Akatsuki - Sổ tay quản lý chung

QUẢN LÝ CHUNG

MỤC LỤC

PHẦN IV: QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ CHÍNH SÁCH LƯƠNG

I. Hình thức trả lương

II. Thang bảng lương

III. Cơ cấu thu nhập

IV. Bảng cơ cấu thu nhập

V. Phương pháp tính lương

I. Giải thích từ ngữ

II. Tiêu chuẩn nhân viên

III. Quy định hồ sơ cá nhân

IV. Chế độ đãi ngộ

V. trình tuyển dụng

VI. Chế tài

VII. Nội dung chương trình đào tạo

VIII. Quy định về giảng viên

IX. Quy trình đánh giá kết quả đào tạo và cấp chứng nhận

I. Quy trình quản lý

PHẦN I:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. CĂN CỨ PHÁP LÝ

I.

CĂN CỨ THÀNH LẬP

» Căn cứ vào Điều lệ Công ty Cổ phần Dịch vụ An ninh Akatsuki, được ban hành ngày 18 tháng 07 năm 2024, quy định các nguyên tắc và định hướng tổ chức, vận hành công ty.

» Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

» Căn cứ vào Bộ luật Lao động năm 2019 và các nghị định, thông tư thi hành, nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của người lao động.

» Căn cứ vào Nghị định số 52/2008/NĐ-CP ban hành ngày 22/04/2008 của Chính phủ, quy định về quản lý hoạt động kinh doanh dịch vụ bảo vệ, an ninh.

» Căn cứ vào Thông tư số 45/2009/TT-BCA ngày 14/07/2009 của Bộ Công an, hướng dẫn thi hành các quy định tại Nghị định 52.

2. CĂN CỨ CHIẾN LƯỢC NỘI BỘ

» Căn cứ vào chủ trương, định hướng phát

triển kinh doanh của Công ty Cổ phần

Dịch vụ An ninh Akatsuki, đã được Hội

đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc thông qua, nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về dịch vụ an ninh trong nước và quốc tế.

3. CĂN CỨ THỰC TIỄN

» Căn cứ vào nhu cầu thực tiễn về dịch vụ an ninh tư nhân tại Việt Nam, phù hợp với xu hướng hiện đại hóa và hội nhập quốc tế.

» Căn cứ vào cam kết của công ty trong việc cung cấp dịch vụ an ninh chuyên nghiệp, đảm bảo tiêu chuẩn cao về an toàn và chất lượng.

II. MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU

» Thiết lập hành lang pháp lý vững chắc: Xây dựng nền tảng pháp lý rõ ràng, minh bạch và chuẩn mực, tạo cơ sở để tổ chức hoạt động kinh doanh một cách lành mạnh và hiệu quả, đồng thời xử lý các sai phạm một cách công bằng, đúng pháp luật.

» Định hướng phát triển bền vững: Đề ra cơ chế và chính sách đầu tư phù hợp, hướng tới

sự tăng trưởng lâu dài, đảm bảo đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về dịch vụ an ninh tại

Việt Nam và hội nhập quốc tế.

» Tăng cường hiệu quả quản lý: Triển khai mô

hình quản trị chặt chẽ, hiệu quả, phù hợp

với quy mô và đặc thù của ngành dịch vụ an ninh tư nhân, nhằm tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh.

» Bảo vệ lợi ích cổ đông và phát triển thương

hiệu: Đảm bảo lợi ích lâu dài của các cổ đông thông qua tăng trưởng bền vững, đồng thời nâng cao uy tín thương hiệu công ty trên thị trường bằng cách cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

» Thu hút và phát triển nguồn nhân lực: Xây dựng chính sách thu hút, duy trì và phát triển đội ngũ nhân lực chất lượng cao. Đảm bảo chế độ đãi ngộ, thu nhập ổn định và ngày càng tăng, khuyến khích tinh thần trách nhiệm và cống hiến của người lao động.

» Tiêu chuẩn hóa đội ngũ nhân viên: Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên theo tiêu chí chuyên nghiệp, đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất trong ngành dịch vụ an ninh, bao gồm kỹ năng nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp và tác phong làm việc.

» Đồng bộ hóa hệ thống văn bản quản lý: Thiết

lập và triển khai hệ thống văn bản pháp quy

đồng bộ, thống nhất, nhằm đảm bảo tính

minh bạch và khả thi trong mọi hoạt động quản lý.

» Thống nhất trong quản lý và vận hành: Đảm bảo sự đồng bộ và nhất quán trong cách quản lý và thực hiện các hoạt động vận hành tại tất cả các chi nhánh, phòng ban và mục tiêu, nhằm nâng cao tính hiệu quả và khả năng phối hợp.

» Xác định định hướng chiến lược rõ ràng: Xây dựng và thực hiện các chiến lược kinh doanh dài hạn, phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty, đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về dịch vụ an ninh chuyên nghiệp.

» Đảm bảo tính khả thi và kiểm soát: Các quy trình, chính sách và cơ chế quản lý được thiết kế để đảm bảo tính khả thi cao, dễ dàng áp dụng vào thực tiễn và thuận lợi trong việc giám sát, kiểm tra.

III. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

» Quy chế này được áp dụng đối với toàn bộ các phòng ban chức năng, bộ phận chuyên môn và cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần Dịch vụ An ninh Akatsuki.

» Bao gồm cả nhân viên hợp đồng, nhân viên chính thức và các cá nhân liên quan đến hoạt động vận hành, quản lý hoặc thực hiện dịch vụ của công ty.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

» Quy chế này được thực hiện trong

toàn bộ phạm vi hoạt động của Công ty Cổ phần Dịch vụ An ninh Akatsuki, bao gồm:

- Trụ sở chính, các chi nhánh, và các văn phòng đại diện.

- Mục tiêu bảo vệ, khu vực triển khai dịch vụ an ninh trên toàn lãnh thổ Việt Nam.

» Các đối tác hoặc tổ chức có liên kết trực tiếp đến dịch vụ của công ty cũng cần tuân thủ các điều khoản liên quan được quy định trong quy chế này (nếu có thoả thuận cụ thể).

VÀ GIÁI TRỊ CỐT LÕI CỦA

CÔNG TY

1. TẦM NHÌN

Akatsuki hướng tới mục tiêu xây dựng một môi trường an toàn và đáng tin cậy bằng cách tạo ra những giải pháp an ninh thông minh và đột phá. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng khách hàng trong việc giảm thiểu rủi ro, mang lại cho mọi người sự an toàn và yên bình trong từng khoảnh khắc cuộc sống.

1. SỨ MỆNH

Chúng tôi không ngừng nỗ lực cung cấp dịch vụ an ninh chuyên nghiệp, phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng, đồng thời thể hiện sự kịp thời, tận tâm và chuyên nghiệp trong mọi công việc. Tại Akatsuki, chúng tôi không chỉ tạo ra sự an toàn và thịnh vượng cho cộng đồng và doanh nghiệp, mà còn xây dựng niềm tin, đoàn kết và phát triển bền vững.

Chúng tôi cam kết cung cấp các giải pháp an ninh an toàn sáng tạo và đáng tin cậy, đảm bảo chất lượng dịch vụ của chúng tôi thông qua hệ thống và đội ngũ chuyên nghiệp và đáng tin cậy của mình.

3. GIÁ TRỊ CỐT LÕI

Akatsuki xây dựng một tương lai bền vững dựa trên nền tảng là những giá trị mà chúng tôi hướng tới. Chúng tôi tin rằng với những giá trị cốt lõi sau đây sẽ giúp chúng tôi gây dựng được niềm tin với khách hàng:

» Chính Trực: Trung thực, đáng tin cậy và luôn đề cao đạo đức

» Tôn Trọng: Chúng tôi tôn trọng và quan tâm đến nhân viên, khách hàng, đối tác và các bên liên quan

» Tuân Thủ: Tuân thủ các tiêu chuẩn, chính sách và quy định

» Có Trách Nhiệm: Chúng tôi tôn trọng các cam kết bảo vệ con người và tài sản

PHẦN II: QUY CHẾ TỔ CHỨC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC (PHỤ TRÁCH NS & CHIẾN LƯỢC)

KHỐI

TỔNG

HỢP

HÀNH CHÍNH

MUA SẮM

TUYỂN DỤNG

QLNS

PHÁP CHẾ

TỔ LÁI XE

CÁC MỤC TIÊU

TẠI HÀ NỘI

I. CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Mô hình tổ

chức

công ty Akatsuki

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY AKATSUKI (Giai đoạn 2024 - 2025)

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

BAN KIỂM SOÁT

KHỐI ĐÀO TẠO

TỔ CHỨC ĐÀO TẠO

XÂY DỰNG

QUY TRÌNH TIÊU

CHUẨN

KHỐI

NGHIỆP VỤ

NGHIỆP VỤ

THANH

KIỂM TRA

CƠ ĐỘNG

KHỐI

KINH DOANH MARKETING

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC (PHỤ TRÁCH TC)

KHỐI

TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

CÁC MỤC TIÊU TẠI MIỀN BẮC

CÁC MỤC TIÊU TẠI MIỀN TRUNG

KINH DOANH R&D - MAR

TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

CÁC MỤC TIÊU TẠI MIỀN NAM

CÁC MỤC TIÊU TẠI TP HCM

2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chủ tịch hội đồng quản trị

a. Chức năng

» Chủ tịch Hội đồng Quản trị (HĐQT) là người đứng đầu HĐQT, có chức năng

lãnh đạo, định hướng chiến lược và

giám sát hoạt động của Công ty, đảm bảo rằng các mục tiêu dài hạn được thực hiện theo đúng tầm nhìn và sứ mệnh đã đề ra.

» Đại diện HĐQT trong các giao dịch quan trọng và các mối quan hệ đối ngoại chiến lược của Công ty.

b. Nhiệm vụ

Lãnh đạo Hội đồng Quản trị:

» Tổ chức và chủ trì các cuộc họp của HĐQT, đảm bảo rằng các cuộc họp được thực hiện hiệu quả và theo đúng quy định.

» Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên HĐQT và giám sát việc thực hiện các nghị quyết của HĐQT.

Định hướng chiến lược:

2. VAI TRÒ,

NHIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG CÁC KHỐI

» Xây dựng, đề xuất và thông qua các chiến lược phát triển dài hạn của Công ty.

» Đánh giá, giám sát và điều chỉnh các chiến lược kinh doanh để phù hợp với sự thay đổi của thị trường và ngành nghề.

Giám sát hoạt động:

» Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh và đầu tư đã được phê duyệt.

» Đảm bảo rằng các hoạt động của Tổng Giám đốc và Ban Điều hành tuân thủ quy định pháp luật, Điều lệ Công ty và các nghị quyết

của HĐQT.

Quản trị và định hướng tài chính:

» Xem xét và phê duyệt các báo cáo tài chính, kế hoạch phân phối lợi nhuận và các dự án

đầu tư lớn.

» Đảm bảo việc quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả và bảo vệ quyền lợi của cổ đông.

Phát triển văn hóa doanh nghiệp:

» Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, hướng đến sự chuyên nghiệp, minh bạch và trách nhiệm.

» Đảm bảo rằng các giá trị cốt lõi của Công ty được duy trì và phát triển trong toàn bộ hệ thống.

Tổ chức Đại hội đồng cổ đông:

» Lập kế hoạch và chủ trì các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường.

» Đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cổ đông được thực hiện đầy đủ, đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động của HĐQT trước Đại hội đồng cổ đông.

c. Quyền hạn

Quyền ra quyết định:

» Ký các nghị quyết, quyết định của

HĐQT liên quan đến chiến lược, nhân sự cấp cao, kế hoạch tài chính và các hoạt động đầu tư quan trọng.

» Đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế các thành viên HĐQT, Tổng

Giám đốc, và các chức danh quản lý quan trọng.

Quyền giám sát:

» Giám sát hoạt động của Tổng Giám đốc và Ban Điều hành để đảm bảo các hoạt

động được thực hiện đúng định hướng

của HĐQT.

» Yêu cầu các báo cáo định kỳ hoặc bất

thường từ Tổng Giám đốc và các bộ phận liên quan.

Quyền đại diện:

» Đại diện Công ty trong các cuộc gặp gỡ với các đối tác chiến lược, cơ quan quản lý nhà nước, và các tổ chức liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.

» Thay mặt HĐQT ký kết các văn bản, hợp đồng hoặc thỏa thuận quan trọng theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty.

Quyền triệu tập:

» Triệu tập các cuộc họp của HĐQT và

Đại hội đồng cổ đông để thảo luận, quyết định các vấn đề quan trọng của Công ty.

2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của tổng giám đốc

a. Chức năng

» Là người đại diện pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc và pháp luật về mọi hoạt động quản lý, điều hành Công ty.

» Đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty thông qua việc hoạch định chiến lược và tổ chức thực thi các kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt.

b. Nhiệm vụ

Điều hành và quản lý chung:

» Lãnh đạo và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh

của Công ty theo đúng chiến lược, kế hoạch, và mục tiêu

đã đề ra.

» Phối hợp chặt chẽ với các Phó Tổng Giám đốc để đảm

bảo sự đồng bộ trong quản lý và vận hành các khối chức năng của công ty.

Tổ chức và xây dựng:

» Đề xuất và thực hiện phương án cơ cấu

tổ chức, kiện toàn bộ máy quản lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động của Công ty.

» Xây dựng các chính sách, quy trình, và quy chế nội bộ để duy trì hoạt động thống nhất trong toàn bộ hệ thống.

Quyết định nhân sự và lao động:

» Ký bổ nhiệm, miễn nhiệm, và bãi miễn các chức danh Trưởng bộ phận, Trưởng phòng ban theo đúng quy định của pháp luật và Công ty.

» Ký kết các hợp đồng lao động và điều chỉnh chế độ làm việc, đảm bảo quyền

lợi của người lao động theo quy định pháp luật.

Ký kết hợp đồng và quản lý tài chính:

» Đại diện Công ty ký kết các hợp đồng cung cấp dịch vụ và các giao dịch kinh doanh quan trọng.

» Phê duyệt các kế hoạch tài chính, lệnh thu chi, và các đơn đặt hàng nội bộ, đảm bảo minh bạch và hiệu quả sử dụng nguồn lực.

» Xem xét và ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, và báo cáo quản trị trước khi trình Ban Kiểm soát và các cơ quan chức năng.

Thực hiện chỉ đạo:

» Tổ chức thực hiện các quyết định và chỉ

đạo của Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc.

» Đảm bảo việc triển khai các phương án kinh doanh và đầu tư phù hợp với định hướng phát triển dài hạn của Công ty.

Chịu trách nhiệm:

» Chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả quản lý và vận hành của Công ty.

» Đảm bảo rằng các hoạt động của Công ty tuân thủ pháp luật, quy định nội bộ và bảo vệ lợi ích hợp pháp của các cổ đông, khách hàng, và người lao động.

c. Quyền hạn

» Quyền quyết định trong phạm vi được ủy quyền bởi Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc.

» Quyền phân bổ nguồn lực và nhân sự

đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh và quản lý.

» Quyền yêu cầu các Phó Tổng Giám đốc, Trưởng phòng ban báo cáo trực tiếp về tình hình hoạt động, tài chính và các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của Công ty.

2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Tổng Giám đốc

(Phụ trách tài chính)

a. Chức năng

» Phó Tổng Giám đốc Tài chính (PTGĐ Tài chính) là người trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến tài chính, kế toán, và kinh doanh của Công ty.

» Là cố vấn cao cấp cho Tổng Giám đốc trong việc xây dựng chính sách tài chính, chiến lược kinh doanh, và các kế hoạch đầu tư dài hạn.

b. Nhiệm vụ

Quản lý và điều hành khối Tài chính và Kinh doanh:

» Lãnh đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của khối Kinh doanh và Tài chính, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban.

» Xây dựng và triển khai các chính sách tài chính phù hợp, đảm bảo quản lý dòng tiền minh bạch và hiệu quả.

Tham mưu cho Ban lãnh đạo:

» Tư vấn cho Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị về chính sách tài chính, quản lý rủi ro, và định hướng phát triển kinh doanh.

» Đưa ra các phương án tối ưu hóa nguồn lực và chi phí trong hoạt động kinh doanh.

Đối ngoại và phát triển khách hàng:

» Đại diện Công ty làm việc với các đối tác, khách hàng lớn, và cơ quan chủ quản trong các vấn đề liên quan đến tài chính và kinh doanh.

» Hỗ trợ khai thác khách hàng mới, mở rộng hệ thống kinh doanh, và củng cố mối quan hệ với khách hàng hiện tại.

Quản lý dự án:

» Chủ nhiệm các dự án lớn, chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai các dự án đã ký kết với khách hàng.

» Giám sát tiến độ và chất lượng thực

hiện các dự án, đảm bảo đáp ứng yêu

cầu và cam kết của Công ty với khách hàng.

Lập kế hoạch và ngân sách:

» Phối hợp với Trưởng phòng Kinh doanh

để lập kế hoạch kinh doanh định kỳ (tháng, quý, năm), bao gồm các chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận.

» Lập dự toán ngân sách cho các hoạt

động tài chính và kinh doanh, đảm bảo nguồn lực cần thiết cho vận hành hiệu quả.

Quản lý rủi ro tài chính:

» Đảm bảo quản trị tài chính an toàn, phù hợp với quy định pháp luật và các tiêu chuẩn kế toán hiện hành.

» Giám sát chặt chẽ các khoản thu, chi, công nợ, và quản lý dòng tiền để đảm bảo lợi ích cao nhất cho Công ty.

Đảm bảo cam kết lợi ích cho Công ty:

» Đảm bảo lợi ích tối ưu cho Công ty thông qua các quyết định kinh doanh và tài chính hiệu quả.

» Chịu trách nhiệm liên đới về những sai sót, thiếu trách nhiệm trong quản lý và điều hành, đảm bảo trách nhiệm cá nhân đối với hoạt động kinh doanh và tài chính.

Giám sát hiệu quả quản lý:

» Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động tài chính, kinh doanh

để đạt được mục tiêu doanh thu, lợi nhuận, và tăng trưởng bền vững.

» Chịu trách nhiệm toàn diện trước Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản

trị về kết quả điều hành.

c. Quyền hạn

Quyết định trong phạm vi được giao:

» Phê duyệt các kế hoạch tài chính và kinh doanh trong phạm vi được ủy quyền.

» Đề xuất các chính sách tài chính và kinh doanh mới để trình Tổng Giám đốc và HĐQT.

Quản lý nhân sự:

» Được quyền chỉ đạo và giám sát các phòng ban trực thuộc khối Tài chính và Kinh doanh.

» Phối hợp với bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng, đánh giá, và điều chuyển nhân sự liên quan.

Đối ngoại:

» Thay mặt Tổng Giám đốc xử lý các công việc đối ngoại khi được ủy quyền.

» Ký kết các thỏa thuận và hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh và tài chính theo ủy quyền.

2.4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phó tổng giám

đốc (phụ trách nhân sự & chiến lược)

a. Chức năng

Phát triển chiến lược nhân sự:

» Xây dựng và triển khai chiến lược quản trị nhân sự đồng

bộ, phù hợp với mục tiêu kinh doanh và định hướng phát triển dài hạn của công ty.

» Đảm bảo các chiến lược nhân sự hỗ trợ hiệu quả cho các

hoạt động kinh doanh, vận hành và đổi mới của công ty.

Quản lý nguồn nhân lực:

» Quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá và đãi ngộ.

» Đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của nguồn nhân lực, đáp ứng yêu cầu cả về số lượng lẫn chất lượng nhân viên.

Xây dựng chính sách nhân sự:

» Phát triển và thực hiện các chính sách, quy trình và quy định liên quan đến nhân sự, đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả.

» Đảm bảo các chính sách nhân sự tuân thủ pháp luật lao động, các quy định pháp lý và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Lãnh đạo và hát triển đội ngũ nhân sự:

» Lãnh đạo, phát triển đội ngũ nhân sự chủ chốt, tạo điều kiện để nhân viên phát triển năng lực và nghề nghiệp.

» Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới.

Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp:

» Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp tích cực, phù hợp với giá trị cốt lõi và tầm nhìn của công ty.

» Tăng cường sự gắn kết, động lực và tinh thần làm việc của nhân viên thông qua các chương trình và sự kiện nội bộ.

b. Nhiệm vụ

Phát triển chiến lược nhân sự:

» Đánh giá nhu cầu nhân sự ngắn hạn và dài hạn dựa trên mục tiêu phát triển của công ty.

» Xây dựng và thực hiện các kế hoạch nhân sự phù hợp với xu hướng thị trường lao động và yêu cầu của ngành.

Quản lý tuyển dụng:

» Thiết lập và quản lý quy trình tuyển dụng, đảm bảo tuyển chọn đúng người, đúng vị trí, phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa công ty.

» Hợp tác với các phòng ban để xác định nhu cầu tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao.

Đào tạo và phát triển nhân sự:

» Xây dựng lộ trình đào tạo, nâng cao năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên.

» Phát triển các chương trình phát triển kỹ năng lãnh đạo và kế nhiệm cho các vị trí chiến lược trong công ty.

Quản lý hiệu quả công việc và chế độ đãi ngộ:

» Xây dựng và giám sát hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPIs), đảm bảo minh bạch và công bằng trong đánh giá nhân viên.

» Thiết kế các chính sách đãi ngộ, phúc lợi cạnh tranh để thu hút, giữ chân nhân tài và khuyến khích sự cống hiến của nhân viên.

Quan hệ lao động:

» Đảm bảo các chính sách và quy định lao động được thực hiện đúng pháp luật, tránh các tranh chấp và xung đột lao động.

» Xử lý các vấn đề về quan hệ lao động, duy trì môi trường làm việc hòa hợp, năng suất cao.

Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp:

» Tạo ra các chương trình và hoạt động nhằm củng cố văn hóa doanh nghiệp, nâng cao tinh thần đoàn kết và sự gắn bó của nhân viên.

» Định hướng nhân viên tuân thủ giá trị cốt lõi và mục tiêu chiến lược của công ty.

Quản lý bộ phận nhân sự

» Quản lý, điều hành và giám sát các hoạt động của phòng Nhân sự, đảm bảo thực hiện hiệu quả các chiến lược và kế hoạch nhân sự đã đề ra.

» Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để thực hiện các dự án liên quan

đến nhân sự và chiến lược.

b. Quyền hạn

Ra quyết định trong phạm vi được ủy quyền:

» Phê duyệt các chính sách, kế hoạch nhân sự, và các đề xuất

liên quan trong phạm vi được

Tổng Giám đốc ủy quyền.

Ký kết và phê duyệt:

» Ký kết các tài liệu, hợp đồng liên quan đến nhân sự và đào tạo theo thẩm quyền.

» Phê duyệt các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng và phát triển nhân sự trong ngân sách được duyệt.

Đại diện và đối ngoại:

» Đại diện Công ty trong các vấn

đề liên quan đến nhân sự, tuyển

dụng và đào tạo với các đối tác, cơ quan chức năng.

» Tham gia xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác chiến lược về nguồn nhân lực với các tổ chức bên ngoài.

Kiểm soát và giám sát:

» Giám sát việc tuân thủ các quy

định pháp luật và chính sách nhân sự trong toàn công ty.

» Yêu cầu các báo cáo định kỳ hoặc bất thường từ các bộ phận liên quan để đánh giá hiệu quả thực hiện.

2.5. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của khối tổng hợp

A. Chức năng và nhiệm vụ của Bộ phận Hành chính

Quản lý hành chính:

» Tổ chức và điều phối các hoạt động hành chính của công ty, đảm bảo sự vận hành thông suốt và hiệu quả.

» Xây dựng, triển khai và giám sát các quy trình, quy định hành chính nội bộ, đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ và nhất quán.

» Quản lý hệ thống hồ sơ, văn bản, và tài liệu của công ty, đảm bảo an toàn và khả năng truy xuất khi cần thiết.

Quản lý tài sản và mua sắm:

» Tổ chức và thực hiện công

tác mua sắm tài sản, công cụ, dụng cụ đúng định mức, đảm

bảo tiết kiệm và hiệu quả.

» Kiểm tra, giám sát, và bảo trì

tài sản, đảm bảo sự sử dụng

hợp lý và tối ưu hóa giá trị tài

sản của công ty.

Quản lý nhân sự:

» Điều phối các hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồm lập kế hoạch, quản lý tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

» Hỗ trợ triển khai các chính sách, quy định và chế độ phúc lợi của công ty, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Hỗ trợ và điều phối phương tiện:

» Hỗ trợ hành chính cho các

phòng ban, đảm bảo các yêu

cầu được đáp ứng kịp thời và

hiệu quả.

» Điều phối và quản lý phương

tiện phục vụ các hoạt động

của Ban Tổng Giám đốc và

các phòng ban khác, đảm

bảo tuân thủ quy định nội bộ.

Pháp lý:

» Đảm bảo toàn bộ hoạt động

của công ty tuân thủ pháp

luật hiện hành, bao gồm các quy định về lao động, tài

chính và hợp đồng.

» Hỗ trợ xử lý các vấn đề pháp

lý phát sinh, hạn chế rủi ro và

đảm bảo quyền lợi hợp

B. Chức năng và nhiệm vụ của Bộ phận

Nhân sự

Quản lý hành chính:

» Quản lý các hoạt động hành chính liên

quan đến nhân sự, như quản lý tài sản, tổ chức cuộc họp và sự kiện nội bộ.

» Đảm bảo các quy trình hành chính

nhân sự được thực hiện hiệu quả và

tuân thủ quy định pháp luật.

Quản lý tuyển dụng và nhân sự:

» Tổ chức tuyển dụng, đánh giá và lựa

chọn ứng viên phù hợp với văn hóa và

nhu cầu công việc của công ty.

Quản lý tuyển dụng và nhân sự:

» Tổ chức tuyển dụng, đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp với văn hóa và nhu cầu công việc của công ty.

» Lập kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nâng cao kỹ năng và hiệu quả làm việc của nhân viên.

» Quản lý hồ sơ nhân sự, thực hiện các chế độ phúc lợi, đãi ngộ theo quy định của pháp luật.

Quản lý tài sản công cụ dụng cụ:

» Lập kế hoạch ngân sách và thực hiện mua sắm tài sản, dụng cụ theo đúng định mức và quy định tài chính.

» Kiểm tra, bảo dưỡng và quản lý công cụ, dụng cụ phục vụ công việc, đảm bảo sử dụng hợp lý và hiệu quả.

Quản lý pháp lý:

» Thẩm định các hợp đồng, văn bản pháp lý liên quan đến nhân sự, đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

» Theo dõi, cập nhật và tư vấn về các thay đổi trong luật lao

động và các quy định pháp luật liên quan.

Hỗ trợ:

» Hỗ trợ quản lý các dịch vụ như bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, quản lý an ninh nội bộ…

» Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và hỗ trợ

tốt nhất cho các phòng ban.

C. Trách nhiệm và quyền hạn của Giám đốc Nhân sự

Giám đốc Nhân sự là người chịu trách nhiệm lãnh đạo và quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực của công ty. Vị trí này đảm bảo chiến lược nhân sự hỗ trợ hiệu quả các mục tiêu kinh doanh, đồng thời duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hòa hợp và thúc đẩy sự phát triển của nhân viên.

a. Trách nhiệm của Giám đốc Nhân sự

Phát triển chiến lược nhân sự:

» Phát triển các chiến lược nhân sự toàn diện, phù hợp với mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty, đảm bảo sự hỗ trợ tối ưu cho các chiến lược kinh doanh.

» Đảm bảo các chính sách và chương trình nhân sự thúc đẩy mục tiêu kinh doanh và hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức.

Quản lý tuyển dụng và lựa chọn nhân viên

» Tổ chức và giám sát toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ xác định nhu cầu nhân sự đến tuyển chọn, nhằm đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả.

» Tuyển chọn những ứng viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu về năng lực chuyên môn và phù hợp với văn hóa công ty.

» Đảm bảo mọi hoạt động tuyển dụng tuân thủ quy định pháp luật lao động và các tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp.

Đào tạo và phát triển nhân viên

» Thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng, năng lực và

sự phát triển nghề nghiệp cho nhân viên ở mọi cấp độ.

» Tổ chức các chương trình phát triển lãnh đạo và kế nhiệm để đảm bảo đội ngũ quản lý sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu tương lai.

» Theo dõi và đo lường hiệu quả của các chương trình đào tạo, đưa ra điều chỉnh

phù hợp để tối ưu hóa lợi ích cho công ty.

Quản lý hiệu quả công việc và đánh giá nhân viên

» Triển khai các công cụ và quy trình đánh giá hiệu quả công việc (KPIs), đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong đánh giá.

» Dựa trên kết quả đánh giá, đưa ra các biện pháp cải thiện hiệu suất cá nhân và tổ chức, thúc đẩy sự phát triển liên tục của đội ngũ nhân sự.

Phát triển chính sách và quy trình nhân sự

» Thiết kế, triển khai và duy trì các chính sách, quy trình và quy định nhân sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật.

» Đảm bảo các chính sách được truyền thông rõ ràng và thực hiện nhất quán trong toàn bộ tổ chức.

Quản lý mối quan hệ lao động

» Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích sự hợp tác và giải quyết hiệu quả các tranh chấp lao động.

» Tổ chức các hoạt động nội bộ nhằm nâng cao sự gắn kết, động lực và tinh thần làm việc của nhân viên.

» Đảm bảo công ty thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý

liên quan đến quan hệ lao động.

Quản lý lương thưởng và phúc lợi

» Phát triển hệ thống lương thưởng, chế độ phúc lợi cạnh tranh và công bằng, phù hợp với thị trường lao động và ngành nghề.

» Đánh giá và điều chỉnh các chính sách phúc lợi nhằm

đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và phù hợp với ngân sách công ty.

» Đề xuất các chính sách phúc lợi sáng tạo để nâng cao trải nghiệm làm việc, từ đó xây dựng đội ngũ nhân sự trung thành và gắn bó.

b. Quyền hạn của Giám đốc Nhân sự

Ra quyết định về nhân sự

» Quyết định về việc tuyển dụng, sa thải, thăng chức, điều chuyển, kỷ luật và khen thưởng nhân viên, đảm bảo sự công bằng, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

» Phê duyệt các chính sách, quy trình, và chương trình quản lý nhân sự, bao gồm lương thưởng, phúc lợi và các chính sách phát triển nguồn nhân lực.

Quản lý ngân sách nhân sự

» Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý ngân sách dành cho các hoạt động nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển và phúc lợi nhân viên.

» Đảm bảo rằng mọi hoạt động liên quan đến nhân sự được thực hiện trong phạm vi ngân sách đã duyệt, đạt hiệu quả cao và phù hợp với chiến lược tài chính của công ty.

Đại diện bộ phận nhân sự:

» Đại diện bộ phận nhân sự trong các cuộc họp với Ban Lãnh đạo, đối tác hoặc các sự kiện quan trọng liên quan đến nguồn nhân lực.

» Là cầu nối giữa bộ phận nhân sự và các phòng ban khác để đảm bảo việc triển khai chiến lược và chính sách nhân sự hiệu quả.

» Làm việc với các cơ quan chức năng, tổ chức lao động hoặc đối tác liên quan đến quản lý nguồn nhân lực. Đánh giá và cải tiến quy trình nhân sự:

» Đánh giá định kỳ hiệu quả của các quy trình và chính sách nhân sự, đưa ra đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu quả quản lý.

» Sử dụng các công cụ quản trị hiện đại và phương pháp đánh giá chuyên sâu để đo lường hiệu quả của các chương trình và chính sách nhân sự.

» Triển khai các biện pháp cải tiến quy trình nhân sự, giảm thiểu thủ tục không cần thiết, tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả.

Đưa ra quyết định về phát triển nhân sự

» Quyết định về các chương trình đào tạo, phát triển năng lực và kế thừa nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nguồn nhân lực cho tương lai.

» Đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên, dựa trên chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty, để lập kế hoạch đào tạo phù hợp.

» Tổ chức các chương trình phát triển lãnh đạo và kế nhiệm nhằm đảm bảo tính liên tục và bền vững trong quản lý.

Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định

» Giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động, bao gồm tranh chấp và bất đồng lao động, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và duy trì

môi trường làm việc hòa hợp.

» Đảm bảo rằng toàn bộ các hoạt động nhân sự

tuân thủ các quy định của pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và các chính sách liên quan.

» Hỗ trợ và cung cấp tư vấn pháp lý cho Ban Lãnh đạo trong các vấn đề liên quan đến nhân sự và quan hệ lao động, hạn chế rủi ro pháp lý cho công ty.

2.6. Chức năng, nhiệm vụ của khối tài

chính kế toán

Khối Tài Chính Kế Toán đóng vai trò trung

tâm trong việc quản lý các hoạt động tài

chính và kế toán của công ty. Khối này đảm

bảo tính minh bạch, hiệu quả, và tuân thủ

các quy định pháp luật, đồng thời hỗ trợ

chiến lược kinh doanh thông qua việc lập

kế hoạch tài chính và quản lý rủi ro.

A. Chức năng của Khối Tài Chính Kế Toán

Quản lý tài chính:

» Tổ chức, giám sát và quản lý các hoạt động tài chính, bao gồm ngân sách, dòng tiền, và nguồn vốn.

» Đảm bảo sự ổn định tài chính và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của công ty một cách bền vững.

Kế toán và báo cáo tài chính:

» Thực hiện các hoạt động kế toán hàng ngày, ghi chép và báo cáo tài chính theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các quy định pháp luật hiện hành.

» Lập và cung cấp các báo cáo tài chính chính xác, kịp thời cho ban lãnh đạo và các cơ quan chức năng.

Lập kế hoạch tài chính:

» Xây dựng và triển khai các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.

» Dự báo và đánh giá tình hình tài chính để đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả.

Quản lý rủi ro tài chính:

» Nhận diện, phân tích và đánh giá các rủi ro tài chính, bao gồm rủi ro tín dụng, lãi suất, tỷ giá và thanh khoản...

» Đề xuất các biện pháp phòng ngừa và chiến lược quản lý rủi ro hiệu quả, giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động của công ty.

Quản lý thuế và tuân thủ pháp luật:

» Đảm bảo các nghĩa vụ thuế của công ty được thực hiện đúng hạn, đúng quy định và tối ưu hóa chi phí thuế.

» Thực hiện và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tài chính, kế toán, và thuế.

Kiểm toán và kiểm soát nội bộ:

» Phối hợp với các cơ quan kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập để thực hiện kiểm toán định kỳ và đột xuất.

» Đảm bảo công ty duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính.

B. Nhiệm vụ của Khối

Tài Chính - Kế Toán

Quản lý ngân sách và dòng tiền:

» Lập kế hoạch ngân sách hàng năm, theo dõi và kiểm soát chi tiêu để đảm bảo sử dụng nguồn lực tài chính hiệu quả.

» Quản lý dòng tiền ra vào, đảm bảo công ty có đủ tiền mặt để duy trì hoạt động kinh doanh và đầu tư.

Ghi chép và lập báo cáo tài chính:

» Thực hiện các nghiệp vụ kế toán hàng ngày, đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong ghi nhận dữ liệu tài chính.

» Lập các báo cáo tài chính định kỳ (báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) và báo cáo quản trị theo yêu cầu.

» Chuẩn bị báo cáo tài chính theo yêu cầu của ban lãnh đạo, cổ đông, và các cơ quan quản lý nhà nước.

Lập kế hoạch tài chính và dự báo:

» Phân tích tình hình tài chính

hiện tại và đưa ra các dự báo tài chính nhằm hỗ trợ các quyết định chiến lược.

» Xây dựng các kế hoạch tài chính phù hợp với mục tiêu kinh doanh và tình hình thị trường.

Kiểm soát và quản lý chi phí:

» Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí chặt chẽ để đảm bảo các khoản chi tiêu phù hợp với

ngân sách và kế hoạch.

» Phân tích chi phí và đưa ra các biện pháp cải thiện nhằm

nâng cao hiệu quả tài chính.

Quản lý rủi ro tài chính:

» Theo dõi, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tài chính, đảm bảo tính ổn định và an toàn trong hoạt động tài chính.

» Xây dựng các chiến lược bảo hiểm rủi ro và quản lý thanh khoản để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn.

Quản lý thuế và làm việc với cơ quan thuế:

» Thực hiện kê khai và quyết toán thuế theo đúng quy định pháp luật, bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, VAT, và các loại thuế khác.

» Làm việc với cơ quan thuế và các tổ chức liên quan để giải

quyết các vấn đề phát sinh và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.

Kiểm toán và tuân thủ:

» Phối hợp với các cơ quan kiểm toán để thực hiện kiểm toán tài chính định kỳ hoặc đột xuất, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.

» Giám sát việc tuân thủ các quy định pháp luật, chuẩn mực kế toán và các quy định nội bộ liên quan đến tài chính và kế toán.

Hỗ trợ chiến lược kinh doanh:

» Phân tích dữ liệu tài chính để hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.

» Cung cấp thông tin tài chính chi tiết và chính xác để hỗ trợ lập kế hoạch đầu tư và phát triển.

2.7. Chức năng, nhiệm vụ của Khối

Kinh doanh

Khối Kinh Doanh đóng vai trò quan

trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng

doanh thu, phát triển và duy trì quan hệ

khách hàng, đồng thời xây dựng chiến

lược kinh doanh bền vững, phù hợp với

tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.

A. Chức năng của Khối Kinh Doanh

Phát triển thị trường và mở rộng khách hàng

» Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thông qua các kênh tiếp thị và mạng lưới quan hệ.

» Khai thác các thị trường tiềm năng và mở rộng quy mô kinh doanh theo định hướng của công ty.

Quản lý và duy trì mối quan hệ khách hàng

» Duy trì quan hệ hợp tác với khách hàng hiện tại, đảm bảo sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

» Hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết các khiếu nại hoặc vấn đề phát sinh, cải thiện trải nghiệm sử dụng dịch vụ.

Lập kế hoạch và chiến lược kinh doanh

» Xây dựng các chiến lược kinh doanh dài hạn và kế hoạch hành động ngắn hạn để đạt được mục tiêu doanh thu và lợi nhuận.

» Đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh hiện tại và điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với điều kiện thị trường.

Nghiên cứu và phân tích thị trường

» Thu thập và phân tích thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, và xu hướng trong ngành dịch vụ an ninh.

» Đưa ra các dự báo và đề xuất chiến lược để nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty.

Tăng trưởng doanh thu và tối ưu hóa lợi nhuận

» Triển khai các chương trình bán hàng và chiến dịch tiếp thị để tăng doanh thu.

» Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả để đảm bảo lợi nhuận tối ưu.

Phát triển sản phẩm và dịch vụ

» Hợp tác với các bộ phận khác để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới phù hợp với nhu cầu của khách hàng và xu hướng thị trường.

» Đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và giá trị cam kết của công ty.

B. Nhiệm vụ

của Khối Kinh Doanh

Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới

» Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng, thiết lập liên hệ và xây dựng mối quan hệ kinh doanh.

» Thực hiện các cuộc gặp gỡ, thuyết trình và cung cấp giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

» Đề xuất các phương án kinh doanh và đàm phán hợp đồng dịch vụ với khách hàng.

Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại:

» Định kỳ liên lạc và chăm sóc khách hàng hiện tại để

đảm bảo sự hài lòng và duy trì hợp tác lâu dài.

» Lắng nghe phản hồi từ khách hàng và phối hợp giải quyết các vấn đề hoặc yêu cầu đặc biệt.

Xây dựng và triển khai các chiến lược kinh doanh

» Phân tích thị trường và khách hàng để xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể, khả thi và hiệu quả.

» Phối hợp với các phòng ban liên quan để triển khai chiến lược kinh doanh, đảm bảo sự đồng bộ và hiệu quả.

Nghiên cứu và phân tích thị trường

» Thu thập và phân tích dữ liệu về nhu cầu

khách hàng, xu hướng thị trường, và hoạt động của đối thủ cạnh tranh.

» Đưa ra các khuyến nghị chiến lược dựa trên kết quả nghiên cứu và phân tích.

Tăng trưởng doanh thu và quản lý chi phí

» Đề xuất và triển khai các chương trình khuyến mãi, giảm giá và các hoạt động tiếp thị khác để thúc đẩy doanh số bán hàng.

» Kiểm soát chi phí hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa hiệu quả chi tiêu để tăng lợi nhuận.

Quản lý và phát triển đội ngũ kinh doanh:

» Tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ kinh doanh, nâng cao kỹ năng và năng lực của nhân viên.

» Đánh giá hiệu suất của đội ngũ kinh doanh, đưa ra các biện pháp cải thiện và hỗ trợ phát triển cá nhân.

Phối hợp và phát triển các sản phẩm

dịch vụ:

» Làm việc chặt chẽ với các bộ phận

khác, bao gồm marketing và vận

hành, để phát triển các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng.

» Cải tiến, nâng cao chất lượng sản

phẩm, dịch vụ để đáp ứng hoặc vượt kỳ vọng của khách hàng.

Quản lý hợp đồng và thanh toán:

» Đàm phán, lập hợp đồng với khách hàng, đảm bảo tính pháp

lý và quyền lợi của công ty.

» Theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng, phối hợp với phòng

Tài chính - Kế toán để đảm bảo thanh toán đúng hạn.

C. Quyền hạn của Khối Kinh Doanh

Ra quyết định trong phạm vi kinh doanh:

» Phê duyệt các chương trình bán hàng, khuyến mãi và chính sách giá phù hợp

với chiến lược kinh doanh của công ty.

Đàm phán và ký kết hợp đồng:

» Đại diện công ty đàm phán và ký kết

các hợp đồng dịch vụ với khách hàng

trong phạm vi được ủy quyền.

Quản lý ngân sách kinh doanh:

» Lập kế hoạch và quản lý ngân sách

kinh doanh, đảm bảo sự hiệu quả trong

việc sử dụng nguồn lực tài chính.

Đề xuất chiến lược và cải tiến:

» Đưa ra các đề xuất cải tiến chiến lược

kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ để

nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu

quả hoạt động của công ty.

2.8. Chức năng, nhiệm vụ của khối nghiệp vụ an ninh

Khối Nghiệp Vụ giữ vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo an ninh, an toàn tài sản cho khách hàng. Đây là bộ phận trực tiếp triển khai các hoạt động nghiệp vụ, tuần tra, xử

lý sự cố, và duy trì trật tự theo các tiêu chuẩn của công ty và đúng pháp luật.

A. Chức năng của Khối Nghiệp Vụ

Đảm bảo an ninh và trật tự

» Đảm bảo an ninh, an toàn cho các khu vực và

tài sản được giao phó.

» Ngăn chặn, phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật hoặc gây mất an ninh, trật tự.

Tuần tra và giám sát

» Thực hiện các hoạt động tuần tra định kỳ và

đột xuất tại các mục tiêu/ khu vực được phân

công để phát hiện và ngăn chặn các nguy cơ tiềm ẩn.

» Sử dụng các thiết bị giám sát như hệ thống camera, cảm biến an ninh, và các công cụ hiện đại khác để tăng cường khả năng giám sát.

Ứng phó và xử lý sự cố

» Xử lý nhanh chóng các tình huống khẩn cấp như cháy nổ, thiên tai, tai nạn lao động hoặc các sự cố gây nguy hại đến người và tài sản.

» Phối hợp với các cơ quan chức năng như công an, cứu hỏa, và y tế để giải quyết các vấn đề phức tạp.

Đào tạo và huấn luyện nhân viên an ninh

» Đào tạo nhân viên về kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng xử lý tình huống, kiến thức pháp luật, và văn hóa ứng xử.

» Tổ chức các buổi diễn tập định kỳ, nâng cao khả năng ứng phó và cải thiện kỹ năng làm việc thực tế.

Quản lý và bảo dưỡng thiết bị an ninh

» Quản lý, kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị an ninh như camera, hệ thống báo động, thiết bị phòng cháy chữa cháy để đảm bảo

hoạt động ổn định.

» Đề xuất thay thế hoặc nâng cấp các thiết bị an ninh khi cần thiết để đảm bảo hiệu

quả công việc.

Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế về an ninh

» Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong việc quản lý và vận hành các dịch vụ an ninh của công ty.

» Tích hợp công nghệ tiên tiến như trí tuệ

nhân tạo (AI), phân tích dữ liệu an ninh để tăng cường hiệu quả bảo vệ.

Hỗ trợ lập kế hoạch an ninh chiến lược

» Tư vấn và xây dựng kế hoạch, giải pháp an ninh chiến lược cho khách hàng, bao gồm các biện pháp phòng

ngừa rủi ro và kiểm soát sự cố.

» Đánh giá các yếu tố rủi ro và xác định lỗ hổng trong hệ thống an ninh của khách hàng.

Quản lý an ninh mạng và thông tin

» Bảo vệ các hệ thống mạng, dữ liệu

nhạy cảm và thông tin khách hàng khỏi các cuộc tấn công mạng.

» Kết hợp các giải pháp an ninh vật lý và an ninh mạng để đảm bảo an toàn toàn diện.

Hỗ trợ khách hàng VIP và sự kiện

» Cung cấp dịch vụ bảo vệ cá nhân cho các khách hàng VIP.

» Đảm bảo an toàn cho các sự kiện lớn, hội nghị, và các hoạt động công cộng với số lượng người tham dự cao.

Tích hợp giám sát từ xa và trung tâm điều hành an ninh

» Vận hành trung tâm điều hành an ninh để giám sát liên tục và điều phối nhanh chóng trong mọi tình huống.

» Cung cấp dịch vụ giám sát từ xa, tích hợp các

công nghệ như cảm biến, drone, và hệ thống phân tích video trực tiếp.

B. Nhiệm vụ của Khối Nghiệp Vụ

Thực hiện nhiệm vụ an ninh

» Bố trí nhân viên tại các vị trí trọng yếu để đảm bảo an toàn cho con người, tài sản, và cơ sở vật chất.

» Thực hiện các nhiệm vụ bảo vệ theo hợp đồng và cam kết với khách hàng.

Tuần tra và kiểm tra an ninh

» Thực hiện các hoạt động tuần tra định kỳ và đột xuất, đảm bảo mọi khu vực được giám sát chặt chẽ.

» Kiểm tra an ninh tại các khu vực trọng yếu và xử lý ngay các nguy cơ tiềm ẩn.

Xử lý các tình huống khẩn cấp

» Triển khai các biện pháp ứng phó nhanh chóng và hiệu quả khi xảy ra các sự cố khẩn cấp.

» Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chức năng để xử lý tình huống và bảo vệ an toàn cho khách hàng.

Đào tạo và huấn luyện nhân viên

» Tổ chức các khóa đào tạo và đánh giá định kỳ về nghiệp vụ, pháp luật, kỹ năng xử lý tình huống.

» Thực hiện các buổi diễn tập mô phỏng các tình huống thực tế nhằm nâng cao kỹ năng thực hành của nhân viên.

Quản lý và bảo dưỡng thiết bị an ninh

» Lập kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị an ninh.

» Phối hợp với các nhà cung cấp hoặc đội ngũ kỹ thuật để sửa chữa hoặc thay thế các thiết bị khi cần thiết.

Thực hiện kiểm tra và đánh giá hệ thống an ninh

» Kiểm tra, đánh giá và cải thiện hệ thống an ninh của khách hàng

định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả.

» Đưa ra các khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp

ứng yêu cầu an ninh hiện đại.

Hỗ trợ xử lý khủng hoảng và khôi phục

» Xây dựng các kịch bản và kế hoạch đối phó với khủng hoảng, bao gồm sơ tán, cứu hộ, và giảm thiểu thiệt hại.

» Đảm bảo các hoạt động khôi phục nhanh chóng sau sự cố, đưa hệ thống trở lại trạng thái hoạt động bình thường.

Quản lý sự đa dạng trong an ninh

» Thực hiện các nhiệm vụ đặc thù như bảo vệ môi trường, tài nguyên thiên nhiên hoặc hỗ trợ an ninh cho các khu vực công cộng như sân bay, cảng biển.

» Phối hợp với khách hàng trong các lĩnh vực có yêu cầu an ninh chuyên biệt như tài chính, y tế, hoặc sản xuất công nghiệp.

Ứng dụng công nghệ vào an ninh

» Phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin để tích hợp các giải pháp giám sát tự

động, nhận diện khuôn mặt, và phân tích hành vi.

» Sử dụng phần mềm quản lý tuần tra và báo cáo trực tuyến để tăng tính chính xác và kịp thời.

Hỗ trợ pháp lý và tư vấn giải pháp an ninh:

» Tư vấn khách hàng trong việc tuân thủ pháp luật liên quan đến an ninh, phòng cháy chữa cháy, và các quy định khác.

» Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu pháp lý trong các trường hợp tranh chấp hoặc sự cố liên quan đến an ninh.

Báo cáo và ghi chép:

» Ghi chép đầy đủ các sự cố, báo cáo tuần tra, và các hoạt động an ninh để phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá.

» Lập báo cáo định kỳ và báo cáo khẩn cấp khi xảy ra các sự cố nghiêm trọng.

C. Quyền hạn của Khối Nghiệp Vụ

An Ninh

Quyền yêu cầu và kiểm tra

» Yêu cầu các bộ phận khác cung

cấp thông tin và tài liệu cần thiết để phục vụ công tác an ninh.

» Thực hiện kiểm tra đột xuất

hoặc định kỳ các khu vực, thiết bị an ninh, và quy trình hoạt

động để đảm bảo an toàn.

Quyền ra quyết định xử lý sự cố:

» Quyết định các biện pháp xử lý nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự cố khẩn cấp như cháy nổ, vi phạm an ninh.

» Đình chỉ tạm thời các hoạt động tại khu vực không đảm bảo an toàn cho đến khi các nguy cơ được loại bỏ.

Quyền phối hợp với các cơ quan chức năng

» Tham gia và phối hợp với các cơ quan chức năng như công an, cứu hỏa, và y tế để xử lý các sự cố lớn.

» Đại diện công ty trong các cuộc họp, điều tra hoặc xử lý tình huống liên quan đến an ninh.

Quyền đào tạo và kiểm soát nhân viên

» Quyết định nội dung và hình thức đào tạo cho nhân viên an ninh, đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực.

» Kiểm tra và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, đưa ra các biện pháp kỷ luật hoặc khen thưởng phù hợp.

Quyền quản lý thiết bị an ninh

» Quyết định việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, hoặc nâng cấp các thiết bị an ninh.

» Đề xuất ngân sách mua sắm và cải tiến thiết bị an ninh nhằm nâng cao hiệu quả công tác.

Quyền giám sát và đánh giá

» Giám sát toàn bộ hoạt động an ninh, tuần tra, và xử lý sự cố để đảm bảo tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn nghiệp vụ.

» Đánh giá hiệu quả các hoạt động an ninh và đề xuất các giải pháp cải tiến cho Ban Lãnh đạo.

Quyền sử dụng công nghệ an ninh hiện đại

» Được quyền đề xuất, sử dụng và triển khai các công nghệ tiên tiến để nâng cao hiệu quả bảo vệ và giám sát.

» Quyết định sử dụng các công cụ tự động hóa, như drone hoặc hệ thống cảnh báo sớm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Quyền đào tạo nâng cao và chứng nhận quốc tế

» Tổ chức các chương trình đào tạo chuyên

sâu nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng xử lý tình huống và cập nhật công nghệ mới cho nhân viên theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.

» Được phép phối hợp với các tổ chức quốc tế uy tín để triển khai đào tạo và cấp chứng nhận, với điều kiện phải được sự phê duyệt từ cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Quyền tham gia hoạch định chiến lược:

» Tham gia xây dựng chiến lược an ninh dài hạn cho công ty, khách hàng, và các dự án đặc thù.

» Đóng góp ý kiến cho Ban Lãnh đạo về các chính sách an ninh và quản lý rủi ro.

Quyền báo cáo và đề xuất

» Trình bày các báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình an ninh, sự cố hoặc các vấn đề liên quan lên Ban Lãnh đạo.

» Đề xuất các biện pháp, chính sách mới nhằm nâng cao hiệu quả công tác an ninh.

2.9. Chức năng, nhiệm vụ của ban giám sát

Ban Giám Sát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động an ninh được thực hiện đúng quy trình, hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn pháp luật và nội bộ. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ an ninh.

A. Chức năng của Ban Giám Sát

Giám sát và kiểm tra hoạt động an ninh

» Kiểm tra và giám sát chặt chẽ các hoạt động an ninh tại các mục tiêu, bao gồm ở tất các lĩnh vực như: chung cư - khu căn hộ, cao ốc

- văn phòng, khu đô thị, bệnh viện, trường học… và các địa điểm khác theo hợp đồng

đã ký với khách hàng.

» Đảm bảo nhân viên an ninh thực hiện đúng quy trình và tiêu chuẩn nghiệp vụ đã được

đào tạo.

Đánh giá và cải tiến hiệu quả hoạt động:

» Đánh giá hiệu quả của các biện pháp an ninh hiện hành và xác định các yếu tố cần cải thiện.

» Đề xuất các phương án, chiến lược hoặc công cụ mới nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ an ninh.

Đảm bảo tuân thủ quy định và chính sách

» Giám sát việc thực hiện các quy định pháp luật, quy định nội bộ, và chính sách an ninh của công ty.

» Đảm bảo rằng các hoạt động an ninh không vi phạm pháp luật, bao gồm luật về lao động, phòng cháy chữa cháy, và bảo vệ môi trường.

Quản lý rủi ro an ninh

» Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn tại các mục tiêu, đưa ra các biện pháp giảm thiểu rủi ro.

» Thực hiện các biện pháp giám sát đặc biệt trong các trường hợp có nguy cơ cao về an ninh.

Tích hợp công nghệ và thiết bị an ninh

» Đảm bảo hiệu quả sử dụng các thiết bị

và công nghệ an ninh như camera, hệ

thống báo động, hệ thống kiểm soát ra

vào, hệ thống cảm biến....

» Đề xuất áp dụng công nghệ tiên tiến để

nâng cao năng lực giám sát và an ninh.

Giám sát theo tiêu chuẩn quốc tế

» Ban Giám Sát áp dụng các tiêu chuẩn

quốc tế như ISO 18788 (Quản lý hoạt

động an ninh), ISO 31000 (Quản lý rủi ro), để đảm bảo các quy trình và hoạt

động an ninh đạt chất lượng cao.

» Sử dụng KPIs cụ thể để đo lường và

đánh giá hiệu quả hoạt động an ninh.

Quản lý sự tuân thủ và kiểm toán nội bộ

» Triển khai các chương trình kiểm toán

nội bộ định kỳ để đảm bảo rằng các

hoạt động an ninh tuân thủ quy định pháp luật và tiêu chuẩn của công ty.

» Kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ các hợp đồng với khách hàng và đánh giá mức độ hoàn thành cam kết về an ninh.

Quản lý mối quan hệ với các khách hàng

» Đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và công ty, thường xuyên cập nhật khách hàng về tình hình an ninh tại các mục tiêu.

» Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và đưa ra các biện pháp cải thiện.

Hỗ trợ lập kế hoạch và chiến lược an ninh

» Tham gia xây dựng các chiến lược và kế hoạch an ninh dài hạn, phù hợp với định hướng phát triển của công ty và nhu cầu của khách hàng.

» Tư vấn các giải pháp an ninh

chủ động nhằm giảm thiểu rủi ro và gia tăng sự bảo vệ.

B. Nhiệm vụ của Ban Giám Sát

Kiểm tra và giám sát hiện trường:

» Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ

và đột xuất tại các mục tiêu để đảm

bảo tuân thủ quy trình nghiệp vụ.

» Ghi nhận và xử lý các vi phạm hoặc

thiếu sót trong quá trình giám sát, đảm

bảo báo cáo kịp thời và chính xác

nhất.

Đánh giá hiệu quả hoạt động an ninh

» Đánh giá tính hiệu quả, phù hợp và

chất lượng của các biện pháp an ninh

hiện tại.

» Đưa ra các giải pháp và kế hoạch cải

tiến nhằm tăng cường hiệu quả quản

lý an ninh.

Đánh giá rủi ro và quản lý sự cố

» Thực hiện các phân tích rủi ro tại từng

mục tiêu để xác định các điểm yếu

trong hệ thống an ninh.

» Xây dựng và triển khai các kế hoạch

ứng phó khẩn cấp cho từng loại tình

huống, đảm bảo giảm thiểu thiệt hại

và duy trì hoạt động liên tục.

Đánh giá và tối ưu hóa hiệu suất:

» Sử dụng các công cụ hiện đại để đo lường hiệu quả hoạt động của nhân viên an ninh tại các mục tiêu.

» Đưa ra các khuyến nghị và lộ trình cụ thể để cải tiến hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Tăng cường đào tạo chuyên biệt

» Tổ chức các chương trình đào tạo chuyên biệt, bao gồm quản lý khủng hoảng, bảo vệ cá nhân VIP, và an ninh mạng.

» Cung cấp các chương trình huấn luyện về văn hóa khách hàng và giao tiếp quốc tế để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Phân tích dữ liệu và báo cáo

» Lập các báo cáo phân tích chi tiết về các sự cố an ninh, xu hướng nguy cơ, và hiệu quả hoạt động để hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định.

» Xây dựng cơ sở dữ liệu an ninh tập trung, tích hợp từ các mục tiêu để nâng cao khả năng phân tích và dự đoán.

Giám sát môi trường và an toàn lao động:

» Đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn lao động và bảo vệ môi trường được thực hiện tại tất cả các mục tiêu.

» Phối hợp với khách hàng để đảm bảo an toàn trong vận hành hệ thống an ninh và các hoạt động liên quan.

Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên

» Tổ chức các khóa đào tạo, huấn luyện định kỳ về nghiệp vụ an ninh, kỹ năng phòng cháy chữa cháy, và xử lý tình huống khẩn cấp.

» Đánh giá và cải thiện chất lượng đào tạo dựa trên phản hồi thực tế từ các mục tiêu.

Đảm bảo tuân thủ quy định và chính sách

» Kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật và chính sách nội bộ tại các mục tiêu.

» Đề xuất các biện pháp kỷ luật hoặc xử lý vi phạm đối với nhân viên không tuân thủ quy định.

Báo cáo và đề xuất:

» Lập các báo cáo định kỳ về tình hình an ninh, các vấn đề phát sinh, và kết quả kiểm tra hiện trường.

» Đưa ra các đề xuất, khuyến nghị cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động an ninh và quản lý rủi ro.

Quản lý thiết bị và công nghệ an ninh

» Kiểm tra và đảm bảo các thiết bị an ninh luôn trong tình trạng hoạt động tốt.

» Đề xuất bảo trì, nâng cấp, hoặc thay thế các thiết bị an ninh không còn hiệu quả.

» Đánh giá hiệu quả sử dụng các công nghệ an ninh tiên tiến và đề xuất áp dụng công nghệ mới phù hợp. Quản lý tình huống khẩn cấp

» Phối hợp với các cơ quan chức năng và đội ngũ tại hiện trường để xử lý các sự cố khẩn cấp như cháy nổ, bạo động, hoặc mất an ninh.

» Lập kế hoạch ứng phó và tổ chức diễn tập thường xuyên để đảm bảo sự sẵn sàng trong mọi tình huống.

C. Quyền hạn của Ban Giám Sát

Quyền kiểm tra và giám sát

» Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tại các mục tiêu để đánh

giá tình hình an ninh và hoạt động của nhân viên.

» Yêu cầu các bộ phận liên quan cung

cấp thông tin, tài liệu cần thiết để

phục vụ công tác giám sát.

Quyền xử lý vi phạm

» Đề xuất biện pháp xử lý kỷ luật đối

với nhân viên vi phạm quy định hoặc không thực hiện đúng nhiệm vụ.

» Đưa ra cảnh báo hoặc đình chỉ tạm

thời các hoạt động không tuân thủ quy trình an ninh.

Quyền đề xuất và cải tiến

» Đề xuất các phương án cải tiến, thay đổi quy trình hoặc áp dụng công nghệ mới để nâng cao hiệu quả giám sát và quản lý an ninh.

» Đưa ra khuyến nghị về đào tạo, nhân sự và thiết bị an ninh.

Quyền phối hợp

» Phối hợp với các cơ quan chức năng như công an, cứu hỏa, hoặc đội y tế để xử lý các tình huống khẩn cấp tại mục tiêu.

» Làm việc với các đối tác, khách hàng để đảm bảo các tiêu chuẩn an ninh được đáp ứng đầy đủ.

3. QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUNG GIỮA CÁC

BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY

Quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận trong Công ty An ninh Akatsuki được xây dựng nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả và minh bạch trong mọi hoạt động. Dựa trên sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ đã phân công, quy trình này đảm bảo rằng mỗi bộ phận thực hiện đúng vai trò, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, tối ưu

hóa nguồn lực và đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh và vận hành. Đồng thời tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban để đạt được mục tiêu chung.

3.1 Nguyên tắc tác nghiệp chung

» Mỗi bộ phận thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình, tuân thủ các quy định về quyền hạn.

» Mọi hoạt động tác nghiệp phải tuân thủ các chính sách nội bộ và quy định pháp luật hiện hành.Các bộ phận duy trì luồng thông tin thông suốt, minh bạch và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.

» Toàn bộ quy trình tác nghiệp được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu chung của công ty: cung cấp dịch vụ an ninh chuyên nghiệp với chất lượng cao nhất, bảo vệ tối ưu tài sản và an toàn cho khách hàng.

» Hạn chế tối đa các bước trung gian không cần thiết để đảm bảo hiệu suất làm việc.

» Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân liên quan trong mỗi quy trình tác nghiệp.

» Mọi sai sót, chậm trễ phải được báo cáo và xử lý kịp thời.

3.2 Quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận

A. Tác nghiệp giữa Khối Kinh Doanh và

Khối Nghiệp Vụ An Ninh

» Mục tiêu: Đảm bảo rằng các dịch vụ an ninh được triển khai đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tuân thủ các cam kết trong hợp đồng.

» Quy trình:

- Khối Kinh Doanh tiếp nhận thông tin yêu cầu từ khách hàng và lập hợp

đồng dịch vụ. Thông tin bao gồm: yêu cầu về nhân sự, thiết bị, địa

điểm, và các tiêu chí an ninh cụ thể

- Khối Kinh Doanh chuyển thông tin yêu cầu và hợp đồng tới Khối Nghiệp

Vụ An Ninh để lập kế hoạch triển khai.

- Khối Nghiệp Vụ xây dựng phương án bảo vệ, bao gồm phân bổ nhân sự, lịch tuần tra, và thiết bị cần thiết. Phương án này được gửi lại Khối Kinh Doanh để thống nhất với khách hàng.

- Sau khi khách hàng phê duyệt, Khối Nghiệp Vụ thực hiện triển khai theo kế hoạch và báo cáo định kỳ tình hình thực hiện cho Khối Kinh Doanh

B. Tác nghiệp giữa Khối Nghiệp Vụ An

Ninh và Ban Giám Sát

» Mục tiêu: Đảm bảo các hoạt động nghiệp vụ diễn ra đúng quy trình, đạt hiệu quả và đáp ứng tiêu chuẩn an ninh.

» Quy trình:

- Ban Giám Sát nhận kế hoạch triển khai từ Khối Nghiệp Vụ và lập kế hoạch giám sát cụ thể (kiểm tra hiện trường, đánh giá thiết bị, năng lực nhân sự…).

- Ban Giám Sát thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất tại các mục tiêu, đánh giá mức độ tuân thủ và hiệu quả của nhân viên an ninh.

- Mọi sai phạm hoặc điểm cần cải thiện được Ban Giám

Sát lập báo cáo chi tiết và chuyển đến Khối Nghiệp Vụ để khắc phục.

- Khối Nghiệp Vụ xử lý các vấn đề được phản ánh và báo cáo lại kết quả khắc phục cho Ban Giám Sát.

C. Tác nghiệp giữa Khối Nhân Sự và các bộ phận khác

» Mục tiêu: Đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực chất lượng cao và hỗ trợ các phòng ban trong việc phát triển đội ngũ, đào tạo liên tục và tái đào tạo.

» Quy trình:

- Các bộ phận gửi yêu cầu tuyển dụng, đào tạo hoặc điều động nhân sự.

- Khối Nhân Sự tổ chức tuyển dụng, đào tạo và cung cấp nhân sự phù hợp đáp ứng yêu cầu của từng phòng ban.

- Khối Nhân Sự theo dõi, đánh giá và phản hồi chất lượng nhân sự dựa trên báo cáo từ các bộ phận.

D. Tác nghiệp giữa Khối Kinh Doanh và

Khối Tài Chính - Kế Toán

» Mục tiêu: Đảm bảo quản lý doanh thu, chi phí và hợp đồng dịch vụ đúng hạn, minh bạch.

» Quy trình:

- Khối Kinh Doanh chuyển thông tin

hợp đồng, báo giá và kế hoạch tài

chính liên quan đến dịch vụ an ninh

cho Khối Tài Chính - Kế Toán.

- Khối Tài Chính - Kế Toán theo dõi các khoản thanh toán từ khách

hàng, kiểm soát chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ.

- Trong trường hợp có vấn đề về thanh toán hoặc chậm trễ, Khối Tài Chính - Kế Toán phối hợp với Khối Kinh

Doanh để làm việc với khách hàng.

E. Tác nghiệp giữa Ban Giám Sát và Ban

Lãnh Đạo

» Mục tiêu: Báo cáo tình hình hoạt động, đề xuất cải tiến và hỗ trợ Ban Lãnh Đạo trong việc ra quyết định.

» Quy trình:

- Ban Giám Sát lập báo cáo tổng hợp định kỳ về tình hình an ninh tại các mục tiêu, bao gồm hiệu quả, rủi ro và các vi phạm đã được khắc phục.

- Báo cáo được gửi đến Ban Lãnh Đạo để đánh giá và đề xuất điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

- Ban Lãnh Đạo phản hồi, chỉ đạo bổ sung hoặc điều chỉnh đối với các vấn đề an ninh, giám sát và quản lý rủi ro.

F. Tác nghiệp giữa Khối Tài chính - Kế

toán và các bộ phận khác

» Mục tiêu: Quản lý chi phí, doanh thu và đảm bảo các hoạt động tài chính hiệu quả và minh bạch

» Quy trình:

- Các bộ phận cung cấp thông tin liên quan đến chi phí và doanh thu cho khối Tài chính - Kế toán

- Khối Tài chính - Kế Toán kiểm soát mọi vấn đề liên quan đến hoạt động tài chính và báo cáo tình hình tài chính định kỳ cho Ban giám đốc.

PHẦN III:

QUY CHẾ QUẢN LÝ

TÀI CHÍNH

Quy chế Quản lý Tài chính của Công ty An ninh Akatsuki được

thiết lập nhằm xây dựng một hệ thống quản lý tài chính minh

bạch, hiệu quả, và phù hợp với chiến lược phát triển bền vững

của công ty. Quy chế này không chỉ đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc tối ưu hóa nguồn lực tài chính, tăng cường năng lực cạnh tranh và tạo dựng niềm tin với khách hàng, nhân viên, và các đối tác.

Với nền tảng tài chính vững chắc, công ty hướng đến việc sử dụng nguồn vốn một cách tối ưu, phân phối lợi nhuận công bằng và hợp lý, đồng thời không ngừng cải tiến để đáp ứng những thách thức và cơ hội trong ngành dịch vụ an ninh. Quy chế này thể hiện cam kết của Akatsuki trong việc duy trì sự minh bạch, nâng cao chất lượng quản trị và phát triển doanh nghiệp một cách bền vững.

I. VỐN KINH DOANH VÀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

1. QUẢN LÝ VỐN KINH DOANH

» Công ty hoạt động theo phương thức kinh doanh độc lập, có nguồn vốn và tài khoản riêng, đảm bảo sự tự chủ về tài chính.

» Vốn điều lệ của công ty được quản lý

chặt chẽ, không được sử dụng vào các

mục đích ngoài kinh doanh trừ khi có

sự phê duyệt từ Ban Giám đốc và tuân

thủ pháp luật.

2. HUY ĐỘNG VỐN

» Công ty có quyền huy động vốn từ các

tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước

để phục vụ hoạt động kinh doanh, bao

gồm nhưng không giới hạn: phát hành

cổ phần, vay vốn, hợp tác kinh doanh.

» Mọi kế hoạch huy động vốn phải được

Giám đốc lập tờ trình chi tiết, trình Ban

Giám đốc Công ty phê duyệt trước khi thực hiện.

» Việc huy động vốn phải tuân thủ Luật

Doanh nghiệp, các quy định về quản lý tài chính, và pháp luật Việt Nam hiện hành.

3. SỬ DỤNG

VỐN

» Vốn được sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh doanh, đầu tư, phát triển cơ sở vật chất, đào tạo nhân sự, và các mục tiêu chiến lược khác của công ty.

» Tuyệt đối không sử dụng vốn cho các hoạt động cá nhân hoặc mục đích trái pháp luật.

4. HẠCH TOÁN VỐN KINH DOANH

» Việc hạch toán vốn được thực hiện

độc lập và theo dõi riêng biệt theo kỳ (tháng, quý, năm).

» Công ty phải đảm bảo mọi thay đổi trong nguồn vốn hoặc việc sử dụng vốn

được ghi nhận đầy đủ và báo cáo định kỳ theo quy định.

5. XÁC ĐỊNH DOANH THU

» Doanh thu được xác định dựa trên các hợp đồng cung cấp dịch vụ đã ký với khách hàng và hóa đơn đã phát hành.

» Việc kê khai thuế và nộp thuế được thực hiện theo Luật Quản lý Thuế và các quy định pháp luật hiện hành, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý.

6. DỰ PHÒNG RỦI RO TÀI CHÍNH

» Công ty thiết lập quỹ dự phòng rủi ro tài chính từ lợi nhuận hàng năm để ứng phó với các tình huống bất khả kháng hoặc biến động thị trường.

II. PHÂN PHỐI LƠI NHUẬN

1. LẬP KẾ HOẠCH PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN:

» Hàng năm, căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh và lợi nhuận sau thuế, Giám đốc lập kế hoạch phân phối lợi nhuận và trình Ban Giám đốc phê duyệt.

» Kế hoạch phân phối lợi nhuận phải đảm bảo ưu tiên tái đầu tư, phát triển công ty, và đáp ứng các quyền lợi của nhân viên, khách hàng, và cổ đông.

2. TRÍCH LẬP QUỸ PHÁT TRIỂN KINH DOANH

» Một phần lợi nhuận sau thuế được trích lập để tái đầu tư và phát triển kinh doanh.

» Tỷ lệ trích lập quỹ phát triển do Ban Giám đốc quyết định, đảm bảo phù hợp với chiến lược lâu dài và bền vững của công ty.

3. TRÍCH LẬP QUỸ KHEN THƯỞNG VÀ PHÚC LỢI

» Sau khi cân đối lợi nhuận chung, công ty trích 20% lợi nhuận còn lại để lập quỹ khen thưởng và phúc lợi cho nhân viên, đảm bảo nâng cao đời sống và động viên tinh thần làm việc.

» Tỷ lệ này có thể được điều chỉnh hàng năm theo quyết định của Ban Giám đốc, phù hợp với tình hình tài chính và chiến lược phát triển của công ty.

» Quỹ này được sử dụng cho các mục đích:

- Khen thưởng nhân viên có thành tích xuất sắc.

- Tổ chức các hoạt động phúc lợi, đào tạo, và nâng cao năng lực nhân sự.

- Hỗ trợ tài chính trong các trường hợp khẩn cấp, thiên tai, hoặc các hoạt động xã hội của công ty.

» Việc sử dụng quỹ phải được quyết toán và báo cáo minh bạch theo quy định của công ty và pháp luật hiện hành.

4. SỬ DỤNG LỢI NHUẬN

» Lợi nhuận còn lại sau khi trích lập các quỹ được chuyển vào tài khoản công ty để tái đầu tư hoặc phục vụ các kế hoạch kinh doanh đã phê duyệt.

» Việc sử dụng lợi nhuận phải được báo cáo định kỳ và giám sát bởi Ban Giám đốc, đảm bảo tuân thủ quy chế công ty và pháp luật.

5. KIỂM TOÁN VÀ GIÁM SÁT

» Toàn bộ hoạt động phân phối lợi nhuận và sử dụng các quỹ phải được kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập định kỳ để đảm bảo tính minh bạch.

» Ban Giám Sát chịu trách nhiệm theo dõi và báo cáo về việc thực hiện phân phối lợi nhuận.

6. BÁO CÁO VÀ TRÁCH NHIỆM GIẢI TRÌNH

» Kế hoạch phân phối lợi nhuận và các báo cáo tài chính định kỳ phải được trình bày công khai trước Ban Lãnh Đạo và các cổ đông (nếu có) để đảm bảo minh bạch và trách nhiệm giải trình.

III. TUÂN THỦ VÀ CẢI TIẾN

1. TUÂN THỦ PHÁP LUẬT

» Toàn bộ quy trình quản lý tài chính, hạch toán và phân phối lợi nhuận phải tuân thủ Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp, và các văn bản pháp luật liên quan tại Việt Nam.

2. CẢI TIẾN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH:

» Công ty thường xuyên đánh giá và cải tiến các quy trình quản lý tài chính nhằm nâng cao hiệu quả, giảm thiểu rủi ro, và tăng tính cạnh tranh.

» Áp dụng công nghệ quản lý tài chính hiện đại để tối ưu hóa quy trình và tăng cường minh bạch.

1. KHỐI VĂN PHÒNG

I.

HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG

» Khối văn phòng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, dựa trên số ngày làm việc thực tế trong tháng theo hợp đồng lao động đã ký kết.

2. KHỐI AN NINH:

Khối an ninh áp dụng hình thức trả lương khoán, cụ thể:

Lương khoán giờ:

» Mức lương khoán giờ bao gồm: lương trách nhiệm, lương làm thêm giờ, lương ca đêm, lương ngày nghỉ, cùng các khoản phụ cấp như phụ cấp

ăn ca, phụ cấp thuê nhà và các phụ cấp khác theo quy định của công ty.

» Đơn giá lương được tính dựa trên tổng thời gian làm việc thực tế trong

tháng theo lịch dương, áp dụng phương án trực tiêu chuẩn 12 giờ/ngày.

Lương khoán sản phẩm:

» Là mức lương được khoán theo đặc thù của từng mục tiêu cụ thể, được xác định dựa trên:

- Tính chất công việc tại mục tiêu.

- Mức độ phức tạp và yêu cầu nghiệp vụ.

- Khung chi phí đã được khách hàng phê duyệt trong hợp đồng.

Thời gian trả lương:

» Tiền lương được thanh toán một lần vào ngày 20 hoặc 25 của tháng sau, trừ các trường hợp đặc biệt sẽ được thông báo cụ thể bởi Ban Giám đốc.

Hình thức trả lương:

» Tiền lương được trả thông qua hình thức chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng (ATM) của nhân viên. Trong trường hợp không thể thực hiện chuyển khoản, tiền lương có thể được trả bằng tiền mặt, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

II. THANG BẢNG LƯƠNG

» Thang bảng lương được xây dựng nhằm quy định rõ mức lương cho từng đối tượng lao động, đảm bảo làm cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), và các chế độ phúc lợi khác theo quy định pháp luật.

» Thang bảng lương được sử dụng làm căn cứ để xét nâng bậc lương định kỳ theo quy định của Bộ luật Lao động Việt Nam.

» Hệ thống thang bậc lương đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tạo cơ hội thăng tiến cho mọi đối tượng, góp phần nâng cao năng suất lao động và gắn bó lâu dài với công ty.

» Thang bậc lương gồm 5 bậc, được áp dụng dựa trên trình độ học vấn (đại học hoặc tương đương), tay nghề, và mức độ hoàn thành công việc.

» Mức lương khởi điểm (bậc 1) được áp dụng cho nhân viên mới ký hợp đồng lao

động chính thức.

» Thời gian xét nâng bậc lương định kỳ cho cả khối văn phòng và khối an ninh là

12 tháng tính từ ngày áp dụng mức lương hiện tại.

» Việc xét nâng bậc lương được thực hiện theo quy trình:

- Bước 1: Phòng Nhân sự tổng hợp danh sách nhân viên đủ điều kiện xét nâng bậc lương.

- Bước 2: Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt danh sách.

- Bước 3: Công bố kết quả và áp dụng mức lương mới từ tháng đầu tiên của năm kế tiếp.

» Các tháng làm việc đủ điều kiện nhưng

chưa được xét nâng bậc do chậm tiến trình sẽ được truy lĩnh tiền lương trong

kỳ tiếp theo.

» Trong các trường hợp đặc biệt (hoàn

thành xuất sắc nhiệm vụ, đảm nhận

công việc phức tạp, đạt chứng chỉ chuyên môn cao), nhân viên có thể

được xét nâng bậc lương trước thời hạn. Các trường hợp này phải được đề xuất bởi trưởng bộ phận và phê duyệt bởi Ban Giám đốc.

» Ban Tổng Giám đốc có quyền quyết

định các trường hợp ngoại lệ liên quan

đến việc áp dụng thang bậc lương, nâng lương trước thời hạn, hoặc điều

chỉnh mức lương phù hợp với nhu cầu và chiến lược của công ty.

III. CƠ CẤU THU NHẬP

Cơ cấu thu nhập tại Công ty An ninh Akatsuki được thiết kế linh hoạt, phù hợp với kết quả kinh doanh và đặc thù hoạt động của từng vị trí. Việc điều chỉnh cơ cấu thu nhập được thực hiện định kỳ theo quyết định của Ban Tổng Giám đốc, đảm bảo tổng thu nhập sau điều chỉnh không thấp hơn lần trước, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật.

1. LƯƠNG NGÀY THƯỜNG

» Là khoản tiền lương được trả cho nhân viên khi làm việc vào các ngày làm việc bình thường trong năm (không bao gồm ngày lễ, Tết).

» Mức lương ngày thường được áp dụng theo quy định riêng của từng dự án và phù hợp với tính chất công việc.

2. LƯƠNG NGÀY LỄ, TẾT

» Là khoản tiền lương trả cho nhân viên khi làm việc vào các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Chính phủ.

» Mức lương ngày lễ, Tết được áp dụng

dựa trên hệ số hoặc chính sách của từng dự án cụ thể.

3. CÁC KHOẢN PHỤ CẤP

» Phụ cấp chức vụ: Là khoản tiền lương

áp dụng cho các vị trí công việc mang

tính chất quản lý và được bổ nhiệm

bởi cấp có thẩm quyền quy định trong

Quy chế hoạt động của Công ty.

» Phụ cấp thâm niên: Là khoản phụ cấp

do công ty chi trả vào lương được áp

dụng cho các nhân viên làm việc tại

Công ty từ 12 tháng trở lên. Mức phụ

cấp này phụ thuộc vào tình hình hoạt

động kinh doanh của Công ty và được quy định theo từng thời điểm cụ thể theo quyết định của Ban giám đốc.

» Phụ cấp điện thoại: Là khoản trợ cấp do công ty chi trả vào lương đối với một số vị trí công việc phải sử dụng điện thoại cá nhân để thông tin liên lạc thường xuyên. d. Trợ cấp khác: các khoản trợ cấp đặc thù công ty chi trả vào lương áp dụng cho từng chức danh khác nhau trong công ty đòi hỏi các kỹ năng đặc biệt như ngoại ngữ, vi tính, hoặc trong các trường hợp bù thiếu lương, nguy hiểm, độc hại và các trường hợp đặc biệt được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.

4. LƯƠNG CÁC NGÀY NGHỈ CHẾ ĐỘ

» Nhân viên được nghỉ việc riêng hưởng lương trong những trường hợp sau đây: Bản thân kết hôn (nghỉ 3 ngày), Con kết hôn (nghỉ 1 ngày), Bố (Mẹ) của vợ hoặc chồng, vợ hoặc chồng, con chết (nghỉ 3 ngày). Mức lương dựa vào mức lương cơ bản hiện hành tại Công ty.

5. LƯƠNG THỬ VIỆC

» Áp dụng cho khối văn phòng và theo các vị trí công việc có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ cao đẳng, đại học trở lên sẽ áp dụng thời gian thử việc tối đa là 60 ngày. Trong trường hợp có gia hạn hợp đồng thử việc thì thêm không quá 60 ngày. Mức lương thử việc không thấp hơn 85% lương chính thức.

6. TIỀN LƯƠNG PHÉP

» Mỗi tháng làm việc, nhân viên được hưởng 1 ngày phép, tương đương 12 ngày phép/ năm.

» Số ngày phép chưa sử dụng được chuyển sang năm tiếp theo và phải sử dụng hết trong quý II của năm đó.

7. LƯƠNG THÁNG 13

» Lương tháng 13 sẽ được chi trả tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của Công ty và quyết định của Ban Giám đốc.

» Cách tính lương tháng 13:

- Đối với nhân viên làm việc đủ 12 tháng: Được hưởng trọn lương tháng 13 theo mức lương cơ bản hoặc tổng thu nhập tại thời điểm tính.

- Đối với nhân viên làm việc dưới 12 tháng: Lương tháng 13 được tính trung bình dựa trên số tháng làm việc thực tế trong năm.

Lưu ý: Mọi chế độ dành cho nhân viên, bao gồm lương, thưởng, phụ cấp, các khoản hỗ trợ ngày lễ, Tết và các quyền lợi khác, đều được tính dựa trên mức lương cơ bản hiện hành của Công ty (là mức lương dùng để đóng BHXH). Các khoản lương, thưởng, phụ cấp và quyền lợi này có thể được điều chỉnh

tùy thuộc vào quy định của Nhà nước và tình hình kinh doanh thực tế của Công ty.

IV. BẢNG CƠ CẤU THU NHẬP

1. KHỐI HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

* Ban Tổng Giám đốc, Giám đốc Khối, Trưởng phòng, Kế toán trưởng:

Công thức tổng thu nhập:

Tổng thu nhập = Lương chính + Lương khoán + Phụ cấp chức vụ + Phụ cấp điện thoại + Phụ cấp xăng xe

* Chuyên viên nghiệp vụ, nhân viên các phòng ban:

Công thức tổng thu nhập:

Tổng thu nhập = Lương chính + Lương khoán + Phụ cấp điện thoại + Phụ cấp xăng xe

Thành phần thu nhập chi tiết:

» Lương chính: Mức lương cơ bản được quy định trong hợp đồng lao động.

» Lương khoán: Khoản lương bổ sung được tính theo khối lượng công việc hoặc mục tiêu cụ thể.

» Phụ cấp chức vụ: Áp dụng cho các vị trí quản lý cấp cao, có trách nhiệm điều hành và ra quyết định.

» Phụ cấp điện thoại: Hỗ trợ chi phí liên lạc phục vụ công việc.

» Phụ cấp xăng xe: Hỗ trợ chi phí di chuyển khi thực hiện các nhiệm vụ công việc.

2. KHỐI AN NINH

» Lương ngày thường: …….. đồng/ 01 giờ

» Lương ngày lễ/ tết: ……… đồng/ 01 giờ

» Phụ cấp chức vụ: chỉ áp dụng đối

với các chức danh Chỉ huy, Quản lý:

200.000 đồng/ 01 vị trí 24/24

» Phụ cấp thâm niên: đối với nhân viên làm việc trên 12 tháng: Số tiền = 100.000 đ/ 01 năm

GHI CHÚ

» Gộp mục tiêu: Các mục tiêu nhỏ có thể được gộp lại thành một mục tiêu lớn, tùy theo sự sắp xếp và yêu cầu thực tế.

» Quy định bổ nhiệm Ca trưởng: Chỉ bổ nhiệm Ca trưởng tại các mục tiêu có từ 5 nhân viên trở lên trong một ca trực.

» Quy định bổ nhiệm Chỉ huy phó: Chỉ bổ nhiệm Chỉ huy phó tại các mục tiêu có trên 15 nhân viên làm việc.

» Quy định bổ nhiệm Chỉ huy trưởng: Chỉ bổ nhiệm Chỉ huy trưởng tại các mục tiêu có từ 20 nhân viên trở lên.

» Quy định về Quản lý mục tiêu:

- Không bổ nhiệm Quản lý mục tiêu

đối với các mục tiêu đã có Chỉ huy trưởng.

- Không bổ nhiệm Quản lý mục tiêu

đối với các mục tiêu chỉ có 1 nhân viên trực theo lịch làm việc của Công ty.

» Chế độ trực nghỉ ngơi tại chỗ (24/24):

- Trường hợp Công ty bố trí lịch trực nghỉ ngơi tại chỗ (24/24), nhân viên sẽ hưởng lương theo hình thức khoán mục tiêu, tùy vào tính chất công việc tại mục tiêu.

- Phương án khoán và mức lương sẽ được Ban Giám đốc phê duyệt.

» Điều chỉnh mức lương và phụ cấp:

- Mức lương và các khoản phụ cấp được điều chỉnh linh hoạt theo tình hình thực tế của Công ty trong từng thời kỳ.

- Mọi thay đổi về lương và phụ cấp sẽ do Ban Giám đốc phê duyệt trước khi được áp dụng.

V. PHƯƠNG PHÁP TÍNH LƯƠNG

1. CÔNG THỨC TÍNH LƯƠNG

a. Khối hành chính:

» Tổng thu nhập = Lương chính + Lương khoán + Các khoản phụ cấp - Các khoản Bảo Hiểm

b. Khối An ninh:

» Tổng thu nhập = Lương ngày thường + Lương ngày lễ + Các khoản phụ cấp - Các khoản Bảo Hiểm

2. PHƯƠNG PHÁP TÍNH

a. Lương chính: Là mức lương theo thang bảng lương, các trường hợp đang hưởng bậc nào sẽ được phiên ngang theo thang bảng lương mới và được tính dựa trên thời gian làm việc thực tế.

Lương chính = Mức lương ngạch bậc/ số ngày dương lịch x số ngày thực tế

b. Lương khoán: Lương khoán được tính dựa trên thời gian làm việc thực tế và mức

lương khoán trong bảng cơ cấu thu nhập.

Lương khoán = Mức lương khoán/ số ngày dương lịch x số ngày thực tế

c. Lương ngày thường: Lương ngày thường được tính dựa trên thời gian làm việc thực tế (không tính ngày lễ tết) nhân với đơn giá tính lương ngày thường.

Lương ngày thường = Số giờ công thực tế x đơn giá lương ngày thường

d. Lương ngày lễ: Là lương người lao động hưởng khi làm việc vào các ngày lễ tết. Lương ngày lễ được tính dựa trên số giờ công làm việc vào ngày lễ tết nhân với đơn giá tính lương ngày lễ.

Lương ngày lễ = Số giờ công lễ tết x đơn giá lương ngày lễ

e. Các khoản phụ cấp: được tính dựa trên thời gian làm việc và mức phụ cấp trong bảng cơ cấu thu nhập.

» Phụ cấp chức vụ: áp dụng đối với các vị trí công việc mang tính chất quản lý

- Khối Hành chính: Phụ cấp chức vụ được căn cứ theo bảng cơ cấu thu nhập.

- Khối An ninh: Áp dụng cho các chức vụ từ ca trưởng trở lên.

» Phụ cập điện thoại:

- Khối hành chính: PC điện thoại căn cứ vào bảng cơ cấu thu nhập.

- Khối an ninh: PC điện thoại áp dụng cho ca trưởng, chỉ huy phó và chỉ huy trưởng

» Phụ cấp xăng xe:

- Khối hành chính: Căn cứ vào bảng cơ cấu thu nhập

- Khối an ninh: áp dụng cho những trường hợp nhân viên ở xa địa điểm làm việc do Ban Giám đốc phê duyệt. Mức phụ cấp căn cứ vào tình hình thực tế và theo từng trường hợp cụ thể.

» Phụ cấp khác: Áp dụng cho từng chức danh khác nhau trong công ty đòi hỏi các kỹ năng đặc biệt như ngoại ngữ, vi tính, hoặc trong các trường hợp bù thiếu lương, nguy hiểm, độc hại và các trường hợp đặc biệt được Ban Giám đốc phê duyệt.

e. Các khoản giảm trừ: bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được trích trên mức

lương cơ bản và tỷ lệ theo quy định của Nhà nước.

» Các khoản giảm trừ = Lương ngạch bậc cơ bản x 10.5%

3. CÔNG THỨC TÍNH LƯƠNG ÁP DỤNG CHO MỌI TRƯỜNG HỢP TRONG

GIỜ, VƯỢT GIỜ

Công thức tính lương áp dụng cho các trường hợp làm việc trong giờ và ngoài giờ

được xác định như sau:

» Lương trong giờ: Tính theo các yếu tố như lương chính, lương khoán, và phụ cấp tương ứng với thời gian làm việc thực tế.

» Lương vượt giờ (làm thêm giờ):

- Tính theo tỷ lệ quy định của pháp luật cho làm thêm giờ ngày thường, ngày nghỉ, hoặc ngày lễ

- Lương vượt giờ = Số giờ làm thêm - Đơn giá lương giờ - Hệ số làm thêm giờ

I. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ

Ứng viên

Là những người tham gia ứng tuyển theo thông báo tuyển dụng của công ty, không phân biệt giới tính, và đáp ứng đầy đủ các điều kiện yêu cầu.

Học viên

Là những cá nhân đã trúng tuyển, được thông báo tuyển dụng và tham gia các khóa đào tạo của công ty.

Cộng tác viên

Là các tổ chức hoặc cá nhân có chức năng giới thiệu việc làm, liên kết với công ty thông qua hợp đồng cung ứng nhân sự.

Giảng viên

Là cá nhân trong hoặc ngoài công ty được phân công giảng dạy các khóa đào tạo nhân viên, theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo.

Trung tâm giới thiệu việc làm/ Cộng tác viên

Là các tổ chức hoặc cá nhân có chức năng giới thiệu việc làm, liên kết với công ty thông qua hợp đồng cung ứng nhân sự.

II. TIÊU CHUẨN NHÂN VIÊN

Để đảm bảo phù hợp với tính chất công việc của công ty cung

cấp dịch vụ an ninh, các yêu cầu đối với nhân viên nam/nữ

được quy định như sau:

1. TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI NAM GIỚI

» Chiều cao: Tối thiểu từ 1m65 trở lên, nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn về thể chất cho công tác bảo vệ và tuần tra tại mục tiêu.

» Cân nặng: Từ 55 kg trở lên, đảm bảo sức khỏe và khả năng thực hiện nhiệm vụ trong các môi trường làm việc khác nhau.

» Độ tuổi: Từ 18 đến 60 tuổi, đảm bảo độ tuổi lao động hợp pháp và phù hợp với tính chất công việc.

» Trình độ học vấn: Tốt nghiệp THPT (lớp 12) trở lên, đảm bảo năng lực cơ bản để tiếp thu các kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ an ninh.

» Sức khỏe: Đảm bảo sức khỏe tốt, đáp ứng yêu cầu sau:

- Không mắc các bệnh truyền nhiễm hoặc bệnh mãn tính gây ảnh hưởng đến công việc.

- Không có dị tật, dị hình.

- Thị lực: Tốt, không mắc các bệnh về mắt gây cản trở công việc.

- Thính lực: Tốt, đảm bảo khả năng nghe và phản ứng nhanh trong các tình huống.

» Phẩm chất:

- Đạo đức tốt, lý lịch rõ ràng, không có tiền án, tiền sự.

- Tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ của công ty.

» Kỹ năng cơ bản:

- Chữ viết: Rõ ràng, dễ đọc, đúng chính tả, đáp ứng yêu cầu ghi chép và lập báo cáo tại mục tiêu.

- Có khả năng nhận diện và phân tích các dấu hiệu bất thường tại mục tiêu để phòng ngừa rủi ro.

- Nhanh chóng đưa ra các đánh giá và phản ứng phù hợp trước các tình huống phát sinh.

- Có khả năng sử dụng và theo dõi các thiết bị giám sát như camera an ninh, hệ thống báo động, thiết bị kiểm soát ra vào.

- Đọc hiểu và xử lý dữ liệu từ các hệ thống an ninh trong trung tâm điều hành.

- Hiểu biết về quy trình đánh giá

và giảm thiểu rủi ro trong môi trường làm việc, đặc biệt tại các mục tiêu có yếu tố phức tạp.

- Thành thạo các biện pháp phòng ngừa cháy nổ, bạo động, hoặc các mối đe dọa an ninh khác.

- Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc trong việc truyền đạt thông tin với đội ngũ, khách hàng và cấp trên.

» Ưu tiên:

- Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực bảo vệ, an ninh hoặc từng phục vụ trong quân đội, công an là một lợi thế.

- Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ đào tạo về nghiệp vụ an ninh hoặc các kỹ năng chuyên môn như sơ cấp cứu, phòng cháy chữa cháy.

2. TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI NỮ GIỚI:

» Chiều cao: Từ 1m55 trở lên, đảm

bảo đủ thể chất và tác phong phù

hợp với yêu cầu công việc.

» Cân nặng: Từ 45 kg đến 60 kg, phù

hợp với tính chất công việc yêu cầu

về sức khỏe và ngoại hình.

» Độ tuổi: Từ 18 đến 35 tuổi, đảm bảo

khả năng làm việc linh hoạt, nhanh

nhẹn trong các nhiệm vụ an ninh.

» Trình độ học vấn: Tốt nghiệp THPT

(lớp 12) trở lên, đảm bảo năng lực

cơ bản để tiếp thu các kiến thức và

kỹ năng nghiệp vụ an ninh.

» Sức khỏe: Đảm bảo sức khỏe tốt,

đáp ứng yêu cầu sau:

- Không mắc các bệnh truyền nhiễm hoặc bệnh mãn tính gây ảnh hưởng

đến công việc.

- Không có dị tật, dị hình.

- Thị lực: Tốt, không mắc các bệnh về mắt gây cản trở công việc.

- Thính lực: Tốt, đảm bảo khả năng nghe và phản ứng nhanh trong các tình huống.

» Phẩm chất:

- Đạo đức tốt, lý lịch rõ ràng, không có tiền án, tiền sự.

- Tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ của công ty.

» Kỹ năng cơ bản:

- Chữ viết: Rõ ràng, dễ đọc, đúng chính tả, đáp ứng yêu cầu ghi chép và lập báo cáo tại mục tiêu.

- Giao tiếp khéo léo, nhẹ nhàng và chuyên nghiệp, đặc biệt trong việc xử lý tình huống với khách hàng và cư dân tại các mục tiêu như tòa nhà văn phòng, chung cư, hoặc trung tâm thương mại.

- Thành thạo trong việc hỗ trợ, hướng dẫn cư dân, khách hàng và khách hàng tại mục tiêu.

- Có khả năng nhận diện và phân tích các dấu hiệu bất thường tại mục tiêu để phòng ngừa rủi ro.

- Hiểu biết các quy định pháp luật cơ bản liên quan đến công tác an ninh như phòng chống tội phạm, bảo vệ tài sản và hỗ trợ xử lý các tình huống vi phạm tại mục tiêu.

- Được đào tạo khả năng xử lý tình huống linh hoạt, đặc biệt trong các tình huống cần giao tiếp khéo léo hoặc ứng phó với mâu thuẫn, rủi ro nhỏ.

- Nhân viên nữ cần đảm bảo tính cẩn thận trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, đặc biệt khi quản lý hồ sơ, giám sát, hoặc kiểm tra thông tin khách ra vào.

- Ngoại hình gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, thể hiện thái độ tích cực, chuyên nghiệp, tạo sự tin cậy cho khách hàng và đồng nghiệp.

» Ưu tiên:

- Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh hoặc ngoại ngữ khác để hỗ trợ các mục tiêu có yêu cầu quốc tế hoặc đối tượng khách hàng nước ngoài.

- Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực bảo vệ, an ninh hoặc từng phục vụ trong quân đội, công an là một lợi thế.

- Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ đào tạo về nghiệp vụ an ninh hoặc các kỹ năng chuyên môn như sơ cấp cứu, phòng cháy chữa cháy.

III. QUY ĐỊNH HỒ SƠ CÁ NHÂN

Để đảm bảo quy trình tuyển dụng được minh bạch và đầy đủ thông tin, ứng viên cần chuẩn bị hồ sơ cá nhân với các giấy tờ sau:

1. Đơn xin việc viết tay có dán ảnh (kích thước 4-6 cm) - 1 bản.

2. Tờ khai nhân sự theo mẫu của công ty.

3. Sơ yếu lý lịch có dán ảnh và xác nhận của chính quyền địa phương - 1 bản.

4. Các văn bằng, chứng chỉ liên quan, quyết định nghỉ việc hoặc chuyển ngành (nếu có).

5. Bằng tốt nghiệp THPT và các văn bằng khác (bản gốc).

6. Bản sao căn cước công dân (CCCD) và sổ hộ khẩu thường trú (công chứng).

7. Giấy khám sức khỏe từ cơ sở y tế cấp quận/ huyện - 1 bản.

8. Ảnh thẻ (kích thước 3-4 cm) - 4 tấm.

9. Giấy xác nhận nhân sự do cơ quan tư pháp cấp.

IV. CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ

Akatsuki cam kết thực hiện chế độ đãi ngộ hấp dẫn nhằm thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời tạo điều kiện tốt

nhất để nhân viên phát triển trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Chế độ đãi ngộ này được thiết kế để khuyến khích và hỗ trợ nhân viên phát triển trong sự nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và gắn kết lâu dài với Công ty.

1. HỖ TRỢ NHÀ Ở

» Nhân viên được công ty bố trí chỗ ở trong thời gian đào tạo và làm việc, đảm bảo điều kiện sinh hoạt ổn định.

2. KHEN THƯỞNG

» Loại giỏi: Nhân viên đạt kết quả tốt trong đào tạo hoặc công việc được nhận Giấy khen và khoản thưởng 300.000 đồng.

» Loại xuất sắc: Nhân viên xuất sắc vượt trội trong đào tạo hoặc công việc được nhận Giấy khen và khoản thưởng 500.000 đồng.

3. MIỄN PHÍ ĐÀO TẠO

» Công ty không thu phí đào tạo đối với nhân viên, đảm bảo quyền lợi và tạo cơ hội phát triển kỹ năng chuyên môn mà không phát sinh chi phí.

4. BỐ TRÍ CÔNG VIỆC

Công ty cam kết sắp xếp công việc phù hợp cho nhân viên ngay sau khi hoàn thành khóa đào tạo, đảm bảo đúng năng lực và mục tiêu phát triển của mỗi cá nhân.

V. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

Quy trình tuyển dụng tại Công ty được thiết kế nhằm

đảm bảo tính chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả, phù hợp với các yêu cầu của công ty và đặc thù ngành dịch vụ an ninh. Toàn bộ quy trình được chia thành các bước liên tiếp, từ xác định nhu cầu tuyển dụng đến việc quản lý hồ sơ nhân viên sau khi tuyển dụng.

1. Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Phòng ban của công ty xác định nhu cầu tuyển dụng dựa trên tình hình thực tế về nhân sự tại các mục

tiêu hoặc bộ phận. Các yêu cầu này được lập thành kế hoạch bố trí nhân sự cụ thể, trong đó nêu rõ số lượng, tiêu chuẩn và thời gian cần tuyển dụng.

* Lưu đồ thực hiện

- Các phòng ban xác định nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch bổ trí nhân sự.

- Yêu cầu tuyển dụng được gửi qua email để Ban Nhân sự xử lý.

* Trách nhiệm

- Phòng Nghiệp vụ.

* Biểu mẫu/hồ sơ:

- Kế hoạch bố trí nhân sự.

- Yêu cầu tuyển dụng.

2. Bước 2: Đăng tuyển và tìm kiếm hồ sơ Sau khi nhận được yêu cầu tuyển dụng, Phòng

Hành chính Nhân sự tiến hành đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp như trang web tuyển dụng, mạng xã hội, hoặc liên hệ trực tiếp với các cộng tác viên, trung tâm giới thiệu việc làm. Các hồ sơ lao động được thu thập, phân loại và sàng lọc giữ lại những ứng viên đáp ứng tiêu chí đã đặt ra.

* Lưu đồ thực hiện:

- Đăng tuyển trên các kênh tuyển dụng online và liên hệ với các cộng tác viên hoặc trung tâm giới thiệu việc làm để tìm kiếm ứng viên.

- Lọc hồ sơ và loại bỏ những hồ sơ không

đạt yêu cầu.

* Trách nhiệm:

- Phòng Hành chính Nhân sự

* Biểu mẫu/hồ sơ:

- Tiến hành làm việc với cộng tác viên, đăng tuyển online, các kênh kết nối , các kênh tuyển dụng khác....

3. Bước 3: Xét duyệt hồ sơ và phỏng vấn

Phòng Hành chính Nhân sự phối hợp với các

bộ phận liên quan, như Phòng Kế toán, để tiến hành xét duyệt kỹ lưỡng hồ sơ của các

ứng viên. Các ứng viên phù hợp sẽ được mời tham gia phỏng vấn trực tiếp. Cuộc phỏng vấn

tập trung vào việc đánh giá năng lực, phẩm

chất và khả năng phù hợp của ứng viên đối

với vị trí tuyển dụng. Những ứng viên không

đạt yêu cầu sẽ bị loại tại bước này. Các ứng

viên vượt qua vòng phỏng vấn sẽ được hướng

dẫn làm thủ tục tiếp nhận chính thức, bao

gồm kiểm tra sức khỏe và hoàn thiện các giấy

tờ cần thiết.

* Lưu đồ thực hiện

- Tiến hành xét duyệt hồ sơ và tổ chức phỏng vấn ứng viên.

- Loại bỏ các ứng viên không đạt yêu cầu, tiến hành thủ tục với ứng viên đạt.

* Trách nhiệm:

- Phòng Hành chính Nhân sự

- Phòng Kế toán.

* Biểu mẫu/hồ sơ

- BM-HR-01 đến BM-HR-05 (theo quy định nội bộ).

4. Bước 4: Đào tạo nghiệp vụ Những ứng viên đã hoàn thành thủ tục sẽ tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ. Khóa đào tạo tập trung vào việc trang bị các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ an ninh bảo vệ, như xử lý tình huống khẩn

cấp, giám sát qua hệ thống camera, và các quy định pháp luật liên quan đến công tác an ninh… Sau khi kết thúc đào tạo, ứng viên được đánh giá kết quả thông qua bài kiểm tra. Chỉ những ứng viên đạt yêu cầu mới được chuyển sang bước tiếp theo.

* Lưu đồ thực hiện:

- Các ứng viên đạt phỏng vấn tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ theo kế hoạch của công ty.

- Đánh giá kết quả đào tạo và đưa ra quyết định tiếp nhận.

* Trách nhiệm:

- Phòng Nghiệp vụ.

- Phòng Hành chính Nhân sự

* Biểu mẫu/hồ sơ:

- Chương trình đào tạo nhân viên mới.

5. Bước 5: Tiếp nhận, bàn giao đồng

phục và trang thiết bị

Nhân viên chính thức sau khi được tiếp nhận sẽ nhận quân tư trang cần thiết cho

công việc. Các trang bị bao gồm đồng phục, bảng tên, thiết bị hỗ trợ (nếu có), và các vật dụng liên quan khác. Việc bàn

giao tư trang được thực hiện tại kho vật tư của công ty dưới sự giám sát của Phòng Hành chính Nhân sự để đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ.

* Lưu đồ thực hiện:

- Sau khi hoàn thành đào tạo và được tiếp nhận chính thức, nhân viên nhận các trang bị cần thiết để làm việc (đồng phục, dụng cụ hỗ trợ, v.v.).

* Trách nhiệm:

- Phòng Hành chính Nhân sự

- Kho vật tư.

* Biểu mẫu/hồ sơ:

- BM-HR-06 (theo quy định nội bộ).

6. Bước 6: Lưu hồ sơ và theo dõi

Hồ sơ của nhân viên sau khi hoàn thiện sẽ được lưu trữ trong hệ thống quản lý nhân sự của Phòng Hành chính Nhân sự.

Các thông tin này được sử dụng để theo dõi quá trình làm việc, đánh giá hiệu suất và hỗ trợ nhân viên trong các thủ tục sau này, chẳng hạn như xét duyệt lương thưởng, đề xuất thăng tiến hoặc các vấn đề pháp lý liên quan. Quá trình theo dõi này đảm bảo việc quản lý nhân sự diễn ra hiệu quả, đồng thời xây dựng cơ sở dữ liệu chính xác cho các hoạt động quản lý trong tương lai.

* Lưu đồ thực hiện:

- Hồ sơ của nhân viên được lưu trữ và quản lý để theo dõi quá trình làm việc, đánh giá hiệu suất và hỗ trợ các thủ tục nhân sự sau này.

* Trách nhiệm:

- Phòng Hành chính Nhân sự

* Biểu mẫu/hồ sơ:

- Hồ sơ lưu trữ cá nhân.

VI. CHẾ TÀI

» Nhằm đảm bảo tính kỷ luật và tuân

thủ các cam kết lao động, Công ty An ninh Akatsuki áp dụng các chế tài cụ

thể đối với nhân viên vi phạm các nghĩa vụ hoặc chấm dứt hợp đồng lao động không đúng quy định.

» Mọi chế tài đều được thực hiện dựa trên các quy định hiện hành của

pháp luật lao động tại Việt Nam.

» Các trường hợp đặc biệt hoặc phát sinh ngoài quy định sẽ được Ban

Giám đốc xem xét và xử lý theo từng

tình huống cụ thể, đảm bảo công bằng và đúng pháp luật.

1. BỒI THƯỜNG PHÍ TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO

» Nhân viên nghỉ việc trước thời hạn 12 tháng, bất kể dưới hình thức nào, phải bồi thường phí tuyển dụng và đào tạo với mức 1.500.000 đồng (một triệu, năm trăm nghìn đồng).

» Trong trường hợp nhân viên tự ý nghỉ việc hoặc bị sa thải, công ty sẽ không thanh toán lương còn lại cho nhân viên.

2. LƯU GIỮ HỒ SƠ GỐC

Công ty có quyền lưu giữ hồ sơ gốc của nhân viên nếu nhân viên chưa hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ với công ty. Việc lưu giữ hồ sơ sẽ được thực hiện theo đúng quy định pháp luật và chỉ nhằm mục đích đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ lao động.

3. LƯU GIỮ SỔ BHXH

Công ty sẽ tạm thời lưu giữ sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) của nhân viên nếu nhân viên chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc trách nhiệm lao động đối với công ty. Sau khi nhân viên hoàn tất các nghĩa vụ này, công ty sẽ hoàn trả đầy đủ sổ BHXH theo quy định của pháp luật.

4. THU HỒI CHỨNG CHỈ NGHIỆP VỤ

Đối với các nhân viên thôi việc (bất kể hình thức nghỉ việc), công ty sẽ thu hồi toàn bộ chứng chỉ đào tạo hoặc chứng nhận đã cấp trong quá trình làm việc tại công ty. Việc này nhằm đảm bảo rằng các tài liệu thuộc quyền sở hữu của công ty không bị sử dụng sai mục đích.

VII. NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

Khái quát chung Akatsuki

An ninh

Tác phong An ninh

Bài 17 : Quy trình an ninh tại cao ốc văn phòng

VIII. QUY ĐỊNH VỀ

GIẢNG VIÊN

Giảng viên đóng vai trò then chốt trong việc phát triển nguồn nhân lực, không chỉ truyền đạt kiến thức mà còn giúp định hướng cho học viên về nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp và kỹ năng thực tế. Để đáp ứng các yêu cầu này, giảng viên cần tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm trong công việc.

Quy định về giảng viên được xây dựng nhằm tạo ra một đội ngũ giảng

viên có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm thực tiễn và tinh thần trách

nhiệm trong công tác đào tạo. Những tiêu chí và yêu cầu cụ thể dưới đây

được thiết kế để đảm bảo giảng viên có khả năng cung cấp kiến thức và

kỹ năng phù hợp với đặc thù công việc của công ty, đồng thời duy trì tính

chuyên nghiệp và hiệu quả trong quá trình giảng dạy.

1. TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM

Giảng viên phải có trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm làm việc tối thiểu 3 năm trong lĩnh vực mà họ phụ trách đào tạo. Điều này nhằm đảm bảo rằng giảng viên có đủ năng lực chuyên môn và thực tiễn để truyền đạt kiến thức một cách hiệu quả.

2. PHẨM CHẤT ĐẠO ĐỨC

Giảng viên cần có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ nội quy và quy chế của công ty. Sự chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm là yếu tố quan trọng

để giảng viên trở thành hình mẫu cho học viên.

3. CHẾ ĐỘ THÙ LAO

Chế độ thù lao của giảng viên được chia thành các trường hợp sau:

» Giảng viên chuyên trách: Hưởng lương theo quy chế tiền lương của công ty.

» Giảng viên không chuyên trách (nội bộ): Hưởng phụ cấp giảng dạy với mức 30.000 đồng/giờ.

» Giảng viên thuê ngoài: Hưởng chi phí giảng dạy với mức 100.000 đồng/giờ, mức chi trả này được quy định trong hợp đồng thuê ngoài.

Các mức thù lao trên có thể được điều chỉnh theo tình hình thực tế và quyết định của Ban Giám đốc công ty từng thời điểm.

4. YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG

GIẢNG DẠY

Giảng viên tham gia đào tạo phải đáp ứng các tiêu chí sau:

» Am hiểu sâu sắc nội dung đào tạo: Giảng viên cần nắm vững kiến thức chuyên môn của mình và chuẩn bị kỹ lưỡng giáo án giảng dạy trước khi lên lớp.

» Chuẩn bị giáo án: Nội dung bài giảng phải được xây dựng bài bản, rõ ràng và phù hợp với chương trình đào tạo của công ty.

» Thiết kế phương pháp kiểm tra và đánh giá: Giảng viên phải chuẩn bị bài kiểm tra và phương pháp đánh giá kết quả học tập. Tài liệu này sẽ được gửi cho Trưởng Bộ phận đào tạo để làm căn cứ đánh giá và tổng hợp kết quả.

IX. QUY TRÌNH

CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN

Quy trình đánh giá kết quả đào tạo và cấp chứng nhận được xây dựng nhằm đảm

bảo tính minh bạch, khách quan và hiệu quả, giúp phản ánh chính xác năng lực của học viên sau khi hoàn thành khóa đào tạo. Quy trình này bao gồm các bước chi tiết như sau:

1. KIỂM TRA LÝ THUYẾT

Trong giai đoạn đầu, học viên sẽ tham gia bài kiểm tra lý thuyết nhằm đánh giá mức

độ nắm vững các kiến thức cơ bản và chuyên sâu đã được giảng dạy.

» Nội dung kiểm tra: Các kiến thức nghiệp vụ an ninh, pháp luật, quy trình làm việc và các kỹ năng liên quan được truyền đạt trong chương trình đào tạo.

» Hình thức: Bài kiểm tra có thể được tổ chức dưới dạng câu hỏi trắc nghiệm, tự luận hoặc kết hợp cả hai.

» Tiêu chí đánh giá: Điểm số sẽ dựa trên mức độ chính xác, đầy đủ và logic của câu trả lời.

2. KIỂM TRA THỰC HÀNH

Sau khi kiểm tra lý thuyết, học viên tiếp tục bước vào phần kiểm tra thực hành

để đánh giá kỹ năng ứng dụng thực tế.

» Nội dung kiểm tra: Các kỹ năng thực tế như tuần tra, xử lý tình huống an ninh, sử dụng thiết bị hỗ trợ, giám sát

qua hệ thống camera và kỹ năng giao

tiếp trong tình huống khẩn cấp.

» Hình thức: Thực hiện các bài tập tình huống, mô phỏng tại mục tiêu hoặc trong môi trường thực tế.

» Tiêu chí đánh giá: Học viên được

chấm điểm dựa trên tính chính xác, tốc độ xử lý, và khả năng tuân thủ quy trình nghiệp vụ.

3. ĐÁNH GIÁ VÀ CHO ĐIỂM

Sau khi hoàn thành cả hai phần kiểm tra (lý thuyết và thực hành), Bộ phận Đào tạo sẽ tiến hành đánh giá toàn diện và tổng hợp điểm số.

» Phương pháp đánh giá: Kết hợp điểm kiểm tra lý thuyết và thực hành theo tỷ lệ quy định

» Kết quả: Điểm số cuối cùng sẽ được phân loại thành các mức độ như xuất

sắc, giỏi, khá, trung bình hoặc có thể là không đạt.

4. THÔNG BÁO KẾT QUẢ

Kết quả đánh giá sẽ được công bố tới học viên thông qua hình thức thông báo chính thức từ Ban Đào tạo.

» Nội dung thông báo: Bao gồm điểm số chi tiết, xếp loại kết quả và các nhận xét (nếu có).

» Hình thức thông báo: Gửi kết quả qua email, bảng thông báo nội bộ hoặc thông báo trực tiếp tại buổi tổng kết khóa đào tạo.

5. CẤP CHỨNG NHẬN

Học viên đạt yêu cầu sẽ được cấp chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo theo quy định của công ty.

» Hình thức chứng nhận:

- Giấy chứng nhận hoàn thành được thiết kế chuẩn theo mẫu của Công ty quy định.

- Chứng nhận ghi rõ nội dung đào tạo, thời gian hoàn thành và kết quả đánh giá.

» Thẩm quyền cấp chứng nhận: Chứng nhận được ký duyệt bởi Trưởng bộ phận Đào tạo hoặc Ban Giám đốc công ty.

I. QUY TRÌNH QUẢN LÝ CON DẤU

Con dấu là công cụ quan trọng và mang tính pháp lý cao trong việc thực hiện công tác quản lý và điều hành của Công ty. Quy trình quản lý con dấu được xây dựng nhằm đảm bảo giá trị pháp lý, bảo mật, và tính chính xác của các văn bản trong hoạt động của công ty. Dưới đây là các

quy định cụ thể:

» Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản

lý của Công ty. Trong hoạt động của Công ty, văn bản được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức

quan trọng là con dấu. Con dấu thể

hiện quyền lực xác nhận của Ban Tổng Giám đốc.

» Về mặt hình sự, con dấu là công cụ đấu tranh chống lại những kẻ làm hình thức kinh doanh ăn phi pháp, gian dối, giả

mạo giấy tờ đánh lừa nhân dân, thực

hiện những hành vi gian lận, sai trái.

» Về mặt lịch sử, con dấu là một sử liệu

đáng tin cậy để xác định chính xác thời gian của văn bản đã sản sinh dưới qua các năm khác nhau.

» Phải kiểm tra hộp mực con dấu định

kỳ vào mỗi thứ hai hàng tuần để đảm

bảo luôn trong tình trạng sẵn sàng sử

dụng. Nếu hộp mực bị khô hoặc hết, phải thực hiện thủ tục mua sắm bổ sung

ngay lập tức, đảm bảo không làm gián

đoạn công việc.

» Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công

tác văn thư Hành chính của Công ty phải

được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu.

» Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc sử dụng và quản lý con dấu, bao gồm cả việc ủy quyền sử dụng con dấu khi cần thiết.

» Con dấu chỉ được sử dụng trên các văn bản đã được phê duyệt bởi Ban Tổng Giám đốc, Giám đốc chi nhánh, hoặc các cá nhân có thẩm quyền.

» Bất kỳ hành vi sử dụng con dấu trái phép hoặc không đúng quy định đều sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy chế công ty và pháp luật hiện hành.

» Nhân viên phụ trách con dấu phải ghi chép chi tiết trong sổ theo dõi việc sử dụng con dấu, bao gồm: nội dung văn bản, người phê duyệt, và ngày sử dụng.

» Báo cáo định kỳ về tình trạng con dấu và việc sử dụng con dấu phải được gửi tới Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự.

» Trong trường hợp mất con dấu hoặc phát hiện có dấu hiệu sử dụng sai mục đích, phải báo cáo ngay lập tức lên Ban Lãnh đạo công ty để xử lý.

II. QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN

VÀ HỢP ĐỒNG

1. MỤC ĐÍCH

Mục tiêu của quy trình này là xây dựng một hệ thống quản lý công văn, giấy tờ đi và đến, hợp đồng, giúp đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận trong công ty. Quy trình cũng giúp quản lý và lưu trữ văn bản một cách khoa học, bảo mật và có thể tra soát khi cần thiết.

» Xây dựng rõ ràng quy trình phân phối Công văn, giấy tờ đến/Công văn, giấy tờ đi, hợp đồng đến các bộ phận trong Công ty để phối hợp giải quyết công việc.

» Quy định cụ thể các bước trong quản lý văn thư lưu trữ trong Công ty nhằm đảm bảo việc cung cấp và giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật thông tin, góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng.

» Kiểm soát các công văn đi, công văn đến, phối hợp giải quyết nhanh chóng các văn bản, giấy tờ.

» Đảm bảo việc lưu trữ văn bản, giấy tờ, hợp đồng một cách khoa học, hiệu quả trong việc tra soát

» Xây dựng quy định lưu trữ hợp đồng, công văn đi, công văn đến đúng quy định

2. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN VÀ HỢP ĐỒNG

BƯỚC MÔ TẢ QUY TRÌNH

Bước 1:

Tiếp nhận

công văn, hợp đồng đến

Bước 2:

Kiểm tra tính pháp lý và phân loại công văn

Bước 3:

Chỉ đạo và phân công giải quyết

Bước 4: Triển khai giải quyết

Bước 5:

Phê duyệt và ký kết hợp đồng

Bước 6:

Lưu trữ và bảo mật công văn, hợp đồng

Bước 7:

Kiểm tra và theo

dõi

kết quả giải quyết

Tiếp nhận công văn, hợp đồng từ bên ngoài hoặc các đối tác, kiểm tra tính hợp lệ, phân loại công văn.

Kiểm tra tính hợp pháp và mức

độ quan trọng của công văn/hợp đồng. Phân loại công văn theo mức độ khẩn cấp và pháp lý.

Ban Tổng Giám đốc chỉ đạo và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban hoặc bộ phận.

Các phòng ban và bộ phận được phân công triển khai công việc theo yêu cầu công văn hoặc hợp

đồng. Báo cáo kết quả cho cấp có thẩm quyền.

Ban Tổng Giám đốc phê duyệt hợp

đồng. Sau khi phê duyệt, hợp đồng

được ký kết và gửi cho các bên liên quan.

Lưu trữ công văn và hợp đồng đã

hoàn tất, bảo mật thông tin theo quy định công ty. Hồ sơ được lưu trữ trong hệ thống điện tử và các kho bảo mật.

Phòng Hành chính - Nhân sự và

Ban Giám đốc theo dõi kết quả giải quyết công văn, hợp đồng để

đảm bảo việc thực hiện đúng hạn.

TRÁCH NHIỆM THỜI GIAN/CHÚ THÍCH

Phòng Hành chínhNhân sự Đảm bảo tiếp nhận công văn đúng quy định, trong giờ làm việc

Phòng Pháp chế, Phòng Hành chính - Nhân sự

Kiểm tra và phân loại công văn/hợp đồng

Ban Tổng Giám đốc

Các phòng ban/bộ phận liên quan

Báo cáo kết quả giải quyết ngay sau khi hoàn thành

Ban Tổng Giám đốc Ký hợp đồng sau khi phê duyệt

Phòng Hành chínhNhân sự

Lưu trữ công văn/hợp đồng theo quy định

Phòng Hành chínhNhân sự, Ban Giám đốc

Đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn

III. QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỢP ĐỒNG

1. MỤC ĐÍCH

» Tăng tính chuyên nghiệp trong quy trình xây dựng, đàm phán, và ký kết hợp đồng giữa Công ty và các đối tác.

» Đảm bảo tinh thần trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng.

» Thực hiện chính sách minh bạch và công tâm trong mọi hoạt động liên quan đến hợp đồng, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty và đối tác.

2. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỢP ĐỒNG

BƯỚC MÔ TẢ QUY TRÌNH

Bước 1:

Xác định yêu cầu hợp đồng

Bước 2: Soạn thảo hợp đồng

Xác định yêu cầu từ các bộ phận về hợp đồng, phạm vi, điều khoản, mục tiêu hợp tác.

Phòng Pháp chế soạn thảo hợp đồng, kiểm tra tính hợp pháp và các điều khoản cần thiết.

Bước 3: Đàm phán và chỉnh sửa hợp đồng Đàm phán các điều khoản của hợp đồng giữa công ty và đối tác, chỉnh sửa các điều khoản để đảm bảo thỏa thuận công bằng cho cả hai bên.

Bước 4:

Phê duyệt và

ký hợp đồng

Bước 5:

Thực hiện hợp đồng

Bước 6:

Giám sát và theo dõi thực hiện hợp đồng

Bước 7:

Lưu trữ hợp đồng

Ban Tổng Giám đốc phê duyệt và

ký kết hợp đồng sau khi các điều khoản đã được thống nhất.

Các bộ phận liên quan thực hiện các công việc theo điều khoản đã ký kết trong hợp đồng.

Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng để đảm bảo các điều khoản được tuân thủ và các công việc được thực hiện đúng hạn

Lưu trữ hợp đồng trong hệ thống quản lý tài liệu của công ty, bảo mật thông tin hợp đồng và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

TRÁCH NHIỆM

Các bộ phận liên quan (Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Nghiệp vụ…)

THỜI GIAN/ CHÚ THÍCH

Xác định yêu cầu hợp đồng ngay khi cần

Phòng Pháp chế Phụ thuộc vào yêu cầu hợp đồng

Phòng pháp chế, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Nghiệp vụ…

Ban Tổng Giám đốc

Các bộ phận liên quan

Thời gian đàm phán và sửa đổi hợp đồng

Phòng Hành chínhNhân sự, Ban Giám đốc

Sau khi hoàn thành đàm phán và chỉnh sửa

Phòng Hành chính - Nhân sự

Bắt đầu triển khai công việc sau ký kết

Theo dõi và giám sát định kỳ trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng

Lưu trữ sau khi hợp đồng

được thực hiện xong

IV. QUY TRÌNH KÝ

1. MỤC ĐÍCH

» Tăng tính chuyên nghiệp trong quy trình trình ký, đảm bảo mọi văn bản, tài liệu cần ký kết đều được thực hiện một cách chuẩn mực và nhanh chóng.

» Đảm bảo tinh thần trách nhiệm của các bộ phận trong công ty khi tham gia vào quá trình trình ký.

» Thực hiện chính sách minh bạch và công tâm của công ty, nhằm đảm bảo mọi quyết định và phê duyệt đều rõ ràng, hợp lý.

» Tăng tính trách nhiệm của các bộ phận khi trình ký, giảm thiểu tình trạng thiếu sót hoặc sai sót trong quá trình này.

Bước 1:

Chuẩn bị tài liệu cần trình ký

Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt nội bộ

Bước 3: Trình ký và phê duyệt

Bước 4: Đóng dấu và lưu trữ tài liệu

Bước 5: Thông báo kết quả ký duyệt

Các bộ phận chuẩn bị các tài liệu, hợp đồng, văn bản cần trình ký.

Tài liệu cần phải đầy đủ và hợp lệ trước khi gửi lên.

Kiểm tra tài liệu trước khi trình ký để đảm bảo tính hợp lý, chính xác của thông tin. Đảm bảo các điều khoản hợp pháp.

Tài liệu được trình lên Ban Giám đốc để ký duyệt và phê duyệt chính thức.

Sau khi ký, tài liệu được đóng dấu

công ty (nếu cần) và lưu trữ vào hệ thống tài liệu của công ty.

Thông báo kết quả trình ký cho các bộ phận có liên quan để tiếp tục thực hiện các bước công việc tiếp theo.

Các bộ phận/bộ phận

liên quan (Kinh doanh, Nghiệp vụ, Tài chínhKế toán…)

Phòng Pháp chế, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Nghiệp vụ

bảo tài liệu

khi trình ký

Kiểm tra kỹ lưỡng tài liệu, đặc biệt hợp đồng pháp lý

Ban Giám đốc Ký duyệt tài liệu sau khi hoàn thành bước 2

Phòng

Hành chính - Nhân sự

Phòng

Hành chính - Nhân sự

Lưu trữ tài liệu bảo mật, dễ dàng truy xuất khi cần

Thông báo kết quả ngay sau khi tài liệu ký duyệt hoàn tất

2. LƯU ĐỒ TRÌNH KÝ