Visión sistémica UPAEP Online
¿En qué consiste la visión sistémica? Se trata de la habilidad de entender el funcionamiento de la empresa como un sistema. En otras palabras, consiste en verla como un todo constituido por partes que no operan individualmente, sino que interactúan de manera dinámica. De esta forma, la visión sistémica está relacionada con otros conceptos del mundo de los negocios, principalmente la visión macro y el análisis global.
En la famosa película de Charles Chaplin llamada “Tiempos modernos” existe una escena emblemática, donde el personaje pasa tanto tiempo ejecutando una única actividad de la línea de montaje que se va a casa repitiendo mecánicamente el gesto de esa operación.
Pues este modelo de la línea de montaje representa justamente lo opuesto de la visión sistémica. En el caso referido, cada uno sólo conoce su parte del proceso, no entendiendo cómo se da la continuidad con las etapas anteriores y posteriores.
¿Por qué es importante? Es importante porque permite entender el papel que cada uno desempeña dentro de la organización, proporcionando una mejora esencial en la relación entre proveedores y clientes internos. El resultado se ve principalmente en el aumento de la calidad de las entregas a los clientes externos. Por otra parte, la visión sistémica es considerada el primer fundamento de la excelencia.
¿Cómo desarrollar una visión sistémica? Piense en procesos y no en sectores… Para desarrollar una visión sistémica, pensar en procesos es más eficiente. El problema de pensar en los sectores es que esto refuerza la percepción de que existen divisiones claras y fijas dentro de la empresa. Un proceso, por otro lado, es fluido, integrando diferentes sectores. Es más fácil, por lo tanto, entender la dinámica global de la compañía por esa perspectiva.
Un ejemplo… Podemos decir, por ejemplo, que el principal proceso de una empresa (la venta al cliente externo) integra por lo menos 4 áreas…
Comercial
Producción
Logística
Financiera
¿Clientes? Además, pensar en el proceso facilita el entendimiento de la dinámica de lo que llamamos proveedor y cliente interno. Piense en un proceso simple, como la realización de un mantenimiento predial: el solicitante de la reparación es el cliente interno y el sector de mantenimiento es el proveedor. Mientras tanto, en un proceso más complejo, pueden haber varios proveedores y clientes, conforme las etapas del proceso avanzan.
Estudie el flujo de procesos Si usted quiere entender la dinámica de relaciones entre las diversas partes de la empresa, es esencial conocer a fondo su flujo de procesos. El detalle es que, dependiendo de la complejidad de las operaciones desarrolladas, este estudio puede requerir un método más pragmático.
Hay técnicas de asignación que pueden ayudar en esta tarea. Una sugerencia es partir de 4 informaciones esenciales: los insumos, las salidas, los proveedores y los clientes de cada proceso. Con eso, usted crea una especie de marco, identificando dónde y cómo el proceso comienza y termina. Después, basta con conectar los puntos! Por último, es interesante recordar que los procesos reales no son lineales. En realidad, suelen tener bifurcaciones o incluso bucles. De todos modos, documentar estas situaciones también será útil para posteriormente identificar posibles mejoras.
Insumos
Proveedores
Clientes
Salidas
Busque mejoras de principio a fin Una visión sistémica exige que cualquier acción de mejora sea pensada de extremo a extremo, es decir, la mejora debe suceder en todo el proceso y no sólo en una etapa. Un error muy común asociado a la falta de visión sistémica consiste en asignar los problemas a motivos superficiales, sin investigar a fondo. Así, si ocurre un retraso o un error, decimos que el empleado directamente responsable es ineficiente o poco productivo, pero no revisamos el flujo del proceso involucrado ni evaluamos el trabajo de los responsables de las etapas anteriores. El resultado es que la raíz del problema permanece, haciendo que situaciones similares vuelvan a ocurrir.
Analice cada empleado de la empresa La visión sistémica busca entender la relación entre las partes que forman la empresa, ¿verdad? Pero, ¿qué son esas partes? Simple: usted puede entenderlas como los varios elementos de la organización. Así pues, cada producto, persona o recurso es una parte. Pensar en los empleados como piezas individuales de este engranaje puede llevar a resultados interesantes.
Bajo esta perspectiva, la visión sistémica no desempeña un papel importante sólo en la mejora de la productividad, la calidad y la rentabilidad. Así, en realidad, también colabora para una gestión de recursos humanos más humanizada.
Evalúese a sí mismo Uno de los objetivos de la visión sistémica es entender el papel de cada empleado como pieza individual para el buen funcionamiento de la empresa. Y eso, por supuesto, ¡te incluye a ti!
El gestor que desea desarrollar una visión sistémica necesita, al mismo tiempo, desarrollar una visión más crítica sobre sí mismo. ¿Qué haces por la organización? ¿En qué procesos tu trabajo es necesario y relevante? ¿Qué resultados ayudas a generar? Responder a estas preguntas te hará repensar tu posición dentro del negocio.
Utilice el equipo como fuente de información Uno de los principales obstáculos para el desarrollo de una visión sistémica es que usted necesita recopilar y analizar datos en gran cantidad. Es fácil entender por qué la mayoría de los profesionales no tienen esa habilidad: si entiende a fondo el funcionamiento de un único sector ya exige bastante dedicación, imagine entonces entender el funcionamiento de todos los sectores de la empresa, así como las relaciones entre ellos! ¿Pero cómo vencer ese desafío de la información? La mejor manera es aceptar las informaciones que vienen de tu equipo en lugar de tratar de entender todo por tu cuenta. Estos profesionales tienen contacto más directo con partes específicas de la empresa, pudiendo filtrar aquellos datos que son realmente relevantes para la gestión.
¿Cuáles son las ventajas de la visión sistémica?
Empleo eficaz de soluciones gerenciales
Mejora del proceso de toma de decisiones
Rapidez en la identificación de fallas
Análisis más críticos de los hechos
Capacidad de prever la necesidad de ayuda exterior
Empleo eficaz de soluciones gerenciales La visión sistémica de la empresa permite potenciar las soluciones gerenciales - aún más si proporcionan análisis precisos de todos los procesos y flujos organizacionales. Esto ayuda al gestor a mejorar también su visión del negocio, para lograr no sólo analizar los procesos, sino entender cómo los sistemas internos se complementan e interactúan entre sí. Para ello, existen soluciones de gestión que pueden ser integradas o que poseen módulos que engloban diferentes procesos, actividades y datos de múltiples sectores. Un ejemplo es el Enterprise Resource Planning (ERP) - planificación de los recursos de la empresa. Se trata de un sistema que puede ser empleado en todos los departamentos de la empresa, desde lo financiero al sector de producción.
Este tipo de herramienta permite la obtención de informes e históricos que también ayudan al gestor a entender los niveles de eficiencia de los procesos de la empresa. Tales recursos también traen ejemplos de flujos que facilitan la organización y la estructuración de procesos más eficientes por el gestor. Hay también soluciones de integración de sistemas que juntan software de gestión distintos, orientados a cada sector, permitiendo que los departamentos intercambien información entre sí. De esta forma, todos pasan a formar parte de sistemas mayores, que atraviesan diferentes áreas e incluso negocios, en el caso de la integración entre sistemas de proveedores y clientes.
Mejora del proceso de toma de decisiones Con la visión sistémica, el proceso de toma de decisión del gestor es fortalecido, convirtiéndose en resultados positivos y más concretos para la organización. Este punto se debe al hecho de que las elecciones se hacen sobre la base de observaciones estructuradas de los mecanismos que componen el negocio. Todo esto se puede potenciar aliando la visión sistémica a la gestión por indicadores clave de desempeño - los famosos Key Performance Indicators (KPIs). En consecuencia, las elecciones pasan a ser hechas sobre la base de métricas, índices y porcentajes, todos directa o indirectamente ligados a los niveles de eficacia de la empresa.
Cuando se hace en conjunto con el análisis 360 grados, este tipo de gestión potencializa las estrategias y tácticas empleadas, ya que el gestor pasa a no sólo conocer cómo los recursos transitan en la organización, sino también tener informes reales sobre los resultados entregados, pudiendo dirigir mejor las actividades. La gestión también logra identificar más fácilmente deficiencias operativas y, así, corregirlas cuanto antes.
Análisis más críticos de los hechos La capacidad de análisis crítico debe ser constantemente incentivada y fomentada para mejorar la forma de pensar en los diferentes aspectos organizacionales. En este sentido, es necesario no sólo conocer los inputs, los outputs y los flujos dentro de la empresa, así como comprender por qué funcionan de la forma en que funcionan. Una buena visión sistémica engloba esta práctica, posibilitando desarrollar medidas que eviten que actitudes y hábitos ineficaces retornen después de correcciones paliativas, prolongando las mejoras. Es importante resaltar que esto es especialmente importante en organizaciones que están pasando por cambios, como adecuaciones de cargos o funciones y cambios estructurales.
Al entender exactamente por qué una actividad se hace de cierta manera, resulta más fácil pensar en medidas correctivas para la causa detrás del resultado. Si en el sector de atención muchas informaciones equivocadas sobre cierto asunto son repasadas a los clientes (internos o externos), por ejemplo, tal vez el problema no esté en las fuentes usadas para consulta. En realidad, la causa puede estar en un entrenamiento ineficaz, que permite que los asistentes salgan sin entender contenidos importantes. Piense bien: de nada sirve cambiar el diseño de informes, detallar la base de datos o mejorar la consulta en un sistema de gestión si el problema está en la falta de entendimiento del asunto, ¿no estás de acuerdo? La solución aquí sería, por lo tanto, invertir más en capacitación para, con conocimiento, observar más críticamente los hechos a fin de encontrar y resolver las causas.
Rapidez en la identificación de fallas Además de mejorar el análisis crítico y optimizar la toma de decisiones, la práctica de la visión sistémica proporciona medios para identificar ineficiencias con rapidez. Es un hecho: perder un día tratando de encontrar un cuello de botella o problema en algún sistema puede ser muy perjudicial para la organización especialmente en tiempos de tantos cambios y actualizaciones en plazos reducidos. Imagine que un determinado proceso tarda un mes entero para descubrir un fallo en un nuevo producto electrónico. Sólo esa demora ya puede costar más que el propio error, con la competencia atrás. Al final, las innovaciones del mercado tecnológico suelen ser muy rápidas.
Con todo esto en mente, nuevamente necesitamos reforzar la importancia del uso de softwares gerenciales, así como la implementación de recursos de automatización de tareas que transformen actividades repetitivas y burocráticas en procesos más ágiles y eficaces. Así es más fácil no sólo buscar los puntos débiles en la empresa, sino dar marcha a sus correcciones.
Capacidad de prever necesidad de ayuda exterior No siempre es fácil cambiar y perfeccionarse autónomamente. Por otra parte, dependiendo de la rama de actuación, el tiempo para optimizar el rendimiento puede ser escaso, lo que hace esencial la búsqueda de ayuda externa para acelerar las mejoras personales que pueden beneficiar a la empresa. Pero la verdad es que no siempre es simple saber cuándo las acciones internas no están siendo suficientes. A eso llega la hora de buscar una visión externa, alguien que pueda aportar y traer nuevas soluciones. En ese sentido, la búsqueda por un coaching, mentor o consultor experimentado en el área de actuación de la empresa surge como solución.
Este profesional puede mostrar un importante aliado para quien pretende perfeccionarse o maximizar su visión sistémica para alcanzar propósitos cada vez mayores, ya que logra orientar e indicar cómo optimizar el desempeño, con miras a alcanzar sus metas de modo más satisfactorio y rápido, evitando los percances en la carrera. Se ahorra así una buena dosis de tiempo para internalizar algunos aprendizajes. En cuanto a esta ayuda, vale resaltar que gestores que entrenan su capacidad de visión sistémica suelen establecer importantes intercambios de experiencias con esos profesionales, pudiendo, de esa forma, aprovechar más los conocimientos obtenidos.
Conclusiones Con base en estos consejos, seguramente logrará potenciar su visión sistémica de la empresa. Sólo un detalle: se necesita práctica y constancia en la aplicación de las orientaciones para que ellas se vuelvan frecuentes y cada vez más bien conducidas. También no se debe descuidar la innovación, buscando constantemente nuevos consejos, herramientas e indicaciones que ayuden a optimizar aún más la visión sistémica del negocio.