado para os grupos de E-mail e Facebook com o objetivo de informar aos membros o que acontece no NCD.

Áreas de trabalho AUDIOVISUAL • Criação de vídeos internos e externos: Nossa equipe cria roteiro, produz, grava, edita e divulga vídeos internos como os de fim de ano e de entrevistas de membros. Além disso, gravamos vídeos externos de divulgação do nosso trabalho e cobertura de eventos do NCD e Tela Cidadã.

• Videoaulas para o NCD à Distância: NCD à Distância é a plataforma de cursos online à distância do Núcleo. Para a criação desses vídeos, a equipe de comunicação trabalha junto a de Ensino. Somos responsáveis pela produção, direção do ator/professor, gravação, edição e divulgação das aulas.

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como trabalhamos • Reuniões semanais e delegação de tarefas A reunião da Equipe de Comunicação acontece semanalmente e tem em média duração de 2 horas. Nela serão repassadas informações, discutidas tarefas anteriores e distribuídas novas tarefas em forma de pontos. O diretor é responsável por delegar esses pontos, que devem ser realizados geralmente no período de uma semana. A relatoria da reunião é registrada em ata e todos os membros devem assiná-la no final de cada reunião.

• Horário de trabalho Seu horário é de 20 horas semanais, 10 delas devem ser compridas na produção, o restante fica a seu critério. Será solicitada, pelo diretor gestor, uma planilha com os horários que deseja trabalhar.

• Crachá e uniforme Para identificação, os membros do Núcleo contam com crachá e uniforme. A utilização de uniforme não é obrigatória no ambiente de trabalho, mas adquiri-lo é importante principalmente para a utilização em eventos que participamos. De tempos em tempos são encomendados novos uniformes e você é livre para comprar ou não.

O crachá é exigido apenas quando realizamos trabalhos na secretaria, laboratório, ou fora do Núcleo. Novos crachás são confeccionados ao fim dos processos seletivos, com a criação do crachás de novos membros.

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EspaçoS de trabalho • Produção É onde você trabalhará na maioria do tempo. Aqui, as equipes planejam o que será destinado ao público e nossa equipe faz seus pontos. Temos um Notebook à nossa disposição, com todo o pacote Adobe instalado, além dos Desktops.

• Laboratório Local onde lidamos diretamente com o público, onde os usuários têm acesso aos computadores e são ministrados os cursos oferecidos pelo NCD. Lembre-se de usar seu crachá toda vez que for ao laboratório à trabalho.

• Secretaria Onde são feitos os cadastros e atendimento aos usuários. Neste espaço temos um microondas, um frigobar e um bebedouro, que poderão ser utilizados livremente com bom senso. Se você for permanecer na secretaria, procure conversar baixo, para não atrapalhar os usuários e o trabalho dos secretários.

ferramentas de trabalho • NCD Wiki A NCD Wiki, como o nome diz, é a wikipédia do Núcleo. Nela você encontrará todas as informações necessárias para se trabalhar neste projeto. História, dúvidas, contatos, procedimentos, normas, regras e relatórios estão lá. A wiki é editável por todos os membros, então se realizar algum trabalho que acha interessante registrar, poderá criar ou editar uma página sobre o assunto. Para entrar na wiki, use seu login do Núcleo.

9 • Planejamento Estratégico e Metas Apesar de sermos um projeto de extensão, trabalhamos com ferramentas e planejamento utilizadas por grandes empresas, como BSC, SWOT e GUT. A cada semestre, nós reavaliamos nosso trabalho, planejamos o que será feito no próximo semestre e criamos as metas que devemos atingir. É importante situar que cada pequeno trabalho realizado na equipe faz parte de um objetivo maior, do qual você é peça importante.

Como forma de controle do cumprimentos dessas metas, cada equipe possui um Agente de Mudanças, que é responsável por coletar dados referentes à metas de sua equipe e participar de reuniões mensais com a equipe de planejamento estratégico.

Para saber mais sobre nosso Planejamento Estratégico, Mapa Estratégicos e Metas, procure por informações no NCD Drive.

• Login e e-mail NCD Os membros do NCD possuem um login para utilizar algumas ferramentas de trabalho, como o e-mail, Drive, NCDWiki e computadores do laboratório. Procure o diretor de TI, para criar seu login.

Assim que entrar no NCD, você receberá um e-mail @ncd.ufes.br. Você deverá utilizá-lo para e-mails de trabalho, contatos do Núcleo e acesso ao Drive. O uso do e-email NCD é obrigatório e você pode importar essa conta para seu e-mail pessoal se assim preferir. Existe um tutorial disponível sobre esse procedimento.

O e-mail utilizado é Zimbra, está hospedado em um servidor próprio do NCD e localiza-se no NTI (Núcleo de Tecnologia da Informação) da UFES. Para acessar o e-mail utilize o endereço http://mail.ncd.ufes.br.

• Google Drive Para centralizar arquivos e informações com acesso rápido, o NCD criou uma conta no Google Drive. Lá você tem acesso à arquivos de todas as equipes com a sua conta @ncd. É muito importante manter a pasta de Comunicação atualizada. Para adicionar novos arquivos e modificar arquivos existentes, basta logar com seu e-mail pessoal no endereço drive.google.com, caso não tenha acesso ou permissão para fazer alterações, solicite ao Diretor de TI.

10 • KeyPass Temos muitas senhas no NCD, principalmente na nossa equipe, e recorrer ao “papelzinho” e anotar não é uma boa solução, pois pode tanto acabar em mãos impróprias quanto se perder. Além disso, não podemos deixar dados e informações importantes do Núcleo em risco utilizando senhas fracas. Por isso utilizamos o KeePassX, um programa que monta uma base de dados com nossas senhas, ou seja, armazena todas em um só local. Sendo assim, para ter acesso a todos os logins e senhas da nossa equipe, você precisa baixar o programa, o arquivo de comunicação e receber a senha.

• Contato dos membros As equipes no Núcleo trabalham em parceria, por isso você tem que ter acesso aos endereços de e-mail e telefones dos colegas de outras áreas. Para facilitar esse contato, todos os e-mails e telefones estão no Drive, em uma planilha impressa na produção e em um arquivo .csv no Drive, que pode ser incorporado automaticamente ao seu e-mail e smartphone. Existe um tutorial para este procedimento. Na Produção, temos um telefone disponível para ser utilizado apenas para assuntos de trabalho. Para ligações externas à Ufes você deve apertar 0 antes de digitar o número pretendido.

• Identidade Visual Todo material produzido pela equipe de comunicação segue o Manual de Identidade Visual NCD, que você pode encontrar na nossa pasta do Drive e contém as informações necessárias para mantermos o padrão visual do Núcleo, como cores institucionais, família tipográfica, tamanhos, logos, tipos de aplicação e materiais de rotina.

• Impressão Para imprimir materiais, nós utilizamos principalmente as impressoras da Produção e Laboratório. Quando não é possível, imprimimos fora do NCD. Neste caso, é importante ter autorização do Diretor de Comunicação e sempre pegar o recibo, que deve ser entregue ao Diretor para que o dinheiro pago seja ressarcido. O mesmo é válido para qualquer serviço pago realizado para o Núcleo.