Capítulo VIII – O setor de Compras

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Capítulo VIII O Setor de Compras

Layla Xavier Coelho

Fonte: Da autora, 2021.

Neste capítulo você vai aprender um pouco sobre o setor de compras, verá que não é tão simples como imagina. Essa atividade engloba uma série de processo para a escolha de fornecedores. A administração de compras é uma atividade fundamental para um bom gerenciamento das empresas.

Conhecendo o Setor de Compras

O que é?

O setor de compras tem uma função primordial para os departamentos das cadeias de suprimentos para as organizações. A cada dia que passa esse setor está sendo mais enxergado pelos altos gerentes. Isso por que se uma compra for bem elaborada vai reduzir custos.

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Esse setor tem como objetivo a coordenação de fluxos contínuo de suprimentos, com intuito de atender a programação de produção. Procurando comprar os seus materiais pelos melhores preços, mas, sem perder sua essência e qualidade.

Quais são as ocupações/cargos/funções?

Gerente de compras tem a função de controlar a compra de materiais e equipamentos conforme a necessidade da empresa. O que ele deve fazer: • O planejamento e supervisão do processo de compras; • Pesquisar novos fornecedores; • Visitar e avaliar os fornecedores atuais e futuros; • Manter em equilíbrio o orçamento logístico; • Coordenar os procedimentos de contratação de novos funcionários para o setor de compras; • Revisar contratos de compras (bem como implementar estratégias para contratações de compras, definindo parâmetros); • Solucionar conflitos com fornecedores; • Dar a aprovação final nos processos de compra (baseando-se em cotações); • Gerenciar a liberação de materiais com problemas ou desnecessários; • Elaborar previsões de demandas de compras e desenvolver o uso de indicadores de desempenho para o departamento, entre outras coisas.

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

Para se qualificar e atuar no mercado, é importante buscar conhecimento acadêmico. Entre as opções de curso para o profissional que busca reconhecimento na área, estão Administração, Logística, Engenharia, Supply Chain, gestão de compras, entre outros. No mercado cobra do profissional que atua nessa área que tenha ética, uma boa comunicação e organizado. Quem atua nessa área é necessário que no ato da compra não tente tirar vantagem na negociação. Ele tem que ser claro,

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direto e honesto, firme imprevisível viu durante toda a conversa com o fornecedor. Deve ser permeado pelos valores éticos, e no final desse acordo tenha benefícios para ambos.

Quais competências necessárias?

Em se tratando das competências ideais a atuação no setor de compras é possível citar algumas que se os profissionais não tiveram sem dúvidas comprometerá o trabalho da equipe.

Organização: Essa é a primeira competência necessária para um profissional excelente, porque o Setor de Compras precisa atuar em diferentes frentes de trabalho, o que exige organização, a manutenção dos documentos em ordem, a criação de uma rotina de trabalho e a responsabilidade de delegar ou distribuir tarefas. O profissional também precisa ter uma técnica para fazer o follow up dos assuntos. É dessa forma que ele garantirá um resultado mais satisfatório e poderá trabalhar com antecipação, e não sob a pressão de outros setores.

Relacionamento: O relacionamento e a capacidade de trabalhar em equipe são habilidades fundamentais atualmente. Para a área de Compras é ainda mais necessário, porque esse setor relaciona-se a todos os outros e está sempre necessitando de informações e da colaboração desses departamentos para a boa execução de suas atividades. Para assegurar a colaboração, o profissional em Compras precisa mostrar a importância dessa ação e convencer os outros colaboradores a atuarem dessa forma. É assim que se alcança maior organização, produtividade e eficiência.

Conhecimento sobre os produtos e serviços: A compreensão das características e especificações dos produtos e serviços é uma habilidade fundamental ao comprador. Ele deve conhecer os principais riscos e oportunidades do segmento em que sua empresa atua e identificar possibilidades de melhoria ou redução de custos. Por exemplo: por meio do entendimento do produto ele pode encontrar um material diferente que tenha uma boa qualidade e valor mais baixo. Para

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chegar a esse resultado também é preciso estar no fornecedor com frequência para obter informações que auxiliem o aumento do desempenho.

Atualização constante: A atualização do comprador a respeito do mercado externo e interno é imprescindível para assegurar maior eficiência em sua função. Esse especialista deve participar de eventos, feiras e congressos e identificar novidades tecnológicas que possam trazer inovação para a empresa.

Ética: As negociações realizadas pelo profissional em Compras devem ser baseadas na ética. Todas as informações devem ser informadas de forma objetiva e clara, incluindo as etapas do processo de compras, o que é esperado dos potenciais fornecedores e o feedback para as empresas que não foram escolhidas. Evite fazer alterações, mas, caso haja alguma mudança no meio do processo, deixe claro para os participantes da negociação. Lembre-se também de fazer pesquisas de mercado com certa frequência, deixando essa prática evidente para o atual fornecedor e para aqueles que estão se candidatando a isso.

Conhecimento da estratégia: O conhecimento dos produtos e serviços não é suficiente. O profissional em Compras precisa compreender a estratégia da empresa para alinhar suas negociações e conseguir atingir os objetivos traçados. Por exemplo: você pode negociar um preço mais baixo por unidade com um fornecedor e comprar em maior quantidade. Essa decisão, porém, não será válida se a estratégia organizacional prever a redução de estoques para começar uma nova linha de produção.

Análise estratégica: As empresas cada vez mais apostam em planejamentos estratégicos de longo prazo. O profissional em Compras deve contribuir para esse processo repassando informações de que tenha conhecimento. Os dados devem ser baseados tanto no conhecimento que possui sobre o produto ou serviço quanto na atualização que obtém em eventos, congressos, seminários e feiras. O objetivo é direcionar a empresa conforme as tendências de compra de insumos para os anos seguintes.

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Trabalho com indicadores: O bom trabalho do comprador só será comprovado por meio de números. Esse especialista deve trabalhar com indicadores, que devem ser acompanhados e apresentados com frequência para a diretoria a fim de mostrar sua eficiência. Como consequência, os dados vão mostrar o que deve ser melhorado quando algo fugir à normalidade. Entre os dados que devem ser acompanhados estão: desempenho da entrega e qualidade dos fornecedores, variações de preço em determinado intervalo de tempo, entre outros.

Conhecimento em negociação: O profissional em Compras deve saber negociar e reunir o máximo de informações possíveis a partir do fornecedor, da concorrência e de sua participação em eventos. Essa visão ampla permite tomar decisões mais acertadas, entender qual é o objetivo de cada negociação e como ele pode ser alcançado.

Habilidade em outros idiomas: O profissional em Compras deve saber falar inglês, espanhol e outros idiomas. Quanto mais conhecimento ele tiver, melhor. É assim que ele poderá se comunicar com diversos países a fim de encontrar o melhor negócio estratégico para a empresa

Rotinas do Setor de compras

Abastecer o almoxarifado com bens necessários para que os colaboradores trabalhem. Reabastecer o estoque de produtos que serão vendidos, fazer a gestão de fornecedores através de cadastro homologação e avaliação.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

O fluxo documental gira em torno da emissão e movimentação de diversos documentos, conforme descrição abaixo. • Requisição de compras (Quando um departamento da empresa demanda de algum material, ele deve fazer uma requisição de compra);

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• RFQ (Quando a emissão de requisição de compra, é gerado o request for quotation (RFQ) ou solicitação de cotação.); • Nota fiscal (Quando a compra é efetuada deve-se emitir uma nota fiscal, que tenha por finalidade informar ao órgão de fiscalização do estado de toda a operação está tudo conforme a lei.); • Fatura (A fatura é um documento usado em compras de longo prazo.).

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

Um dos resíduos mais utilizados no setor de compras são os papéis, e uma das ações mais eficazes que as empresas podem aplicar para minimizar essa geração é fazer a substituir desses recursos por softwares de gestão.

Glossário

A

Agility: Metodologia na qual a configuração das cadeias de supri- mentos é projetada para atender à demanda imprevisível de uma grande variedade de variantes. Pode ser contrastada com as cadeias de abastecimento Lean, que funcionam bem quando a demanda é previsível, a variedade é baixa e o volume é alto.

Análise de Mercado (Marketing Analysis): Ao desenvolver uma estratégia de aquisição, a maioria dos processos de compras concilia a análise da demanda para a categoria com os atributos do mercado de suprimentos.

Assertividade: É a competência para expressar ideias, opiniões e sentimentos, afirmando seus direitos sem violar os dos demais.

Asset: Qualquer item de valor econômico de propriedade de um indivíduo ou corporação que pode ser convertido em dinheiro. O mesmo que ativo, em português.

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Auditoria: Função independente de uma organização, geralmente terceirizada, que busca garantir que os processos da empresa sigam regras e normas de qualidade, tecnicidade, segurança e ética.

B

Backlog: Demandas não tratadas. Em compras, são processos ainda não adquiridos ou em vias de aquisição. O tamanho do backlog no tempo determina a quantidade de esforço ou recursos necessários para tratá-lo. O controle do backlog é essencial para manter a empresa operando satisfatoriamente.

Baseline: Situação atual na qual o desempenho futuro pode ser com- parado.

Benchmarking: É um processo contínuo de comparação das práticas de uma organização com as das líderes do seu setor, não necessariamente concorrentes.

Big Data: É o nome dado a um grande volume de dados armazenados, usados para análise e controle de informações e processos.

C

Cadeia de Abastecimento: Formada por empresas responsáveis pela fabricação dos materiais, produção de bens e serviços, distribuição e a entrega final ao cliente, assim como o relacionamento entre essas partes.

Cadeia de Suprimentos: Comumente chamada de Supply Chain, é uma rede interliga- da que abrange todo o processo logístico de um produto ou serviço, revelando desde a cotação até a entrega do pedido.

Cadeia de Valor: Designa uma série de atividades que suprem as necessidades dos clientes, levando em conta desde os fornecedores até a distribuição final. Código de Conduta Declaração formal de uma organização de como ela espera se comportar para manter seus valores declarados como, por exemplo, de integridade e transparência. Sinônimo de Supply Chain.

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Cadeia Logística: Rede que contempla todas as etapas de entrega de um produto ou serviço, ou ainda, a sucessão de manuseios, movimentações e armazenagens pelas quais o produto passa desde que é matéria-prima, conjuntos semielaborados, até chegar ao cliente final.

Compras Estratégicas: Compras que estão intimamente ligadas com o processo produtivo da empresa. São, em geral, compras complexas, seja pelo custo ou pelo grau de especificidade e/ou pelo im- pacto no processo produtivo.

D

Dashboard: Painel que fornece uma representação ilustrada do desempenho de uma atividade, área ou empresa. Pode ser composto, com elementos virtuais onde se associam variáveis a serem monitoradas e gráficos que mostram a evolução dessas variáveis.

Demand Analysis: Análise da demanda de compras de um determinado período para criação das estratégias de aquisição futura, como agregação de demanda, compras por contratos, e-sourcing estratégico.

E

EDI (Eletronic Data Interchange): Sistema que possibilita a troca de dados e informações automática e eletronicamente, muitas vezes alimentando outros sistemas que recebem informação do estoque do cliente.

E-marketplace: Portal que possibilita as transações de comércio eletrônico colaborativo com dois possíveis acessos: de compradores e de fornecedores.

F

Follow-Up: Cobrança de um processo em andamento que requer uma atuação. Pode ser feito de forma eletrônica ou telefônica.

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Free Cash Flow: Fluxo de caixa operacional livre ou o lucro líquido acrescido de amortização e depreciação, menos despesas de capital e dividendos

G

Gargalo de Produção: É o nome dado a qualquer obstáculo que interfere nos processos produtivos de uma empresa.

H Homologação de Fornecedores: Conjunto de processos que tem por objetivo promover maior segurança e confiabilidade com os fornecedores, reduzindo riscos associados a abastecimento, qualidade e imagem, além da corresponsabilidade fiscal e trabalhista, por meio da validação do fornecedor aos critérios jurídicos, fiscais, trabalhistas, econômicos, financeiros, socioambientais e técnico operacionais.

I

Invoice: Termo em inglês para Nota Fiscal.

J

JIT (Just In Time): Sistema japonês que auxilia a reduzir estoques e os custos decorrentes do processo e agiliza a produção ao sincronizar o fornecimento com a demanda para que o fornecimento chegue de forma imediata.

M

Mapa Comparativo de Cotação: Mapa de preços, condições comerciais e técnicas usado pelo comprador para comparar propostas obtidas no mercado fornecedor.

MDM (Master Data Management): Ferramenta para gerenciar bases de informações de uma empresa, com o objetivo de gerar análises estratégicas que possam produzir melhorias.

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O

Order (Pedido): Documento emitido pelo comprador para o fornecedor formalizando a aquisição de produtos e serviços.

OTD (On Time Demand): É a relação entre remessas de produtos entregues no prazo acordado com o cliente, sem considerar as quantidades e es-precificações de itens.

Referências

ANDRADE, Arnaldo Rosa de. Planejamento estratégico: formulação, implementação e controle. São Paulo: Atlas, 2012.

CAVALCANTI, Francisco Antônio. Planejamento estratégico participativo: concepção, implementação e controle de estratégias. São Paulo: Senac São Paulo, 2007.

KUBICA, Fábio; CARVALHO, Lilian S.P. Básico em Administração. São Paulo: Editora Senac São Paulo, 2013.

Layla Xavier Coelho é aprendiz da turma 72 Aprendizagem Profissional da Qualificação em Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Armazém Paraíba, no setor de Faturamento. Graduanda do 4° período de Administração pela Uniplan.

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