2
Buku Saku COMPASS
Daftar Isi Daftar Isi
...........................................................................................
1
Kata Pengantar.......................................................................................... 2 Bahan:
...........................................................................................
3
Sebelum Memulai: .....................................................................................
4
Tahap 1 – 15 menit -- Presentasi............................................................. 4 Tahap 2 -- 10 menit -- Tujuan.................................................................. 5 Tahap 3 -- 5 menit – Susunan Kegiatan.................................................. 6 Tahap 4 -- 5 menit -- Compass................................................................ 6 Tahap 5 -- 15 menit -- Batasan................................................................
7
Tahap 6 -- 30 menit -- Mengingat Kembali............................................. 8 Tahap 7 -- 30 menit – Tujuan Keseluruhan dari Upaya Pembangunan. 9 Tahap 8 -- 5 menit -- Meninjau Ulang Batasan.......................................
10
Tahap 9 -- 30 menit -- Critical Success Factors (CSF)........................... 11 Tahap 10 -- 30 menit -- CSF dalam Kuadran........................................... 12 Tahap 11 -- 10 menit -- Prioritas..............................................................
13
Tahap 12 -- 30 menit -- Pencocokan.......................................................
14
Tahap 13 -- 10 menit -- Mengidentifikasi Kesenjangan ........................
15
Tahap 14 -- 30 menit – Curah Pendapat (Brainstorming) tentang Kegiatan 16 Tahap 15 -- 60 menit -- Menetapkan Tanggung Jawab Implementasi Kegiatan
17
Langkah 16: Akhir Lokakarya....................................................................
18
Apa yang Dimaksud dengan CSF..............................................................
19
Susunan Lokakarya Compass...................................................................
20
Apa yang Dimaksud dengan Kriteria SMART? ........................................ 21 Setelah Mendefinisikan CSF......................................................................
22
Susunan Compass LED Tingkat Atas untuk Susunan Sektor COMPASS
23
Buku Saku COMPASS
3
Kata Pengantar Menyatukan para pemangku kepentingan terkait dalam proses penyusunan strategi, perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan kegiatan promosi perekonomian adalah syarat penting untuk mencapai pembangunan ekonomi lokal (Local Economic Development/LED) yang sehat. Proyek National Support for Local Investment Climate/National Support for Enhancing Local and Regional Economic Development (NSLIC/NSELRED) sangat menyadari persyaratan ini dan telah menerapkan perangkat partisipatif untuk melibatkan berbagai pemangku kepentingan yang ada. Perangkat Compass of Local Competitiveness, yang bersumber dari pendekatan Balanced Score Card, telah terbukti sangat berguna dalam menyusun strategi dan mengukur kinerja secara partisipatif dan dengan berbagai pemangku kepentingan yang berbeda. Proyek NSLIC/NSELRED telah menerapkan perangkat Compass ini dalam berbagai kesempatan dan telah menerima masukan positif dari berbagai pelaku sektor publik maupun swasta di Indonesia, baik di tingkat nasional maupun daerah. Dalam beberapa kasus, para pemangku kepentingan telah menerapkan perangkat ini untuk memenuhi kebutuhan mereka dalam perencanaan, pemantauan, dan evaluasi. Tujuan Proyek NSLIC/NSELRED adalah menjadikan perangkat ini tersedia bagi khalayak luas di Indonesia, sehingga akan membantu mengembangkan program pembangunan ekonomi lokal yang sesuai permintaan. Partisipasi pemangku kepentingan terkait dalam merancang program LED dan mengukur kinerjanya akan memungkinkan penggunaan sumber daya secara lebih efisien dan efektif. Proyek NSLIC/NSELRED mengucapkan terima kasih kepada penulis Compass of Local Competitiveness dari Mesopartner PartG (www.mesopartner.com) dan GIZ (www.giz.de) yang telah mengizinkan kami untuk menggunakan materinya dalam dokumen ini.1
Dr. Rino A. Sa’danoer Project Director 1 Karya ini dilindungi lisensi Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License (https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/).
4
Buku Saku COMPASS
Bahan: Yang Anda perlukan untuk menyelenggarakan lokakarya pelatihan COMPASS dengan 25-30 peserta. 1. 4-5 papan klip (clipboard) 2. 2 buah flipchart dan 40 lembar kertas flipchart 3. +/- 2.000 lembar kertas (berukuran A5 dengan 5 warna yang berbeda) atau yang kami sebut sebagai mesocard 4. 10 kotak pin 5. 10 kotak spidol 6. 1 pointer 7. 1 proyektor 8. 3 mikrofon
Buku Saku COMPASS
3
Sebelum Memulai: Sapalah peserta yang datang lebih awal – sambut mereka secara pribadi, ajaklah berbincang-bincang, atau ajak untuk melakukan sedikit brainteaser, atau tunjukkan video.
Tahap 1 – 15 menit -- Presentasi Semua peserta memperkenalkan diri Mesocard 3 kartu untuk masing-masing peserta: nama, organisasi, keterlibatan dalam LED Sampaikan aturan dasar Mesocard: 1 pernyataan per kartu, tulis dengan jelas, 3 baris per kartu
4
Buku Saku COMPASS
Tahap 2 -- 10 menit -- Tujuan Jelaskan bahwa tujuan lokakarya ini adalah untuk melihat ke belakang dan menatap ke depan Dilakukan secara lisan, dibantu dengan kartu atau flipchart (sebaiknya bukan proyektor multimedia) Jelaskan bahwa tujuan lokakarya ini meliputi: • Melacak kemajuan kegiatan pembangunan di suatu lokasi, atau subsektor di suatu lokasi, atau rantai nilai • Mendefinisikan aktivitas tambahan Jelaskan bahwa Compass adalah perangkat yang memberi tahu Anda arah yang harus dituju. Dapat dilakukan oleh tokoh pilihan setempat atau fasilitator Jangan menggunakan istilah teknis Mengacu pada PACA Exercise atau kegiatan lain yang memprakarsai aktivitas lokal
Buku Saku COMPASS
5
Tahap 3 -- 5 menit – Susunan Kegiatan Jelaskan susunan kegiatan lokakarya ini Flipchart atau mesocard Tunjukkan berbagai tahapan dalam lokakarya ini. Ikuti langkahlangkah yang ada dengan cepat, jangan terlalu banyak menghabiskan waktu dalam menjelaskan informasi detail
Tahap 4 -- 5 menit -- Compass Penjelasan mengenai Compass Secara lisan dan menggunakan flipchart Jelaskan latar belakang Compass dalam metode balanced scorecard secara singkat. Pastikan flipchart tentang penjelasan 4 Kuadran dapat terlihat sepanjang kegiatan lokakarya
6
Buku Saku COMPASS
Tahap 5 -- 15 menit -- Batasan Perjelas tujuan latihan: Apa sesungguhnya yang kita bahas dalam lokakarya ini? Pernyataan oleh tokoh pilihan dalam kegiatan ini, atau fasilitator Tentukan dua poin: • Apa itu X? Definisikan batas X (sistem/lingkungan) • Siapa yang terlibat dalam X? Jelaskan susunan aktor (orang dalam/orang luar) X = objek Compass, yaitu inisiatif LED, atau inisiatif klaster, atau inisiatif sektor, atau proyek Tuliskan informasi mengenai objek tersebut pada flipchart. Pastikan flipchart dapat terlihat selama lokakarya. Perhatikan aktor di mesocard, susun sesuai pembagian apakah mereka orang dalam/orang luar.
Buku Saku COMPASS
7
Tahap 6 -- 30 menit -- Mengingat Kembali Lihat kembali kegiatan dan pencapaian sejak latihan PACA Exercise atau sejak awal kegiatan Flipchart atau mesocard • Apa yang telah kita lakukan sejauh ini? • Apa yang telah kita capai sejauh ini (= hasil dan dampak kegiatan)? (Jika mungkin, cobalah ambil data) Opsi 1: Peserta menyebutkan, fasilitator mencatat pada flipchart Opsi 2: Peserta menulis di kartu (jadi tidak sekadar memberi Anda cerita!) * Pertimbangkan untuk merekam pernyataan peserta dalam bentuk audio / video.
8
Buku Saku COMPASS
Tahap 7 -- 30 menit – Tujuan Keseluruhan dari Upaya Pembangunan Perjelas visi, tujuan keseluruhan, dan hasil kerja dari X 1. Mesocard / 2 kartu per orang 2. Susun kartu secara hierarkis Pertanyaan: Mengapa kita menghabiskan waktu dan tenaga untuk inisiatif ini? Apa yang ingin kita capai? Alternatif: Jika dalam dua tahun seseorang bertanya tentang X, apa yang akan kita tunjukkan sebagai bukti keberhasilannya? Jangan gunakan istilah Visi. Hal tersebut akan mengarah ke diskusi yang kabur dan tidak jelas. Atur hasilnya. Cobalah untuk menyusun hierarki, misalnya dengan menyoroti hasil akhir dan meletakkan di bawahnya faktor-faktor yang akan berkontribusi pada hasil akhir Banyak kartu yang akan muncul sebagai faktor kritis untuk keberhasilan (Critical Success Factor/CSF) atau indikator kinerja utama (Key Performance Indicator/KPI), dan kartu tersebut harus ditulis lagi pada tahap 9 Pastikan bahwa “Visi� dapat terlihat selama kegiatan selanjutnya
Buku Saku COMPASS
9
Tahap 8 -- 5 menit -- Meninjau Ulang Batasan Pastikan kembali batasan lokakarya ini Buka diskusi Selama tahap menengok kembali ke belakang dan penyusunan visi, batasan mungkin terlihat tidak terdefinisi atau ditulis dengan baik
10
Buku Saku COMPASS
Tahap 9 -- 30 menit -- CSF Diskusikan faktor-faktor yang membangun atau merugikan X Mesocard / jumlah kartu masing-masing orang tidak dibatasi Pertanyaan (sampaikan semuanya!) • Apa saja faktor yang menentukan keberhasilan X? • Apa saja faktor yang menentukan keberhasilan upaya kita untuk membangun lokasi/sektor/rantai nilai yang kompetitif? • Unsur-unsur mana yang perlu ada agar kita dapat membangun lokasi/sektor/rantai nilai yang kompetitif? Periksa apakah keempat kuadran sudah dibahas dengan baik. Salah satu dari kuadran atas sering kali hanya mendapat kartu dalam jumlah yang sedikit. Jika itu yang terjadi, jelaskan relevansi kuadran dan mintalah kartu tambahan kepada peserta.
Buku Saku COMPASS
11
Tahap 10 -- 30 menit -- CSF dalam Kuadran Susun CSF dalam 4 kuadran Fasilitator, dengan dibantu peserta, meletakkan kartu ke dalam 4 kuadran 1. Faktor ekonomi/keuangan 2. Hubungan eksternal (dengan pemangku kepentingan nonLED/aktor eksternal/pelanggan/...) 3. Proses internal dan organisasi LED di dalam dan di antara organisasi yang terlibat 4. Pengetahuan dan pembelajaran (termasuk penelitian, pelatihan, ...) Pastikan bahwa setiap CSF dipahami dengan baik oleh seluruh peserta, atau mungkin tambahkan satu tahap lagi untuk memeriksa dan mengulang penjelasan setiap CSF dengan cara yang berbeda. CSF seperti “diversifikasi� tidak berguna karena terlalu umum. Salah satu cara yang mungkin untuk melihat CSF adalah dengan menetapkan Kuadran 1 dan 2 sebagai faktor eksternal dan Kuadran 3 dan 4 sebagai faktor internal.
12
Buku Saku COMPASS
Tahap 11 -- 10 menit -- Prioritas Identifikasi dua hingga empat CSF yang pasti untuk tiap kuadran Pareto Kuadaran demi kuadran
Buku Saku COMPASS
13
Tahap 12 -- 30 menit -- Pencocokan Apakah kita memiliki kegiatan yang berkontribusi pada semua CSF? Matriks Buat matriks dengan aktivitas yang sedang berlangsung diletakkan pada sumbu vertikal dan CSF pada sumbu horizontal. Bersama para peserta, verifikasi apakah setiap aktivitas yang dilakukan telah berkontribusi pada CSF. Asumsinya, banyak aktivitas akan berkontribusi pada lebih dari satu CSF. Lanjutkan sebagai berikut: Setiap peserta menerima sebuah kartu dengan angka 0 sampai 3 – 0 = tidak berpengaruh, 1 = pengaruhnya lemah, 2 = pengaruhnya sedang, 3 = pengaruhnya kuat. Silakan bertanya kepada para peserta, “Apakah Aktivitas 1 menangani CSF A?� Setiap peserta lalu menunjukkan skornya dengan mengangkat kartu yang mencantumkan angka-angka tersebut. Fasilitator kemudian menetapkan skor rata-rata. Dorong peserta untuk berdiskusi ketika mereka memberikan tiga atau empat skor yang berbeda.
14
Buku Saku COMPASS
Tahap 13 -- 10 menit -Mengidentifikasi Kesenjangan Verifikasi: CSF mana yang yang tidak sesuai dengan aktivitas? Tambahkan skor di setiap kolom. Kemungkinan, semua CSF setidaknya telah dibahas. Fokuskan diskusi pada CSF yang memiliki skor rendah, dan khususnya CSF yang tidak menerima satu pun skor 3 (yang berarti tidak ada aktivitas yang benar-benar fokus pada CSF ini). Diskusi lisan
Buku Saku COMPASS
15
Tahap 14 -- 30 menit -- Curah Pendapat (Brainstorming) tentang Kegiatan Apa saja kegiatan yang perlu kita lakukan untuk mencapai kemajuan sehubungan dengan CSF? Mesocard. Beberapa sesi brainstorming/klaster/Pareto/diskusi tentang prioritas tertinggi Anda perlu memastikan bahwa peserta memprioritaskan kegiatan yang benar-benar dapat dilakukan. Misalnya, Anda dapat memberi titik-titik merah sehingga peserta dapat menandai proposal yang mereka anggap tidak realistis sebelum melakukan Pareto.
16
Buku Saku COMPASS
Tahap 15 -- 60 menit -Menetapkan Tanggung Jawab Implementasi Kegiatan Enam pertanyaan Pfeiffer untuk tiap aktivitas Mesocard Enam pertanyaan: 1. Bagaimana tepatnya kita melakukan hal ini? (menyebutkan kegiatan) 2. Siapa yang bertanggung jawab? 3. Siapa yang harus berkolaborasi? 4. Sumber daya apa yang kita butuhkan? 5. Kapan kita memulai? 6. Bagaimana kita tahu bahwa kegiatan tersebut telah dimulai? Mungkin akan membantu bila dibentuk kelompok kerja untuk tahapan ini.
Buku Saku COMPASS
17
Tahap 16: Akhir Lokakarya Ucapkan terima kasih kepada para peserta atas waktu dan masukan mereka. Jelaskan apa yang akan terjadi selanjutnya. Pastikan Anda memiliki metode komunikasi yang jelas sehingga setiap peserta dapat melacak kemajuan implementasi dengan mudah.
18
Buku Saku COMPASS
Apa yang Dimaksud dengan CSF? CSF adalah faktor yang menentukan keberhasilan inisiatif LED Anda. “Kritis� berarti faktor tersebut benar-benar harus ada, karena jika tidak maka Anda akan gagal. Apa yang dimaksud dengan Key Performance Indicator (KPI) ? KPI adalah indikator yang mengukur kemajuan Anda dalam meningkatkan kinerja dalam kaitannya dengan CSF.
Buku Saku COMPASS
19
Susunan Lokakarya Compass 1. Para peserta memperkenalkan diri 2. Jelaskan tujuan lokakarya tersebut 3. Jelaskan susunan lokakarya 4. Jelaskan mengenai Compass (pastikan penjelasan pada flipchart dapat terlihat setiap saat) 5. Batasan: Apa sebenarnya yang sedang kita bicarakan? (pastikan hasilnya dapat terlihat) 6. Melihat kembali ke belakang: Apa yang telah kita capai sejauh ini? 7. Tujuan: Apa tujuan keseluruhan dari objek Compass? 8. Meninjau ulang batasan 9. Diskusi dan penyusunan CSF 10. Menyusun CSF dalam kuadran 11. Menyusun prioritas CSF, kuadran demi kuadran (Pareto) 12. Pencocokan 13. Mengidentifikasi kesenjangan, yaitu CSF yang tidak didukung oleh aktivitas 14. Brainstorming kegiatan yang terkait dengan setiap CSF 15. Penyusunan rencana aksi
20
Buku Saku COMPASS
Apa yang Dimaksud dengan Kriteria SMART? Spesifik & Sensitif spesifik untuk masalah yang dimaksudkan agar diubah, dan sensitif terhadap perubahan yang ditimbulkan Terukur terukur, objektif, dan tidak ambigu – tidak mudah teralihkan oleh perkembangan yang tidak ada hubungannya dan tidak mudah dimanipulasi Dapat Dicapai & Dapat Diterapkan dapat dicapai melalui langkah-langkah kebijakan dan dapat diterapkan untuk mengukur kemajuan menuju pencapaian tujuan Relevan mengukur faktor-faktor yang berhubungan dengan kebijakan dan mencerminkan tujuan Terikat Waktu & Dapat Dilacak Bervariasi dari waktu ke waktu, mencerminkan waktu perubahan dapat diharapkan akan terjadi dan memang terjadi. Indikator dapat dengan mudah dilacak, sebaiknya data yang diperlukan sudah siap dan tersedia, atau tidak terlalu susah untuk dilacak
Buku Saku COMPASS
21
Setelah Mendefinisikan CSF Opsi 1 – jika para peserta familiar dengan konsep perumusan indikator: • Definisikan tidak lebih dari tiga, cukup 1 atau 2 KPI untuk setiap CSF •
Pencocokan: Mengacu pada aktivitas LED saat ini, apakah kita benar-benar membuat kemajuan untuk semua KPI? Ataukah kita perlu mendefinisikan aktivitas tambahan?
•
Brainstorming mengenai aktivitas
•
Penyusunan rencana aksi
Opsi 2 – jika para peserta belum familiar dengan indikator: • Pencocokan: Apakah aktivitas kita saat ini berhubungan dengan semua CSF? Atau apakah kita memerlukan aktivitas tambahan? •
Brainstorming mengenai aktivitas
•
Penyusunan rencana aksi
22
Buku Saku COMPASS
Buku Saku COMPASS
23
Perspektif proses lokal (interaksi antara pemain inti, pola pemerintahan, ...)
Perspektif pembelajaran (keselarasan pemahaman tentang LED, keselarasan ekspektasi, definisi peran, ...) Bagaimana kita harus mengatur proses dan upaya LED secara internal untuk memastikan efektivitasnya?
Bagaimana kita berinteraksi dengan pemangku kepentingan lain (pemangku kepentingan lokal lainnya di luar LED, investor eksternal, pelanggan / wisatawan, lembaga pendanaan, ...) untuk mencapai keberhasilan LED?
Dampak apa yang harus diberikan agar pemilih/ warga kita puas?
Bagaimana kita bisa memastikan kita terus meningkatkan pemahaman tentang fakta perekonomian dan LED kita?
Hubungan dengan pihak eksternal
Hasil yang bersifat ekonomis (pertumbuhan, perkembangan bisnis, usaha rintisan atau startup, lapangan kerja, ...)
Apa yang dapat dilakukan untuk lebih memahami bisnis dan pasar kita?
Perspektif pembelajaran (membenahi perusahaan dan institusi pendukung, intelijen pasar, ...)
Apa hasil yang perlu kita sampaikan agar pemegang saham, investor, dan kreditor merasa bahagia?
Keuangan (akses ke kredit, arus kas, ...) dan faktor ekonomi (pangsa pasar, pertumbuhan, profitabilitas, ...)
Bagaimana kita harus mengatur proses dan upaya perbaikan kita di dalam serta di antara perusahaan dan organisasi?
Perspektif proses lokal (interaksi antara pemain inti, pola pemerintahan, ...)
Bagaimana kita perlu berinteraksi dengan pelanggan dan pemangku kepentingan untuk mencapai keberhasilan di pasar? Apa program layanan dukungan yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kinerja kita?
Hubungan dengan pihak eksternal
Susunan Compass LED Tingkat Atas untuk Susunan Sektor COMPASS
24
Buku Saku COMPASS
Buku Saku COMPASS
25
26
Buku Saku COMPASS