Modulo costos hoteleros 2014 by Nestor Eduardo

COSTOS HOTELEROS

GUÍA PARA EL ESTUDIANTE

Elaborado por: NÉSTOR EDUARDO AGUIRRE PEÑA 2014

TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN 1. UNIDAD No. 2: RECETA ESTANDAR: MISE EN PLACE, CARTA Y MENÚ; DETERMINACIÓN DEL P. V. P. POR MÉTODO DIRECTO 2.1.

La Receta Estándar Unidades de medida Margen de desperdicio 2.1.3. Costo en preparaciones 2.1.1. 2.1.2.

2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4.

Recetas de preparaciones base Recetas de la Mise en Place La carta y el menú Factores determinantes para fijar el P. V. P. Método Directo para determinar el P. V. P.

2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3.

Ejercicios de aplicación Ejercicio 1 Ejercicio 2 Ejercicio 3

2. UNIDAD No. 3: FLUJO DE EFECTIVO, INVENTARIOS Y ABASTECIMIENTOS.

COMPRAS,

3.1. Flujo de efectivo 3.1.1. Control de ingresos de efectivo 3.1.2. Control y manejo de caja menor 3.2. Sistema de Inventarios 3.2.1. Control de inventarios: Sistemas promedio y P.E.P.S. 3.3. Compras y abastecimiento y manejo de inventarios 3.3.1. Recepción de mercadería 3.3.2. Distribución de materias primas, insumos y suministros. 3.4. Ejercicios de aplicación 3.4.1. Ejercicio 1 3.4.2. Ejercicio 2 3.4.3. Ejercicio 3 3.4.4. Ejercicio 4 Bibliografía

CONTROL

PRESENTACIÓN La capacitación y cursos de perfeccionamiento en temas como gestión hotelera, costos hoteleros, auditoria nocturna, gestión presupuestal, contabilidad hotelera entre otros en nuestro país es todavía limitada y no está al alcance de todo el gran segmento de mercado que crece cada día por el interés de estas nuevas especialidades y por la demanda por parte de las empresas del sector. Constituyendo así un gran nicho de mercado a nivel nacional para los estudiantes de universidades, Institutos y perfeccionamiento de los trabajadores y directivos de este sector; sobre todo en los hoteles y restaurantes de mediana entidad. Dentro del ámbito de La gestión empresarial; la problemática que de manera general se ha detectado en el sector en particular se enumera lo siguiente: No conocen métodos técnicos para estructurar sus costos departamentales No fijan sus precios en base a variables técnicas, haciéndolo en muchos casos en base a la competencia. No distribuyen en forma técnica los gastos y servicios indirectos como la energía, el agua, servicios de lavandería. No determinan el punto de equilibrio para la toma de decisiones. No realizan presupuestos ni planifica sus ventas Desconocen el tratamiento de los activos de operación en una empresa hostelera (lencería, uniformes, loza, vajilla, cristalería, utensilios de bar, utensilio de cocina entre otros). Conocimientos de costos estándar, que es la base para la implementación de costos de alimentos y bebidas. Falta de capacitación en temas de gestión, costos, marketing etc. Entre otros Con este módulo como elemento fundamental en el aprendizaje de la materia, vamos a reconocer y trabajar en gran parte las inquietudes indicadas en la problemática del sector; se expone conceptos básicos de cada uno de los temas con sus respectivos casos y ejemplos. En las grandes y pequeñas empresas, el manejo efectivo de los costos de procesos y producción son la herramienta final y efectiva, para lograr los objetivos propuestos por la misma organización.

GUÍA METODOLÓGICA La estructura metodológica para la formación técnica del aprendiz mediante competencias, laborales, comprende dos caminos: 1. Las clases presénciales didácticas por el formador haciendo uso del método inductivo-activo. 2. Trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el formador, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto, se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad. Los módulos guías utilizados para el desarrollo cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta esta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son: 

A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral y a cada uno de estos unas las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el formador. Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar.

Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así: FDH: (El formador Dice y Hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del formador. FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Instructor supervisa.

UNIDAD No. 1 1. RECETA ESTANDAR: MISE EN PLACE, CARTA DETERMINACIÓN DEL P. V. P. POR MÉTODO DIRECTO.

MENÚ;

FDH (El formador dice y hace)

2.1.

La Receta Estándar

La receta estándar son formatos diseñados para determinar el costo exacto de cada artículo o producto que se elabora para consumo inmediato, como alimentos y bebidas. El costeo estándar, es utilizado en A y B para determinar el valor de costo de preparación determinando cada uno de sus elementos en forma individual y trabajándolos con base en una tabla estructurada de tal forma que nos entregue al final un valor exacto de lo que la preparación que nos cuesta elaborar. La receta costo estándar es una base para la toma de decisiones en todo establecimiento de tipo gastronómico, ya sea independiente o haga parte de un hotel. 2.1.1. Unidades de medida: Para desarrollar el costo estándar es indispensable tener en conocimiento una serie de conceptos que reconoceremos a continuación: Detalle: Corresponde al elemento o insumo constitutivo de la preparación, definido con su nombre. Unidad: Es la medida en la cual hemos de trabajar cada elemento que para este tipo de costo es en pequeñas cantidades, tales como gramos (gr.), centímetros cúbicos (c.c.), centilitros (cl), unidades (und.) entre otros. Cantidad: Corresponde a cuantas cantidades de unidad hemos de utilizar en la preparación. Valor de Compra: Este tipo de valor monetario siempre lo hemos de manejar en función de la unidad original (Kilos, Litros o unidades).

Costo unitario: Es el resultado de dividir el valor de compra, por la unidad que corresponden al mismo, ejemplo: 1 kilo de tomate vale $2.500, el kilo tiene 1.000 gramos por lo cual para desarrollar el costo del gramo que es la unidad que utilizamos en la receta estándar lo determinamos así: 2.500 pesos/1.000 gr. = $2.50 valor del gramo de tomate. Costo total: Es el valor resultante de multiplicar el costo unitario por la cantidad a utilizar. 2.1.2. Margen de desperdicio Margen de desperdicio: Corresponde al “desperdicio” es un porcentaje que se da a la suma de los costos totales de las materias primas, que nos sirve como colchón para subidas de precios, ya que al aumentar el valor de los insumos, nuestra empresa no está en capacidad de variar los precios los cuales por norma general han de mantenerse constantes por lo menos seis meses continuos de u n periodo contable. 2.1.3. Costo en preparaciones Uno de los mayores problemas que se enfrenta en los restaurantes en el control de costos es el carácter perecedero de los alimentos. La perecibilidad se produce desde el momento de la recepción y continúa durante el almacenamiento, la preparación y el servicio. Al igual que la perecibilidad “normal” (como ocurre con las comidas congeladas que permanecen fuera del congelador demasiado tiempo y con las verduras y frutas que se están dañando) existe la “perecibilidad” debida a los robos cometidos por los empleados. El control sobre las pérdidas de comestibles se logra mediante el control del “costo de los alimentos”, o la relación entre el costo de los alimentos y el costo de la venta de los mismos. Se debe establecer, por lo tanto, un sistema que permita conocer cuáles deberían ser los costos de los alimentos, y después considerar en qué medida se pueden comparar esos costos con el COSTO REAL. Este tema lo veremos más adelante en la unidad 3 del módulo de presupuestos. A continuación se grafican los modelos de receta estándar tanto para cocina como para el departamento de costos, en la primera se observa que se detalla los ingredientes, las cantidades en cada preparación, el costo de la materia prima y el costo total de la preparación adicional se describe de manera simplificada la forma de la preparación; en la segunda se observa que al igual de la receta estándar de cocina se anexa el detalle del costo de la preparación, el porcentaje de trabajo que fija la administración para cada plato y también determina el precio de venta el público entro otros valores que se desarrollaran más adelante.

FORMATO DE RECETA ESTANDAR PARA COCINA Receta Para: Peso de la porci贸n:

gramos 贸 c.c.

Cantidad producida:

# porciones Fecha:

Ingredientes

Cantidad

Costo unidad Lb./kl.

Fecha: Costo gr./c.c /und.

Total

Costo unidad Lb./kl.

Costo

Total

Costo Total: Costo por porci贸n:

Preparaci贸n: 1. ____________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________ 3. ____________________________________________________________ 4. ____________________________________________________________ 5. ___________________________________________________________

FORMATO PARA RECETA COSTO ESTANDAR DEL DEPTO. COSTOS

2.2.

Recetas de preparaciones base

Los fondos y las salsas clásicas francesas son la cimentación de la formación de un chef. En cuanto a los fondos se puede decir que su importancia radica en que son composiciones que, además de usarse como medio de cocción, la elaboración de una vasta gama de platillos. En la actualidad, debido a la tecnología y sobre todo a las nuevas escuelas de cocina, la clasificación de los fondos llega a tener algunas variaciones, aun así, casi ninguna se aparta de las bases que establecieron los franceses, no importando el tipo de cocina que se realice, pues son a tal punto básicos que casi no existe cocina que se libre de su uso, ya que tan solo las posibilidades en su utilización se multiplican en cada nuevo ingrediente. 2.2.1. Recetas de la Mise en Place Los fondos son muy importantes, en tanto, que de ellos puede depender el éxito o fracaso de la receta estándar del menú o carta a la que se integra, la base de su conocimiento permite su adecuación a cualquier platillo, tanto para los clásicos como para las nuevas y futuras creaciones. En particular podemos decir que un fondo es importante porque: 1. Son la base para muchas sopas y salsas. 2. Definen la calidad de las preparaciones. 3. Aprovechan las mermas y permite un mayor rendimiento de productos. 4. Dan características propias a las preparaciones. 5. Su sabor es insustituible por polvos, aunque hoy en día, por razones de higiene y rapidez, se utilice. Por lo anterior y para un buen desarrollo de un buen establecimiento gastronómico se debe realizar recetas estándar de los diferentes fondos y salsa tanto salsas madre como derivadas como también emulsionadas, compuestas, etc. 2.2.2. La carta y el menú Cada restaurante determina, en parte, como debe ser en menú. Esto se aplica a los restaurantes de comidas nacionales y regionales, en donde los clientes esperan encontrar en la carta determinados platos que le son conocidos. Sin embargo, aun en los casos en que el tipo de restaurante exige un menú especializado, debe tener la flexibilidad de incluir en él otra clase de platos como carnes a la parrilla. En términos generales, el menú debe ser equilibrado, nutritivo y variado. Algunos aspectos importantes de la composición del menú son la textura, el sabor y el color de la comida; los alimentos complementarios como papas, arroz, legumbres, ensaladas (guarniciones); los aderezos, el aroma, el sabor y la presentación de los platos deben estar acorde y deberán estar plasmados en la receta estándar además, las salsas y fondos deberán ser tomados por las cantidades señaladas en las recetas estándar de la mise en place para no repetir ingredientes o hacer la receta muy extensa y complicada. El siguiente es un ejemplo donde se incorporan en la receta los fondos y las salsas con los valores determinados en las recetas de la mise en places:

Precio de Venta al Público (P. V. P.) En los establecimientos gastronómicos y de bebidas en general también desarrolla el método directo para determinar un precio de venta (P. V. P.) de los productos procesados o finales a través de un sistema de porcentajes así: Tomamos el costo estándar total del plato ya valorizado y dependiendo de los parámetros que desarrolle cada establecimiento de comercio en alimentos y bebidas, en forma independiente, procedemos administrativamente a dar a este valor un porcentaje representativo dentro del valor de venta.

2.2.3. Factores determinantes para fijar el P. V. P. Recordemos que debemos tener en cuenta que el precio de venta (P. V. P.) hay que ajustarlo a los requerimientos del mercado, a la competencia, a la ubicación de nuestro establecimiento, tipo o categoría del establecimiento y algo muy importante siempre ha de ser un valor cerrado. Dichos parámetros se determinaran en base a cuatro factores que son: 1. 2. 3. 4.

Categoría del establecimiento gastronómico Tipo de clientela Ubicación geográfica Competencia

Estos parámetros son fundamentales para determinar los precios de venta de los productos y nos ayudará a determinar el porcentaje de la materia prima que dedicaremos en cada plato del menú. 2.2.4. Método Directo para determinar el P. V. P. Una vez esté definido el porcentaje, procedemos a efectuar una regla de tres, la cual nos dará como resultado el valor potencial y se fijará el precio de venta del mismo en cifras cerradas. Con lo anterior procederemos a formularlo así: C. M. P. = Costo Materia Prima N= Porcentaje que se determina de acuerdo a los cuatro factores antes mencionados y cifra que elegiremos para determinar nuestro precio potencial. P. P. = Precio Potencial P. V. P. = Precio de venta al público Formulación: C.M.P. X 100 ------------------ = P. P. N En el ejemplo siguiente el costo de materia prima de un plato que nos cuesta producir es de 5.500 lo manejaremos como el 27% del valor total del plato así: Costo Materia Prima Precio Potencial = -------------------------------------------------------------------Porcentaje de Costo sobre el precio potencial (N) Entonces formulamos: C.M.P. x 100 -----------------N Reemplazamos valores:

5.500,00 X 100 --------------------------

P. P.

550.000 = ---------------- P. P. = $ 20.370,37

27 27 Por lo tanto redondeamos las cifras para determinar el precio de venta el público: P. V. P. = 20.500,00 valor que colocaremos en la carta o menú.

UNIDAD No. 2

2. FLUJO DE EFECTIVO, COMPRAS, CONTROL DE INVENTARIOS Y ABASTECIMIENTOS.

FDH (El formador dice y hace) 2.4

Flujo de efectivo

En los establecimientos de comercio dentro de los cuales se encuentra el turismo con sus dos hijos la hotelería y la gastronomía, se presentan movimientos de efectivo tanto de egresos como de ingresos. No todos los egresos monetarios de nuestro hotel, restaurante o bar se han de efectuar a través de cheque o de giro bancario u otra transacción comercial. Hay egresos que por su poco valor no merecen el pago con cheques, por lo cual dentro de la administración se ha creado la llamada CAJA MENOR, la cual efectivamente va a suplir esa necesidad de compras rápidas y de poco valor. Para la contabilidad de costos es fundamental el crear controles tanto en la salida de efectivo ya que su mal manejo redundará en el aumento gradual de los mismos dentro de la empresa y, por ende, en la disminución de utilidades que finalmente va en contra de lo que siempre se ha de buscar en un negocio: “Ganancias”. Además de lo anterior y para dar complimiento al flujo de efectivo, veremos la parte que corresponde a los ingresos los cuales llegan a nuestros establecimientos hoteleros o de A y B por la venta y que se ven reflejados y registrados en la CAJA REGISTRADORA. Sea su manejo manual o a través de un programa sistematizado el resultado que para nuestro trabajo es finalmente lo mismo. 2.4.1 Control de ingresos de efectivo Ingresos por Caja registradora: Todos los ingresos que nuestro establecimiento recibe por concepto de venta de servicios o bienes, han de ingresar a la contabilidad del mismo a través de una Caja registradora. Arqueo caja registradora: Cuando utilizamos la llave o clave, la máquina registradora o el programa nos darán por escrito una información sobre la venta que se ha efectuado hasta ese momento y los valores que se han recibido por cada concepto, así como las diferentes formas de pago. Esta información es la que hemos de constatar contra los valores que hemos retirado de la caja, verificamos que la suma que esté representada en la tira como venta más la base de caja (Valor que se mantiene fijo y se usa para dar cambio), sea la misma que tenemos en el conteo de efectivo además de las otras formas de pago. 2.4.2 Control y manejo de caja menor

Caja menor. No todas las salidas de dinero de nuestra empresa, se hacen a través de las formas comunes como giros bancarios o cheques. Hay algunas compras que se presentan en forma repentina, cuyos valores son muy pequeños para que se giren cheques sobre los mismos, estas compras de poco valor se manejan a través de la CAJA MENOR. La Caja menor corresponde a un valor determinado el cual llamamos FONDO DE CAJA MENOR, que dependiendo del tipo de empresa será su monto además, tenemos un valor máximo de compras por caja menor que llamaremos el MONTO MÁXIMO DE COMPRA, y cuando llegamos a un tope determinado por la empresa como valor factible para devolución del fondo del dinero de la compra el cual se llamará REEMBOLSO. Toda compra ha de ir soportada por un documento específico (factura o nota de venta) el cual depende del tipo de compra y del vendedor, siendo los más comunes: -El recibo de caja -La tira de registradora -El comprobante de egreso en efectivo - La factura de compraventa y - Nota de venta. Estos documentos deberán tener la autorización de la Dirección de Impuestos Nacionales en el caso de no tenerlo no tienen validez alguna. (Ver más adelante: La Factura). Arqueo Caja Menor Para efectuar el arqueo de Caja Menor hemos de seguir una serie de pasos a saber:      

Saludar Solicitar la apertura de la caja Retirar los soportes de compra Organizar por fechas Sacar la sumatoria total de los soportes El valor de la sumatoria lo descontamos del total de la base de caja menor  Retiramos el efectivo  Hacemos el conteo de efectivo de acuerdo a un formato  Determinamos la diferencia entre la base y los soportes Lo ideal es que en cada arqueo de caja menor los valores sean iguales tanto la sumatoria de los soportes más el efectivo encontrado, lo que quiere decir que nuestra caja esta cuadrada y que el monto fijado para la caja menor se mantenga. FDEH (Formador dice, estudiante hace)

2.5

Sistema de Inventarios

Definición: Es el único elemento con el que se puede iniciar el proceso de producción y/o ventas en todo ente económico que tenga por objeto social la compra de materias primas o productos terminados para su comercialización. Dentro de los ciclos del registro de la contabilidad se determina éste específicamente dándole la importancia que merece en la gestión empresarial de todo tipo que maneje la compra de bienes de producción o inventarios. Sistema de Manejo de Inventarios: A través del juego de inventarios podemos desarrollar un control sobre la utilización, venta y manejo de los recursos utilizados por la empresa. Es primordial para efectuar el control reconocer y manejar una serie de nombres los cuales se explican a continuación: INVENTARIO INICIAL: Este corresponde a la apertura del mes del inventario físico y comparado con el teórico y plasmado en el Kárdex y del cual vamos a tomar valores y cantidades. INVENTARIO FINAL: Valor que corresponde al saldo final del periodo contable tanto físico como teórico (Kárdex) y tomamos también datos por valor y cantidad. COMPRAS: En el kárdex las compras corresponden a las entradas de mercancía durante el periodo que estemos desarrollando y tomamos sus valores y cantidades totales. SALIDAS: Para nuestro caso este ítem corresponde a las requisiciones que nos dan las cantidades y valores de los productos que entregamos a las diferentes áreas de producción del establecimiento. Para nosotros desarrollar un control a través del juego de inventarios es necesario como primera instancia definir cuál es la información que necesitamos y con respecto a esto tomamos los datos. Los organizamos y efectuamos las operaciones necesarias para que el sistema nos entregue el resultado final. Para buscar las cantidades y los valores correspondientes a los costos por salidas nos remitimos a desarrollar un juego de inventarios de acuerdo a los datos extraídos del kárdex y según el periodo de tiempo del cual necesitemos la información. Seguiremos los pasos detallados a continuación: 1. Tomamos los datos correspondientes a inventario inicial en lo que respecta a valores y cantidades tanto físicos como teóricos.

2. Al valor ya definido le sumamos todo lo que corresponde a las compras de la mercancía en cuestión o requisiciones. 1. Al resultado que obtenemos le restamos el saldo del inventario a la fecha de corte. El resultado obtenido nos presentará un informe rápido de los valores y cantidades consumidos de un tipo de producto X dentro de un periodo de tiempo definido. 2.5.1 Control de inventarios: Sistemas Promedio y P.E.P.S. En la hotelería y la gastronomía, es sumamente importante el tener un total y efectivo control de alimentos, bebidas, suministros, y todos los insumos necesarios para el buen funcionamiento del establecimiento. Control que logramos inicialmente en el área de almacenamiento a través de los sistemas de inventario, que para nuestro caso en particular vamos a trabajar con los sistemas Promedio y P.E.P.S. SISTEMA PROMEDIO En este sistema de inventario tenemos muy en cuenta los precios de compra de los productos sin importar inicialmente las fechas de adquisición y de envío al área de transformación o producción. En este sistema de control de inventarios los saldos anteriores los sumamos a las entradas, para determinar el último saldo y para las salidas se divide la cantidad en valores del saldo por la cantidad de unidades, esto nos da el valor de salida del artículo del almacén. En la hotelería y la restaurantería es supremamente importante el buen manejo de cualquier tipo de sistema de inventarios, reiteramos, no ha de ser siempre en forma manual, pero su aprendizaje lo realizaremos desde un punto de vista manual para comprender mejor los sistematizados. En el ejercicio que manejaremos a continuación se iniciará el kárdex con la primera compra y se efectuaran las salidas de almacén a través de las requisiciones. Es de aclarar que los movimientos de entradas, salidas y saldos se efectuarán en sistema PROMEDIO. FDEH (Formador dice, estudiante hace) PRODUCTO. ARROZ marca DIANA PRESENTACION DEL PRODUCTO: KILOS

Marzo 1.

Se compra con factura N° 12345 50 kilos a $2.400,00 c/kl.

Marzo 2.

Según requisición N° 1010 cocina solicita 9 kilos

Marzo 3

Según requisición N° 1012 cocina solicita 17 kilos

Marzo 4

Se compra con factura N° 23456 25 kilos a $2.540,00 c/kl.

Marzo 6

Según requisición N° 1014 cocina solicita 18 kilos

Marzo 8

Según requisición N° 1016 cocina solicita 20 kilos

Marzo 9

Se compra con factura N° 34567 50 kilos a $2.220,00 c/kl.

Marzo 9

Según requisición N° 1018 cocina solicita 23 kilos

Marzo 10

Según requisición N° 1020 cocina solicita 22 kilos

Para este ejercicio se efectuaran los movimientos necesarios tanto en entradas como en salidas. Cuando es una compra los datos se manejan en la columna de entradas Cuando es una requisición los datos se manejan en la columna de salidas El saldo es la diferencia entre entradas y salidas

SISTEMA P.E.P.S. En este sistema de inventario tenemos muy en cuenta los precios de compra de los productos y las cantidades, donde importa preferencialmente las fechas de adquisición y de envío al área de transformación o producción. En este sistema de control de inventarios los saldos anteriores los mantenemos independientemente del anterior o de las entradas para determinar el saldo de salida de los artículos del almacén; es decir, le informa al almacenista que productos ingresaron primero y cuales después, con el propósito de rotar la mercadería y así no perder productos por olvido o vencimiento de fecha de consumo. En el ejercicio que manejaremos a continuación se iniciará el kárdex con la primera compra y se efectuaran las salidas de almacén a través de las requisiciones aplicando el sistema P.E.P.S (primero entra, primero sale).

2.6

Compras y abastecimiento y manejo de inventarios

En el flujo de inventarios se presentan los dos procesos que determinan todo el ciclo en un período.

PROCESO DE ENTRADAS POR COMPRAS

Inventario Inicial

Necesidad de adquisiciones

Despacho o compra directa a proveedores

Entrada a almacén

Requisiciones o pedidos

Orden de compra

Ingreso al sistema del recibo

Planeación de compras

Inventario disponible Teórico – Real

El control del costo desde el inicio de la operación se debe programar permanentemente en todos los puntos, ambientes, departamentos o secciones que tengan relación con el objetivo e interés de rentabilidad, como parte de la estructura empresarial. Así que la política debe ser: “Porción y calidad razonable = rentabilidad esperada” A partir de la existencia al inicio del período o proceso de producción y venta, el flujo de compras es de primordial importancia en la razonabilidad de los costos. Existen formas para comprar: a) Las presupuestadas para determinado período o evento y, b) Las inmediatas o directas. La importancia del estudio de los costos radica en los parámetros que inciden en el manejo de los inventarios que se observan en la clasificación de la cuenta 1.4, mismos que por su duración se dividen en tres grandes grupos: 140501 140505 1455

Perecederos No perecederos Suministros, repuestos y accesorios

MODELO DETALLADO DEL PLAN UNICO CONTABLE (PUC) DE INVENTARIOS Para la implementación de un software de costos, el PUC se clasifica dentro de la base de datos de acuerdo con los ítems que se manejen en el proceso de producción, y se definen como: El código contable 140501, perecederos, son todos los productos de corta duración que requieren de refrigeración para su conservación a espera del consumo; se subdividen en grupos de acuerdo con su naturaleza y se codifica cada producto, que se lista por orden alfanumérico, según el modelo que se detalla a continuación: Código

Nombre

14 1405 140501 14050101 1405010101 140501010101 14050101010101 14050101010102 1405010101010n 1405010102 140501010201 14050101020101 140501010201010n 1405010104 140501010401 1405010104010n 1405010106 140501010601 140501010602 1405010107 140501010701 1405010107010n 14050103 1405010301 1405010308 140501030n 14050105 1405010501 1405010503 140501050n 14050106 1405010601 1405010602 140501060n

INVENTARIOS Materia prima Perecederos Carnes, aves y pescados Carnes rojas Chatas en canal Chatas en porción para churrasco Chatas en porción para corte mariposa Chatas (listar) Aves Pollo entero Pollo porción Listar Pescados Pargo rojo entero Listar Mariscos Langosta Listar Charcutería Jamón de cerdo Listar Lácteos y derivados Leche por 750 cc Queso camembert por gramos Listar Frutas y verduras Acelga por atados Apio por atados Listar Huevos, pan, hielo Huevos por unidades Huevos de codorniz por unidades Listar

1405010613 14050106nn

Pan francés – gramos Listar

En productos perecederos del grupo 140505, se clasifican los productos que no requieren de refrigeración para su conservación, se almacenan a temperatura ambiente como son granos, rancho, licores, cigarrillos, etc. Según el PUC específico hotelero lo divide en grupos para codificar los artículos así: 140505 14050501 1405050102 1405050108 140505010n 14050504 1405050401 1405050442 1405050462 14050504nn 14050508 1405050801 1405050826 14050508nn 1410

No perecederos Granos, enlatados, conservas, confitería Arroz blanco – libras Mayonesa – galón Listar Bebidas, licores y cigarrillos Aguardiente antioqueño – botellas Whisky sello negro – litro Cigarrillos Marlboro – cajetilla Listar Materiales para aseo y empaque Ajax – 1.000 gramos Bolsas para basura 75 x 50 cm. Listar Productos en proceso

De acuerdo con el sistema de costeo establecido este grupo de inventario se utiliza para el puente en el costeo por procesos el cual veremos más adelante. Productos codificados con 1430….. es para productos terminados y listos para la venta, codificados en la receta estándar y al costo liquidado en ésta. Además de los dígitos de clasificación se incluyen los correspondientes a la ubicación en los diferentes ambientes que unificados presentan al final del período el valor del inventario final. 1430 143001 14300101 1430010101 1430010n

Productos terminados Carnes, aves y pescados Entrecote Incap Comedor principal Listar

Igualmente las bebidas terminadas para venta (cocteles, jugos, etc.) se soportan en la receta estándar con su correspondiente código y costo actual. 2.6.1 Recepción de mercadería

COMPRAS El proceso de la compra es sumamente importante en el manejo y control de costos, ya que de la misma se desprende que los valores de materia prima suban o bajen de acuerdo a la categoría de la misma compra. La compra está íntimamente ligada con el control de proveedores que en toda empresa sea industrial o de servicios ha de tener en cuenta una serie de parámetros que detallaremos a continuación: -Debe existir un registro de proveedores, ya sea archivado o computarizado el cual nos ha de entregar una serie de datos sobre los cuales vamos a tomar decisiones, datos que corresponden a:    

Precios por producto Condiciones de pago Término de entrega Especificación del producto

A continuación explicaremos a que corresponde cada una de las condiciones sobre las cuales tomaremos la decisión de contactar uno y no otro proveedor en un determinado momento. Para nuestro análisis y estudio de costos dependiendo de la compra cada uno de los ítems posteriores tiene la misma importancia, ya que la falta o falla de alguno de ellos puede ocasionar un trastorno de índole contable en nuestro establecimiento. 

Precios por producto: Corresponde a los productos que el proveedor nos ofrece y los que nuestra empresa necesita para su funcionamiento normal, pueden ser alimentos (perecederos y no perecederos), Bebidas (Alcohólicas y no alcohólicas), amenidades (para habitaciones), elementos de aseo, así como servicios de lavandería, transporte, etc.



Condiciones de pago: Corresponde al acuerdo sobre pago que nos ofrezca el proveedor, el cual difiere según el producto (productos de difícil consecución, importados, exclusivos, es poco posible el que nos den plazos largos), para otros productos normalmente se maneja por días con respecto a la fecha de facturación los cuales varían entre 15,30, 60 y a veces si negociamos con empresas del estado hasta 90 días.



Término de entrega: Corresponde a la distancia en días que demora nuestro proveedor en tener el producto en nuestra empresa, contado desde el momento en que elaboramos el pedido, esta demora corresponde a los pre alistamientos que nuestros proveedores han de hacer y a la logística que han de utilizar para que los productos pedidos lleguen a nuestras bodegas.



Especificación del producto: Corresponde a la presentación del mismo sea en (Cajas, envases de cristal, latas, bolsas, etc.), así como a la medida en la

cual nos ha de llegar (Kilos, Libras, gramos, litros, arrobas, etc.), como también a sus características de calidad. Algo muy importante en los acuerdos que nosotros manejemos con los proveedores es siempre conseguir precios competitivos con respecto al mercado común para cada producto o servicio, así ha de quedar estipulado en la cotización que el primero nos hace llegar y que corresponde a la evidencia de lo que hemos acordado finalmente con él. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Según el proceso de entrada que realicemos por compras y tener en la base de datos el PUC detallado de cada uno de los artículos, se levanta el procedimiento de compra hasta obtener el inventario disponible. Inventario inicial Es la existencia final – teórica del periodo anterior para continuar la operación y evaluado de los costos liquidados en el sistema en todos los grupos de inventario. Necesidad de adquisiciones El gerente de A y B, el jefe de compras, el almacenista y/o comité de compras estudian la necesidad de adquisiciones de acuerdo con: -

La existencia disponible, El plan de producción, El programa de venta y, Los eventos a realizar.

De acuerdo al sistema de compras por periodos (diario, semanal o mensual) los funcionarios encargados de compras prepararan los requerimientos de adquisición. Requisiciones o pedidos de áreas de producción Son los pedidos que elaboran las secciones o áreas de producción que requieren de las materias primas, productos terminados y suministros enviados al almacén general o bodega. Estos pedidos forman parte del estudio de necesidades para mantener la disponibilidad de estos materiales. EL centralizar las compras hacia un solo lugar o bodega, permite ventajas de controles en la distribución hacia los diferentes ambientes o áreas de producción tanto para departamentos operados como los no operados, con una sola base de origen o de salida.

LA FACTURA.- La factura de compra es un documento cambiario con la cual nosotros referenciamos que los pedidos sean los que se efectuaron, cumplan con las características que solicitamos y con los precios acordados; estas facturas de los proveedores deben cumplir con las características especificadas por la DIAN y autorizadas por la misma. La factura tiene como fin la recepción de la mercancía. Ejemplo: Para la elaboración de un pedido seguimos la secuencia que a continuación detallamos. Solicitud de compra Lista de mercado

Revisión registro de proveedores

Elaboración del pedido Orden de compra

Recibo del pedido

Almacenaje 2.6.2 Distribución de materias primas, insumos y suministros. Cuando nosotros almacenamos los productos en bodega: 1- Cargamos las cantidades, y valores en el kárdex, como control de existencias de inventarios. 2- para salir del almacén necesitamos que de las áreas de producción nos hagan llegar la REQUISICION, para descargar la mercancía de los kárdex y proceder a su distribución interna.

Modelo de requisición

Con la información necesaria el formato se puede ajustar a las necesidades del establecimiento y con las copias necesarias para el flujo. Se elabora en original y copias para: original, sistemas, contabilidad y costos, copia, consecutivo. PROCESO DE SALIDA POR REQUISICION O ENTREGA

Necesidades De Alistamientos

Informe platos terminados Sistema liquida costo en RS y carga a productos terminados

Requisición Chef

Procesos de producción Cocina

Análisis, aprobación de requisición

Aprobación envío a

Sistema descarga remisión y carga a producción o cocina

bodega

Remisión o despacho Servicio a

sistema presenta

comanda ambientes

plato disponible

del Maitre de venta

Fin del Proceso: Saldo inv. Y estado Resultados

Sistema presenta inventario Final, verificar existencias

Servicio, descarga de inventario

tiquete, caja, factura cliente

El jefe de almacén o bodega recibe la requisición aprobada, alista y entrega los materiales relacionados en la remisión y hace firmar a quien recibe. La requisición es el soporte para alimentar la entrada a producción, cocina y/o costos en la receta estándar, así como a los demás departamentos o secciones de servicio, generando el cargo al sistema a la cuenta 1410 y abonando a la 1405 por cada ítem. INGRESO AL SISTEMA Con el ingreso o entrada al sistema de inventarios, termina el primer paso del proceso para obtener el inventario físico – teórico. Según el flujo de inventarios el segundo paso corresponde a la entrega, salida o requisición de todos los insumos, materias primas y suministros para las áreas de producción y/o venta. Siguiendo la secuencia, el sistema software le suministra la información cuando el usuario la requiere con la mayor agilidad, con menos pasos y formatos, sin olvidad los controles internos que son la base de la confiabilidad de la gerencia para el mejor resultado de la gestión operacional. Modelo de solicitud de compras.

Modelo de formato de Lista de Mercado

Modelo de formato de Orden de Compra:

BIBLIOGRAFÍA. RODRÍGUEZ Vera, Ricardo. Costos aplicados a Hoteles y restaurantes. ECOE Ediciones REYES Pérez, Ernesto. Contabilidad de Costos. Editorial Limusa GARCÍA Cosió, Juan. Contabilidad de Costos. Mcgraw Hill BUITRAGO, Arango Jorge Enrique. Presupuestos, Proyección y desarrollo de recursos financieros. Uniboyacá, CIPADE CUEVAS, Carlos Fernando. Contabilidad de Costos. Prentice Hall CORNELL UNIVERSITY – control moderno de A y B y técnicas A y B MICHAEL M. COLTMAN – Pequeñas empresas – grandes negocios – EDITORIAL NORMA