สำ
LEADERSHIP
หรับคำว่า การเปลี่ยนแปลง (Change) คำนี้ คงไม่ ใ ช่ ก ระแสที่ เ ป็ น แฟชั่ น ที่ พู ด ให้ ดู ดี หรื อ เพียงเพื่อปลุกเร้าความรู้สึกของคนให้ตระหนักและเห็น ความสำคั ญ ในการที่ จ ะปลดแอกตนเองออกมาจาก สภาพแวดล้อมแบบเดิมไปสู่สิ่งใหม่เท่านั้น แต่ด้วยสภาพ ทางเศรษฐกิจที่ผันผวนและการแข่งขันทางธุรกิจที่รุนแรง ขึ้นทุกวัน ทำให้องค์กรต่างๆ ต้องปรับตัวให้ทันและ สอดรับกับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว โดยมากการเปลี่ยนแปลงมักจะเกิดจาก 2 สาเหตุ ด้วยกัน หนึ่งในนั้นคือ วิกฤต (Crisis) ที่มาแรง มาเร็ว ชนิดไม่ทันให้ตั้งตัว อีกทั้งนับวันจะเกิดบ่อยครั้งและส่ง ผลกระทบไปทั่วโลก อีกหนึ่งนั้นคือ วิสัยทัศน์ (Vision)
เคล็ดลับปรับเปลี่ยน
องค์ ก ร อย่างได้ผล จำลักษณ์ ขุนพลแก้ว Chamluck@ftpi.or.th
29
May-June 2010
* ผูอ้ ำนวยการฝ่ายส่งเสริมการเพิม่ ผลผลิต สถาบันเพิม่ ผลผลิตแห่งชาติ
จากการมองไกลไปในอนาคตจนเห็นแนวโน้มหรือความต้องการใหม่ๆ ที่กำลังก่อตัว ขึ้น แน่นอนถ้าให้ผู้ประกอบการและผู้บริหารพิจารณาเลือกว่าจะเปลี่ยนองค์กรด้วย เหตุปัจจัยใด ทุกคนคงตอบแบบประสานเสียงพร้อมกันว่า “วิสัยทัศน์” ไม่เคยได้ยิน ใครตอบว่า “วิกฤต” สักราย ทั้ ง นี้ เ พราะการเปลี่ ย นแปลงจากวิ ก ฤต มั น เร่ ง รั ด รี บ ร้ อ น เสี ย ขวั ญ เหน็ดเหนื่อย บีบคั้น และหลายองค์กรมักจบลงด้วยความเจ็บปวด ที่จะต้องปลด พนักงานบางส่วนลง หรือปิดกิจการในที่สุด แต่สำหรับองค์กรที่มีความตื่นตัวอยู่ ตลอดเวลา และใส่ใจต่อความต้องการของตลาดและลูกค้า ก็จะกำหนดเป้าหมาย ในระยะยาวและจัดทำแผนระยะสั้นที่มุ่งไปสู่เป้าหมายนั้น แต่ทั้งนี้การเปลี่ยนแปลง อาจไม่เป็นไปตามหวังถ้าขาดการจัดการ (Management) ที่ดี ดังนั้น การบริหาร การเปลี่ยนแปลง (Change Management) จึงเป็นคำตอบของยุคสมัยนี้
สถาบั น เพิ่ ม ผลผลิ ต แห่ ง ชาติ เป็ น หน่ ว ยงานหนึ่ ง ซึ่ ง ทำงานร่วมกับกระทรวงอุตสาหกรรมอย่างต่อเนื่องในการส่ง วิทยากรที่ปรึกษา (Consultant) เข้าไปตรวจประเมิน วิเคราะห์ และให้คำปรึกษาแนะนำองค์กรต่างๆ ด้วยการปรับปรุงระบบ และพั ฒ นาบุ ค ลากรเพื่ อ ให้ เ กิ ด ความตระหนั ก และเห็ น ความสำคัญกับการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน หลังจาก เสร็จสิ้นโครงการพบว่า หน่วยงานที่เข้าร่วมจะมีผลิตภาพที่ สูงขึ้น ต้นทุนจากความสูญเสียที่เกิดขึ้นในอดีตลดลงอย่างเห็น ได้ชัดอยู่ในหลักแสนถึงหลักล้านบาทต่อองค์กรในระยะเวลา 6-8 เดือน แต่ข้อสังเกตหนึ่งที่เฝ้ามองอยู่เสมอก็คือ เมื่อจบ โครงการทุกอย่างก็จบ หลายองค์กรกลับไปอยู่ที่เดิมก่อนเข้า โครงการ บางองค์กรดีหน่อยยังรักษาระดับไว้เท่าหลังเสร็จสิ้น โครงการได้ แต่มีน้อยมากที่สามารถนำความรู้ที่ได้ไปขยายผล ให้เกิดขึ้นในวงกว้าง หรือมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
30
Productivity World
ความถูกต้อง โปร่งใส ตรวจสอบได้ของข้อมูล เป็นปัจจัยสำคัญที่จะ ผลักดันให้การดำเนินการ ด้านการเพิ่มผลิตภาพ มีความเข้มแข็ง
คณะผู้วิจัยของสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ได้ใช้เครื่องมือทางสถิติมาประมวลผลข้อมูลที่ได้ จากการสัมภาษณ์ ประกอบกับข้อมูลจริง เพื่อศึกษาว่าปัจจัยใดบ้างที่ส่งผลต่อการคงอยู่หรือรักษาไว้ ซึ่งกิจกรรมเพิ่มผลิตภาพในองค์กร และการที่ทีมวิทยากรที่ปรึกษาได้เข้าไปนั้น มีส่วนช่วยเสริมสร้าง ความเข้มแข็งในปัจจัยใดขององค์กรบ้าง พูดง่ายๆ ก็คือ ช่วยได้ตรงจุดมากน้อยเพียงใดนั่นเอง ซึ่ง ผลการวิเคราะห์นยี้ งั ใช้ในการทำนายโอกาสของการประสบความสำเร็จขององค์กรต่างๆ ได้เป็นอย่างดี จากผลการศึกษาพบว่า องค์กรที่มีความเข้มแข็งในการดำเนินโครงการเพิ่มผลิตภาพ จะต้อง มีรปู แบบการบริหารจัดการทีเ่ อือ้ ต่อการดำเนินการในด้านต่างๆ ดังนี้ มีการมอบหมายความรับผิดชอบ ที่ชัดเจน (Role Assignment) รวมทั้ง การมอบอำนาจในการทำงาน (Authority) จากผู้บริหาร ซึ่งก็ สามารถเชื่อมโยงไปถึงการให้ความสำคัญและเข้ามามีส่วนร่วมในการดำเนินการของผู้บริหาร (Involvement) ในขณะเดียวกันองค์กรจะต้องมีระบบการติดตามผลของการดำเนินการอย่าง ต่อเนื่อง (Monitoring) รวมทั้ง มีการกำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดความสำเร็จอย่างชัดเจน (Evaluation) เมื่อมาพิจารณาร่วมกับแนวทางที่สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ได้เข้าไปช่วยเหลือองค์กร เป้าหมายแล้ว จะพบว่าสอดคล้องกับปัจจัยสู่ความสำเร็จตั้งแต่ต้น โดยในช่วงเริ่มต้นของการเริ่ม โครงการ จะมีการเชิญผู้บริหารระดับสูงเข้ามารับทราบ ทำความเข้าใจ และชี้นำให้เห็นประโยชน์ที่ องค์กรจะได้รับ หลังจากนั้นจึงมีการแต่งตั้งทีมงาน เพื่อมอบหมายความรับผิดชอบที่ชัดเจนทั้ง ในส่วนของทีมปรับปรุง (Improvement Team) และทีมรณรงค์ส่งเสริม (Promotion Team) ในส่วนของปัจจัยด้านการสื่อสาร คณะผู้วิจัยพบว่า ความถูกต้อง โปร่งใส ตรวจสอบได้ของ ข้อมูล เป็นปัจจัยสำคัญที่จะผลักดันให้การดำเนินการด้านการเพิ่มผลิตภาพมีความเข้มแข็ง หรืออาจ กล่ า วได้ ว่ า องค์ ก รจะต้ อ งสื่ อ สารข้ อ มู ล ความจริ ง ให้ พ นั ก งานรั บ ทราบอย่ า งตรงไปตรงมา โดยเฉพาะผลลัพธ์ที่ได้หลังการปรับปรุงทั้งที่อยู่ในรูปของตัวเงิน และไม่ใช่ตัวเงิน ซึ่งจะเชื่อมโยงไป ถึงแรงจูงใจที่องค์กรสัญญาไว้กับพนักงาน ดังนั้น จึงไม่ใช่แค่เนื้อหาที่ต้องการสื่อสาร รูปแบบและ วิธีการที่เลือกใช้ควรพิจารณาที่เหมาะกับจริตของคนในองค์กรด้วย ถ้าทำดี ทำถูก จะช่วยสร้างสีสัน และกระตุ้นการมีส่วนร่วมได้เป็นอย่างดี
ทั้ ง ความมุ่ ง มั่ น ตั้ ง ใจของผู้ บ ริ ห าร ประกอบกั บ การสื่ อ สารที่ ดี ทั่ ว ถึ ง จะนำมาซึ่ ง บรรยากาศโดยรวมที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ไม่ว่าจะเป็นสภาพแวดล้อมทางกายภาพ (Climate Change) หรือการอยู่ร่วมกัน ทำงานร่วมกันของพนักงานภายใน (Culture Change) ซึ่ง ทั้งหมดทำให้เกิดความร่วมมือ ร่วมแรง ร่วมใจ ในการปรับปรุงและพัฒนาองค์กรอย่างเต็มที่ กลไกสำคัญอันหนึ่งซึ่งทำให้องค์กรต่างๆ ยังขับเคลื่อนงานด้านการเพิ่มผลิตภาพได้ อย่างต่อเนื่องคือ การสร้างและพัฒนาบุคลากรสายพันธุ์พิเศษ ที่มีความรู้ ความเข้าใจ ทัศนคติ ที่ดี อีกทั้งยังมีความมุ่งมั่นในการพัฒนาองค์กร รักที่จะทำงานท้าทายโดยไม่ย่อท้อต่อปัญหา และอุปสรรค เราเรียกคนพันธุ์นี้ว่า Productivity Facilitator หรือนักส่งเสริมผลิตภาพภายใน องค์ ก ร อยากจะบอกว่ า นี่ คื อ อาวุ ธ ลั บ สำคั ญ ขององค์ ก รเข้ ม แข็ ง ซึ่ ง ปั จ จุ บั น มี ม ากกว่ า 50 องค์กรในประเทศไทยที่ได้ผ่านกระบวนการสร้างคนพันธุ์นี้แล้ว สำหรั บ ผลการดำเนิ น โครงการในปี พ.ศ. 2552 ที่ ผ่ า นมานั้ น ได้ รั บ ความสำเร็ จ
เป็นอย่างสูง มีผลการปรับปรุงและส่งเสริมการเพิม่ ผลิตภาพ ของทัง้ 20 องค์กรในภาพรวม ดังนี ้ • สามารถลดต้นทุน และมีโอกาสสร้างรายได้ถึง 119,500,000 บาท/ปี • มีอัตราการเพิ่มขึ้นของการมีส่วนร่วมในกิจกรรมการเพิ่มผลิตภาพในองค์กร สูงถึง 60% จากจำนวนพนักงานในองค์กรที่เข้าร่วมโครงการกว่า 5,600 คน • มีอัตราการเพิ่มขึ้นของประสิทธิภาพการสื่อสารภายในองค์กร เฉลี่ยสูงถึง 89% • องค์กรมีแผนการดำเนินกิจกรรมต่อเนื่อง 100% รวมทั้ง มีการขยายผลโครงการ ไปสู่กลุ่ม/สาขาของบริษัท • มีระดับความพึงพอใจของพนักงาน ต่อผลการทำกิจกรรมเฉลี่ยสูงถึง 87 % อี ก ทั้ ง พนั ก งานยั ง เห็ น คุ ณ ค่ า ของตนเอง เกิ ด ความภูมิใจในความสำเร็จจากผลงานการมีส่วนร่วมในการ ปรับปรุง มีความรู้สึกผูกพันและรักองค์กรมากขึ้น เพราะ ได้ รั บ การยอมรั บ ยกย่ อ งชมเชยจากการมี ส่ ว นร่ ว มคิ ด ร่วมปรับปรุง ซึ่งเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของโครงการ จากประสบการณ์ที่ได้ให้คำปรึกษาแนะนำในองค์กร ต่างๆ ของทีมงานสถาบัน ประกอบกับผลการวิจัยดังกล่าว ข้ า งต้ น พบว่ า ปั จ จั ย สู่ ค วามสำเร็ จ ที่ จ ะนำพาองค์ ก รสู่ ความสำเร็จตามแนวทางการปรับปรุงผลิตภาพ (Productivity Improvement) อย่ า งยั่ ง ยื น และได้ รั บ ความร่ ว มมื อ จาก พนักงานทุกคนนั้น ผู้บริหารระดับสูงเป็นกุญแจสำคัญที่สุด
ที่จะไขประตูเปิดไปสู่มิติใหม่ขององค์กรที่เปี่ยมไปด้วยพลัง จากความร่วมมือของทุกคน แต่ทั้งนี้จะต้องบริหารจัดการ ให้เป็น ด้วยสูตรลับในการปรับเปลี่ยนองค์กรอย่างได้ผล ที่สำคัญอย่าเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงใดๆ ด้วยคำสั่ง เป็นอันขาด เพราะมันอาจจะดูเหมือนดีในตอนแรกแต่ใน ระยะยาวแล้วมักจะแผ่วปลาย และหายไปในที่สุด ถ้าจะให้
ยั่งยืนและมีอุปสรรคน้อยต้องเตรียมการให้ดี ที่สำคัญต้อง ซื้อใจพนักงานให้ได้ ดังนั้น ความมุ่งมั่นตั้งใจจริงของผู้บริหาร
31
May-June 2010
32
Productivity World
พร้ อ มกั บ การสื่ อ สารที่ ดี จะทำให้ พ นั ก งานส่ ว นใหญ่ เ ห็ น คล้ อ ยตาม และเป็ น ตั ว ช่ ว ยเปลี่ ย น คนส่วนน้อยที่มักสร้างปัญหา หรือช่างสงสัย ให้ร่วมมือในที่สุด การเปิดโอกาสให้พนักงานได้เข้ามา มีส่วนร่วมออกแบบการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ต้น ยังช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง มากกว่า
การรอคอยคำสั่งแล้วทำตาม ซึ่งองค์ประกอบต่างๆ สามารถสรุปให้เห็นเป็นภาพได้ ดังนี้ Commitment ความมุ่งมั่นตั้งใจของผู้บริหารระดับสูง ประสานกับความเอาจริงเอาจัง
ของคณะผู้บริหารทั้งหมด ยิ่งประกาศเป็นนโยบาย และมีเป้าหมายที่ชัดเจนได้ยิ่งดี เพราะนั่น หมายความว่าสิ่งนี้จะได้รับการบรรจุเข้าไว้ในวาระการประชุมของผู้บริหาร และจะมีการติดตาม ความคืบหน้าอยู่ตลอดเวลา ที่สำคัญเป็นการส่งสัญญาณถึงพนักงานทุกระดับชั้นว่า “งานนี้เอาจริง” Communication การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา เปิดใจ รับฟังทุกเสียง ทุกความคิดเห็น รอบด้าน อย่างไม่มีอคติ ความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิด ผนวกกับมิตรภาพที่ดีนี้ จะก่อให้เกิดความเข้าใจ ในกันและกัน เมื่อจะทำอะไรก็เกิดแรงต่อต้านเล็กน้อยจนหายไปในที่สุด Climate สภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงาน มีการจัดสรรทรัพยากรที่เพียงพอ เพราะถ้าจะให้พนักงานร่วมใจเปลี่ยนแปลงอะไร อย่าให้ดิน ฟ้า อากาศ และสิ่งของรอบข้างต้องตก เป็นจำเลยให้พนักงานอ้างได้ว่า “อุปกรณ์ไม่พร้อม ทรัพยากรไม่พอเป็นอันขาด” เพราะบรรยากาศ ที่ดีสร้างความผ่อนคลายได้มากทีเดียว Culture วัฒนธรรมที่เอื้ออาทร ช่วยเหลือเกื้อกูลกัน ทำงานเป็นทีม ไม่แบ่งฝักแบ่งฝ่าย ตามผังโครงสร้างองค์กร แต่มุ่งความสำเร็จเชิงกระบวนการเป็นหลัก ยิ่งในองค์กรข้ามชาติที่มี พนักงานหลายเชื้อชาติ หลากภาษา ต่างศาสนา การทำงานแบบข้ามวัฒนธรรม (Cross-culture) ยิ่งมีความสำคัญยิ่งขึ้น Coaching การถ่ายทอดความรู้แบบเป็นขั้นตอนตามลำดับชั้น รุ่นพี่สอนรุ่นน้อง หัวหน้า สอนลูกน้อง เพื่อนแนะนำเพื่อน การสอนงานที่ถูกต้องนอกจากจะช่วยสร้างผลงานแล้ว ยังช่วยสร้าง ความสัมพันธ์ที่ดีอีกด้วย Competency การบ่งชี้ทักษะความรู้ให้ชัด จัดแบ่ง เป็นระดับชั้นที่ชัดเจน ช่วยให้บุคลากรได้รับการพัฒนาตาม ความสามารถที่สอดรับกับตำแหน่งงานนั้น การประเมินผลก็ จะทำได้ง่ายและเป็นระบบ ที่สำคัญยังช่วยในการวางแผนกำลัง คน การหมุ น เวี ย นปรั บ เปลี่ ย นงาน ตลอดจนการวางแผน สืบทอดตำแหน่งงานด้วย Credit (Reward and Recognition) การสร้างขวัญ และกำลั ง ใจ ด้ ว ยการแสดงความยอมรั บ และชื่ น ชมต่ อ
ความทุ่มเทที่พนักงานกระทำให้แก่องค์กรด้วยความมุ่งมั่น ป่ า วประกาศให้ รู้ ทั่ ว กั น ว่ า ใครดี ใ ครเด่ น ให้ ทุ ก คนเห็ น เป็ น ตั ว อย่ า ง แน่ น อนคงไม่ ใ ช่ สิ่ ง ตอบแทนที่ อ ยู่ ใ นรู ป เงิ น หรื อ
ของขวัญเท่านั้น คำยกย่องชมเชยเป็นสิ่งสำคัญไม่น้อย ด้วยสูตรลับ 7C ดังกล่าวข้างต้น จะช่วยให้ผู้นำสร้าง การเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นได้โดยราบรื่น และถ้าบริหารจัดการ อย่างไม่ขาดตกบกพร่องรับรองว่าประสบความสำเร็จอย่าง แน่นอน