Cẩm nang hướng dẫn tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu by PMC WEB

www.quanlychungcu.com.vn 1900 1769

04 SA

(BQL)

(HNNCC)

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 07

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 08

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 09

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 10

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 11

11 CÁCH

GHẾ NGỒI HỘI NGHỊ CÓ THỂ ĐƯỢC SẮP XẾP THEO NHIỀU KIỂU KHÁC NHAU, PHỤ THUỘC VÀO QUY MÔ CŨNG NHƯ KHÔNG GIAN HỘI NGHỊ.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 12

Kiểu Theatre: sắp xếp các hàng ghế Kiểu Classroom: các dãy bàn được (không có bàn), với tất cả người tham gia hướng mặt về sân khấu.

sắp xếp với những người tham gia hướng mặt về sân khấu.

Kiểu Crescent: đây là kiểu sắp xếp Kiểu Banquet: sắp xếp những dãy hình bán nguyệt, với ghế ngồi được xếp quanh nửa bàn.

bàn tròn khắp xung quanh phòng, người tham dự ngồi quanh bàn.

Kiểu U-Shape: đây là kiểu bố trí theo Kiểu Hollow Square: các dãy bàn hình chữ U, với các dãy bàn được sắp tạo không gian trống ở giữa.

được xếp thành hình vuông với các ghế được kê dọc theo các bàn.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 13

Kiểu Conference: sắp xếp các bàn với nhau để tạo thành một bàn lớn duy nhất.

Kiểu Tables/Clusters: đây là kiểu sắp xếp các đơn vị chỗ ngồi theo kiểu sắp xếp conference.

Kiểu Reception: sắp xếp chỗ ngồi

theo các dãy bàn tròn, đặt khắp xung quanh phòng.

Kiểu Circle & Semi-Circle: đây là một

biến thể của kiểu sắp xếp U-Shape, nhưng sẽ không có bàn đi kèm.

Kiểu Chevron: đây là kiểu bố trí theo

hình chữ V, với các dãy bàn được ngăn cách nhau bởi lối đi chính giữa.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 14

Theatre là một trong những kiểu sắp xếp chỗ ngồi thông dụng nhất, không chỉ dùng cho hội nghị mà phần lớn các hội trường hiện nay đều sử dụng kiểu sắp xếp này. Khi sắp xếp kiểu này, chỗ ngồi của khách mời thường đối diện với sân khấu. Với kiểu sắp xếp nhà hát, không nhất thiết phải bố trí các dãy ghế dài và thằng, các hàng ghế phòng họp có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.

Cũng có thể sếp so le các hàng ghế để người ngồi phía sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước. Và nên để chừa ra lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Trong trường hợp có các hàng ghế dành cho đại biểu phía trên cùng, người ta sẽ bố trí thêm các mẫu bàn hội trường để tôn lên sự trang trọng cho những vị trí này cũng như giúp các vị đại biểu thuận lợi theo dõi. Cách setup này rất linh động, phù hợp với nhu cầu tổ chức hội thảo, sự kiện. Sơ đồ bố trí ghế ngồi kiểu Theater này thường bày xếp theo kiểu hình ngang hoặc bán nguyệt với tầm mắt hướng về tiêu điểm chính là “sân khấu”- Bàn chủ tịch. CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 15

Trong thời gian diễn ra hội nghị, yếu tố âm thanh sẽ đóng một vai trò quan trọng. Do vậy, chúng ta cần hiểu rõ về đặc tính cũng như những quy tắc vận hành của các thiết bị âm thanh.

Là nguồn âm thanh chính, các thiết bị micro rất quan trọng đối với chất lượng tổng thể của hệ thống âm thanh.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 16

Các nhà sản xuất đã thiết kế các mẫu micro được tối ưu hóa cho các tác vụ cụ thể, vì vậy việc lựa chọn loại micro phù hợp sẽ bắt đầu bằng những kiến thức về các trường hợp ứng dụng cụ thể. Một câu hỏi phổ biến là liệu nam giới và phụ nữ có cần yêu cầu các mẫu micro khác nhau hay không. Về cơ bản, câu trả lời là không. Mặc dù các giới tính có sự khác nhau về dải tần số trung bình, nhưng cả hai giới tính đều nằm trong dải tần số của một micro vocal điển hình.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 17

Đầu tiên đó là dạng micro đứng. Trong đó, hai loại micro đứng chính là micro cầm tay và micro cố định. Các loại micro cầm tay có thể dễ dàng tháo ra khỏi giá đỡ của chúng, trong khi các mẫu cố định được neo vào một vị trí cụ thể, chẳng hạn như bục hoặc mặt bàn. Micro gắn đứng cho phòng hội nghị có thể có kích thước lớn hoặc nhỏ tùy thuộc vào mục đích sử dụng của từng hội nghị khác nhau.

Micro cầm tay: Micro cầm tay thường

được phân biệt với micro cố định bởi một lưới tản nhiệt hình quả bóng. Được thiết kế để tích hợp trên nhiều ứng dụng, micro cầm tay có thể được gắn vào giá đỡ micro khi người dùng không muốn cầm trong một khoảng thời gian quá lâu.

Micro cố định: thường được phân biệt

với micro cố định bởi một lưới tản nhiệt hình quả bóng. Được thiết kế để tích hợp trên nhiều ứng dụng, micro cầm tay có thể được gắn vào giá đỡ micro khi người dùng không muốn cầm trong một khoảng thời gian quá lâu.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 18

Bên cạnh đó, các loại micro gắn trực tiếp lên người cũng là một lựa chọn được nhiều người ưa chuộng. Tất cả đều được thiết kế rất nhỏ và kín đáo trong khi vẫn giữ cho người dùng một sự thoải mái khi trình bày xuyên suốt thời gian hội nghị.

Do kích thước nhỏ, micro đeo trên người thường là loại tụ điện. Một lợi thế lớn khi sử dụng các loại micro gắn trực tiếp lên người dùng là khả năng duy trì khoảng cách nhất quán giữa người thuyết trình và micro, điều mà những chiếc micro đứng không cung cấp được. Ngoại hình và sự thoải mái của người thuyết trình là những yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn micro gắn trực tiếp lên người dùng.

Một số người sẽ cảm thấy không thoải mái hoặc có thể bị phân tâm bởi những chiếc micro trùm qua đầu hoặc gắm vào áo của người thuyết trình.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 19

Máy chiếu dành cho hội nghị cần đạt được nhiều tiêu chuẩn khác nhau, đặc biệt là các thông số liên quan đến độ sáng, độ phân giải. Máy chiếu sẽ đóng vai trò quan trọng để trình chiếu những số liệu, những thông tin cần thiết dành cho những người tham gia hội nghị, vì vậy, cần phải hiểu và nắm rõ những quy tắc trong việc chọn máy chiếu. Để đạt hiệu quả cao trong việc trình chiếu, cần chú ý đến những thông số sau của máy chiếu.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 20

BƯỚC 1: CHỌN ĐỘ PHÂN GIẢI Độ phân giải đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên hình ảnh sắc nét ở thiết bị trình chiếu. Tất cả các máy chiếu dành cho hội trường đều đòi hỏi thông số này khá cao. Lý do là vì chỉ khi đó thì nội dung mới đảm bảo được chất lượng, không mờ nhòe hay vỡ pixel. Thông thường, một máy chiếu được sử dụng để trình chiếu video, hình ảnh, đồ thị trong không gian hội trường cần có độ phân giải là Full HD 1920 x 1080 pixels, 4K hay Ultra HD 4096 x 2160 pixel. Tuy nhiên, nếu chỉ dùng cho mục đích trình chiếu nội dung cơ bản trong khán phòng nhỏ và vừa thì thiết bị trình chiếu chỉ cần đáp ứng độ phân giải XGA 1024 x 768 pixels hoặc HD 1280 x 720 pixels.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 21

BƯỚC 2: ĐIỀU CHỈNH CƯỜNG ĐỘ SÁNG Đối với máy chiếu dùng cho hội trường của các hội nghị thì cường độ sáng lớn được coi là một yếu tố bắt buộc. Hình ảnh được trình chiếu lên màn ảnh hay không đều do tiêu chí này quy định.

Đơn vị đo cường độ sáng là ANSI LUMEN. Đối với các khán phòng vừa và nhỏ, bạn chỉ cần sử dụng một thiết bị trình chiếu có thông số này nằm trong khoảng từ 3.000 - 5.000 ansi lumens. Tuy nhiên, với các hội nghị sử dụng những hội trường lớn hơn thì sẽ cần dùng các sản phẩm có cường độ sáng lớn hơn.

BƯỚC 3: CHỌN TƯƠNG PHẢN Một trong những thông số quan trọng đối với máy chiếu cho hội trường là độ tương phản. Tuy nhiên, cách xem xét lựa chọn đối với một thiết bị trình chiếu không phải độ tương phản cao hay thấp mà cần phải phù hợp. Khi máy chiếu được tích hợp một độ tương phản phù hợp sẽ biểu hiện được đầy đủ cấp độ màu, làm các chi tiết trở nên sâu và chân thực. Các độ tương phản thường gặp nhất hiện nay là 10.000:1, 2.200:1, 2.500:1.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 22

BƯỚC 4: LỰA CHỌN MÀN CHIẾU Để phục vụ tốt việc quan sát cho nhiều người trên cùng một màn ảnh thì giải pháp duy nhất là tạo một màn trình chiếu cực lớn cho khán phòng. Theo đó, tùy thuộc vào không gian hội trường cụ thể mà đòi hỏi các kích thước trình chiếu và máy chiếu khác nhau. Thường thì màn hình trình chiếu thường dao động trong khoảng từ 250 - 350 inch, hoặc có thể hơn. Ngoài những tiêu chí đã nói đến ở trên, khả năng kết nối đa dạng, khả năng lắp đặt dễ dàng, cài đặt đơn giản, trình chiếu được nhiều chế độ cũng là những cân nhắc khi lựa chọn máy chiếu hội nghị.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 23

BACKDROP VÀ STANDEE

Backdrop và Standee là yếu tố không thể thiếu trong các hội nghị bởi tính chuyên nghiệp mà chúng đem lại cho sự kiện. Thông thường, chiều cao trung bình của backdrop sẽ là 2,4m, còn chiều dài sẽ từ 1,2m - 2,4m hoặc 3m - 3,6m - 6m. Đối với standee, kích thước thường gặp là 0.6m x 1.6m và 0.8m x 1.8m. CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 24

Backdrop và standee là những công cụ giúp những người tổ chức truyền tải thông điệp đến mọi người tham dự. Không chỉ nhằm mục đích trang trí, đây là những công cụ hiệu quả để mọi người tham dự có thể nắm bắt được tinh thần của hội nghị. Backdrop và Standee sẽ chứa những thông tin quan trọng hàng đầu như tên sự kiện, tên và logo tòa nhà, địa điểm và thời gian…

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 25

KHI CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ, ĐẶC BIỆT ĐỐI VỚI HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ LẦN ĐẦU, VỊ TRÍ BỤC PHÁT BIỂU LÀ MỘT CÔNG ĐOẠN QUAN TRỌNG KHI CHUẨN BỊ.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 26

Khi chuẩn bị cho một hội nghị nhà chung cư, đặc biệt đối với Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Ban tổ chức cần chú ý vị trí đặt bục ra sao cho hợp lý nhất. Vị trí đặt bục phát biểu không chỉ giúp cho người phát biểu/ báo cáo thấy tự tin, bao quát được toàn bộ hội nghị, có thể truyền đạt rõ ràng, mạch lạc thông điệp và mọi người bên dưới có thể tiếp nhận thông tin một cách tốt nhất mà còn giúp người phát biểu/báo cáo có thể thuận lợi điều khiển màn hình trình chiếu.

Có hai cách bố trí bục phát biểu thông dụng. Thứ nhất là đặt bục ở giữa sân khấu, thứ hai là đặt bục ở phía góc phải của của sân khấu. Những vị trí này đảm bảo phải không bị khuất tầm nhìn, tất cả các vị trí người ngồi đều có thể quan sát được và bục cũng không cản trở những chi tiết quan trọng của sân khấu ở phía sau. Trong số các cách bố trí đã nêu ở trên, kiểu sắp xếp bục phát biểu ở bên phải thường được áp dụng hơn cả do tính tiện dụng của mình.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 27

Trang trí bục phát biểu sẽ gúp cho không gian sân khấu sinh động hơn, giúp người phát biểu tự tin khi đứng trên bục. Thông thường, chúng ta vẫn thường sử dụng hoa để trang trí, vừa giúp tăng tính thẩm mỹ, vừa che đi những giấy tờ của những người đang phát biểu. Tùy vào kích cỡ của bục mà bạn có thể lựa chọn số lượng hoa sao cho hợp lý, tránh tình trạng bục nhỏ nhưng hoa lại quá nhiều. Bên cạnh đó, khi sử dụng hoa trang trí bục phát biểu, cần hạn chế việc sử dung những loại hoa có màu sắc quá rực rỡ hay có mùi quá thơm cũng như quá nhiều loại hoa cùng lúc. Đồng thời, ban tổ chức cũng cần lưu ý rằng, nếu như người đọc phát biểu dị ứng với phấn hoa thì cần phải tìm phương án trang trí khác sao cho hợp lý. CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 28

Bàn chủ tịch và Bàn các thành viên đoàn chủ tịch thường được sắp xếp ở phía chính giữa phía trên sân khấu. Bàn cần được chuẩn bị khăn trải bàn hoặc quây váy bàn và hoa.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 29

Bàn Thư ký thường được sắp xếp ở phía bên phải sân khấu. Vị trí này thường là vị trí tiện cho di chuyển để Ban Thư ký linh hoạt hỗ trợ cho Toàn thể quý cư dân và đại biểu tham dự hội nghị. Bàn Thư ký cần được chuẩn bị khăn trải bàn hoặc quây váy bàn. Khu vực này cần kết nối được với ổ cắm điện và setup máy in để tiện cho Ban Thư ký thực hiện công việc của mình.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 30

SỐ LƯỢNG BÀN TỔ KIỂM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU CÓ THỂ LINH HOẠT DỰA THEO SỐ LƯỢNG NGƯỜI THAM DỰ HỘI NGHỊ.

Tùy vào quy mô của Tòa nhà/Cụm nhà chung cư để sắp xếp số lượng bàn tổ kiểm tra tư cách đại biểu phù hợp. Bàn Tổ kiểm tra tư cách đại biểu được sắp xếp ngay phía bên ngoài khu vực hội nghị, ở vị trí dễ thấy và dễ tiếp cận để Cư dân đăng ký tham dự Hội nghị.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 31

Bàn đặt hòm phiếu và Hòm phiếu được đặt phía trên sân khấu Hội nghị. Tùy vào không gian tổ chức Hội nghị để xác định vị trí đặt Hòm phiếu, tuy nhiên thường được đặt ở góc bên Trái/phải sân khấu hội nghị.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 32

Khu vực kiểm phiếu thường được bố trí ở cuối sân khấu hội nghị hoặc phòng họp của đại diện Cư dân. Tuy nhiên, khu vực này cần được đảm bảo tính riêng tư để tránh các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình kiểm phiếu.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 33

LI FESTYL E

SET UP TEA BREAK TEA BREAK LÀ THUẬT NGỮ CHỈ LOẠI HÌNH TIỆC THƯỜNG DIỄN RA TRONG CÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 34

Tea break là thuật ngữ chỉ loại hình tiệc thường diễn ra trong các hội nghị, hội thảo. Tại bữa tiệc Tea break, mọi người có thể thoải mái thưởng thức ẩm thức, nhâm nhi thức uống và trò chuyện cùng nhau. Tùy vào không gian tổ chức Hội nghị mà bố trí khu vực Tea break phù hợp. Khu vực này thường được đặt hai bên cánh trái/phải hội nghị hoặc phía cuối sân khấu mà không làm ảnh hưởng tới quá trình diễn ra hội nghị. Tuy nhiên, khu vực này cần được bố trí lối đi thông thoáng để cư dân giải lao và ban hậu cần tiện di chuyển đồ.

Tea break được tổ chức dưới hình thức tiệc đứng với trà cùng bánh ngọt, hoa quả đi kèm được diễn ra vào giữa giờ giải lao của các buổi hội nghị/hội thảo nhằm giúp những người tham dự có khoảng thời gian thư giãn, nghỉ ngơi và trò chuyện thoải mái trước khi tiếp tục tham dự sự kiện. Thông thường, tea break sẽ kéo dài trong khoảng từ 20-30 phút và được diễn ra trong nền nhạc du dương, êm dịu. Cần lưu ý lựa chọn những bản nhạc có giai điệu nhẹ nhàng, sâu lắng giúp mang lại cảm giác thư giãn nhất định cho khách mời. Ngoài ra, tùy thuộc vào nhu cầu của Ban tổ chức, tiệc tea break có thể được tổ chức vào trước thời gian diễn ra sự kiện.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 35

Mặc dù tea break chỉ là một bữa tiệc nhỏ, nhưng để tổ chức thành công một bữa tiệc tea break, cần nắm rõ quy trình tổ chức và phục vụ, cụ thể như sau: + Đảm bảo an toàn vệ sinh và an toàn thực phẩm. + Làm sạch khu vực tổ chức sự kiện. + Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết phục vụ tiệc như: tách, đĩa, muỗng,.. + Bày sẵn thức ăn, nước uống gồm trà, sữa, cà phê, nước lọc, bánh trái,.. + Hỗ trợ khách trong quá trình diễn ra buổi tiệc, quan sát và kịp thời đáp ứng các nhu cầu của khách. + Khi kết thúc tiệc, dùng xe đẩy, xô đựng và các vật dụng chuyên dụng để thu dọn, làm sạch cơ bản khu vực tea break.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 36

hay sứ.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 37

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 38

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 39

ÂM NHẠC LÀ MỘT PHẦN QUAN TRỌNG TRONG HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ. ÂM NHẠC CÓ THỂ GIÚP GIA TĂNG NHỮNG HIỆU ỨNG, TẠO KHÔNG KHÍ GẮN KẾT CỘNG ĐỒNG VỚI CÁC CƯ DÂN.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 40

Thể loại nhạc cổ điển, nhạc không lời sẽ là sự lựa chọn lý tưởng cho các các sự kiện mang tính chất thanh lịch, trang trọng hay những sự kiện có mục đích khẳng định đẳng cấp của sản phẩm, thương hiệu hay của người tham dự.

Những người tham dự sẽ hoàn toàn thấy ấn tượng với một buổi trình diễn liveshow như chơi violin, piano, khiêu vũ cổ điển hay chơi nhạc giao hưởng thính phòng sẽ vô cùng hấp dẫn. Ngoài nhạc cổ điển, nhạc Jazz cũng là một dòng nhạc phù hợp với tính chất của hội nghị nhà chung cư.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 41

02 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 42

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 43

E Phát hành thông báo

BQT khóa 1.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 44

thành viên BQT.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 45

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 46

B Gửi bản cứng trực tiếp tới căn hộ của các chủ sở hữu hoặc qua đường bưu điện, hay qua các kênh thông tin online của tòa nhà/cụm nhà chung cư như các group facebook cư dân, zalo, viber,...

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 47

C Chủ sở hữu/người sử dụng nhà chung cư đóng góp ý kiến qua văn bản hoặc qua các kênh thông tin online của Tòa nhà/ Cụm nhà chung cư như group facebook cư dân, zalo, viber,...

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 48

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 49

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 50

F Lập danh sách các Chủ sở hữu bao gồm thông tin căn hộ, thông tin chủ sở hữu các phần diện tích khác (trung tâm thương mại, hầm), diện tích sở hữu riêng và quy đổi phiếu biểu quyết theo diện tích sở hữu.

Chủ đầu tư ký, đóng dấu xác nhận và công khai thông tin tới cư dân tại bảng tin tòa nhà hoặc zalo/viber/group cư dân.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 51

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 52

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 53

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 54

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 55

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 56

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 57

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 58

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 59

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 60

2.2

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 61

DANH MỤC CÁC MẪU TÀI LIỆU

Mẫu công văn gửi chính quyền địa phương. Mẫu thông báo tổ chức HNNCC lần đầu.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 62

thành viên BQT. vào BQT. viên BQT.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 63

MẪU CÔNG VĂNBÁO GỬI CHÍNH QUYỀN MẪU THÔNG TỔ CHỨC ĐỊA PHƯƠNG MẪU THÔNG BÁO HNNCC LẦNVÀ ĐẦU

VỀ VIỆC TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU

Mẫu công văn gửi chính quyền địa phương & Mẫu thông báo tổ chức HNNCC lần đầu

(Lưu ý gửi công văn trước 30 ngày tổ chức hội nghị)

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 64

THƯ MỜI HNNCC LẦN ĐẦU

Mẫu thư mời gửi đến cư dân & chính quyền

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 65

GIẤY ỦY QUYỀN HNNCC LẦN ĐẦU

Mẫu đăng ký ủy quyền

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 66

BIÊN BẢN HỌP HỘI NGHỊ TRÙ BỊ

Mẫu biên bản họp trù bị

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 67

NỘI QUY QUẢN LÝ SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ

Mẫu dự thảo nội quy tòa nhà chung cư

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 68

06 Mẫu phiếu lấy ý kiến của cư dân

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 69

06 Mẫu quy chế hoạt động của Ban quản trị

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 70

06 Mẫu quy chế họp HNNCC

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 71

06 Mẫu quy chế thu chi tài chính

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 72

06 Mẫu quy chế bầu Ban quản trị

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 73

06 Mẫu quy chế bầu Ban quản trị

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 74

MẪU TÀI LIỆU BẦU BQT KHÓA 1

Mẫu biên bản kiểm phiếu bầu Ban quản trị

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 75

MẪU TÀI LIỆU BẦU BQT KHÓA 1

Mẫu đơn đăng kí ứng cử thành viên Ban quản trị

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 76

MẪU TÀI LIỆU BẦU BQT KHÓA 1 Mẫu đơn đề cử tham gia Ban quản trị

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 77

MẪU TÀI LIỆU BẦU BQT KHÓA 1 Mẫu phiếu bầu thành viên Ban quản trị

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 78

MẪU TÀI LIỆU BẦU BQT KHÓA 1 Mẫu thông tin ứng viên Ban quản trị

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 79

08 Mẫu biên bản kiểm phiếu biểu quyết

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 80

08 Mẫu phiếu biểu quyết tại HNNCC lần đầu

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 81

03 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 82

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 83

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 84

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 85

Bố trí an ninh trực trong suốt thời gian Hội nghị diễn ra.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 86

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 87

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 88

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 89

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 90

3.2

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 91

DANH MỤC CÁC MẪU TÀI LIỆU

1 A

B 2 C 3

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 92

D 4 E 5 F 6 7 G

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 93

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 94

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 95

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 96

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 97

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 98

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 99

MẪU QUY TẮC CÔNG BỐ THÔNG TIN MINH BẠCH, ỨNG XỬ TRONG CỘNG ĐỒNG CƯ DÂN VÀ MẠNG XÃ HỘI

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 100

(quy mô 500-1000 căn hộ)

01 02 03 04 05

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 101

CDT/BQL

THÀNH VIÊN 3

THÀNH VIÊN 1

THÀNH VIÊN 2

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 102

THÀNH VIÊN 4

BQL TÒA NHÀ

THÀNH VIÊN 1

THÀNH VIÊN 2

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 103

BQL TÒA NHÀ

THÀNH VIÊN 1

THÀNH VIÊN 2

THÀNH VIÊN 3

.............. THÀNH VIÊN 10

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 104

.............. THÀNH VIÊN 10

THÀNH VIÊN 1

THÀNH VIÊN 2

THÀNH VIÊN 3

.............. THÀNH VIÊN 20

.............. THÀNH VIÊN 10

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 105

AN NINH

THÀNH VIÊN 1

BQL TÒA NHÀ

THÀNH VIÊN 1

THÀNH VIÊN 2

THÀNH VIÊN 1

THÀNH VIÊN 3 THÀNH VIÊN 2

THÀNH VIÊN 2

............. THÀNH VIÊN 6

THÀNH VIÊN 3

THÀNH VIÊN 4

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 106

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 107

4.1

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 108

ng qua.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 109

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 110

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 111

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 112

D Căn cứ thông tư số 10/2015/TT-BXD ngày 30 tháng 12 năm 2015, Bộ Xây dựng ban hành quy định về việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư. Căn cứ Thông tư số 28/2016/TT-BXD ngày 15/12/2016 của Bộ Xây dựng về việc sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư số 10/2015/TT-BXD ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Bộ Xây dựng quy định việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành chung cư. Theo đó, các thành viên trong Bản quản trị cần được đào tạo đầy đủ mọi kiến thức về quản lý vận hành chung cư nhằm đáp ứng được yêu cầu công việc. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực quản lý tòa nhà kết hợp với đội ngũ giảng viên là các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực, PMC đã được Bộ Xây dựng công nhận là đơn vị đủ điều kiện đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư. PMC Knowledge sẵn sàng tư vấn đào tạo cho thành viên Ban quản trị, mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ Tổng đài: 1900 1769. Các nội dung chính của khóa đào tạo bao gồm: A. VỀ KIẾN THỨC CƠ SỞ 1. Bài giảng về pháp luật nhà ở; pháp luật đất đai, dân sự và xây dựng liên quan đến nhà chung cư (08 tiết). 2. Bài giảng về các nội dung cơ bản của pháp luật về quản lý, sử dụng nhà chung cư (04 tiết). B. KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ 1. Chuyên đề 1: Nghiệp vụ quản lý việc sử dụng nhà chung cư (08 tiết); 2. Chuyên đề 2: Quản lý vận hành hệ thống điện, cấp thoát nước, thông gió - cấp nhiệt trong nhà chung cư (12 tiết); 3. Chuyên đề 3: Quản lý vận hành hệ thống, thiết bị phòng cháy, chữa cháy (sau đây gọi tắt là PCCC) tại nhà chung cư (08 tiết); 4. Chuyên đề 4: Quản lý vận hành hệ thống thang máy, thang cuốn trong nhà chung cư (08 tiết); 5. Chuyên đề 5: Quản lý vệ sinh môi trường, cảnh quan nhà chung cư và xử lý nước thải (04 tiết); 6. Chuyên đề 6: Quản lý rủi ro, quản lý an ninh và ứng phó với thiên tai tại nhà chung cư (04 tiết). Ngoài 6 chuyên đề được quy định, cơ sở đào tạo có thể bổ sung thêm các chuyên đề đào tạo khác theo nhu cầu của học viên.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 113

D C. PHẦN KHẢO SÁT, THỰC HÀNH (12 TIẾT) 1. Khảo sát thực tế hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư tại địa điểm đã đăng ký trong hồ sơ đề nghị công nhận cơ sở đào tạo; 2. Thực hành nghiệp vụ bảo vệ, an ninh, lễ tân, vệ sinh môi trường, công tác an toàn PCCC, cứu nạn, cứu hộ, thao tác phần mềm quản lý vận hành nhà chung cư; 3. Các phần thực hành khác có liên quan đến nhà chung cư theo nhu cầu của học viên; 4. Sau khi khảo sát, thực hành, các học viên phải viết bài thu hoạch bao gồm các nội dung: quy chế phối hợp giữa các tổ chức, cá nhân liên quan trong việc quản lý vận hành nhà chung cư; đánh giá về nghiệp vụ bảo vệ, an ninh, PCCC và vệ sinh môi trường của nhà chung cư đã khảo sát.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 114

E Ban quản trị khóa 1 sẽ chịu trách nhiệm xây dựng, phát triển và quản lý kênh thông tin của cộng đồng cư dân. Việc thông tin, trao đổi, ứng xử trên các kênh thông tin cần tuân thủ nguyên tắc giao tiếp chung của cộng đồng đã được thông qua tại Hội nghị nhà chung cư lần đầu. 1. Website chính thức của cộng đồng cư dân 2. Các trang mạng xã hội của cộng đồng cư dân bao gồm và không giới hạn công cụ sau:

Facebook Fanpage/ Group chính thức của cộng đồng cư dân

Zalo Group chính thức của cộng đồng cư dân

Viber Group chính thức của cộng đồng cư dân

Các kênh thông tin khác

Ban quản trị nhiệm kỳ 1 chịu trách nhiệm quản lý và bàn giao lại các kênh thông tin chính thức của cộng đồng cư dân cho Ban quản trị khóa tiếp theo.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 115

4.2 MẪU TÀI LIỆU SAU HNNCC LẦN ĐẦU

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 116

DANH MỤC CÁC MẪU TÀI LIỆU

1 2

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 117

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 118 116

Scan để tải tài liệu

Scan để tải tài liệu CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC LẦN ĐẦU / 119

Được thành lập vào tháng 6/2009, PMC là sự hợp tác góp vốn của tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) một trong những tập đoạn lớn nhất tại Việt Nam và Biken Techno Corporation - một công ty đến từ Nhật Bản. TẦM NHÌN Sự khiêm nhường, lòng bao dung, và khát khao học hỏi luôn được nuôi dưỡng, lan tỏa ở mỗi thành viên PMC. Chúng tôi không ngừng nỗ lực trong việc áp dụng các chuẩn mực quốc tế về lòng mến khách phù hợp với Việt Nam nhằm mang lại cho khách hàng, đối tác và thành viên PMC từng khoảnh khắc hạnh phúc, sự an nhiên để bù đắp một phần mà cuộc sống đã lấy mất của mỗi con người. SỨ MỆNH Chúng tôi sẽ là công ty đi đầu trong việc duy trì các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, các giá trị và cam kết đã được tuyên bố với khách hàng, đối tác và thành viên PMC. Hà Nội: Tầng 21, Tòa nhà VNPT, 57 Huỳnh Thúc Kháng, Q. Đống Đa Đà Nẵng: 36 Trần Quốc Toản, Q. Hải Châu HCM: Phòng 505, 42 Phạm Ngọc Thạch, Quận 3 CỔ ĐÔNG VÀ ĐỐI TÁC CHIẾN LƯỢC

VIETNAM POSTS AND TELECOMMUNICATIONS GROUP Headquaters: VNPT Tower, 57 Huynh Thuc Khang St., Dong Da Dist., Hanoi

BIKEN TECHNO CORPORATION Headquaters: Tennouzu First Tower 17F, 2-2-4 , Higashigawa, Shinagawaku, Tokyo, 140-0002, Japan