Estimativa de Duração da atividade em Projetos

Matriz de atividade individual* Módulo: 4 Atividade: Individual Título: Estimativa de Duração da atividade em Projetos Aluno: EUCLIDES DOTTA NETO Disciplina: Técnicas de Ger. De Tempo Turma: MBA_TCGTEMEAD-24 Introdução De acordo com o PMbok, quinta edição (2014): O tempo do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto. A visão geral do gerenciamento de tempo envolve planejar o gerenciamento de cronograma; Definir as atividades; Sequenciar as atividades; Estimar os recursos das atividades; Estimar as durações das atividades; Desenvolver o cronograma e Controlar o cronograma que são vistos como um único processo que pode ser realizado por uma pessoa em um período curto.

Os processos de gerenciamento do tempo e suas ferramentas e técnicas associadas são documentadas no plano de gerenciamento do cronograma. O plano de gerenciamento do cronograma identifica um método e uma ferramenta do cronograma, assim estabelece o formato e critérios para o desenvolvimento e controle. A metodologia define a estrutura e os algoritmos usados na ferramenta de cronograma para criar o modelo de cronograma.

A estimativa da duração da atividade é um processo que coleta informações sobre o escopo e os recursos no projeto e então desenvolve a duração que será considerada no cronograma. Para a estimativa de duração os valores são tipicamente fornecidos por pessoas ou grupos do projeto que estão mais familiarizados com a atividade específica. A estimativa é frequentemente elaborada progressivamente, e o processo considera a qualidade e a disponibilidade dos dados fornecidos, podendo então crer que a estimativa é progressivamente apurada na sua qualidade de conhecimento. (TORRES, LUTIERI, 2016) Estimar a quantidade ou número de períodos de trabalho exigidos para programar uma atividade, requererá considerações relativas ao tempo de espera.

A duração total do projeto pode também ser estimada, utilizando as ferramentas

e

técnicas

apresentadas

aqui,

mas

isso

é

mais

apropriadamente calculado como uma saída do desenvolvimento do cronograma. (UFPE, 2016).

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Justificativa Quando o assunto é estimar a duração de um projeto, é iniciado o desafio para o gerente de projeto e equipe. A primeira etapa é complexa e as falhas podem ocorrer mais frequentemente e custar o sucesso do projeto. Visando a redução de falhas, há diversas técnicas.

Utilizada para elaborar estimativas mais assertivas e gerenciar melhor os projetos, a técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique), consiste em descobrir a duração de uma atividade baseando-se em três estimativas possíveis para a atividade: estimativa Otimista (O), Pessimista (P) e Mais Provável (MP).

A combinação dessas três possibilidades é o grande diferencial da técnica PERT, pois ela pondera as incertezas e riscos envolvidos na atividade.

Agora vamos à fórmula do cálculo PERT: PERT =

(Pessimista + 4 x Mais provável + Otimista)/6

Esta fórmula aplica um peso maior para a estimativa Mais Provável, mas não deixa de considerar as estimativas Pessimista e Otimista.

Quanto maior for o desvio padrão, mais incerta é a sua estimativa para a atividade, pois a variação entre os cenários otimista e pessimista é muito significativa.

Variância: ((Pessimista – Otimista)) ²/6 Após você encontrar a estimativa PERT das atividades, e estabelecer a sequência e dependência entre elas, você conseguirá chegar à duração do Projeto.

Você pode decidir utilizar a técnica PERT para todas as atividades do seu projeto, ou somente naquelas de maior risco, quando você não tem muita certeza da estimativa e a variação entre o pior e o melhor cenário é significativo. TECLÓGICA, (2012).

WEBER, P.A, (2013), em primeiro lugar, você precisa obter com seus especialistas as estimativas Otimista, Pessimista, Mais Provável e Esperado para atividade. Considere que: Tempo otimista (O): o mínimo tempo possível requerido para realizar uma tarefa, supondo que tufo procede melhor do que normalmente é esperado.

Tempo Pessimista (P): o máximo de tempo possível requerido para realizar uma tarefa, supondo que tudo vai mal ( excluindo grandes catástrofes).

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Tempo mais provável (M): a melhor estimativa do tempo requerido para realizar uma tarefa, supondo que tudo procede normalmente.

Tempo esperado (TE): a melhor estimativa do tempo requerido para realizar uma tarefa, de acordo com o fato de que as coisas nem sempre procedem como normal (o que implica que o tempo esperado é o tempo médio que a tarefa exigiria se a tarefa fosse repetida em várias ocasiões durante um período de tempo prolongado).

De acordo com WEBER, P.A, (2013), as estimativas de tempo e custos são como um conjunto, isso quer dizer que um tem efeito direto ao outro. Ao determinar o custo de um projeto, ou uma área específica de um projeto, estimativas de tempo são normalmente incluídas, porque o tempo é

literalmente

dinheiro.

Os

projetos

não

é

simplesmente

o

custo

determinado com base no material, mas também depende do tempo estimado para a conclusão do projeto. Se caso uma estimativa de custo do projeto é imprecisa, a empresa, os clientes, ou ambos terão dificuldades. A mesma lógica é aplicada às estimativas de tempo do projeto, já que ajustes consideráveis de estimativas no projeto podem fazer com que o projeto acabe, ou tornar o cliente insatisfeito. Se a organização concordou com a concepção original de estimativa de custos e tempo, e a estimativa foi calculada abaixo do real, então se pode estar a lucro zero. Muitos contratos têm multas para projetos que são concluídos tardiamente.

Trabalhando dessa forma, consegue-se calcular com maior precisão o tempo e custos do projeto, ambos são importantíssimos, pois melhora as chances de obtenção de resultados e lucros, e sem uma análise de tempo e custos, não há como os interessados pelo projeto aprovar. As falhas em projetos são frequentes, portanto, tendo uma redução de tempo, consegue diminuir os custos e se por algum imprevisto aparecer alguma falha, muitas vezes dá tempo de reparar a falha e dar prosseguimento ao projeto sem interferir no tempo determinado. E pelo cálculo PERT você tem uma estimativa de tempo precisa.

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Desenvolvimento As estimativas de duração das atividades devem ser avaliações quantitativas do número mais provável de períodos de trabalho (duração) que serão necessários para completar uma atividade.

Vamos supor que você levaria 10 horas para se terminar uma etapa de

um

projeto,

essa

seria

a

estimativa

provável.

Se

ninguém

o

atrapalhasse, acham que o tempo pode ser reduzido a 7 horas para se terminar, sendo essa uma estimativa otimista. Se alguém o atrapalhar, suponhamos que levaria 12 horas para terminar, sendo essa a estimativa pessimista.

Tendo os números na fórmula, a estimativa tem 99% de chance precisa.

TE = (O + 4M + P)/6 TE = (7 + (4X10) + 12) / 6 TE = (7 + 40 + 12) / 6 TE = (59) / 6 = 9,83 horas – Tempo Estimado Esse cálculo é uma forma de ajudar a estimar precisamente o tempo que levará para concluir o projeto, mas para elaborar os projetos, é imprescindível estimar os prazos das atividades, porém devemos fazer previsões com altas probabilidades de ocorrer, tendo em vista maiores chances de acertos.

Quanto maior for o tempo gasto com planejamento em todas as etapas do projeto, maiores as chances de ter sucesso no projeto. Portanto, elaborar o cronograma é uma atividade onde demanda tempo. Deve ser elaborado com cuidado e previsões mais fundamentadas, fazendo uma análise adequada, verificando a viabilidade real da execução; examinar bem o escopo antes de estimar os prazos; não fazer planejamentos inviáveis que não podem ser realizados; não aceitar o impulso de estimar os prazos com base em prazo desejado; verificar histórico de projetos anteriores e fazer uma estimativa em cima do projeto anterior; os recursos devem possuir disponibilidade real; ao elaborar o cronograma deve envolver toda a equipe e apresentar a todos os envolvidos; tentar envolver os clientes tanto no planejamento como na execução; obter informações inerentes

as

condições

para

execução

do

projeto,

como

exemplo:

calendário festivo; analisar e considerar no planejamento os riscos; ao identificar atrasos, incentivar a equipe para recuperar o cronograma.

As soluções e formas estratégicas para redução do prazo do projeto, para atender ao requerido pelo sponsor ou pelo cliente, por exemplo, poderão

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vir a ser trabalhadas posteriormente, se necessário, após serem concluídas as estimativas dos tempos de durações das atividades do projeto.

As durações planejadas, normalmente, apresentam distorções com relação às durações reais. Alguns fatores contribuem para isto, tais como: Trabalhos executados com informação errada, que precisam ser refeitos, implicando em tempo adicional; considerar um tempo determinado para recursos e na prática o tempo ser inferior ao esperado; estimar um tipo de recurso e na hora trocar; contingências não previstas (greves, fenômenos meteorológicos, etc) DA SILVA, L.M., (2016).

Conclusão A gestão do tempo em projetos tem uma importância incontestável, pois exige índices altos de acertos e mantém as estimativas referentes às atividades dentro das margens de erro cada vez menor.

Os atrasos ocorrem frequentemente na conclusão dos projetos, normalmente provocam danos, comprometem o custo, retardam a entrega e a disponibilidade de iniciar a utilização dos mesmos ao entrar em operação. Podemos afirmar que o custo de um equipamento parado, sem produzir, é muito maior que o custo do gerenciamento do projeto para viabilizar a operação.

A duração “desejada” do projeto não deve determinar as previsões de duração individuais das atividades. A Antecipação serve para fazer parte de atividades em paralelo, contudo há uma possibilidade de redução do cronograma. O Atraso serve para inserir um tempo de espera entre uma atividade e outra, ou seja, a sucessora deverá esperar X dias para iniciar após o término da predecessora.

O problema com o prazo de execução é que esta relacionado a uma probabilidade feita, podendo ser prazo previsto, prazo estimado, prazo planejado,

etc.

Para

elaborar

os

planejamentos,

será

sempre

imprescindível estimar os prazos das atividades. Portanto, devemos procurar fazer previsões com altas probabilidades de ocorrer, visando obter os maiores índices de acertos possíveis. Uma situação é estimar 5 dias para execução de uma atividade e esta vir a ser realizada em um, dois ou três dias a mais; bem diferente seria levar, por exemplo, 15 a 20 dias ou mais para executá-la.

Portanto Quando o assunto é estimar a duração de um projeto, é iniciado o desafio, onde a primeira etapa é complexa e as falhas podem

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ocorrer mais frequentemente e custar o sucesso do projeto. Elaborar o cronograma é uma atividade onde demanda tempo, Deve ser elaborado com cuidado e previsões mais fundamentadas, fazendo uma análise adequada. Obtendo uma redução de tempo, consegue diminuir custos e alguma falha imprevista se caso vier a aparecer futuramente.

Para qualquer tipo de trabalho, consegue elaborar uma estimativa de tempo mais precisa com o cálculo (PERT), estimativas baseadas nesta equação podem fornecer mais precisão ao seu projeto e os quatro pontos (tempo

otimista,

tempo

pessimista,

tempo

mais

provável

e

tempo

esperado), esclarecem a faixa de variabilidade da estimativa.

O recomendável seria que as estimativas incluíssem reservas para contingências, conhecidas como reservas de tempo. Geralmente, aparecem no cronograma para mostrar e considerar as incertezas do planejamento.

Enfim, tomando os cuidados devidos perante o tempo e custo, visando à redução da estimativa do tempo, você pode não conseguir um projeto 100% seguro, sem erros ou falhas, mas você consegue minimizar as falhas, conseguindo chegar perto do 100%.

Referências bibliográficas DA SILVA, L.M., 2016. A importância do gerenciamento do tempo nos projetos.

Disponível

em

<

http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/409>. Acesso em 10 de Agosto de 2016.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2014. Um Guia do Conjunto de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Guia PMBok. 5 Ed. (EUA), 2014. 05p.

TECLÓGICA, 2012. Utilizando a Técnica PERT em Projetos. Disponível em < www.teclogica.com.br/utilizando-a-tecnica-de-pert-em-projetos/>. Acesso em 09 de Agosto de 2016.

TORRES, LUTIERI, 2016. Estimativa da Duração das Atividades na Engenharia

de

Software.

Disponível

em

<

http://www.devmedia.com.br/estimativa-de-duracao-das-atividades-na engenharia-de-software/28606 >. Acesso em 08 de Agosto de 2016.

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UFPE, 2016. Estimativa da Duração das Atividades. Disponível em < http://www.cin.ufpe.br/~if717/Pmbok2000/pmbok_v2p/wsp_6.3.html

>.

Acesso

em 08 de Agosto de 2016.

WEBER, PAUL A., 2013. How to Achieve Accurate Project Time and Cost Estimates. Disponível em < http://www.pmhut.com/how-to-achieve-accurateproject-time-and-cost-estimates>. Acesso em 11 de Agosto de 2016.

*Esta matriz serve para a apresentação de trabalhos a serem desenvolvidos segundo ambas as linhas de raciocínio: lógico-argumentativa ou lógico-matemática.

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