Cambio organizacional UPAEP Online
Estado presente
Transiciรณn
Estado futuro
Para alcanzar esa mejoría es necesario…
El objetivo de cualquier proyecto de cambio es la mejora de rendimiento en el futuro: •Aumento de ingresos •Reducción de costos •Aumento de la eficiencia •Reducción de Riesgos •Cumplir las regulaciones •Satisfacer expectativas de los clientes
Realizar cambios en: •Procesos •Sistemas •Herramientas •Funciones •Estructura organizacional
El éxito de un proyecto de cambio 1. Alcanzar objetivos del proyecto 2. Completar el proyecto en el plazo y el presupuesto 3. Obtención del retorno de la inversión (ROI)
Factores de Riesgo "conductuales": a) Resistencia de los afectados por el cambio b) Falta de compromiso de los ejecutivos c) Inconsistencia con la cultura
Transiciรณn del cambio Personas
B Mejora esperada
A Empresa
Estado presente
Estado futuro
El valor de la mejoría Los factores "personales" afectan el resultado final obtenido en el cambio:
Velocidad de adopción
¿Qué tan rápido será implementado el cambio?
Nivel de utilización
¿Cuántos habrán cambiado efectivamente?
Efectividad de adopción
¿Cuál es el nivel de eficacia obtenido en el cambio?
Efecto de los factores “personales”
B
B’ B’’ B’’’
A Estado presente
Estado futuro
Resistencia al cambio Comportamiento presentado por los individuos, grupos o categorías de funcionarios que no soportan los cambios que las organizaciones pretenden implementar. Es un síntoma, originario de diferentes causas: • • • • • • • •
Miedo de lo desconocido, de las fallas y de las consecuencias adversas Prácticas, hábitos y relaciones enraizadas ("siempre lo hemos hecho así") Salir de la zona de confort, salir del familiar, seguro y controlable Falta de confianza en sí y en los demás Aversión a los cambios impuestos Aversión a sorpresas Reluctancia de los gerentes en el manejo de dificultades Intereses propios y cambios en el poder e influencia tales como pérdida o cambio del papel en la organización • Falta de respeto y confianza en el promotor del cambio • Escepticismo del resultado por las experiencias y fallas pasadas
Proyectos de cambio Liderazgo
Administración de Proyectos Enfoque en el ÁMBITO
•
Alcanzar objetivos del proyecto
•
Concluir el proyecto en plazo y presupuesto
•
Obtención del retorno de la inversión
Enfoque en el RESULTADO
Gerencia del Cambio Organizacional Enfoque en el COMPORTAMIENTO
Comunicación con stakeholders Liderazgo
• • • •
• • • •
Sociedad Clientes Proveedores Equipo del proyecto
Ejecutivos Gerentes funcionales Trabajadores Agentes de cambio
COMUNICACIÓN Administración de Proyectos
Gerencia del Cambio Organizacional
El proceso de cambio CONFORT
INESTABILIDAD
INCERTIDUMBRE
DESCONGELAR
RECONGELAR
DESCONFIRMAR
REMEDIAR
Administración del dolor
• •
Genera incomodidad Desafía al status-quo
Administración de la consecuencia
• •
Aplica presión / castigo Muestra recompensa / reconocimiento
Stakeholders Son los individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden ser afectados, positiva o negativamente, por la implementaciรณn del Proyecto.
Patrocinador
Objetivo (target)
Poder de legitimar el cambio
Afectados por el cambio
Gerentes / supervisores
Agente de cambio
Coach del cambio
Responsables del cambio
Análisis de los riesgos asociados al cambio Costo del fracaso Problema / Oportunidad Costo del Proyecto Caída de Moral Pérdida de confianza
ALTO
Factores de riesgo para el fracaso
Costo
• • • •
• • •
BAJO
Riesgo
ALTO
Administración del cambio no es costo, ¡es inversión!
• •
Compromiso de los patrocinadores Resistencia de los blancos Inconsistencia con la cultura Historial de cambios Capacidad de los Agentes de Cambio
¿Cómo hacer la administración del cambio? Una gestión eficaz requiere dos perspectivas:
Perspectiva Organizacional: ¿Qué proceso y herramientas tenemos que usar para ayudar a los individuos a realizar de forma exitosa el Cambio? Una metodología estructurada, alineada con las fases del proyecto: Módulos: Preparación, Planificación, Implementación y Control del Cambio Actividades: Patrocinio, Comunicación, Coaching, Entrenamiento, Administración de Resistencias.
Perspectiva Individual ¿Cómo cada individuo puede hacer su cambio de forma eficaz? Una metodología estructurada para trabajar las resistencias y desarrollar el compromiso de los objetivos. Proceso EDCAS: Entendimiento, Deseo, Conocimiento, Aptitud y Sustentación
A. proyecto
Metodología Fases del proyecto técnico
Inicio
Planeación
Administración del cambio
Post-implementación
Perspectiva organizacional
Módulos de Administración del cambio
1 Preparación
Implementación
2 Planeación
3 Implementación
4 Control
Tipos de actividades
Patrocinio Comunicación Coaching Entrenamiento Administración de resistencias
Perspectiva individual Entendimiento
Deseo Conocimiento Proceso de compromiso EDCAS
Aptitud
Sustentación
Módulo 1: preparación del cambio Actividades / Herramientas
Resultados
A
Dimensionamiento del cambio (Diagnóstico A)
Evaluación de la organización (Diagnóstico B)
RIESGOS
Estrategia de administración de cambio
Asignación de recursos (equipo de cambio)
Evaluación de las competencias del equipo de cambio
AGENTES
Equipo de administración de cambio
Identificación de los Stakeholders y Patrocinadores
Análisis de los Stakeholders (Diagnóstico C)
SOPORTE
Modelo de patrocinio
A
Los Riesgos identificados a partir de estos Diagnósticos deben ser incluidos en la Matriz de Riesgos, para el desarrollo de la Administración de Riesgos del Proyecto
Riesgos del cambio Organización resistente al cambio
Evaluación de la organización (Diagnóstico B)
50 puntos
RIESGO MEDIO
RIESGO ALTO
RIESGO BAJO
RIESGO MEDIO
30 puntos
Organización apta para el cambio
10 puntos
• Pequeña • Incremental
30 puntos
50 puntos
• Grande • Radical • Disruptiva
Dimensionamiento del cambio (Diagnóstico A)
Análisis de los Stakeholders
PATROCINADORES
ALIADOS
BLOQUEADORES
(Base de soporte)
(Fuente de amenazas)
MIEMBROS DE LA RED
DESACELERADORES
Alto grado de influencia sobre los recursos del proyecto
OBJETIVOS Grupos que sufrirán alto impacto con el proyecto
(Red política)
50 puntos A FAVOR
(Negociación)
30 puntos NEUTRO
Nivel de interés / soporte (Diagnóstico c)
10 puntos CONTRA
Módulo 2, 3, 4: planeación, implementación, control Módulo 2: planeación
Desarrollar planes de administración de cambio
Módulo 3: implementación
Ejecutar e implementar los planes
• • • • •
Plan de patrocinio Plan de comunicación Plan de coaching Plan de entrenamiento Plan de Administración de Resistencias
Módulo 4: control
Monitoreo, evaluación y ajustes
CAMBIO PLANEADO
Módulo 4: control Actividades Oír a los trabajadores y obtener feedback
Evaluar adherencia a los nuevos procesos, sistemas y papeles
EVALUACIÓN
Identificar causas raíz y focos de resistencia
Desarrollar planes de acción correctivos
PATROCINIO
Implementar acciones de correción
Celebrar éxitos iniciales y reforzar el cambio
TRANSICIÓN
COACHING
Analizar la efectividad de la administración
Preparar stakeholders para administrar resistencia
Conducir revisiones y pasar la estafeta Cierre
Proceso EDCAS PROCESO EDCAS
ENTENDIMIENTO: Implica información sobre la naturaleza del cambio, por qué se está haciendo y los riesgos para el negocio de no cambiar. Debe incluir también información sobre los factores internos y externos que crearon la necesidad del cambio
DESEO: Representa la decisión de soportar y comprometerse en el cambio. Refleja una elección personal basada en un número de factores que incluyen la naturaleza del cambio y cómo el cambio afectará a los empleados, su percepción de la organización, su situación personal y sus motivadores propios.
CONOCIMIENTO: Incluye la información, entrenamiento y educación necesarios para conocer cómo cambiar. En ella se incluye información sobre modelos, procesos, sistemas, herramientas, comportamientos, habilidades, papeles y técnicas necesarias para implementar el cambio en las operaciones.
APTITUD: es la que permite la realización o ejecución del cambio, transformando conocimiento en acciones. Se alcanza cuando los empleados demuestran la capacidad real de implementar el cambio.
SUSTENTACIÓN: representa los factores internos y externos que sustentan el cambio. Pueden incluir reconocimiento, recompensas y celebraciones basadas en el logro exitoso de los objetivos de negocio o de marcos clave del proyecto. Puede incluir una satisfacción personal por su propio resultado.
Proceso EDCAS: Administraciรณn individual Adecuado
5 4
En desarrollo
3
2 Insuficiente
1
E
D
C
A
S
Importancia del coaching 1. Hace más eficaz la INFLUENCIA que el Gerente o Supervisor ejerce sobre el empleado (subordinado directo) 2. Permite una vía de comunicación cara a cara y en grupos entre los empleados y las personas que ellos MÁS CONFIAN, sus superiores inmediatos. 3. Facilita la transmisión de mensajes o aclaración sobre aspectos PERSONALES del cambio 4. Crea una oportunidad de FEEDBACK de los empleados sobre los esfuerzos de cambio