Necesidades de usuario, una oportunidad para innovar

Por: Jaime Reinoso, Director del Centro de Servicios Informáticos, Pontificia Universidad Javeriana Cali.

La tecnología está cada vez más presente en las actividades universitarias, desde los servicios tradicionales de red de datos e Internet, hasta los más sofisticados que apoyan a los nuevos procesos pedagógicos que ocurren en el salón de clase.

Un ejemplo muy claro de los segundos es el caso del apoyo a las metodologías centradas en el estudiante, llamadas ‘flipped classroom’, en donde se invierten las actividades tradicionales, pues el docente prepara materiales (generalmente videos) con la teoría, y el estudiante los observa antes de clase, para luego realizar talleres, exámenes y trabajos en el aula, donde el docente puede determinar con mayor claridad las necesidades particulares de cada alumno.

Al interactuar con los docentes que aplican este tipo de metodologías, muy rápidamente se detectan necesidades que pueden ser resueltas desde lo tecnológico de forma eficiente. Por ejemplo, se requiere un mecanismo que facilite al docente la creación de videos, capturando la señal de audio y video de su portátil, con la posibilidad de adicionar pruebas en lugares específicos, y editar el video resultante, para que pueda ser visto por sus estudiantes (y solo ellos). También, la facilidad de conocer las respuestas de los estudiantes, monitorear quiénes vieron el video y quiénes no, y así saber quiénes están preparados para la clase; qué parte del video fue repetido con mayor frecuencia, para determinar qué tema es susceptible de mejorar su explicación, y facilitar que el video pueda ser visto en cualquier lugar y desde cualquier equipo, sea este portátil, celular o de escritorio, entre muchas otras necesidades.

Surge por tanto la pregunta de ¿qué rol está más preparado en las universidades para detectar estas necesidades, proponer soluciones, implementarlas y monitorearlas?

En algunas universidades, existen unidades especializadas en ayudar a los docentes a desarrollar y/o mejorar los materiales de clase, o incluso virtualizarlas. Estos diseñadores instruccionales claramente pueden aportar ayudando al docente a desarrollar habilidades de creación de videos, pero por otro lado, parece ser que el rol de CIO es el más preparado para determinar la mejor forma de proveer dicho servicio, incluyendo todos los aspectos que se toman en cuenta, como seguridad, rendimiento de la red de datos, wifi e internet y soporte.

Sitios como EDUCAUSE, Inside Higher Education o The Chronicle of Higher Education están cada vez más orientados a encontrar y comunicar, a la comunidad de CIOs, los nuevos avances, tanto en temas de negocio (pedagogía, investigación, servicios de extensión, etc.), como las nuevas herramientas que aparecen para dar respuesta a estas necesidades. Si el CIO es conocedor de las funciones sustantivas universitarias y se preocupa por conocer las tendencias mundiales en dichos temas, desde los puntos de vista funcional y técnico, se encontrará en una posición desde la que podrá generar mucho valor a la institución, convirtiéndose en un elemento promotor de la adopción de nuevas tecnologías.

Por el contrario, el rol del CIO que espera a que le digan qué hará la institución, para emprender acciones, empieza a perder vigencia, pues, con el paso del tiempo, se ha convertido en un líder que se asegura de que la alta gerencia conozca las oportunidades que le ofrecen los avances tecnológicos, propone iniciativas, presenta pruebas de concepto y convoca a los otros líderes para que, colaborativamente, estas iniciativas sean aceptadas, financiadas y aprovechadas por la comunidad, generando diferencias competitivas institucionales.

Con esa responsabilidad, se ve inmerso, entonces, en una espiral ascendente, que lo lleva a descubrir nuevas formas de combinar las posibilidades, que pueden llegar a ser ideas novedosas susceptibles, incluso, de ser patentables. Un caso que podría servir a modo de ejemplo es el que ha ocurrido en la Pontificia Universidad Javeriana Cali: Debido a que la mayoría de las aplicaciones están virtualizadas, y a que la demanda de salas de cómputo creció exponencialmente durante los últimos años, se tomó la decisión de desarrollar un servicio que permitiera que cualquier salón de clase se comportara como una sala de cómputo.

Inicialmente, se fortaleció la red Wifi del campus y se adquirieron portátiles que serían prestados a los docentes que los necesitaran en el aula. Así, si un profesor deseaba trabajar en Autocad (por ejemplo), solicitaba una Sala Móvil, que consistía en que un funcionario le entregara la cantidad de portátiles requeridos para él y sus alumnos.

Aunque funcionaba muy bien, llegó un momento en que la demanda era tal, que exigía contratar más personal, por lo que se optó, entonces, por dejar los portátiles en la biblioteca para que los estudiantes se encargaran de llevarlos a sus clases.

Esta nueva opción dio muy buenos resultados durante un tiempo, hasta que el nivel de demanda por poco lleva la biblioteca al colapso, ya que se cumplían más de 16 mil préstamos por año, hecho que nuevamente llevaba a requerir más personal.

Para darle una solución definitiva, se decidió implementar dispensadores automáticos de portátiles, pero las opciones encontradas funcionaban únicamente dentro de bibliotecas y, además, eran muy costosas.

Ante esta situación, el Centro de Servicios Informáticos se propuso a diseñar una solución propia, que permitiera, a los estudiantes, prestar un portátil en cualquier momento, generando automáticamente un préstamo en la biblioteca, como si se tratara de un libro, y que los recibiera cuando terminara el préstamo, asegurándose además de que estos permanecieran cargados, al estar dentro del dispensador, y que incluyera algún mecanismo que asegurara que el equipo que se prestaba era el mismo que se recibía, incluyendo el cable de poder. Así nació el Dispensador Automático de Portátiles, el cual se comporta como una máquina dispensadora, y que interactúa con el sistema bibliográfico para la gestión de los préstamos.

Dado que fue necesario crearlo desde cero, al no encontrar soluciones en el mercado, en conjunto con la Unidad de Emprendimiento de la universidad, se hizo el estudio de patentabilidad, el cual fue avalado e incluso financiado por Colciencias. El trámite es algo demorado, se requiere documentar muy bien el desarrollo del producto, pero no es difícil.

Existen muchos tipos de patentes, siendo uno de ellos el uso novedoso de integrar diversas tecnologías existentes, que fue usado para presentarlo ante la Superintendencia.

Un elemento clave del proceso es el desarrollo de un prototipo que demuestre que la idea funciona. Este caso fue un poco más allá, y el primer prototipo resultó ser totalmente operativo, atendiendo más de 3 mil préstamos, durante los últimos meses. La aceptación de los estudiantes ha sido muy alta, por lo que el área ya se encuentra desarrollando la versión 2.0, la cual será un 75% más económica en su construcción, frente a la primera versión.

Dentro de las expectativas de la institución no se encuentra convertirse en productora y comercializadora del Dispensador Automático de Portátiles DAP, sino más bien, desarrollar contratos de transferencia de tecnología que habilitan a terceros a explotar esta patente. De hecho, la empresa Gestión PSI ya tiene este tipo de contrato, y hay varias interesadas en adquirirlos también.

Los beneficios para la comunidad universitaria han sido múltiples, pues los estudiantes tienen un mejor servicio, no se generan costos adicionales de personal para la universidad y el servicio se amplió a 7x24. Igualmente, se generó una posible patente para la universidad, lo que es un elemento importante en las acreditaciones por venir, así como los contratos de transferencia de tecnología, que son evidencia de la aplicación de la investigación en la universidad.

La experiencia ha sido tan positiva, que ya se cuenta con una segunda patente en curso, también avalada por Colciencias, sobre un aparato basado en Internet de las Cosas (IoT), que minimiza los desperdicios de energía generados cuando los salones de clase se quedan con los equipos electrónicos, luces y/o videobeam encendidos, innecesariamente o en usos no académicos, y otras dos patentes en proceso inicial de definición y prueba.

Desde Javeriana Cali, esperamos que la experiencia motive a otras instituciones a desarrollar productos novedosos. </>