UPPHANDLINGS
UHPO sänker dina inköpskostnader
EFFEKTIVARE INKÖP FÖR SVENSKA VÅRDS MEDLEMMAR
Samordnade inköpsrutiner Solhagagruppens medlemskap hos UHPO sparar både tid och pengar
Med fokus på vården Kavat Vård kan fokusera på vården och samtidigt hålla kostnaderna nere
800 MEDLEMMAR UPPTÄCK NÄTVARUHUSET 50 LEVERANTÖRER
UHPO
INKÖP PÅ DINA VILLKOR www.uhpo.se
VÄLKOMMEN
Allt fler väljer Upphandlingspoolen de senaste åren har uhpo vuxit rejält. När jag skriver detta har vi över 800 företag och organisationer anslutna till oss samtidigt som vi har förhandlat fram förmånliga avtal med 50 kvalitets- och miljösäkrade leverantörer. Vår ambition är att tillhandahålla fler och ännu bättre avtal inom det mesta du som medlem kan tänkas behöva. En anledning till framgången är våra samarbeten med landets medlemsorganisationer. Här kan vi verkligen fylla en viktig funktion när det gäller att spara både pengar och tid. Jag har själv arbetat med inköp i stora medlemsorganisationer och åt företag med flera filialer. Det jag minns är ett ständigt gnagande dåligt samvete gentemot medlemmar som – med rätta – förväntar sig vissa förmåner. I dag är det istället UHPO som gör upphandlingarna åt sådana organisationer och på det sättet bidrar till deras medlemsnytta.
Vår ambition är att tillhandahålla fler och ännu bättre avtal inom det mesta du som medlem kan tänkas behöva.
VISION Att vara den ledande samarbetspartnern i inköpsfrågor. Genom att använda modern teknik och våra erfarenheter vill vi skapa långsiktiga win/win-situationer för kunder och leverantörer.UH
Sweden Hotels
RIO (Rörelsefolkhögskolornas Intresseorganisation) Svenska Vård
Famna (non profit vård och omsorg) Frälsningsarmén KFUM Sverige
Svenska Turistföreningen
Det är alltid vår främsta uppgift.
Skånska Möten
UHPO
VÄRNA
Nya medlemmar tillkommer hela tiden
www.uhpo.se
AFFÄRSIDÉ Att medverka till bättre lönsamhet genom att erbjuda ramavtal med utvalda strategiskt viktiga leverantörer samt att erbjuda företag och organisationer tjänster som har anknytning till inköp och upphandling.
Folkets Hus och Parker
Samtidigt är varje ny medlem en viktig pusselbit. När vi letar nya medlemmar söker vi en sammansättning av medlemmar som kompletterar varandra och som kan dra nytta av flera av våra avtal. Både hotell och äldreboenden köper till exempel en hel del mat, rengöringsmedel och mjukpapper. Det är där hemligheten ligger – att kunna få upp inköpsvolymerna per leverantör och därmed hela tiden få bättre avtal.
UHPO tar fram ett avtalssortiment baserat på medlemmarnas behov och förhandlar sedan fram ett avtal. – Vi kanske väljer ut tre kopieringspapper i ett utbud av 50, men till väldigt bra pris. Oftast förhandlar vi specifikt per produkt, men när det gäller till exempel inredning, arbetskläder och hotellnätter jobbar med en fast generell rabatt. Och allt jag betalar som medlem är 8 000 kronor i anslutningsavgift? – Ja, det är en engångssumma, säger UHPOs försäljningschef Filip Karlsson. Måste jag handla på UHPOs avtal? – Nej. Du väljer själv vilka av våra
FÖRETAGET UHPO är i dag en stark fristående inköpsorganisation som förhandlar fram ramavtal åt över 800 medlemmar. Tillsammans omsätter våra medlemmar ca 14 miljarder kronor och köper in varor och tjänster ca 5 miljarder kronor per år.
UHPO är inköpsorganisation åt:
Tillströmningen av nya medlemmar fortsätter. Vi expanderar kraftigt inom äldrevården liksom inom vård och behandlingshem. Här ser vi fantastiska möjligheter att hjälpa inköpare att få lägre inköpskostnader och effektivare inköpsmetoder.
Magnus Romander, VD
UHPO
avtal du vill använda så det blir alltid inköp på dina villkor vilket många uppskattar, säger Filip Karlsson och tillägger att det enda som egentligen talar emot UHPO är att det låter för bra för att vara sant. – Många undrar vad som är haken, men det finns ingen. Det är därför så många nya medlemmar tillkommer hela tiden. Fler och fler upplever fördelarna med att vara med i UHPO. Vid den första kontakten med en ny medlem gör UHPO en genomlysning av inköpen. – Vi tittar på vad de brukar beställa och sedan ger vi en bild av hur deras inköp ser ut och hur mycket de kan
spara genom att istället köpa samma produkter genom våra avtal. Initialt är det alltid en personlig kontakt och den nya medlemmen får en kontaktperson, vilket många tycker är skönt. Det är svårt att hålla reda på vad alla leverantörer säljer och vad de ska köpa hos respektive leverantör. Då kan vi guida dem. – Medlemmen får också login till medlemssidan ”Nätvaruhuset” där all information om leverantörerna och avtalen finns, säger han. Vill du veta mer? Välkommen att kontakta Filip på 070-352 16 10, filip.karlsson@uhpo.se
UHPO Tel. 08-560 324 50 Vanadisvägen 24 113 64 Stockholm info@uhpo.se www.uhpo.se Magnus Romander: 070-259 92 51 Filip Karlsson: 070-352 16 10 PROJEKTLEDNING & GRAFISK PRODUKTION PerfectStorm Form & Produktion Madelene Sörinder madelene@perfectstorm.se TEXT Patrik Wirén OMSLAGSFOTO Gustav Kaiser
Inköp på dina villkor
MÖT VÅRA MEDLEMMAR
MERochVÅRD mindre administration En unik egenskap för Kavat Vårds boenden är att de alla har en tydlig profil. La Casa vänder sig till spansktalande och i Spånga/Tensta finns ett omsorgsboende med persisk/arabisk inriktning. Förutom språkinriktningarna finns även Birger Jarl med sitt hotellkoncept och i höst det första jag lägger märke till öppnar ett nytt boende i Rimbo när jag besöker Björksätra, ett av med spaprofil. sex vårdboenden i Stockholms – Vi har växt väldigt snabbt på området som drivs av Kavat Vård, kort tid men vill egentligen inte är målningarna. Längs korridorens bli så mycket större än vi är. Vi väggar syns ett 30-tal iögonfalvill kunna behålla den närkonlande tavlor som alla skapats av takt vi har i dag, säger Helena målarklubben där några av de Rådberg. boende ingår. Konstverken är ett I Kavat Vårds värdegrund ingår resultat av en värdegrund som att varje satsad krona ska gå till utgår från människors förmåga vården och komma de äldre till och intresse. del. Overheadkostnaderna ska – Vi vill ha ett boende som vi hållas så låga som möjligt. Här själva skulle vilja bo på när vi blir spelar UHPO en väldigt viktig äldre. Det handlar om att göra roll. dagen meningsfull för de som bor – Vi har absolut ingen möjlighär och att lyssna på hur de vill het att kontrollera leverantörerna ha det, förklarar Helena Rådberg, och prisförhandla själva och då ekonomichef och vice vd. är det otroligt bra att ha UHPO.
För Kavat Vård kommer den boendes behov alltid i första hand. Genom medlemskapet i UHPO kan företaget fokusera på vården och samtidigt hålla kostnaderna nere.
Inköp på dina villkor
Tid är pengar och vi ska ha fokus på vården. Det andra ska bara finnas och fungera, konstaterar hon och tillägger att de har en hel del personlig kontakt med UHPO. – Vi har stora möjligheter att själva påverka. Om vi till exempel hittar nya leverantörer som vi har behov av att handla med kontaktar vi UHPO som då försöker få fram ett avtal. Förutom den ekonomiska och tidsmässiga vinsten vill Helena Rådberg nämna kvalitets- och miljösäkringen som en avgörande tillgång. – Leverantörskontrollen är väldigt viktig för oss, att vi vet att vi handlar med seriösa leverantörer. I dag gör Kavat Vård så stor del av sina beställningar som möjligt genom UHPOs storkundsavtal. – Vi har bestämt oss för att använda UHPO och då vill vi göra det hela vägen, säger Helena Rådberg. ♦
HELENA RÅDBERG
Tid är pengar och vi ska ha fokus på vården. Det andra ska bara finnas och fungera. www.uhpo.se
MÖT VÅRA MEDLEMMAR
Redan från starten var vi väldigt tydliga med att vi ska handla via UHPO. MARIE-LOUSE LÖFDAHL
ÖKAD EFFEKTIVITET med nya inköpsrutiner
Solhagagruppen, som i nuläget består av över 70 verksamheter, saknade tidigare gemensamma inköpsrutiner. I dag sköter man istället de flesta inköp via UHPO. På köpet sparar företaget både tid och pengar. solhagagruppen erbjuder tjänster inom både boende, daglig verksamhet, ledsagarservice, fritidssysselsättning, förskola, skola, utredning, vård och omsorg. I dag fördelas tjänsterna på över 70 verksamheter och Solhagagruppen fortsätter växa, antingen genom nyförvärv eller egenstartade www.uhpo.se
verksamheter. Sedan ett par år sker en stor del av inköpen genom UHPO, berättar kvalitetschef Marie-Louise Löfdahl. – Vi var flera företag som hade slagits samman där var och en skötte sin upphandling på väldigt skiftande sätt. Vi hade ett oerhört behov av att inleda en styrning av Solhagagruppens inköpsprocess, säger hon.
trots Solhagagruppens skiftande behov. – På vissa ställen har vi brukare som kan ha ett stort hälso- och sjukvårdsbehov, medan det på andra ställen inte alls handlar om inköp för den sortens verksamhet. Där är det kanske bara kontorsmaterial och sådant som gäller. Även beträffande personalkläder kan det se väldigt olika ut.
EN LÖSNING PÅ PROBLEMEN
Hur stor del av inköpen sker genom UHPO? – Jag kan inte säga exakt men uppskattar att det handlar om ungefär 75 procent. Redan från starten var vi väldigt tydliga med att vi ska handla via UHPO, säger Marie-Louise Löfdahl och tillägger
Att låta varje gren på företagets träd på egen hand sköta sina upphandlingar var både tidskrävande och kostsamt. Svaret på problemen blev UHPO som kunde erbjuda ramavtal med utvalda leverantörer till samtliga verksamheter. Detta
att de även varit med och påverkat inköpsföretagets utbud. – På så sätt har vi kunnat påverka prisbilden ytterligare. Solhagagruppens ledord är långsiktighet, trygghet och engagemang. Personalen har specialistkompetens inom pedagogik, arbetsträning, vård och omsorg med inriktning på personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, utvecklingsstörningar eller förvärvad hjärnskada. Det är viktiga verksamheter där varje minut och krona spelar roll. – Styrkan i samarbetet med UHPO är framför allt att de förhandlar priser vilket vi inte kan göra enskilt. Det är en stor fördel, konstaterar Marie-Louise Löfdahl. ♦ Inköp på dina villkor
MILJÖ OCH ANSVAR
Miljömedveten upphandling EFFEKTIVARE INKÖP FÖR SVENSKA VÅRDS MEDLEMMAR
I små eller medelstora verksamheter finns det alltid risk att inköpen sköts lite med vänsterhanden. Fokus ligger på kärnverksamheten medan annat blir lidande. Det är dock ingenting som medlemsföretagen i Svenska Vård behöver oroa sig för.
genom ett avtal med UHPO har samtliga medlemmar fri tillgång till lägre priser och effektivare inköp. – Det är väldigt uppskattat hos många av våra medlemmar, säger Patrik Ulander, förbundssekreterare. Samarbetet med UHPO fanns redan vid starten för fyra år sedan. Det var då Svenska Vård bildades efter en sammanslutning av PATRIK UHLANDER branschorganisationerna Privo och Sveriges Behandlingshem. Ett av organisationens grundläggande syften är att ge medlemmarna stöd och service i deras löpande verksamhet och då är bland annat inköpen en viktig fråga. – Inköpen är ofta eftersatta, inte minst i de små verksamheterna, och då är det bra att ha en proffsig organisation att ta stöd och hjälp ifrån, säger han. Åtminstone ett par gånger varje år träffar UHPO både existerande och blivande kunder i samband med Svenska Vårds konferenser. – Konferenserna är ett bra tillfälle att ta reda på vad våra medlemsföretag söker för produkter och tjänster, konstaterar Patrik Ulander. ♦ Inköp på dina villkor
I dag är det viktigare än någonsin att vi tar miljöproblemen på allvar. Därför väljer UHPO att alltid arbeta med miljömedvetna leverantörer som lever upp till högt ställda miljökrav. det är inte alltid lätt att veta vad som döljer sig bakom den där flaskan med fönsterputs eller rengöringsmedel. Antalet företag som säljer produkterna är närmast oräkneliga och alla har en sak gemensamt: samtliga påstår sig ha det bästa medlet på marknaden. Men hur ska du veta att du köpt en produkt som motsvarar dina förväntningar? Med avtalen som UHPO förhandlat fram kan du känna dig säker på att du inte bara får ett bra pris på en vara av hög kvalitet, den kommer dessutom från en leverantör som i minsta möjliga mån belastar miljön. Etik, moral och miljö är frågor som är av stor vikt för många av medlemsföretagen, säger Filip Karlsson, försäljningschef. – Vi vill att våra medlemmar ska känna sig trygga. Det kan handla om självklara saker som att leveranstiden stämmer eller att fakturan motsvarar det vi har kommit överens om, men också att det är miljösäkrade produkter. Vi tar bara in seriösa leverantörer som vi vet handhåller bra produkter. Miljöaspekten är viktig både för våra medlemmar och för oss, berättar han. Leverantörer som är certifierade enligt ISO 14001 och ISO 9001 prioriteras. Finns det inget miljöcertifikat ska leverantören kunna visa upp ett systematiskt miljöarbete och redovisa en väl genom-
arbetad miljöplan för UHPO. – Allting ska vara väldokumenterat. Många av avtalen vi förhandlar fram är med samma leverantörer som kommuner och landsting väljer när de gör sina upphandlingar och där är det alltid högt ställda krav på miljö och kvalitet. Genom att använda samma leverantörer får även vi ta del av fördelarna. Hur frekvent ser ni över era avtal? – Vi justerar och ser över nya avtalsområden hela tiden. De medlemmar som gick med i UHPO för fem-sex år sedan har nu tillgång till dubbelt så många avtal. Allting handlar om våra medlemmars behov. Om de till exempel hör av sig och säger att de saknar ett bra hotellavtal eftersom de reser mycket kan vi se till att vi får fram ett avtal som är både kvalitets- och miljösäkrat. Samordnade beställningar för mindre miljöbelastning
På livsmedelssidan finns många medlemmar med en tydlig ekologisk inriktning, vilket medför att UHPO har en stark profil av miljömärkta artiklar i sina avtal, berättar Magnus Romander, vd. – Vi ser att efterfrågan på ekologiska och närproducerade livsmedel ständigt ökar och vår ambition är att alla medlemmar ska kunna välja ekologiska alternativ till förmånliga avtalspriser, säger han. ♦ www.uhpo.se
MER OM UHPO
Avtal för framgång Åk snålskjuts på förmånliga avtal – utan att du själv behöver göra en enda förhandling. Som UHPOmedlem får du tillgång till storkundsavtal med noga utvalda leverantörer. – Genom våra avtal med de stora och seriösa leverantörerna kan vi alltid erbjuda våra medlemmar de bästa priserna, säger Magnus Romander, vd på UHPO. tillsammans är vi starka. Ungefär så kan man sammanfatta idén med inköpssamverkan. Som ensam aktör är inte förhandlingsläget det bästa, men tillsammans med ytterligare ett stort antal företag och organisationer finns det helt andra möjligheter att få ned priserna. Försäljningschef Filip Karlsson berättar att UHPO i dag har avtal med 50 storkundsleverantörer som de 800 medlemsföretagen kan använda sig av. – Våra medlemmar har inte tiden som krävs för att göra riktade avtal och är för små för att få riktigt bra villkor. Det är det som är inköpssamverkan, att man tar
del av varandras volymer. Många små blir en stor, säger han. Ett medlemskap i UHPO innebär en garanterad besparing på någonstans mellan 10-20 procent. För den verksamhetschef som får beskedet från ledningen att det är dags att dra ned på kostnaderna kan alltså en ifylld anmälningsblankett göra hela skillnaden. – Som medlem får du på ett väldigt enkelt sätt tillgång till sådant som du aldrig kan komma i närheten av på egen hand, säger Filip Karlsson och tillägger att de som söker sig till UHPO inte binder upp sig på något sätt. – Du väljer själv vilka avtal du vill handla på och inköpen sker helt på medlemmens villkor. Vi kan bara rekommendera och visa att du kommer att spara väldigt mycket pengar. FÖRHANDLAR FRAM DE BÄSTA PRISERNA
De ekonomiska fördelarna är naturligtvis av stor betydelse, för de allra flesta är det ett helt avgörande argument för att kontakta UHPO. Men det finns fler fördelar. En viktig komponent i sammanhanget är möjligheten att få mer tid att utveckla själva verksamheten. Att förhandla fram
och administrera avtal, ta emot försäljare och bevaka produktinköpen är tidskrävande uppgifter som UHPO erbjuder sig att ta hand om. Medlemmarna kan därmed känna sig trygga och vet att de får bra villkor hos leverantörer som uppfyller de kvalitetsoch miljökrav som UHPO ställer. Magnus Romander, vd, säger att det är speciellt viktigt när det gäller rengöringsmedel samt förbruknings- och kontorsmaterial. – Inom de områdena finns det väldigt många aktörer som är duktiga på att hålla sig framme men som tar ut groteska priser. Kunderna blir strängt taget lurade. Genom att UHPO har avtal med de stora och seriösa aktörerna och hela tiden är medvetna om prisnivån och förstår leverantörernas prisstrategi har vi också möjlighet att förhandla fram de bästa priserna, säger han. ♦ DET ÄR VI SOM ÄR UHPO (FR. V.) Tomas Thyrén affärsutveckling/produktspecialist vård Magnus Romander VD
Ann Råhlander UHPO-representant Skåne
Joakim Bergström Försäljning/affärsutveckling Filip Karlsson Försäljningschef
Göran Söderberg Försäljning/produktspecialist livsmedel
SÅ HÄR FUNGERAR DET! UHPO är en fristående inköpsorganisation som förhandlar fram ramavtal åt över 800 medlemmar. Genom avtal med 50 storkundsleverantörer inom bland annat livsmedel, kontorsmaterial, vårdartiklar och fastighetsvaror har UHPO möjlighet att pressa priserna och förhandla fram riktigt bra villkor till sina medlemsföretag. Dessutom erbjuder UHPO kvalificerad hjälp till effektivare inköp och bevakning av prisutvecklingen. Som medlem betalar du ingen årsavgift utan endast en anslutningsavgift på 8 000 kronor.
5 SKÄL TILL ATT BLI MEDLEM SPARA PENGAR. Som medlem i UHPO får du förmånliga priser på varorna du beställer. FÅ MER TID till kärnverksamheten. Att förhandla fram avtal och bevaka nya produkter är ofta en orimligt stor tidsbov. Låt UHPO göra jobbet istället. KVALITETSGARANTIN. UHPO har en miljö- och kvalitetssäkring som gör att du kan vara säker på att du alltid handlar med seriösa och bra företag. TRYGGHETEN. Som medlem i UHPO får du bättre priser, smidigare fakturering och en stabil leverantör. FRIHETEN. Du väljer själv vilka avtal du vill använda dig av och inköpen sker helt på dina villkor.
www.uhpo.se
Inköp på dina villkor
LÄTT ATT HITTA RÄTT I NÄTVARUHUSET Genom ett enkelt beställningssystem sköter du inköpen av dina favoritartiklar via Upphandlingspoolens webbsida. Okomplicerat, smidigt och alltid till de bästa priserna. Den som loggar in på nätvaruhusets förstasida (via www.uhpo.se) möts bland annat av rubriken ”50 vanligaste artiklarna”, en nyhet som gör att du ännu lättare hittar det du söker. Funktionen finns för företagen OneMed och Staples Advantage och om du kryssar i rutan ”visa bara anbudsartiklar” är du dessutom säker på att du får lägsta möjliga pris. – Det handlar om listor där vi utgår från de produkter som genererar flest orderrader. Om det är någonting beställaren söker som inte finns på den egna listan är det stor chans att den finns bland de 50 vanligaste produkterna, förklarar Magnus Romander, vd. ”Den egna listan” är den favoritlista som varje medlem kan använda för att lägga in sina vanligaste varor, de som ofta återkommer i beställningarna. Funktionen gör att du som medlem på kort tid hittar dina favoritartiklar och kan inhandla dessa till bästa avtalspris.
4000
artiklar ur OneMeds sortiment återfinns sedan den 1 april i Nätvaruhusets utbud.
50
vanligaste artiklarna
Förbrukningsartiklar. Som UHPOmedlem får du tillgång till ett omfattande avtalssortiment på förbrukningsoch kontorsmaterial hos Staples, som levererar snabbt och fraktfritt. Elektronik, data och vitvaror. UHPOs avtal med SIBA kan jämföras med den
Du vet väl att också din personal kan använda drivmedelsavtalet med Preem? Preem erbjuder UHPOs medlemmar bra rabatter på både drivmedel, bilkem, tillbehör, biltvätt och motorolja. Logga in på Nätvaruhuset och läs mer om vilka rabatter du och dina anställda kan utnyttja.
Veckoprislistor på färskvaror
hos OneMed och Staples är en funktion som gör det lättare för dig att hitta mycket av det du behöver i Nätvaruhuset.
Vård och förbandsinköp. Som UHPO-medlem får du tillgång till ett omfattande avtalssortiment på vård och förbandsartiklar hos OneMed.
Drivmedelsavtal även för personalen
På Nätvaruhuset kan du varje fredag logga in och se den kommande veckans prislista på frukt och grönt. En gång i månaden uppdateras även nästa månads aktuella prislista på kött, chark och andra färskvaror på samma sida. Du hittar listorna genom att logga in på Nätvaruhuset,
typ av avtal kunder får som handlar för mer än 1 miljon kr/år. UHPOs medlemmar får tillgång till dessa priser från första krona och heltutan krav på större ordervolymer. Färskt kött och chark. UHPO har numera har rikstäckande avtal med Johan i Hallen. UHPOs medlemmar får tillgång till en mycket attraktiv anbudsprislista. Livsmedelsinköp. Du vet väl att du som UHPO-medlem kan handla med
gå vidare till avdelningen Martin&Servera och därefter klicka på lämplig länk under rubriken INFO.
bra rabatter hos Axfood Snabbgross butiker som finns över hela landet. Ekologisk anbudsprislista på livsmedel. UHPO har arbetet fram en unik anbudsprislista med miljömärkta varor hos Martin & Servera. Det gör det enkelt för våra medlemmar att handla ekologiska produkter till bra priser. Dentalupphandling. UHPO har slutit ett rikstäckande ramavtal med Cenger Scandinavia.
LEVERANTÖRER Listningen är från 2013-10-17. UHPO arbetar kontinuerligt med att uppdatera sitt leverantörsregister. Kontakta UHPO för den senaste listningen av leverantörer.
Bröderna Hanssons fisk
PE N
DG GR
UP
. DG
G PPE N
N
N
.
PP
EN
. DG
G R U P PE
N
P PE N
GR U P PE
M ERRILD
G RU
D G G RU
.
DG
GR U P PE D G G RU
EN
RU
PP
.
DG
.
DG
Alba Handels AB
JK Meat
coffee solutions for more than 50 years
FILIP KARLSSON
Inköp på dina villkor
www.uhpo.se
Vi gör inköpare till hjältar! UHPO har avtal med 50 storkundsleverantörer inom bl a livsmedel, kontorsmaterial, vårdartiklar och fastighetsvaror.
Det ger oss möjlighet att pressa priserna och förhandla fram riktigt bra villkor till våra medlemsföretag.
Häng med på våra avtal när du ska handla åt företaget.
UHPO
På vår sajt www.uhpo.se kan du enkelt ansöka om medlemskap för ditt företag.
Välkommen till hjälteklubben!