Tạp chí Worksafe Vol.13 - Hướng dẫn đảm bảo sức khỏe và an toàn khi làm việc tại văn phòng

N��n V� Q��

Hầu hết mọi cơ quan, tổ chức đều có những công việc cần phải được thực hiện hoặc thao tác tại văn phòng và được gọi chung là công việc văn phòng. Những công nghệ hiện đại như xử lý dữ liệu, truyền thông hay chuyển giao thông tin đã cho phép gia tăng đáng kể khối lượng thông tin được xử lý hàng ngày. Những thay đổi này mang lại nhiều tác động tích cực như giao tiếp nhanh hơn, hài lòng hơn với công việc và gia tăng sự đa dạng trong các nhiệm vụ. Tuy nhiên nó cũng gây ra một số vấn đề tiêu cực như: quá tải thông tin, công việc lặp lại, đơn điệu hoặc nhàm chán cho người lao động. Sự gia tăng của các thiết bị công nghệ có thể sử dụng linh hoạt và di động cũng đã mở rộng môi trường văn phòng truyền thống ra các khu vực bên ngoài văn phòng như làm việc tại chỗ, trên phương tiện giao thông hoặc tại nhà. Với tình hình đó, vấn đề an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp cần phải bắt kịp với sự thay đổi nhanh chóng của công việc văn phòng. Nắm bắt được những vấn đề trên, đội ngũ Ban biên tập hân hạnh mang đến cho Quý độc giả ấn phẩm WorkSafe với chủ đề: Hướng dẫn đảm bảo sức khỏe và an toàn khi làm việc tại văn phòng. Chúng tôi hy vọng rằng Số tạp chí này sẽ mang đến những thông tin bổ ích và các hướng dẫn cụ thể giúp người lao động đảm bảo sức khỏe và an toàn khi làm việc. Từ đó, rủi ro về sức khỏe nghề nghiệp sẽ được giảm bớt và hiệu quả công việc tăng lên. Đội ngũ Biên tập cũng ý thức được rằng các tiêu chuẩn này có thể thay đổi phù hợp với những xu hướng về công nghệ và xã hội đang phát triển theo từng ngày. Do vậy, Đội ngũ Biên tập rất mong nhân được những ý kiến đóng góp từ Quý độc giả gần xa. Trân trọng!

Quý độc giả thân mến!

Thay mặt đội ngũ Biên tập

Theo thống kê của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), mỗi năm có đến trung bình 2,78 triệu người thiệt mạng do tai nạn lao động hoặc những căn bệnh nghề nghiệp. Ngoài ra, có khoảng 374 triệu người gặp phải những chấn thương trong quá trình làm việc.

TỔNG BIÊN TẬP

Nguyễn Tất Hồng Dương

Nguyễn Văn Quang

CHỊU TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG HỘI ĐỒNG BIÊN TẬP PHÓ TỔNG BIÊN TẬP BIÊN TẬP & THIẾT KẾ

Phòng phát triển cộng đồng

Nguyễn Danh Hải Nguyễn Hồng Minh Nguyễn Hoàng Thanh Nguyễn Quang Huy Hoàng Minh Nguyễn

Trần Quốc Nam Nguyễn Quốc Cương

Bùi Đăng Hải

www.iirr.vn www.facebook.com/iirr.com

Lưu Hồng Hải Nguyễn Cảnh Toàn

Lê Tiến Trung

Lê Minh Dũng Cam Văn Chương

Nguyễn Xuân Đức

Đỗ Trung Hiếu Nguyễn Thị Lan

A. Giới Thiệu

Hầu hết mọi cơ quan, tổ chức đều có những công việc cần phải được thực hiện hoặc thao tác tại văn phòng và được gọi chung là công việc văn phòng. Những công nghệ như xử lý dữ liệu, truyền thông hay chuyển giao thông tin đã cho phép gia tăng đáng kể khối lượng thông tin được xử lý hàng ngày. Những thay đổi này mang lại nhiều tác động tích cực như giao tiếp nhanh hơn, hài lòng hơn với công việc và gia tăng sự đa dạng trong các nhiệm vụ. Nhưng ngược lại nó cũng gây nên một số vấn đề tiêu cực như: giảm sự thay đổi vật lý, quá tải thông tin, công việc lặp lại, đơn điệu hoặc nhàm chán.

Sự gia tăng của các thiết bị công nghệ có thể sử dụng linh hoạt và di động cũng đã mở rộng từ môi trường văn phòng truyền thống sang các khu vực bên ngoài văn phòng như làm việc tại chỗ, trên phương tiện đi lại và tại nhà. Với cơ sở đó, vấn đề an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp cần phải bắt kịp với sự thay đổi nhanh chóng của công việc văn phòng.

Mục

Đích

Sử Dụng

Hướng dẫn này giúp đảm bảo sức khỏe và an toàn khi làm việc tại văn phòng và là nguồn tài liệu cho các nhà quản lý, giám sát và bất kỳ ai liên quan đến công việc văn phòng. Hướng dẫn đảm bảo sức khỏe và an toàn khi làm việc tại văn phòng dựa trên cách tiếp cận quản lý rủi ro đối với sức khỏe và

an toàn tại văn phòng. Cần một quy trình tham vấn để xác định các mối nguy hiểm, đánh giá rủi ro và kiểm soát chúng càng xa càng tốt. Cách tiếp cận này nên được áp dụng trong việc thiết kế và quản lý các văn phòng, công việc được thực hiện trong đó cũng như việc lựa chọn và sử dụng đồ nội thất và thiết bị.

Mục đích của hướng dẫn

Văn phòng có nhiều loại từ các tòa nhà nhiều tầng có điều hòa không khí đến các khu vực nhỏ là một phần của nhà kho, nhà máy, bệnh viện và nhà ở. Mặc dù các mối nguy hiểm trong văn phòng có thể không phải lúc nào cũng rõ ràng như trong nhà máy, nhưng nhân viên văn phòng cũng có thể phải đối mặt với nhiều vấn đề về sức khỏe và an toàn. Cách thiết kế công việc kém dẫn đến sự nhàm chán và thiếu gắn kết, công việc lặp đi lặp lại kéo dài, việc di chuyển đồ đạc nặng, không gian chật chội cùng với ánh sáng không đủ làm khu vực làm việc không an toàn. Hướng dẫn đảm bảo sức khỏe và an toàn khi làm việc tại văn phòng được thiết kế để giúp người sử dụng lao động và các nhân viên xem xét lại nơi làm việc của họ bao gồm những mục đích cụ thể sau: Nâng cao nhận thức về các vấn đề sức khỏe và an toàn trong văn phòng; Giúp xác định các vấn đề sức khỏe và an toàn hiện có và tiềm ẩn; Khuyến khích tham vấn về các vấn đề sức khỏe và an toàn; Giúp người sử dụng lao động đáp ứng các trách nhiệm pháp lý của họ liên quan đến sức khỏe và an toàn; Cung cấp các giải pháp và lời khuyên; Đưa ra hướng dẫn về nơi cần đến để biết thêm thông tin và trợ giúp;

B. Đảm Bảo

AN

VĂN PHÒNG

Phần này phác thảo cách tiếp cận quản lý rủi ro đối với sức khỏe và an toàn trong văn phòng. Đồng thời cung cấp một số thông tin chung về chính sách sức khỏe và an toàn lao động và cách áp dụng cho môi trường văn phòng. Thông tin về việc xây dựng và thực hiện các chính sách về sức khỏe và an toàn tại văn phòng cũng được thảo luận.

CÁCH TIẾP CẬN

Mục đích của việc quản lý rủi ro về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp là loại bỏ hoặc giảm thiểu các nguy cơ thương tích và bệnh tật liên quan đến công việc. Quản lý sức khỏe và an toàn trong văn phòng đòi hỏi một quy trình xác định mối nguy, đánh giá rủi ro, kiểm soát rủi ro và đánh giá các biện pháp kiểm soát. Quản lý hiệu quả các mối nguy về sức khỏe và an toàn cũng bao gồm đào tạo, tham vấn, ghi lại các hoạt động sức khỏe và an toàn, và đánh giá định kỳ hệ thống quản lý.

Quản lý rủi ro là một quá trình liên tục, khi công nghệ thay đổi và có nhiều lựa chọn hơn để kiểm soát rủi ro. Việc xác định các phương pháp và cách thức được sử dụng cần có sự tham vấn giữa người sử dụng lao động, người lao động và các đại diện về sức khỏe và an toàn. Người sử dụng lao động cũng phải cung cấp thông tin, đào tạo và giám sát để nhân viên có thể thực hiện công việc của họ một cách an toàn.

Việc đào tạo phải cung cấp cho nhân viên và

người giám sát hiểu về:

● Trách nhiệm pháp lý về sức khỏe và an toàn;

● Bản chất của các mối nguy tại nơi làm việc;

● Quá trình xác định mối nguy, đánh giá rủi ro và kiểm soát rủi ro;

● Sắp xếp báo cáo;

● Các trường hợp có khả năng gây ra nguy hiểm;

● Sử dụng hợp lý và an toàn các biện pháp kiểm soát rủi ro tại nơi làm việc;

● Thực hành công việc an toàn.

Người sử dụng lao động phải lưu giữ thông tin và hồ sơ liên quan đến sức khỏe và an toàn về nhân viên của họ. Chúng bao gồm các hồ sơ bắt buộc về mặt pháp lý (ví dụ, báo cáo thương tích) và các hồ sơ về xác định mối nguy, đánh giá rủi ro và kiểm soát rủi ro. Cũng như hồ sơ xác định mối nguy, đánh giá rủi ro và kiểm soát rủi ro. Việc đánh giá về sức khỏe và an toàn cho phép các tổ chức xác định xem hoạt động quản lý sức khỏe và an toàn của họ có hiệu quả hay không? Các chính sách, thủ tục và biện pháp kiểm soát cần được xem xét theo thời gian để đảm bảo đạt được các mục tiêu của chúng.

Tại sao quản lý rủi ro về sức khỏe và an toàn lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Cung cấp một nơi làm việc lành mạnh và an toàn là nghĩa vụ pháp lý của mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, việc quản lý hiệu quả các mối nguy về sức khỏe và an toàn còn phản ánh chất lượng kinh doanh tốt. Quản trị rủi ro tốt làm giảm chi phí, tăng năng suất, nâng cao tinh thần và cải thiện quan hệ nhân viên.

Chủ thể chịu trách nhiệm về sức khỏe và an toàn lao động?

Người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp môi trường làm việc lành mạnh và an toàn phù hợp theo Luật an toàn, vệ sinh lao động. Trong chừng mực hợp lý và có thể thực hiện được, người sử dụng lao động phải cung cấp và duy trì một môi trường làm việc an toàn cho nhân viên của họ và không gây rủi ro cho sức khỏe. Người lao động cũng có nghĩa vụ pháp lý là chăm sóc sức khỏe, sự an toàn của bản thân và những người khác, hợp tác chặt chẽ với người sử dụng lao động theo quy định của luật pháp. Kỹ sư thiết kế nhà máy, tòa nhà hoặc công trình kiến trúc cũng có trách nhiệm theo luật an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Các nhà sản xuất, nhà cung cấp dụng cụ và các chất được sử dụng trong môi trường văn phòng cũng có trách nhiệm như những người lắp đặt, xây dựng hoặc vận hành nhà máy. Người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng tất cả các nhà quản lý, giám sát và nhân viên đều nhận thức được trách nhiệm về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của họ. Điều này cần được thực hiện thông qua tham vấn, lập hồ sơ trách nhiệm và đảm bảo có đầy đủ các quy trình để mọi người chịu trách nhiệm về việc thực hiện an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Kết hợp đảm bảo sức khỏe và an toàn vào quản lý văn phòng

Các hệ thống và quy trình để quản lý các mối nguy về sức khỏe và an toàn trong văn phòng cần được đưa vào hoạt động hàng ngày của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chúng nên được coi là một phần của hoạt động bình thường của doanh nghiệp.

Phương pháp thực hiện

An toàn và sức khỏe nghề nghiệp phải được quản lý một cách có hệ thống. Hệ thống tốt nhất sẽ tùy thuộc vào bản chất và quy mô của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số khía cạnh được coi là nền tảng của bất kỳ một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Cùng tìm hiểu sơ đồ sau:

Tham Vấn

Cần có các thỏa thuận tham vấn để tạo điều kiện hợp tác hiệu quả giữa người sử dụng lao động và người lao động trong việc phát triển và thúc đẩy các biện pháp đảm bảo sức khỏe, an toàn và phúc lợi của người lao động tại nơi làm việc.

Thành phần tham vấn bao gồm:

● Các nhà quản lý và giám sát đại diện cho người sử dụng lao động;

● Người lao động và các đại diện viên về an toàn sức khỏe nghề nghiệp (HSR) được bầu hoặc các bên khác đại diện cho nhân viên.

Một diễn đàn hiệu quả để tham vấn là tổ chức công đoàn, tổ chức đại diện người sử dụng lao động, hội đồng về an toàn, vệ sinh lao động các cấp trong xây dựng, thực hiện chính sách, pháp luật, chương trình, kế hoạch về an toàn, vệ sinh lao động. Tham vấn về các vấn đề cụ thể và các mối nguy hiểm nên bao gồm thảo luận trực tiếp với các bên có liên quan.

Định nghĩa và quy trình

Nguy cơ: là khả năng gây ra mối nguy hiểm (chẳng hạn như thương tích hoặc bệnh tật). Rủi ro: là khả năng xảy ra tổn hại do tiếp xúc với bất kỳ mối nguy hiểm nào và hậu quả của tổn hại đó. Ví dụ chất lỏng tẩy rửa có thể là một mối nguy cơ tiềm ẩn nhưng có thể không gây ra nguy cơ phơi nhiễm khi mà chúng được bảo quản hoặc xử lý đúng cách và đúng quy trình.

Nhận biết nguy hiểm

Đây là quá trình xác định tất cả các tình huống hoặc sự kiện có thể làm phát sinh thương tích hoặc bệnh tật. Nó thường liên quan đến việc xem xét các loại chấn thương hoặc bệnh tật có thể xảy ra. Ví dụ: rối loạn cơ xương (MSD) và các tình huống và hoạt động có khả năng gây ra chấn thương hoặc bệnh tật. Chẳng hạn như cúi lâu trên bàn thấp trong khi thực hiện nhiệm vụ so sánh đối chiếu.

Đánh giá rủi ro

Là quá trình xác định liệu có bất kỳ rủi ro nào liên quan đến các mối nguy đã được liệt kê hay không. Điều này thường liên quan đến việc xem xét bản chất của việc tiếp xúc với các mối nguy hiểm, bao gồm tần suất và mức độ phơi nhiễm, hình thức phơi nhiễm (có thể là liên tục hoặc không liên tục); mức độ đầy đủ của bất kỳ biện pháp kiểm soát rủi ro hiện có.

Kiểm soát rủi ro

Quá trình này liên quan đến việc xác định và thực hiện các biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Các yếu tố được xác định làm tăng rủi ro phải được kiểm soát ở mức “hợp lý có thể thực hiện được”. Trong trường hợp này, “khả thi hợp lý” có nghĩa là những điều sau đây cần được xem xét:

● Khả năng xảy ra nguy cơ hoặc rủi ro;

● Mức độ thiệt hại nếu mối nguy hoặc rủi ro xảy ra;

● Những điều các bên có liên quan biết hoặc nên biết một cách hợp lý về các mối nguy hoặc rủi ro và cách để loại bỏ hoặc giảm thiểu nguy cơ hoặc rủi ro;

● Tính sẵn sàng và sự phù hợp của các cách thức để loại bỏ hoặc giảm thiểu các nguy cơ hoặc rủi ro;

● Chi phí loại bỏ hoặc giảm thiểu một mối nguy cơ hoặc rủi ro.

Mục tiêu của luật an toàn, vệ sinh lao động là loại bỏ các nguyên nhân có nguy cơ gây hại đối với sức khỏe, sự an toàn và phúc lợi của người lao động tại nơi làm việc. Trong trường hợp các rủi ro không thể được loại bỏ hoàn toàn, cần phải giảm thiểu chúng đến mức “có thể thực hiện được một cách hợp lý”. Các doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp sau: Thay thế một mối nguy hiểm bằng mối nguy hiểm có nguy cơ thấp hơn Cô lập Kiểm soát kỹ thuật Nếu các rủi ro về sức khỏe và an toàn vẫn còn sau khi sử dụng các phương pháp trên, cần thực hiện các biện pháp kiểm soát như quy trình làm việc, đào tạo và sử dụng thiết bị bảo hộ cá nhân khi cần thiết.

Điều này có nghĩa là kiểm tra những thay đổi được đưa ra có làm giảm rủi ro của lần đánh giá trước đó hay không. Có thể liên quan đến việc lặp lại quá trình xác định mối nguy, đánh giá rủi ro và kiểm soát rủi ro để đảm bảo rằng tất cả các rủi ro về sức khỏe và an toàn đối với một mối nguy cụ thể đều được kiểm soát và kiểm soát càng nhiều càng tốt. Nếu việc đánh giá các biện pháp kiểm soát rủi ro cho thấy một số rủi ro còn tồn đọng, quá trình này sẽ tiếp tục cho đến khi rủi ro được giảm xuống mức “có thể thực hiện được một cách hợp lý”.

Đánh giá các biện pháp kiểm soát rủi ro

VĂN

Xem xét các mối nguy hiểm hiện diện trong văn phòng theo các tiêu chí: Các nguy cơ cơ học, ví dụ tủ đựng hồ sơ dễ bị lật khi ngăn kéo trên cùng chất đầy đồ đạc đang mở; các nguy cơ vấp ngã. Các nguy cơ vật lý như ánh sáng chói hoặc phản xạ từ màn hình; các linh kiện nóng của máy photocopy; ghế ngồi được thiết kế kém không hỗ trợ tư thế đúng người dùng; những công việc đòi hỏi phải làm việc kéo dài trong một tư thế cố định.

Các mối nguy hóa học như không khí trong văn phòng chẳng hạn như sơn, dung môi, mực của máy photocopy hoặc các hạt bụi mịn có trong không khí. Các nguy cơ về tâm lý như căng thẳng quá mức trong công việc, không hài lòng với công việc, không được công nhận với công việc đã thực hiện, công việc lặp đi lặp lại hoặc không đa dạng. Các nguy cơ về điện như dây bị hỏng hoặc phích cắm quá tải có thể dẫn đến nguy cơ điện giật.

Kiểm tra hồ sơ thương tích và sự cố

Luật an toàn vệ sinh lao động yêu cầu người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ và thông báo cho Ban an toàn lao động về các sự cố và sự cố nguy hiểm xảy ra tại nơi làm việc. Ngoài ra, người sử dụng lao động phải lưu giữ thông tin và hồ sơ liên quan đến sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. Một số người sử dụng lao động đã đưa vào báo cáo về cơn đau và các triệu chứng, cũng như các sự cố nhỏ không dẫn đến thương tích trong báo cáo thương tích và tai nạn nghề nghiệp. Các doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống dữ và sử dụng chúng để xác định các mối nguy hiểm có thể xảy ra ở nơi làm việc và các khu vực cần quan tâm. Kiểm tra hồ sơ thương tật, báo cáo sơ cứu và đơn yêu cầu bồi thường cho người lao động để biết thông tin về nhiệm vụ công việc, khu vực thực hiện công việc, hoạt động đang được thực hiện tại thời điểm bị thương, các yếu tố được cho là có liên quan đến sự cố và loại triệu chứng hoặc thương tích được báo cáo. Đặc biệt kiểm tra các báo cáo về cơn đau ở lưng, cổ, vai và cánh tay; các vết cắt hoặc bầm tím; sự cố vấp ngã; nhức đầu và các vấn đề về thị lực. Việc không có bất kỳ tiền sử tai nạn hoặc sự cố nào hoặc có một số ít sự cố như vậy không được coi là mối nguy hiểm không tồn tại.

Sử dụng các Quy tắc Thực hành

Bộ quy tắc thực hành có thể được sử dụng làm tài liệu hướng dẫn, cung cấp hướng dẫn để xác định một số mối nguy hiểm trong môi trường văn phòng và có thể được sử dụng như một điểm khởi đầu.

Tần suất và thời gian tiếp xúc

Cần ước tính hoặc đo lường tần suất và thời gian nhân viên có thể tiếp xúc với một mối nguy cụ thể bằng cách tham khảo ý kiến của nhân viên, xem xét bảng phân công nhiệm vụ và quan sát nhân viên thực hiện công việc.

Cá nhân có nguy cơ

bị ảnh hưởng

Việc xác định các nhiệm vụ và khu vực có thể bị ảnh hưởng bởi một mối nguy cụ thể có thể giúp hướng nguồn lực hạn chế đến những khu vực mà biện pháp kiểm soát có thể đạt được hiệu quả cao nhất.

Kiểm tra văn phòng bằng Checklist các mối nguy hiểm

Danh sách kiểm tra là một cách hữu ích để xác định các mối nguy hiểm. Bạn không cần phải là một chuyên gia về sức khỏe và an toàn lao động để sử dụng nó. Một danh sách kiểm tra tốt cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để đảm bảo không bỏ lỡ một mối nguy hiểm nào đó. Nó cho phép bạn thu thập thông tin quan trọng và nhanh chóng ghi lại để xem xét thêm trong quá trình đánh giá.

Khả năng dẫn đến thương tích hoặc bệnh tật

Khả năng bị thương hoặc bệnh tật phát sinh từ các nguy cơ sức khỏe và an toàn khác nhau tại nơi làm việc.

Thông thường các chấn thương phổ biến bao gồm:

● Rối loạn cơ xương của lưng, cổ và cánh tay

● Thương tích nhẹ do bị đứt tay, ngã hoặc bị vật thể va vào

● Các biểu hiện liên quan đến căng thẳng

Người sử dụng lao động nên đánh giá khả năng xảy ra những loại thương tích nêu trên hoặc những thương tích khác tại nơi làm việc.

Những

phải cân nhắc khi kiểm soát rủi ro

Loại bỏ: Thiết kế lại công việc để loại bỏ hoàn toàn rủi ro là phương pháp kiểm soát rủi ro hiệu quả nhất. Ví dụ: Nhu cầu photocopy và phân loại quá nhiều có thể được loại bỏ nếu các bản ghi nhớ được gửi qua email. Một máy photocopy chất lượng có thể phân loại, đối chiếu và ghim để loại bỏ những việc xử lý thủ công.

Thay thế: Vật liệu, thiết bị hoặc quy trình có thể được thay thế bằng vật liệu, thiết bị hoặc quy trình ít nguy hiểm hơn. Ví dụ: Có thể thay thế điện thoại cầm tay bằng tai nghe khi sử dụng điện thoại trong thời gian dài hoặc khi vừa sử dụng điện thoại vừa phải nhập liệu.

Quản lý: Việc quản lý có thể liên

quan đến thiết lập các chính sách, thủ tục và thực hành làm việc được thiết kế để giảm nguy cơ rủi ro của nhân viên. Nó cũng có thể liên quan đến việc cung cấp các hoạt động đào tạo và giám sát cụ thể. Ví dụ: Khuyên các nhân viên không nên thực hiện công việc bàn phím liên tục trong khoảng thời gian dài thay vào đó là tăng cường đa dạng các công việc. Thiết bị bảo vệ cá nhân: Việc sử dụng quần áo bảo hộ thích hợp như găng tay, khẩu trang, kính bảo hộ khi tiếp xúc với dung môi tẩy rửa là một phương pháp giảm nguy cơ phơi nhiễm của nhân viên.

Cô lập: Cách ly hoặc cô lập mối nguy hiểm với nhân viên có thể giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu nguy cơ thương tích hoặc bệnh tật. Ví dụ: Máy photocopy có thể được đặt trong phòng thông gió tốt và riêng biệt để cách ly tiếng ồn và khói. Kiểm soát kỹ thuật: Các biện pháp kiểm soát kỹ thuật có thể liên quan đến việc cung cấp các thiết bị hỗ trợ cơ học, rào chắn, bảo vệ, thông gió hoặc cách nhiệt để ngăn ngừa nhân viên tiếp xúc với các mối nguy hiểm.

biện pháp thay thế,

Đào tạo nhân viên về kỹ thuật nâng hạ có thể không đủ làm giảm thiểu rủi ro khi di dời đồ đạc văn phòng bằng tay. Cách kiểm soát cao hơn là cung cấp các thiết bị hỗ trợ cơ học hoặc loại bỏ hoàn toàn công việc bằng cách thuê một đơn vị tháo dỡ chuyên nghiệp sẽ hiệu quả hơn.

Đánh giá các biện pháp kiểm soát

Đánh giá các biện pháp kiểm soát rủi ro để xác định hiệu quả của chúng. Ví dụ: Giới thiệu các bài tập hoặc thời gian nghỉ ngơi cho các công việc lặp đi lặp lại mà không hoàn toàn kiểm soát tất cả các rủi ro liên quan đến công việc. Việc đánh giá các biện pháp kiểm soát có thể liên quan đến việc thực hiện lại quá trình xác định mối nguy, đánh giá rủi ro, kiểm soát rủi ro và đánh giá các biện pháp kiểm soát. Kiểm soát rủi ro một cách thỏa đáng thường là một quá trình tham vấn dần dần, bao gồm thử nghiệm và tùy chỉnh các biện pháp kiểm soát rủi ro dựa trên phản hồi của nhân viên, công nghệ mới và những thay đổi trong kiến thức khoa học theo thời gian.

Hệ thống quản lý

An toàn

Để quản lý sức khỏe và an toàn, mọi tổ chức dù lớn hay nhỏ đều cần đánh giá mức độ rủi ro liên quan đến hoạt động của mình. Rủi ro càng cao thì hệ thống quản lý càng cần thiết để duy trì một nơi làm việc an toàn. Bằng cách xác định điểm mạnh và điểm yếu của các hệ thống hiện tại, tổ chức hoặc doanh nghiệp có khả năng xác định và lập kế hoạch cải tiến hiệu quả quản lý an toàn và sức khỏe tốt hơn. Mức độ tài liệu và mức độ phức tạp của các hệ thống được xác định bởi mức độ tiếp xúc của người lao động với các rủi ro về sức khỏe và an toàn, chứ không phải do quy mô của tổ chức hoặc doanh nghiệp.

3. PHÁT TRIỂN CHÍNH SÁCH SỨC KHỎE VÀ AN TOÀN

Chuẩn bị một chính sách sức khỏe và an toàn là một bước thiết thực quan trọng để cung cấp và duy trì một môi trường làm việc an toàn và không có rủi ro đối với sức khỏe. Một chính sách thành công được phát triển với sự tham vấn của quản lý cấp cao, đại diện ban sức khỏe và an toàn lao động, nhân viên.

Các mục tiêu trong chính sách về Sức khỏe và An toàn

Bằng các thuật ngữ rõ rang và đơn giản, chính sách phải chỉ ra các mục tiêu về sức khỏe và an toàn của công ty và các thỏa thuận để đạt được các mục tiêu đó, bao gồm cả việc phân bổ các chức năng và trách nhiệm. Phải được hợp thức hóa bằng chữ ký của giám đốc hoặc đại diện của tổ chức. Các vấn đề cần đề cập đến bao gồm:

Cam kết của quản lý cấp cao;

Sự hợp nhất của cam kết đó vào tất cả các hoạt động

của tổ chức; Cam kết thiết lập các chức năng và nhiệm vụ của mọi người trong tổ chức để duy trì sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc; Trách nhiệm giải trình của tất cả các cấp quản lý; Thảo luận và hành động một cách hiệu quả; Đào tạo và truyền thông về các thủ tục và thực hành sức khỏe và an toàn; Thường xuyên theo dõi và xem xét tính hiệu quả của chính sách;

Các chính sách cụ thể về Sức khỏe và An toàn

Các chính sách về sức khỏe và an toàn về các vấn đề cụ thể như hút thuốc, ma túy, rượu và các bệnh truyền nhiễm phải nhất quán với chính sách sức khỏe và an toàn chung của tổ chức. Các chính sách và thủ tục cụ thể sẽ hiệu quả hơn khi các cấu trúc an toàn và sức khỏe chung được áp dụng. Các chính sách này sẽ khác nhau giữa các tổ chức vì chúng phản ánh các nhu cầu cụ thể và các yêu cầu hoạt động của từng tổ chức. Tuy nhiên, các hướng dẫn cụ thể về sức khỏe và an toàn phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật liên quan.

Các quy trình về sức khỏe và an toàn nên được ban quản lý phát triển với sự tham vấn của nhân viên và chuyên gia về an toàn và sức khỏe. Các thủ tục phải trình bày chi tiết các sắp xếp của tổ chức để xác định, đánh giá và kiểm soát các mối nguy hoặc ứng phó với các vấn đề sức khỏe và an toàn cụ thể. Cơ sở cho trách nhiệm quản lý và giám sát, sự tham gia của nhân viên, thiết lập các mục tiêu và kế hoạch hành động cũng như xem xét tính hiệu quả của việc thực hiện.

Thực hiện các Chính sách

Để thực hiện các chính sách cụ thể về sức khỏe và an toàn có hiệu quả, cần phải xây dựng một kế hoạch. Việc thực hiện kế hoạch cần có sự tham vấn và hợp tác giữa cấp quản lý và nhân viên để chuyển các mục tiêu trong chính sách thành hành động hiệu quả. Việc giám sát và xem xét thường xuyên kế hoạch đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp với những thay đổi về luật pháp và nhu cầu của tổ chức. Tài liệu chính sách nên được hiển thị ở nơi dễ thấy để nhân viên có thể theo dõi và thực hiện. Nhiều doanh nghiệp tích hợp các chính sách về sức khỏe và an toàn vào hệ thống quản lý chất lượng của họ.

C. Thiết Kế Công Việc

TRONG VĂN PHÒNG

Phần này mô tả các yếu tố thể chất và tâm lý xã hội cần được xem xét để thiết kế công việc phù hợp với năng lực của từng cá nhân. Thảo luận một số vấn đề về chấn thương thể chất phổ biến xảy ra trong công việc văn phòng bao gồm rối loạn cơ xương (MSD) và mô tả các yếu tố vật lý, các yếu tố gây căng thẳng về tâm lý và xã hội cần được xem xét.

1. CÁC YẾU TỐ VẬT LÝ

Con người có đủ hình dạng và kích cỡ và có nhiều nhu cầu, năng lực và giới hạn khác nhau. Công việc tốt và thiết kế môi trường làm việc dựa trên việc phù hợp công việc và môi trường với nhu cầu, năng lực và giới hạn của con người. Một số hậu quả của sự không phù hợp trong lĩnh vực này được thảo luận trong phần này.

Công việc thủ công tại văn phòng

Những công việc thủ công tai văn phòng là bất kỳ hoạt động nào cần sử dụng lực để nâng, đẩy, kéo, xách, di chuyển hoặc kìm hãm một vật gì đó. Ví dụ về các công việc thủ công thường được thực hiện trong văn phòng bao gồm nâng/mang hộp giấy photocopy; vận chuyển đồ đạc và thiết bị văn phòng như máy tính, máy in; xử lý hồ sơ như sách, tài liệu, văn bản pháp luật có khối lượng lớn; nhập liệu trong thời gian dài; đóng/mở các ngăn kéo tủ hồ sơ.

Rối loạn cơ

xương (MSD)

MSD là một thuật ngữ chung về tình trạng chấn thương hoặc đau trong hệ thống cơ xương của con người, bao gồm khớp, dây chằng, cơ, dây thần kinh, gân và các cấu trúc hỗ trợ chân tay, cổ và lưng, các mô mềm, có hoặc không có các triệu chứng rõ ràng.

MSD thường liên quan đến những công việc đòi hỏi chuyển động lặp đi lặp lại, các tư thế được duy trì không đúng cách, không tự nhiên hoặc các chuyển động mạnh. Tình trạng này được đề cập theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như hội chứng lạm dụng nghề nghiệp (OOS) hoặc chấn thương căng thẳng lặp đi lặp lại (RSI).

Căng cơ có thể xảy ra đột ngột và có thể do vận động mạnh ở tư thế cúi hoặc gập người. Ví dụ như nâng một thùng giấy photocopy lên khỏi sàn. Tuy nhiên, phần nhiều là do công việc hàng ngày liên quan đến việc duy trì các tư thế tĩnh gây mỏi cơ, chẳng hạn như sử dụng điện thoại, máy tính và các động tác lặp đi lặp lại như thao tác bàn phím và chuột.

Những cơn khởi phát dần dần này có thể phổ biến hơn trong công việc văn phòng hơn là những chấn thương đột ngột. Các phần của hướng dẫn này đề xuất các cách để giảm thiểu công việc thủ công tại văn phòng và rủi ro liên quan đến rối loạn cơ xương.

Cách tốt nhất để ngăn ngừa bất kỳ chấn thương khi thực hiện bằng tay nào đó là thiết kế các công việc, nhiệm vụ và môi trường làm việc (bao gồm cả thiết bị và đồ đạc) sao cho tránh hoặc giảm thiểu các nguy cơ gây thương tích. Để làm được điều này, tất cả các yếu tố làm tăng rủi ro phải được xác định và quản lý.

2. CÁC YẾU TỐ XÃ HỘI

Công việc thường có lợi cho sức khỏe tinh thần và phúc lợi cá nhân. Nó mang lại cho mọi người cấu trúc, mục đích và cảm giác về bản sắc. Nó cũng tạo cơ hội cho mọi người phát triển và sử dụng các kỹ năng của họ, xây dựng các mối quan hệ xã hội và nâng cao ý thức về giá trị bản thân. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, công việc có thể gây ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và tinh thần. Rủi ro về sức khỏe tâm lý tại nơi làm việc có thể phát sinh từ các yếu tố tổ chức hoặc cá nhân, chủ yếu là công việc và thiết kế công việc kém, thiếu giao tiếp, mối quan hệ giữa các cá nhân, bị bắt nạt, bạo lực nghề nghiệp, áp lưc mệt mỏi…

Các rủi ro sức khỏe tâm lý do công việc gây ra nên được coi như các rủi ro về sức khỏe và an toàn khác và cam kết ngăn ngừa căng thẳng liên quan đến công việc phải được đưa vào các chính sách về sức khỏe và an toàn. Theo luật an toàn vệ sinh lao động, trách nhiệm của người sử dụng lao động bao gồm ngăn ngừa các rủi ro về sức khỏe tinh thần bằng cách xác định các yếu tố gây căng thẳng liên quan đến công việc, đánh giá các rủi ro mà nhân viên phải đối mặt và kiểm soát rủi ro ở mức độ hợp lý có thể thực hiện được.

Stress

Căng thẳng là một từ được sử dụng phổ biến

trong xã hội và là trải nghiệm cảm xúc phức tạp. Những thách thức tích cực thúc đẩy mọi người cả về tinh thần và thể chất để học các kỹ năng mới và làm chủ công việc.

Sự căng thẳng "tốt" này có thể dẫn đến mức

độ hài lòng và năng suất cao. Tuy nhiên, những thách thức cũng có thể gây ra sự lo lắng và khó chịu cho cá nhân bạn. Một công việc cảm thấy quá sức và không được ủng hộ có thể dẫn đến một phản ứng tâm lý bất lợi được gọi là căng thẳng và có thể dẫn đến bệnh tật, chấn thương làm công việc thất bại. Tuy nhiên, căng thẳng không chỉ là cảm thấy buồn, bực bội hoặc tức giận, nó có tính tương tác và mọi người có thể phản ứng rất khác nhau với cùng một yếu tố. Rất nhiều yếu tố tại nơi làm việc có thể góp phần vào phản ứng căng thẳng.

Một số điều có thể đến từ nội dung công việc như:

● Công việc của nhân viên liên quan đến việ phải che giấu cảm xúc của họ khi giao dịch với khách hàng hoặc thực hiện công việc mà vi phạm các tiêu chuẩn cá nhân hoặc xã hội;

● Thời gian làm việc không thể đoán trước, kéo dài hoặc không tập trung, hệ thống chuyển giao được thiết kế kém;

● Nhân viên không được tham gia vào các quyết định về công việc của mình hoặc bị kiểm soát cách thực hiện công việc đó;

● Các điều kiện môi trường như: ánh sáng kém; tiếng ồn quá mức; nhiệt độ; không khí ô nhiễm; thiết bị hoặc công nghệ quá phức tạp hoặc không đầy đủ, lỗi thời hoặc xuống cấp.

● Công việc đơn điệu, thiếu sự đa dạng, quá nhiều hoặc quá ít việc để làm;

Căng thẳng cũng có thể phát sinh từ bối cảnh xã hội và cách tổ chức công việc như:

Hệ thống liên lạc không đầy đủ với người giám sát hoặc đồng nghiệp; Không định hướng chắc chắn, ví dụ như không có hướng dẫn rõ ràng về những gì nhân viên phải làm; Thay đổi công việc, ví dụ trong nội dung nhiệm vụ, giờ giấc, địa điểm, giám sát mà không có sự tham vấn đầy đủ; Các chính sách tuyển dụng không đảm bảo nhân viên có kỹ năng

không phù hợp với công việc và không đào tạo nhân viên một cách đầy đủ;

Thăng tiến dưới hoặc quá mức năng lực, không có môi trường an toàn để làm việc; Công việc liên quan đến các hệ thống khen thưởng (trả lương, công nhận hoặc thăng chức) dẫn đến việc nhân viên phải làm việc nhiều giờ, mang công việc về nhà hoặc đẩy bản thân đến một mức độ mà sức khỏe và sự an toàn của họ gặp rủi ro; Mối quan hệ kém giữa các giám sát viên, đồng nghiệp hoặc những người khác tại nơi làm việc, không được thừa nhận và sửa chữa; Những công việc đòi hỏi về tình cảm hoặc thể chất với sự hỗ trợ không đầy đủ; Quản lý nhân viên không nhất quán hoặc không phù hợp với các chính sách tại nơi làm việc, chẳng hạn như phân biệt đối xử liên quan đến đánh giá hiệu suất;

Mâu thuẫn giữa các nhu cầu về gia đình và công việc;

Để đánh giá những rủi ro này, người sử dụng lao động

nên tham khảo ý kiến của các nhóm làm việc để xác định các yếu tố gây căng thẳng liên quan đến công việc hoặc các yếu tố khác như: môi trường, mức độ phơi nhiễm (tần suất và thời gian), tác hại mà công việc gây ra và cách nhân viên nghĩ rằng họ có thể bị quản lý.

Rủi ro sức khỏe tinh thần có thể được xác định từ nhiều nguồn khác nhau tại nơi làm việc, chẳng hạn như hồ sơ yêu cầu bồi thường, mức độ vắng mặt hoặc nghỉ ốm, thông tin tự báo cáo như phỏng vấn hoặc khảo sát, thông qua tham vấn với các đại diện sức khỏe và an toàn về các vấn đề hiện tại và rủi ro.

Bắt Nạt

Bắt nạt tại nơi làm việc là hành vi vô lý lặp đi lặp lại nhằm vào người lao động hoặc nhóm người lao động gây nguy hiểm cho sức khỏe hoặc sự an toàn của họ. Nó có khả năng trở thành nạn nhân, làm nhục, phá hoại hoặc đe dọa họ.

Bắt nạt thường đến từ bên trong nơi làm việc và kẻ bắt nạt có thể là nhân viên với nhân viên; người sử dụng lao động với một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên; một nhóm với một cá nhân hoặc một nhóm khác; khách hàng hoặc khách hàng của nhân viên.

Nếu lặp đi lặp lại các hành vi sau đây có thể bị coi là bắt nạt:

Lạm dụng bằng lời nói, loại trừ hoặc cô lập những nhân viên cụ thể, gây rối hoặc đe dọa Giao những công việc không liên quan đến công việc của người lao động hoặc những nhiệm vụ mà người lao động không thể hoàn thành xuất sắc

Thay đổi lịch làm việc với ý định cố ý gây bất tiện cho những người lao động cụ thể

Cố ý nắm giữ thông tin ngăn cản người lao động thực hiện công việc một cách hiệu quả Đe dọa chấm dứt hợp đồng không có lý do hợp lý

Một số nhân viên dễ bị bắt nạt bao gồm nhân viên mới, nhân viên thực tập, nhà thầu hoặc công nhân tạm thời, dân tộc thiểu số hoặc nhóm tuổi và giới tính nhất định. Bắt nạt có nhiều khả năng xảy ra hơn ở những nơi làm việc thường xuyên diễn ra trêu chọc và đùa cợt; những nơi nhân sự quản lý thiếu kinh nghiệm và kỹ năng xử lý tình huống với nhân viên; những nơi làm việc nhiều giờ và cường độ làm việc cao. Các sự cố riêng lẻ không cấu thành bắt nạt, nhưng không nên bỏ qua các sự cố riêng lẻ về hành vi bắt nạt hoặc bị nghi ngờ đã được báo cáo. Tất cả các sự cố như vậy cần được điều tra và giải quyết để ngăn ngừa tình trạng này tái diễn. Hành hung hoặc đe dọa tấn công thân thể được coi là bạo lực tại nơi làm việc và cần được xử lý nghiêm khắc. Hướng dẫn an toàn Làm việc để Ngăn chặn Bắt nạt và Bạo lực tại Nơi làm việc. Các hướng dẫn an toàn tại nơi làm việc ngăn chặn bắt nạt và bạo lực khuyến nghị một cách tiếp cận tổng hợp để phòng ngừa và ngăn chặn, bắt đầu bằng việc nâng cao nhận thức, xây dựng chính sách, cung cấp thông tin và đào tạo, xác định yếu tố rủi ro, quản lý rủi ro và khuyến khích báo cáo.

Bạo lực tại nơi Làm việc

Bạo lực tại nơi làm việc là bất kỳ sự việc nào trong đó người lao động bị tấn công hoặc đe dọa về thể chất tại nơi làm việc, bao gồm bất kỳ lời đe dọa hoặc hành vi nào khiến họ tin rằng mình có nguy cơ bị tấn công. Thuật

ngữ “bạo lực tại nơi làm việc” áp dụng cho tất cả các hình thức tấn công thân thể đối với người lao động, bao gồm:

● Tấn công, đá, cào, cắn, khạc nhổ hoặc bất kỳ hình thức tiếp xúc vật lý trực tiếp nào, xô đẩy, vấp ngã hoặc nắm lấy

● Ném đồ vật

● Tấn công bằng bất kỳ loại vũ khí nào

● Bất kỳ hình thức tiếp xúc thân thể khiếm nhã nào Bạo lực tại văn phòng có thể do đồng nghiệp (bao gồm người quản lý, người giám sát hoặc người sử dụng lao động), khách hàng, những người mà tổ chức hoặc nhân viên biết đến, hoặc những người lạ như kẻ đột nhập.

Trong một số trường hợp, bạo lực có thể trở thành tội phạm và tình huống nguy hiểm cấn phải báo cho cơ quan có thẩm quyền. Bản

chất và vị trí công việc, đối tượng khách hàng, giờ làm việc và trình độ của nhân viên đều có thể ảnh hưởng đến nguy cơ xảy ra bạo lực nghề nghiệp. Một số tình huống rủi ro phổ biến bao gồm:

● Từ chối một dịch vụ nào đó hoặc giao dịch với những khách hàng

đang nóng giận

● Làm việc một mình hoặc làm ca đêm

● Xử lý tiền mặt

● Làm việc trong môi trường dịch vụ nơi khách hàng có khả năng

bạo lực

Mệt Mỏi

Mệt mỏi là một trạng thái của cơ thể ảnh hưởng đến hiệu suất, sự an toàn và sức khỏe của nhân viên cần phải nghỉ ngơi để phục hồi. Mệt mỏi có thể ảnh hưởng đến năng lực thể chất và tinh thần của người lao động làm tăng nguy cơ xảy ra sự cố tại nơi làm việc. Nó có thể góp phần vào xung đột tại nơi làm việc và tình trạng vắng mặt của nhân viên. Mệt mỏi do thiếu ngủ có thể làm giảm khả năng phán đoán dẫn đến nguy cơ xảy ra thương tích và tử vong, nó ảnh hưởng đến sức khỏe và sự an toàn của không chỉ nhân viên mà còn những người lao động khác.

Các yếu tố mệt mỏi làm tăng nguy cơ rủi ro bao gồm:

Công việc đòi hỏi cao về tinh thần và thể chất Làm việc nhiều giờ do thời gian đi làm kéo dài Số lượng hoặc chất lượng giấc ngủ không đạt yêu cầu Nghỉ ngơi không đầy đủ do thời gian nghỉ ngơi ít hoặc ở những nơi môi trường không thuận lợi Đồng hồ sinh học bị rối loạn Các áp lực về môi trường Các yêu cầu công việc, lịch trình làm việc hoặc phúc lợi của nhân viên (trả lương, sự công nhận, thăng chức) để khuyến khích người lao động gắn bó với công việc và chăm chỉ hơn trong mức có thể và đảm bảo an toàn.

Làm việc theo ca

Một số nghiên cứu cho thấy có những vấn đề liên quan đến sự mệt mỏi do làm việc theo ca. Làm việc theo ca không quá phổ biến trong công việc văn phòng, tuy nhiên những nơi phải trả lời công chúng, dịch vụ 24/7 có ca làm việc trong khoảng thời gian 24 giờ, ví dụ như trung tâm cuộc gọi, trung tâm giải đáp...

Hoạt động của cơ thể luôn ở mức

thấp nhất vào ban đêm, đặc biệt là trong khoảng thời gian từ 2 giờ sáng đến 6 giờ sáng. Sự xáo trộn của đồng hồ sinh học do làm việc trong khoảng thời gian này có thể ảnh hưởng đến hành vi, sự tỉnh táo, thời gian phản ứng và năng lực tinh thần.

Ca đêm kéo dài có thể dẫn đến tình trạng thiếu ngủ. Điều này là do giấc ngủ ban ngày sau ca đêm thường rút ngắn khoảng 2 giờ. Giấc ngủ ban ngày thường có chất lượng thấp hơn giấc ngủ ban đêm. Các cá nhân điều chỉnh để thay đổi công việc theo những cách khác nhau, vì vậy, điều cần thiết là tham khảo ý kiến của nhân viên trước khi sắp xếp nhân sự và lịch làm việc.

Mệt mỏi kéo có những tác động bất lợi đến sức khỏe thể chất và tinh thần, chẳng hạn như rối loạn giấc ngủ, rối loạn tâm trạng, rối loạn tiêu hóa, đau đầu, trầm cảm, bệnh tim mạch và chu kỳ kinh nguyệt không đều. Những nhân viên trong trạng thái mệt mỏi tại nơi làm việc sẽ hay phàn nàn, luôn có cảm giác buồn ngủ hoặc đau đầu và xuất hiện các triệu chứng như khó chịu, mờ mắt, ngáp, mắc lỗi hoặc chệch hướng khi đang điều khiển phương tiện giao thông, hay vắng mặt trong giờ làm.

Các yếu tố cá nhân có thể góp phần vào sự mệt mỏi liên quan đến công việc chẳng hạn như nhân viên làm nhiều việc hoặc thiếu ngủ do trẻ nhỏ. Không phải tất cả các yếu tố được lưu ý đều trở thành nguy cơ gây mệt mỏi tại nơi làm việc, nhưng khi công việc có khả năng gây mệt mỏi, người sử dụng lao động phải đánh giá rủi ro để xác định xem có cần áp dụng các biện pháp kiểm soát rủi ro hay không.

3. GIẢM CĂNG THẲNG BẰNG CÁCH THIẾT KẾ TỐT CÔNG VIỆC

Loại bỏ hoặc giảm thiểu rủi ro đối với sức khỏe tinh thần có lợi cho sức khỏe và an toàn của nhân viên. Nếu nhân viên được giao tiếp và tham vấn cởi mở, đồng thời cảm thấy được hỗ trợ, sự tham gia của họ vào công việc của công ty thì năng suất lao động sẽ được cải thiện, không vắng mặt thường xuyên hoặc tâm lý bất ổn. Có nhiều chiến lược khác nhau để giảm nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe tâm lý do căng thẳng trong công việc, một số chiến lược tập trung vào các nguồn rủi ro được liệt kê dưới đây.

Các yếu tố công việc:

Thiết kế công việc để các yêu cầu đáp ứng khả năng của người lao động bằng cách: Sửa đổi cách thức thực hiện công việc hoặc môi trường làm việc; chia sẻ khối lượng công việc khác nhau; thiết lập thời hạn hợp lý và tiêu chuẩn chất lượng; đảm bảo có đủ nguồn lực và thời gian để hoàn

thành công việc; cung cấp sự đa dạng trong công việc. Đảm bảo một lịch trình làm việc an toàn bằng cách: Cung cấp thời gian nghỉ ngơi đầy đủ; đủ thời gian để hồi phục sau mệt mỏi và đủ thời gian chuẩn bị cho sự thay đổi giờ làm việc. Được thiết kế để làm việc theo ca, nhiều giờ hoặc ca đêm, giảm thiểu mệt mỏi trong quá trình làm việc và di chuyển.

Cải thiện việc tham vấn tại nơi làm việc và sự tham gia của nhân viên trong việc ra quyết định bằng cách: Đưa ra thời gian linh hoạt, chia sẻ công việc hoặc các cách khác để đáp ứng nhu cầu của mọi người trong khi vẫn đảm bảo hoặc cải thiện năng suất; cung cấp cho nhân viên một số quyền kiểm soát đối với cách họ thực hiện công việc của mình; tham khảo ý kiến của nhân viên và ban sức khỏe và an toàn lao động trong các quyết định có ảnh hưởng đến công việc. Cải tiến thiết bị, công nghệ, cơ sở vật chất và điều kiện làm việc bằng cách: Cung cấp thiết bị và công nghệ phù hợp, hiệu quả và đáng tin cậy; cung cấp khả năng kiểm soát ánh sáng, tiếng ồn và môi trường nhiệt.

Yếu tố công tác xã hội và tổ chức

Cung cấp hệ thống hiệu quả để quản lý các vấn đề liên quan đến

khách hàng: Giới thiệu hoặc cải thiện các chính sách, thủ tục, đào tạo, hỗ trợ xã hội và hệ thống truyền thông hiệu quả cho phép nhân viên giao dịch hiệu quả với khách hàng (bao gồm các hành vi đe dọa hoặc không phù hợp). Đảm bảo có cơ hội để giao tiếp, tham vấn và phản hồi giữa người giám sát với các nhân viên.

Phát triển văn hóa hỗ trợ bằng cách: đảm bảo sự lãnh đạo phù hợp, ủy quyền, khuyến khích sự tham gia và sáng kiến, tăng cường hợp tác và làm việc nhóm, đồng thời làm rõ các mục tiêu của tổ chức. Thiết lập vai trò rõ ràng bằng cách: đảm bảo vai trò và trách nhiệm được quy định rõ ràng; thường xuyên kiểm tra và khi cần thiết phải sửa đổi các vai trò với sự tham khảo ý kiến của nhân viên; đánh giá các vai trò và trách nhiệm liên quan khi xuất hiện xung đột. Đảm bảo rằng nhân viên được phát triển kiến thức và khả năng phù hợp với công việc một cách hiệu quả bằng cách: tuyển dụng hiệu quả người lao động có kỹ năng phù hợp cho công việc đồng thời tiến hành đào tạo mang đến cơ hội phát triển nghề nghiệp; đánh giá tiến độ thường xuyên một cách hiệu quả. Xây dựng hệ thống phù hợp để quản lý và phát triển hiệu suất công việc bằng cách: Thực hiện một hệ thống quản lý hiệu quả tại nơi làm việc với các kỳ vọng và thủ tục rõ ràng được người quản lý và nhân viên cùng hiểu rõ; cung cấp phản hồi tích cực về hiệu suất; xác định và lập kế hoạch các lĩnh vực để cải tiến mục tiêu tương lai và nhu cầu đào tạo; công nhận và khen thưởng thành tích.

Thiết lập các chính sách cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách: sắp xếp thời gian làm việc linh hoạt như làm việc bán thời gian hoặc làm việc tại nhà, chia sẻ công việc, nghỉ hưu theo từng giai đoạn, nghỉ phép, bổ sung nghỉ phép hoặc làm việc không theo tiêu chuẩn. Thực hiện các chính sách và quy trình để quản lý các vấn đề liên quan đến sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc như bắt nạt, bạo lực và xung đột nghề nghiệp bằng cách: sử dụng quy trình tham vấn với ban an toàn lao động để đưa ra biện pháp đã thỏa thuận hoặc hòa giải nếu cần thiết. Quản lý các sự cố nghiêm trọng như khiếu nại, tranh chấp, các vấn đề về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp bằng cách: tham vấn các cơ quan chuyên môn để đưa ra các ý kiến tư vấn hiệu quả như Ban đại diện an toàn và Sức khỏe. Tham khảo ý kiến của người lao động để giải quyết các vấn đề đã xác định. Điều này sẽ đảm bảo các biện pháp kiểm soát hoặc giảm thiểu rủi ro là thiết thực, có nhiều khả năng hiệu quả hơn và thuộc sở hữu của nhóm làm việc.

Đào tạo và cung cấp thông tin về các rủi ro đối với sức khỏe tâm lý do căng thẳng bằng cách nâng cao nhận thức và phổ biến thông tin về các hành động phòng ngừa tại nơi làm việc. Thiết lập một quy trình để báo cáo và phản hồi báo cáo về căng thẳng bao gồm các cơ chế xác định sớm, báo cáo và quản lý các vấn đề liên quan đến căng thẳng, đào tạo người quản lý và nhân viên trong quy trình này.

Cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP). Nhân viên EAP thường là những cố vấn/nhà tâm lý học có trình độ và làm việc cho một tổ chức độc lập bên ngoài. Họ hỗ trợ nhân viên bằng cách tư vấn một cách bí mật các vấn đề liên quan đến công việc hoặc các vấn đề cá nhân ảnh hưởng đến công việc.

Bắt nạt tại nơi làm việc

Mặc dù bắt nạt có thể không liên quan tới các vấn đề trong công việc, nhưng nó có thể được quản lý trong cùng một nguyên tắc giảm thiểu rủi ro bằng cách: Xây dựng các chính sách và thủ tục “không bắt nạt” để báo cáo, điều tra và giải quyết các sự cố Nâng cao nhận thức để giúp nhân viên xác định các tình huống bắt nạt tiềm ẩn tại nơi làm việc

Cung cấp các khóa đào tạo thích hợp, đặc biệt cho những người trong vai trò giám sát

Bảo vệ các nhóm có nguy cơ bị bắt nạt bằng cách giới thiệu nhóm bạn bè cho những người lao động mới

Bạo

việc

Loại bỏ lý do bạo lực nên là bước đầu tiên để ngăn chặn bạo lực.

Những ví dụ bao gồm: Loại bỏ động cơ bạo lực bằng cách không: Ma túy, tiền bạc hoặc vật có giá

Thay đổi cách liên lạc với khách hàng ví dụ như liên lạc qua điện thoại thay vì gặp trực tiếp, hoặc không cung cấp dịch vụ cho những khách hàng có hành vi bạo lực.

Nếu không thể loại bỏ rủi ro, các bước tiếp theo là phải giảm thiểu rủi ro càng nhiều càng tốt bằng cách: Thay thế kính dễ vỡ bằng kính cường lực hoặc bỏ các vật dụng dễ bị ném Thiết kế để đảm bảo an toàn như tăng khoảng cách của quầy lễ tân để tạo thêm không gian giữa khách hàng và nhân viên Sử dụng các nguyên tắc phòng chống tội phạm thông qua thiết kế môi trường làm việc: Đảm bảo tầm nhìn rõ giữa các không gian công cộng và riêng tư hoặc các không gian làm việc riêng biệt, cũng như hệ thống chiếu sáng và cảnh quan Kiểm soát việc tiếp cận đối với các khu vực nội bộ hoặc khu vực có nguy cơ cao, đảm bảo cảnh quan được thiết kế để người đi bộ được hướng qua các tuyến đường thích hợp Phân biệt rõ ràng các khu vực công cộng và khu vực riêng bằng các biển báo thích hợp

Sử dụng các thiết kế tốt và bảo trì không gian công cộng để khuyến khích ý thức sở hữu và trách nhiệm của nhân viên.

Các phương pháp khác để giảm thiểu rủi ro bao gồm: Thường xuyên đào tạo để giúp nhân viên xác định các tình huống bất ổn tiềm ẩn và học cách giảm bạo lực trong dịch vụ khách hàng và quản lý khiếu nại, cũng như các quy trình ứng phó khẩn cấp (bao gồm bạo lực, hỏa hoạn, đe dọa đánh bom, vũ khí)

Bàn giao biên bản có thể bằng giấy tờ hoặc bằng lời nói về các tình huống rủi ro trong ca làm việc chẳng hạn như khách hàng có thể có hành vi bạo lực trong ca trước

Quản lý tiền mặt an toàn và lập hồ sơ từ cơ sở (đặc biệt là vào ban đêm)

Trang bị các loại báo động như báo động cá nhân, điện thoại di động khi khách hàng có hành vi bạo lực hoặc nhân viên làm việc một mình

Xây dựng kế hoạch cho các sự cố bạo lực, bao gồm sơ cứu những người bị ảnh hưởng, an ủi, liên hệ với các dịch vụ khẩn cấp, giữ hiện trường không bị xáo trộn, yêu cầu nhân chứng ở lại và liên lạc với các thành viên trong gia đình

Báo cáo các mối đe dọa hoặc sự cố; đánh giá các yếu tố có thể dẫn đến chúng

Tiến hành các báo cáo sau sự cố, phỏng vấn và đánh giá các tình huống

Kiểm soát mệt mỏi và làm việc theo ca

Khi có thể, hãy thiết kế ca làm việc khoa học và cố gắng loại bỏ khoảng thời gian làm việc vào sáng sớm (trước 6 giờ sáng); thời gian kết thúc muộn; khoảng thời gian làm việc từ 2-6 giờ sáng; làm việc nhiều giờ liên tục hoặc tăng ca. Nếu các rủi ro trên không thể loại bỏ: Cải thiện lịch trình hoặc lịch làm việc theo ca để ngăn chặn sự tích tụ của việc thiếu ngủ (sự mệt mỏi sẽ tích tụ theo thời gian khi giấc ngủ hoặc thời gian nghỉ ngơi bình thường bị gián đoạn)

Đưa ra các biện pháp dự phòng khi nhân viên vắng mặt thay vì bắt một nhân viên khác tăng ca Thay đổi yêu cầu công việc, lịch trình làm việc hoặc chế độ khen thưởng như trả lương, sự công nhận hoặc thăng chức để khuyến khích người lao động làm việc lâu hơn và chăm chỉ hơn Cung cấp thời gian nghỉ giải lao và môi trường thuận lợi để nghỉ ngơi;

Đào tạo và cung cấp thông tin về các rủi ro đối với sức khỏe do mệt mỏi, cách để kiểm soát mệt mỏi như điều kiện ngủ tối ưu, duy trì thói quen ngủ và thời gian thức, chế độ tập thể dục và ăn uống lành mạnh, giảm thiểu lượng caffeine, rượu hoặc thức ăn nhiều chất béo trước khi ngủ

Sắp xếp việc đi lại an toàn cho nhân viên sau nhiều giờ làm việc hoặc khi đi làm trong ca đêm

Các khớp phải ở tư thế thư giãn và thoải mái. Điều này làm cho hoạt động của cơ bắp, dây chằng và gân xung quanh khớp hiệu quả hơn. Khi sử dụng các tư thế không đúng, thì thời gian thực hiện càng ít càng tốt và không lặp lại thường xuyên;

Công việc phải được giữ càng gần cơ thể càng tốt để giảm thiểu căng thẳng cho cơ thể khi thực hiện;

Các vật dụng sử dụng thường xuyên nên được đặt giữa chiều cao ngang hông và vai để tránh phải cúi xuống hoặc vươn người lên; Các tác vụ lặp đi lặp lại như sử dụng bàn phím và chuột nên được thực hiện trong thời gian ngắn. Tốt nhất chúng nên xen kẽ với các nhiệm vụ khác đòi hỏi tư thế và chuyển động khác nhau, ví dụ: Photocopy và phân phát tài liệu; kiểm tra chứng từ…

Tư thế tĩnh hoặc cố định chỉ nên giữ trong khoảng thời gian ngắn và xen kẽ với các nhiệm vụ khác nhau; Thiết kế công việc nên tạo cơ hội cho mọi người ngồi, đứng hoặc đi bộ một đoạn ngắn như là một phần công việc bình thường của họ; Không nên sử dụng lực quá mức; Nên thực hiện ở tư thế thẳng đứng, không vặn cột sống và tốt nhất là dùng cả hai tay trong tất cả các trường hợp.

Kỹ Năng Gõ Bàn Phím

Khi người dùng không có kỹ năng đánh máy tốt có thể dẫn đến căng cơ do thường xuyên cúi xuống nhìn bàn phím. Khi bắt đầu sử dụng máy tính, điều quan trọng là phải học các kỹ năng đánh máy cơ bản thông qua đào tạo ngắn hạn nhưng thường xuyên và sử dụng các phần mềm hướng dẫn. Giải pháp này có thể áp dụng đối với những người đánh máy bằng hai ngón tay, những người không thể đánh máy nếu không nhìn vào bàn phím. Phương pháp làm việc này là theo thói quen và cần có sự nỗ lực phối hợp để giúp phát triển các phương pháp làm việc mới khoa học và hiệu quả hơn.

Đa Nhiệm Các Công Việc

Trong thiết kế công việc, bằng cách kết hợp việc sử dụng bàn phím chuyên sâu và việc sử dụng máy tính là một yêu tố quan trọng. Các nhiệm vụ khác nhau liên quan đến sự thay đổi tư thế các nhóm cơ trên cơ thể cũng được sử dụng để thực hiện công việc.

Khi tiến hành mỗi loại công việc trong ngày, điều quan trọng là chúng ta phải luôn có tinh thần phấn chấn, tư thế làm việc luôn được thay đổi và thời gian nghỉ giải lao hợp lý.

Thời Gian Điều Chỉnh Công Việc

Điều quan trọng là trong thời gian nhân viên vắng mặt, công việc của họ không bị chất đống chờ họ xử lý. Tình trạng này có thể gây ra quá tải và làm tăng nguy cơ rối loạn xương khớp (MSD) cùng với đó là đánh mất sự hài lòng trong công việc. Trường hợp nhân viên chưa quen với việc sử dụng bàn phím và các công việc văn phòng khác hoặc khi họ trở lại sau một vài tuần vắng mặt, có thể cần một khoảng thời gian để điều chỉnh. Khoảng thời gian điều chỉnh sẽ phụ thuộc vào cá nhân, thiết bị, môi trường và thời gian làm việc dựa trên máy tính. Ở những nơi có công việc lặp đi lặp lại nhiều, chẳng hạn như sử dụng bàn phím và chuột, có thể điều chỉnh bằng cách việc giảm tải công việc hoặc giao nhiều loại công việc hơn bình thường so với việc hướng dẫn các công việc có tính lặp lại hoặc đòi hỏi cao.

Nghỉ Giải Lao

Thời gian nghỉ ngơi hoặc làm việc có thể bao gồm từ tạm dừng ngắn hạn đến thời gian nghỉ xác định chẳng hạn như ăn trưa. Trả lời điện thoại hoặc thu thập tài liệu từ máy in là những khoảng nghỉ ngắn tạo cơ hội cho các cơ hoạt động trong việc sử dụng bàn phím hoặc chuột được nghỉ ngơi và phục hồi và các cơ đã được cố định trong quá trình sử dụng này di chuyển.

Khi không có nhiều nhiệm vụ thay thế khác nhau, điều quan trọng là phải có nhiều thời gian nghỉ ngơi hơn. Độ dài và tần suất chúng được thực hiện tùy thuộc vào công việc, con người và các yếu tố khác. Tạm dừng ngắn thường xuyên được

ưu tiên hơn là tạm dừng dài hơn không thường xuyên.

Việc tham gia các bài tập trong thời gian nghỉ giải lao có thể mang lại nhiều thay đổi về tư thế và chuyển động cho các cơ trong giờ làm việc căng thẳng. Những bài tập này có thể hữu ích khi không có công việc thay thế nào có sẵn. Các bài tập không nên được sử dụng để thay thế các công việc liệt kê ở trên. Bài tập trong thời gian nghỉ giải lao nên là những động tác kéo giãn nhẹ nhàng để các cơ được sử dụng thường xuyên nghỉ ngơi và chuyển động cho các cơ tĩnh. Bài tập tốt nhất thường là đứng dậy từ một vị trí ngồi và di chuyển xung quanh.