21 buenas prácticas Comunicación organizacional ● UPAEP Online
Para reflexionar… ¿Cómo está la comunicación de su empresa con los colaboradores? ¿Todos están enterados y alineados a las estrategias de la organización? ¿Los comunicados están llegando a todos los miembros de la empresa? ¿Los líderes ayudan en esta distribución? ¿Los colaboradores son los primeros en saber de los cambios de la empresa? ¿Y cómo están los aspectos derivados de esta comunicación? ¿El clima organizacional es sano, ligero y divertido? ¿Cómo está la relación entre las personas y los departamentos de la empresa? ¿Los colaboradores están comprometidos y conscientes de lo que se espera de ellos? ¿Se sienten reconocidos? Veamos 21 buenas prácticas para mejorar la comunicación interna de su empresa y no tener dudas al responder positivamente a las preguntas anteriores.
1. Estudie su empresa Vamos a empezar por lo básico. Todo el trabajo de su equipo debe basarse en los valores de la empresa y alineado con las estrategias y objetivos de la organización. Por lo tanto, además de saber de memoria la Misión, Visión y Valores de su empresa, es importante estudiar su historia, entender su filosofía, su cultura, conocer su negocio y tener siempre en mente los objetivos y expectativas que la dirección tiene con la comunicación interna.
2. Conozca a sus colaboradores Todo individuo es único. El equipaje cultural adquirido durante la vida de cada colaborador es distinto, lo que resulta en personalidades diferentes. La consecuencia de esto es que la forma en que las personas se comunican, y entienden comunicados, también es diferente. Esta diversidad es uno de los principales desafíos para la construcción de una comunicación interna eficaz. Por lo tanto, es esencial conocer las características de los empleados como edad, sexo, formación, motivaciones, valores, cultura y personalidad para poder comunicarse de una forma más personalizada y segmentada. Además, este diagnóstico es fundamental para identificar las necesidades de comunicación.
3. Haga el plan del área Todo individuo es único. El equipaje cultural adquirido durante la vida de cada colaborador es distinto, lo que resulta en personalidades diferentes. La consecuencia de esto es que la forma en que las personas se comunican, y entienden comunicados, también es diferente. Esta diversidad es uno de los principales desafíos para la construcción de una comunicación interna eficaz. Por lo tanto, es esencial conocer las características de los empleados como edad, sexo, formación, motivaciones, valores, cultura y personalidad para poder comunicarse de una forma más personalizada y segmentada. Además, este diagnóstico es fundamental para identificar las necesidades de comunicación.
4. Defina los canales de comunicación Para cada nivel jerárquico, departamento y características del público interno, se debe escoger cuidadosamente el medio de comunicación más adecuado. Podemos clasificar estos canales en los siguientes grupos:
Eventos Presenciales: Reuniones, conferencias, convenciones ... Canales Tradicionales: House organ (periódicos), periódico mural, carteles, investigaciones impresas ...
Canales Digitales: E-mail, boletín digital, intranet, TV corporativa, redes sociales
5. Dé preferencia al diálogo cara a cara Por supuesto, en una empresa con cientos o miles de empleados es imprescindible la utilización de canales digitales para obtener una comunicación eficiente, pero siempre que sea posible, converse personalmente. La comunicación cara a cara es más directa, clara, con sentimientos, sin barreras y sigue siendo el mejor método para crear buenas conexiones entre las personas.
6. Básese en la transparencia Si la empresa no se comunica de forma transparente con los empleados, perderá la credibilidad, la confianza y la aceptación del público interno. Por lo tanto, un principio básico de la comunicación interna es presentar la información a los empleados de forma asertiva. Para la comunicación, ser asertivo significa ser claro, objetivo, transparente y honesto.
7. Escuche más de lo que hable El colaborador es la razón de ser de los profesionales de Comunicación Interna. Para captar su atención, primero, es necesario oírlo. Así, sea receptivo. Proporcione canales para recopilar feedbacks, realice encuestas de opinión específicas regularmente y siempre instigue la interactividad en sus mensajes. Alimente el proceso de comunicación para tener cómo mejorarlo.
8. Segmente el público objetivo Si cada individuo es único, cuanto mayor sea el público que desea alcanzar con el mismo mensaje, menos eficaz este mensaje será. La televisión es un ejemplo claro de esto. Ellos saben que no pueden agradar a todos, entonces ellos construyen un mensaje que satisfará a la mayor parte de la población. Sin embargo, el nivel del público objetivo no es la práctica más indicada para obtener una comunicación interna eficaz. El ideal es, después de conocer las características de los colaboradores, utilizar canales que posibiliten entregar un mensaje segmentado para aumentar su entendimiento.
9. Auxilie en la capacitación de los líderes Para los colaboradores, la mayor parte de la información recibida viene de sus líderes y no del departamento de Comunicación Interna. Incluso, en diversas investigaciones en este sector, la falta de habilidad de comunicación de los líderes es el principal problema enfrentado por el equipo de CI. Por eso, para realmente alcanzar una cultura efectiva de comunicación en la empresa, el equipo de Comunicación Interna debe desarrollar un programa de capacitación de la comunicación para el liderazgo, ya través de entrenamientos, talleres, cursos, entre otros, mejorar la habilidad de estos agentes comunicadores.
10. Defina métricas y acompáñelas Si desea garantizar, o aumentar, el presupuesto destinado a la Comunicación Interna, la mejor manera de hacerlo es demostrar a la directiva el retorno que esta inversión está dando a la empresa. Ser capaz de cuantificar la comunicación interna es esencial para dejar más palpable el valor del departamento para la alta gestión. Pero, por desgracia, esta es una práctica muy poco utilizada.
11. Con las métricas, trabaje para mejorarlas No basta con ser capaz de medir los resultados de sus acciones, es necesario demostrar que usted es capaz de mejorarlos. La buena noticia es que con estos datos en la mano, será mucho más fácil pensar en estrategias para mejorar los resultados de la comunicación interna. Además, usted podrá observar los resultados de su trabajo y determinar qué tipos de esfuerzos funcionan mejor dentro de su empresa.
12. Aplique la metodología “gestión a la vista” Ahora que ya tiene las métricas de la Comunicación Interna en las manos y está trabajando para mejorarlas, una óptima práctica sería implementar la Gestión a la Vista en su departamento, o sea, dejar estos indicadores constantemente visibles a los colaboradores. El objetivo de esta metodología es dejar a todos conscientes de la situación del sector, de los resultados obtenidos y de los objetivos a ser alcanzados. Esto, además de ayudar a su equipo a pensar de forma más estratégica y enfocada en resultados, aumentará el sentimiento de responsabilidad de todos en relación a los indicadores que están a la vista.
13. Sea bien humorado Un clima organizacional más ligero y divertido ayuda mucho para mejorar la calidad de vida de los colaboradores. Se fue el tiempo en que se creía que el ambiente de trabajo necesitaba ser serio para ser productivo. Mantener un discurso bien humorado y agradable también aumentará la atención que el público interno da a sus comunicados.
14. Promueva acciones de relacionamiento Esta es una forma de aproximar e integrar colaboradores de diferentes departamentos de la empresa. Organizar fiestas, encuentros y otros eventos fuera del ambiente de trabajo es otra óptima práctica que la Comunicación Interna puede realizar. Las acciones menores, que no dependen tanto de la liberación de grandes presupuestos, como almuerzos en conjunto, también son opciones que estimulan la convivencia y mejoran la relación de los colaboradores.
15. EstĂŠ atento a los cambios Una comunicaciĂłn ineficiente durante cambios en la empresa, como sustituciĂłn del liderazgo, despido de empleados o modificaciones en las reglas, afectan el comportamiento de los colaboradores y empeoran el clima organizacional. Por eso, es importante que la empresa tenga procesos muy bien definidos para lidiar con los cambios organizacionales y el departamento de ComunicaciĂłn Interna debe estar en el centro de esos procesos.
16. No sobrecargue de informaciones Así como es importante tener una regularidad en sus comunicados, también es importante no sobrecargar al público con informaciones. Por eso, nuevamente el diagnóstico y la segmentación de los colaboradores se muestra importante, posibilitando que el equipo de Comunicación Interna entregue la información correcta, para la persona correcta y en la hora correcta. En este punto, invertir en canales digitales que posibilitan la segmentación del mensaje de forma rápida, como la TV Corporativa vía internet o la red social corporativa, evitará que los comunicados del equipo de comunicación pierdan la relevancia.
17. Haga más que informar, ¡estimule acción! Dependiendo del tamaño de la empresa y de la cantidad y dispersión de los colaboradores, sólo repasar todos los comunicados efectivamente ya se vuelve una tarea complicada. Sin embargo, la Comunicación Interna debe dar un paso adelante y ser un agente de cambios conductuales de los colaboradores, siempre alineado con los objetivos de la organización. Esto elevará la función del departamento de CI a una posición mucho más estratégica a los ojos de la dirección.
18. Implemente la cultura del reconocimiento Una de las principales causas que llevan a los empleados a pedir dimisión es la falta de reconocimiento. Según Gallup, en el 65% de los casos de despidos voluntarios el colaborador no se sintió debidamente reconocido. Tanto el equipo de comunicación como los líderes deben reconocer los éxitos de sus colegas y divulgarlo a los demás colaboradores.
19. Respete las diferencias En realidad, respetar es lo básico. El equipo de comunicación tiene el deber de abrazar y divulgar las diferencias de los colaboradores. Para las empresas, abrazar la diversidad es mucho más que una cuestión social, es un factor estratégico. En un informe de Mckinsey, las empresas que poseen una política clara en favor de la diversidad tienen un 35% más de beneficio que la media del mercado.
20. Alinee comunicación interna y externa Las cuatro formas de comunicación en las empresas-comunicación institucional, comunicación interna, comunicación administrativa y comunicación mercadológica- deben estar siempre alineadas, formando una Comunicación Organizacional Integrada.
21. Intente implementar nuevas ideas A pesar de que todo ya está bien, con todos los procesos funcionando como deberían, siempre hay espacio para mejorar. Hacer algo diferente a lo de costumbre, abusar de la creatividad. ¿Qué tal aplicar la técnica del storytelling para aumentar la efectividad de sus comunicados? ¿O tal vez la metodología de la gamificación para mejorar el compromiso de los empleados? Realice pruebas con su equipo de CI, acompañe los resultados y luego aplique la innovación a los demás colaboradores.