ANTES DE LA LLEGADA DE LOS TRAINEES -Dar informaci贸n a F&M sobre llegada del trainee.
IGIP LC
-Asignar account manager al TN taker. -Concretar pre-host para el trainee. -Definir personas que asistir谩n al encuentro del trainee en el aeropuerto.
F&M
LC MC
Solicitar facturaci贸n del segundo 50% del TN taker fee.
Entregar factura impresa a IGIP.
F&M: facturar segundo 50% TN taker fee.
Recibir al trainee en el aeropuerto. Destinar los 2 primeros días después de la llegada para los trámites legales de finanzas
IGIP LC
Inducción al trainee a su rol de la práctica
Realizar presentación del trainee ante la empresa y entregar factura 50% CUA RE Account manager: ser mediador entre la empresa y el trainee en caso de inconvenientes.
Pedir citas de seguimiento al tn taker Solicitud mensual de facturas por subsidios de manuteción + márgenes
F&M
LC
Radicar mensualmente las facturas y hacer seguimiento de cartera Pago mensual a los trainees y aportes a seguridad social Realizar procesos administrativos y legales del trainee (Vinculación, Cedula de extranjería, EPS y cuenta de ahorros). Firmar memodeal
CUANDO EL TRAINEE LLEGA A COLOMBIA
3.
2.
1. Vinculación a migración.
Cédula de extranjería. (max.2 días)
5.
6.
Subir los documentos a podio. Quality survey.
7.
Vinculación EPS.
Desvincular al trainee al final de la experiencia.
4. Apertura cuenta bancaria.
CUANDO EL TRAINEE LLEGA A COLOMBIA: Subir los siguientes "DELIVERY"
documentos a PODIO Workspace IGIP-
1. Copia de Visa de Cortesía (15 días) 2. Scan de Memodeal Firmado Por Trainee. (5 días) 3. Carta de Vinculación a Migración ( 5 días) 4. Certificado de afiliacion a EPS (dos meses) 5. Certificado de apertura de cuenta bancaria (dos meses) 6. Copia de los Tiquetes De Avión de Ida y Vuelta (5 días)
TRÁMITES CON EL EXTRANJERO
VINCULACIÓN A MIGRACIÓN COLOMBIA Toda entidad sin ánimo de lucro, Organización No Gubernamental ONG, Organización Gubernamental, Misión Diplomática u organismo internacional, que admita a un extranjero como cooperante o voluntario, con el fin de desarrollar labores de beneficio social, asistencia, verificación, observación, ayuda humanitaria, deberá informar por escrito o por los medios electrónicos establecidos para tal fin a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, dentro de los quince (5) días calendario posteriores al retiro del extranjero.
CÉDULA DE EXTRANJERÍA La Cédula de Extranjería cumple única y exclusivamente fines de identificación de los extranjeros en el territorio nacional y su utilización deberá estar acorde con la visa otorgada al extranjero . Este trámite se debe hacer para visas con duración mayor a 3 meses.
• •
Si la visa fue expedida en el país de origen, 15 días calendario a partir del ingreso al país. Adjuntar copia del sello de entrada. Si la visa fue expedida acá en Colombia, 15 días calendario a partir de la fecha de expedición El trainee debe ir a Migración Colombia. En la página de migración encuentran las direcciones.
• Deben llevar: - Pasaporte original y la visa vigente -Una (1) Copia de la hoja de datos biográficos del pasaporte vigente. -Una (1) Copia del sello de entrada a Colombia en el pasaporte. -Una (1) copia de la visa colombiana otorgada. -Una fotografía en tamaño 3x4 y constancia del grupo sanguíneo con RH. • La constancia de RH, las fotos y el Recibo de consignación de los derechos de la cedulación, a nombre de la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia - Recaudo, código bancario 101, en la cuenta corriente del Banco de Occidente No. 263-05464-5, por valor de $156.300, moneda corriente.
• IMPORTANTE: Todos estos documentos deben estar listos antes de ir a migración. El valor del examen de RH, las fotos y el pago de la cédula lo hace el trainee. • Formulario de solicitud diligenciado el cual se obtiene gratuitamente en los CENTROS FACILITADORES DE SERVICIOS MIGRATORIOS, o a través de la página www.migracioncolombia.gov.co • Formulario: http://www.migracioncolombia.gov.co/index.php/tramites/expedicioncedulas-de-extranjeria.html
CAMBIO DE RESIDENCIA El extranjero comunicará a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia sobre cualquier cambio de residencia o domicilio dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la ocurrencia del hecho.
VINCULACIÓN A EPS • • • •
La entidad local deberá afiliar al trainee a la EPS en los primeros 15 días hábiles desde su llegada. El trámite deberán consultarlo con las entidades de salud que el comité local o el trainee desee. Se debe afiliar como INDEPENDIENTE y con copia del memodeal firmado.
CUENTA BANCARIA: • Para la apertura de la cuenta Bancaria se deben preguntar los requisitos del Banco, los documentos que usualmente se requieren son: • Fotocopia de cédula o contraseña de extranjería ampliada al 150%. • COP $100.000 COP en efectivo para consignar apenas se abra la cuenta. • Certificado de intercambio (Lo expide AIESEC, revisar formato para Bancolombia) o la acceptance note. • El trámite es muy fácil, demora mas o menos una hora y se debe hacer en el banco más cercano a donde ellos van a vivir, el banco debe ser Bancolombia.
AFILIACIÓN A PENSION O ARP • Por Ley los Trainees NO están obligados a pagar PENSION.
• Sólo en casos en que la empresa requiere que se pague ARP, debe cancelar $200.000 adicionales al pago mensual.
CUANDO EL TRAINEE LLEGA A COLOMBIA • Subir los siguientes documentos a PODIO > iGIP Management> Trainee Traking • scan cédula de extranjeria. • carta de vinculación a migración Colombia • Memodeal firmado. • Certificado de Afiliación a EPS • Scan Visa • Seguro Internacional • Scan del EP AN • Scan del TN AN • Scan Tiquetes • Radicado del segundo 50 % de la factura en el RE. • Llenar los datos de alojamiento del trainee > Modificarlos si cambia de alojamiento.
DELIVERY
HOUSING Anรกlisis previo de los espacios donde se alojarรกn: -Pensiones -Hostales
โ ข -
Dรณnde buscar? Anuncios clasificados Internet Bases de datos Referidos Casas trainees: fidelizaciรณn de esas casas.
BUDDIES • Acompañamiento durante el proceso de adaptación del trainee. • Asignación de buddies respectivo antes de su llegada. • • • • • •
Mínimo de responsabilidades: (En los primeros dos días de estadía) Cédula de extranjería. Vinculación a la EPS. Apertura de cuenta bancaria. Pick up en el aeropuerto.
TRACKING Debe existir un flujo de seguimiento a todos los procesos de visado y a cada uno de los buddies y host asignados.
LOGĂ?STICA DE LLEGADA DE TRAINEE: -Calendario de llegadas. -Persona asignada de recogerlo en el aeropuerto (Buddy) -Tener un welcome package.
INDUCCIÓN El proceso está ligado al número de trainees en el momento de realizar la misma. 1-3 TRAINEES: entrevistas personalizadas
4-7 TRAINEES: Induction Day +7 TRAINEES: INCOMING PREPARATION SEMINAR
INCOMING PREPARATION SEMINAR Preparación cultural
AGENDA: • -Presentación facilitadores del IPS • -Datos de contacto en caso de emergencia: • TN manager, VPs iGIP y finanzas, LCP. • -Ice breaker Get to know each other. • -Presentación de la ciudad. • -Estilos de vida. • -Precios (conversión dólares- pesos) • -Transporte público.
INCOMING PREPARATION SEMINAR • • • •
-Responsabilidades AIESEC (XPPs) -Quien es la empresa. -Que van a hacer en la empresa. -Se avisa que cada trainee debe llenar el NPS (survey de calidad)
• Si el IPS se hace antes de diligenciar los documentos de legalidad como cédula de extranjería, vinculación a EPS, cuenta bancaria y ARP, se deben establecer como NEXT STEPS.
QUALITY SURVEY • Se realiza en tres momentos de la experiencia, cada trainee debe diligenciarla al momento de recibirla: 1. Al comienzo. 2. Durante la experiencia. 3. Al finalizar. • Se habilita en cada survey el botón de atención inmediata por parte de AIESEC en caso que el trainee lo considere necesario. Igualmente debe realizarse en los mismos tiempos encuesta de satisfacción a los TN takers para medir la experiencia de satisfacción de ambas partes y analizar la calidad de la experiencia
FORMATO TIMELINE
DESVINCULACIÓN DEL TRAINEE
Cuando el practicante ha terminado su intercambio es importante que el comité local realice la desvinculación respectiva en las entidades en las cuales esta vinculado: • Desvinculación a Migración Colombia: *Es un proceso que deben realizar los comités locales a penas el Trainee a cumplido el tiempo establecido y culminado su practica. • El procedimiento: Acercase a migración de su ciudad y presentar una carta en la cual se informa que el Trainee a culminado su practica y por ende toda relación con AIESEC en Colombia. La carta debe ser firmada por el LCP del Comité Local Colombia o VP IGIP. •Se radica en Migración Colombia. •Se debe adjuntar copia de la página principal del pasaporte y de la visa.
• Desvinculación de la EPS: Es un tramité que debe realizar el comité local al momento que el Trainee finaliza su practica, es importante que se desvincule para que no se siga generando un cobro de este servicio y quede a paz y salvo Procedimiento: Realizar una carta firmada por el trainee diciendo que terminó su contrato. • Desvinculación Cuenta Bancaria
• Y demás servicios que el halla contactado, para ello deben subir el scan de las cartas firmadas y radicadas con la desvinculación en el espacio de IGIP Management – “Trainee Traking”
SALVOCONDUCTO Un salvoconducto se diligencia cuando el trainee termina su pasantía días despúes del vencimiento de su visa y la práctica no será extendida, es decir, no tendrá una renovación de visa sino que al finalizar regresará a su país. Se debe sacar un salvoconducto de permanencia antes de que venza la visa. Puede ser el mismo día que vence. Los requisitos son: •Pasaporte Vigente •Fotocopia de los datos biográficos del pasaporte. •1 fotos 3x4cm fondo azul •Diligenciar formulario que entregan en migración.
Recibo de consignaci贸n de los derechos, a nombre de la Unidad Administrativa Especial de Migraci贸n Colombia - Recaudo, c贸digo bancario 104, en la cuenta corriente del Banco de Occidente No. 263-05464-5, por valor de $45.100, moneda corriente.
CASO ESPECIAL En caso de que la Prรกctica se de por finalizada antes del tiempo pactado por el Trainee se debe firmar una Carta donde se corrobore que las partes (TN Taker y Trainee) estรกn informados y de acuerdo.
Gracias