Preparando una Compra

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Preparando una Compra

Desde la Dirección General de de Contrataciones Desde la Dirección General Contrataciones Públicas te damos la bienvenida a la primera guíaguía Públicas te damos la bienvenida a la primera de de contrataciones públicas.

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Primero, te guiaremos en los pasos previos a laa la Primero, te guiaremos en los pasos previos realización de los procedimientos de selección de de realización de los procedimientos de selección contratistas.

Como servidores públicos somos contratistas.

Como servidores públicos somos responsables del del buen uso uso de de los los fondos del del responsables buen fondos Estado, por lo que nuestra voluntad Estado, por lo que nuestra voluntady y conocimiento garantizarán la transparencia en los conocimiento garantizarán la transparencia en los procesos. procesos.

Investigación de mercado: Este es el análisis que hacemos antes de realizar una compra. Por ejemplo, antes de adquirir una casa o cualquier bien, usualmente vemos opciones y comparamos precios hasta encontrar aquella que ofrezca mayor calidad y mejor valor por la compra. Bueno, algo similar ocurre cuando compramos para el Estado.

La investigación de mercado nos permite hacer un comparativo de costos, conocer tiempos de entrega, especificaciones técnicas, facilitando la realización de un estimado de nuestro precio de referencia. Esta tarea la realiza la unidad solicitante.

Solicitud de Bienes (Requisición): En este documento deberás establecer con claridad la descripción del bien, servicio u obra que se va a contratar. Este contendrá las especificaciones técnicas que se obtuvieron luego de la investigación de mercado previamente efectuada, permitiendo la libre competencia del mercado.

Esta responsabilidad también le corresponde a la misma unidad que efectuó el proceso anterior.

Una vez realizada la solicitud de bienes, esta persona se encargará de entregar la misma al departamento correspondiente, de acuerdo a su organigrama de procesos (compras o administración) para iniciar el trámite.

Posterior a laa aprobación de de la requisición de de Posterior la aprobación la requisición bienes, el departamento de compras o encargado bienes, el departamento de compras o encargado de de estaesta función en la entidad, organizará el el función en la entidad, organizará expediente de la de bienes y/o y/o servicios expediente desolicitud la solicitud de bienes servicios efectuada.

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El primer documento expediente el formulario de solicitud de bienes. el formulario de solicitud de bienes.

La La entidad deberá validar la disponibilidad del del entidad deberá validar la disponibilidad bienbien o servicio en en la Tienda Virtual, previo al al o servicio la Tienda Virtual, previo proceso de selección de contratistas. proceso de selección de contratistas.

El El expediente expediente pasará pasará al al departamento departamento correspondiente parapara su aprobación.

Luego de de correspondiente su aprobación.

Luego esto, se determinará cuálcuál es el aplicable esto, se determinará esproceso el proceso aplicable parapara la adquisición, dependiendo del del monto la adquisición, dependiendo monto suministrado. suministrado.

Después de esto, el departamento de compras remitirá el expediente a la oficina encargada de presupuesto dentro de la entidad. De contar con disponibilidad, se hará la reserva presupuestaria que respaldará el proceso de compras. ¡Ya falta menos!

Luego, el documento regresará al departamento correspondiente, donde se continuará gestionando el proceso en base al monto. Si necesitas más detalles de cómo elegir el tipo de procedimiento, te recomiendo consultar nuestras próximas guías.