GTD "Getting Things Done" ed Evernote by Nicola Focci

GTD Getting Things Done ed Evernote Nicola Focci

Indice 1 Il metodo GTD

2 Raccogliere

2.1 2.2

Cosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dove . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 Esaminare 3.1 3.2

Che cos’è? . . . . . . Devo farci qualcosa? 3.2.1 NO . . . . . . 3.2.2 SI . . . . . . .

6 . . . .

. . . .

4 Organizzare 4.1

4.2

5 5

Organizzare i “NO” . . . . . . . . 4.1.1 Cestino . . . . . . . . . . . 4.1.2 Incubazione . . . . . . . . 4.1.3 Archivio . . . . . . . . . . Organizzare i “SI” . . . . . . . . . 4.2.1 Progetti . . . . . . . . . . 4.2.2 Attività aperte . . . . . . . 4.2.2.1 Agenda . . . . . 4.2.2.2 Prossime attività

6 6 6 7

8 . . . . . . . . .

. . . . . . . . .

8 8 8 8 9 9 10 10 10

5 Diagramma di usso del processo

6 Fare e Veri care

6.1 6.2

Fare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.1 Modello per prendere decisioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verificare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 Impostare i taccuini su Evernote 7.1 7.2

7.3

7.4

12 12 12

Generalità . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Il taccuino GTD_INBOX . . . . . . . . . . . 7.2.1 Alimentare il taccuino . . . . . . . . 7.2.2 Gestire i tag in fase di esame . . . . I taccuini del “non fare” . . . . . . . . . . . 7.3.1 Taccuino GTD_INCUBAZIONE . . 7.3.2 Taccuino GTD_CESTINO . . . . . . 7.3.3 Taccuino GTD_ARCHIVIO . . . . . 7.3.4 Taccuino GTD_IN_ATTESA . . . . . I taccuini del “fare” . . . . . . . . . . . . . . 7.4.1 Progetti . . . . . . . . . . . . . . . . 7.4.1.1 Archivi di progetto . . . . 7.4.2 Attività calendarizzate . . . . . . . . 7.4.2.1 I Promemoria di Evernote

. . . . . . . . . . . . . .

14 14 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16 17 17

Nicola Focci - GTD ed Evernote

7.5

7.4.2.2 Il taccuino GTD_AGENDA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.4.3 Prossime attività . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Attività effettuate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8 Tips per Evernote 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

Aggiungere note via e-mail Ricerche . . . . . . . . . . . Tag . . . . . . . . . . . . . . Riferimenti ad altre note . . Automatismi con IFTTT . .

20 . . . . .

. . . . .

9 Riferimenti 9.1 9.2

18 18 19 20 20 21 22 22

Bibliografia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’autore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

24 24

1 Il metodo GTD Ideata da David Allen 1 , la metodologia “GTD” (“Getting Things Done”, ovvero “fare in modo che le cose vengano fatte”) rappresenta un sistema per la gestione delle proprie attività. Non c’è differenza tra “attività lavorative” o “attività personali”: il metodo si applica efficacemente ad entrambi gli ambiti. Parte dal presupposto che è bene “avere la mente sgombra” raccogliendo e gestendo in modo ordinato il “da farsi”, e facendo uso di memorie esterne siano esse fisiche (cartacee) o informatiche. (Nel Capitolo 7 vedremo come Evernote rappresenti un ottimo strumento di quest’ultimo tipo). A livello base, il diagramma di flusso del GTD prevede quattro fasi:

Analizziamo nel dettaglio questo processo.

1 http://www.davidco.com/

2 Raccogliere E’ la prima (e molto importante) fase del processo GTD.

2.1 Cosa La raccolta dati riguarda tutto ciò che può essere associato a un “devo” o a un “bisogna”. Ad esempio può prevedere: • Tutto ciò che è in sospeso (le attività incomplete, le falle da tappare, le cose da cambiare, i problemi aperti, le situazioni da sistemare anche in casa, eccetera). • Tutto ciò che è “sparso in giro” perchè apparentemente non è importante (escludendo i materiali di pura consultazione come manuali, dizionari, eccetera). • Posta in entrata. • Nuove idee e nuovi pensieri. • Le decisioni rimandate (i “farò”). • Le pagine web salvate perché interessanti. • Progetti in corso. • Tutto ciò che era già organizzato in agende e liste pregresse (se si sta facendo un “punto zero”). L’importante è che tutte queste questioni in sospeso escano dalla testa!, in modo da non restare sommersi nella confusione del “da farsi”, ed avere un solo punto di raccolta per non complicarsi la vita.

2.2 Dove Tutti questi elementi vanno raccolti in un contenitore o “taccuino” (sia esso fisico o informatico) che li conservi e li registri, finché si avrà il tempo per passarli al vaglio e decidere cosa farne. Un buon taccuino (chiamiamolo “INBOX”) deve soddisfare questi requisiti: • Deve essere sempre agevolmente raggiungibile. • Deve essere univoco o comunque non eccessivamente frammentato. • Deve essere svuotato1 spesso. Quest’ultimo aspetto è fondamentale per garantire l’efficacia della procedura di raccolta. Un taccuino non svuotato, infatti, diventa un deposito di elementi senza senso e attività superate. . . perdendo velocemente la propria utilità. A quel punto si innescherà facilmente un “dis-innamoramento” per il sistema GTD, che verrà lasciato cadere. Va notato, però, che l’efficacia del sistema di raccolta dipende anche da ciò che viene dopo. Se le operazioni successive non sono efficienti, inevitabilmente il taccuino I NBOX finirà per riempirsi. La fase successiva della metologia GTD consiste nell’esaminare questi dati. 1 “Svuotare”

non significa “Fare le cose”, ma semplicemente “togliere da lì e decidere dove ricollocare (nel sistema di gestione)”.

3 Esaminare Nella seconda fase del processo, gli elementi tolti da I NBOX vanno tolti ed esaminati. Si procede: • A partire dal primo, anche se gli altri sembrano più urgenti. • Uno alla volta, senza tralasciarne alcuno. • Evitando che uno o più elementi ritornino nella I NBOX (al termine della fase “Esaminare” il taccuino deve essere vuoto: va considerato come “a senso unico”). Quando eseguire questa operazione? Sta alla scelta del singolo. Potrebbe essere la prima attività della giornata, quando si arriva in ufficio. . . oppure l’ultima, prima di andare a letto. L’importante è esaminare sistematicamente, ed efficacemente. Ma cosa significa “esaminare”? Significa porsi queste due domande: • “Che cos’è?”. • “Devo farci qualcosa?”.

3.1 Che cos'è? E’ una domanda ovvia ma non banale. A volte, infatti, un elemento è ostico e tende ad uscire dai nostri sistemi di gestione mentali. Soffermarsi ad analizzarlo e capire “cosa sia” – prendendosi il tempo che serve – evita di perderlo per strada. Per esempio, potrebbe essere il caso di una e-mail particolarmente cervellotica che, per la fretta, viene giudicata come “non pertinente alle nostre attività”; leggendo bene, invece. . .

3.2 Devo farci qualcosa? Una volta capito “cosa sia” un elemento, sorge spontanea questa seconda domanda. Alla quale esistono solo due risposte: no e si. 3.2.1 NO

Se l’elemento non richiede azione, ho tre possibilità: • Cestinarlo, perché non serve più. • Metterlo “in quarantena”: al momento non bisogna farci nulla, ma forse in futuro sì. Lo allego al taccuino “I NCUBAZIONE” (vedi 4.1.2). • Archiviarlo: potrebbe essere utile in futuro. Lo metto nel taccuino “A RCHIVIO” (vedi 4.1.3).

Nicola Focci - GTD ed Evernote 3.2.2 SI

Se l’elemento richiede che io ne faccia qualcosa, esistono tre possibilità: • Farlo. Se posso farlo io e richiede meno di due minuti1 , bisognerebbe farlo appena individuato – anche se è apparentemente poco importante, o non è a priorità alta. Il concetto è: ci vuole più tempo a “incasellare” un elemento che a gestirlo?, allora tanto vale liberarsene subito. • Rimandarlo. Se posso farlo io ma richiede più di due minuti, lo metto nel taccuino “P ROSSIME ATTIVITÀ ” (vedi 4.2.2.2) o “A GENDA ” (vedi 4.2.2.1) a seconda che sia o meno calendarizzato. • Delegarlo. Se non posso farlo io (cioè non sono io la persona più adatta per farla) ma va delegato ad altri (anche il capo, se serve la sua opinione), lo metto nel taccuino “I N ATTESA”.

1 Si

tratta di un tempo indicativo, ma ciascuno può trovare il suo.

4 Organizzare 4.1 Organizzare i NO 4.1.1 Cestino

E’ retorico: si butta via l’elemento. E’ importante fare pulizia: inutile “inquinare” il nostro sistema con roba che non serve, fa volume, e crea solo confusione. 4.1.2 Incubazione

Qui finiscono gli elementi sui quali per un qualche motivo non si vuole fare nulla adesso, o non si è sicuri se verrà fatto in futuro. Ad esempio: • Idee per progetti interessanti ma al momento non realizzabili. • Avviso di una mostra prevista tra alcuni mesi e alla quale forse si vuole partecipare. • Dischi interessanti da comprare. • Seminari interessanti cui partecipare. • Una riunione che si terrà tra molto tempo. • Un viaggio interessante da fare. • Un’associazione cui ci si potrebbe iscrivere. • Una cena che sarebbe bello organizzare. • Un concetto che non si vuole dimenticare. • Un corso di arti marziali cui sarebbe bello partecipare. • Un software interessante da possedere. Il sistema GTD vuole assicurarsi che questi elementi escano subito dalla testa, per finire in un contenitore dove possano essere periodicamente revisionati (vedi 6.2). 4.1.3 Archivio

Qui finiscono gli elementi che non richiedono di fare nulla, ma posseggono un proprio valore in quanto informazioni. Esempio: • Il menù di un ristorante vicino casa. • Un PDF sul regolamento del gioco del golf. • La brochure di una ONLUS. Idealmente, l’archivio deve: • Essere organizzato (ad esempio per categorie gerarchiche).

Nicola Focci - GTD ed Evernote • Essere facilmente accessibile consultabile: spostare un elemento in archivio deve essere un’operazione veloce e agevole. Non bisogna sottostimare l’importanza dell’archivio! Il rischio è quello di accumulare elementi anziché riordinarli. . . nonché di perdere di vista il confine tra quelli che richiedono un’azione, e quelli che non la richiedono. Può essere utile realizzare su carta uno schema gerarchico del nostro archivio, categoria per categoria1 .

4.2 Organizzare i SI Abbiamo già parlato delle attività da fare subito e di quelle da delegare (vedi 3.2.2). Prima di vedere meglio i taccuini specifici per le attività rimandate, bisogna aprire una parentesi. Può capitare che un elemento nel “da fare” sia relativo ad un’attività più complessa, tale che il suo completamento non permetta di ottenere immediatamente il risultato desiderato. In questo caso siamo di fronte ad un progetto. 4.2.1 Progetti

Per “Progetto” si intende quindi “qualunque obiettivo che richieda più di un’attività per essere raggiunto”. Il metodo GTD è tale per cui la singola attività va gestita con un promemoria, mentre un “Progetto” è qualcosa di più complesso e richiede maggiore “RAM nel sistema” – proprio come fosse un computer. Sto parlando di un taccuino “P ROGETTI” dedicato2 . Esempi di progetti: • Imparare ad usare un nuovo software. • Organizzare le vacanze. • Pubblicare un libro. • Preparare una presentazione. • Piantare un albero in giardino. • Comprare un divano nuovo per il salotto. • Creare una brochure pubblicitaria; e così via. Attenzione però: P ROGETTI è una lista, e basta! Tutte le informazioni utili e i dati necessari dei singoli progetti,infatti, vanno conservati in cartelline separate, possibilmente fuori dal nostro archivio GTD in vista. In P ROGETTI non importa osservare un ordine particolare. L’importante è ritrovare i progetti tutti lì, in modo da poterli consultare con regolarità. Non è quindi una lista di attività, ma piuttosto un “segnaposto” dei progetti ancora aperti: quando uno si conclude, lo si può eliminare da qui.

1 Non

dimenticando una categoria “Informazioni generali” per tutto quello che non ricade nelle altre. parla sempre di progetti aperti. Quelli che non si prevede di implementare ora, o che non possono essere presi in considerazione ora, devono finire in I NCUBAZIONE.

2 Si

Nicola Focci - GTD ed Evernote 4.2.2 Attività aperte

La decisione in merito alle singole attività aperte è cruciale. • Le attività da compiere in una data/ora precisa (appuntamenti) o una data precisa (e non necessariamente ad un’ora precisa) vanno segnate in un taccuino A GENDA. Con tutte le informazioni necessarie a corredo (es. luogo dell’appuntamento). • Le attività da compiere il prima possibile vanno segnate in un taccuino “P ROSSIME ATTIVI TÀ ” (Delle attività che aspettiamo siano compiute da altri abbiamo già detto, vedi 3.2.2).

4.2.2.1 Agenda Come dice il nome stesso, l’Agenda è il luogo dove vengono riportati gli appuntamenti calendarizzati. Da notare che l’A GENDA non deve contenere liste quotidiane di cose da fare!, ma solo gli appuntamenti futuri. L’Agenda è cioè un luogo dove si riportano solo le cose che sicuramente devono essere fatte in un dato giorno.

4.2.2.2 Prossime attività Questo taccuino è il nucleo della gestione delle attività quotidiane, e contiene tutti i promemoria delle cose “da fare il prima possibile”. Stiamo quindi parlando delle attività non delegabili, non calendarizzabili, e che richiedono più di due minuti per essere fatte (vedi 3.2.2). Ad esempio: • Chiamare Luca per la riunione di bilancio di dopodomani. • Chiamare la mamma di Lisa per il pranzo di Domenica. • Stilare appunti per la riunione commerciale di fine mese.

5 Diagramma di usso del processo Giunti a questo punto sarĂ forse sopraggiunta un poâ&#x20AC;&#x2122; di confusione (!) quindi riporto un diagramma di flusso che ripercorre quanto visto.

6 Fare e Veri care Non basta annotare le cose da fare: bisogna anche ricordarsi di farle! Ma non solo: ogni tanto è bene revisionare l’intero set di dati, un po’ come bisogna ungere periodicamente un meccanismo meccanico per farlo funzionare al meglio.

6.1 Fare Il sistema GTD mette subito in evidenza due strumenti di veloce consultazione: • Quello che che giornalmente si finirà per controllare più spesso, è l’A GENDA. . . se non altro perché contiene attività inderogabili. • A seguire, sicuramente il taccuino delle P ROSSIME ATTIVITÀ. Potrebbe sorgere spontanea una domanda: ma come decido, in ques’ultimo, quale attività fare per prima? Come prendo questa decisione? 6.1.1 Modello per prendere decisioni

Un possibile modello (tra i tanti) per prendere decisioni in ogni momento è quello “a quattro criteri”. Supponiamo che alle 11 di Lunedì noi si abbia davanti il nostro taccuino delle P ROSSIME ATTI VITÀ . Come procedo? Applicando, nell’ordine, questi quattro criteri: 1. Contesto. Se determinate attività richiedono un luogo particolare (casa, lavoro), ecco un primo criterio di scelta. 2. Tempo a disposizione. Quanto ne ho davanti? E’ prevista una riunione tra mezz’ora?, allora bisogna evitare le attività che richiedono più tempo. 3. Energia a disposizione. Quanta ne ho? Alcune attività richiedono energia fisica, altre energia mentale, altre ancora nessuna delle due. . . 4. Priorità. Viene stabilita in base alla “somma” dei tre punti soprastanti. Stante il contesto, il tempo a disposizione, e l’energia, quale attività è più indicata rispetto ad un’altra?

6.2 Veri care Come dice il proverbio, “chi mangia fa briciole”: è normale che, nel tempo, si generi un po’ di caos. Elementi fuori posto o non archiviati, elementi trascurati, elementi che si possono cancellare. . . Ogni tanto, quindi, è opportuno immettere energia nel sistema per riportare ordine e pulizia. L’ideale è procedere ad un riesame dell’intera situazione, passando in rassegna: • I progetti aperti, • Le liste “P ROSSIME ATTIVITÀ”,

Nicola Focci - GTD ed Evernote • Le liste “I N ATTESA”, • Le liste “I NCUBAZIONE”. Si raccolgono i punti aperti e li si aggiorna, se serve. C’è qualcosa fuori posto? Qualcosa che va cancellato? Qualcosa che non è stato aggiunto? E così via. Ma quando è opportuno fare la Verifica? Una volta la settimana, potrebbe essere la frequenza giusta. Il Mercoledì mattina, ad esempio.

7 Impostare i taccuini su Evernote Evernote (https://evernote.com/intl/it/) può essere un sistema preziosissimo per implementare la metodologia GTD. La sua struttura ”cloud” costituita da taccuini e note (ed accessibile sia da PC che da smartphone o tablet) è particolarmente flessibile ed efficace, per non parlare della possibilità di assegnare tag e promemoria alle Note.

7.1 Generalità In Evernote, i taccuini sono sostanzialmente raccoglitori di note; e queste ultime possono contenere di tutto: testo, immagini, audio, files PDF o Word. . . Si può pensare insomma al taccuino in senso classico, capace di contenere più pagine (note), dentro alle quali possiamo scrivere o incollare qualunque cosa. I Taccuini si possono a loro volta raggruppare in “stack”: uno stack è sostanzialmente una pila di taccuini, come fosse un cassetto dove vado a riporre più taccuini di tema o utilizzo simile. La gerarchia si ferma qui, nel senso che non è possibile creare “pile di stack”. Tutti i taccuini Evernote desinati al metodo GTD devono avere il prefisso “GTD_” nel nome. In questo modo, la visualizzazione alfabetica della pagina web di Evernote (e del client) li raggrupperà insieme, facilitando le operazioni. La seguente figura illustra il mio archivio Evernote nell’applicazione Windows:

7.2 Il taccuino GTD_INBOX Il primo taccuino da predisporre è sicuramente quello per i dati di ingresso. Questo taccuino deve anche essere impostato come predefinito.

Nicola Focci - GTD ed Evernote 7.2.1 Alimentare il taccuino

Il taccuino GTD_INBOX può essere alimentato non solo manualmente (scrivendo note dentro ad esso), ma anche in modo maggiormente automatizzato. Ad esempio: • Posta in arrivo, mediante inoltro all’indirizzo e-mail Evernote relativo al proprio account1 . E’ possibile impostare una regola nel programma di posta elettronica in modo da automatizzare il tutto. • Documenti cartacei, mediante digitalizzazione con scanner. Vi sono apparecchi in grado di inviare automaticamente ad Evernote le pagine scannerizzate. Alternativamente, è possibile impostare il programma desktop Evernote per definire una cartella di sincronizzazione2 tale per cui le scansioni lì collocate vengono automaticamente importate nel taccuino predefinito. • Documenti elettronici (PDF, files di Office, eccetera) inseriti nella predetta cartella di sincronizzazione. • Pagine web, salvate con il Clipper di Evernote (https://evernote.com/intl/it/webclipper/ guide/). • Appunti digitati al volo su smartphone o tablet, mediante “app” esterne dotate di automatismi verso Evernote. Ad esempio, Drafts (http://agiletortoise.com/drafts/). • Pagine web, salvate da lettori off-line come Instapaper (http://www.instapaper.com/) o Pocket (http://getpocket.com/) opportunamente configurati per inviare il contenuto ad Evernote. • Elementi di Internet in genere, mediante “If This Then That” (di questo parleremo meglio più avanti, vedi 8.5). 7.2.2 Gestire i tag in fase di esame

Personalmente, quando procedo ad esaminare gli elementi in ingresso, compio anche due operazioni (se l’elemento non è da eliminare): • Assegno all’elemento uno di questi due tag: – Casa – Lavoro • Sposto l’elemento nel taccuino previsto dal sistema GTD L’assegnazione del tag è autoesplicativa: “Lavoro” se l’elemento è di tipo lavorativo, e “Casa” per... tutto il resto! Le note dei singoli taccuini possono poi essere ordinate per tag, in modo da raggrupparle in visualizzazione.

7.3 I taccuini del non fare 7.3.1 Taccuino GTD_INCUBAZIONE

Può essere organizzato come stack, ma ritengo più opportuno non frammentarlo ulteriormente, in modo che somigli a I NBOX. Condizione necessaria, però, è che la revisione settimanale porti a uno snellimento del Taccuino mediante eliminazione o spostamento degli elementi non più interessanti o da archiviare. Personalmente, io ho creato un taccuino in cui inserisco tutti gli elementi, usando i due tag assegnati in fase di esame (vedi paragrafo precedente) per filtrarli. 1 Per 2 Per

trovare l’indirizzo di e-mail: Menù “Strumenti”, comando “Informazioni account”. definire la cartella di sincronizzazione: Menù “Strumenti”, comando “Importa Folder...”.

Nicola Focci - GTD ed Evernote 7.3.2 Taccuino GTD_CESTINO

Questo taccuino è opzionale, dal momento che Evernote dispone di un cestino a sé stante. 7.3.3 Taccuino GTD_ARCHIVIO

Per la creazione di questo taccuino, esistono due possibilità: 1. Si dispone già di un archivio Evernote strutturato. E’ il mio caso. . . nel senso che, ad esempio, io avevo già uno stack chiamato “BOLLETTE” all’interno del quale avevo taccuini suddivisi per ciascun ente che ha emesso la bolletta. 2. Non si dispone di un archivio Evernote pregresso: la situazione è più o meno “vergine”. Nel caso (1), ritengo superfluo creare un nuovo taccuino: si può semplicemente rinominare ogni stack o taccuino apponendo al nome il prefisso “ARCHIVIO...” (esempio ARCHIVIO_BOLLETTE) in modo da avere sempre gli archivi rapidamente accessibili perché raggruppati insieme dall’ordinamento alfabetico. Quindi si sposteranno da GTD_INBOX gli elementi da archiviare, in questo archivio pregresso. Nel caso (2), conviene fare un nuovo stack (es. “GTD_ARCHIVIO”), eventualmente aiutandosi prima con uno schema su carta. 7.3.4 Taccuino GTD_IN_ATTESA

Potrebbe trattarsi di uno stack all’interno dei quale ho due taccuini, uno per il lavoro e uno per la casa. Oppure anche solo un unico taccuino.

7.4 I taccuini del fare 7.4.1 Progetti

Il taccuino GTD_PROGETTI è unicamente una pura lista (vedi 4.2.1) quindi non sarebbe necessario lo stack. Personalmente ho creato un unico Taccuino, usando i tag assegnati in fase di esame (vedi 7.2.2) per filtrarli.

7.4.1.1 Archivi di progetto Altro discorso è invece quello dei singoli taccuini per ogni singolo progetto, che, sempre come detto più sopra, devono essere a parte dal sistema GTD. Qui probabilmente converrebbe mantenere stack diversi, ad esempio: • PROGETTI_LAVORO • PROGETTI_FOTOGRAFIA • PROGETTI_SCRITTURA • PROGETTI_VARI Dentro ad ogni stack verrà poi creato un taccuino per ogni progetto il cui tema è quello indicato nello stack stesso, e che conterrà le Note relative (testi, diagrammi, allegati, eccetera).

Nicola Focci - GTD ed Evernote 7.4.2 Attività calendarizzate

7.4.2.1 I Promemoria di Evernote Le note di Evernote dispongono dell’utilissima funzionalità “Promemoria”. Si attiva visualizzando la nota, e utilizzando l’apposito comando; ad esempio nel programma desktop:

Esso consente di “agganciare” alle note: • Solo il Promemoria: in sostanza una sorta di “bandierina” per mettere in evidenza una Nota; • Promemoria+Allarme, con data e ora configurabile. Nello smartphone o tablet, esso viene attivato come notifica; sugli applicativi desktop, invece, diventa un pop-up. Nella versione desktop di Evernote (ma anche in quella web su browser) i promemoria risiedono in un box a parte:

In questo caso il mio taccuino GTD_INBOX contiene tre promemoria: due hanno un allarme impostato (riquadro evidenziato in blu), mentre il terzo è solo Promemoria (riquadro giallo). Dei due allarmi, uno suonerà oggi, l’altro tra una settimana (l’orario non è mostrato). E possibile scegliere l’ordinamento, qui selezionato “per data”. Svuotando GTD_INBOX, queste tre note andranno collocate in un taccuino GTD_AGENDA. Attenzione: i promemoria vengono visualizzati relativamente al taccuino selezionato a sinistra. Per visualizzare tutte le note con promemoria, bisogna fare clic su “Note” (tutte le note). Questa apparente limitazione può invece essere utile se si decide di “spalmare” le note con promemoria non già nel taccuino GTD_AGENDA, ma nei singoli taccuini di progetto. Un aspetto interessante dei promemoria, è l’e-mail automatica che viene inviata a mo’ di riepilogo dei promemoria per quel giorno:

Nicola Focci - GTD ed Evernote

Per chi come me consulta la posta elettronica mentre fa colazione, questo automatismo è vera manna: sappiamo cosa ci aspetta nel corso della giornata!

7.4.2.2 Il taccuino GTD_AGENDA In questo taccuino bisogna inserire le note contenenti: • Nel titolo: descrizione sommaria dell’evento, es. “Riunione con il Commerciale” • Nel corpo del testo: le eventuali indicazioni aggiuntive e/o allegati necessari. • Nel tag: il tipo di “calendario” al quale si riferisce. Potrebbe essere: – LAVORO – CASA – SPORT – VEICOLI • (IMPORTANTE) Il promemoria settato sulla data/ora relativa. 7.4.3 Prossime attività

Se le attività da compiere prossimamente sono poche decine, può andare bene un unico taccuino GTD_DAFARE. Altrimenti, conviene creare uno stack contenente taccuini diversi quali: • T ELEFONATE. • COMPUTER. Pagine web da vedere, e-mail da inviare, documenti da redigere o rivedere3 . . . • C OMMISSIONI (da sbrigare). • U FFICIO. Le attività di vario tipo che possono essere svolte solo in ufficio4 . • C ASA. Le attività di vario tipo che possono essere svolte solo a casa, ad esempio: appendere il nuovo quadro, fare il cambio degli armadi. . . 3 Eventualmente 4 Questo

si può creare una lista separata “ONLINE” per le attività da compiere avendo la connessione Internet. taccuino può eventualmente essere “assorbito” da TELEFONATE e COMPUTER.

Nicola Focci - GTD ed Evernote â&#x20AC;˘ P ER A GENDA. Colloqui e appuntamenti da fissare5 . â&#x20AC;˘ L EGGERE. Tutto quello che va letto/revisionato ma non puĂ˛ essere fatto in meno di due minuti.

7.5 AttivitĂ e ettuate Non Ă¨ previsto originariamente dal metodo GTD, ma io mantengo anche un taccuino GTD_FATTE, dove vado ad inserire le attivitĂ in uscita da GTD_DAFARE (perchĂ¨ ultimate), GTD_INATTESA (perchĂŠ la delega ha avuto risposta), o GTD_PROGETTI (perchĂŠ il progetto si Ă¨ concluso). In questo modo ho comunque uno storico di tutte le attivitĂ completate.

5 Una

volta fissati, ovviamente, andranno in â&#x20AC;&#x153;GTD_AGENDAâ&#x20AC;?

8 Tips per Evernote Ecco alcuni piccoli “trucchi” che possono semplificare la vita in Evernote.

8.1 Aggiungere note via e-mail Abbiamo parlato della possibilità di creare note dal programma di posta elettronica, scrivendo all’indirizzo specificato nell’account. L’oggetto della mail sarà il titolo della nota, e il corpo della mail (ovviamente) quello della nota. L’oggetto della mail può essere “parlante” in modo da fornire istruzioni ad Evernote: • Il carattere “!” si usa per impostare un promemoria. Esempio: Riunione sulle priorità !” (crea una nota nel taccuino predefinito e le assegna un promemoria). Facendo seguire una data nel formato “AAAA/MM/GG”1 , verrà anche impostato l’allarme. Esempio: “Riunione sulle priorità !2014/02/27” (crea una nota nel taccuino predefinito e le assegna un promemoria con allarme per il giorno 27 Febbraio 2014). • Il carattere “@” si usa per i taccuini. Esempio: “Dispensa corso sulla sicurezza @GTD_ARCHIVIO” (crea una nota nel taccuino “GTD_ARCHIVIO”). Se non si specifica un taccuino, la nota viene creata nel taccuino predefinito. • Il carattere “#” si usa per i tag. Esempio: “Dispensa corso sulla sicurezza @GTD_ARCHIVIO #lavoro” (crea una nota nel taccuino “GTD_ARCHIVIO” e le assegna il tag “lavoro”). Attenzione: l’ordine deve essere esattamente quello riportato qui sopra. Quindi: [titolo] [promemoria] [taccuino] [tag].

8.2 Ricerche Nella versione desktop di Evernote è presente una casella “ricerca” dove è possibile usare una sintassi peculiare per effettuare le ricerche.

Riportiamo qui i comandi più comuni2 . • notebook:NOME. Restringe la ricerca in un dato taccuino. Esempio: “paella notebook:RICETTE” (cerca il termine “paella” in tutte le note contenute nel taccuino “RICETTE”). • tag:NOME. Restringe la ricerca ad un dato tag. Esempio: “documenti “lavoro”).

tag:lavoro”

(cerca il termine “documenti” in tutte le note che hanno il tag

• created:AAAAMMGG3 . Restringe le ricerche alle note create a partire da una data, essendo 1 Notare

la presenza del carattere “/” tra anno, mese, e giorno l’intera sintassi, si veda http://dev.evernote.com/doc/articles/search_grammar.php 3 Notare che manca il carattere “/” tra anno, mese, e giorno 2 Per

Nicola Focci - GTD ed Evernote essa inclusa. Esempio: “emicrania created:20140218” (cerca il termine “emicrania” in tutte le note create a partire dal 18 Febbraio 2014). • updated:AAAAMMGG. Stessa cosa, ma per la data di aggiornamento. • resource:TIPO. Cerca le note che contengono un determinato tipo di file. Esempio: “resource:application/pdf ” (cerca tutte le note che contentono un PDF), “resource:image/*” (cerca tutte le note che contengono un’immagine). Un aspetto molto interessante delle ricerche, è la possibilità sia di salvarle (viene data al momento della digitazione nella casella di ricerca), sia di inserirle tra i “Tasti di scelta rapida” (è sufficiente trascinarle col drag&drop):

8.3 Tag “Taggare” le note può rivelarsi utile per classificare la tipologia di elemento, come abbiamo già spiegato (vedi 7.2.2). I tag però possono servire anche per altri scopi. Ad esempio, per assegnare una priorità alle prossime attività si può usare il prefisso “!” e un numero: “!1”, “!2”, “!3”. . . in priorità crescente. L’ordinamento dei tag porterà questi ultimi all’inizio della visualizzazione nel programma, grazie alla presenza del carattere “!”:

Nicola Focci - GTD ed Evernote Altra buona prassi, è quella di associare a tutte le note un semplice tag con l’anno in essere, perché spesso capita di cercare gli elementi per anno, e la presenza di un tag può aiutare a restringere il campo. Le possibilità d’utilizzo dei tag sono virtualmente infinite (e ritagliabili sulle specifiche esigenze), ma bisogna evitarne un’eccessiva proliferazione, che finirebbe per facilitare il caos. Meglio pochi tag, ma significativi e utili.

8.4 Riferimenti ad altre note All’interno di una nota è possibile creare un “riferimento ipertestuale” ad un’altra nota, in modo che quest’ultima si apra al clic. E’ sufficiente fare clic col tasto destro sulla nota cui fare riferimento, scegliere “Copia collegamento nota”:

Questo collegamento può poi essere incollato in un’altra nota, e apparirà come link ipertestuale. Il sistema può essere utile per creare una “Nota Indice” di più note differenti. Per esempio, nel taccuino GTD_PROGETTI ciascuna nota potrebbe contenere il nome del progetto nel titolo, e, nel corpo, i collegamenti a singole note del nostro Archivio relative a quel progetto.

8.5 Automatismi con IFTTT “If This Then That” (IFTTT, https://ifttt.com/) è un sito internet in grado di gestire automatismi in modo trasparente per l’utente. Loi si potrebbe tradurre in “se succede questo, allora fai quello”, e rappresenta un ottimo sistema per automatizzare il flusso di raccolta dati. La registrazione al sito è gratuita. Una volta che si è utenti, è possibile creare “ricette” come la seguente:

Questa ricetta fa sì che ogni articolo archiviato su Pocket venga inviato al taccuino predefinito in Evernote. Operativamente, utilizzo questa ricetta in questo modo: 1. Quando vedo un articolo interessante sul web, lo invio a Pocket per leggerlo più tardi con calma.

Nicola Focci - GTD ed Evernote 2. In Pocket leggo l’articolo. Se non era interessante, lo cestino. Se è interessante, lo archivio. 3. La ricetta IFTTT crea nel mio taccuino GTD_INBOX una nota contenente un estratto dell’articolo archiviato, e il link Pocket. In fase di esame del taccuino (vedi 4.1.3) passerò questa nota all’archivio, a seconda del tema o argomento. Le possibilità d’uso di IFTTT sono tante. Per esempio, è possibile creare una ricetta che produce una nota (ad esempio nel taccuino GTD_AGENDA) ogni volta che un evento viene aggiunto ad un calendario Google; oppure viceversa: usare GTD_AGENDA per alimentare un calendario Google. Ancora, si può creare una ricetta che invia i nostri tweet favoriti ad Evernote. Una ricetta che invia le e-mail Gmail speciali (stella gialla) a Evernote. E così via.

9 Riferimenti 9.1 Bibliogra a • David Allen, “GTD – Il metodo migliore per organizzare la tua vita”, Sperling Tips • David Allen, “Come applicare il metodo GTD”, Sperling Tips

9.2 L'autore Sono nato a Bologna nel 1970, e per lavoro mi occupo di Sistemi Gestione Qualità secondo la norma ISO 9001. Le mie principali passioni extra-lavorative sono fotografia e scrittura. I miei riferimenti: • Sito web: http://www.nicolafocci.com • E-mail: nicola@nicolafocci.com • I miei e-book su Amazon: http://www.amazon.it/s?_encoding=UTF8&field-author=Nicola% 20Focci&search-alias=digital-text • Le mie pubblicazioni su Issuu: http://issuu.com/nicolafocci Questo documento è stato scritto utilizzando il software open source LYX. Per maggiori informazioni: http://issuu.com/nicolafocci/docs/libri_perfetti_con_lyx_e02