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IX. Manejo de inventarios
Manual explicativo sobre el fortalecimiento de las organizaciones campesinas en cosecha, almacenamiento, transporte y manejo de inventarios en cítricos.
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El manejo de inventarios es relativo al control y al manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de esos bienes y a la vez sirven para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos productos.
Para el procedimiento de los registros de información existen cuatro actividades básicas a saber. La determinación de las existencias, es todo proceso necesario para consolidar la información referente a los productos a controlar y detallar esos procesos: a) Toma física de inventarios. b) Auditoría de existencias en almacén. c) Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas. d) Conteos cíclicos.
Los inventarios tienen características propias de acuerdo al tipo de uso que usted le quiera brindar.
El Inventario es un componente fundamental en la productividad de una empresa, ya que es el activo corriente de menor liquidez que manejan y qué además contribuye a generar rentabilidad.
El inventario para los productores persigue dos objetivos: a) Garantizar con el inventario disponible, la operatividad de la asociación. b) Conservar niveles óptimos que permita minimizar los costos totales (de pedido y de mantenimiento).
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Ilustración 7.
Optimización de recursos en secuencia b) Adecuación a) Abastecimiento d) Consumidor final c) Distribución
Fuente: Autores, 2021
Manual explicativo sobre el fortalecimiento de las organizaciones campesinas en cosecha, almacenamiento, transporte y manejo de inventarios en cítricos.
El inventario es relevante para las asociaciones debido a que sirve para determinar las cantidades de frutas que se deben mantener, de esta manera puede corresponder a tener preparado los lotes pactados en contratos, además de cumplir con las fechas para no incurrir en faltas y multas. Se debe considerar minimizar la inversión de inventarios en costos, optimizar las utilidades y afrontar la demanda evitando las pérdidas de los clientes.
De forma sintética se expresan las siguientes recomendaciones a las organizaciones en gestión del inventario:
Hacer un recuento de todo lo que la organización y/o asociación tiene en el almacén, y llevar un registro de todos los artículos en existencia.
Si es posible, sistematizar mediante programas de Microsoft Excel o con software especializados para mejorar la efectividad del control de inventarios.
Añadir los nuevos inventarios que entran a la organización y enlazar con el último registro realizado.
Comprobar la calidad de los inventarios que se tienen para detectar productos dañados, defectuosos, entre otros.
Realizar inspecciones y auditorías de inventarios ocasionales para evitar fraude y robo.
No permitir que la mercancía salga de la planta sin una factura o la documentación de despacho adecuada.
Cuando se trabaja con inventarios de gran valor, se debe almacenar en un lugar seguro donde solo tenga acceso el personal autorizado y responsable del mismo.
Asegurarse de que todos los pedidos de compra, las facturas y los documentos de despacho estén numerados de forma consecutiva, para revisarlos con regularidad y detectar documentos faltantes.
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Modelos de Inventario para cultivos durante los procesos
Nombre del Artículo
Socio / Proveedor/ Lugar
Nombre del Artículo
Un ejemplo de práctico de cómo podría ser un inventario de frutas con las características mínimas necesarias: Modelo de inventario para compra
Tamaño del artículo (Descripción, Cajas, Bolsas, Gavetas)
Tabla 3.
Modelo de Inventario para compra
Unidad Inventario Inicial Cantidad por Gaveta
Costo por unidad
Compra en semana 1
Compra en semana 2
Compra en semana 3
Compra en semana 4
Total de unidades en estado de compra
Fuente: Autores (2021)
Devolución en compra Unidades reales en compra
Ventas reales por mes
Y en otros modelos se puede agregar ciertos requerimientos que permiten reconocer las distancias y tiempos con probabilidad de llegada como es el caso de las mercancías en tránsito y las de consignación, dependiendo el contrato y/o aval que las asociaciones hayan dispuesto en esos procesos.
Tabla 4.
Modelo de inventario para mercaderías
Modelo de Inventario para mercaderías
Categoría Tamaño del artículo (Descripción, Cajas, Bolsas, Gavetas)
Unidad Inventario Inicial Cantidad por Gaveta
Costo por unidad
Compra en semana 1
Compra en semana 3
Total de unidades en estado de compra
Fuente: Autores (2021)
Devolución en compra Unidades reales en compra
Ventas reales por mes
Mercancia en tránsito (Centro Acoplo - Centro Educativo y/o Comercial, etc)
Inventario en bodega
Mercancía en consignación Inventario en bodega
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