Personeelsmanagement hoofdstuk 2

personeelsmanagement

ISBN 978-94-6171-336-0

9 789461 713360 MBO-PM-01

personeelsmanagement

Dit is een uitgave van:

EDUCATIEVE UITGEVERIJ

www.ovd.nl/perspectief

2

Werving

Een bedrijf dat personeel in dienst heeft, krijgt vroeg of laat te maken met vacatures. Dan moet je nieuwe medewerkers werven. Afhankelijk van de manier waarop dit binnen een bedrijf is geregeld, is het werven van medewerkers een taak van de (centrale) afdeling Personeelszaken (PZ), de leidinggevende of van beide.

In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan bod: - wervingsproces - intern of extern werven - personeelsadvertentie plaatsen - sollicitaties ontvangen - kandidaten selecteren.

Uit de praktijk Dennis is manager van een groothandel in verlichtingsartikelen. Hij levert producten aan installatiebedrijven, maakt verlichtingsplannen voor sporthallen, fabriekshallen en restaurants en levert dan ook het benodigde verlichtingsmateriaal. Binnenkort richt zijn bedrijf zich ook op de consumentenmarkt; eindgebruikers kunnen via een webwinkel artikelen bestellen. Voor het up-to-date houden van de webwinkel en het afhandelen van alle administratieve, marketingtechnische en commerciĂŤle werkzaamheden, wil Dennis een nieuwe medewerker aannemen. Het is belangrijk dat de nieuwe collega het werk snel kan oppikken. Hij eist van deze medewerker minimaal een mbo-diploma, ervaring in het werken met de software waarop de webwinkel draait en ervaring op commercieel, marketingtechnisch en administratief gebied.

1. Dennis vraagt zich af of hij de medewerkers voor deze nieuwe functie intern moet werven. Geef voor- en nadelen voor het intern werven.

2. Welke aspecten van de functie moet Dennis in ieder geval opnemen in de personeelsadvertentie?

3. Welke eisen zijn daarnaast ook relevant om in de personeelsadvertentie op te nemen?

4. Stel een personeelsadvertentie op die past bij de situatie van Dennis. Gebruik de informatie uit de praktijkcase. Gebruik daarbij de volgende aanvullende informatie: - De medewerker moet minimaal vier dagen in de week werken.

- De functie is ingeschaald op niveau 5, zoals vastgelegd in de cao Technische Groothandel.

21 Werving

2.1

Wervingsproces

Het wervingsproces bestaat uit een aantal stappen. Je ziet hier een stroomschema van het wervingsproces. Met behulp van dit schema kun je op een logische manier besluiten nemen en bepalen welke stappen je zet bij het ontstaan van een vacature in jouw bedrijf.

wervingsproces

2.2

Intern of extern werven

Om te beginnen, kan er intern of extern worden geworven. Interne werving wil zeggen dat je binnen het bedrijf op zoek gaat naar een medewerker voor de vrijgekomen functie. Je kijkt bijvoorbeeld of een medewerker eventueel in aanmerking komt voor de vrijgekomen functie.

Interne werving heeft de volgende voordelen: - Het biedt een eigen medewerker de mogelijkheid om door te stromen naar een andere functie en misschien zelfs promotie te maken. Dit kan motiverend werken, waardoor de betrokkenheid van deze medewerker bij het bedrijf toeneemt.

- Het is een goedkope, snelle manier van werven.

- De nieuwe medewerker is al bekend met het bedrijf.

- Het bedrijf weet ‘wat voor vlees het in de kuip heeft’.

- De andere medewerkers zien dat doorstromen naar een hogere functie mogelijk is; ook dit werkt motiverend.

22

Personeelsmanagement

Interne werving heeft ook nadelen: - Het bedrijf krijgt geen beeld van mogelijk geschikte kandidaten van ‘buiten’.

- De medewerker die wordt overgeplaatst, laat zelf ook een vacature achter. Die moet ook worden vervuld.

- Andere medewerkers kunnen jaloers worden. Dit kan de onderlinge werkverhoudingen schaden. Je kunt dit enigszins voorkomen door niet zelf een medewerker ‘aan te wijzen’, maar alle medewerkers in de gelegenheid te stellen op de vacature te solliciteren.

interne werving

externe werving

Bij externe werving wordt buiten het bedrijf naar een nieuwe medewerker gezocht.

Daarbij kun je gebruikmaken van verschillende kanalen, zoals werk.nl, een re-integratiebureau of een uitzendbureau. Werk.nl is een initiatief van UWV WERKbedrijf, een organisatie die werkgevers en werkzoekenden met elkaar in contact brengt. Een re-integratiebureau is een organisatie die werkzoekenden kennis en vaardigheden bijbrengt om hun kansen op werk te vergroten. Je kunt natuurlijk ook een personeelsadvertentie in een krant plaatsen, of via persoonlijke en zakelijke netwerken mogelijke kandidaten direct benaderen.

Bij externe werving kun je kiezen uit de volgende mogelijkheden: - doornemen van reeds aanwezige open sollicitaties - aanboren van het bedrijfsnetwerk en het netwerk van de eigen medewerkers - benaderen van het onderwijs (studenten of recent gediplomeerden uitnodigen om te solliciteren of aan scholieren een leer- of stageplaats beschikbaar stellen) - plaatsen van een advertentie in een krant of tijdschrift - uitzetten van de vacature bij één of meer uitzendbureaus - doorgeven van de vacature aan het UWV of een re-integratiebureau - plaatsen van een advertentie op de website van je bedrijf - plaatsen van een advertentie op een speciale vacaturesite.

Een personeelsadvertentie in een krant of in de nieuwsbrief van een uitzendbureau, wordt vaak gratis ‘doorgeplaatst’ op internet.

Om zo snel mogelijk de beste kandidaat te vinden, kan het verstandig zijn om gelijktijdig verschillende van de genoemde mogelijkheden te benutten.

Werving

23

NVP Sollicitatiecode Veel bedrijven maken gebruik van de NVP Sollicitatiecode.

Hierin staan basisregels die arbeidsorganisaties en sollicitanten volgens de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling in acht moeten nemen bij werving en selectie. De code bevordert een transparante en eerlijke werving en selectieprocedure.

De code is stapsgewijs opgebouwd vanaf het ontstaan van de vacature tot de aanstelling.

2.3

Personeelsadvertentie plaatsen

Een personeelsadvertentie moet helder en duidelijk zijn, zodat er eigenlijk direct al een voorselectie plaatsvindt onder degenen die hem lezen. Het is immers de bedoeling dat alleen mensen die echt zijn geïnteresseerd en aan de eisen voldoen, erop solliciteren. Het lezen en beantwoorden van sollicitaties van ongemotiveerde en/of ongeschikte kandidaten levert alleen maar extra werk op.

Een goede personeelsadvertentie is overzichtelijk en bevat alle benodigde informatie om te solliciteren. De advertentie is opgesteld met behulp van vijf w’s, in de volgorde: 1. wie wij zijn 2. wie wij zoeken 3. wat wij van je verwachten 4. wat wij je te bieden hebben 5. wanneer je moet solliciteren.

Wie wij zijn Allereerst schets je in het kort een duidelijk beeld van het bedrijf. Je maakt bijvoorbeeld duidelijk wat het bedrijf maakt, verkoopt of verhuurt, waar het is gevestigd, wat de doelgroep is en wat de bedrijfscultuur is.

Wie wij zoeken Daarna vermeld je de naam van de functie, gevolgd door een juiste functieomschrijving. Je beschrijft op hoofdlijnen waaruit de werkzaamheden van deze functie bestaan.

Wat wij van je verwachten Vervolgens vermeld je het functieprofiel. Dit is een heldere omschrijving van de eisen waaraan de nieuwe medewerker moet voldoen en de competenties waarover hij moet beschikken. Het gaat hierbij om kennis, vaardigheden, houding en ervaring. Vraag niet naar een ‘veelzijdige duizendpoot met power’, blijf realistisch.

24

Personeelsmanagement

Wat wij je te bieden hebben Geef een indicatie van het salaris door bijvoorbeeld een minimum- en een maximumbedrag te noemen. Vermeld eventueel welke collectieve arbeidsovereenkomst (cao) van toepassing is. Dit is ook de plek om immateriĂŤle zaken te noemen, zoals: afwisselend werk, zelfstandigheid, doorgroeimogelijkheden, bijzondere producten of een uniek concept.

Wanneer je moet solliciteren Vertel hier eerst bij wie de belangstellende nadere informatie kan opvragen. Vermeld de naam, de functie en het telefoonnummer van deze contactpersoon en eventueel het tijdstip waarop deze bereikbaar is (zodat er niet de hele dag wordt gebeld). Geef ook aan of er mondeling (telefonisch of persoonlijk) en/of schriftelijk (brief of e-mail) moet worden gesolliciteerd. Bij schriftelijke sollicitatie geef je aan of dit door middel van een e-mail, al dan niet vergezeld van een cv en eventueel een foto, of door middel van ingevuld sollicitatieformulier moet gebeuren. Geef aan wanneer de sollicitatie uiterlijk binnen moet zijn en aan wie ze moet worden gericht. Dit hoeft namelijk niet dezelfde persoon als de contactpersoon te zijn.

Bedenk dat een personeelsadvertentie een visitekaartje is van het bedrijf! De lay-out van de advertentie moet dus duidelijk zijn en aansluiten bij de huisstijl van het bedrijf.

Om uniformiteit te waarborgen, werkt een bedrijf dan ook vaak met een centraal opgestelde basisadvertentie. Als leidinggevende hoef je daaraan slechts de gegevens die op de (specifieke) vacature betrekking hebben, toe te voegen. Let heel goed op het taalgebruik en controleer namen, adresgegevens en telefoonnummers. Het staat zeer slordig als er taalfouten in de advertentie staan of als een naam of telefoonnummer niet juist is.

Als je een personeelsadvertentie plaatst, wil je graag dat de juiste kandidaten reageren. Vraag je dus af welke kranten, bladen en websites potentiĂŤle kandidaten bekijken. In deze media plaats je dan de advertentie.

Waar en hoe een advertentie wordt geplaatst, is ook afhankelijk van het budget. Een advertentie in een landelijke krant is aanmerkelijk duurder dan een advertentie in een huis-aan-huisblad. Ook het formaat van de advertentie is bepalend. Een grote advertentie kost weliswaar meer dan een kleine, maar valt ook meer op en levert dus mogelijk meer reacties op.

Op internet zijn er verschillende mogelijkheden om vacatures te plaatsen. Sommige sites zijn gratis, voor andere vacaturebanken moet je betalen om een vacature te mogen plaatsen.

Werving

25

personeelsadvertentie

26

Personeelsmanagement

Wervingsbureau Voor sommige vacatures schakelt een bedrijf een bureau in dat gespecialiseerd is in werving en selectie. Vaak gaat het dan om bijzondere functies die snel moeten worden ingevuld. Een wervingsbureau beschikt over specifieke kennis van de arbeidsmarkt. Gespecialiseerde bureaus worden door de opdrachtgever, het bedrijf dat de vacature snel wil invullen, betaald. Soms berekenen ze een onkostenvergoeding of ze ontvangen een vooraf vastgesteld percentage van het jaarsalaris van de door hen gevonden functionaris.

2.4

Sollicitaties ontvangen

Zodra de advertentie is geplaatst, kunnen belangstellenden reageren op de functie.

Afhankelijk van de keuze die je vooraf hebt gemaakt, ontvang je sollicitatieformulieren of sollicitatiebrieven, meestal vergezeld van een curriculum vitae (cv). Een curriculum vitae (cv) is een overzicht van de persoonlijke gegevens, de gevolgde opleidingen en de werkervaring van de kandidaat. Een sollicitatieformulier is een formulier waarop de sollicitant een aantal – voor het bedrijf relevante – standaardgegevens moet invullen. In bijlage 1 vind je hier een voorbeeld van. Deze gegevens zijn nodig om een eerste selectie uit de sollicitanten te kunnen maken. Het voordeel van sollicitatieformulieren is dat de gegevens van alle kandidaten op dezelfde manier zijn geordend. Dat maakt het makkelijker om ze te vergelijken. Daar staat tegenover dat sollicitanten in een curriculum vitae hun originaliteit kunnen tonen en zich daarmee (zowel in positieve als negatieve zin) kunnen onderscheiden van andere kandidaten. Een cv kan dus een rol spelen bij de selectieprocedure.

Om de kandidaten te laten weten dat hun sollicitatie is ontvangen, stuur je ze een ontvangstbevestiging. In bijlage 2 zie je een voorbeeld van een ontvangstbevestiging.

Eventueel vermeld je hierin wanneer ze verder bericht kunnen verwachten.

2.5

Kandidaten selecteren

De selectieprocedure begint na het verstrijken van de inzendtermijn en bestaat uit de volgende stappen: 1. ontvangen reacties beoordelen 2. reactie van het bedrijf 3. sollicitatiegesprekken voeren 4. een keuze maken.

Werving

27

2.5.1

Ontvangen reacties beoordelen

Om kandidaten voor dezelfde functie met elkaar te kunnen vergelijken, stel je selectiecriteria op. Aan de hand van die criteria toets je in hoeverre ze voldoen aan de functie-eisen. Selectiecriteria zijn eisen op het gebied van kennis, vaardigheden, ervaring, persoonskenmerken, instelling en motivatie. Uit de reactie van de kandidaat leid je deels af of hij aan de criteria voldoet. Zo kun je bijvoorbeeld zien of hij de gevraagde diploma’s heeft en over relevante ervaring beschikt. Maar of hij ook de juiste instelling heeft, merk je pas tijdens het sollicitatiegesprek. Naast deze selectiecriteria, de zogenaamde ‘harde’ criteria, kun je ook letten op ‘zachte’ criteria, zoals: - aandacht die de kandidaat heeft besteed aan zijn reactie (heldere zinsbouw, geen spelfouten) Deze geven een indicatie van zijn nauwgezetheid.

- specifieke aanvullingen (nevenfuncties, opleidingen naast het werk, hobby’s) Deze geven een indicatie van de (maatschappelijke) betrokkenheid en de mate van inzet van de kandidaat.

- algehele indruk die de kandidaat achterlaat door de manier waarop hij zich presenteert.

Met name bij een groot aantal sollicitaties, is het belangrijk om een goed overzicht te houden en de kandidaten objectief en op grond van feiten met elkaar te vergelijken. Je kunt dit doen aan de hand van een tabel waarin je van iedere kandidaat de score per selectiecriterium bijhoudt.

conclusie

algehele indruk

specifieke aanvullingen

verzorging brief

motivatie

ervaring

opleiding

naam kandidaat

A. Lonen C. de Graaff J. Yung Foe N. Swears

-

voldoet niet aan dit criterium

±

voldoet enigszins aan dit criterium

+

voldoet aan dit criterium

++

voldoet bovengemiddeld aan dit criterium

selectiecriteria

28

Personeelsmanagement

Bij het selecteren van sollicitatiebrieven en -formulieren, wordt vaak de volgende driedeling gebruikt: 1. De sollicitant voldoet niet aan de gestelde eisen en krijgt een afwijzing.

2. De sollicitant voldoet wel aan de gestelde eisen, maar wordt niet uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Zijn gegevens worden bewaard totdat er definitief iemand is aangesteld. Dit heeft het volgende voordeel: komt uit de eerste selectieronde geen geschikte kandidaat naar voren, dan hoef je niet helemaal opnieuw te werven. Je hebt immers nog een paar kandidaten ‘in reserve’.

3. De persoon voldoet aan de gestelde eisen en wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.

2.5.2

Reactie van het bedrijf

Nadat alle sollicitaties zijn beoordeeld, krijgt iedere sollicitant een reactie waarin hij wordt geïnformeerd over het besluit dat je hebt genomen. In bijlage 3 vind je een voorbeeld van een afwijzingsbrief en in bijlage 4 een voorbeeld van een uitnodigingsbrief.

Werving

29

Verwerkingsopdrachten 1. In het bedrijf waar Sabine werkt, komt een functie als teamleider. Sabine overweegt een medewerker te vragen voor deze functie. Noem een aantal voordelen om een medewerker promotie te laten maken.

2. Op de methodesite vind je een personeelsadvertentie van ICT-Company. Bekijk deze advertentie en geef antwoord op de volgende vragen: a. Wat vind je van de lay-out?

b.

30

Geeft de advertentie voldoende informatie over het bedrijf? Leg uit.

Personeelsmanagement

c.

Geeft de advertentie voldoende informatie over de functie? Leg uit.

3. Zou jij een sollicitant die een paar taalfouten in zijn brief heeft gemaakt, uitnodigen voor een sollicitatiegesprek? Licht je antwoord toe.

Controlevragen 1. Noem twee voor- en twee nadelen van interne werving.

Werving

31

2. Welke ‘vijf w’s’ kun je gebruiken bij het opstellen van een personeelsadvertentie?

3. Een overzicht van persoonlijke gegevens, gevolgde opleidingen en werkervaring noem je …

A curriculum vitae.

B functieprofiel.

C sollicitatieformulier.

4. Welke driedeling kun je maken bij het selecteren van sollicitatiebrieven en sollicitatieformulieren?

32

Personeelsmanagement

Bijlage 1 Sollicitatieformulier

Werving

33

34

Personeelsmanagement

Bijlage 2 Ontvangstbevestiging

Werving

35

Bijlage 3 Afwijzingsbrief

36

Personeelsmanagement

Bijlage 4 Uitnodigingsbrief

Werving

37