Gestión a la vista Comunicación organizacional ● UPAEP Online
Introducción ¿Alguna vez se preguntó por qué los coches tienen punteros indicando la velocidad? Si el coche está a 150 km/h, pero usted no sabe de eso, ¿por qué frenaría? Por otro lado, si la pista tiene radares, puede frenar para asegurarse de que no llevará una multa, pero ¿no está avanzando muy por debajo del límite? En fin, tener conocimiento de la velocidad permite al conductor modular la aceleración o el frenado, creando un balance ideal entre riesgo y optimización del tiempo de llegada. La velocidad, cuando es medida y presentada al conductor, tiende a su punto optimo. Por lo tanto, los punteros sirven para construir la conciencia situacional del conductor, que a su vez influye en su comportamiento y actitud.
Suponga ahora que usted es el conductor de un coche y lleva consigo a algunos pasajeros. Es muy importante que usted se mantenga despierto, pero sus pasajeros pueden dormir si lo desean. No tienen ni la responsabilidad ni el poder de influir en la dirección del vehículo, además de no conocer sus indicadores (velocidad, rotación del motor ..) y ni siquiera pueden actuar en la dirección o en los pedales de freno y acelerador. Son pasajeros. Si usted ocupa un cargo de liderazgo en una empresa puede haberse sentido frustrado con la eventual falta de compromiso de su equipo. Es fácil sentirse enojado, difícil es admitir que la culpa es suya. Los coches y las empresas son dos cosas que usted puede conducir. La diferencia es que los coches llevan a la gente y las empresas SON las personas. Si las personas tienen la impresión de que no pueden influir en la dirección o en la velocidad de la empresa, de que su trabajo no importa, de que no hay conexión entre el desempeño de ellas y los resultados de la empresa, entonces se sentirán como meros pasajeros. Y debemos recordar que los pasajeros duermen...
Para evitar este efecto indeseado en las corporaciones, se habla mucho en empoderamiento, en autonomía, en delegación, en orientación a resultados, en gestión participativa, etc., etc. Son acciones que apuntan a que las personas perciban las relaciones causales que existen entre su trabajo y los resultados del negocio, aumentando también el sentimiento de responsabilidad, con varios efectos positivos derivados de ello. Es como si cada pasajero del coche tuviera también una dirección y un conjunto de pedales para colaborar con el conductor. En este sentido, si los pasajeros tienen dirección y pedales auxiliares, ¿porque no pueden ver el velocímetro también? Por eso es necesario entender la importancia de compartir y presentar información de la empresa y cómo esto afecta en el comportamiento y el rendimiento de los empleados.
¿Qué es gestión a la vista? Cuando hablamos de gestión a la vista, tal vez la primera cosa que vienen en su mente son aquellos murales físicos con varios informativos de la empresa.
Si usted trabaja en el departamento de Comunicación, tal vez haya pensado en el marco de planeación de actividades del mes de su sala. Sin embargo, las posibilidades de aplicar esta estrategia en las empresas son muchas y las ventajas que la gestión visual traen van más allá de apenas recordar las actividades del mes o del status del proyecto, por ejemplo. Todas las informaciones estratégicas para la empresa -que mejoran la cultura organizacional, moldean el comportamiento y proporcionan una visión holística del negocio a los colaboradores- deben estar expuestas, a la vista de todos continuamente y no escondidas en una carpeta en la intranet de la empresa, esperando a ser encontrada, o en un correo electrónico, esperando ser abierta.
Por lo tanto, la gestión a la vista es la práctica de poner a disposición de todos información relevante de la empresa: datos de desempeño, indicadores del departamento, códigos de conducta de la organización y cualquier otra información que auxilie en la gestión de los colaboradores. Por ejemplo: si el índice de pérdidas de una línea de producción está por encima de lo deseado, pero los obreros no lo saben, no cambiarán en nada sus comportamientos. Por otro lado, si esta información está representada en la forma de un gráfico en un gran panel en el sector de producción, actualizado diariamente, el comportamiento cambia naturalmente. Es como el conductor del coche que frena o acelera. La esencia de la gestión a la vista es hacer todo claro y visible. Es la comunicación de informaciones estratégicas colocadas de una manera rápida e intuitiva para aumentar la independencia de los colaboradores. Son esas informaciones que alinean a la estrategia ya los valores de la empresa.
Ventajas de la gestión a la vista ¿Cambia algo si mi colaborador sigue los datos de mi empresa? ¿Puedo optimizar los procesos sólo observando los datos de desempeño de la organización? La respuesta a estas preguntas es: ¡sí! La Gestión a la vista surge para facilitar y optimizar los procesos y para mejorar las estrategias de gestión de personas. Esta práctica aumenta la motivación y la autogestión de los empleados, además de trabajar el compromiso de los equipos. Además, cuando la información está fácilmente disponible, las personas reciben más autonomía para tomar decisiones, lo que impacta positivamente en la satisfacción personal de sus colaboradores. Esta autonomía también permite que los problemas se solucionen más rápidamente, resultando en menores pérdidas productivas. Las pérdidas, que son actividades que generan costos y no agregan valor, impactan en la eficiencia de las operaciones - y cuanto mayor sea la eficiencia, mayor productividad, competitividad y ganancia.
Claridad y disponibilidad de las informaciones Autonomía de las personas para tomar decisión
Facilidad para visualizar problemas
Facilidad para gestionar los puestos de trabajo
Satisfacción personal Rapidez para solucionar problemas Motivación para utilizar la herramienta
Gestión visual
- Costo
- Pérdidas productivas Eficiencia
Ganancia
Productividad Competitividad
1 Visión holística del negocio Los colaboradores pasan a tener una visión más desarrollada del escenario en que están insertados todos los días, o sea, dejarán de pensar en el trabajo que realizan individualmente y pasarán a percibir que sus acciones influyen en los resultados obtenidos por todos. Además, ver la organización en ese escenario amplio hace que los colaboradores pasen a pensar en el todo cuando estén discutiendo las estrategias a ser implementadas.
2 Rápida toma de decisión Con esta amplia visión del negocio, será posible tomar decisiones más rápidas, cuando sean necesarias. Sabemos que en el entorno corporativo imprevistos ocurren y algunas decisiones muchas veces necesitan ser tomadas inmediatamente, para resolver algún problema o incluso administrar una pequeña crisis. Con las informaciones siempre a la vista de todos, esas decisiones podrán ser tomadas más rápidamente, pues cada colaborador tendrá constantemente conocimiento de la situación contextualizada de sus proyectos.
3 Enfoque en lo que es importante Otra ventaja proporcionada por la práctica de la gestión a la vista es que los colaboradores mantendrán el foco en las tareas importantes más fácilmente, pues como tendrán acceso a las informaciones, no perderán tiempo hábil teniendo que rehacer alguna tarea. Con el conocimiento de las informaciones esenciales del negocio en un día muy atareado, por ejemplo, el colaborador sabrá en lo que debe mantener el enfoque, consiguiendo autoadministrar sus actividades.
4 Control de metas Al ver informaciones y acompañarlas diariamente, será posible identificar si algunas estrategias deberán ser alteradas o aún si otras acciones deberán ser hechas para alcanzar las metas. Con las metas a la vista, la motivación y la dedicación para cumplirlas aumenta significativamente. Además, será posible actuar rápidamente en la corrección de desviaciones, ajustes de procesos o fallas en la operación, minimizando la brecha entre meta y resultado.
5 Aumento del compromiso Hay varios factores que influyen en el compromiso del empleado, como la posibilidad de crecimiento y la relación con los compañeros de trabajo. Sin embargo, hay dos factores muy importantes y que pueden ser puestos a disposición a través de la gestión a la vista: la autonomía y la visión del impacto causado por sus trabajos. Los colaboradores quieren ser capaces de tomar sus propias decisiones y saber cómo sus esfuerzos están ayudando a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos.
Ver en las paredes de la empresa información contextualizada para cada departamento ayudará a los equipos a trabajar estos dos factores.
6 Mejora en las relaciones La mejora en la relación está interconectada al compromiso, pues promoverá en los colaboradores el sentimiento de unidad, conjunto y trabajo en equipo, dando sensación de pertenencia e incentivando el "vestir la camisa", estimulando la cooperación entre los grupos de trabajo. La gestión a la vista, posibilita también la alineación entre líder y equipo, o sea, manteniendo ambos en el mismo discurso y camino, todos guiados por la misma información y con el enfoque en los resultados conjuntos.
7 Aumento de la productividad Con colaboradores que tienen acceso a información, visión amplia del negocio, foco en las metas, comprometidos y desarrollando la autonomía, la productividad aumentará y todo ello gracias a un solo cambio en la comunicación. El informar es muy importante, pero comunicar puntos estratégicos proporcionando conocimiento del negocio a todos los colaboradores proporcionará varias ventajas. La práctica ayudará en el desarrollo de su negocio.
La práctica de gestión a la vista puede ser aplicada en diversos formatos: mural, TV Corporativa, paneles, gráficos, cronogramas, etc.
TV corporativa
Gráficos Cronograma
Usted decidirá qué formato mejor se adapta y proporciona más resultados en la organización en la que trabaja.
Sólo ten presente… La gestión a la vista no se trata de una divulgación indiscriminada de informaciones. Los índices divulgados a un departamento, por ejemplo, deben tener sentido para quien está dentro del contexto del equipo. Lo ideal es que las relaciones causales entre el trabajo de los colaboradores y los indicadores del negocio presentados sean cercanos y perceptibles. Por ejemplo, de nada sirve divulgar simplemente el beneficio de la empresa. Beneficio es una información que pocos entienden correctamente. Es necesario mucho contexto, conocimiento de la estrategia de la empresa, conocimiento del mercado, conocimiento contable, patrimonio neto, entre otros, para comprender correctamente la mera información sobre el beneficio. Imagina lo que puede pasar en la cabeza del colaborador cuando analiza números de ganancia sin ser contextualizado sobre la situación de la empresa. "¿Es mucho? Quiero un aumento. ¿Es poco? Mejor busco otro empleo".