FINANCE & MANAGEMENT AIESEC IN COLOMBIA 2013
En AIESEC nuestra área tiene a su cargo tres funciones estructurales dentro de cualquier organización:
F&M Gerencia financiera
Gerencia administrati va
Gerencia jurídica
¡Bienvenidos y bienvenidas! Nuestros core-values dentro del área son:
Somos quienes garantizan que entregamos una organización sostenible y dejamos una mejor organización para las futuras generaciones.
La integridad tiene dos acepciones: hacer las cosas bien aunque nadie esté viendo o no hacer las cosas mal aún si los demás lo hagan así.
ÂżQuĂŠ gano yo al hacer parte de esta ĂĄrea? El desarrollo de competencias, en especial
Social Responsibility
Entrepreneurial Outlook
Nuestra identidad
La base de la organizacion su columna estructural
GERENCIA FINANCIERA
La Importancia estrategica de las Finanzas Inversi贸n
Recursos
organizaci贸n Bienes o Servicios
Mercado Resultados Ganancias
Costos
Impuestos
Dividendos
Efectivo
Activos
Pasivos
Clientes
Proveedores
MISION DE NUESTRA AREA SERA ENTONCES ASEGURAR:
GROW
LIKE
NEVER BEFORE
HAGAMOS UN QUE
ZOOM IN
EN EL POR
El BSC IMPACT
CUSTOMERS
SUSTAINABILITY
INTERNAL PROCESSES
People & Infrastructure
El fin último organizacional es el impacto positivo pero para eso nuestra base es el desarrollo de la membresía, con nuestras herramientas para generar sostenibilidad.
Pasa en la vida, pasa en finanzas
Mercadeo Operaciones
RRHHH
Capacidad limitada para comprometer recursos
EL PROCESO DE DIRECCIÓN Rentabilidad Organizaciones
Oportunidades
Objetivos
Crecimiento Desarrollo
Mercado
Clientes Calidad
Servicio
Competencia Productos
Tecnología Precios
Costos
Factores Críticos de Éxito
VENTAJAS COMPETITIVAS
Entorno
¿PERO COMO ASEGURAMOS APALANCAMIENTO OPERACIONAL DE ETIDADES? Herramienta más poderosa
flujo de caja
EL LAS
Destinación de Flujo de caja Reposición capital de trabajo •Recursos que una organización requiere para llevar a cabo sus operaciones sin contratiempos
Atención del servicio a la deuda
Reposición activos fijos
Inversión en membresía
EL ANALISIS: ENCONTRANDO EL VERDADERO PUNTO DE EQUILIBRIO
COSTOS FIJOS ESTRUCTURA DE COSTOS
COSTOS VARIABLES
COSTOS DIRECTOS NATURALEZA
ASIGNACION
DE LOS
DE LOS
COSTOS
COSTOS
COSTOS INDIRECTOS
COSTOS TOTALES
ESTRUCTURA DE COSTOS
COSTOS TOTALES Ingresos
Valores
Costos Totales
Punto de Equilibrio
Ingresos totales son iguales a los costos totales
Costos Fijos
Cantidades
El verdadero punto de equilibrio
Costos Fijos + Inversi贸n
Flujo de Caja
Contribuci贸n
DE FONDO: LA RAZON DE SER DEL AREA
Incrementar recursos financieros Reducción de costos
Incrementar ventas
• Mejorar eficiencia interna • Incrementar infraestructura • Generación de conocimiento • Liderazgo dentro del talento humano
• Posicionamiento en el mercado • Incrementar Experiencia de clientes • Mejorar ofertas del producto
Operaciones Financieras Resultado
Liquidez Riesgo Cobertura
Estructura
Resultado Operacional
Costo de capital Estrategia financiera
Optimización Margen operacional
Flujo de Caja Operaciones de Instrumentos Financieros Contabilidad de Instrumentos Financieros Reconocimiento
Valor
Medición: desempeño
RIESGOS
RESULTADOS
LA PRINCIPAL ESTRATEGIA FINANCIERA A ENTENDER: EL MODELO DE NEGOCIO Y LAS FINANZAS DENTRO DE AIESEC
Ciclo de la virtud financiera AIESECa Member Experience
多Quieren plata? Hagan intercambios
Finance
X result
MODELO FINANCIERO NACIONAL
¿QUE ES UN MODELO FINANCIERO? Estructura que regula la dinámica de ingresos y egresos de la organización. Indica la distribución de ingresos de AIESEC en Colombia en los diferentes fondos financieros.
Permite controlar y evaluar el nivel de gastos, costos e inversiones organizacionales. Demarca un marco claro de utilización de recursos, lo cual permite un sistema dinámico de transparencia y control.
Destinacion de recursos FONDO OPERATIVO FONDO DE DESARROLLO
Manejo de la oficina nacional y direccionamiento de AIESEC en Colombia. Fortalecimiento del liderazgo y programas de ELD
FONDO DE RESERVAS
Fondo de inversión (macro) y ahorro.
FONDO DE INVERSIÓN
Inversión en proyectos de entidades locales, enfocados en crecimiento de programas de intercambios.
FONDO DE EXPANSIÓN
Inversión directa a proceso de expansión nacional.
FONDO DE CONFERENCIAS
Planeación y ejecución logística de conferencias nacionales.
Fondos financieros – distribución de recursos Fondo operativo IGIP IGCDP OGX BD BD - TNs
80% 80% 90% 90% 90%
Fondo expansión BD - TNs 10% LC contribución 20%
Fondo desarrollo IGIP IGCDP Donaciones/ premios LC contribución
10% 10% 100% 80%
Fondo conferencias + 100% excedente de fee de conferencias. + 100% excedente de damage fee.
Fondo reservas IGIP IGCDP OGX
10% 10% 10%
Fondo inversión + $100.000 por $1’000.000 que sale como préstamo.
Contribucion organizacional Entidades 1. % sobre participación de resultados
Pago de una (1) cuota trimestral de acuerdo al numero de realizaciones de cada Q.
2. % SOBRE INTERCAMBIOS
OGIP / OGCDP
IGIP
IGCDP
35% EP Fee
40% CUA
100% Project fee
PRECIOS IGCDP – MC FEE
OPERACIONES
1.Contribuciรณn organizacional 1.1 Existencia legal y representaciรณn Juridica *Retencion en la Fuente+reteica+ica *Parafiscales *Camara de comercio *Salario MCP *Salario MCVP F&M *Salario MCVP IM&COMM *Revisoria fiscal *Auxiliar contable 1.2 Cuota de Afiliaciรณn AIESEC Internacional *Cuota Anual AI *Cuota Anual IGN *NPS - Net promoter score*Plataformas de informaciรณn 1.3 International obligations *Viaje MCP a IC *Viaje MCPelecto IPM *Viaje MCP IPM
DESARROLLO
LEGAL
Modelo de contribucion organizacional 2. Operation 2.1 Exchange Management *Salario MCVP IGIP *Salario MCVP IGCDP *Salario MCVP OGIP *Salario MCVP OGCDP *Salario MCVP Operation 2.2 Talent management *Salario MCVP TM 2.3 Marketing *Salario MCVP MKT 2.4 Otros *IGN Summit *IC *Cooperaciรณn internacional
3. Development 3.1 Services *Coach visits *Funtion visits *Conference 3.2 Extraservices
MODELO FINANCIERO EN LAS ENTIDADES
MODELO FINANCIERO Se determina Modelo Financiero, como la estructura que regula los ingresos y egresos de AIESEC en Colombia.
¿Por que determinar un Modelo financiero? $ Estructura que permite determinar el % de ingresos destinados a rubros diferentes.
$ Asegurar la transparencia en la consecución de egresos e ingresos. $ Permite un manejo estratégico de ingresos. $ Muestra un camino saludable para fortalecimiento y crecimiento de finanzas en la línea del tiempo.
FDL
FO
FR
• El fondo de desarrollo local recibe el % de nuestros ingresos que vamos a destinar para capacitar y entrenar a nuestros miembros -> para representación en eventos, capacitaciones locales, nacionales y regionales.
• El fondo operativo recibe el % de nuestros ingresos que vamos a destinar para nuestros rubros como ventas, mercadeo, delivery trainees, match, etc
• Es el fondo de reservas que permite que nuestra entidad tenga un colchón en donde recaer si tenemos situaciones imprevistas (nos toca sacar un trainee del país, tenemos multas, etc)
PRESUPUESTO - ¿Que es? Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. Es la traducción de nuestro plan de acción.
PRESUPUESTO - Funcion $ Control financiero de la organizaci贸n.
$ Seguimiento al plan de acci贸n de la organizaci贸n. $ Rol preventivo o correctivo dentro de la organizaci贸n.
¿Por que es importante? $ Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. $ Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la organización y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. $ Cuantifican en términos financieros componentes de su plan total de acción.
los
diversos
Presupuesto por 谩reas
RAMARE
Modelo financiero nacional local
Relaci贸n Ingresos / Egresos
Flujos de caja y acci贸n
GERENCIA JURIDICA
CONTEXTO NACIONAL
MARCO LEGAL DE AIESEC EN COLOMBIA ENTIDAD CENTRALIZADA • Cámara de comercio de Bogotá. • DIAN. • Alcandía de Bogotá. • Revisor fiscal.
• Entidad sin animo de lucro.
Estatus en Colombia
Representación Legal • MCP. • MCVP F&M.
Entres reguladores
Implicación • Pago de impuestos (ICA – Retenfuente). • Facturación. • Declaración financiera.
MARCO LEGAL DE AIESEC EN COLOMBIA Pago mensual de impuestos que se generan a partir de la prestación de servicios por terceros (El no pago implica multas y sanciones para AIESEC en Colombia) y por modelo de contratación de la oficina nacional.
Presentación de balance y estado de resultados de AIESEC en Colombia (MC+LCs) mensualmente ante revisor fiscal. Anualmente se debe presentar ante entidades reguladoras.
RESPONSABILIDADES
Facturación de toda actividad de la organización bajo esquemas legales de la Republica de Colombia. Recepción de dinero y transferencia a entidades locales posterior a contabilización
Firma (MCP y MCVP F&M) de todo convenio y contrato celebrado en AIESEC en Colombia. Implicaciones legales directas para estas dos figuras.
CONTEXTO LOCAL
Asambleas y gobernabilidad
Paso 0: Contar con herramientas de seguimiento a membrecía -PAT. (Responsable LCVP TM, información de la EB)
Paso 1: Definir fecha de asambleas. (Responsable LCP- EB)
Paso 2: Reunión de corner para definir situación de plenos derecho y proceso. (Responsables: LCP, LCVP TM y LCVP F&M)
Paso 3: Citar Asamblea Legislativa ordinaria + Asegurar que los reportes de gestión estén una semana antes disponibles para consulta . (Responsable LCVP F&M)
Paso 4: Asegurar un espacio físico para realización de la asamblea, la asistencia de moderador y secretario de la asamblea (Responsable LCVP F&M, consultar al LCP)
Paso 5: Preparar acta. (Responsable: LCVP F&M) + Evaluación de nuevos plenos (Responsables: LCP, LCVP TM y LCVP F&M)
Paso 6: Realizar la Asamblea y llenar el acta correspondiente, se debe asegurar la legalidad durante y después de la asamblea + leer reporte del GAL. (Responsable: LCVP F&M)
1
Puntos importantes al definir fecha de Asambleas legislativas ordinarias. • Esto debe estar contemplado en nuestro ciclo administrativo, cada fin de Q1 debe pasar es decir-> Q1: Abril, Q2: Julio, Q3: Octubre, Q4: Enero. • Tener en cuenta fechas de eventos locales, regionales y nacionales • Otras asambleas (elecciones) pasan en sept-oct • Se aconseja a finales de cada mes para poder planificar bien los pasos anteriores a la realización • 10 días antes de la realización de la Asamblea, la EB debe tener una reunión de cierre de Q en donde se expongan cada uno de los reportes a efectos de: (i) aportar a cosas que faltaron en la gestión trimestral o en el reporte(críticas constructivas), (ii) definir nuevas estrategias a implementar entre todos para el Q en curso y (iii) definir cómo serán sus votos siendo coherentes con su propia gestión.
2
¿Por qué es importante este tema de los Plenos derecho? Es ésta la membresía que va a votar (y por lo tanto tomar decisiones trascendentales) en cada una de nuestras entidades: aprobar o reprobar gestiones de cada miembro de EB, poner a prueba a los VPs y eventualmente elegir LCP para el siguiente año. Es importante generar en la membresía un sentimiento de crítica a las gestiones pues así todos esperamos mayores resultados. ¿Si todo lo aprueban? Tal vez estén pensando que estamos haciendo las cosas bien y no hay nada que mejorar. Por tener este poder tan grande nos tenemos que asegurar que sólo los verdaderos “estrellas” de nuestra entidad tengan este status.
Tiene voz en la Asamblea pero no voto
Requisitos para “Prueba” •Haber ingresado a TMP/TLP en un período inferior a 3 meses (en caso de reintegración de los programas de intercambio solo se requieren 2 meses).
Tiene voz en Asamblea y vota
Requisitos Derecho”
para
ser
la
“Pleno
Si un pleno derecho se va de intercambio
•80% de desempeño en las herramientas de seguimiento PAT •Asistencia al menos a una Asamblea Legislativa •Tener más de tres meses en TMPTLP •Demostrar conocimientos en legislación, realidad local, AIESEC Way •No estar en algún caso de Ética a nivel nacional o local •No tener deudas financieras con la entidad •Asistir mínimo a un evento de entrenamiento por cada 6 meses (sea local, regional o nacional) •Demostrar su conocimiento sobre las políticas locales y el Compendium de AIESEC en Colombia.
•Su estatus de Pleno Derecho queda “En espera” mientras está en su intercambio •A su regreso se le dan 2 meses de prueba para volver a ser Pleno Derecho
¿Quiénes son corner de gobernabilidad? LCP + LCVP TM + LCVP F&M ¿Qué hacen en este paso? Definir un cronograma
Definir criterios •En el cual el miembro interesado justifique por qué su interés
E-mail (15 días antes de la asamblea)
•PAT – reunión 14 días antes de la asamblea •¿Quiénes y qué entrevistas? Se desarrollan durante los 13 días antes de la asamblea •Enviar el paquete de estudio a la membresía
•Por lo menos dos días antes de la asamblea
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3 Citación de Asamblea Legislativa – Entre 20 y 15 días antes de la Asamblea
15 días antes los aspirantes a tener pleno derecho deben manifestarle al corner de gobernabilidad
14 días antes de la asamblea el corner de gobernabilidad define la dinámica para obtener pleno derecho
Entre tanto se realizan las entrevistas
10 días antes de la realización de la Asamblea, la EB debe tener una reunión de cierre trimestral en donde se expongan cada uno de los reportes
7 días antes de la asamblea deben enviarse los reportes de gestión para consulta de toda la membresía
Reportes de Q Cada área funcional (incluyendo al LCP) expone qué se hizo y cuáles fueron las estrategias. Es un complilado de RA-MA-RE + KPI’s. Finanzas expone su gestión como área de soporte y adicional se hace un reporte financiero trimestral: son dos cuestiones distintas, el reporte como VP y área y el financiero como resumen de la gestión de toda la entidad. Los reportes deben ser completamente fidedignos y transparentes, si faltaron cosas, la Asamblea debe tomar las decisiones del caso.
4
Espacio Físico
Moderador
• Pedir a la U • Si se tiene videobeam para proyectar • Por un espacio de mas o menos 5 o 6 horas un sábado
• Funciones: • Dirigir la Asamblea General. • Velar por el cumplimiento de la agenda • Coordinar las intervenciones de los asistentes • Verificar las votaciones y mantener el orden durante la misma. • El moderador en ningún caso podrá votar ni tomar parte en las discusiones que se presenten en la reunión. • Se sugiere invitar al MC member/ NST/ Envoy/ Alumnus
Secretario • El Secretario deberá tomar minutas precisas y concretas de cada sesión. • Cualquier miembro empoderado como un reconocimiento por la gestión hecha hasta el momento
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Conocimiento de realidad Local
Alineación con AIESEC Way
¿Cuáles son los equipos (áreas) de nuestra entidad? ¿cuáles son sus principales funciones? ¿quienes son sus VPs?
¿Cuál es el impacto que hace AIESEC?
¿Cuáles son las metas de nuestra entidad para este año? (número por programas)
¿por qué existe AIESEC?
¿Cuáles van bien y cuáles no? ¿A qué atribuyes el cumplimiento o incumplimiento de metas en ciertos programas?
¿Cuál es el BHAG de AIESEC para 2015 y sus tres statements principales?
¿Cuáles fueron tus principales aportes en el Q1 para que la entidad cumpliera sus metas?
¿Cuáles son tus next steps en la organización para 2013?
Gobernabilidad
¿qué vota un miembro en pleno derecho al aprobar un reporte de gestión?
Explique los resultados de OGX para Q1
Nos tenemos que asegurar que sólo accedan a pleno personas con 80% o más de desempeño.
Revaluación de estatus de asociados La Junta Ejecutiva puede evaluar el estatus de los asociados del Capítulo Local y/o su continuidad en el mismo, con base en la evaluación trimestral de desempeño dentro de la Asociación. El cambio de estatus se realizará por medio de una moción propuesta por la Junta Ejecutiva Local en pleno que no requiere votación. Causales: de prueba a asociados en pleno derecho: •Cumplimiento total de los requisitos que caracterizan a los asociados en pleno derecho.
De pleno derecho a prueba:
Retiro
•Incumplimiento parcial o total de los deberes de los asociados. •Incumplimiento a alguna de las normas contempladas en el Compendium de AIESEC Internacional. •Inactividad evidente en las actividades de la entidad. •El incumplimiento en el pago de cualquier tipo de obligación dineraria generada a la entidad •Se actúe en contra de los valores de la asociación perderá este derecho por decisión de la Junta Ejecutiva o por decisión de las dos terceras partes de los asociados en pleno derecho de la Asamblea
•Un miembro que incurra dos veces consecutivas en estatus de prueba será retirado inmediatamente de la asociación. •Este miembro podrá vincularse nuevamente a la asociación siempre y cuando no haya incurrido en una falta grave, y una vez de vuelta en la misma tendrá un plazo de 3 meses para recuperar su estatus de lo contrario no podrá ser aceptado.
Acta Minuta en donde se toma constancia de las decisiones de la Asamblea. Quien debe diligenciar el acta en la Asamblea es el secretario, un d铆a despu茅s de la Asamblea el VP F debe remitir al LCP, moderador y secretario el acta para verificaci贸n y aprobaci贸n.
¿Qué es la Asamblea? •La Asamblea General es el máximo organismo de gobierno de la entidad y es aquella que se reúna trimestralmente a la finalización de cada Q el cual deberá contener el informe de gestión trimestral de la Junta Ejecutiva Local. •La Asamblea General está conformada por todos los miembros que constituyen oficialmente la entidad. •Cada miembro estará representado por si mismo ante la Asamblea General o en su defecto por un delegado debidamente autorizado por escrito. •¿Cómo se da inicio? Cuando se da el quórum deliberatorio, es decir la presencia de las dos terceras partes del total los miembros con Pleno Derecho de la entidad. (Ejemplo: son 21 miembros en pleno derecho, cuando estén 7 miembros se puede dar inicio).
Paso 1: Verificamos que haya quorum deliberatorio. Paso 2: Presentación de resumen de presupuesto 2013 Paso 3: Presentación de reportes de gestión de Q1 de la EB Paso 4: Presentación de reporte financiero de Q1 Paso 5: Preguntas (por escrito) y respuestas Paso 6: Apertura asamblea formal – nos empezamos a guíar por el acta
Desarrollo de nuestra Asamblea:
Los miembros con Pleno Derecho podrán proponer y secundar mociones y aditivas. Una moción sólo estará abierta a la discusión o a modificaciones cuando el proponente y el secúndate han tenido plena oportunidad de sustentarla. Mociones Generales:
Tipos de Mociones
•Las cuales están abiertas a votación (aprobación de gestiones, políticas, etc) y permanecen por un tiempo definido o indefinido hasta que sean modificadas o suprimidas por legislaciones siguientes.
Mociones de Mandato: •Las cuales se designan a un cuerpo reconocido y están vigentes en un periodo de tiempo específico (ej: revaluación de membresía)
Mociones de Procedimiento: • Las cuales están diseñadas para dar efectividad a la Asamblea General y se votan sin discusión (nombramiento del moderador, secretario, cierre)
VOTACIÓN EN MOCIONES GENERALES 1. Cada miembro con Pleno Derecho tiene derecho a un único voto durante la Asamblea 2. Si no puede asistir, le es permitido delegar su voto a otro miembro en pleno derecho o tener un voto delegado. 3. Ningún miembro podrá tener más de un voto delegado. 4. El voto que seleccione más de 2 opciones o contenga enmendaduras, será anulado. Voto a Favor:
Voto en Contra:
Voto en Blanco:
Abstención:
• Se vota a favor cuando se aprueba y se está de acuerdo con la moción en curso y las consecuencias de la misma.
• Se vota en contra cuando se está en desacuerdo con la moción en curso y/o las consecuencias de la misma.
• Se vota en blanco cuando se siente indiferencia frente la moción en curso. Votar en Blanco es decidir que los demás miembros tomen una decisión y ajustarse a la misma. Los votos en blanco no afectan el quórum para tomar decisiones.
• Se debe votar en abstención cuando no se tiene suficiente información para decidir si se está de acuerdo o en contra de la moción. Las abstenciones se consideran como no votantes por lo que disminuyen el quórum para tomar decisiones durante la votación de dicha moción.
¿Cómo sabemos si está aprobada una moción general? Por ser aprobada por el quórum decisorio. ¿Cuál es el quórum decisorio? •Cuando se trata de una moción general, por ejemplo, aprobación de gestiones, es la mitad más uno de los miembros en pleno derecho presentes en la Asamblea. •Cuando se trate de elección de presidente de la entidad, confianza a candidatos a VPs o aprobación/reforma de políticas de cada entidad, serán las 2/3 partes de los miembros en pleno derecho presentes en la Asamblea.
Grupo Auditor Local
- GAL -
HERRAMIENTA DE AUDITORÍA 1. Re porte Financiero- Egresos e ingresos Mensuales y por Q, con soportes contables Absolución de preguntas 2. Legalidad Asistencia a Asambleas - Lectura de informe de autoría por Q del GAL Verificación temas de legalidad en votaciones con legislación compendio local Participación en el proceso de nominación y elección junta local Responsable de la comunicación: LCVP F&M
Board of Advisors - BoA -
¿Qué es? La Junta Asesora (de ahora en adelante “BoA”) de cada entidad de AIESEC en Colombia es responsable de asesorar para el rendimiento y desempeño de los miembros de la Junta Ejecutiva. La BoA tendrá reuniones periódicas con la Junta Ejecutiva para brindar asesoría y orientar su estrategia y la implementación y ejecución de las mismas. Responsabilidad: LCP Con ayuda de TM en planeación de las necesidades de la EB bajo LEAD
Mínimos de membrecía
nacionalConsultar la política nacional de membrecía adjunta
Estatus para entidades locales a nivel nacional LC EN PLENO DERECHO
LC A PRUEBA
• Representación con VOZ y VOTO.
• Representación con VOZ más NO con VOTO.
DURANTE • Asambleas Generales Nacionales. • Reuniones Nacionales de Presidentes. • Estadios virtuales.
de
toma
de
decisiones
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Rol: Asegurar calidad en las experiencias
Resumen de los aportes relevantes de nuestra area a cada entidad
Capacitación en políticas financieras + XPPs
Revisión presupuesto de cada uno de los proyectos y ventas efectuadas aprobación propuesta para enviar al tn taker revisión de contrato + JQs Fundaraising activities
Verifica que condiciones de TN Form sean acorde a XPPs
IGCDP support -> finance, legal & administrative processes
Solicitud de facturas vía PODIO al MC Pago project fee al MC
Issues migratorios - PIP Carta TV Booklets de bienvenida al trainee Envío memodeal y firma con el trainee conforme condiciones de TN ID
Manejo de volumen & líder de plan de riesgos Auditoría documentos post-MA y documentos de realización sube documentos a PODIO dentro de la semana siguiente a RE del trainee
Envío de modelo financiero y acuerdo de fecha para pagos del tn taker -> flujo de caja de la venta revisión de contrato + JQs Solicitud del 50% RA al MC y entregar a IGIP Solicitud del 50% RE al MC y entregar al tn taker Booklets de bienvenida al trainee Envío memodeal y firma con el trainee conforme condiciones de TN ID
IGIP support -> finance, legal & administrative processes
Solicitud facturas mensualmente al MC- aviso de terminación de práctica Entrega de facturas mensualmente al tn taker - subsidio de manutención al trainee y margen administrativo pago mensual al trainee Vinculación a migración colombia dentro de los 15 días calendario siguientes a la llegada de cada trainee solicitud cédula de extranjería dentro de los 15 días calendario siguientes a la llegada de cada trainee Apertura de cuenta bancaria para cada trainee afiliación a seguridad social Desvinculación a migración colombia dentro de los 10 días calendario siguientes a la terminación de la práctica Clausura cuenta bancaria dentro de los 10 días calendario siguientes a la terminación de la práctica Auditoría documentos post-MA y documentos de realización
RA- Revisión documentos para legalización en START
RA- Revisión documentos para legalización en PODIO
OGX Support -> finance, Revisión transferencia de Eps legal & administrative Revisión documentos post-match Eps processes Manejo casos de calidad Capacitación en XPPs
Asesoría en visas con países de cooperación
Auditoría documentos post-MA y documentos de realización
Manejo caja menor Manejo bancos (indelegable, sólo el VP) Seguimiento Ocs y Eventos Reportes mensuales a la asamblea reportes mensuales al MC Reporte financiero de Q a la asamblea Reporte financiero de Q al MC
Presupuesto y re-planeación
Financial & Governability tasks
SONA - mínimos financieros pago al MC de préstamos Manejo de compendio local manejo de asambleas locales GAL Evaluación de mínimos de desempeño local Líder procesos revaluación plenos derecho seguimiento mínimos de membresía nacional modelo financiero local
Administracion estructural de finanzas conforme demandas por intercambios
Menos de 19 Xs en el semestre (OU, EXT, LC 1) VP F&M -> educaci贸n 谩rea, gobernabilidad local y nacional
Budget Manager + petty cash + financial education
ICX manager -> finance, legal & administrative processes
OGX Manager -> finance, legal & administrative processes
ICX/OGX Manager (opcional a donde alocar) > finance, legal & administrative processes
Entre 20 y 50 Xs en el semestre (LC 2 y 3)
VP F&M -> educación área, gobernabilidad local y nacional
Manager Financiero (manejo caja menor y reportes financieros de ejecuciones presupuestales, R&R, educación financiera a la entidad)
Gobernabilidad – > compendio local + asambleas
ICX manager
OGX Manager
Support IGIP-> finance, legal & administrative processes
RA: Legalización y auditoría de EPs en START y PODIO + facturación y transferencias
Support IGIP-> finance, legal & administrative processes
Auditoría & documentos post match + visas países cooperación OGIP
Support IGCDP-> finance, legal & administrative processes
Capacitación XPPs (LEAD para EPs) y manejo casos de calidad
Support IGCDP –OC Delivery-> finance, legal & administrative processes
Optinal for Support IGIP/IGCDP XPPs
Mas de 51 Xs en el semestre (lc 4) Resources Manager: educación financiera entidad
VP F&M
IGIP manager
IGCDP manager
OGX Manager
manejo caja menor y reportes financieros de ejecuciones presupuestales
Support IGIP -> finance, legal & administrative processes
Support IGCDP –OC Delivery-> finance, legal & administrative processes
RA: Legalización y auditoría de EPs en START y PODIO + facturación y transferencias
Seguimiento eventos & Ocs + R&R
Support IGIP -> finance, legal & administrative processes
Support IGCDP –OC Delivery-> finance, legal & administrative processes
Auditoría & documentos post match + visas países cooperación OGIP
compendio local + asambleas
Support IGIP -> finance, legal & administrative processes
Fundraising activities
Capacitación XPPs (LEAD para EPs) y manejo casos de calidad
SINERGIA IGCDP + Finanzas
Creación de proyectos que generen alto impacto y sean sostenibles. Aseguramiento de la legalidad de trainees en Colombia. Ejecución de estrategias conjuntas para consecución de recursos.
Soporte en “delivery” y actividades paralelas.
resumen 1. Manejo presupuestal
2. Manejo de flujo de caja 3. Legalidad y soporte 4. Manejo de volumen y riesgos 5. AuditorĂa
1. MANEJO PRESUPUESTAL VENTAS • Promoción (folder, hoja de producto); llamadas, transporte a citas • MC Fee del proyecto REALIZE • Ejecución del proyecto: • Welcome Package • Documentación legal(memodeals, AN, PIP) • Housing para trainees(hostel, aparmentos, familias globales) • Gastos de transporte(recoger y despedir en aeropuerto, ejecución del proyecto, citas de seguimiento) • Materiales del proyecto • Alimentación a trainees (mínimo 2 diarias) • Subsidio de transporte RISKS • Imprevistos /margen de contribución
2. Manejo de flujo de caja ¿cómo le estoy haciendo track a las ventas? 1. VENTAS Llamadas -> citas? citas-> ventas firmadas? Ejecución presupuestal versus planeada? • No. TN RA vs. metas financieras conforme presupuesto • Auditoría de la propuesta 2. MATCH Gastos mínimos -> a menos que sean trainees de países con migración restrigida Creación plan de riesgos y valoración Principal inversión en: Cooperación internacional + skype credit, etc Momento de recolectar los fondos de ventas y patrocinios 3. DELIVERY Gastos, gastos, gastos Cómo estamos manejando los imprevistos
3. Legal Management & support VENTAS • Auditoría de la propuesta y el presupuesto de cada escenario • Convenios y JQs • TN Form en plataforma MATCH • Memodeal conforme TN Form • Temas migratorios de los extranjeros • Auditoría de los documentos post-MA • Plan de manejo de volumen REALIZE • IPS • Auditoría documentos legales • Manejo de riesgos
4. Manejo de riesgos y entregas en volumen ¿ESTOY PREPARADO?
• • • • •
No lo recogen en el aeropuerto No muestra la carta No le dan TV Debe renovar TV Vacaciones en la fundación
5. AUDITORIA Documentos 1. Aceptance note del EP (EP AN) 2. Aceptance note de la TN (TN AN) 3. Primera página del Pasaporte o DNI para países de CAN (Datos biográficos) 4. Tiquetes Aéreos / Terrestres 5. Seguro Internacional que cubra la totalidad de la práctica 6. Sello Temporal Visitante ó carta temporal visitante 7. Memodeal firmado por trainee + LCVP F 8. Certificado entrenamiento cultural
IGIP + F&M
FLUJO GENERAL Venta RA – Raise MA – Match RE - Realize Bienvenida trainee
VENTA IGIP
Realizar venta bajo parámetros legales y de precios.
F&M
Soportar a IGIP en el momento de venta con información legal de AIESEC.
Asignar JQ a la empresa.
Acompañar en proceso de realización de propuesta formal para la empresa.
Informar a F&M todo acuerdo al que se llego con la empresa. Presentarlo x correo
Acuerdo de fechas y pagos para flujo de caja. Solicitar facturación del primer 50% del TN taker fee y entregar.
MC
IGIP: Realizar formato de convenio y dar información pertinente para la venta.
F&M: facturar 50% TN taker fee.
RA - RAISE
IGIP
MC Subir forma.
Iniciar proceso de match.
ICX: • Dar status de available a la TN • Auditoria a los contratos.
MA - MATCH IGIP
F&M Proceso de VISA.
Enviar booklet de informaci贸n al trainee que ha tomado la practica .
Env铆o documentos pertinentes a finanzas y presentar a finanzas copiando en el correo de comunicaci贸n
Enviar memodeal por (vacaciones pagas o no, condiciones de trabajo, subsidio de manutenci贸n, beneficios, horarios)
RE - REALIZE IGIP
Dar información a F&M sobre llegada del trainee. Asignar account manager al TN taker. Concretar pre – host para el trainee. Definir personas que asistirán al encuentro del trainee en el aeropuerto.
F&M
Solicitar Facturación del segundo 50% del TN taker fee. Entregar factura impresa a IGIP
MC
F&M: facturar segundo 50% TN taker fee.
IGIP
ER- IGIP Recibir al trainee en el aeropuerto.
Destinar el primer día después de la llegada para los trámites legales de finanzas Inducción al trainee a su rol de la práctica Realizar presentación del trainee ante la empresa y entregar factura
Account manager: ser mediador entre la empresa y el trainee en caso de inconvenientes. Pedir citas de seguimiento al tn taker
F&M Pago mensual a los trainees
Firmar memodeal Realizar procesos administrati vos y legales del trainee. (Vinculació n, Cedula de extranjería, EPS y cuenta de ahorros). Entregar mensualme nte las facturas impresas
OGX + F&M
EP FLOW
RAISE
•Durante las entrevistas se segmenta la mayor cantidad de personas para que al proceso de MRB sólo ingresen los que están dispuestos a entrar a la organización y están listos para irse de intercambio.
OGIP/OGCDP
OGIP/OGCDP •Acompañar al interesado en EP FORM y Contrato en START •Actualiza la herramienta compartida de EP management para enterar a finanzas
•Finanzas revisa los recibos de consignación en PODIO: los recibos de consignación y la cédula •Finanzas audita todos los contratos y legaliza en plataforma START. •El MC no transfiere hasta tanto no esté legalizado
F&M
MATCH •solicita documentos postmatch al EP •Asesora en la preparación cultural.
OGX
F&M •Revisa que estén completos los docs post match y los sube a PODIO •asesora al EP en los procesos de visado, seguro internacional y pasajes.
REALIZE • Mantiene contacto con el EP • Informa fechas de llegada a TM
OGX
F&M • Maneja casos de calidad
TUTORIALES PLATAFORMA START Registrar EP (Lo hace el EP) http://www.youtube.com/watch?v=uviegL4MyCQ Euro Pass (Lo hace el EP) http://www.youtube.com/watch?v=kYYfHjTYU2s Generar y Firmar Contrato EP (Lo hace el EP) http://www.youtube.com/watch?v=r_V4nI0brXg
Aprobar EP (Lo hace el LC) http://www.youtube.com/watch?v=5IEp66-ASNo Generar factura y Pago EP (Lo hace el EP) http://www.youtube.com/watch?v=6_xwIBBSU28
Lo que hace el EP
a) Registrarse:
b) Euro Pass
http://europass.cedefop.europa.eu/es/documents/curricul um-vitae
c) Generar y firmar y contrato No olviden siguiente paso firmar el contrato
Lo que hace el LC
a)Aprobar el EP – Ver contratos.
http://www.youtube.com/watch?v=5IEp66-ASNo
Lo que hace el EP
b) Generar factura y el pago del EP
Lo que hace el Coordinador o EP
ÂżLOS EPs CĂ“MO PAGAN? Dos opciones: 1. Pagos on-line por la plataforma start 2. En la cuenta bancaria de AIESEC en Colombia, en la cuenta corriente No. 04813517041 de Bancolombia. Ahora implementaremos un sistema de recaudos nacionales por lo cual se debe hacer en un formato de recaudos bajo el convenio
No.
48432
Mira un ejemplo en la siguiente hoja
CĂŠdula del EP que firma el contrato
x
0 4 8 13 5 1 7 0 4 1
48432
AIESEC en Colombia
Nombre del EP
1) Crear perfil en Podio, completar datos y subir esc谩ner de los recibos de consignaci贸n
http://co.aiesec.org/p agoporconsignacion/ Registro en Podio es automรกtico.
El MC comprueba y pone en AV
PRECIOS OGX OGIP 1,51 SMLMV OGCDP 1 SMLMV
MULTIPLICA TU IMPACTO 2 FORMAS: 0,86 SMLMV CADA UNA 3 FORMAS: 0,84 SMLMV CADA UNA
Concepto Valor 2013 + EPIC
Total pagar 2013 EP 2013 OGIP $890.145 $88.425 $978,950 OGCDP $589.500 $88.425 $677,925 Multiplica $1,013,940 $88.425 $1,102,365 x2 Multiplica $1,450,170 $88.425 $1,538,595 x3 EPIC MC
LC
$35,370
$53,055
DESCUENTOS POLITICA FINANCIERA 100% LCP / MC Colombia 50% LCVP Con aprobaci贸n de reporte de gesti贸n de Q3 30% Team Leader (lo asume la entidad) 30% nst (lo asume el mc) 30% por re-RAISE * No son acumulables
OTROS CASOS DE UNIVERISDADES 1. 2.
Debe tener todos los documentos de legalizaci贸n La entidad debe pagar el 35% del MC
DEVOLUCIONES 1. 2.
Devoluci贸n contractual exclusivamente se hace por el 40% por temas de calidad La oficina nacional es quien toma la decisi贸n, soportada en las evidencias entregadas.
AUDITORIA Documentos auditados 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Aceptance note del EP (EP AN) Aceptance note de la TN (TN AN) Tiquetes Aéreos / Terrestres Seguro Internacional Vacunas: (Para esta revisión no se tendrá en cuenta) Pasaporte Visa: En caso de que el país lo requiera
EQUIPO NACIONAL DE SOPORTE
Estrategia de educación • EFICIENCIA FINANCIERA Grado de estandarización de procesos y datos en el área de administración, finanzas y control, modelos de gobierno y estándares de información. • VISIÓN DEL NEGOCIO Nivel de madurez del talento, plataforma tecnológica y capacidades de análisis del área AFC dedicadas a identificar oportunidades de optimización y proyección del negocio.
EFICIENCIA FINANCIERA
VISIÓN DEL NEGOCIO
( Diagnostico interno)
( Diagnostico externo)
Reconocimiento y madurez de servicios
Madurez de procesos que sustentan los servicios prestados
Identificación y caracterización de clientes ( volúmenes de transacciones, seguridad, riesgos, segmentación geo. y por negocio, etc).
Gestión que se hace de la demanda de los servicios nuevos y actuales
Calidad de estructura organizacional
Dimensión de la estructura organizacional versus la demanda actual y proyectada
Estándares de información financiera de la compañía
Contexto geopolítico y regulatorio del sector en la actualidad y su proyección
Madurez de procesos de TI sobre los que se soporta la gestión
Entorno competitivo del sector actual y su proyección.
Gestión de conocimiento funcional especifico del área
En terminos AIESECos • EFICIENCIA FINANCIERA 1. Contabilidad 2. Gestión de recursos financieros 3. Manejo de cartera 4. Análisis de la información financiera 5. Procesos administrativos 6. Temas legal & migratorio 7. Gobernabilidad • VISIÓN DEL NEGOCIO 1. Liderazgo del VP 2. Liderazgo de TL (¿Posiciones ocupadas?) 3. Utilización herramientas IT (Occired, plataforma, start, podio) 4. Innovación en entidad 5. Soporte al core 6. Estrategia vs. Operatividad del VP
alta
2. Operadores disciplinados
4. Innovadores de valor
1. Registradores
3. Asesores acotados
Eficiencia financiera
baja
baja
Visi贸n del negocio alta
Caro Eficiencia financiera
Dani
Isa
Visi贸n del negocio
REGISTRADORES: Énfasis en reconciliar y consolidar información contable, el informe de resultados y asegurar el cumplimiento regulatorio, posiblemente siendo fuente de múltiples versiones de la “verdad”. ASESORES ACOTADOS: Foco en el análisis aunque a través de la integración de datos fragmentados, y por ende, en una ejecución sub-óptima por falta de una visión consistente de toda la información de la compañía.
OPERADORES DISCIPLINADOS: Foco en el financiamiento de las operaciones y la provisión de información así como la interpretación de los indicadores de desempeño. INNOVADORES DE VALOR: Enfocados en la optimización del desempeño del negocio, proyecciones sustentadas, gestión del riesgo corporativo, involucramiento en la toma de decisiones de negocio
Cartagena, Uninorte
Andes, EIA, EAFIT, Javeriana, Rosario
Bucaramanga, Santa Marta, Tolima, Valledupar
Cali, EAN, ECI, Manizales, Pereira, Uniatl谩ntico
Eficiencia financiera
Visi贸n del negocio
rol como Cluster/Expansion manager • Analizar las herramientas de salud organizacional y financiera • Follow up: 121 , asegurar que el ciclo administrativo se cumpla • Bajar mensajes de manejo financiero y cobro de cartera • Mensajes de procesos en ICX –OGX • Gobernabilidad & Asambleas
Contacto nft •
NFT Manager
•
CLUSTER MANAGER
•
CLUSTER MANAGER
•
CLUSTER MANAGER
•
Ous Manager
•
Extension Manager
– Lizeth Rodriguez – Jeimmy.rodriguez@aiesec.net – Carolina Valderrama – carov1511@gmail.com – Daniel Peraza – Daniel.peraza@aiesec.net – Isabel Ortiz – Isabel.ortiz@aiesec.net – Luisa Buenaventura – Luisa. buenaventura@aiesec.net – Jorge Luis Moreno de la Cruz – Jorgeluis.morenodelacruz@aiesec.net
Las necesidades URGENTES • Calidad en experiencias de Eps XPPs + Visas para países de christian.areiza@aiesec.net
cooperación
->
• Liquidez de entidades y manejo de recursos Financial enhacement -> lorena.ruidiaz@aiesec.net
• Organización y análisis de la información financiera IT Tools for financial information -> jonathan.adames@aiesec.net
¿Cómo tener éxito?
¡GRACIAS!