บทที่ 6 กำรบริหำรธุรกิจไมซ์ MICE Events Management
อ.นำขวัญ วงศ์ ประทุม
Topic; • ขอบข่ ำยงำน Project Management • กระบวนงำน 5 ขั้นของ PMBOK
ทำไมต้ องมีกำรจัดกำรโครงกำร ? Project Management (กำรบริหำรจัดกำรโครงกำร) รำยละเอียดปลีกย่ อยมำก ก่อนงำน
ระหว่ ำงงำน
หลังจำกที่เสร็จงำน
Modle ; Project Management Body of Knowledge (PMBOK) American National Standards Institute (ANSI) Input • Documents , Plan , Designs etc. Tools and
• Mechanisms applied to input
Techniques
Output
• Products etc.
กระบวนงำน 5 ขั้นของ PMBOK 1. Initiating 5. Closing
4.Monitoring and controlling
2.Planing
3.Executing
1. ขั้นเตรียมกำร (Initiating) 1.1 เริ่มดำเนินกำรติดต่ อกับลูกค้ ำ
1.2 ดำเนินกำรเริ่มกำรประชุมก่ อนกำรเริ่มงำน 1.2.1 Incentive Travel ช่ องทำงกำรติดต่ อผู้จัดงำน รำยละเอียดของงำน ควำมต้ องกำรด้ ำนต่ ำง ๆ รำยละเอียดเกีย่ วกับข้ อเสนอ รำยละเอียดเกีย่ วกับบริษัท
1.2 ดำเนินกำรเริ่มกำรประชุมก่ อนกำรเริ่มงำน 1.2.2 อุตสำหกรรมกำรประชุมวิชำชีพ และประชุมสมำคม สถำนทีจ่ ัดงำน
สมำคมวิชำชีพนำนำชำติ +Core PCO เอกสำรแสดงควำมจำนงในกำร เสนอตัวเป็ นเจ้ ำภำพจัดงำน
ตัวแทนสมำคมในตปท.
ตัวแทนของสมำคมในประเทศนั้น ดำเนินกำรประสำรกับ CVB และ Local PCO จัดตั้ง Bidding Committee
บริษัทขนส่ งต่ ำง ๆ Bidding Committee ของปท.นั้น Bidding Committee mostly Consisted of the stakeholder as CVB ของปท.นั้น ๆๆ ตัวแทนสมำคมวิชำชีพในประเทศ Local PCO ตัวแทนของสถำนทีจ่ ัดงำน ตัวแทนของสำยกำรบนิของประเทศ Etc.
General service contractor Specialty service contractor โรงแรมและสถำนทีพ่ กั
1.2 ดำเนินกำรเริ่มกำรประชุมก่ อนกำรเริ่มงำน 1.2.3 อุตสำหกรรมแสดงสิ นค้ ำและนิทรรศกำรนำนำชำติ Exhibitions (Sellers)
Request for proposal
สถำนที่จดั งำน
Attendees (Bayer)
Professional Exhibition บริ ษทั ขนส่ง Logistic & Transportation company Organizer (PEO)
PEO ดำเนินกำรศึกษำควำมสนใจใน อนำคตทำงธุรกิจที่สำมำรถเกิดจำก กำรจัดงำนแสดงสิ นค้ำและ นิทรรศกำร และเก็บข้อมูลทำงฝั่งผูท้ ี่ เข้ำร่ วมงำน เพ่อใช้ในกำรกำหนด ระยะเวลำที่เหมำะสมในกำรจัดงำน สถำนที่จดั งำน รู ปแบบของงำนและ อื่น ๆ
เพื่อ PEO สำมำรถกำหนด ขอบเขตของงำน ระยะเวลำจัดงำนที่เหมำะสม รู ปแบบของงำน และมองว่ำสำมำรถเกิดควำมคุม้ ค่ำใน กำรจัดงำนทำง PEO ดำเนินกำรติดต่อ ประสำนไปยังผูร้ ับงำนอื่นๆ ต่อ
General Service contractor Specially Service contractor
สถำนที่พกั ต่ำงๆ
2. กำรวำงแผน (Planning) 2.1 วำงแผนกำหนดขอบเขตของงำนไมซ์ ต้ องรู้ จำนวนผู้เข้ ำร่ วมงำน ขนำดพืน้ ที่ที่ต้องใช้ จำนวนห้ องพัก รู ปแบบของกำรเดินทำง กิจกรรมทีต่ ้ องจัด
จะกำหนดขอบเขตของงำนอย่ ำงไรให้ สำมำรถตอบโจทย์ ควำมต้ องำกรของ ลูกค้ ำและผู้เข้ ำร่ วมงำน จะบริหำรจัดกำรและควบคุมงำน อย่ ำงไร จะมีกำรจัดสรรอัตรำกำลังคนกับ จำนวนเนือ้ งำนทีต่ ้ องทำอย่ ำงไร
= กำรรักษำควำมคำดหวังของลูกค้ำให้ อยู่ภำยใต้ งบประมำณทีก่ ำหนด
กำรกำหนดลักษณะขอบเขตของงำน • รำยชื่ออุปกรณ์และทรัพยำกรที่ตอ้ งใช้ข้นั ตอนต่ำง ๆ ที่ตอ้ งปฏิบตั ิ รวม ไปถึงระยะเลำและเงินทุนที่ตอ้ งใช้เพื่อให้บรรลุเป้ ำหมำย • ขอควำมคิดเห็นและข้อเสนอแนะจำกบุคคลที่มีประสบกำรณ์ในกำรจัด งำนประเภทเดียวกัน • พัฒนำแผนทำงเลือกต่ำง ๆ ที่สำมำรถช่วยให้บรรลุเป้ ำหมำยที่วำงไว้ได้ อย่ำงมีประสิ ทธิภำพ • พิจำรณำวิธีที่จะทำให้งำนที่ตอ้ งกำรจะจัดสำมำรถบรรลุเป้ ำหมำยได้ อย่ำงมีประสิ ทธิภำพสูงสุ ดทั้งในเชิงต้นทุน และกำรจัดกำร และอื่นๆ • ระบุปัจจัยที่ส่งผลต่อขนำดของงำน เช่น เงินทุน หรื อขนำดพื้นที่จดั งำน • ระบุสมมติฐำนที่ทำงผูจ้ ดั งำนได้ต้ งั ไว้
• สร้ างโครงสร้ างการแบ่งงาน วันที่
เวลำ
กิจกรรม
• การยืนยันขอบเขตของงาน • การควบคุมขอบเขตของงาน
สิ่ งทีต่ ้ องใช้
ผู้รับผิดชอบ
2.2 แผนเกีย่ วกับต้ นทุน (Cost Plan) ประเภทของต้ นทุนในกำรดำเนินโครงกำร ต้ นทุนกำรดำเนินโครงกำร ต้ นทุนกำรดำเนินโครงกำร
อุปกรณ์ ภำพและเสียง กำรทำกำรตลำด ป้ ำยต่ ำง ๆ ประกันกำรยกเลิกจัดกำร วิทยำกร ล่ำม กำรเช่ ำพืน้ ที่
ต้ นทุนกำรดำเนินโครงกำร อำหำรและเครื่องดืม่ ภำยในงำน อุปกรณ์ ต่ำง ๆสำหรับใช้ ภำยใน งำน ห้ องพักสำหรับผู้เข้ ำร่ วมงำน กำรเดินทำงของผู้เข้ ำร่ วมงำน ค่ำตอบแทนพิเศษต่ ำง ๆ
ต้ นทุนกำรดำเนินโครงกำร เวลำในกำรทำงำนของบุคลำกร ต้ นทุนค่ำใช้ จ่ำยต่ ำง ๆ ค่ำเสื่อม
2.3 แผนบุคลำกร (Staffing Plan) ปริ มำณงำน / ปริ มำณคน / ระยะเวลำในกำรดำเนินงำน 2.4 แผนคุณภำพ (Quality Plan) 2.5 แผนกำรสื่ อสำร (Communication Plan) 2.6 แผนบริหำรควำมเสี่ ยง (Risk Management Plan) 2.7 แผนกำรจัดซื้อจัดจ้ ำง (Resource Acquisition Plan) ลำดับ
กิจกรรม
ผู้รับผิดชอบ
วันที่
หน่ วย
งบประมำณ
ค่ ำใช้ จ่ำยจริง
สถำนะ
1.
รวบรวมทีอ่ ยู่
5/7/15
12 ชม.
672
ระหว่ ำงดำเนินกำร
2
จัดซื้อฐำนข้ อมูลทีอ่ ยู่
7/7/15
1600 ทีอ่ ยู่
4,500
เสร็จสิ้น
3
กำรปรับใช้ ฐำนข้ อมูล
13/7/12
2 ชม.
130
ระหว่ ำงดำเนินงำน
2.8 แผนกำหนดกำรดำเนินงำน (Schedule Plan)
3. กำรปฏิบัติงำนตำมแผน (Excuting) 3.1 กำรสื่ อสำรข้ อมูลระหว่ ำงผู้เกีย่ วข้ อง
ลูกค้ำ
คณะทำงำน
ผูเ้ ข้ำร่ วมงำน
3.2 กำรดูแลและปรับเปลีย่ นรำยละเอียดโครงกำร * ทรัพยำกรทีว่ ำงไว้ ในตอนแรกเกิดกำรเปลีย่ นแปลง * เกิดเหตุกำรณ์ ทไี่ ม่ คำดฝัน 3.3 กำรดำเนินกำรจัดซื้อจัดจ้ ำง
4. กำรกำกับดูแลและควบคุมโครงกำร (Monitoring and Controlling)
4.1 กำรกำกับดูแลและควบคุมควำมเสี่ ยง - ในช่ วงกำรวำงแผน 4.2 ควบคุมขอบเขตของงำน 4.3 กำรควบคุมกำหนดกำร 4.4 กำรควบคุมดูแลเรื่องรำยละเอียดของสั ญญำ 4.5 กำรควบคุมดูแลต้ นทุน
5. กำรปิ ดงำน / โครงกำร Closing 5.1 กำรดำเนินกำรปิ ดโครงกำร (Administrative Closure) 5.1.1 กำรดำเนินกำรประเมินผลของงำนที่จัดไป คำถำมสำหรับโปรแกรมและผู้เข้ ำร่ วมงำน (Program 2 Attendee) ผูเ้ ข้ำร่ วมงำนมำถึงตรงเวลำหรื อไม่ และอยูจ่ นจบงำนหรื อไม่ วิทยำกรที่มำบรรยำยมีควำมรู้และน่ำสนใจหรื อไม่ อำหำรที่บริ กำรในงำนได้รับกำรตอบรับดีหรื อไม่ ลักษณะของผูเ้ ข้ำร่ วมงำนมีกำรเปลี่ยนแปลงจำกปี ที่แล้วหรื อไม่ หัวข้อที่นำเสนอในงำนเกี่ยวข้องกับอุตสำหกรรมและเป็ นที่สนใจของผูเ้ ข้ำร่ วมงำนหรื อไม่ พนักงำนที่ปฏิบตั ิหน้ำที่ได้รับกำรอธิบำยสรุ ปถึงสิ่ งที่ตอ้ งปฏิบตั ิก่อนงำนเริ่ มหรื อไม่ พนักงำนที่ปฏิบตั ิหน้ำที่ในงำนมีควำมพยำยำมที่จะฟั งสิ่ งที่ผเู ้ ข้ำร่ วมงำนเสนอหรื อร้องของหรื อไม่ พนักงำนสำมำรถควบคุมสติในกรณี ที่เกิดเหตุกำรณ์ที่ไม่คำดฝันหรื อเหตุฉุกเฉิ นที่ไม่เป็ นไปตำมแผนหรื อไม่
คำถำมของผูท้ ี่ออกบูธ (Exhibitor) ผูอ้ อกงำนออกบูธรู ้สึกอย่ำงไรกับรู ปแบบและแผนผังของงำนที่จดั ไป ผูอ้ อกงำนออกบูธรู ้สึกว่ำผูเ้ ข้ำร่ วมงำนเป็ นกลุ่มลูกค้ำที่สอดคล้องกับสิ่ งที่ นำเสนอหรื อไม่ จำนวนผูเ้ ข้ำร่ วมงำนที่เดินทำงผ่ำนบูธของผูอ้ อกงำนและในงำนโดยรวม แต่ละวันเป็ นอย่ำงไรบ้ำง
5.1.2 ประชุ มคณะทำงำนหลังเสร็จงำน 5.1.3 วัดผลควำมคุ้มค่ ำจำกกำรลงทุน 5.2 รำยงำนหลังจำกงำนเสร็จสิ้น 5.3 ดำเนินกำรเก็บเอกสำรอืน่ ๆ ทีเ่ กีย่ วข้ องในงำนเพือ่ เป็ นฐำนข้ อมูล 5.4 รำยละเอียดปลีกย่ อยอืน่ ๆ - กำรขอบคุณ - กำรเฉลิมฉลอง
คำถำมท้ ำยบท บทที่ 6 1. Project Management จัดทำขึน้ เพือ่ อะไร ?อธิบำย และยกตัวอย่ ำงประกอบ 2. กระบวนงำน 5 ขั้นของ PMBOK มีประโยชน์ ต่อ กำรทำ Project Management อย่ ำงไรบ้ ำงอธิบำยและ ยกตัวอย่ ำงประกอบ