Computerboekhouden met Octopus (vijfde editie) by OA_Intersentia

Computerboekh.Oct.5e Ed.17-139.qxp_Opmaak 1 18-01-18 13:26 Pagina 1

Computerboekhouden

De documenten voor de uitwerking van de cases die aan bod komen, vindt u in een aparte bijgesloten bundel.

met Octopus

Dit handboek is een vlotte, ‘hands-on’ onderdompeling in de mogelijkheden van het onlinepakket Octopus Internetboekhouden. In een eenvoudige starterscase leert u snel en helder de basistransacties verwerken. Dan wacht een uitdagende case, uit het leven gegrepen, met een breed gamma aan veel voorkomende complicaties en wetenswaardigheden. De case bestaat uit drie stukken met een stijgende moeilijkheidsgraad. U leert niet gewoon ‘boeken’, maar ook de boekhouding met inzicht organiseren en gevallen behandelen die niet geautomatiseerd kunnen worden. Resultaat? Met deze actieve en creatieve benadering krijgt u de praktische vaardigheid van het werken met Octopus volledig onder de knie.

Computerboekhouden met Octopus Marieke Van Beylen, Filip De Maeseneer en Wouter Bellekens

M. Van Beylen F. De Maeseneer W. Bellekens

ISBN 978-94-000-0907-3

9 789400 009073

5e www.intersentia.be

editie

COMPUTERBOEKHOUDEN MET OCTOPUS Vijfde editie

Marieke Van Beylen Filip De Maeseneer Wouter Bellekens

Antwerpen â&#x20AC;&#x201C; Cambridge

Computerboekhouden met Octopus. Vijfde editie Marieke Van Beylen, Filip De Maeseneer en Wouter Bellekens

ÂŠ 2018 Intersentia Antwerpen â&#x20AC;&#x201C; Cambridge www.intersentia.be

ISBN 978-94-000-0907-3 D/2018/7849/12 NUR 786

Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgever.

Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kunnen noch de auteurs noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voorkomen.

Woord vooraf

Beste student, beste professional, Uw boekhoudgegevens zijn het kloppend hart van uw organisatie. Ze bevatten een schat aan informatie ter ondersteuning van uw beleid. Octopus Internetboekhouden maakt alles toegankelijk, waar u ook bent. U krijgt zo meteen voordelig toegang tot een professioneel boekhoudsysteem, onderhouden door specialisten. Octopus onderscheidt zich door eenvoud en efficiëntie. Voor u ligt het handboek Computerboekhouden met Octopus, het resultaat van de samenwerking tussen Uitgeverij Intersentia en het softwarehuis Inaras nv. Bij het schrijven van dit boek is Octopus in gebruik bij meer dan 25.000 organisaties uit alle mogelijke sectoren. Daarvan zijn er ruim 1.300 accountantskantoren. Binnen deze organisaties is ongeveer 1/3 zelfboeker en dit aantal neemt nog steeds toe. Zelfboekers zijn organisaties die verkiezen nog een belangrijk deel van hun boekhoudwerk zelf in handen te nemen. Meteen een bewijs van de eenvoud waarmee Octopus te gebruiken is. U kunt de referenties raadplegen via de homepage van de website https://www.octopus.be/nl/referenties. Als – aankomend – professional in de boekhoudmaterie is het belangrijk dat u de theoretische kennis over uw vak zo efficiënt en zo snel mogelijk kunt toepassen in uw toekomstige of huidige werkomgeving. Dit boek is daarom zo samengesteld dat de beide facetten – theorie en praktijk – aan de hand van gevalstudies worden uitgewerkt. Na een inleidende oefening worden de mogelijkheden en werkwijzen van Octopus toegelicht met een realistisch dossier, dat u in een afzonderlijk boekdeel vindt. Het uitgangspunt is een klein- en groothandel in speelgoedartikelen die goederen aankoopt en verkoopt in België, de Europese Unie en daarbuiten. Praktijk en theorie zijn helemaal verweven. Het dossier beslaat een periode van januari in het fictieve jaar 2000 tot en met februari in het fictieve jaar 2001. Het werkt met een kwartaalaangifte voor de btw, op basis van documenten in EUR en andere valuta. Met die echte documenten gaat u voor de maanden november en december 2000 zelf aan de slag en u boekt in de verschillende dagboeken. U ontmoet eenvoudige alledaagse, maar ook complexere verrichtingen, de inventaris en jaarafsluiting van het boekjaar 2000 en de opening van het boekjaar 2001. De permanente toegang tot de site van Octopus met uw eigen gebruikerscode en wachtwoord laat u toe volgens uw eigen mogelijkheden en tempo te werken.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

We danken graag de proeflezers en de medewerkers van Octopus, in het bijzonder dhr. Timothy Van Laecke. Verder danken we, de heer Geert Boudrez, Financial Manager van Intersentia, en onze andere financiĂŤle adviseurs voor hun inzet om dit boek te realiseren. We wensen u een leerrijke ervaring toe. Het succes van deze uitgave kan in grote mate beĂŻnvloed worden door de feedback die we krijgen van de dagelijkse gebruikers van dit handboek, onder wie uzelf. Suggesties, open aanmerkingen, aanbevelingen enz. zijn altijd welkom. De auteurs

Intersentia

Inleiding

Dit boek is tot stand gekomen op vraag van enkele hogescholen die het boekhoudpakket Octopus in hun lessenpakket opgenomen hebben. Ook universiteiten, secundaire scholen, het avondonderwijs en het bedrijfsleven vragen voortdurend naar Octopus. Het boek kan als handboek bij het begeleid leren gebruikt worden, maar past ook perfect in de benadering van een zelfstudie. De doelgroep wordt verondersteld minstens over een beperkte kennis van boekhouden te beschikken. Het gebruik van Octopus wordt aan de hand van concrete situaties bestudeerd op basis van een boekhoudplan en de algemene rekeningen die aan de praktijk aangepast zijn. Met zeer speciale dank aan Frieda Beirnaert voor het proeflezen. De uitgever

Contactgegevens van het softwarehuis dat Octopus Internetboekhouden ontwikkelde en beheert: www.octopus.be. Inaras nv Brusselsesteenweg 708 9050 Gentbrugge Tel.: +32-9232.52.55 info@octopus.be Contactformulier via de website.

Intersentia

vii

Structuur van dit praktijkboek

Vooraan in het boek vindt u een globale inhoudsopgave. Deel 1 brengt u aan de startlijn met Octopus. U ontdekt hoe u uw computer voorbereidt en hoe u zich aanmeldt. Deel 2 richt zich tot alle gebruikers en stelt beknopt de belangrijkste algemene handelingen voor om meteen met Octopus te kunnen werken. U oefent met het speciaal aangemaakte dossier De Goede Smaak Intersentia. Deel 3 wordt de eerste intense hands-on-ervaring! De korte fictieve gevalstudie van Starter nv helpt u snel erg handig te worden met de basismogelijkheden van Octopus. U bent dan helemaal klaar voor de echte wereld. U voert en beheert de boekhouding van een speelgoedzaak, Protoy Fictivo bvba. In Deel 4 zijn de verrichtingen betrekkelijk eenvoudig, maar toch erg gevarieerd en helemaal uit het leven gegrepen. Deel 5 bevat nog een pak meer uitdagingen van Protoy Fictivo en gecombineerde problemen. Meteen opent u ook al een volgend boekjaar. Op een erg heldere manier verwerft u inzicht in de goed georganiseerde boekhouding en de wereld eromheen. In dit deel maakt u ook kennis met de nieuwste softwaretechnieken. In Deel 6 leert u de knepen van het vak wat betreft de inventaris en de afsluiting van de boekhouding. Octopus bevat verder een hele reeks tools die niet absoluut bij elke boekhouding ingezet moeten worden. Ze zijn specifiek, geavanceerd, arbeidsbesparend of dat allemaal tegelijk. Deel 7 stelt de interessantste ervan voor. U start uw heel eigen boekhouding los van de gevalstudies uit dit boek? Deel 8 helpt u stap voor stap door het proces.

Intersentia

Inhoud

Intersentia

WOORD VOORAF ...............................................................................................................................

INLEIDING ............................................................................................................................................

vii

STRUCTUUR VAN DIT PRAKTIJKBOEK .....................................................................................

DEEL 1 VAN START MET OCTOPUS ............................................................................................................

WERKEN MET EEN BOEKHOUDPAKKET ..........................................................................

2 2.1 2.1.1 2.1.1.1 2.1.1.2 2.1.2 2.1.2.1 2.1.2.2 2.1.2.3 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4

VÓÓR U VAN START GAAT…................................................................................................. Onderdelen van Octopus .............................................................................................................. Octopus Boekhouding .................................................................................................................. Efficiënt en flexibel ........................................................................................................................ Boekhouders/accountants en hun klanten ................................................................................. Andere modules en aanverwante toepassingen ......................................................................... Facturatiemodule ........................................................................................................................... Bankingmodule.............................................................................................................................. Octopus Share ................................................................................................................................ Octopus en andere pakketten ...................................................................................................... Onlinepakket .................................................................................................................................. Toegang krijgen tot Octopus en werken met de nieuwste versie ............................................ Centrale servers ............................................................................................................................. Toegang krijgen tot bepaalde dossiers ........................................................................................

3 3 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5 6 6

DIT PRAKTIJKBOEK GEBRUIKEN ........................................................................................

4 4.1 4.1.2

UW COMPUTER VOORBEREIDEN ....................................................................................... De Login-applet installeren .......................................................................................................... Opstarten via een webbrowser .....................................................................................................

8 8 9 xi

Computerboekhouden met Octopus

xii

4.2 4.2.1. 4.2.2 4.2.2.1 4.2.2.2 4.2.2.3 4.2.2.4 4.2.3 4.2.4 4.3

Aanmelding organiseren............................................................................................................... Aanmelding voorbereiden ............................................................................................................ De aanmelding zelf bij Octopus ................................................................................................... Aanmeldingsscherm en bestand selecteren ............................................................................... Facturatiemodule al dan niet activeren ...................................................................................... Octopus hoofdscherm ................................................................................................................... Details over het dossier ................................................................................................................. Wachtwoord wijzigen .................................................................................................................... Wachtwoord vergeten ................................................................................................................... Toegang voor de eindklant ...........................................................................................................

10 10 10 10 13 13 14 14 14 15

HELP: HANDLEIDING, TREFWOORDENLIJST EN WEBINARS ...................................

MODULES BEHEREN EN BESTELLINGEN PLAATSEN ...................................................

SYNTHESE ....................................................................................................................................

DEEL 2 WERKEN MET OCTOPUS .................................................................................................................

BEWEGEN DOOR SCHERMEN EN TUSSEN VENSTERS ................................................

2 2.1 2.2

ICOONTJES EN SNELTOETSEN ............................................................................................. Icoontjes in de hoofdwerkbalk ..................................................................................................... Icoontjes bij lijsten .........................................................................................................................

20 20 21

3 3.1 3.2 3.3 3.4

INVULFACILITEITEN ............................................................................................................... Zoeklijsten ...................................................................................................................................... Keuzelijsten..................................................................................................................................... Datumvelden .................................................................................................................................. Rekenen in bedragvelden .............................................................................................................

22 22 24 24 24

4 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4

LIJSTEN .......................................................................................................................................... Een lijst opvragen........................................................................................................................... Zoeken in lijsten............................................................................................................................. Sorteren en vernieuwen van lijsten ............................................................................................. Sorteren ........................................................................................................................................... Vernieuwen ..................................................................................................................................... Opzoeken van details in lijsten ....................................................................................................

25 25 28 29 29 29 29

AFDRUKKEN ...............................................................................................................................

6 6.1 6.2

TOELICHTING BIJ HET REKENINGENSTELSEL EN AFSPRAKEN .............................. Het rekeningenstelsel en de vaste rekeningen............................................................................ Afspraken en werkwijzen voor de gevalstudies .........................................................................

30 30 31

Intersentia

Inhoud

Intersentia

6.2.1 6.2.1.1 6.2.1.2 6.2.2 6.2.2.1 6.2.2.2

Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen ...................... Handelsgoederen ........................................................................................................................... Diensten en diverse goederen ...................................................................................................... Kortingen en terugzendingen bij aankopen ............................................................................... Kortingen ........................................................................................................................................ Terugzendingen van handelsgoederen .......................................................................................

31 31 32 32 32 33

SYNTHESE ....................................................................................................................................

DEEL 3 EEN GOED BEGIN MET “STARTER NV” ......................................................................................

INLEIDING TOT DE GEVALSTUDIE STARTER NV ..........................................................

2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10

AANKOOPVERRICHTINGEN ................................................................................................. De documenten voorbereiden ..................................................................................................... Eenvoudige aankoopfactuur inbrengen ...................................................................................... Kopinfo ........................................................................................................................................... Detailinfo ........................................................................................................................................ Het document zelf registreren en later opvragen ...................................................................... Aankoopfactuur met handelskorting .......................................................................................... Inkomende creditnota voor terugzending ................................................................................. Aankoopfactuur van een nieuwe leverancier ............................................................................. Aankoopfactuur met financiële korting...................................................................................... Aankoopfactuur voor vaste activa ............................................................................................... Aankoopfactuur met nieuwe rekening ....................................................................................... Aankoopfactuur met bijkomende kosten ................................................................................... Aankoopverrichtingen oplijsten ..................................................................................................

37 37 37 38 38 39 41 42 42 45 47 48 50 51

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

VERKOOPVERRICHTINGEN .................................................................................................. De documenten voorbereiden ..................................................................................................... Eenvoudige verkoopfactuur inbrengen....................................................................................... Verkoopfactuur aan een nieuwe klant ........................................................................................ Uitgaande creditnota voor terugzending.................................................................................... Winkelverkoop ............................................................................................................................... Verkoopfactuur voor vaste activa ................................................................................................ Verkoopfactuur met doorrekening van bijkomende kosten .................................................... Verkoopverrichtingen oplijsten ...................................................................................................

51 51 52 52 53 54 55 56 57

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.2.1 4.1.2.2

FINANCIËLE VERRICHTINGEN ............................................................................................ Bankafschriften .............................................................................................................................. De documenten bestuderen ......................................................................................................... Interne overboeking naar de kas: bankafschrift 2 ..................................................................... Kopinfo ........................................................................................................................................... Detailinfo ........................................................................................................................................

57 57 57 58 58 58

xiii

Computerboekhouden met Octopus

xiv

4.1.3 4.1.3.1 4.1.3.2 4.1.3.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3

Eenvoudige vereffening: bankafschrift 3..................................................................................... Schuld opzoeken via het bedrag .................................................................................................. Schuld opzoeken via de naam van de relatie.............................................................................. Schuld opzoeken via boekingsnummer ...................................................................................... Betaling mits een financiële korting en manueel afpunten: bankafschrift 5.......................... Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken: bankafschrift 6 ................................................... Negatieve bankrekening: bankafschrift 7 ................................................................................... Inning met gemiste financiële korting: bankafschrift 8 ............................................................ Kasbladen........................................................................................................................................ De documenten bestuderen ......................................................................................................... Interne overboeking vanuit de bank: kasblad 1 ......................................................................... Het Kasboek en de btw-bijzonderheden: kasblad 2 .................................................................. Financiële verrichtingen oplijsten ...............................................................................................

60 61 61 62 62 66 68 69 70 70 70 72 72

DE DAGBOEKEN VAN STARTER NV ....................................................................................

AFPUNTING ANNULEREN .....................................................................................................

7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.2 7.3

BOEKING OPVRAGEN, WIJZIGEN EN VERWIJDEREN ................................................. Boeking opvragen .......................................................................................................................... Opvragen op volgnummer ........................................................................................................... Opvragen op relatie ....................................................................................................................... Boeking wijzigen ............................................................................................................................ Boeking verwijderen .....................................................................................................................

81 81 81 82 83 83

BOEKING KOPIËREN ................................................................................................................

SYNTHESE ....................................................................................................................................

DEEL 4 PROTOY FICTIVO BASIC – EENVOUDIGE VERRICHTINGEN .............................................

1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4 1.5

88 88 89 89 89 90 91 92 92 92 93 95

VOORSTELLING VAN DE ONDERNEMING EN DE DOCUMENTENSTROOM....... Achtergrond van de onderneming .............................................................................................. Oprichtingsboekingen .................................................................................................................. Inbreng van kapitaal ...................................................................................................................... Overname van een andere handelszaak...................................................................................... Investeringslening .......................................................................................................................... Oprichtingsboekingen .................................................................................................................. Producten en recupelbijdrage ...................................................................................................... Het assortiment .............................................................................................................................. Recupelbijdrage.............................................................................................................................. De huidige situatie grafisch voorgesteld ..................................................................................... Documentenbeheer bij Protoy Fictivo ........................................................................................

Intersentia

Inhoud

Intersentia

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12

AANKOOPVERRICHTINGEN ................................................................................................. Voorbereiding van de documenten ............................................................................................. Eenvoudige aankoopfactuur......................................................................................................... Aankoopfactuur voor vaste activa ............................................................................................... Aankoopfactuur van een nieuwe leverancier ............................................................................. Aankoopfactuur zonder btw ........................................................................................................ Aankoopfactuur met verrekende aankoopkosten ..................................................................... Boeken op basis van een eerder ingebrachte boeking .............................................................. Inkomende creditnota in afzonderlijk dagboek ........................................................................ Een boeking wijzigen en slimme namen kiezen ........................................................................ Aankoop van geschenkartikelen .................................................................................................. Inkomende creditnota met financiële korting ........................................................................... Lijsten in verband met aankopen ................................................................................................

95 96 96 97 100 100 101 102 102 102 104 104 104

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

VERKOOPVERRICHTINGEN .................................................................................................. Voorbereiding van de documenten ............................................................................................. Verkoopfacturen en creditnota’s .................................................................................................. Winkelverkoop ............................................................................................................................... Uitgaande creditnota ..................................................................................................................... Verkoopfactuur met doorgerekende transportkosten .............................................................. Lijsten in verband met verkopen ................................................................................................. Tussentijdse balans en resultatenrekening .................................................................................

105 106 106 106 107 107 107 107

4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4

FINANCIËLE VERRICHTINGEN ............................................................................................ De documenten bestuderen ......................................................................................................... Bankafschriften .............................................................................................................................. Interne overboeking van kas ........................................................................................................ Eenvoudige vereffening ................................................................................................................. Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken ............................................................................... Vereffening mits een financiële korting ...................................................................................... Een onbekende klant ..................................................................................................................... Rechtzetting van foutieve transactie ........................................................................................... Lening aflossen en leningsintrest betalen ................................................................................... Kasbladen........................................................................................................................................ Postzegels aankopen; contante inning van klant ....................................................................... Winkelverkoop en aankoop zonder factuur .............................................................................. Aankopen met niet-terugvorderbare btw................................................................................... Lijsten in verband met financiële verrichtingen ........................................................................

108 108 108 108 108 108 110 110 111 111 112 112 112 113 113

DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: NOVEMBER 2000 ...................................... 113

6 6.1 6.2 6.3

DE TOESTAND VAN DIT DOSSIER GRAFISCH WEERGEVEN ..................................... Grafiekkeuze en type ..................................................................................................................... De x-as opmaken ........................................................................................................................... De y-as opmaken ...........................................................................................................................

121 121 121 122

Computerboekhouden met Octopus

6.4 6.5

Kleurenthema aanpassen .............................................................................................................. 124 Rapporteringen .............................................................................................................................. 124

DE TOESTAND VAN UW DOSSIER OP UW SMARTPHONE ......................................... 125

SYNTHESE .................................................................................................................................... 126

DEEL 5 PROTOY FICTIVO ADVANCED – COMPLEXERE VERRICHTINGEN ................................. 127

xvi

EEN STAP VERDER MET PROTOY FICTIVO...................................................................... 128

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17

AANKOOPVERRICHTINGEN ................................................................................................. Nieuw assortiment met ander btw-tarief.................................................................................... Gemengde factuur met privéaankoop ........................................................................................ Buitenlandse leverancier van binnen de EU .............................................................................. Aankoop buiten de EU met vergunning van verlegging van heffing; nieuw land ................ Creditnota voor de rechtzetting van een factuur....................................................................... Levering van diensten bij zending met vergunning van verlegging van heffing ................... Goederen met 0% btw ................................................................................................................... Aankoop buiten de EU zonder vergunning van verlegging van heffing ................................ Levering van diensten bij zending zonder vergunning van verlegging van heffing.............. Aankoop met terugstuurbare verpakking .................................................................................. Creditnota voor teruggestuurde waarborgverpakking ............................................................. Een wagen leasen ........................................................................................................................... Niet-terugvorderbare btw voor autokosten van personenwagens .......................................... Verrichting met btw-medecontractant ....................................................................................... Aankoopfactuur voor uitzendkracht........................................................................................... Bankkosten ..................................................................................................................................... Lijsten in verband met aankopen ................................................................................................

129 129 130 130 132 134 135 136 137 137 138 139 140 141 142 143 143 143

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

VERKOOPVERRICHTINGEN .................................................................................................. Verkoop binnen de EU.................................................................................................................. Verzamelfactuur van winkelverkopen met verschillende btw ................................................. Verkoop met terugstuurbare verpakking ................................................................................... Uitvoer buiten de EU; nieuwe valuta .......................................................................................... Levering van hersteldienst ............................................................................................................ Lijsten in verband met verkopen ................................................................................................. Tussentijdse balans en resultatenrekening .................................................................................

143 143 144 145 145 146 147 147

4 4.1 4.1.1 4.1.2

147 147 147 149

Intersentia

Inhoud

Intersentia

4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.2

Inning met afrekening voor bankkosten .................................................................................... Betalingsverschil; voorschot op vennootschapsbelasting......................................................... Negatieve bankrekening; EU-betaling met financiële korting en bankkosten ...................... Buiten-EU-betaling met bankkosten en wisselkoersverschil; gedeeltelijke betaling ............ Btw-vereffening eind december ................................................................................................... Saldobetaling van schuld; kapitaalverhoging ............................................................................. Lijsten in verband met financiële verrichtingen ........................................................................

149 150 151 151 153 154 154

DAGELIJKSE DIVERSE VERRICHTINGEN.......................................................................... 155

DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: DECEMBER 2000 ....................................... 157

DE HUIDIGE TOESTAND VAN PROTOY FICTIVO: DECEMBER 2000 ....................... 169

8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.2.1 8.1.2.2 8.1.3 8.2 8.3

TOCH AL IN JANUARI 2001 BOEKEN .................................................................................. Aankoopverrichtingen en loon/weddenstaat............................................................................. Aankoopdocumenten ................................................................................................................... Loon/weddenstaat en factuur van sociaal secretariaat ............................................................. Loon/weddenstaat ......................................................................................................................... Aankoopfactuur van sociaal secretariaat .................................................................................... Aankoopfactuur voor commissie ................................................................................................ Verkoopverrichtingen ................................................................................................................... Financiële verrichtingen ...............................................................................................................

169 171 171 172 172 173 175 177 178

9 9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4 9.2 9.2.1 9.2.1.1 9.2.1.2 9.2.2 9.2.2.1 9.2.2.2 9.2.3 9.2.4 9.3 9.3.1 9.3.2 9.3.3 9.3.4

NIEUWE TECHNIEKEN BIJ PROTOY FICTIVO ................................................................ E-invoicing...................................................................................................................................... Beslissing......................................................................................................................................... Technische norm ........................................................................................................................... De eerste boekingen bij Protoy Fictivo ....................................................................................... Nakijken van de boekingen .......................................................................................................... Document Management System (DMS) voor e-invoicing ....................................................... Documenten in DMS ter beschikking stellen ............................................................................ Via een lokaal bestand naar de Document Import Viewer ...................................................... Via Click & Book naar de Document Import Viewer............................................................... Boeken vanuit de Document Import Viewer ............................................................................. Gewone documenten via de Document Import Viewer opnemen ......................................... Click & Book-documenten via de Document Import Viewer opnemen ............................... Gekoppelde documenten raadplegen ......................................................................................... DMS voor andere doeleinden ...................................................................................................... Boekingen van financiële verrichtingen automatiseren met CODA ...................................... CODA-mandaat verkrijgen .......................................................................................................... CODA-bestand ontvangen ........................................................................................................... CODA-bestand inlezen ................................................................................................................. Boeken en afpunten via CODA-bestand ....................................................................................

178 178 178 178 179 180 181 181 181 183 185 185 187 187 188 188 188 190 190 191

xvii

Computerboekhouden met Octopus

DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: JANUARI EN FEBRUARI 2001 ................ 191

SYNTHESE .................................................................................................................................... 202

DEEL 6 PROTOY FICTIVO YEAR END – AFSLUITINGSVERRICHTINGEN EN OPENING VAN HET NIEUWE BOEKJAAR ....................................................................................................... 203

xviii

1 1.1 1.2 1.3 1.4

VAN START MET DE INVENTARIS ....................................................................................... Waarom een inventaris ................................................................................................................. Behandelde boekingen .................................................................................................................. Niet-behandelde boekingen ......................................................................................................... Stappenplan ....................................................................................................................................

204 204 204 205 205

DE EERSTE PROEF- EN SALDIBALANS ............................................................................... 206

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.2.1 3.3.2.2 3.3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.4.1 3.4.4.2

DE INVENTARISBOEKINGEN UITVOEREN ...................................................................... Voorraadwijziging van handelsgoederen registreren................................................................ Inventaris in verband met overlopende rekeningen ................................................................. Brandverzekering ........................................................................................................................... Abonnement “Uitgeversbedrijf De Tijd” .................................................................................... Rente op de termijnrekening........................................................................................................ Inventaris in verband met schulden, vorderingen en financiële rekeningen ......................... Vervallend deel van een langlopende lening .............................................................................. Waardecorrecties van vreemde valuta ........................................................................................ Waardecorrecties voor openstaande schulden en vorderingen ............................................... Waardecorrecties voor financiële rekeningen ............................................................................ Voorraden van postzegels ............................................................................................................. Inventaris in verband met de vaste activa .................................................................................. Controle van de af te schrijven activa ......................................................................................... Kosten activeren............................................................................................................................. Activa vervreemden ...................................................................................................................... De afschrijvingen boeken ............................................................................................................. Alle afschrijvingsfiches controleren ............................................................................................ De afschrijvingen automatisch boeken .......................................................................................

BOEKINGEN VAN DE INVENTARIS ..................................................................................... 219

BTW-CENTRALISATIE .............................................................................................................. 222

DE TWEEDE PROEF- EN SALDIBALANS ............................................................................ 224

7 7.1 7.2

GERAAMDE BELASTINGEN EN RESULTATENVERWERKING .................................... 225 Belastbare basis .............................................................................................................................. 225 De basisbelasting ........................................................................................................................... 225

206 206 208 208 209 209 210 210 211 211 212 213 214 214 214 216 216 216 217

Intersentia

Inhoud

7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.4 7.5

Belastingvermeerdering en bonificatie ....................................................................................... Belastingvermeerdering ................................................................................................................ Besparing bij voorafbetaling ........................................................................................................ Jaarbelasting en geraamde belastingschuld ................................................................................ Te bestemmen resultaat ................................................................................................................ Resultaatbestemming ....................................................................................................................

226 226 226 227 227 228

8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7

BOEKJAAR AFSLUITEN ............................................................................................................ Afsluiting voorbereiden ................................................................................................................ Wettelijke rapporteringen ............................................................................................................. Btw-klantenlisting ......................................................................................................................... Btw-aangifte voor het vierde kwartaal ........................................................................................ Toekomstig boekjaar aanmaken .................................................................................................. Boekjaar overboeken ..................................................................................................................... Openingspost in het nieuwe boekjaar......................................................................................... Overlopende rekeningen afboeken ............................................................................................. Vorig boekjaar definitief afsluiten ...............................................................................................

229 229 229 229 229 229 230 230 231 231

SYNTHESE .................................................................................................................................... 232

DEEL 7 SPECIALE TOPICS ............................................................................................................................... 233

Intersentia

1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3

DAGBOEKEN EN PERIODES BEHEREN .............................................................................. Dagboeken beveiligen ................................................................................................................... Periodes beveiligen ........................................................................................................................ Voor een bepaald dagboek ........................................................................................................... Voor alle Aankoopdagboeken en Verkoopdagboeken tegelijk ................................................ Dagboeken bijmaken.....................................................................................................................

234 234 234 234 235 235

2 2.1 2.2 2.3 2.4

BTW-AANGIFTE EN VERWANTE DOCUMENTEN ......................................................... De btw-aangifte indienen ............................................................................................................. Jaarlijkse btw-listing ...................................................................................................................... Omzetvergelijking btw .................................................................................................................. MOSS-aangifte ...............................................................................................................................

235 235 237 238 238

INTRACOMMUNAUTAIRE AANGIFTE ............................................................................... 238

4 4.1 4.1.1 4.1.1.1 4.1.1.2 4.1.2

EXPORTEREN EN IMPORTEREN .......................................................................................... Relaties ............................................................................................................................................ Relaties overnemen uit een ander pakket ................................................................................... Het te importeren bestand voorbereiden ................................................................................... Stappenplan voor de eigenlijke import ....................................................................................... Relaties overnemen uit een ander Octopus-bestand ................................................................

239 239 239 239 241 243

xix

Computerboekhouden met Octopus

4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.4

Rekeningenstelsel........................................................................................................................... Rekeningenstelsel overnemen uit een ander pakket ................................................................. Rekeningenstelsel overnemen uit ander een Octopus-dossier ................................................ Artikels in de Facturatiemodule .................................................................................................. Globale export van lijsten .............................................................................................................

244 245 245 245 246

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

KOSTENPLAATSEN.................................................................................................................... Rekeningen analytisch opvolgen ................................................................................................. Hoeveelheden en eenheden inbrengen ....................................................................................... Kostenplaatsen en verdeelsleutels beheren................................................................................. Kostenplaatsen en hoeveelheden ingeven tijdens het boeken ................................................. Kostenplaatsen rapporteren .........................................................................................................

246 247 247 248 249 251

6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.2.1 6.3.2.2 6.4

GEBRUIKERSBEHEER ............................................................................................................... Wie is wie ........................................................................................................................................ Gebruikers toevoegen ................................................................................................................... Als dossierbeheerder (B-toegangscode) ..................................................................................... Als gebruiker (U-toegangscode).................................................................................................. Rechten bekijken, toekennen en wijzigen .................................................................................. Rechten bekijken............................................................................................................................ Rechten toekennen en wijzigen ................................................................................................... Wie kan wat .................................................................................................................................... Hoe rechten toekennen en wijzigen ............................................................................................ Gebruikers verwijderen ................................................................................................................

251 251 252 252 253 255 255 255 255 256 256

7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.2 7.2.1 7.2.2

GEHELE DOSSIERS BEHEREN ................................................................................................ Dossiers of delen ervan kopiĂŤren en dossiers leegmaken ........................................................ Dossiers of delen ervan kopiĂŤren................................................................................................. Dossiers leegmaken ....................................................................................................................... Back-up en Restore ........................................................................................................................ Back-up ........................................................................................................................................... Restore .............................................................................................................................................

256 256 256 257 257 258 259

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8

OCTOPUS HAND IN HAND MET ANDERE TOEPASSINGEN....................................... Octopus en de jaarrekening met First Jaarrekeningen ............................................................. Octopus en HannaH...................................................................................................................... Octopus en de reissector ............................................................................................................... Octopus en installatiebedrijven ................................................................................................... Octopus en kantoorautomatisering............................................................................................. Octopus en de transportsector..................................................................................................... Octopus en CRM ........................................................................................................................... Octopus en de vrije beroepen ......................................................................................................

260 261 261 262 262 262 262 263 263

SYNTHESE .................................................................................................................................... 263

Intersentia

Inhoud

DEEL 8 MET EEN EIGEN DOSSIER STARTEN ........................................................................................... 265

Intersentia

1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2

INFORMATIE EN BESTELLING .............................................................................................. Algemene informatie..................................................................................................................... Tarieven van Octopus ................................................................................................................... Als dossierbeheerder ..................................................................................................................... Als eindklant ..................................................................................................................................

266 266 267 267 267

2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2

VOOR HET EERST AANMELDEN EN WACHTWOORD WIJZIGEN............................ Aanmelden ..................................................................................................................................... Als dossierbeheerder ..................................................................................................................... Als eindklant .................................................................................................................................. Wachtwoord wijzigen ....................................................................................................................

267 267 267 267 268

GEBRUIKERSBEHEER ............................................................................................................... 268

4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.1.1 4.2.1.2 4.2.2 4.2.3 4.2.3.1 4.2.3.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 4.4.1 4.4.2

LIJSTEN BEHEREN ..................................................................................................................... Rekeningenstelsel........................................................................................................................... Boekjaren ........................................................................................................................................ Boekjaar bekijken en toevoegen .................................................................................................. Periodes ........................................................................................................................................... Pro rata temporis ........................................................................................................................... Aan te maken boekjaren kiezen ................................................................................................... De nodige boekjaren maken ........................................................................................................ Het ter beschikking gestelde boekjaar aanpassen...................................................................... Nieuw boekjaar aanmaken ........................................................................................................... Dagboeken ...................................................................................................................................... Nieuw Aankoopdagboek en Verkoopdagboek .......................................................................... Nieuw Financieel Dagboek........................................................................................................... Nieuw Dagboek Diversen ............................................................................................................. Leveranciers- en klanteninfo ........................................................................................................ Vanuit een ander pakket overnemen .......................................................................................... Nieuwe leveranciers- en klanteninfo inbrengen ........................................................................

OPENINGSPOST INBRENGEN ............................................................................................... 277

LOPENDE AFSCHRIJVINGEN INBRENGEN ...................................................................... 278

7 7.1 7.2 7.3

OVERGANG NAAR HET NIEUWE BOEKJAAR ORGANISEREN .................................. Boekjaar overboeken ..................................................................................................................... Dagboeken in nieuw boekjaar aanmaken .................................................................................. Eerste financiÃ«le boeking in nieuw boekjaar opnemen ............................................................

SYNTHESE .................................................................................................................................... 281

270 270 271 271 271 271 272 272 272 273 274 274 275 276 276 276 276

279 279 279 279

xxi

Van start met Octopus

Werken met een boekhoudpakket

Vóór u van start gaat…

Dit praktijkboek gebruiken

Uw computer voorbereiden

Help: handleiding, trefwoordenlijst en webinars

Modules beheren en bestellingen plaatsen

Synthese

Computerboekhouden met Octopus

LEERDOELEN U gaat een heel nieuwe wereld ontdekken: Octopus internetboekhouden. In dit deel verneemt u: • welke modules aangeboden worden: Par. 2.1; • met welke andere pakketten Octopus een link heeft: Par. 2.2; • welke de voordelen zijn van een boekhoudpakket, in het bijzonder van een onlinepakket: Par. 2.3; • hoe u toegang krijgt tot bepaalde dossiers of delen ervan: Par. 2.4; • wat de afspraken zijn in verband met dit handboek: Par. 3; • hoe u uw computer voorbereidt: Par. 4; • hoe u zich aanmeldt: Par. 4.2; • hoe u details over een dossier opvraagt: Par. 4.2.2.4; • hoe u uw wachtwoord wijzigt: Par. 4.2.3; • waar u de handleiding vindt: Par. 5; • hoe u eventueel modules bijbestelt: Par. 6. Dan bent u helemaal klaar om de wereld van Octopus Internetboekhouden te verkennen.

Welk bestand neemt u? U hebt straks het bestand De Goede Smaak Intersentia nodig. Dat wordt geopend vanaf Par. 4.2.2.1 van dit deel. U verneemt daar hoe u dit bestand moet klaarzetten.

Werken met een boekhoudpakket

De boekhoudwetgeving bepaalt dat vele organisaties (eenmanszaken, vennootschappen, vzw’s enz.) de plicht hebben een dubbele, dus volledige boekhouding te voeren. Deze organisaties zijn meestal ondernemingen, hoewel Octopus Internetboekhouden ook ingericht is voor die andere organisaties. In dit handboek wordt wie een boekhouding moet bijhouden, voor de eenvoud dan ook vaak “onderneming” genoemd. Bij de boekhouding moet het Minimum Algemeen Rekeningenstelsel, kortweg “MAR”, toegepast worden. De boekhouding is een onontbeerlijke informatiebron in verband met de toestand en het resultaat van een onderneming. Op basis hiervan kan een vergelijking gemaakt worden met soortgelijke organisaties en met de toestand in het verleden en in de toekomst. Ook derden, zoals leveranciers, de overheid en kredietverleners, kunnen geïnteresseerd zijn in de boekhouding. Verder dient de boekhouding om allerlei verplichtingen te kunnen nakomen, zoals voor de btw-aangifte, intracommunautaire opgaven, jaarrekening en vennootschapsbelasting. Het voeren van een boekhouding met behulp van een boekhoudprogramma heeft veel voordelen in vergelijking met de manueel gevoerde boekhouding: – vermits de verschillende te verrichten boekingen ingedeeld kunnen worden in soorten met een bepaalde structuur, kunnen ze in bestanden gegroepeerd worden met verrichtingen van eenzelfde soort; – de tijdsbesparing die gerealiseerd wordt, is o.a. te danken aan de automatisering van de boekingen en de snelheid en juistheid van de uitgevoerde tellingen door het boekhoudprogramma;

Intersentia

Deel 1. Van start met Octopus

– de boekhoudkundige gegevens worden vlugger en preciezer tot boekhoudkundige staten verwerkt; – de verwerkte boekhoudkundige staten kunnen in één oogopslag dienstig zijn voor het beheer en het beleid van het bedrijf; – deze staten voldoen aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen; – naast zuivere boekhouding bieden deze pakketten vaak nog andere mogelijkheden (zie Par. 2.1.2 en 2.2 van dit deel). Octopus Internetboekhouden, hierna kortweg Octopus genoemd, is ontwikkeld door Inaras nv, een softwareontwikkelaar uit Gentbrugge.

Vóór u van start gaat…

2.1

Onderdelen van Octopus

2.1.1

Octopus Boekhouding

2.1.1.1 Efficiënt en flexibel

Octopus is een uiterst gebruiksvriendelijk pakket. De verschillende functies, boekingen en rapporteringen zijn vlot toegankelijk via het Startscherm. Octopus is afgestemd op reële behoeften en individueel instelbaar via talrijke parameters. Dat vinden organisaties die hun eigen boekhouding wensen te voeren natuurlijk erg belangrijk. Neem alvast een kijkje op https://www.octopus.be/nl/ondernemers en https:// www.octopus.be/nl/boekhouders. 2.1.1.2 Boekhouders/accountants en hun klanten

Ondernemingen werken voor hun boekhouding vaak samen met een boekhouder/accountant. De onderneming is dan de “eindklant” en het “dossier” is haar eigendom. Een “dossier” in de Octopusterminologie betekent een volledige boekhouding van een entiteit. Zijn er bv. op een welbepaalde plaats drie bedrijven gevestigd en u bent ook nog zelfstandige, dan hebt u vier dossiers nodig. De boekhouder/ accountant die in meerdere of mindere mate het dossier voor de eindklant beheert, zal verder de “dossierbeheerder” genoemd worden. De dossierbeheerder en de eindklant maken afspraken over de werkverdeling. Op basis daarvan stelt de dossierbeheerder de “gebruikersrechten” in voor de dossiers van de eindklant en zijn medewerker. Gebruikersrechten bepalen wat de eindklant kan consulteren, registreren of beheren. Dat betekent bv. dagboeken en rekeningen aanmaken of wijzigen. De eindklant werkt dus binnen een voor hem afgelijnd kader. Enkele voorbeelden van samenwerkingsgraad: – de eindklant wil enkel toegang krijgen tot de rapporten, terwijl de dossierbeheerder alle boekingen uitvoert; – de eindklant staat in voor het opmaken van de facturen en rappels en heeft toegang tot alle rapporten. De dossierbeheerder doet de rest van de boekhouding; – de eindklant brengt alle boekingen zelf in en heeft toegang tot alle rapporten.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

De dossierbeheerder kan onbeperkt gebruikersnamen aanmaken voor alle medewerkers in zijn eigen organisatie. Binnen het vooropgestelde werkkader kan de eindgebruiker ook voor zijn eigen medewerkers toegang en gebruikersrechten geven voor zijn dossiers. Voor informatie over gebruikersrechten, zie Deel 7 Par. 6 en Deel 8 Par. 3. Dit boek gaat ervan uit dat alle gebruikers, zowel dossierbeheerders als eindklanten, goed moeten weten wat (on)mogelijk is met een dossier en waarom. Daarom worden alle nodige functies toegelicht en ingeoefend, zowel diegene die voor de dossierbeheerder als die voor de eindklant typisch zijn. 2.1.2

Andere modules en aanverwante toepassingen

2.1.2.1 Facturatiemodule

De betrokkenheid van de ondernemer bij zijn boekhouding begint meestal met het opmaken van verkoopfacturen. Dat gebeurt nog vaak met MS-Word, MS-Excel of nog andere externe toepassingen. De facturen moeten dan opnieuw ingegeven worden in de boekhouding. Behalve dubbel werk en verspilling van tijd is er ook het verhoogde risico op fouten. De Facturatiemodule is optioneel bij Octopus. Dit pakket heeft de volgende functies: – artikels beheren en een indeling in artikelgroepen maken; – facturen aanmaken volgens eigen lay-out in MS-Word, inclusief of exclusief btw, met of zonder detaillijnen; – kortingen opnemen en automatisch laten berekenen; – facturen afdrukken; – werken met een onbeperkt aantal factuurboekingen; – rechtstreeks uit de facturen leveringsbonnen opmaken volgens eigen lay-out; – betaalaanmaningen opstellen met gegevens rechtstreeks uit de boekhouding en volgens eigen layout, met zelf in te stellen minimum- en maximumkost, intrest, rappelkost en opvolging van opeenvolgende rappels. De Facturatiemodule valt buiten het bestek van dit handboek. Octopus heeft een afzonderlijke handleiding ter beschikking voor deze module. Meer weten? U kunt een kijkje nemen op de webinar. Meer over de webinars vindt u in Par. 5 van dit deel. 2.1.2.2 Bankingmodule

Als u veel betalingsverkeer hebt, kunt u gebruikmaken van de optionele Bankingmodule van Octopus. Op basis van openstaande leveranciers kunnen hier betaalenveloppen aangemaakt worden die direct verwerkt kunnen worden via onlinebanking. Ook kunnen alle financiële verrichtingen automatisch verwerkt worden via door de bank aangeleverde CODA-bestanden. CODA (gecodeerd dagafschrift) is een bestand in gecodeerde vorm met alle bewegingen van een bepaalde dag op de zicht-, spaar- of termijnrekening. Het is in principe de gecodeerde weergave van het papieren rekeninguittreksel. Het is ook mogelijk bepaalde bewegingen te laten totaliseren per valutadatum. Op het papieren rekeninguittreksel staan dan voor deze bewegingen enkel de totalen per valuta vermeld. In CODA vindt u naast de totalen ook de individuele bewegingen terug waaruit het totaal is opgebouwd. De werkwijze met CODA-bestanden wordt beknopt toegelicht in Deel 5 Par. 9.3. 4

Intersentia

Deel 1. Van start met Octopus

2.1.2.3 Octopus Share

Als u werkt met Octopus Boekhouding en/of Octopus Facturatie, beschikt u over alle mogelijkheden van Octopus Share. Dat zijn: – uw documentenstroom te beheren: Document Management System; – via uw smartphone documenten binnenhalen en bewaren/verwerken via het Document Management System; – uitgebreide rapporten opstellen; – via een grafisch dashboard grafieken opstellen met eigen specificaties. U kunt zich optioneel ook enkel voor deze module aanmelden. 2.1.2.3.1 Document Management System (DMS) en Click & Book Documenten zoals facturen, akten, investeringsplannen en toelichtingen van producten kunnen gekoppeld worden aan boekingen of aan andere elementen zoals dossiers, relaties, investeringen en artikels. Alle gekoppelde documenten zijn altijd en overal raadpleegbaar, ongeacht de locatie. De mogelijkheden en werkwijze met het DMS en Click & Book worden beknopt toegelicht in Deel 5 Par. 9.2. DMS kan niet volledig geactiveerd worden in de educatieve versie van Octopus, maar is met een standaard opslagcapaciteit van 100 MB gratis voor Octopus-licentiehouders. 2.1.2.3.2 Grafische module Via het standaard meegeleverde grafisch dashboard kunt u een aantal gegevens grafisch weergeven, zoals het bedrijfsresultaat, de verkoopcijfers en opsplitsing van kosten. De standaard aangeleverde grafieken zijn aanpasbaar en afdrukbaar. U kunt ook onbeperkt nieuwe grafieken maken, aanpassen en afdrukken. De mogelijkheden met en werkwijze voor de grafische module komen aan bod in Deel 4 Par. 1.4 en 6.4. 2.2.2

Octopus en andere pakketten

Octopus bevat koppelingen met nog de volgende andere pakketten: De nadruk ligt op automatisering van stockbeheer, facturatie, CRM, projectopvolging, webshops en rapportering. Meer informatie over beschikbare koppelingen vindt u in Deel 7 Par. 9 en op https://www.octopus.be/ nl/partners.

2.3

Onlinepakket

Octopus is online toegankelijk via www.octopus.be. Dat biedt uiteraard een hoop voordelen. 2.3.1

Toegang krijgen tot Octopus en werken met de nieuwste versie

Octopus is via om het even welke pc met internet toegankelijk, “Multi Place” dus. U krijgt toegang via een persoonlijke gebruikersnaam en een te allen tijde vrij aan te passen wachtwoord (zie Par. 4.2.3 van dit deel). Een ingewikkelde afstelling van de parameters is overbodig en u kunt dus meteen aan de slag. Octopus is ook mobiel toegankelijk. Meer hierover vindt u in Deel 7 Par. 8.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

2.3.2

Centrale servers

Vermits de toepassing op de centrale servers door Octopus zelf beheerd en zo nodig aangepast wordt, zijn er voor de dossierbeheerder of zijn eindklant geen extra onderhoudscontracten. Als er een nieuwe versie van Octopus gelanceerd wordt, is die bij de eerstvolgende aanmelding voor iedere gebruiker meteen ter beschikking. De bijdragen die de eindklant betaalt, dekken alle kosten. Zoals bij telebankieren, worden alle transacties op een beveiligde en gecodeerde manier uitgevoerd. Van alle door Octopus beheerde dossiers worden automatisch en dagelijks professionele back-ups genomen. Zie Deel 7 Par. 7.

2.4

Toegang krijgen tot bepaalde dossiers

Als dossierbeheerder bepaalt u zelf wie toegang heeft tot uw dossiers en zelfs tot welke delen ervan. Octopus is standaard “Multi User”. Dat betekent dat meerdere gebruikers tegelijk aan verschillende onderdelen van hetzelfde dossier kunnen werken. De vergrendeling van delen van een dossier gebeurt op het niveau van de dagboeken en de boekingsperiode. Zo kan bv. een bepaalde medewerker aan het Aankoopdagboek werken terwijl iemand anders de personeelsgegevens inbrengt in datzelfde dossier. De toegangsinstellingen gebeuren op het niveau van een welbepaald dossier en de onderdelen ervan. Zo kunt u een medewerker toegang geven tot het Aankoopdagboek van een bepaald dossier, maar dat betekent niet dat deze medewerker toegang heeft tot het Aankoopdagboek van een ander dossier of van alle dossiers. Octopus is ook “Multi Access”. Dat betekent dat de dossierbeheerder en de eindklant gelijktijdig in een dossier kunnen werken. Tijdrovende verplaatsingen bij discussies, moeilijke boekingen of correcties worden zo vermeden. De accountant kan foutieve boekingen die de eindklant maakte, online verbeteren. Met Octopus Share kan een eindklant voor een beperkte prijs de te boeken documenten met één klik online beschikbaar maken voor de dossierbeheerder voor verwerking. Zo kunnen dossierbeheerders het verwerken van gegevens spreiden. Handig om zo de pieken bij bv. de btw-aangiftes te verminderen. Dat gebeurt via de Octopus ToDo Box, de DMS import viewer. Zie Deel 5 Par. 9.2. De eindklant kan dus met Octopus Share zelf zijn documenten bijhouden, maar de dossierbeheerder heeft de documenten altijd en overal beschikbaar in het online digitale dossier. Zo kan de dossierbeheerder zich toeleggen op zijn eigen specialiteit: het verwerken van de documenten en adviesverlening.

Intersentia

Deel 1. Van start met Octopus

Dit praktijkboek gebruiken

Afspraak

Gebruik

Cursief

Karakterformaat voor de programmanaam (Octopus), voor de modulenaam (bv. de module Facturatie), voor Apps en voor kruisverwijzingen. Bv. zie Deel 2 Par. 2.

Karakterformaat voor toetsen of toetsencombinaties die de gebruiker moet indrukken, systeemboodschappen en foutmeldingen. Bv. <Tab>, <Code niet ingevuld>.

KLEINE HOOFDLETTERS

Karakterformaat voor de naam van dossiers en bestanden. Bv. het bestand PROTOY.

Vet

Karakterformaat voor alle andere schermelementen: opdrachten, menu’s, groepsvakken, veldnamen, aanvinkvakjes, keuzerondjes, knoppen enz. Bv. 'selecteer de opdracht Gebruikers in het menu Beheer of 'gebruik het hoofdmenu Boekhouding>Verkoopdagboek'. Enkel waar aanvinkvakjes enz. besproken worden, staan slechts de menu’s en ook de invulvelden die op dat ogenblik besproken worden in Vet gedrukt.

<Ctrl> of

De sneltoetscombinaties zijn <Ctrl>+<Kenteken> (Windows) en +<Kenteken> (Macintosh).

De onderstaande hulpjes vestigen de aandacht op een hele reeks wetenswaardigheden over Octopus en het gebruik ervan. Opgelet – aanduiding van een opmerking, werkwijze of procedurestap waaraan bijzondere aandacht besteed moet worden; – algemene informatie over de boekhouding of een ander belanghebbend aspect.

Praktijk – aanduiding van praktijkvoorbeelden, werkwijzen en boekingsschema’s; – verdere informatie bij het gebruik van Octopus.

Opdracht – aanduiding van opgaven die u moet oplossen; – aanduiding van acties die u moet uitvoeren bij het doorlopen van dit boek.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

Uw computer voorbereiden

U kreeg van Inaras nv een gebruikersnaam en een wachtwoord. Zo krijgt u vanaf om het even welk toestel met internetaansluiting veilig toegang tot uw persoonlijke dossiers. Octopus draait op alle platformen die volwaardig Java ondersteunen; niet enkel Windows, maar ook Linux en Mac OS X. Indien nodig, installeert u de meest recente versie van Java. De weergave van Octopus is afgestemd op een schermresolutie van 1024 Ă&#x2014; 768 pixels of hoger. Als u met een lagere resolutie werkt, moet u vaak de schuifbalken gebruiken om schermen volledig te kunnen zien.

4.1

De Login-applet installeren

U kunt gebruikmaken van een Desktop App, die u vanaf de website van Octopus kunt installeren. Deze methode laat toe elke browser te omzeilen. Als u de eerste keer aan het werk gaat met Octopus, verschijnt het volgende scherm:

U klikt op het besturingssysteem waarmee u werkt en kiest dan de juiste downloadversie, die u uitvoert. Op het einde van de procedure verschijnt het volgende scherm:

Intersentia

Deel 1. Van start met Octopus

U kiest

en geeft zo toelating om JAVA te gebruiken.

Als de download voltooid is, sluit u het downloadscherm van Octopus. U gaat naar uw bureaublad of een andere locatie waar u de snelkoppeling naar de geĂŻnstalleerde app vindt om in te loggen. Bij Windows is dat

Opdracht Installeer de Desktopapplicatie zoals beschreven om deze steeds te kunnen gebruiken.

4.1.2

Opstarten via een webbrowser

Deze methode wordt enkel nog geadviseerd als u om een of andere reden de Desktopapplicatie niet kunt of wenst te gebruiken. Vermits op korte termijn het hiervoor nodige Java in elke webbrowser geblokkeerd zal worden, zal deze methode niet lang meer mogelijk zijn. Op dit moment kunt u Octopus nog enkel opstarten via de webbrowser Internet Explorer. Daarom wordt deze inlogmethode hier verder niet meer beschreven.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

4.2 4.2.1.

Aanmelding organiseren Aanmelding voorbereiden

U zorgt dat de Desktopapplicatie

geïnstalleerd is.

Verder hebt u inloggegevens nodig, die u op de volgende manier aanvraagt: – als docent: stuur een e-mail naar educatief@intersentia.be; – als student: via uw docent; – als onderneming of particulier: stuur een e-mail naar info@octopus.be met vermelding van uw contactgegevens. Er kunnen gebruikersnamen zijn op drie niveaus: – B-toegangscodes voor de dossierbeheerder; – U-toegangscodes voor de dossiereigenaar (eindklant): die verschaffen alle rechten voor het beheer van een dossier binnen de grenzen door de dossierbeheerder ingesteld; • naam@gebruikersnaam van de dossiereigenaar voor gebruikers die werken onder een reeds toegekende B- of U-toegangscode; – S-toegangscodes: voor docenten; • naam@gebruikersnaam of een variant zoals Cxx@gebruikersnaam van de dossiereigenaar onder een S-code door Inaras toegewezen aan de verantwoordelijke docent. Een dossierbeheerder beheert al zijn eindklanten via één B-code. Een eindklant beheert al zijn dossiers met één U-code. Onder één B- of U-code kunnen meerdere gebruikersnamen aangemaakt worden. Een docent beheert al de dossiers van zijn studenten via één S-code. 4.2.2

De aanmelding zelf bij Octopus

4.2.2.1 Aanmeldingsscherm en bestand selecteren

U drukt op

U komt nu op het aanmeldingsscherm van Octopus terecht en vult de logingegevens in.

Intersentia

Deel 1. Van start met Octopus

Druk op

U logt in met uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Een verkeerde gebruikersnaam geeft de volgende melding:

Na correcte aanmelding selecteert u zo nodig het juiste dossier uit de lijst van dossiers. U kunt ook te allen tijde uw eigen wachtwoord of dat van een gebruiker onder uw beheer wijzigen. Zie Par. 4.2.3 van dit deel. Praktijk Als een eindklant samenwerkt met een dossierbeheerder, heeft deze laatste misschien reeds bij de aansluiting toegang gekregen tot het boekhouddossier. De dossierbeheerder kan dus met een eigen gebruikersnaam (die begint met â&#x20AC;&#x153;Bâ&#x20AC;?) de nodige werkzaamheden verrichten in het dossier en heeft daarvoor de inloggegevens van de eindklant zelfs niet nodig. De eindklant kan dus steeds zijn wachtwoord wijzigen, zonder dit mee te delen aan de dossierbeheerder.

Octopus stelt bij dit handboek ruimte voor een aantal bestanden ter beschikking. U kunt deze ruimte vullen met het bestand dat u nodig hebt op dat moment. De bestanden van dit handboek staan ter beschikking op de website van uitgeverij Intersentia.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

Opdracht – Ga naar www.intersentia.be. – Vul in het zoekvenster rechtsboven in: Computerboekhouden met Octopus. Selecteer het Octopus-boek. – Kies Beginbestanden, 5de editie onder de rubriek Lesmateriaal en download het gecomprimeerde bestand op uw harde schijf. U krijgt nu tegelijk alle nodige bestanden om dit handboek te kunnen doorlopen ter beschikking. Het eerste bestand dat u nodig hebt voor dit handboek is DE GOEDE SMAAK INTERSENTIA. Dat bevat gegevens van een bestaande onderneming. U moet de begintoestand van dit bestand eerst vanuit uw harde schijf opnemen in uw eigen Octopus-lijst. Dat gebeurt via de techniek “importeren”. Bij Octopus wordt dat ‘Restore’ genoemd. De werkwijze is beschreven in Deel 7 Par. 7.2.2. – Neem het bestand DE GOEDE SMAAK INTERSENTIA bv. op in uw eerste eigen bestand. Voor de duidelijkheid gaat u het eerste bestand de naam DE GOEDE SMAAK INTERSENTIA geven. U kunt dit doen als u in dat of in een ander bestand staat. Ga naar het menu Beheer>Dossiers. Druk op de naam van uw eerste bestand. Onderaan rechts op uw scherm ziet u in welk bestand u zich nu bevindt. Via het tabblad Detail krijgt u de detailgegevens van het eerste bestand. Om de naam van dat bestand nu te veranderen, moet u gebruikmaken van de menu’s van Octopus die u later veelvuldig zult gebruiken. Druk op het icoontje in Deel 2 Par. 2. Wijzig de naam in “DE GOEDE SMAAK INTERSENTIA”. Bewaar met

. Meer over icoontjes vindt u . Sluit met

U bent nu klaar voor de start! Ga naar het menu Dossier (linksboven)>Openen dossier. Zoek in uw lijst het (eerste) bestand De Goede Smaak Intersentia. Indien u een lange lijst bestanden zou hebben, kunt u via de zoekfilter bovenaan op de lijst het gezochte dossier opsporen.

U vindt het gezochte bestand en opent het door te dubbelklikken of door het te selecteren en op te drukken.

Praktijk Bij het overzicht van dossiergegevens ziet u een betaalstatus staan. Als een dossiereigenaar een achterstal heeft in zijn betalingen van het Octopus-abonnement, zal de overeenkomstige lijn ingekleurd zijn. In de voorbeelddossiers is dit uiteraard nog niet het geval. Er volgt een synchronisatie van een aantal parameters. Mogelijk krijgt u de volgende vraag:

Intersentia

Deel 1. Van start met Octopus

4.2.2.2 Facturatiemodule al dan niet activeren In dit handboek wordt deze module niet behandeld. U antwoordt hier dus

Indien u toch van plan bent de Facturatiemodule (zie Par. 2.1.2.1 van dit deel) van Octopus te gebruiken, antwoordt u

. De Facturatiemodule maakt geen deel uit van het standaardaanbod van Octopus.

4.2.2.3 Octopus hoofdscherm Het hoofdscherm opent in een afzonderlijk venster. Bovenaan op uw scherm verschijnt: • de versie van Octopus waarin u werkt; • de naam van het dossier dat actief is.

Net daaronder vindt u de menubalk . Deze menu’s komen bij het doorlopen van dit handboek overal uitgebreid aan bod. Daarna vindt u een reeks icoontjes: . De beschikbaarheid ervan hangt af van de omstandigheden, zoals het scherm waarin u staat en de actie die u onderneemt. Onderaan op uw scherm verschijnt: • de naam van het dossier dat actief is; • het boekjaar dat actief is; : de overdrachtsnelheid op dat moment; • : de beschikbaarheid van het dossier voor andere gebruikers. De beveiligingstechnologie SSL • secured 128 bit wordt gebruikt. De informatie die van de browser naar de server gaat (en vice versa), wordt geëncrypteerd zodat niemand zou kunnen meekijken of uw dossier hacken.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

4.2.2.4 Details over het dossier Elk dossier bevat bepaalde details, zoals btw-nummer, adres, dossiertaal enz. Om die te kunnen bekijken, gaat u naar het menu Beheer>Dossiers. U wenst meer te weten over De Goede Smaak Intersentia. U dubbelklikt dan op het betreffende dossier of u drukt op het tabblad . Als u erg veel dossiers naar het gepaste dossier, dat u dan selecteert. hebt, bladert u zo nodig met U weet reeds dat u met

de gegevens kunt bewerken om ze dan op te slaan met

indien nodig bij het bewerken de knop toe te voegen.

. Gebruik

om extra detailvelden aan de contactgegevens

Kijk ook eens naar het tabblad Boekingen en Gemachtigde aanvrager (btw). Praktijk De informatie over het aantal boekingslijnen per aanwezig boekjaar bij het tabblad is nuttig ingeval de facturatie door de dossierbeheerder aan de klant gebeurt op basis van het aantal verwerkte boekingslijnen. De adresgegevens en de gegevens van de gemachtigde aanvrager worden vermeld op de btw-aangifte.

Sluit het scherm Dossiers. 4.2.3

Wachtwoord wijzigen

U kunt op om het even welk ogenblik het wachtwoord dat u van het softwarehuis Inaras kreeg, wijzigen. U doet dat best meteen. U gaat naar Beheer>Wachtwoord wijzigen. U typt het door Inaras nv geleverde wachtwoord in, dan het nieuwe wachtwoord. U bevestigt dit. Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig. Let erop dat de vergrendeltoets <Caps Lock> niet per vergissing actief is. Wachtwoorden zijn beperkt tot 32 tekens (letters, cijfers, speciale tekens). Geef ook meteen een geldig e-mailadres in voor het geval u uw wachtwoord vergeten bent. Ook kunt u op om het even welk ogenblik het wachtwoord van een door u aangemaakte gebruiker (bv. een medewerker) wijzigen. Daarvoor gaat u naar Beheer>Gebruikers. U selecteert de naam van en drukt daarna op de sleutel rechtsboven op uw de gebruiker in kwestie bij scherm. Het oude wachtwoord geeft u niet in. Mogelijk kent u het zelfs niet. U geeft het nieuwe wachtwoord tweemaal in en bevestigt. Dit kan nuttig zijn als bv. een medewerker uw onderneming heeft verlaten. 4.2.4

Wachtwoord vergeten

Als u bij Beheer>Wachtwoord wijzigen een e-mailadres ingegeven hebt, kunt u vanop de inlogpagina een wachtwoordreset aanvragen. Het eerder ingegeven e-mailadres dient dan als identificatie en het nieuwe wachtwoord wordt daarnaar verzonden.

Intersentia

Deel 1. Van start met Octopus

4.3

Toegang voor de eindklant

Als dossierbeheerder wilt u er enerzijds zeker van zijn dat een dossier waarvoor u verantwoordelijk bent, volledig onder uw controle is. Anderzijds wilt u ook de eindklant betrekken bij de cijfergegevens van zijn onderneming en goed informeren. Daarom is het handig dat u de eindklant (beperkte) toegang kunt geven tot zijn dossier. De procedure hiervoor is erg eenvoudig en gaat onmiddellijk in. U drukt op . Meteen komt u op de website terecht voor meer informatie: https://www.octopus.be/nl/klantentoegang-dossiers. Onderaan op de pagina vindt u een link naar de online-helpfunctie. Die legt stap voor stap uit hoe u tewerk moet gaan. De beschreven werkwijze is uiteraard enkel beschikbaar voor dossierbeheerders.

Help: handleiding, trefwoordenlijst en webinars

Als u niet ingelogd bent, vindt u de handleidingen via de startpagina van Octopus op de website www. octopus.be. Druk op

. Onderaan op de pagina ziet u

De interactieve versie biedt: – een volledig inhoudsoverzicht van de helptekst; – een alfabetische index; – een zoekscherm waarin u op trefwoord kunt zoeken. van de volledige helptekst.

U vindt er ook een

U bent wel ingelogd? Dan biedt Octopus ook nog in elk scherm het menu

In Via scherm.

Intersentia

krijgt u meteen een contextgebonden toelichting van de functionaliteiten. komt u in dezelfde interactieve handleiding terecht als via het inlog-

Computerboekhouden met Octopus

Via deze weg vindt u drie tabbladen:

In vindt u een inleiding met de volledige handleidingen van verschillende modules en veelgestelde vragen. Via deze functie vindt u ook demofilms en webinars. Deze webinars worden ter beschikking gesteld op het internet via Teamviewer en zijn enkel gericht op een online publiek. Wel even geduld oefenen tot het webinar opent. bevat een trefwoordenlijst voor de software en meteen ook voor dit handboek. Toch nog niet gevonden? Dan is er nog de zoekfunctie via De functie

is niet actief in de educatieve versie van de Octopus-licentie. Dat zijn de

licenties waarvan de gebruikersnaam begint met S of C (zie Par. 4.2.2.1. van dit deel).

Modules beheren en bestellingen plaatsen

Via het menu kunt u modules bijbestellen of annuleren, een dossier toevoegen aan uw huidige reeks, dit handboek bestellen en op andere wijzen uw mogelijkheden met Octopus beheren. op uw scherm voor. U kunt via Als nog niet alle opties geactiveerd zijn, komt ook het menu deze weg nog niet actieve optionele modules gedurende een bepaalde periode testen. In het menu worden enkel die modules getoond die op dat ogenblik nog niet actief zijn. De gekozen module zal meteen actief worden. Boven de lijn krijgt u modules die nog niet eerder getest zijn. Onder de lijn vindt u modules die reeds eerder onder uw inlogcode getest zijn en niet nogmaals uitgeprobeerd kunnen worden. Als u een keuze maakt, verschijnen de voorwaarden waaronder u de module tijdelijk ter beschikking krijgt. is enkel ter beschikking als uw gebruikersnaam begint met U, B of S (zie Par. 4.2.2.1 van dit deel). De functie is niet ter beschikking bij subgebruikers van deze codes, bv. C01@U/B/Sxxxxxx).

Synthese

U bent de wereld van Octopus binnengestapt, een wereld met veel mogelijkheden voor een vlotte en professionele verwerking van uw gegevens. U kunt zich aanmelden en u kunt enkele gegevens vinden in verband met uw dossiers. Nu moet u de praktische functies van Octopus-dossiers leren kennen. Dat gebeurt in Deel 2.

Intersentia

Werken met Octopus

Bewegen door schermen en tussen vensters

Icoontjes en sneltoetsen

Invulfaciliteiten

Lijsten

Afdrukken

Toelichting bij het rekeningenstelsel en afspraken

Synthese

Computerboekhouden met Octopus

LEERDOELEN Octopus biedt heel wat mogelijkheden om soepel te kunnen werken en handig te kunnen opzoeken. In dit deel maakt u kennis met de meest eenvoudige en noodzakelijke mogelijkheden: • bewegen door schermen: Par. 1; • icoontjes en sneltoetsen: Par. 2; • invulfaciliteiten: Par. 3; • lijsten: Par. 4; • afdrukken: Par. 5; • toelichting bij het rekeningenstelsel en afspraken: Par. 6. U vervult waar mogelijk kleine opdrachten, zodat u alles vlot kunt inzetten bij het daadwerkelijk boeken van documenten in de volgende delen.

Welk bestand neemt u? U neemt De Goede Smaak Intersentia. Dat is een dossier dat reeds een aantal boekingen bevat en waarin u nu volop gaat kijken en zoeken. Ga naar Dossier>Open dossier. Open het bestand De Goede Smaak Intersentia.

Bewegen door schermen en tussen vensters

U kunt naar believen tussen de verschillende invulvelden bewegen met <Tab>, <Enter> en met de muis. Terugkeren naar een vorig veld gebeurt met <Shft>+<Tab>. Het is mogelijk verschillende vensters tegelijk te openen als ze uit een verschillend menu komen. U wilt bv. meer details kennen over leverancier Inaras en de geregistreerde verrichtingen. U gaat als volgt tewerk: – ga naar het menu Beheer>Relaties. Hier vindt u het overzicht van alle relaties. Dat zijn de leveranciers en de klanten. In dit geval is er slechts één klant. U ziet twee tabbladen. Standaard gaat het tabopen. U wilt het detail van relatie Inaras zien. Dubbelklik op Inaras. Het overzicht blad verdwijnt en u ziet de details voor Inaras. U drukt op <Ctrl>+1. U krijgt een onafhankelijk scherm , dat u kunt verkleinen of vergroten. Verklein dit scherm tot ongeveer de helft en laat het openstaan; – u wilt nu tegelijk een boeking bekijken die op Inaras werd geregistreerd. Daarvoor gaat u bv. naar Lijsten>Historieken. U vraagt de verrichtingen op voor: ; • het boekjaar 2009 via • leverancier Inaras. 18

Intersentia

Deel 2. Werken met Octopus

Druk op

om de historiek te krijgen. Druk op

om het scherm

te verklei-

nen en werk zo nodig bij door de rand van het scherm bij te trekken. U krijgt nu de twee schermen naast elkaar op uw bureaublad:

Sluit de beide schermen respectievelijk via

. Laat dan het hoofdscherm van Octo-

pus staan en sluit het andere scherm. Maximaliseer het hoofdscherm.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

Opgelet Als u na het tweede scherm nog een derde scherm wilt openen, drukt u bij het openen van het tweede scherm <Ctrl>+2.

Opdracht In het menu Beheer vindt u de Muntcodes en de Landcodes. Zet de beide schermen op uw bureaublad naast elkaar. Behoud het hoofdscherm en sluit het andere.

Icoontjes en sneltoetsen

2.1

Icoontjes in de hoofdwerkbalk

Het hoofdscherm toont in de werkbalk een aantal knoppen. Hierdoor komen de meest gebruikte menuâ&#x20AC;&#x2122;s snel beschikbaar. De onderstaande tabellen bevatten per icoon een korte omschrijving van de functies en de naam van de opdracht in het overeenkomstige menu. Icoon

Functie

Opdracht in menu

Nieuwe rekeningen, relaties (leveranciers of klanten) en artikels toevoegen Ander dossier openen

Beheer>Rekeningen Beheer>Relaties Beheer>Artikels Dossier>Openen dossier

Ander boekjaar openen

Boekjaar>Openen boekjaar

Aankoopdagboeken openen

Boekhouding>Aankoopdagboek

Verkoopdagboeken openen

Boekhouding>Verkoopdagboek

FinanciĂŤle dagboeken openen

Boekhouding>Financieel Dagboek

Dagboek van de diverse verrichtingen beheren

Boekhouding>Diversen Dagboek

De vier laatste icoontjes zijn enkel actief als u de module Facturatie ook geactiveerd zou hebben.

Intersentia

Deel 2. Werken met Octopus

Verder vindt u nog de volgende icoontjes: Icoon

2.2

Functie

Opdracht in menu

Document Viewer: om alle opgeslagen documenten te bekijken vanuit een eenvoudige structuur Document Import Viewer

DMS>Document Viewer

Dashboard: snelle grafische beeldvorming van de belangrijkste sleutelcijfers. Zie ook Deel 6.

Grafische Analyse>Dashboard

DMS>Document Import Viewer

Icoontjes bij lijsten

Bij de selectie van dossiers (zie Deel 1 Par. 4.2.2.4) of andere lijsten (zie Par. 4 van dit deel), zoals rekeningen en relaties, toont de werkbalk een aantal icoontjes die snel toegang verschaffen tot veelvoorkomende bewerkingen. Ook sneltoetsen zijn soms een alternatief. Icoon

Functie

Sneltoetscombinatie

Nieuw detailscherm

Bewerken of aanvullen van gegevens in het scherm

Opslaan van gegevens

Verwijderen van het geselecteerde item

Het geselecteerde item of een reeks items afdrukken

Importeren van gegevens

Exporteren van gegevens en opslaan in een bestand naar uw keuze Opzoeken van gegevens, bv. een leverancier, een klant, een rekening, een bedrag

Opzoeken van deze gegevens op een volgende bladzijde Vernieuwen van gegevens. In Octopus wordt dit â&#x20AC;&#x153;herwerkenâ&#x20AC;? genoemd

Intersentia

<F5>

Computerboekhouden met Octopus

Functie

Icoon

Sneltoetscombinatie

Opvragen van eerste, vorige, volgende of laatste bladzijde van opgevraagde gegevens Opvragen van historiek van bv. een relatie, rekening (afhankelijk van waar de cursor staat

Tekstselectie mogelijk voor opname op een klembord

Gegevens bewaren

<Enter>

Scherm sluiten bij:

 dossiers;  rekeningen;  relaties; enz. Verzenden

Afdrukken

Een volledige lijst van de sneltoetscombinaties vindt u in het menu Help>Algemene Handleiding> Index>Sneltoetsen. Sluit dit scherm en ga terug naar het hoofdscherm.

Invulfaciliteiten

Octopus bevat een aantal handige functies die het invullen van velden versnellen en fouten voorkomen. Het programma biedt zoeklijsten, keuzelijsten en datumvelden. Verder kunt u in velden die bedragen moeten bevatten, ook berekeningen uitvoeren.

3.1

Zoeklijsten

Voor sommige in te vullen velden is er een voorgedefinieerde lijst van mogelijkheden. Hieruit selecteert u dan de gepaste keuze.

Intersentia

Deel 2. Werken met Octopus

Opdracht Open het menu Beheer>Dossiers. Selecteer het dossier DE GOEDE SMAAK INTERSENTIA. Druk op de knop u het scherm met de dossierdetails kunt bewerken. Druk bij Vennootschapsvorm op de loep

zodat om de zoek-

lijst te krijgen. Kies “bvba” als vennootschapsvorm. Verbreed in het selectiescherm zo nodig de kolommen door met de cursor de kolomranden opzij te trekken. Om te bewaren, drukt u op

U kunt ook de cursor in het in te vullen veld plaatsen en op <F2> drukken. Dan opent de zoeklijst. Als u in het in te vullen veld reeds één of meerdere letters typt en dan op <F2> drukt, zal enkel dat deel van de zoeklijst openen dat begint met die letters. ), Als u in een veld iets onmogelijks ingevuld hebt en u probeert uw gegevens te bewaren (met kleurt Octopus het betreffende veld rood. Als u met de muis over dat veld gaat, komt er een foutmelding tevoorschijn. Een voorbeeld daarvan is een foutief ondernemingsnummer. In de versie van Octopus op het moment van het schrijven van dit handboek wordt nog de vroegere naam vermeld, nl. “btwnummer”.

Corrigeer in dat geval uw fout en druk op

. Sluit het scherm.

In verschillende zoeklijsten, bv. deze voor relaties en rekeningen, ziet u in de hoofding een veld waarin u een zoekfilter kunt opgeven. Open bv. Beheer>Relaties en ga naar de zoekfilter bovenaan op uw scherm. Er zijn twee zoekmogelijkheden: – u wenst enkel te zoeken in een bepaalde kolom; – u wenst in alle kolommen te zoeken. in de kolomkop U wenst bv. te zoeken in de kolom Naam. Dan zorgt u er eerst voor dat het pijltje in een andere kolomkop voorkomt, klikt u op de kolomkop Naam. Het pijltje Naam staat. Indien komt links van de kolomkop:

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

Typ als zoekargument bv. het woord “Berchem”. U ziet dat nergens in een Naam het zoekargument voorkomt. Corrigeer de zoekfilter naar . Het “*” zorgt ervoor dat u in alle kolommen zoekt. U ziet dat één relatie aan dit criterium beantwoordt. Verwijder het zoekargument. U krijgt opnieuw de hele lijst met relaties.

Opdracht U wenst nu te zoeken op een andere kolomkop. Zoek via de zoekfunctie de relatie met Id (uniek identificatienummer) “6”. Nadat u het resultaat gevonden hebt, verwijdert u het zoekargument. U krijgt opnieuw de volledige lijst. Gebruik nu het zoekargument “Gentbrugge”. U merkt dat het zoeken via de kolomkop enkel lukt als de kolom enkel de zoekterm bevat zonder andere gegevens. U besluit in alle kolomkoppen naar “Gentbrugge” te zoeken. Als u het ene resultaat gevonden hebt, gaat u terug naar de volledige lijst. Sluit de lijst.

3.2

Keuzelijsten

Waar de keuze tussen alternatieven voorspelbaar en beperkt is, biedt Octopus keuzelijsten. Een illustratie daarvan vindt u in Beheer>Dossiers. Ga zo nodig opnieuw naar de details van het dossier De Goede Smaak Intersentia. Druk op

. Open de onderstaande lijst door te drukken op het pijltje rechts

naast Taal.

De vermelding is juist en u behoudt ze.

3.3

Datumvelden

Datumgegevens worden altijd weergegeven in de vorm van dag/maand/jaar. Als u telkens twee tekens ingeeft voor de dag of de maand, hoeft u geen schuine strepen in te typen: 01032000 wordt automatisch 01/03/2000. Meteen wordt ook het huidige jaar vermeld. Dat jaar haalt Octopus van het besturingssysteem van uw computer. U kunt de datum aanpassen door eroverheen te typen. Het jaar, de maand en de dag kunnen ook aangepast worden door er met de cursor op te gaan staan en het getal te verhogen of te verlagen met  of .

3.4

Rekenen in bedragvelden

Als u een boeking registreert of een andere bewerking doet waarbij een bedrag opgenomen moet worden, kunt u in het bedragveld “rekenen” zoals in MS Excel. U kunt gebruikmaken van de klassieke bewer-

Intersentia

Deel 2. Werken met Octopus

kingstekens = + – / * en (). Bv.: het veld Bedrag in een boekingsscherm met de formule “=158*1,21” zal “191,18” opleveren. U kunt de ingebrachte formule in een veld opnieuw zichtbaar maken met <F2>.

Lijsten

4.1

Een lijst opvragen

Via het menu Lijsten in het hoofdscherm bereikt u een hele waaier aan informatie. Ook het menu Beheer is vrij uitgebreid. Het volledige overzicht van beschikbare lijsten in de beide menu’s met toelichtingen voor elk onderdeel vindt u in Help>Algemene handleiding>Contents>Handleiding Boekhouding>Menu Lijsten en Menu Beheer. Afhankelijk van de gevraagde lijst, moet u een aantal keuzes maken. Meestal gaat het over: – het boekjaar; – het dagboek, de leverancier(s), de klant(en), de rekening, de kostenplaats; – de periode; – de mate van detaillering enz.

Opdracht Ga zo nodig opnieuw naar het dossier DE GOEDE SMAAK INTERSENTIA. Ga naar het menu Lijsten>Aankoop- en Verkoopdagboek. Vraag een lijst op met de volgende specificaties: • boekjaar 2009; • dagboek A1; • periode (bv. boekmaand) 200907 tot en met 200912. Behoud de andere voorgestelde criteria.

U ziet linksboven de duimspijker . Deze bepaalt of deze hoofding met filters boven de lijst zal blijven staan of niet. Octopus biedt de mogelijkheid deze hoofding weg te halen. Een verticale duimspijker

zal ervoor zorgen dat boven de lijst die u krijgt, deze filters zichtbaar zul-

len zijn. Als u op deze duimspijker drukt, verandert de stand naar zijn. U kiest wat uw voorkeur wegdraagt. U vraagt de lijst op met

Intersentia

. Dan zal de hoofding niet te zien

. Octopus stelt de lijst samen, die meteen daarna verschijnt.

Computerboekhouden met Octopus

Hieronder ziet u de lijst met zichtbare filters.

U verandert nu de positie van de duimspijker en drukt opnieuw op op zonder zichtbare filters.

. Zo roept u opnieuw de lijst

onderaan de

Via

lijst kunt u zorgen dat uw klant op een gemakkelijke manier goed geïnformeerd is. Druk op voor meer informatie. Lees de informatie en sluit dan dit scherm. Ga terug naar het hoofdscherm. Octopus biedt voor de lijsten nog een aantal andere interessante mogelijkheden: – boven de lijst ziet u rechts een zoomfunctie. Die is standaard ingesteld op . Als u de zoom, wordt voor dit type van lijsten deze instelling bewaard. In het hier factor aanpast, bv. naar ; eerder afgebeelde scherm werd de instelling aangepast naar ; – u kunt doorheen de pagina’s scrollen met – in alle lijsten ziet u bovenaan een icoon

, waarmee tekst geselecteerd kan worden. Die tekst komt

automatisch op een klembord terecht en is dan beschikbaar om in andere toepassingen geplakt te worden; – in een aantal lijsten kunt u doorklikken naar details van gegevens die in het blauw vermeld staan. Dan opent het gevraagde detail in een afzonderlijk venster. Dat is de “drill down-functie”. Sluit de lijst met

Intersentia

Deel 2. Werken met Octopus

Opdracht Zoek het openstaande saldo op van leverancier “Mertens” in het boekjaar 2009. Ga via de “drill downfunctie” naar de overeenkomstige factuur. Wat werd hier aangekocht?

U ziet helemaal onderaan rechts op uw scherm in welk boekjaar u staat. Als u verdergaat, maar niet in het boekjaar 2009 staat, krijgt u de volgende foutmelding:

U gaat dan eerst naar Boekjaar>Openen boekjaar. U opent 2009 en probeert opnieuw de “drill down-functie”. U komt dan meteen bij de betreffende boeking terecht. Sluit deze schermen. Ga via de Lijsten>Historieken rechtstreeks naar het boekingsscherm van boekingsnummer “4” van leverancier Makro. Wat werd er aangekocht? Sluit de schermen.

Bij sommige lijsten kunt u de graad van detaillering bepalen via Standaard staat dit aangevinkt. U roept bv. de Vervaldagenbalans op voor alle leveranciers. Met

krijgt u per leverancier

een lijst van documenten die "drill down" toelaten. Haal het vinkje weg. Druk opnieuw op het resultaat wat de details betreft en sluit dan het scherm.

. Bekijk

Opdrachten Vraag de volgende lijsten op voor het jaar 2009: – Historiek van de rekeningen uit de Klasse 6 en 7, in EUR en met details; – Openstaande verrichtingen bij alle leveranciers in EUR tot de huidige datum; – Investeringsoverzicht, waarbij u de zoekfilters op het scherm zichtbaar maakt; – Leningsoverzicht; – Afschrijvingstabel; – Balans. Ga naar het boekjaar 2010. Vraag de volgende lijst op voor het jaar 2010: – Verkorte balans (die zal nog geen cijfers bevatten!); – Omzetvergelijking voor de jaren 2009 en 2010 voor de leveranciers van wie de naam begint met B tot en met I.

Een bijzonder belangrijke lijst is de btw-aangifte. Die wordt uitgebreid behandeld in Deel 7 Par. 2.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

4.2

Zoeken in lijsten

Met

of de sneltoetscombinatie <Ctrl>+<F> kunt u in overzichten zoeken. U vult de gewenste

zoekfilter in. Ter illustratie zoekt u hierna in de rekeningenlijst naar alle rekeningen die een bepaalde tekst bevatten. Ga naar het menu Beheer>Rekeningen. Met zoekt u op een volgende bladzijde. U wilt bv. de rekeningen zoeken met als Omschrijving “auto”. Dat kan op twee wijzen: •

druk op

, selecteer in het scherm dat verschijnt, de kolom Omschrijving. Geef de te zoeken

tekst “auto” in, voorafgegaan door een “*”. De “*” is enkel nodig indien u naar een Omschrijving zoekt die uit meer bestaat dan enkel “auto”.

Druk op •

;

selecteer de kolom Omschrijving als de te doorzoeken kolom: aan in het zoekvenster “*auto” in.

en vul boven-

U krijgt in de beide gevallen het volgende resultaat:

U wenst daarna opnieuw een volledig overzicht. Verwijder de zoekfilter. Blijf in dit scherm staan voor de opdracht hierna.

Opdracht Herhaal de zoekopdracht, maar dit keer voor alle rekeningen waarvan het nummer begint met 604. Zoek daarna met

alle bedragen gelijk aan 1.800,00 EUR op in de historieken van alle rekeningen van 2009.

Verifieer of dit bedrag overal waar het voorkomt, ingekleurd wordt in de lijst.

Intersentia

Deel 2. Werken met Octopus

4.3 4.3.1

Sorteren en vernieuwen van lijsten Sorteren

Ga terug naar Beheer>Rekeningen. U merkt dat de rekeningen gerangschikt zijn per nummer. De aanduiding in de kolomkop duidt aan dat de rangschikking in oplopende volgorde is uitgevoerd. U kunt deze volgorde omkeren door op de kolomkop te drukken. Hierdoor verandert de richting van het pijltje. U weet reeds dat u de gegevens ook volgens een andere kolom kunt sorteren door op de kop van die kolom te drukken.

Opdracht Herschik de lijst in aflopende nummervolgorde. Herschik de lijst in oplopende volgorde A tot Z van de rekeningnaam. Herstel de oorspronkelijke situatie en houd het scherm open.

4.3.2

Vernieuwen

Bij het invoeren van nieuwe rekeningen, btw-codes, relaties (leveranciers of klanten) enz. kan het gebeuren dat de overzichtslijst niet direct het net ingebrachte item vertoont. U kunt dan de lijst herzien of “vernieuwen” door op de knop te drukken.

4.4

Opzoeken van details in lijsten

U wenst in de lijst die u kreeg aan het einde van Par. 4.3.1 van dit deel meer informatie over de rekening 700300.

Opdracht Voer de zoekopdracht uit voor alle rekeningen waarvan het nummer begint met 700. Dubbelklik op de lijn van de rekening 700300 en bekijk de details voor deze rekening.

Gebruik de tab om opnieuw de overzichtslijst te zien van de opgezochte groep. Keer dan terug naar de volledige lijst. Dat kan door het zoekargument “700” weg te halen of met een eenvoudige “*” als zoekargument in de filter. Sluit het scherm

via

Afdrukken

Met het menu Lijsten of Beheer in het hoofdscherm kunt u de lijsten ook werkelijk afdrukken om te bewaren. Zoals bij het opvragen van lijsten van Par. 4.1 van dit deel moeten, afhankelijk van de gevraagde lijst, een aantal keuzes gemaakt worden. U kiest het gepaste boekjaar, het dagboek, de leverancier, de klant enz.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

Ga zo nodig opnieuw naar het dossier De Goede Smaak Intersentia. Ga naar het menu Lijsten>Historieken. Vraag een lijst op met de volgende specificaties: – boekjaar 2009; – rekening 500000 tot en met 599999; – periode (bv. boekmaand) 200901 tot en met 200912. Behoud de andere voorgestelde criteria en toon de filters bij het oproepen van de lijst.

Druk op

. Kies een printer om het bestand af te drukken indien gewenst.

Toelichting bij het rekeningenstelsel en afspraken

6.1

Het rekeningenstelsel en de vaste rekeningen

Octopus levert een eigen rekeningenstelsel op basis van het Minimum Algemeen Rekeningenstelsel, het zgn. “MAR”, dat reeds aangevuld is volgens de noden van de meeste Octopus-klanten. U vindt het bij Beheer>Rekeningen. U kunt dit verder aanvullen of uitsplitsen naar eigen behoeften. Het is ook exporteerbaar naar Excel en opnieuw importeerbaar na eventuele wijzigingen. Zie Deel 7 Par. 4. Binnen het MAR hebben sommige rekeningen in Octopus een vaste boekingsfunctie meegekregen. Als er zich een specifieke situatie voordoet, zullen de geboekte bedragen standaard steeds weggeschreven worden naar de aangegeven rekeningen. U vindt de lijst bij Beheer>Vaste Rekeningen. In het dossier De Goede Smaak Intersentia zien de koppelingen er als volgt uit.

Intersentia

Deel 2. Werken met Octopus

U bent vrij deze koppelingen aan te passen, binnen de toegelaten normen van het MAR. Sommige rekeningnummers hebben immers een bij wet vastgesteld doel, dat behouden moet blijven.

6.2

Afspraken en werkwijzen voor de gevalstudies

Vaak is het mogelijk boekhoudkundige registraties op verschillende manieren correct uit te voeren. De mate van detaillering kan bv. verschillen. Belangrijk is een gekozen methode consequent toe te passen. Over dat soort zaken bestaan er afspraken binnen bv. een accountantskantoor of een financiĂŤle afdeling. Hierna worden enkele afspraken en werkwijzen aangaande de rekeningen beschreven die in de toelichting van de gevalstudies in dit handboek toegepast zullen worden. 6.2.1

Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen

6.2.1.1 Handelsgoederen

Het is mogelijk de aan- en verkooprekeningen van handelsgoederen in te delen volgens productgroepen. Dat heeft zijn voordelen voor het beleid.

Intersentia

Computerboekhouden met Octopus

Voor de kostenrekeningen kan dat bv. als volgt: 60400x Aankopen “handelsgoederen van een bepaalde soort” 604000 Aankopen speelgoed: elektrisch 604001 Aankopen speelgoed: elektronisch enz. Als u hetzelfde doet met de opbrengstenrekeningen, geeft dit een duidelijk inzicht in de samenstelling van de kosten en opbrengsten per onderdeel van het goederenassortiment. Een andere interessante indeling is die per btw-%. Dat maakt het verband met de aangifte duidelijk. Bv. 60400y Aankopen “handelsgoederen met een bepaald btw-%” 604000 Aankopen handelsgoederen 0% 604001 Aankopen handelsgoederen 6% enz. Elke andere combinatie is uiteraard ook mogelijk. Octopus stelt standaard in zijn rekeningenstelsel de laatstgenoemde indeling voor. Die wordt dan ook verder gevolgd in de oplossingen van de gevalstudies van dit handboek.

Opdracht Zoek in het Octopus-rekeningenstelsel de rekeningen op die beginnen met 700 en bekijk de indeling. Kijk eventueel terug naar Par. 4.2 van dit deel.

6.2.1.2 Diensten en diverse goederen

De uitsplitsing in de groep 61 Diensten en diverse goederen werd door de boekhoudwetgeving volledig vrij gelaten (met uitzondering van de rekeningen 617 en 618). Octopus bevat reeds een uitgebreide opsplitsing van de verschillende soorten kosten, die door de gebruiker naar wens aangevuld of gewijzigd kan worden. 6.2.2

Kortingen en terugzendingen bij aankopen

6.2.2.1 Kortingen

6.2.2.1.1 Commerciële kortingen of handelskortingen Dat zijn bv. kortingen voor afname van grote hoeveelheden, promotiekortingen en kortingen voor beschadigde levering. Dit soort kortingen zijn een element van het bedrijfsresultaat. Ze verminderen de prijs van de goederen bij boeking van de factuur. Als u dit soort kortingen afzonderlijk wilt kennen, hebt u bij de aankopen in de Klasse 6 de volgende boekingsopties: – op de standaard door het MAR voorziene rekening “608000 Ontvangen kortingen, ristorno’s en rabatten”; – op een aan te maken rekening, bv. “604200 Commerciële kortingen op aankopen”; – per soort handelsgoederen of per btw-% op de rekening 60420x. In ieder geval vermindert de aankoopkost van de producten. Bij verkopen in de Klasse 7 zijn de opties analoog.

Intersentia

Deel 2. Werken met Octopus

Als u deze kortingen niet afzonderlijk wilt kennen, kunt u ze gewoon op de rekening 60400x, per soort handelsgoederen of per btw-%, in mindering boeken.

Opgelet Bij de oplossingen in dit handboek is ervoor gekozen bij aankopen deze laatste werkwijze te volgen. Een eerste illustratie daarvan vindt u in Deel 3 Par. 2.3. Precies hetzelfde geldt voor de verkopen.

6.2.2.1.2 Financiële kortingen bij snelle betaling Dat zijn voorwaardelijke kortingen, afhankelijk van de transactievoorwaarden, zoals bij de vermelding: “3% korting bij vereffening uiterlijk 10 dagen na factuurdatum”. Dit soort kortingen zijn een element van het financiële resultaat. Ze worden pas bij de registratie van de vereffening geboekt indien de vereffening binnen de aangegeven termijn gebeurde. Octopus bevat hiervoor in de lijst van Vaste Rekeningen een vooropgestelde koppeling aan een rekeningnummer. Zie ook Par. 6.1 van dit deel. In Deel 3 Par. 4.1.4 wordt dit aangepast, zodat u voor aan- en verkopen een analoge oplossing krijgt. 6.2.2.2 Terugzendingen van handelsgoederen

Wanneer goederen teruggestuurd worden omdat ze bv. niet aan de gestelde eisen voldoen of omdat er te veel geleverd werd, zal er een creditnota opgemaakt worden. Dat beïnvloedt de prijs van de goederen. Als u deze terugzendingen afzonderlijk wilt kennen, hebt u bij de aankopen in de Klasse 6 de volgende boekingsopties: – op een aan te maken algemene rekening, bv. “604100 Uitgaande retouren” op aankopen; – per soort handelsgoederen of per btw-% op 60410x; Bij verkopen in de Klasse 7 zijn de opties analoog. Als u deze terugzendingen niet afzonderlijk wilt kennen, kunt u ze gewoon op de rekening 60400x, per soort handelsgoederen of per btw-%, in mindering boeken.

Opgelet Bij de oplossingen in dit handboek is ervoor gekozen bij aankopen deze laatste werkwijze te volgen. Een eerste illustratie daarvan ontmoet u in Deel 3 Par. 2.4. Precies hetzelfde geldt voor de verkopen.

Synthese

U hebt nu kennisgemaakt met een aantal handige tools die u kunt inzetten bij de uitwerking van de opgaven in de rest van dit boek. Ook kent u nu de afspraken zoals die in de rest van dit boek zullen worden gehanteerd.

Intersentia