Quý độc giả thân mến!
Thay mặt đội ngũ Biên tập
Ngày nay, nhiều loại văn phòng làm việc được hình thành với mục đích khác nhau và tại đa dạng địa điểm như từ các tòa nhà cao tầng với trang thiết bị hiện đại cho đến các khu vực nhỏ là một phần của nhà kho, nhà máy, bệnh viện, công trường hay đôi khi làm việc ngay tai nhà. Mặc dù các mối nguy hiểm trong văn phòng có thể không phải lúc nào cũng rõ ràng như trong nhà máy, công trường xây dựng… nhưng nhân viên văn phòng cũng có thể phải đối mặt với nhiều vấn đề về sức khỏe và an toàn. Từ cách thiết kế công việc kém dẫn đến sự nhàm chán và thiếu gắn kết; Các thay đổi công nghệ trong thiết bị và dụng cụ văn phòng; Công việc lặp đi lặp lại kéo dài; Việc di chuyển đồ đạc nặng, không gian chật chội cùng với ánh sáng không đủ làm khu vực làm việc không an toàn.
Đội ngũ Ban biên tập hân hạnh mang đến cho Quý độc giả Tạp chí WorkSafe phần tiếp theo của chủ đề: Hướng dẫn đảm bảo sức khỏe và an toàn khi làm việc tại văn phòng. Hướng dẫn này được thiết kế để giúp người sử dụng lao động và các nhân viên xem xét lại nơi làm việc của họ một cách tổng quan nhằm nâng cao nhận thức về các vấn đề sức khỏe và an toàn trong văn phòng, xác định các vấn đề sức khỏe và an toàn hiện có và tiềm ẩn, từ đó đưa ra các giải pháp và lời khuyên hiệu quả. Đội ngũ Biên tập cũng ý thức được rằng các tiêu chuẩn này có thể thay đổi phù hợp với những xu hướng về công nghệ và xã hội đang phát triển theo từng ngày. Do vậy, Đội ngũ Biên tập rất mong nhân được những ý kiến đóng góp từ Quý độc giả gần xa.
Trân trọng!
Theo thống kê của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), mỗi năm có đến trung bình 2,78 triệu người thiệt mạng do tai nạn lao động hoặc những căn bệnh nghề nghiệp. Ngoài ra, có khoảng 374 triệu người gặp phải những chấn thương trong quá trình làm việc.
Nguyễn Tất Hồng Dương TỔNG BIÊN TẬP
CHỊU TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG
HỘI ĐỒNG BIÊN TẬP
PHÓ TỔNG BIÊN TẬP BIÊN TẬP & THIẾT KẾ www.iirr.vn www.facebook.com/iirr.com
Nguyễn Văn Quang Phòng phát triển cộng đồng
Nguyễn Danh Hải Nguyễn Hồng Minh Nguyễn Hoàng Thanh Nguyễn Quang Huy Hoàng Minh Nguyễn Trần Quốc Nam Nguyễn Quốc Cương Bùi Đăng Hải Lưu Hồng Hải Nguyễn Cảnh Toàn Lê Tiến Trung Lê Minh Dũng Cam Văn Chương Nguyễn Xuân Đức Đỗ Trung Hiếu Nguyễn Thị Lan
Trong nhiều loại thiết bị đầu vào được sử dụng với máy tính, thiết bị thường được sử dụng nhất là bàn phím và chuột. Cách sử dụng các thiết bị này cần được xem xét cẩn thận vì việc sử dụng lặp đi lặp lại các thao tác trong thời gian dài có thể gây khó chịu và dẫn đến những thương tật không mong muốn cho người dùng.
Việc sử dụng bàn phím trong văn phòng thay đổi tùy theo từng nhiệm vụ. Sử dụng bàn phím liên tục trong một thời gian dài thì nguy cơ người dùng gặp phải tình trạng khó chịu càng cao. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là mọi người không nên sử dụng bàn phím một cách rộng rãi trong công việc. Vì thế, thiết kế công việc và sử dụng thiết bị, nội thất trong văn phòng là những cân nhắc quan trọng cần được điều chỉnh đối với những người sử dụng máy tính trong thời gian dài. Để giảm bớt việc dùng bàn phím, phần mềm nhận dạng giọng nói và chữ viết tay có thể là cân nhắc phù hợp với một số người dùng.
Các bàn phím số riêng biệt
V ì nhiều người không sử dụng bàn phím số gắn vào bàn phím, vì thế việc cung cấp bàn phím không có số làm giảm chiều rộng bàn phím và cho phép thao tác chuột gần người dùng hơn.
Chia tách bàn phím
Bàn phím tách đôi được chia ra làm 2 và có góc cạnh để cho phép các khớp tay có tư thế thoải mái khi gõ phím. Bàn phím loại này có sẵn trên thị trường nhưng việc sử dụng chúng hiện không rộng rãi.
Nếu có thể, chân đỡ ở phía sau bàn phím nên được duy trì ở vị trí hạ thấp để giảm thiểu chiều cao và góc của bàn phím và giảm tải không cần thiết của cơ vai và cổ tay. Cần có đủ không gian trên bàn để bàn phím có thể dễ dàng di chuyển ra xa để tạo khoảng trống cho công việc khác khi không sử dụng đến bàn phím.
Bàn phím phải được căn chỉnh phù hợp với màn hình máy tính hoặc ngăn chứa tài liệu (nếu đó là bề mặt quan sát chính).
Bàn phím đặt ngay trước mặt người dùng để không cần phải vặn hoặc xoay người để sử dụng nó, nên được đặt gần mép trước của bàn làm việc để giảm
khoảng cách cần thiết tiếp cận nó. Tài liệu tham khảo nên được đặt giữa bàn phím và màn hình hoặc hoặc ngay bên cạnh màn hình, không nên được đặt giữa bàn phím và mặt trước của bàn làm việc vì điều này đặt bàn phím quá xa người dùng và góp phần tạo ra tư thế không tốt.
Chuột có thể có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau, với các tính năng như một con lăn cuộn. Các tiêu chí chính nên áp dụng khi sử dụng chuột phải bao gồm:
» Đặt bàn tay và cánh tay của người dùng ở tư thế trung lập nhất có thể trong khi sử dụng;
» Hỗ trợ trọng lượng của cánh tay bởi mặt bàn chứ không phải bởi người sử dụng;
» Giữ cho cổ tay ngang bằng trong quá trình sử dụng;
» Cho phép các ngón tay đặt trên các nút ấn giữa các thao tác;
» Đảm bảo thiết kế chuột phù hợp với kích thước bàn tay của người dùng.
Đặt tấm lót chuột ngay bên cạnh bàn phím, chỉ sử dụng chuột ở trong khu vực này và luôn di chuyển chuột trên tấm lót trong quá trình sử dụng. Nên sử dụng chuột bằng cả 2 tay và thay đổi định kỳ giữa các tay để làm giảm sự khó chịu cho tay xảy ra khi sử dụng lâu dài. Nhiều người không quen sử dụng chuột luân phiên giữa hai tay, nhưng kỹ năng này thường được phát triển nếu luyện tập thường xuyên.
Tránh sự khó chịu khi sử dụng chuột
Tư thế đặt tay kéo dài trong quá trình sử dụng chuột có thể được giảm bớt bằng cách sử dụng nhiều hơn các phím tắt, đổi tay và di chuyển chuột về phía giữa bàn và đẩy bàn phím về phía sau, nếu nhiệm vụ chủ yếu cần làm sử dụng chuột. Nếu đặt một tấm lót chuột ngay bên cạnh bàn phím để giảm thiểu khoảng cách và nguy cơ gây ra sự khó chịu cho người dùng.
Nếu con trỏ khó điều khiển, cần làm sạch chuột và các chi tiết bên trong nó bằng dung môi thích hợp cũng như làm sạch tấm lót chuột có thể giúp việc sử dụng dễ dàng và nhanh chóng hơn. Hệ điều hành của máy tính cũng có thể được sử dụng để thay đổi cài đặt chuột, chẳng hạn như tốc độ và gia tốc. Nên sử dụng chuột quang không có bi bên dưới.
Các điều khiển con trỏ thay thế Các lựa chọn thay thế cho chuột tiêu chuẩn được thiết kế để thay đổi tư thế của bàn tay và cánh tay và tăng độ hiệu quả, bao gồm một nhóm thao tác đa dạng như con lăn, bút, bi, miếng đệm và các điểm lướt. Sự khác biệt chính giữa chuột và các thiết bị này là bàn tay và cánh tay giữ nguyên trong khi cổ tay ở một góc và các ngón tay hoặc ngón cái duỗi ra. Việc sử dụng theo cách này trong thời gian dài có thể gây khó chịu cho ngón tay, ngón cái hoặc cổ tay. Tốt hơn hết là bạn nên nhấc tay ra khỏi các phím trong khi diều khiển các thiết bị con trỏ.
a. Điện Thoại & Tai nghe
Nhân viên làm việc tại văn phòng sử dụng điện thoại ở các mức độ khác nhau. Điện thoại phải được bố trí và lắp đặt sao cho người dùng có thể thực hiện các tác vụ đơn giản, chẳng hạn như ghi chú, mà không cần phải vặn người hoặc đỡ điện thoại trên vai. Dây điện thoại cần đủ dài cho phép đặt điện thoại ở vị trí linh hoạt phù hợp với người dùng. Tai nghe nên được sử dụng khi người đó phải thường xuyên thực hiện các công việc như nhập thông tin hoặc nhập lệnh trong khi sử dụng điện thoại, hoặc làm những công việc điện thoại chuyên dụng, chẳng hạn như trong trung tâm cuộc gọi, chung tâm hỗ trợ khách hàng. Việc sử dụng tai nghe có thể giúp giảm khoảng cách tiếp cận, tần suất xử lý bộ thu và loại bỏ các tư thế cổ gây bất tiện.
Khi thực hiện nhiều cuộc gọi, nên đặt điện thoại cùng phía với tay thuận có thể thao tác thoải mái các phím số và nút chức năng. Ngược lại, nếu người dùng chủ yếu chỉ nhận cuộc gọi thì có thể đặt điện thoại ở phía tay không thuận. Tìm hiểu và sử dụng các chức năng của điện thoại, chẳng hạn như gọi lại và lưu trữ các số điện thoại thường dùng, để nâng cao hiệu quả sử dụng.
Khi mua tai nghe, nên xem xét môi trường xung quanh và nhu cầu của người dùng đối với các tín hiệu khác khi ra quyết định về thiết kế và số lượng tai nghe. Điện thoại hỗ trợ chức năng rảnh tay có thể được sử dụng cho những dịp như hội nghị từ xa, nhưng chúng không phù hợp trong môi trường văn phòng mở.
Do sử dụng không thường xuyên nên dập ghim không gây nguy hiểm cho người sử dụng. Nếu các tài liệu dày phải được ghim lại, nên sử dụng một chiếc dập ghim thích hợp cho tác vụ này để giảm thiểu nhu cầu về nhân lực của tay khi thực hiện nhiệm vụ. Nếu một chiếc dập ghim được sử dụng nhiều lần trong một thời gian dài, điều này có thể gây mệt mỏi cho người sử dụng, đặc biệt là khi họ thực hiện công việc trong tư thế đang ngồi trên bàn hoặc băng ghế ở độ cao không phù hợp, đòi hỏi họ phải nâng cao phần vai. Việc sử dụng dập ghim nhiều cũng có thể dẫn đến lực nén quá mức vào lòng bàn tay. Dập ghim bằng điện nên được sử dụng ở những trường hợp thường xuyên phải bấm ghim trong thời gian dài. Thiết kế của một chiếc dập ghim điện phải bảo vệ ngón tay tránh bị thương trong quá trình sử dụng và phải thực hiện các quy trình làm việc an toàn. Nếu việc sử dụng dập ghim được đánh giá là rủi ro hoặc kém an toàn trong một số tình huống, nên xem xét các phương án kiểm soát như sử dụng các thiết bị đính kèm thay thế (ví dụ: kẹp kim loại, kẹp bulldog) hoặc các ghim bấm thủ công lớn hơn hoặc kim bấm điện.
Đối với việc loại bỏ kim ghim không thường xuyên, thường sử dụng một loại dụng cụ gỡ ghim bấm nhỏ. Khi việc tháo ghim lặp đi lặp lại nhiều lần trong một thờ gian dài, nên xem xét dùng đến những thiết bị vận hành bằng đòn bẩy. Nên tránh rút kim bấm bằng tay. Để kiểm soát những rủi ro liên quan đến việc tháo kẹp ghim, chẳng hạn như vết thương do kim đâm, một số tổ chức lớn yêu cầu khách hàng trả lại các tài liệu chưa được ghim lại. Các cơ chế ràng buộc thay thế cũng cần được xem xét.
cụ mở thư Việc sử dụng công cụ mở thư thường không gây ra vấn đề gì trong văn phòng cho đến khi mức độ sử dụng chúng tăng lên, vượt quá mức được sử dụng để xử lý thư cá nhân. Tay cầm mỏng của dụng cụ mở thư giống như con dao có thể gây khó khăn cho việc cầm nắm. Tay cầm lớn hơn giúp cho việc cầm được chắc chắn hơn. Có thể tránh được việc xử lý thư nhiều lần và chuyển động mạnh cần thiết để mở thư bằng cách sử dụng máy mở thư cơ học.
Máy đục lỗ có nhiều loại trên thị trường, từ loại sử dụng đòn bẩy nhỏ đến các loại máy khoan điện lớn - và việc sử dụng chúng phải phù hợp với độ dày của tài liệu đang được xử lý. Các cánh tay đòn dài hơn cho phép đục lỗ các tài liệu dày hơn bằng cách đục lỗ thủ công vì thế người sử dụng cần đến ít lực hơn. Nhiều máy photocopy cũng có chức năng đục lỗ. Do tính chất chịu lực của công việc này, nên sử dụng đục lỗ trên bàn đứng dài.
Mặc dù công cụ chính dùng trong văn phòng là bàn phím, nhưng vẫn có rất nhiều tác vụ trong văn phòng cần đến việc ghi chép. Bút bi tiêu chuẩn phù hợp cho mục đích sử dụng thông thường và không thường xuyên, tuy nhiên, các loại bút dễ chảy mực thường cần ít lực hơn để cầm và viết. Ngòi bút dày hoặc phần gắn hình tam giác vào bút có thể làm giảm lực tổng thể cần thiết để cầm bút. Việc viết trong thời gian dài có thể dẫn đến đau nhức bàn tay hoặc cẳng tay. Nếu điều này xảy ra, những khoảng thời gian này có thể cần được giảm bớt hoặc xen kẽ với các hoạt động khác.
Phần tựa cổ tay hoặc cẳng tay được tích hợp trong một số thiết kế bàn phím hoặc được cung cấp để hỗ trợ cánh tay trong thời gian tạm dừng trong công việc gõ phím. Tuy nhiên, trong thực tế, mọi người thường sử dụng bộ phận còn lại của tay trong khi đánh máy, điều này khiến các ngón tay chạm tới các phím hơn là toàn bộ cánh tay tạo ra chuyển động đó. Việc này có thể gây căng cơ và gân ở cổ tay. Việc sử dụng phần tựa cổ tay cũng đặt bàn phím cách xa người dùng hơn, điều này có thể làm tăng áp lực liên tục lên vai và gây khó chịu hoặc căng cơ. Không cần dùng đến chỗ đặt cổ tay nếu nơi làm việc đã được điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
Màn hình có thể cần được nâng cao hơn chiều cao của bàn để giảm căng thẳng về tư thế cho cơ cổ của người dùng. Phần trên cùng của màn hình thường phải đặt ngang với tầm mắt nhìn ngang của người dùng và ở khoảng cách xấp xỉ một chiều dài sải tay khi người điều khiển đang ngồi ở vị trí thông thường của họ thực hiện thao tác gõ bàn phím. Có nhiều loại giá đỡ để nâng màn hình lên trên chiều cao của bàn. Các giá đỡ có chiều cao cố định thường sẽ phù hợp với các khu vực làm việc cho người dùng đơn lẻ trong đó chiều cao của màn hình phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân và nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, bao gồm cả việc gõ bàn phím suốt cả ngày. Giá đỡ có thể điều chỉnh độ cao và có thể di chuyển được dùng để đáp ứng nhu cầu của nhiều người sử dụng hoặc để cung cấp không gian cho các công việc khác mà một cá nhân có thể thực hiện trong ngày.
Việc đọc tài liệu đặt trên bề mặt bàn làm việc trong thời gian dài có thể gây ra hiện tượng mỏi cổ và vai do sai tư thế. Dụng cụ giữ tài liệu được thiết kế để cố định tài liệu tham khảo và đặt ở vị trí đáp ứng nhu cầu thị giác của người dùng.
Có thể đặt các ngăn chứa tài liệu di chuyển được bên cạnh màn hình ở cùng độ cao và khoảng cách trực quan với người dùng cũng như màn hình. Giá đỡ tài liệu dạng khung chữ A hoặc phẳng có thể được đặt giữa màn hình và bàn phím để hỗ trợ nâng đỡ nhiều giấy tờ lớn hoặc cồng kềnh. Khung chữ A cần điều chỉnh đủ để nâng, hạ và chỉnh các góc đặt tài liệu để phù hợp với các chiều cao khác nhau của màn hình.
Máy tính xách tay được thiết kế để sử dụng trong thời gian ngắn hoặc dùng khi di chuyển. Tính chất di động của máy tính xách tay và notebook dẫn đến việc chúng được sử dụng trong nhiều tình huống với cách cài đặt khác nhau khi khả năng điều chỉnh bàn làm việc bị hạn chế. Điều này có thể dẫn đến chiều cao khi làm việc không phù hợp. Màn hình và bàn phím thiếu khả năng điều chỉnh có thể dẫn đến việc cánh tay bị giữ quá cao hoặc người dùng phải cúi cổ để xem màn hình. Nếu tư thế này được sử dụng thường xuyên hoặc trong thời gian dài, nó có thể dẫn đến cảm giác khó chịu. Nếu màn hình được nghiêng lên trên để giảm việc người dùng phải cúi cổ để xem màn hình, hiện tượng phản xạ xảy ra có thể là vấn đề với một số loại màn hình. Các tác động xấu của việc làm việc trên máy tính xách tay có thể được ngăn ngừa bằng cách:
» Đặt máy tính xách tay hoặc notebook vào vị trí máy tính để bàn tại nơi làm việc có thể điều chỉnh được;
» Kết nối với thiết bị máy tính hiện có, chẳng hạn như màn hình, bàn phím và chuột;
» Chuyển thông tin từ máy tính xách tay sang máy tính để bàn để có nhiều thời gian làm việc hơn;
» Nhận thức được tầm quan trọng của tư thế ngồi khi sử dụng máy tính xách tay và thường xuyên thay đổi luân phiên giữa việc gõ phím và các hoạt động khác;
» Nắm rõ vị trí các phím trên bàn phím để tránh những khoảng thời gian người dùng nhìn xuống các phím, điều này có thể gây ra sự khó chịu ở cổ;
Bản chất di động của những máy tính này cũng có nghĩa là chúng thường được sử dụng ở những nơi không có bàn việc thích hợp hoặc có thể điều chỉnh, ví dụ như đặt máy tính trên đùi hoặc trên bàn bếp hoặc sử dụng máy tính trong quán cà ... Việc sử dụng thiết bị này trong thời gian dài có thể góp phần gây ra sự khó chịu cho cơ thể. Việc mang theo máy tính xách tay cũng có thể góp phần gây ra các vấn đề về lưng và cổ. Việc đưa máy tính xách tay cho trẻ em dùng để học ngay từ khi còn nhỏ và trong một số trường hợp được sử dụng vài giờ mỗi ngày, có nghĩa là các vấn đề với máy tính xách tay có thể ảnh hưởng đến nhân viên từ rất sớm, ngay cả trước khi họ bước vào nơi làm việc.
Các trạm kết nối cho phép sử dụng máy tính xách tay ở nhiều vị trí khác nhau mà không cần phải chuyển thông tin sang máy tính để bàn tại văn phòng. Ưu điểm của trạm nối là khả năng dễ dàng kết nối máy tính xách tay với các thiết bị ngoại vi khác, chẳng hạn như màn hình và bàn phím kích thước thông thường. Điều này có thể cải thiện tư thế, hoạt động và sự thoải mái tổng thể của người dùng.
Điện thoại di động được sử dụng phổ biến cho cả công việc văn phòng và gia đình. Các nguy cơ về sự thiếu an toàn, chẳng hạn như mất tập trung dẫn đến tai nạn, phát sinh khi mọi người cố gắng thực hiện các hoạt động bên ngoài cùng lúc với việc sử dụng điện thoại di động, chẳng hạn như vừa lái xe vừa nghe điện thoại. Ta cần kiểm soát tiếng ồn trong văn phòng do điện thoại đổ chuông gây ra bằng quy định giảm âm lượng điện thoại ở nơi làm việc. Tuy rằng có rất ít bằng chứng về rủi ro do tiếp xúc với nguồn bức xạ và tiếng ồn từ điện thoại di động nhưng việc hạn chế sử dụng điện thoại di động và cất điện thoại cách xa cơ thể đã được nhiều chuyên gia khuyến cáo.
Nhận diện giọng nói chuyển thông tin giọng nói sang một định dạng điện tử. Công nghệ này hiện tại còn hạn chế về các ứng dụng, nhưng nếu giọng nói trở thành một trong những phương tiện chính để nhập và điều khiển dữ liệu máy tính, thì việc phụ thuộc vào bàn phím để nhập dữ liệu sẽ giảm đi.
Một số môi trường làm việc văn phòng có thể tiềm ẩn những rủi ro cụ thể do loại hình công việc hoặc yêu cầu của công việc. Việc giảm thiểu rủi ro trong những môi trường này phụ thuộc vào việc đánh giá cẩn thận các tác động đối với những người có liên quan. Một số ví dụ sẽ được liệt kê dưới đây.
Nhiều công việc văn phòng ở các trung tâm cuộc gọi thường đòi hỏi nhân viên dành thời gian dài làm việc ở một tư thế cố định. Các vấn đề liên quan đến sức khỏe và an toàn khác bao gồm: vấn đề thính giác hay còn được gọi là sốc âm thanh, các vấn đề về giọng nói và sự căng thẳng từ những khách hàng giận dữ hoặc khó tính. Về nguyên tắc, việc thiết kế khu vực làm việc và môi trường làm việc của trung tâm tổng đài cũng giống như đối với văn phòng làm việc nói chung, nhưng phải đặc biệt chú ý đến việc thiết kế, cung cấp và vệ sinh các thiết bị thiết yếu như tai nghe. Đồ nội thất và thiết bị có thể điều chỉnh dễ dàng là yếu tố rất quan trọng vì nhân viên phải di chuyển nơi làm việc này sang nơi làm việc khác cả trong và giữa ca. Với tính chất hạn chế của công việc, các vấn đề về thiết kế công việc phải được xem xét cẩn thận. Những vấn đề này sẽ bao gồm đưa vào một số công việc đa dạng, dành thời gian nghỉ ngơi thích hợp và khoảng thời gian tạm dừng khi ‘hết giờ’ cho người tổng đài viên.
Lựa chọn làm việc tại nhà ngày càng được nhiều tổ chức lớn sử dụng. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp nhỏ hoạt động tại tư gia, đặt văn phòng tại một khu vực của ngôi nhà để điều hành công việc kinh doanh. Một văn phòng tại nhà có thể không có sẵn các thiết bị công nghệ như văn phòng lớn. Ví dụ như: máy quét, máy photocopy, máy scan… vì thế mà việc thực hiện những công việc thủ công
lặp đi lặp lại có thể tăng lên. Khi mọi người làm việc tại nhà, sự thiếu tiếp xúc và giao tiếp với xã hội có thể dẫn đến sự nhàm chán, thiếu động lực và mất khả năng tham gia vào các quyết định trong tổ chức. Người lao động cần cân nhắc và tạo cân bằng giữa công việc ở nhà và việc giao tiếp tại nơi làm việc trong một văn phòng lớn hơn.
Một số vấn đề về sức khỏe và an toàn cần xem xét khi lập văn phòng tại nhà bao gồm:
» Sự phù hợp của phạm vi và thời lượng của các hoạt động đối với môi trường này;
» Sự phù hợp của thiết kế văn phòng tại nhà, bao gồm bố trí nơi làm việc, thiết bị và nội thất nơi làm việc và sự tách biệt với các khu vực khác trong nhà;
» Môi trường làm việc như: ánh sáng và nhiệt độ;
» Việc lựa chọn, tạo động lực, làm việc nhóm hay quản lý nhân viên;
» Đào tạo về các quy trình làm việc an toàn;
» Sự tham gia vào việc lập kế hoạch và đánh giá công việc để cung cấp cho họ sự kiểm soát và phản hồi về công việc của họ và ngăn chặn sự cô lập diễn ra với các nhân viên;
Các chính sách và quy định cần được phát triển để bao gồm các nội dung liên quan vấn đề đảm bảo an toàn và sức khỏe khi làm việc tại nhà, bao gồm thiết kế công việc, giờ làm việc, thời gian nghỉ và sự thay đổi nhiệm vụ các vấn đề về tâm lý xã hội
c. Công việc hành chính hoặc kiểm toán bên ngoài văn phòng
Công việc máy tính chuyên sâu có thể được yêu cầu trong các trường hợp như báo cáo quá trình diễn ra hội nghị hoặc cuộc họp của công ty, hoặc trong quá trình đánh giá các tổ chức. Những môi trường làm việc này có thể không được thiết ké phù hợp với công việc nếu có đồ đạc, ánh sáng, tiếng ồn và thiết bị không phù hợp. Công việc có thể lặp đi lặp lại trong một số ngày. Nên áp dụng chính sách yêu cầu cơ quan đứng ra tổ chức chung cấp nơi làm việc, thiết bị và môi trường phù hợp hoặc yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp các thiết bị di động như: Giá đỡ máy tính xách tay, chuột và bàn phím riêng biệt, xe đẩy để vận chuyển thiết bị. Số lượng nhân viên làm việc nên được sắp xếp sao cho phù hợp với việc nghỉ ngơi thường xuyên do sử dụng bàn phím hoặc chuột nhiều trong thời gian dài hoặc do thời gian tập trung cao độ.
Có rất nhiều công việc văn phòng liên quan đến việc phải tương tác với khách hàng. Khi công việc liên quan đến nhiều người dùng và nhiệm vụ, bao gồm các hoạt động hành chính và tính toán, cần có khả năng điều chỉnh để phù hợp với nhân viên. Bề mặt băng ghế rộng hơn có thể được yêu cầu để đặt các mặt hàng khi vận chuyển đến và để cải thiện an ninh cho nhân viên, nhưng cần cẩn thận để tránh nhân viên lễ tân hoặc dịch vụ khách hàng có thời gian dài tiếp cận và chuyển tiếp. Các tính năng bảo mật khác, chẳng hạn như màn hình hoặc nút khẩn cấp cũng có thể được yêu cầu.
Việc thiết kế các khu vực lễ tân nên phản ánh loại công việc liên quan. Bàn có thể cần thiết kế thấp để có thể thảo luận và phỏng vấn, hoặc cao để tách riêng nhân viên với khách hàng. Khi bàn làm việc ở vị trí cao, cần phải xác định xem nhân viên có cần ngồi trên cao hay không? có thể là trên một chiếc ghế cao có thể điều chỉnh được chỗ để chân, hoặc cần thiết kế sàn giả để nâng nhân viên lên ngang tầm với khách hàng. Chiều cao phải phản ánh loại công việc và liệu nhân viên đang ngồi, đứng hay cả hai tại khu vực làm việc. Việc thực hành công việc để thay đổi các nhiệm vụ và thời gian nghỉ giải lao cũng như khiến nhân viên rời khỏi tư thế gò bó và nhu cầu của khách hàng là rất quan trọng.
Thiết kế hệ thống lưu trữ cần tập trung vào bản chất của các mục được lưu trữ, khả năng và giới hạn của những người được yêu cầu sử dụng hệ thống.
dụng giữa chiều cao từ đốt ngón tay và vai. Nếu điều này là bất khả thi có thể xem xét một số biện pháp kiểm soát sau đây: » Sử dụng một phương tiện an toàn để leo lên đến độ cao cần thiết;
» Có một điểm hỗ trợ trung gian để cho phép nâng hoặc hạ theo từng cấp độ khi người dùng bước lên cấp độ cao hơn. Việc leo lên kệ để tiếp cận được các kệ cao hơn là một hành động không an toàn và là rủi ro cần được kiểm soát. Các tùy chọn để kiểm soát rủi ro này có thể bao gồm cung cấp các bệ nhỏ trên con lăn (như thường thấy trong thư viện), bộ thang bậc nhỏ, thang nền và thang cuốn. Các bậc thang phải vững chãi và cần có bệ và tay vịn khi công việc được thực hiện bao gồm khả năng cao người dùng tiếp cận kho lưu trữ.
b) Nguyên tắc chung về khu vực lưu trữ
Các vật dụng lớn hoặc nặng nên được cất giữ ở độ cao mà người nhân viên có thể dễ dàng lấy chúng để giảm thiểu nhu cầu xử lý. Các vật dụng thường xuyên xử lý nên được đặt trong tầm với. Các vật dụng được chở trên xe đẩy phải được giữ nguyên trên xe trong khi cất giữ. Các vật phẩm nhỏ hơn, nhẹ và không thường xuyên được xử lý có thể được lưu trữ ở các khu vực thấp hơn hoặc cao hơn của hệ thống lưu trữ. Các vật dụng phải dễ dàng đặt vào kệ lưu trữ hoặc lấy chúng ra sử dụng. Hệ thống lưu trữ phải phù hợp với kích thước và hình dạng của vật phẩm được lưu trữ. Ví dụ: vách ngăn sẽ phân cách các tệp được lưu trữ trên giá đỡ và cải thiện mức độ tiếp cận. Các tài liệu hoặc ấn phẩm nhỏ có thể được lưu trữ trong các tệp hoặc thư mục treo, giúp xử lý chúng dễ dàng hơn.
Máy tính để bàn có thể được chia thành ba khu vực lớn tùy theo khả năng tiếp cận của từng người ngồi với từng khu vực. Khu vực phạm vi tiếp cận tối ưu là nơi bàn tay hoạt động trong hầu hết thời gian. Thiết bị thường được đưa vào và ra khỏi khu vực này khi các nhiệm vụ khác nhau được thực hiện. Ví dụ, khi tác vụ đánh máy kết thúc, bàn phím được chuyển sang một bên để nhường chỗ cho hoạt động viết, hoặc ghế được chuyển sang một phần khác của bàn để bàn tay có thể hoạt động gần với cơ thể. Các vật dụng thường được sử dụng, chẳng hạn như bàn phím, chuột hoặc điện thoại, nên được sử dụng trong phạm vi tiếp cận tối ưu.
Khu vực phạm vi tiếp cận tối đa bao gồm một khu vực vượt ra ngoài phạm vi tiếp cận tối ưu, nơi người dùng có thể tiếp cận thoải mái bằng cách sử dụng vai và cánh tay. Khu vực này nên là nơi thu các bàn tay lại và dùng các thiết bị và tài liệu trên cơ sở không liên tục.
Sổ hướng dẫn tham khảo là một ví dụ về những gì có thể được giữ trong vùng tiếp cận tối đa phía trước, nhưng không được giữ trong vùng tiếp cận cao, nơi có thể cần lực quá mức để nâng chúng xuống. Khu vực phạm vi tiếp cận bên ngoài bao gồm phạm vi tiếp cận mở rộng nơi nhân viên sẽ cúi người về phía trước và thậm chí vươn lên khỏi ghế sẽ tăng thêm khoảng cách để tiếp cận một vật phẩm. Khu vực này thường chỉ thích hợp cho những người thực hiện hành động này không thường xuyên. Nếu có thể, nên sắp xếp lại bố cục để đưa các đồ vật thường dùng và đồ vật ở gần đến gần người dùng hơn. Ngoài ra, công việc có thể được chuyển hoàn toàn sang một bàn làm việc hoặc băng ghế dài khác để tiếp cận tốt hơn. Việc đặt các vật dụng ít khi sử dụng ngoài tầm với sẽ khiến người dùng phải đứng lên, từ đó khuyến khích việc thay đổi tư thế.
đựng tài liệu có thể kéo ra/vào
Các khay này thường có thể được đặt trong vùng tiếp cận tối đa và xếp chồng lên nhau hoặc đặt cạnh nhau. Đặt khay gần người vận hành hơn giúp cải thiện tư thế và chuyển động bằng cách hạn chế việc thực hiện động tác vươn người quá cao.
Các ô ngăn kéo di động mang lại sự linh hoạt hơn trong cách bố trí của khu vực làm việc để cung cấp đủ không gian cho chân của người dùng. Các ngăn kéo cần phải vừa tầm với và dễ sử dụng bằng cách di chuyển ghế ngay trước mặt. Ngăn kéo dưới bàn không nên được sử dụng để chứa các vật nặng.
Máy tính là một dạng khác của hệ thống lưu trữ trong văn phòng và là phương tiện chính để tạo và xử lý thông tin tham khảo. Việc sử dụng chúng làm cơ sở lưu trữ có thể dẫn đến giảm yêu cầu lưu trữ vật lý trong văn phòng, cũng như cải thiện hiệu quả trong việc tìm kiếm, đọc và lấy dữ liệu. Sao lưu dữ liệu là một thành phần thiết yếu của việc lưu trữ thông tin hiệu quả, để trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc hỏng hóc thiết bị, thông tin không bị mất hoặc bị hỏng.
Một số vấn đề thường gặp và giải pháp khi sử dụng tủ đựng hồ sơ bao gồm:
» Các tệp được đóng gói chặt có thể góp phần làm đau cơ và khiến người dùng phải giữ các tư thế bất tiện. Ghi nhãn rõ ràng và xem xét nội dung định kỳ có thể giúp khắc phục tình trạng quá tải công việc. Các phương tiện lưu trữ khác bao gồm các kẹp tài liệu. Lưu trữ ngoại vi có thể được sử dụng để giảm bớt tình trạng quá tải;
» Tiếp cận các ngăn kéo thấp hơn - người dùng nên sử dụng chân để ngồi xổm hoặc áp dụng tư thế quỳ thay vì uốn cong người;
» Khi tủ không bằng phẳng, các ngăn kéo có thể khó mở hoặc đóng hoặc thậm chí ở vị trí mở trong khi không sử dụng. Điều này có thể gây nguy hiểm và mất an toàn tại nơi làm việc. Các miếng đóng gói nhỏ có thể giúp làm phẳng tủ. Sử dụng thước cân bằng để đảm bảo tủ hồ sơ bằng phẳng;
» Tình trạng tủ không đủ vững chắc khi nhiều ngăn kéo được mở cùng một lúc có thể dẫn đến toàn bộ tủ rơi vào người sử dụng. Các biện pháp phòng ngừa có thể bao gồm gắn tủ hồ sơ vào tường hoặc sàn hoặc mua tủ đựng hồ sơ chỉ cho phép mở một ngăn kéo tại một thời điểm.
Giá đỡ di động hoặc ổ cứng di động Giá đỡ di động là một cách rất hiệu quả để sử dụng không gian lưu trữ. Tuy vậy vẫn có một số vấn đề tồn tại liên quan đến việc sử dụng thiết bị này. Mở và đóng giá đỡ di động: Kích thước và vị trí của các cơ cấu cuộn dây hoặc tay cầm để mở hoặc đóng giá đỡ di động không được gây ra nguy cơ làm tay mắc kẹt. Giá đỡ di động thường được thiết kế để sử dụng bằng một tay. Đặt tay thứ hai trên thiết bị để giúp tác dụng lực đẩy hoặc lực kéo bổ sung có thể khiến nó bị kẹt ở giữa các ngăn kéo. Giá đỡ di động không cần bạn phải tác dụng một lực đáng kể để vận hành tay cầm. Việc lắp đặt thích hợp và bảo trì thiết bị thường xuyên sẽ đảm bảo thiết bị dễ vận hành. Đối với các bộ giá đỡ di động lớn, được sử dụng thường xuyên, điều khiển bằng điện sẽ giúp hạn chế việc tác dụng lực để mở và đóng giá đỡ.
Mối nguy hiểm: Với một giá đỡ di động lớn, một người có thể bị mắc kẹt giữa các kệ trong khi nó đang được vận hành bởi những người khác. Ngoài ra, bệ nâng hoặc đường ray có thể tạo ra nguy cơ gây ra sự cố vấp ngã khi một cá nhân di chuyển vào và ra khỏi khu vực có thiết bị. Cần phải xem xét các quy trình vận hành và khóa, xem có đủ ánh sáng, biển báo và sàn hay không.
Thường thì tủ có khóa được sử dụng để cất giữ các thiết bị hoặc tài liệu có giá trị. Vị trí của mỗi món đồ trong tủ phải được quyết định tùy theo kích thước, trọng lượng của món đồ đó và tần suất sử dụng.
Hộp giấy thường được xếp chồng lên nhau trên sàn trong các văn phòng. Chúng nên được đặt trong một khu vực lưu trữ chuyên dụng gần máy in hoặc máy photocopy. Kích thước và trọng lượng của hộp có thể khiến nhân viên bị thương do xử lý bằng tay. Nhiều nhà cung cấp hiện nay cung cấp giấy trong hộp 5 hoặc
6 (reams: đơn vị tính số tờ giấy) thay vì 8 đến 10 reams.
Điều này đã làm giảm rủi ro từ việc xử lý thủ công bằng cách giảm trọng lượng và kích thước của mỗi hộp để chúng có thể được xử lý ở khoảng cách gần với cơ thể hơn. Cần xây dựng các chiến lược phù hợp để giảm thiểu rủi ro do xử lý thủ công, ví dụ: nâng cao chiều cao lưu trữ thấp hơn so với mặt đất để giảm thiểu việc các nhân viên phải uốn cong người; tránh việc xử lý các hộp đầy bằng cách tháo từng ram giấy riêng lẻ ra khỏi hộp; hoặc đặt hàng số lượng giấy nhỏ hơn thường xuyên hơn để chúng có thể được lưu trữ trên giá đỡ với lối đi thông thoáng.
Sử dụng xe đẩy để xử lý các tài liệu được lưu trữ
Việc sử dụng xe đẩy để vận chuyển tài liệu đến và đi từ khu vực lưu trữ trung tâm có thể được yêu cầu để giảm thiểu nhu cầu thực hiện nhiệm vụ này. Điều này không chỉ áp dụng cho các kiện lớn hoặc nặng mà còn cho các kiện nhỏ hơn như tệp tài liệu. Khi chọn xe đẩy, cần đánh giá các yêu cầu của nơi làm việc. Các yêu cầu này bao gồm loại bề mặt sàn và kích thước và loại bánh xe được yêu cầu, liệu xe đẩy có nên điều chỉnh được để cho phép tài liệu trượt trực tiếp từ xe đẩy đến kệ hay không, xe đẩy có thể tiếp cận như thế nào để chuyển đồ ra và lấy đồ vào, liệu có khối lượng lớn tài liệu được chuyển đi hay không, hay có cần một số dạng xe đẩy có động cơ hay không ?
Các vật dụng như giấy photocopy có thể được lưu trữ trên một xe đẩy gần máy photocopy. Điều này giảm thiểu việc bảo quản ở mặt đất và vì xe đẩy có thể được sử dụng để giao hàng nên việc xử lý gấp đôi được giảm thiểu. Có thể đặt xe đẩy ở độ cao ngang thắt lưng trong khu vực giao hàng để nhân viên giao hàng có thể đặt hàng trực tiếp lên xe đẩy. Xe đẩy sau đó có thể được sử dụng để vận chuyển các mặt hàng đến nơi được yêu cầu.
thế và chuyển động bất tiện, các tư thế bị hạn chế, các mối đe dọa đối với an ninh)? Việc
Vấn đề
Có Không Giải pháp khuyến nghị Nhân sự chịu trách nhiệm Ngày hoàn thành
Các tác vụ được lặp đi lặp lại nhiều lần (chẳng hạn như gõ bàn phím) được thực hiện trong khoảng thời gian từ 2 giờ trở lên.
Các công việc đòi hỏi phải ngồi hoặc đứng liên tục trong khoảng thời gian từ 2 giờ trở lên. Các công việc đòi hỏi mức độ tập trung cao được thực hiện trong khoảng thời gian từ 2 giờ trở lên.
Nhân viên không được tham gia vào các quyết định về công việc của mình như: chọn thời gian, cách thức và tần suất họ thực hiện hầu hết các nhiệm vụ của mình.
Nhân viên không được đào tạo hoặc không được phép thay đổi nhiệm vụ và tư thế trong suốt cả ngày.
Nhân viên không được phản hồi về hiệu quả công việc của họ. Phải làm nhiều giờ, mang công việc về nhà.
» Xen kẽ các công việc có tính lặp lại cao với các công việc khác đòi hỏi chuyển động và sử dụng nhiều tư thế khác nhau.
» Xen kẽ các nhiệm vụ yêu cầu tư thế tĩnh hoặc cố định với các nhiệm vụ khác yêu cầu tư thế động hơn.
» Xen kẽ các nhiệm vụ đòi hỏi mức độ tập trung cao với các nhiệm vụ khác ít đòi hỏi hơn.
» Được đào tạo về cách thay đổi các công việc và tư thế trong suốt cả ngày.
» Người giám sát đảm bảo rằng nhân viên thay đổi các nhiệm vụ và tư thế của họ trong suốt cả ngày.
Ghi chú:
BẢNG 1: CÁC VẤN ĐỀ TRONG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
Vấn đề Có Không Giải pháp khuyến nghị Nhân sự chịu trách nhiệm Ngày hoàn thành
Không có hoặc đào tạo không đầy đủ cho nhân viên mới
Không có hệ thống hỗ trợ hoặc phản hồi của nhân viên đối phó với những khách hàng khó tính hoặc khắt khe Bắt nạt (quấy rối, đe dọa, loại trừ, giữ thông tin) xảy ra với một số nhân viên
Nhân viên phải tham gia vào các tình huống tiềm ẩn rủi ro mà không nhận được sự hỗ trợ đầy đủ (xử lý tiền mặt, làm việc một mình hoặc vào ban đêm, làm việc với khách hàng có khả năng bạo lực)
Phân biệt đối xử với các cá nhân hoặc nhóm nhân viên cụ thể
» Đào tạo cho tất cả nhân viên mới.
» Các quy trình tham vấn cho nhân viên định kỳ.
» Chính sách và thủ tục về ngăn ngừa và quản lý bắt nạt, quấy rối và bạo lực nghề nghiệp.
» Chính sách, thủ tục và các thiết bị liên lạc để ngăn ngừa và quản lý các tình huống bạo lực tiềm ẩn.
Ghi chú:
Bảng 2: Các vấn đề xã hội và tâm lý xã hội
Vấn đề Có Không Giải pháp khuyến nghị Nhân sự chịu trách nhiệm Ngày hoàn thành
Không đủ ánh sáng cho công việc hoặc an ninh Nhân viên không thể kiểm soát ánh sáng tự nhiên hoặc ánh sáng chói Ánh sáng nhân tạo gây ra phản xạ từ bề mặt làm việc hoặc bóng đổ trên công việc Các vấn đề về thị giác chưa được khắc phục ở những người được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi về thị giác Tiếng ồn đủ lớn khiến bạn khó nghe thấy giọng nói bình thường ở khoảng cách 1 mét
Những tiếng ồn gây mất tập trung hoặc gây rối có thể ảnh hưởng đến nhân viên trong khu vực
Nhiệt độ quá nóng, quá lạnh, dao động và ảnh hưởng đến nhân viên trong khu vực
Lưu lượng gió quá cao và ảnh hưởng đến nhân viên trong khu vực
Lưu lượng gió quá thấp và ảnh hưởng đến nhân viên trong khu vực
Hệ thống thông gió không đủ cho máy photocopy và các thiết bị khác
Nhân viên liên tục làm việc gần các nguồn bức xạ, như phía sau màn hình CRT, lò vi sóng, v.v.
Các yếu tố môi trường khác
» Chọn mức độ chiếu sáng thích hợp cho các nhiệm vụ.
» Lắp rèm hoặc cửa chớp trên cửa sổ để kiểm soát nguồn ánh sáng bên ngoài.
» Cải thiện ánh sáng văn phòng bằng cách thay thế các nguồn sáng không thích hợp; làm sạch các thiết bị chiếu sáng; tăng công suất của nguồn sáng; thay thế nguồn sáng bằng một loại hoặc màu sắc phù hợp.
» Cung cấp ánh sáng theo cấp độ giữa các khu vực.
» Kiểm tra thị lực cho nhân viên tham gia vào các nhiệm vụ đòi hỏi thị giác.
» Chiếu sáng trực tiếp để không làm đổ bóng gây mất tập trung trên các bậc thang, cầu thang hoặc các bề mặt đi bộ khác.
» Cách ly tiếng ồn hoặc kiểm soát tiếng ồn từ các nhà máy hoặc thiết bị.
» Tăng độ cao, hướng hoặc tấm chắn hoặc vách ngăn hấp thụ âm thanh để giảm tiếng ồn gây mất tập trung.
» Điều chỉnh luồng không khí trong văn phòng hoặc chuyển hướng luồng không khí.
» Lắp đặt quạt hút xung quanh máy photocopy và các thiết bị khác thường xuyên được sử dụng.
» Bố trí lại nơi làm việc để mọi người không phải làm việc gần các nguồn bức xạ có thể có trong thời gian dài.
Vấn đề
Có Không Giải pháp khuyến nghị Nhân sự chịu trách nhiệm Ngày hoàn thành
Không đủ không gian để thực hiện các nhiệm vụ.
Không đủ không gian khi văn phòng đông đúc hoặc nơi trung gian qua một khu vực.
Không đủ không gian cho các vị trí làm việc riêng lẻ.
Không có không gian cho các công việc chuyên dụng như photocopy, in ấn...
Bề mặt sàn không thích hợp cho các công việc (trơn trượt, phản chiếu, sử dụng các thiết bị đẩy khó khăn).
Khuyến nghị:
» Di dời thiết bị và vị trí làm việc để cung cấp đủ không gian cho các nhiệm vụ đang được thực hiện.
» Đảm bảo chiều rộng lối đi ít nhất 1 mét trong các khu vực trung gian của văn phòng.
» Phân bổ các khu vực trong văn phòng cho các nhiệm vụ yêu cầu không gian chuyên dụng và thiết kế các vị trí làm việc thích hợp cho các nhiệm vụ đó.
» Cung cấp chỗ ngồi có thể điều chỉnh để phù hợp với nhiều loại công việc
» Cung cấp bề mặt sàn phù hợp khi sử dụng bánh xe trượt hoặc bánh xe hãm trên bề mặt sàn cứng.
Ghi chú:
Vấn đề
Có Không Giải pháp khuyến nghị Nhân sự chịu trách nhiệm Ngày hoàn thành
Vị trí làm việc có chỗ ngồi không phù hợp với nhiệm vụ. Không đủ không gian tại vị trí làm việc để bố trí tài liệu nằm trong tầm với. Ghế ngồi không điều chỉnh được độ cao. Nơi làm việc và thiết bị không được thiết lập để giảm thiểu các tư thế khó chịu. Bàn tiếp khách hoặc khu vực quầy lễ tân không phù hợp với nhiệm vụ. Văn phòng chung không đủ chỗ ngồi và bàn làm việc. Ghế lễ tân không đủ. Không đủ ghế trong phòng họp/ phòng hội đồng
Không có tai nghe cho các công việc cần dùng điện thoại một cách thường xuyên
Khuyến nghị:
» Đánh giá từng vị trí làm việc bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra vị trí làm việc.
» Cung cấp các khu vực làm việc có thể điều chỉnh độ cao.
» Thiết kế khu vực tiếp tân hoặc quầy lễ tân phản ánh công việc đang được thực hiện và có mức độ an ninh cần thiết.
Ghi chú:
Vấn đề
Có Không Giải pháp khuyến nghị Nhân sự chịu trách nhiệm Ngày hoàn thành
Không có ghim bấm điện với các công việc sử dụng ghim bấm thường xuyên.
Không có ghim bấm chuyên dụng để ghim các tài liệu dày.
Phải loại bỏ kim ghim bấm với tần suất cao bằng tay.
Dụng cụ mở thư và các dụng cụ sắc nhọn khác không được đóng nắp.
Phải sử dụng nhiều lực để thao tác đục lỗ trên các tài liệu dày. Không gian để đồ tại vị trí làm việc không đủ.
Các đồ dùng nặng được cất bên ngoài khu vực làm việc.
Bộ nhớ chung không đủ lưu trữ dữ liệu.
Tủ đựng hồ sơ và ngăn tủ không ổn định khi đóng/mở. Nơi lưu trữ hồ sơ không nằm trong tầm với dễ dàng (giữa chiều cao ngang vai, ngang đùi). Khuyến nghị:
» Trang bị ghim bấm điện và ghim bấm kim loại nặng.
» Trang bị bộ gỡ ghim hành động đòn bẩy để tháo ghim thường xuyên.
» Cất giữ các dụng cụ sắc nhọn để không có nguy cơ bị đâm hoặc cắt vào.
» Trang bị máy đột lỗ có trợ lực hoặc máy đột lỗ được thiết kế đặc biệt cho những tập tài liệu dày.
» Cung cấp thêm không gian để đồ tại vị trí làm việc.
» Chuyển các vật dụng không thường xuyên sử dụng ra bên ngoài.
» Để vật nặng vào giá đỡ ở khoảng giữa chiều cao đầu gối và vai.
» Cung cấp thêm các khu vực để đồ.
» Kê tủ đựng hồ sơ vào tường hoặc sàn nhà để tránh bị đổ.
» Cung cấp các thiết bị khóa tại các tủ đựng hồ sơ để ngăn việc mở nhiều ngăn kéo cùng một lúc.
Ghi chú: Bảng 6: Các yếu tố về THIẾT BỊ, DỤNG CỤ VĂN PHÒNG và không gian lưu trữ
Vấn đề Có Không Giải pháp khuyến nghị Nhân sự chịu trách nhiệm Ngày hoàn thành
Máy photocopy không hoạt động chính xác.
Không có quy trình sử dụng hoặc bảo trì an toàn. Máy in hoạt động không bình thường (kẹt giấy, mực nhòe, tiếng kêu to...) Hộp mực mới không có tem niêm phong. Không bảo quản hộp mực đã sử dụng ở trạng thái niêm phong. Không có bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS).
Khuyến nghị:
» Sửa chữa hoặc thay thế thiết bị.
» Chuẩn bị các quy trình sử dụng và bảo trì an toàn.
» Đảm bảo nhà cung cấp đưa hộp mực ở trạng thái niêm phong.
» Bảo quản hộp mực đã sử dụng trong hộp kín.
» Dán bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) mực in gần máy photocopy.
Ghi chú:
