Rondetafelgesprek

Tekst Hessel van der Wal Fotografie Carry Premsela

Communiceren moet je leren

Interne communicatie of miscommunicatie: weet wie je voor je hebt

Het belang van interne communicatie wordt binnen bedrijven nog wel eens onderschat. Hoe je naar de buitenwereld overkomt is van invloed op je imago, maar ook binnen een organisatie moeten de boodschappen duidelijk overkomen. Hoe je dat doet, heeft te maken met de interne communicatie. Wat houdt dit precies in en waar liggen fouten op de loer? Regiolokaal gaat in gesprek met vier ondernemers die allen een kant van de communicatie kunnen belichten. ‘Elk bedrijf en elk mens is weer anders.’

Alle vier gasten hebben op hun eigen manier een connectie met communicatie. Aan tafel zitten Taeke Meindertsma van More CC, Joost Morsink van Jalmo Marketing & More, Peter Vader van Peter Vader Trainingen en Michel Spijkerman, vestigingsdirecteur van de Sligro. Bij de Hofvlietvilla wordt er druk gesproken en gediscussieerd over interne communicatie. Michel was tot voor kort nog niet bewust bezig met interne communicatie. Toch komt hij het in zijn bedrijf dagelijks tegen, realiseert hij zich nu. ‘Ik ben er een beetje over na gaan denken en voor mijzelf is het belangrijk dat de informatie van het hoofdkantoor op de juiste plekken en bij de juiste mensen terechtkomt. Als ik dat niet doe, krijg je miscommunicatie waardoor iemand het verkeerd kan oppakken en zelfs verkeerd zijn werk kan doen.’ Even verder gaat het om de betekenis van interne communicatie. ,,Communicatie gaat erover dat de ander

je begrijpt’, vat Peter het samen. ‘Communicatie is een middel. Echt contact, echt persoonlijk menselijk contact, is het fundament van communicatie.’ Dit geldt zeker binnen bedrijven. Voorbeelden van communicatiemiddelen zijn narrowcasting, nieuwsbrieven en flyers, maar ook het rondje lopen door het bedrijf en met medewerkers praten. Dat laatste is heel belangrijk volgens Taeke, vooral voor iemand als Michel. Het helpt om betrokkenheid te creëren. ‘Jij bent door middel van communicatie verantwoordelijk voor de sfeer en de cultuur in jouw locatie’, voegt Peter hieraan toe.

Waarde van communicatie

‘Als je veiligheid creëert in je bedrijf, door middel van communicatie, creëer je vertrouwen’, stelt Peter. ‘Daardoor zul je heel veel resultaten gaan halen.’ Door producten binnen een bedrijf met elkaar te delen, wordt iedereen medeverantwoordelijk. Daar helpt interne communicatie dus bij. ‘Als je het aan de achterkant niet op orde hebt, straal je dat aan de voorkant uit.’ Peter noemt een kort moment als voorbeeld dat hij ook bij bedrijven noemt waar hij binnenkomt. ‘Als ik sta bij de slagboom of bij de balie en zie hoe daar gecommuniceerd wordt, weet ik bijna al hoe het leiderschap en de bedrijfscultuur erin zit. Als je dat niet op orde hebt, begint de miscommunicatie.’ ‘Een eikpunt daarbij is trots’, voegt Taeke eraan toe. Daar wordt instemmend op gereageerd. Dat herkent Michel ook in zijn vestiging. ‘Trots moet je zijn.’ Hij haalt een voorbeeld aan van een supermarktketen waarvan iedereen de slippers wil hebben. ‘De medewerkers daar durven in hun werkkleding nog niet eens over straat. Volgens mij moet het andersom zijn.’ Bij zijn bedrijf zijn de medewerkers voorzien van wielrenkleding. ‘Iedereen wil het aan.’ Betrokkenheid dus. ‘Dat moet je wel creëren.’

Interne communicatie als fundament

‘Voor mij is elkaar persoonlijk leren kennen ontzettend belangrijk.’ Peter noemt dit een fundament voor communiceren. ‘Is er tegenslag, dan zak je altijd tot dat fundament want dat is er. Dat heb je al gebouwd. Heel vaak is dat er niet en zak je door in het moeras.’ Vanuit daar weer opbouwen, kost veel meer tijd en dus geld. ‘Daarom moet je hierin investeren. Eerst vertragen om te kunnen versnellen.’ Zeker in hiërarchisch gestructureerde organisaties is dat fundament soms lastig aan het verstand te krijgen. ‘Vergelijk het met het bouwen van een huis’, stelt Taeke. ‘Als je geen fundament hebt, kan ik met de buitenkant van je bedrijf aan de gang maar dat is een waste of money. Het zakt na twee jaar scheef. ‘ Het bouwen van een website of een webshop is vaak al in volle gang, maar de interne structuur is nog wankel. ‘Het lastige van een fundament is dat je het niet ziet. Ik merk vaak dat mannelijke CEO’s het wat te soft vinden.’ Er wordt hier volgens de mannen aan tafel een onderscheid gemaakt in korte- en langetermijnverdienmodel. ‘Het gedachtegoed is, hoe sneller ik dat op orde heb, hoe sneller ik geld kan verdienen’, benoemt Peter. ‘Dat is een genadeklap.’

Verbinding en begrip voor succes

Uiteindelijk moet communicatie bevorderlijk zijn voor de resultaten, dus hoe pak je dat concreet aan? ‘Laat iedereen in hun waarde. Dat is stap 1 voor interne communicatie’, benoemt Joost. ‘Het meest cruciale is daarbij dat je de waarde van de ander wel moet weten’, oordeelt Peter. ‘Leer eerst eens elkaar kennen. Het helpt bij het begrip op de reacties van een collega. Als iemand een grote mond geeft, geef je geen grote mond terug, maar vraag je wat is er met jou aan de hand is dat je zo reageert. De verbinding ligt veel meer bij dat je elkaar begrijpt.’ Taeke benoemt een volgend punt. ‘Vertel je medewerkers wat er aan de hand is. Waar zit je mee als ondernemer? Ik vertel het ze en vraag om mee denken voor een

oplossing. Maar soms zeg je dat je het even niet weet.’ Hoe je dat moet delen wekt de interesse bij Michel. ‘Ik heb het team bij elkaar geroepen en gezegd, ik zit ergens mee in mijn hoofd. En voordat zij dat gaan merken, vind ik het belangrijk dat ze weten, hoe en wat.’ Daarmee krijg je commitment. ‘Het meeste energie kost het mij om de lachende voorganger te zijn’, geeft Michel toe, terugblikkend op de afgelopen twee coronajaren. ‘Als ik niet lach, lacht de rest ook niet meer.’ Dit durven delen is juist een voorbeeld van goede interne communicatie. Dat niet in elk bedrijf de interne communicatie soepel verloopt, is inmiddels duidelijk gemaakt. Hoe pak je dit verder aan? De kans om intern iets te mogen veranderen komt vanuit een bedrijf. ‘Ik ben superblij als ik mag komen’, aldus Peter. ‘Dan heeft de leider het inzicht, dit gaat niet goed.’ Die instelling geeft al ruimte. ‘Ik wil altijd ook met personeel praten, die input is goud waard,’ benoemt Taeke. ‘Daar leeft het’, onderstreept Joost. Hoewel soms dit soort gesprek als ‘soft’ wordt ervaren in het bedrijfsleven is het dus belangrijk. Een stukje empathie op de werkvloer is vereist. ‘Je moet wel kunnen voelen’, stelt Taeke. ‘Als jij je antenne goed hebt staan, weet je wat je moet.’

Fusie en overnames

Wanneer bedrijven fuseren of worden overgenomen is het de vraag: Hoe maak je van A en B, C? Hierbij is de interne communicatie cruciaal. Leg dit helder binnen het bedrijf uit. ‘Waarom is er die fusie?’, noemt Peter als startpunt. Het taalniveau en wijze van presenteren is van belang voor je personeel. ‘Noem voorbeelden waar ze zelf tegenaanlopen. Wat betekent dat voor de personele bezetting, wat betekent dat voor mij als afdeling of wat betekent dat voor mijn baan?’ Ook Taeke heeft een paar concrete tips. ‘Vorm een team en maak een plan, want er is vaak geen plan.’ Ook een medewerkers tevredenheidsonderzoek is hierbij een hulpmiddel. ‘Doe er dan ook iets mee. Een directie is vaak heel trots en kijkt naar voren. Die is naar buiten gericht. Je vergeet vaak dat de belangrijkste asset je eigen personeel is. Zonder je personeel ben je helemaal niets.’ Taeke benadrukt dat je verschillende groepen in je bedrijf niet over een kam moet scheren. Iedereen gaat er anders mee om. Voor het ene deel heeft een verandering positieve impact, voor een andere groep een negatieve. Daarnaast is er bijvoorbeeld een groep in onzekerheid en een deel ziet het wel gebeuren. ‘In die vier moet jij je wel kunnen verplaatsen.’ Daarbij is de tone of voice en het communicatiemiddel belangrijk. Jezelf blijven en het juiste taalgebruik hoort daar ook bij. ‘Ik moet geen toneel spelen’, voegt Michel daar uit de praktijk aan toe. Michel heeft een goede ervaring bij de overgang naar een samenwerking tussen Sligro en Heineken uit 2018. Kinderziektes zijn in dit soort situaties niet te voorkomen,

Joost Morsink

Jalmo Marketing & More

‘Laat iedereen in hun waarde. Dat is stap 1 voor interne communicatie’

Taeke Meindertsma

Eigenaar More CC

‘Vertel je medewerkers wat er aan de hand is. Waar zit je mee als ondernemer?’

‘Vertel je medewerkers wat er aan de hand is. Waar zit je mee als ondernemer? Ik vertel het ze en vraag om mee denken voor een oplossing’

vind iedereen aan tafel. ‘Doordat de communicatie van boven naar beneden heel goed was, hebben we allemaal de moed en positiviteit kunnen verzamelen om de dingen die verkeerd gaan direct op te lossen. De damage control was bijna gewoon leuk. Het was te zien dat twee directies van twee bedrijven trots waren. Dat geeft de medewerkers, op mijn niveau, een hele hoop vertrouwen en input.’

Samen enthousiasme overbrengen

Aan enthousiasme is geen gebrek in het gesprek. Dat enthousiasme is ook belangrijk om over te brengen aan je personeel. Hoe doe je dat? ‘Je moet het zelf wel zijn, laten we daar mee beginnen’, is de simpele, maar treffende reactie van Michel. ‘Als je ergens voor een groep staat en monotoon een verhaaltje gaat vertellen, ga je dat niet overbrengen’, voegt Joost toe. Zo is bij een sollicitatiegesprek bij de Sligro de vraag ‘wat heb je met food’ onwijs belangrijk. Het enthousiasme creëer je bij medewerkers door echt contact met ze te leggen. Daarvoor heeft Peter een paar speerpunten. Als je nieuwsgierig bent, empathisch én uniek, dan kun je samen tot mooie dingen komen. Afgekort N.E.U.S. ‘Het gaat om ONS succes.’ Zelf aan de slag met interne communicatie? Dan zijn dus een aantal zaken belangrijk. Elk bedrijf en elk mens is weer anders. Neem hierbij iedereen serieus. Weet dus wie je voor je hebt, waarbij je heldere communicatie gebruikt om te weten op wie je kan bouwen. •

‘Elk bedrijf en elk mens is weer anders’

Peter Vader

Peter Vader Trainingen

‘Als je nieuwsgierig bent, empathisch én uniek, dan kun je samen tot mooie dingen komen’

Michel Spijkerman

Vestigingsdirecteur van de Sligro

Als je ergens voor een groep staat en monotoon een verhaaltje gaat vertellen, ga je dat niet overbrengen’